Opret en firmakonto


Velkommen til Adobe Acrobat Sign.

Før du bruger din Adobe Acrobat Sign-konto, har vi nogle forslag til at få din konto konfigureret og tilpasset til firmabrug. Denne artikel giver et overblik over de centrale funktioner i branding, sikkerhedsindstillinger, brugere og skabeloner for at få dig i gang.

Husk på, at der er masser af andre indstillinger at udforske, som ikke dækkes her. Vidensbasen er en fremragende ressource til at få oplysninger om de mange indstillinger, der findes i Acrobat Sign.

Læg dig tilbage, log på, og lad os få dig i gang med e-underskrivelse!

Kontoopsætning

I denne sektion gennemgår vi forslagene til den indledende kontoopsætning.

Eksternt arkiv

Lige som at sikkerhedskopiere din computer eller telefon er det en god idé at lave kopier af dine underskrevne aftaler. I stedet for at downloade aftalerne en efter en fra siden Administrer kan det eksterne arkiv sende en kopi af underskrevne aftaler til en anden mailadresse, en Evernote-konto eller en Box-konto.


Opret dit eksterne arkiv

Administratorer kan konfigurere funktionen Adobe Acrobat Sign Eksternt arkiv til automatisk at levere en kopi af den underskrevne og arkiverede e-mail for hver vellykket fuldført aftale til en ekstra e-mail-adresse. Denne automatiske kopi vil altid indeholde den underskrevne aftale-PDF, revisionsrapport-PDF og feltdata-CSV'en (hvis en sådan findes), uanset indstillingerne for konto/gruppe, der styrer, om disse dokumenter skal vedhæftes.

Det eksterne arkiv kan konfigureres på konto- og gruppeniveau, hvor indstillingerne på gruppeniveau tilsidesætter kontoindstillingerne. Konti, der udnytter Brugere i flere grupper, kan effektivt bruge konfiguration på gruppeniveau, når grupper bruges til at definere specifikke dokumentarbejdsgange. (For eksempel kan en juridisk gruppe inkludere deres juridiske afdeling i alle afsluttede aftaler og fjerne enhver generel arkivadresse, der kan være konfigureret på kontoniveau.)

Konfiguration af arkivet kræver kun, at der indtastes en gyldig mailadresse i feltet Send en ekstra kopi af hver underskrevet aftale på fanen Globale indstillinger i administratorens menu. Enhver gyldig mailadresse kan bruges, herunder tredjepartsprogrammer, der accepterer en indgående mail.

Fanen Eksternt arkiv indeholder oplysninger om, hvordan du finder den indgående mailadresse for Boks- og Evernote-programmer, der kan bruges til at skubbe aftalerne ind i disse programmer.

Bemærk:

Brugere med Individual-konti har ikke adgang til menufanen Globale indstillinger. For Individual-serviceniveauet findes feltet Send en ekstra kopi af hver aftale på siden Eksternt arkiv.

Tilføj en mail til den eksterne arkivgrænseflade

  1. Log ind som administrator, og gå til Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Send en ekstra kopi af alle underskrevne aftaler til følgende e-mailadresser

  2. Vælg knappen Tilføj mailadresse.

    Naviger til de eksterne arkivkontroller

    Brugere med Individual-konti skal gå til fanen Eksternt arkiv:

    Naviger til de eksterne arkivkontroller for Individual-brugerkonti

  3. Et overlejring åbner for at acceptere e-mail-adressen for arkivet.

    Angiv mailadressen to gange (for at sikre, at værdien er korrekt).

    Gem mailadressen.

    Acceptér udfordringen

    Bemærk:

    Hvis domænet for arkivmailen er nyt for kontoen, bliver du bedt om at bekræfte, at arkivmailadressen er korrekt.

    Sørg for, at din arkiv-e-mail er korrekt. Du ønsker ikke automatisk at sende en kopi af hver aftale til den forkerte person.

    Indtast arkiv-e-mailen adresse

  4. Klik på Gem.

  5. E-mailadressen gemmes som et diskret objekt i e-mailfeltet.

    • Flere adresser kan gemmes op til maks. 15.
    • Vælger du X'et til højre for en e-mailadresse slettes e-mailadressen fra feltet.

    Tilføj alle e-mailadresser, som du ønsker automatisk modtager den underskrevne aftaledokumentation.

    Konfigureret arkiv-e-mail

  6. Vælg Gem i nederste højre hjørne af vinduet, når alle e-mails er blevet tilføjet for at gemme konfigurationen.

    Gem konfigurationen


Branding af din konto

Tilføjelse af dit firmabrand er en god måde at tilpasse Acrobat Sign på for brugerne på din konto, men også for dine underskrivere.

Firmanavn og URL-værtsnavn

Værdierne Firmanavn og URL Værtsnavn er værdier for hele kontoen og kan ikke tilsidesættes på gruppeniveauet.

Log på som kontoadministrator, og gå til Kontoindstillinger > Kontoopsætning

Firmanavn

Værdien, du angiver i dette felt, udfyldes automatisk i feltet Firmanavn for nye brugere, når de oprettes i kontoen.

Gå til Firmanavn-indstillinger på fanen Kontoopsætning

Acrobat Sign tillader brugere at redigere deres personlige indstillinger, og det omfatter værdien Firmanavn for deres individuelle brugere.

Hvis du vil opdatere værdien Firmanavn i profilen for alle brugere i din konto:

  • Markér feltet Angiv firmanavn for alle brugere på kontoen
  • Klik på Gem

Alle brugerprofiler tager værdien i feltet Firmanavn som værdien Firma i deres brugerprofiler.

Indstil firmanavnet for brugeren i dennes profil

Bemærk:

Markering af Indstil firmanavn for alle brugere i kontoen er en engangshandling med erstatning for alle brugere i din konto.

Når siden gemmes, opdateres alle brugerne, og fluebenet fjernes, så handlingen kan udløses igen, hvis det er nødvendigt (da brugere stadig har godkendelse til at ændre deres Firmanavn-værdier).

Værtsnavn

Indstilling af værtsnavnet for din konto ændrer den URL-adresse, som dine brugere logger på, og den URL-adresse, hvor aftaler hostes for dine underskrivere.

Gå til Værtsnavn-indstillinger

Resultatet er en tilpasset URL-adresse med dit værtsnavn.

Værtsnavn i URL'en

Upload et logo

Administratorer på konto- eller gruppeniveau kan uploade et billede, der vises i stedet for Adobe Acrobat Sign-standardlogoet. Dette billede vises øverst til venstre på skærmen for alle brugere på din konto, når de er logget på.

Bemærk:

Hvis du har problemer med at få dit billede vist korrekt, skal du sikre dig, at billedet er nøjagtigt 60 pixel i højden og 200 pixel i bredden.

Download skabelonen herunder for at få hjælp til at give dit logo den rigtige størrelse.

Download

  1. Som kontoadministrator skal du gå til Kontoindstillinger > Kontoopsætning.

    Gå til Kontoopsætning

  2. Klik på Upload logo, og gå til den logofil, du vil bruge.

  3. Gem konfigurationen.

    Der vises en fuldført-besked, når logofilen er uploadet.

    Knappen Logoupload

    Genindlæs browseren.

    Dit logo vises nu for alle dine brugere.

    Opdateret logo i grænsefladen

Bemærk:

Tilpassede mailskabeloner er tilgængelige for Enterprise-tjenesteniveauet.

Sådan tilføjer eller redigerer du dine eksisterende sidehoveder/sidefødder:

Gå til: Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger

Global sidefod med almindelig tekst

Øverst på siden er sidefoden med almindelig tekst. Denne sidefod kan konfigureres på konto- og/eller gruppeniveau.

Tekstsidefod

 

Denne tekst vises under sidefodens billeder og aftalens beskedindhold

Global tekstsidefod i mails

Sidefødder på brugerniveau (signaturfiler)

Ved at markere feltet Tillad brugere at have deres egne mailsidefødder tillader du, at hver bruger valgfrit kan inkludere deres egen tilpassede sidefod lige som en signaturfil i mails.

 

Denne brugersidefod er ud over den globale sidefod og enhver billedsidefod, der kan anvendes.

Brugere kan indstille deres individuelle sidefødder ved at:

  • Hold markøren over dit brugernavn øverst til højre på skærmen for at åbne menuen, og vælg Min profil
    • Siden opdateres og viser brugermenuen med Personlige indstillinger allerede udvidet
  • Vælg Min mailsidefod for at åbne siden
Bemærk:

Denne indstilling er kun synlig, efter kontoadministratoren har aktiveret den

Tekstsidefod

Brugersidefoden indsættes mellem sidefodbilleder og den globale tekstsidefod:

Brugertekstsidefoden i en mail

Upload billeder til sidehoved og -fod i mail

Business- og Enterprise-abonnementer kan uploade sidehoved -og sidefodbilleder i mails til at tilpasse eller brande din konto yderligere. Disse billeder vises i mails til dine modtagere.

Mailbilleder, der er installeret på kontoniveauet, arves af alle grupper på kontoen. Installation af et mailbillede på gruppeniveau tilsidesætter billedet på kontoniveau.

Bemærk:

Sidehoved -og sidefodbilleder i mails er kun tilgængelige for Business- og Enterprise-konti.

Hvis du har problemer med at få dit billede til at blive vist korrekt, skal du sørge for, at det billede, du bruger, er præcist 600 pixel i bredden og med en højde på op til 200 pixel. Og sørg for at gemme det i JPG-, GIF- eller PNG-format.

Download skabelonen herunder for at få hjælp til at give dit logo den rigtige størrelse.

Download

  1. Log på som kontoadministrator, og gå til: Kontoindstillinger > Mailindstillinger

    Gå til Mailindstillinger

  2. Vælg Gennemse for at søge efter og vælge billedet.

    Søg efter billedet

    Hvis du skal fjerne billedet, skal du vælge Slet-knappen.

    Ryd billedet

  3. Gem de uploadede billeder.

    Gem billedkonfigurationen

Det uploadede sidehovedbillede vises allerøverst i de mailskabeloner, som Acrobat Sign sender til dine modtagere. Billedet af sidefoden er helt nederst.

Læs og underskriv-mail – fuldt brandet


Sikkerhedsindstillinger

Konto-, bruger- og dokumentsikkerhed er Acrobat Sign højeste prioritet. Derfor har vi flere sikkerhedsindstillinger på kontoniveauet. Vi foreslår, at du gennemgår indstillingerne i denne sektion og beslutter, hvilke der passer bedst til dit behov.

Hvis din virksomhed har en samlet loginløsning, stiller Acrobat Sign SAML 2-muligheder til rådighed for brugergodkendelse.

  • Hvis din konto bruger Adobe-konsollen til at administrere brugerberettigelse, kan du finde instruktioner til konfiguration af SAML her.
  • Hvis din brugerstyring kun sker inde i Acrobat Signs grænseflade, skal du se SAML-vejledningen her.

Konfiguration af SAML kræver, at du gør krav på dine domænenavne.

Acrobat Sign SAML-indstillinger findes ved at gå til: Konto > Konto > Kontoindstillinger > SAML-indstillinger

Gå til SAML-indstillinger

Godkendelse med Acrobat Sign-appen har flere indstillinger tilgængelige, så du kan konfigurere sikkerhedskriterierne til at matche din virksomhedspolitik om adgang.

Indstillinger for brugeradgangssikkerhed kan konfigureres ved at gå til:Konto > Kontoindstillinger > Sikkerhedsindstillinger

Gå til Sikkerhedsindstillinger

Indstillinger for Single Sign-on

Du kan enten tillade eller nægte brugere i din konto muligheden for at logge på Acrobat Sign ved at godkende via andre tjenester. Det anbefales, at du deaktiverer en af (eller begge) disse indstillinger, hvis de ikke bruges, for at holde loginprocessen til en enkelt og nem mulighed for brugere.

Indstillinger for Single Sign-on

Husk mig-indstillinger

Aktivér denne indstilling for at aktivere indstillingen Husk mig ved godkendelse til Acrobat Sign. Denne indstilling husker godkendelsen til tjenesten (på det lokale system) for den valgte tidsperiode.

Husk mig-indstillinger

Politik for adgangskode

Indstillingerne under Politik for adgangskode indstiller, om brugere skal ændre deres adgangskode efter et antal måneder, om en tidligere adgangskode kan bruges som deres nye adgangskode, og hvor mange loginforsøg der kan foretages, før deres bruger-id låses.

Politik for adgangskode

Adgangskodens styrke

Denne indstilling lader dig justere, hvor stærk eller kompliceret den loginadgangskode, som brugere i din konto indstiller, er.

Adgangskodens styrke

Tilladte IP-områder

Denne indstilling tillader kun autentificering til Acrobat Sign-programmet, når anmodningen kommer fra de angivne IP-adresser.

Tilladte IP-områder

Bekræftelse af underskrivers identitet

Hvis dine brugere underskriver dokumenter, kræver denne indstilling, at de logger på Acrobat Sign, før de kan sætte deres signatur. Dette sikrer, at den underskrivende person enten er brugeren eller en person med brugerens loginoplysninger.

Bekræftelse af underskrivers identitet

Denne sektion omhandler de sikkerhedskontroller, der er i kraft, mens en aftale går gennem signaturprocessen. Disse indstillinger findes ved at gå til: Konto > Kontoindstillinger > Sikkerhedsindstillinger

Gå til Sikkerhedsindstillinger for transaktioner

PDF-krypteringstype

Denne indstillinger definerer den type kryptering, der anvendes på dokumentet, når det er blevet sendt gennem Acrobat Sign. Denne kryptering sikrer, at dokumentet kan åbnes, men ikke redigeres. Hver version af krypteringen er kompatibel med forskellige versioner af Acrobat. Den anbefalede indstilling er 128-bit AES for at sikre, at dokumentet kan åbnes på de fleste systemer.

PDF-krypteringstype

Adgangskode til underskrivelse af aftaler

Denne indstilling gælder for muligheden Adgangskodegodkendelse for modtagere, der ønsker adgang til dokumentet under signaturcyklussen. (Konfigureres på Send-siden ved første afsendelse af aftalen)

Indstillingen begrænser, hvor mange forsøg modtageren har til at angive den korrekte adgangskode. Når denne grænse overskrides, annulleres aftalen permanent.

Adgangskode til underskrivelse af aftaler

Styrke af dokumentadgangskode

Denne indstilling gælder for adgangskoder til aftaleunderskrivelse, kryptering af aftale-PDF og kryptering af identitetsrapport.

Funktionen lader dig justere, hvor stærk eller kompliceret den adgangskode, som dine brugere skal angive, er.

Styrke af dokumentadgangskode

Forsigtig:

Den adgangskode, som denne indstillinger styrer, er integreret i PDF'en og gemmes ikke i Acrobat Sign-systemet. Hvis den går tabt, er der ingen mulighed for at genoprette den.


Vidensbaseret godkendelsessværhedsgrad

Denne indstilling styrer muligheden for vidensbaseret godkendelse for modtagere på Send-siden.

Denne grænse dikterer, hvor mange forsøg underskriveren har til at bestå den vidensbaserede godkendelse for at få adgang til dokumentet. Når grænsen overskrides, annulleres aftalen. Kompleksiteten af den vidensbaserede godkendelse indstilles også her.

  • Standard – underskrivere får vist 3 spørgsmål og vil skulle besvare dem alle korrekt. Hvis de kun besvarer 2 korrekt, får de 2 spørgsmål mere, som begge skal besvares korrekt.
  • Svær – underskrivere får vist 4 spørgsmål, som alle skal besvares korrekt. Hvis de besvarer 3 af dem korrekt, får de vist 2 spørgsmål mere, som begge skal besvares korrekt.

Vidensbaseret godkendelse kræver et cpr-nummer og kan derfor kun bruges i USA.

Sværhedsgrad af vidensbaseret godkendelse

Disse indstillinger styrer PDF-sikkerheden af aftaler, der har fuldført signaturcyklussen, og som er fuldt eksekveret.

Beskyttelse af underskrevne dokumenter med adgangskode

Find denne indstilling ved at gå til: Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger

Denne indstilling tillader, gennemtvinger eller nægter afsendere muligheden for at indstille en adgangskode for det underskrevne dokument. (Dette er anderledes end den valgfrie adgangskode til at få adgang til en aftale under underskrivelsesprocessen)

Hvis tilladt eller gennemtvunget, skal afsenderen angive adgangskoden og kommunikere den adgangskode til enhver part, der skal gennemgå underskrevne dokumenter. 

Beskyttelse af underskrevne dokumenter med adgangskode

Forsigtig:

Denne adgangskode integreres i PDF'en og er ikke synlig noget sted i Acrobat Sign-systemet. Hvis du vælger at bruge en adgangskode til at låse adgang til det underskrevne dokument, skal du sikre dig, at du har en metode klar til at forstå, hvad de adgangskoder er, og om nødvendigt hente dem.

Du kan aktivere eller deaktivere indstillingen for et bruger-id for at dele indholdet af deres brugerkonto med et andet bruger-id.

Find denne indstilling ved at gå til: Konto > Kontoindstillinger > Sikkerhedsindstillinger

Kontodeling tillader én bruger at se (kun) alt aftaleindholdet hos en anden bruger. Dette er nyttigt for ledere, der skal gennemgå status for deres direkte rapporter. 

Alle delinger, der oprettes, er ensrettet. Der er ingen antaget omvendt retningsdeling, der finder sted.

Hvis kontodeling er aktiveret, er den anbefalede indstilling at tillade en bruger at bede om at se en anden brugers konto.

Indstillinger for kontodeling

Avanceret kontodeling (kun for Enterprise)

For Enterprise-kunder, der kræver flere "hands on" typer af deling, der tillader direkte redigering af aftaler og biblioteksskabeloner, kan teknisk support aktivere avanceret deling.

Avanceret deling er ensrettet. Når det først er aktiveret, ændrer det relationerne af de delte objekter på den måde, der ikke kan gøres om. Hvis du derfor føler, at avanceret deling er vigtig for din organisation, anbefales det, at du kontakter din Success Manager og får oprettet en prøvekonto, så du kan teste funktionaliteten og bekræfte, at den tillader alt det, du vil kunne gøre.

Aftaleindstillinger

Indstillingerne i denne sektion definerer de muligheder, en bruger har ved konfiguration af en aftale, og hvad standardværdien for denne mulighed vil være.

Generelt anbefales det at reducere antallet af muligheder for afsenderen at vælge mellem eller konfigurere. Hvor det er muligt, bør du indstille en stærk standardværdi og fjerne muligheden for at redigere den værdi.

Dette kapitel er opdelt i sektioner baseret på, hvordan de påvirker en transaktion.

Alle disse indstillinger findes ved at gå til: Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger.

Bemærk:

Alle disse indstillinger kan konfigureres på gruppeniveauet for at sikre, at hver forretningsenhed kan tilpasse deres afsendelses- og underskrivelsesoplevelse efter behov.

Definer modtagere

"Modtagere" er en betegnelse, der henviser til ethvert bruger-id, der er inkluderet i signaturcyklussen uanset den tildelte rolle. De følgende indstillinger definerer, hvilke rolletype de modtagere kan have, og hvilken grad af identitetsgodkendelse du vil benytte.

Afhængigt af det tjenesteniveau du har, vil du have adgang til forskellige "roller", der definerer, hvilken type handlinger dine modtagere kan udføre i aftalen.  Flere detaljer om de forskellige rolletilladelser kan findes i vidensbasen.

Det anbefales, at du kun aktiverer de roller du ved, du vil have brug for, for bedre at strømline afsenderoplevelsen.

Tilladte modtagerroller

Modtagergrupper fungerer som én underskriver, men den underskriver er en gruppe af identificerede personer.  Alle medlemmer underrettes på ét tidspunkt, og når én af gruppemedlemmerne sætter sin signatur, går aftalen videre til den næste underskriver.

Aktivér denne indstilling, hvis du har et behov for at definere en gruppe af underskrivere for én underskrivelseshændelse.

Indstillinger for modtagergruppe

Metoder til identitetsgodkendelse

Forskellige metoder af underskrivergodkendelse kan aktiveres for dine brugere med denne indstilling. Disse metoder konfigureres på Send-siden som et element af modtagerposten.

Det anbefales, at kun du aktiverer godkendelsesmetoderne, som din interne politik kræver.

  • Adgangskode for underskrivelse – kræver, at underskriveren angiver en prædefineret adgangskode for at underskrive dokumentet. Adgangskoden skal gives til underskriveren separat fra transaktionen. Hvis adgangskoden glemmes eller går tabt, kan den ikke gendannes.
  • Vidensbaseret godkendelse – kræver, at underskriveren angiver sit cpr-nummer, og tilfældige identitetsspørgsmål genereres af en tredjepartsleverandør.
  • Telefon (sms) – kræver, at afsenderen angiver et telefonnummer for modtageren. Modtageren får derefter en 8-cifret kode, de skal angive og godkende
    • Supportkontakt – angiv din egen værdi, som placeres i beskeden "Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte xxxxx". f.eks.: en mail til support, et telefonnummer, en URL
  • Acrobat Sign-godkendelse – tillad modtagere at godkende med deres Acrobat Sign-oplysninger. Ideelt til interne underskrivere
  • Godkendelse med id-kort – tillad, at et officielt dokument (sygesikringsbevis, kørekort eller pas) kan bruges som et godkendelsesdokument
Godkendelsesmetoder

Forsigtig:

Vidensbaseret godkendelse og telefongodkendelse er overvågede godkendelsesmetoder, der giver en ekstra omkostning.  Det anbefales, at du kun aktiverer den eller de godkendelsesmetoder, som du føler dig meget sikker på, du vil bruge.

Brug som standard følgende metode

Denne indstilling vil definerer standardmetoden for godkendelse af ekstern modtager. Det er kun indstillinger, der er blevet aktiveret, som kan vælges på rullelisten.

Indstillinger for afsender

Denne indstilling enten tillader eller nægter afsenderens mulighed for at ændre den definerede standardmetode for godkendelse. Aktivér kun denne indstilling, hvis der er kendte situationer, hvor afsenderen har brug for at løfte godkendelsesprocessen fra standarden.


Intern godkendelse af modtageridentitet

Ved at vælge denne indstilling kan afsendere indstille en anden godkendelsesmetode, når aftaler inkluderer modtagere, der er i din Acrobat Sign-konto.

Den generelle anbefaling er at efterlade de interne signaturer som mailgodkendelse, hvilket giver mindre godkendelsesfriktion for dine medarbejdere, der muligvis skal medunderskrive et stort antal aftaler om dagen. Ved også at aktivere funktionen Godkendelse af underskriveridentitet (Sikkerhedsindstillinger) kan du passivt opnå adgangskodebekræftelse, uden at underskriveren behøver eksplicit at godkende flere gange.

Godkendelsesmetoder for interne modtagere

Indstilling af beskedskabeloner (kun Business og Enterprise)

Aktivering af beskedskabeloner for din konto giver brugeren mulighed for at vælge én af mailbeskederne, som du har prædefineret. Dette kan sikre, at den korrekte besked og information når dine underskrivere.

Aktivér beskedskabeloner ved at gå til Konto > Kontoindstillinger > Beskedskabeloner

Gå til Beskedskabeloner

Aktivér beskedskabeloner

Markér indstillingen Aktivér beskedskabeloner.

Et link indsættes øverst til højre for beskedfeltet (på Send-siden) for at tillade valg af skabelonen:

Beskedskabeloner

Bemærk:

For Enterprise-kunder er skabeloner knyttet til indstillingen Modtagersprog på Send-siden. Dette begrænser antallet af skabeloner at rulle gennem for flersprogede forretningsenheder og sikrer, at der inkluderes en besked på det korrekte sprog.


Tillad afsendere at redigere beskedindhold

Enten tillad eller nægt brugere muligheden for at ændre den beskedskabelon, der leveres til Send-sidens beskedfelt. 

Aktivér dette, hvis du tillader tilpasning af beskedindhold baseret på situationen.

Hvordan brugere kan vedhæfte eller vælge dokumenter

Der er en masse variation i, hvordan brugere vedhæfter filer til deres aftaler, og det har rod i, hvordan dokumenterne oprettes, administreres og versionskontrolleres. 

Kunder, der har "ad hoc"-filer, indhold tilpasset hver transaktion, vil sandsynligvis skulle bruge muligheden for at uploade filer fra deres lokale system. Men standardskabeloner, der sjældent ændrer sig, bør ideelt set skulle leveres fra én kontrolleret kilde.

Vedhæftning af dokumenter

  • Tillad afsendere at vedhæfte dokumenter fra deres computere – ved at fravælge denne indstilling fjernes linket Min computer fra pop op-beskeden Vælg filer på Send-siden.
  • Tillad afsendere at vedhæfte dokumenter fra deres biblioteksbibliotek – ved at fravælge denne indstilling fjernes linket Biblioteksdokumenter fra pop op-beskeden Vælg filer.
  • Inkluder dokumenter fra Acrobat Signs delte bibliotek – ved at fravælge denne indstilling fjernes de I-9-, W-4- og W-9-dokumenter, der leveres af Acrobat Sign.
  • Tillad afsendere at vedhæfte dokumenter fra Google Drev – ved at fravælge denne indstilling fjernes linket Google Drev fra pop op-beskeden Vælg filer.
  • Tillad afsendere at vedhæfte dokumenter fra deres Dropbox – ved at fravælge denne indstilling fjernes linket Dropbox fra pop op-beskeden Vælg filer.
  • Tillad afsendere at vedhæfte dokumenter fra Box.com – ved at fravælge denne indstilling fjernes linket Box.com fra pop op-beskeden Vælg filer.
  • Tillad afsendere at vedhæfte dokumenter fra OneDrive – ved at fravælge denne indstilling fjernes linket OneDrive fra pop op-beskeden Vælg filer.

Indstilling af standardpåmindelser

Påmindelser er mails, der sendes til dokumenternes modtagere, når det er deres tur til at handle. På en daglig eller ugentlig cyklus sendes der en påmindelsesmail til modtageren om, at aftalen stadig venter på dem.

Indstil en standardpåmindelse

Bemærk:

Ved at aktivere standardpåmindelser fjernes indstillingen på Send-siden for afsendere for at konfigurere deres egen påmindelse, men påmindelser kan stadig konfigureres på Administrer-siden.


Vælg en standardpåmindelse for aftaler, der oprettes af brugere af denne konto

  • Markér denne indstilling for at indstille en standardpåmindelse
  • Vælg, hvor hyppigt påmindelsesmailen skal sendes
  • Den angivne note vises i den påmindelsesmail, der sendes til hver modtager efter tur.

Indstilling af standardudløb for dokument

I særlige tilfælde kan det være en god idé at udløbe eller annullere dokumenter, der ikke underskrives efter et bestemt antal dage. 

Når en aftale er udløbet, kan den ikke genstartes eller hentes, og den vises i sektionen Annulleret/afvist på Administrer-siden.

Indstillinger for dokumentudløb

  • Aktivér dokumentudløb – markér denne indstilling for at aktivere dokumentudløb. Dette viser de indstillinger, du kan vælge for dokumentudløb.
  • Tillad afsenderen at indstille eller redigere udløbsindstillinger per dokument – dette åbner udløbsindstillingen på Send-siden for alle brugere i kontoen. De kan desuden justere det indstillede standardudløb.
  • Tillad ændring af udløbsindstillinger, efter dokumentet er sendt – ved at markere denne indstilling kan brugere justere, forlænge eller fjerne et udløb for en aftale, efter den er sendt.
  • Begræns antallet af dage, underskrivere har til at underskrive dokumenter, til: – dette indstiller antallet af dage, indtil dokumentet udløber.
  • Inkluder interne underskrivere, når der er indført deadlines for dokumentudløb – hvis brugere i din konto skal underskrive eller medunderskrive aftaler, vil denne indstilling aktivere udløbet for dem samt ekterne underskrivere.
  • Inkluder udløbsoplysninger i den mail, der sendes til underskrivere – dette tilføjer udløbsdatoen for transaktionen i den mail, der sendes til underskriverne.

Brugere og grupper

Brugere

Brugere føjes generelt til en konto, fordi de enten sender aftaler eller vil være gruppe- eller kontoadministratorer. Brugere, der skal underskrive aftaler, behøver ikke at blive tilføjet, medmindre du ønsker at styre deres mulighed for at underskrive med kontoindstillinger.

For at gennemgå eller ændre brugerne i din konto skal du logge på som en kontoadministrator og gå til: Konto > Brugere

Gå til Brugere

Øverst på brugersiden er der en kort oversigt over antallet af licenser, som din konto tillader, og antallet af aktive brugere, der forbruger de licenser. 

Hvis denne udtalelse mangler, har du en webstedslicens og kan tilføje et ubegrænset antal brugere.

Brugersiden har tre muligheder:

  1. Opret en ny bruger – åbner en pop op-besked, hvor du kan oprette en enkelt bruger eller uploade en CSV for at oprette flere brugere på én gang.
  2. Eksportér brugerliste – ved at klikke på Eksportér-ikonet genereres der en CSV-fil, som viser alle brugere i kontoen uanset deres status (Aktiv, Oprettet, Inaktiv eller Afventende) samt deres personlige (konto) værdier (Navn, Mail, Titel, Virksomhed osv.).
  3. Indstillinger – indstillingslisten filtrerer, hvad der vises på siden. Kun aktive brugere vises som standard. Du har muligheden for at vise alle brugere eller kun inaktive brugere. Der er desuden tre muligheder for, hvor mange brugere der kan vises per side (15, 30 eller 50)
Kontrolelementer på brugersiden

Opret en enkelt bruger:

  • Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Bruger
  • Klik på det plusikonet for at oprette en ny bruger. Pop op-beskeden Opret åbnes.
Pop op-beskeden Opret bruger

  • Angiv mailadressen, fornavnet og efternavnet på den bruger, du vil oprette. Sørg for, at alle disse oplysninger er korrekt, især mailadressen. Når brugeren oprettes, kan mailadressen ikke ændres, før den angivne mail er bekræftet. Hvis der er en fejl i mailen, kan den ikke bekræftes.

Markér indstillingen Vis deres aftaler, hvis du vil konfigurere en deling for denne bruger til din. Dette giver dig synlighed over alle brugerens aftaler.

Bemærk:

Hvis du forventer at få behov for at indsamle telemetriske data om aftaler, når de oprettes og underskrives, anbefales det på det kraftigste, at du benytter indstillingen Vis deres aftaler, når du opretter nye bruger-id'er.

Processen med at etablere en kontodeling, efter at bruger-id'et er oprettet, er relativt besværlig og kræver accept fra brugeren.

Når du er færdig, og alle oplysningerne er korrekte, skal du klikke på knappen Gem.

Du returneres til brugersiden.

 

Klik på ikonet Indstillinger, og vælg Vis alle brugere

Vis Alle brugere

 

Ved at vise alle brugere (vs. kun aktive brugere) vil du se det nye bruger-id med en Oprettet status.

Når brugeren indstiller sin adgangskode, konverteres bruger-id'et til en Aktiv status.

Oprettet brugerstatus

Bemærk:

Acrobat Sign-brugere findes i én af fem statusser:

Aktiv – et fuldt aktivere bruger-id, der forbruger én licens.

Inaktiv – et fuldt deaktiveret bruger-id. Inaktive brugere har ikke adgang til Acrobat Sign-programmet af nogen grund, inkl. at være en modtager til andre aftaler.

Oprettet – et bruger-id, der er blevet oprettet af en administrator, men endnu ikke har indstillet sin adgangskode og aktiveret bruger-id'et. Oprettede brugere forbruger ikke en licens.

Ubekræftet – en bruger, der har ændret sin mailadresse, men endnu ikke har klikke på bekræftelseslinket, der blev sendt, for at bekræfte mailændringen. Kontoen er teknisk set stadig aktiv, men blot låst, indtil mailændringen bekræftes, så ubekræftede brugere forbruger en licens og vises i filtret Vis kun aktive brugere

Afventer – afventende bruger-id'er er modtagere. De er ikke blevet oprettet af en administrator, har ikke adgangskoder, og de kan derfor ikke logge på. Afventende brugere forbruger ikke en licens.

På ethvert givent tidspunkt kan et afventende bruger-id registreres og konverteres til en aktiv status, og den vil have fuld historik over alle de aftaler, de har været en part i.

Deaktivering af et enkelt bruger-id

Nogle gange kan der opstå behov for at deaktivere en bruger. Personen har måske forladt virksomheden, og du ønsker at holde brugeren og relaterede dokumenter sikre. Som nævnt ovenfor forhindres alle i at logge på, sende eller underskrive dokumenter med det bruger-id, hvis en bruger gøres inaktiv. 

 

Sådan konverteres et bruger-id til inaktiv:

  • Log på som administrator, og gå til Konto > Brugere
  • Klik én gang på det bruger-id, du vil gøre inaktivt. De mulige handlinger for brugeren vises øverst på brugerlisten
Linket Deaktiver bruger

 

  • Klik på linket Deaktiver bruger. Dette åbner pop op-vinduet Deaktiver bruger
Pop op-vinduet Deaktiver bruger

I pop op-vinduet Deaktiver bruger har du muligheden for at gennemtvinge en deling af alle aftaler til dig selv. Dette er nyttigt, hvis den bruger, der deaktiveres, har indhold, som du måske har brug for at gendanne på et senere tidspunkt.

For at fuldføre deaktiveringsprocessen skal du klikke på knappen Ja.

Bruger-id'et konverteres til statussen Inaktiv, og adgangskoden for bruger-id'et gøre ugyldigt, så bruger-id'et bliver komplet utilgængeligt.


Genaktivering af et enkelt bruger-id

Genaktivering af et bruger-id følger den samme proces som deaktivering:

  • Log på som administrator, og gå til Konto > Brugere
  • Klik på ikonet Indstillinger, og vælg Vis kun inaktive brugere
Vis kun inaktive brugere

 

  • Find det bruger-id, du skal genaktivere, og klik én gang på det for at vise linksene øverst på brugerlisten
Genaktiver brugerlink

  • Klik på linket Genaktiver bruger

Et grønt banner vises og angiver, at du har genaktiveret bruger-id'et.

 

Det genaktiverede bruger-id konverteres til en aktiv status, men adgangskoden er udløbet for brugeren.

Der sendes automatisk en mail til brugeren med anmodning om, at en ny adgangskode skal installeres. Når adgangskoden er nulstillet, vil brugeren have fuld adgang til alt det historiske indhold for bruger-id'et.

Brugeren kan også bruge linket Jeg har glemt min adgangskode på loginsiden for at nulstille adgangskoden.

Der er fire tilladelsesniveauer i Acrobat Sign:

  • Brugere – alle, der kan autentificere til Acrobat Sign-tjenesten
  • Gruppeadministratorer – har beføjelse til at tilføje brugere og køre rapporter for den eller de grupper, de er administratorer for
  • Kontoadministratorer – har beføjelse til at tilføje brugere og køre rapporter for alle grupper og kontoen som helhed
  • Fortrolighedsadministrator (skal først være en Kontoadministrator) – har beføjelse til at slette brugere og aftaler via GDPR-værktøjer

Alle brugere, der oprettes individuelt, vil være basisbrugere.

 

Du kan hæve et bruger-id's tilladelsesniveau på følgende måde:

  • Log på Acrobat Sign som en kontoadministrator
  • Gå til Konto > Brugere
  • Find det bruger-id, du vil forfremme, og vælg den bruger for at vise handlingslinkene øverst på brugerlisten.
Linket Rediger bruger

 

  • Klik på linket Rediger bruger.  Dette åbner pop op-vinduet Rediger
Pop op-vinduet Rediger

  • I pop op-vinduet Rediger har du mulighed for at aktivere bruger-id'et som en gruppeadministrator, kontoadministrator eller begge. Kontrollér den passende tilladelsesmulighed for bruger-id'et
    • Kontoadministratorer har fuld tilladelse i Acrobat Sign til at redigere indstillinger eller tilføje brugere på enten gruppe- eller kontoniveau.
    • Gruppeadministratorer har kun tilladelse i den gruppe, de tilhører.
  • Klik på Gem, når du er færdig. 

 

Bemærk:

Acrobat Sign begrænser ikke antallet af administratorer (konto eller gruppe), der kan være i en konto. Det er muligt (men anbefales generelt ikke) at forfremme alle bruger-id'er i din konto til kontoadministrator.

Oprettelse af brugere i massevis er en proces med at definere alle brugere i en CSV-fil og derefter uploade den fil til
Acrobat Sign.

Acrobat Sign opretter alle brugere og sender dem straks mails til at indstille adgangskoder og aktivere bruger-id'erne.

Bemærk:

Det er vigtigt at nævne, at denne proces også kan bruges til at redigere profilværdierne for alle brugerne i din konto. 

Hvis du f.eks. har ændret dit firmanavn, kan du eksportere din fulde brugerliste, redigere værdien i kolonnen Virksomhed, gemme den og derefter uploade den CSV-fil tilbage til Acrobat Sign.  Alle bruger-id'erne på din CSV vil opdatere deres værdier for Firmanavn uden at skulle involvere de forskellige brugere.

 

Sådan opretter du brugere i massevis:

  • Log på som kontoadministrator, og gå til Konto > Bruger
  • Klik på det plusikonet for at oprette en ny bruger. Pop op-beskeden Opret åbnes
  • Klik på fanen Opret brugere i massevis
Opret brugere i massevis

Bemærk:

Der er tre muligheder:

  • Tillad oprettelse af brugere – fravælg denne indstilling, hvis kun du skal kunne oprette brugere. Hvis en mailadresse, der ikke er i din konto, angives, oprettes der ingen brugere.
  • Tillad opdatering af brugere – fravælg denne indstilling, hvis kun du skal kunne opdatere eksisterende brugere. Hvis en mailadresse til en eksisterende bruger i din konto angives, ændres brugeren ikke.
  • Tillad oprettelse af grupper – fravælg denne indstilling, hvis du ikke ønsker at kunne oprette grupper. Hvis et ikke-eksisterende gruppenavn angives, oprettes gruppen ikke, og brugeres placeres i stedet i standardgruppen.
  • Klik på linket download CSV-prøvefil.  En CSV-fil downloades til dit system.
  • Åbn CSV-prøven
  • Slet de tre rækker med eksempeldata. Lad den første (overskrift) række være
  • Angiv de nødvendige værdier for de nye bruger-id'er, du vil oprette.
    • Ved oprettelse af nye brugere er de nødvendige kolonner:
      • Mailadresse
      • Fornavn
      • Efternavn
Eksempel-CSV

  • Slet kolonner, du ikke bruger
  • Gem CSV'en (sørg for, at den gemte fil stadig er en CSV og ikke et andet format)
  • Klik på knappen Gennemse, og vælg din CSV
  • Klik på Importér for at uploade filen
Uploadet CSV-fil

Når filen er importeret, vil Acrobat Sign generere alle bruger-id'erne, og et grønt banner vises og informerer dig om antallet af brugere oprettet.

Grupper – kun Business- og Enterprise-tjenesteniveauer

Grupper tillader dig at indstille specifikke indstillinger for brugerne i den gruppe. Det betyder, at dit salgsteam f.eks. kan bruge Acrobat Sign anderledes end bogholderiet.

Opret en ny gruppe:

  • Log på som kontoadministrator, og gå til Konto > Grupper
Bemærk:

Gruppesiden har to muligheder:

  1. Tilføj en ny gruppe – åbner vinduet for at oprette en ny gruppe.
  2. Indstillinger – styrer, hvor mange poster (15, 30 eller 50), der vises på siden ad gangen.
Naviger til Grupper

  • Klik på ikonet Tilføj en ny gruppe, og vinduet Opret vises med en anmodning om gruppens navn.
Pop op-vinduet Opret for Grupper

 
  • Angiv gruppens navn
  • Klik på Gem
Gruppeliste

Når der klikkes på knappen Gem, oprettes gruppen, og den vises på gruppelisten.

En gruppe kan slettes fra visningen af en kontoadministrator.

Sådan slettes en gruppe:

  • Vælg gruppen ved at klikke én gang på den
    • Dette afslører genvejsmenuen øverst på listen
  • Klik på Slet gruppe
    • Standardgruppen kan ikke slettes
    • Alle brugere skal fjernes fra gruppen, før den kan slettes.
Slet en gruppe

 

En liste over slettede grupper kan ses ved at klikke på ikonet Indstillinger og vælge Vis kun slettede grupper:

Liste over slettede grupper

Når din nye gruppe er oprettet, vil det næste trin være at føje brugere til den. Acrobat Sign giver tre metoder afhængigt af, hvor mange brugere der skal flyttes:

  • Flyt en enkelt bruger via brugerprofilen
  • Flyt flere brugere med CSV-filen Opret/rediger brugere i massevis
  • Flyt flere brugere med værktøjet Tildel brugere til gruppe

Flytning af en enkelt bruger via brugerprofilen

Sådan tildeler du en enkelt bruger til en gruppe:

  • Log på som administrator, og gå til Konto > Brugere
  • Dobbeltklik på det specifikke bruger-id, du vil redigere. Dette åbner brugerinfopanelet
  • Klik på rullefeltet Brugergruppe for at vise indstillinger.
  • Vælg den gruppe, som brugeren skal tildeles til
  • Klik på Gem
Gruppeindstilling for en bruger i brugerinfopanelet


Flytning af flere brugere med Rediger brugere i massevis

Funktionen Opret brugere i massevis kan også bruges til at redigere eksisterende brugere. 

Denne metode er ofte bedre, når du har flere værdier, du skal ændre, foruden blot gruppeindstillingen, men hvis du laver en fuld omstrukturering, kan masseopdatering være løsningen.

 

Sådan opdaterer du dine brugergrupper via masseopdatering:

  • Log på som administrator, og gå til Konto > Brugere
  • Klik på ikonet Eksportér brugerliste. En CSV-fil downloades til dit system med den fulde liste over brugere i din konto
Opret brugere i massevis

 
  • Åbn den downloadede CSV, og slet kolonner, du ikke skal bruge
    • Hvis der blot skal tildeles brugere til grupper, skal du kun bruge:
      • Mailadresse
      • Fornavn
      • Efternavn
      • Gruppenavn
  • Slet rækker af brugere, som du ikke har brug for at opdatere
  • Gem CSV-filen (sørg for, at formatet forbliver CSV)
CSV af brugerliste

 

  • Klik på det plusikonet for at oprette en ny bruger. Pop op-beskeden Opret åbnes
  • Klik på fanen Opret brugere i massevis
  • Gennemse for at vælge den CSV-fil, du lige har gemt
  • Klik på Importér
Gå til csv'en

Når der klikkes på Importér-knappen, opdateres brugerne i systemet med CSV-filens nye værdier. Et grønt banner vises øverst på siden for at indikere, hvor mange brugere der blev opdateret.


Tildel brugere til gruppe inde fra gruppeindstillingerne

Når du skal flytte flere brugere til en ny gruppe, men flytningens omfang ikke er stort nok til at retfærdiggøre brug af redigering af brugere i massevis, er den bedste mulighed at bruge Tildel brugere til gruppe med gruppeindstillingerne.

 

Sådan får du adgang til funktionen Tildel brugere til gruppe:

  • Log på som kontoadministrator, og gå til Konto > Grupper
  • Dobbeltklik på den gruppe, du vil flytte brugere til. Dette åbner gruppeindstillingerne
    • Du kan også klikke én gang på gruppen for at vælge den og derefter klikke på linket Gruppeindstillinger
Linket Gruppeindstillinger

 

  • Klik på indstillingen Brugere i gruppe i det venstre spor
  • Klik på ikonet Tilføj brugere til gruppe
Tilføj brugeren til gruppen

Vinduet Tildel brugere til denne gruppe åbnes og viser alle de aktive brugere, der i øjeblikket ikke er tildelt til denne gruppe.

 

  • Klik på ikonet Indstillinger, og vælg Vis alle brugere
Tildel bruger til denne gruppe

  • Dobbeltklik på en bruger, du vil flytte til gruppen. De valgte brugere udfyldes i feltet Valgte brugere nederst i vinduet.
    • For at fjerne en bruger fra feltet Valgte brugere skal du klikke på X'et ved siden af mailen
  • Når alle brugerne er valgt, skal du klikke på knappen Tildel
Tildel flere brugere

Kontoadministratorer har tilladelse til at definere omfanget af tilladelsen Gruppeadministratorer via tre indstillinger:

  • Gruppeadministratorer kan tilføje nye brugere til deres grupper.
  • Gruppeadministratorer kan redigere indstillinger for deres grupper.
  • Hvilke rapportdata kan gruppeadministratorer se?

Disse indstillinger er allestedsnærværende for alle gruppeadministratorer og tilbyder ingen dybere granularitet.  Hvis du deaktiverer gruppeadministratorers mulighed for at tilføje brugere, vil det gælder for alle gruppeadministratorer i kontoen.

 

Sådan justerer du de første to indstillinger:

Log på som kontoadministrator, og gå til Konto > Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Gruppeadministrator-relaterede indstillinger

Gå til Gruppeadministrator-relaterede indstillinger

Ved at aktivere Gruppeadministratorer kan tilføje nye brugere til deres grupper får enhver gruppeadministrator tilladelse til at føje enhver bruger til sin gruppe med alle normale restriktioner aktiveret.

Normale restriktioner omfatter situationer som:

  • Brugere er i en anden gruppe/konto
  • Brugerens maildomæne er ikke et godkendt domæne for kontoen

Ved at aktivere Gruppeadministratorer kan redigere indstillinger for deres grupper tillades gruppeadministratoren at tilsidesætte kontoindstillingerne for deres gruppe.

 

Rediger indstillingen Hvilke rapportdata kan gruppeadministratorer se? ved at gå til Konto > Kontoindstillinger > Rapportindstillinger

Gå til rapportindstillinger

Alle grupper arver som standard kontoindstillingerne. Men det er muligt at tilsidesætte de fleste kontoindstillinger på gruppeniveauet. Dette er særligt værdifuldt, hvis du har udvalgte brugere med behov for særlige modtagerroller, metoder for modtagervalidering eller sågar unik branding.

Kontoadministratorer skal gå til Konto > Grupper og derefter dobbeltklikke på gruppen for at åbne gruppeindstillingerne eller klikke én gang på gruppen og vælge Gruppeindstillinger fra linkindstillingerne øverst på listen.

Gå til gruppeindstillinger

Hvis gruppeadministratorer har fået tilladelse til at ændre gruppeindstillinger, behøver de kun at klikke på linket Gruppe øverst på siden for at åbne indstillingerne. 

Gruppeadministratorlink til Gruppeindstillinger

Alle de indstillinger, der vises for gruppeadministratorer, er de samme som kontoindstillingerne og virker på samme måde.

Biblioteksdokumenter/-skabeloner

Biblioteksskabeloner

En biblioteksskabelon er et genbrugeligt dokumentobjekt. Acrobat Sign understøtter to typer biblioteksskabeloner: dokumentskabeloner og formularfeltskabeloner.

  • Dokumentskabeloner – en dokumentskabelon er et genanvendeligt dokument. Dokumentskabeloner kan deles med andre brugere på din konto, så flere brugere kan sende samme dokument uden at skulle foretage nogen ændringer.
  • Formularfeltskabeloner – en formularfeltskabelon er et genanvendeligt feltlag, der kan bruges på ethvert dokument. Formularfeltskabeloner kan også deles med andre brugere på din konto. Formularfeltskabeloner er ideelle i følgende situationer:
    • Du har kun ét feltlayout, der virker til flere dokumenter.
    • Du har et dokument, der kan sendes på flere forskellige måder.
    • Du skal revidere dokumentets indhold, men felterne forbliver samme sted.

I stedet for at oprette et nyt biblioteksdokument, hver gang et dokument opdateret, kan det samme formularfeltlag anvendes. Formularfeltskabeloner kan redigeres for at lette ændringer i placeringen af felter eller feltegenskaber. Alle værktøjerne i oprettelsesmiljøet er tilgængelige ved oprettelse af en formularfeltskabelon.

En enkelt bruger (dokumentadministrator) bør være ansvarlig for oprettelse og bevaring af skabeloner. Ved at oprette en dokumentadministrators bruger-id elimineres forvirring i forhold til, hvilke skabeloner der skal bruges, og der gives versionsstyring for dine genanvendelige dokumenter.

Vi anbefaler at bruge en distributionsliste eller funktionel mail for dokumentadministratorens brugerlogin. Dette lader dig styre adgang til denne dokumentadministrators login og giver samtidig mulighed for, at ansvaret kan deles som ønsket.

1. Klik på fanen Hjem. Klik derefter på Opret en genanvendelig skabelon.

Skabelonlink på Dashboard-siden

Siden Opret en biblioteksskabelon vises:

Siden Opret skabelon

2. I feltet Skabelonnavn skal du angive et navn til din skabelon. Dette kan ændres senere om nødvendigt.

3. Klik på Gennemse for at gå til den fil på dit lokale system, der skal bruges til at oprette din genanvendelige skabelon. Hvis du opretter et genanvendeligt dokument, bruges denne fil og dens indhold. Hvis du opretter et genanvendeligt formularfeltlag, inkluderes filens indhold ikke i skabelonen.

4. Vælg den relevante skabelonmulighed Opret som genanvendeligt dokument, Opret som et genanvendeligt formular feltlag eller begge.

Skabelonindstillinger

5. Vælg den relevante tilladelsesmulighed til deling af skabelonen. Ved oprettelse og test af en ny skabelon anbefales det, at du indstiller tilladelserne til kun dig selv og derefter udvider adgangen, når du mener, at dokumentet virker som ønsket.

Skabelontilladelser

Bemærk:

Gruppetilladelser kan kun gives til den gruppe, du i øjeblikket befinder dig i. Du kan ikke give tilladelser til andre grupper.

Hvis muligheden for at dele i din organisation ikke er tilgængelig, skal du kontakte din Acrobat Sign-administrator for at aktivere muligheden.

 

6. Klik på knappen Vis eller tilføj felter. Oprettelsesoplevelsen vises. 

Placering af et felt på en skabelon

7. Placer de påkrævede felter, der er til de tilsigtede deltagere, ved at trække dem fra formularfelternes faner og slippe dem på dokumentet. 

8. Klik på Gem, når du er færdig med at tilføje felter.

Skabelonen vises nu under sektionen Biblioteksskabeloner på din Administrer-side. Hvis du har delt skabelonen med brugere i din gruppe eller i din organisation ved at give tilladelse, vises skabelonen nu også i sektionen Biblioteksskabeloner på deres Administrer-sider, og de kan bruge den til at sende så ofte som muligt.

Bemærk:

Det er kun den bruger, der oprettede biblioteksskabelonen, som kan redigere eller slette den (medmindre skabelonen deles under avancerede delingsregler) 

Skabeloner på Administrer-siden

Adgangstilladelserne for enhver skabelon kan redigere af skabelonens ophavsmand. Sådan gør du:

  • Log på som skabelonejeren
  • Gå til siden Administrer
  • Find den skabelon, der skal redigeres, og klik på linket Rediger
Rediger-links på Administrer-siden

Dette åbner skabelonen i oprettelsesmiljøet.

Øverst i det højre spor vil du se Skabelonegenskaber.

Overskriften Skabelonegenskaber i Oprettelse

Klik på overskriften Skabelonegenskaber for at udvide sektionen, og du vil se de tilgængelige indstillinger:

  • Skabelonnavn – du kan nemt ændre skabelonnavnet når som helst.
  • Skabelontype – du kan til enhver tid konvertere den tilgængelige skabelon for at gøre den tilgængelig som et dokument, en formularfeltoverlejring eller begge
  • Hvem kan bruge – denne indstilling dikterer, hvilke brugere der har adgang til skabelonen.
Bemærk:

Du kan kun dele et dokument med den gruppe, dit bruger-id er medlem af. Hvis du er godkendt som en kontoadministratorer, skal du sørge for at flytte dit bruger-id til den korrekte gruppe, før du ændrer skabelonegenskaberne fra "Kun mig" til "Enhver bruger i min gruppe".

Rapporter – kun Business- og Enterprise-tjenesteniveauer

Rapportfunktionen lader dig tjekke, hvordan din konto bruger Acrobat Sign. Byg dine egne rapporter, og få komplet synlighed i dit dokuments underskrivelsesproces, mens du ser, hvordan individuelle grupper eller brugere klarer sig.

Oprettelse af en ny rapport

For at oprette en ny rapport skal du gå til siden Rapporter ved at klikke på fanen Rapporter og derefter klikke på linket Opret en ny rapport.

Opret en ny klassisk rapport

Når en rapport konfigureres, kan der indstilles flere parametre for at tilpasse resultaterne. Alle de parametre, der er beskrevet nedenfor, er tilgængelige. 

Oprettelsesdato

Oprettelsesdatoen er den tidsramme, som rapporten skal dække. Dette kan være én af fire forudvalgte tidsrammer (denne uge, sidste uge, denne måned, sidste måned), eller angiv et brugerdefineret datoområde.

Brugere og grupper

Dette parameter lader dig køre rapporten på specifikke brugere eller grupper. Én eller flere kan vælges for hver af dem, eller du kan køre rapporten mod alle brugere på kontoen.

Dokumenter og workflows

Specifikke dokumenter kan inkluderes i rapporten med denne indstilling. De dokumenter, der er vist i dette felt, er biblioteksdokumenter, der bruges i hele kontoen. Individuelle engangsdokumenter vises ikke her. 

Dokumentnavn

Specifikke dokumenter kan inkluderes i rapporten med denne indstilling. De dokumenter, der er vist i dette felt, er biblioteksdokumenter, der bruges i hele kontoen. Individuelle engangsdokumenter vises ikke her. 

Send i massevis

Ved at aktivere dette parameter inkluderes Send i massevis-aftaler i resultatrapporten..

Ydelsesmål

Du kan indstille grænser for ydelse med visningen Ydelsesmål. De målinger, der afspejler ydelsen, vises i resultatrapporten.

Benchmark

Benchmarkparametret er som standard deaktiveret for rapporter. Klik på linket Rapportindstillinger for at aktivere det.

Benchmarking giver en udvidet metode til at holde styr på aftalers status og underskrivelser. 

Grafaftaler efter

Hver aktiveret indstilling (efter dato, afsender, gruppe, formular, workflow og signaturtype) giver en forskellig type graf på rapporten.

Og så videre

Parametrene i denne sektion er til at ændre grafikken på resultatrapporten. Ændring af disse fra standardparametrene kan fremskynde rapportprocessen.

Når du klikker på Kør rapport, genereres rapporten baseret på dine parametre. Der er flere handlinger, du kan udføre med din rapport.

Opdater rapport med aktuelle data

At klikke på dette link er lige som at opdatere siden. Den nye rapport vil inkludere nylige transaktioner og aktivitet.

Rapportsidens indstilling – opdater rapport med aktuelle data

Gem rapport

Hvis du gemmer rapporten, kan du køre den igen i fremtiden.

Rapportsidens indstilling – gem rapport

Del rapport

Deling lader dig sende rapportresultaterne til en anden. Du skal blot angive deres mailadresse og en besked.

Rapportsidens indstilling – del rapport

Planlæg rapport

Indstilling af en tidsplan for denne rapport vil køre den med de samme parametre med den hyppighed, de definerer.

Rapportsidens indstilling – planlæg rapport

Eksportér rapportdata

Hvis du klikker på dette link, bliver du spurgt, om du vil åbne eller gemme en .CSV-fil. CSV-filer kan åbnes i Excel, og alle transaktionsoplysninger for aftalerne i rapporten kategoriseres i de forskellige kolonner.

Rapportsidens indstilling – eksportér rapport

Printervenlig version

Klik på dette link for at åbne en printervenlig version af rapporten.

Rapportsidens indstilling – printervenlig version

Rediger indstillinger

Dette link åbner og tillader redigering af de konfigurerede parametre for rapporten.

Rapportsidens indstilling – rediger indstillinger

 

 

Adobe-logo

Log ind på din konto