Del en konto med en anden bruger

Standard for Adobe Acrobat Sign er at sikre en brugers indhold mod alle andre brugere, der ikke er eksplicit inviteret til at se eller interagere med dette indhold.

Aftaler indeholder implicit alle modtagerne.  Biblioteksdokumenter deles eksplicit i skabelonegenskaberne.

Der er dog roller i de fleste organisationer, der kræver tilsyn med transaktioner, uden at observatøren er direkte involveret eller uden grupper af aktører, der skal have en generel viden om alle transaktioner i deres gruppe.

Deling af brugerindhold lader én bruger eller gruppe dele sit indhold med enhver anden bruger eller gruppe.

To typer deling af brugerindhold er tilgængelige:

• Basis – kun brugervisning
  • Når BrugerA deler sit indhold med BrugerX:
    • BrugerX kan se (og kun se) alt det indhold, der er synligt på BrugerA's Administrer-side
• Avanceret – gruppe- og brugervisning med valgfri Rediger og Send
  • Når BrugerA deler sit indhold med BrugerX:
    • BrugerX kan se alt indhold på BrugerA's Administrer-side
    • BrugerX kan ændre en aftaler, der er i gang (hvis aktiveret)
    • BrugerX kan sende en aftaler på vegne af brugeren (hvis aktiveret)
      • BrugerX registreres i historikken og revisionsloggen som afsender på vegne af BrugerA
      • Aftale ejes og administreres af BrugerA
  • Gruppedeling er aktiveret
    • Når BrugerA deler sit indhold med GruppeN:
      • Alle medlemmer af GruppeN kan se alt indhold på BrugerA's Administrer-side
      • Alle medlemmer af GruppeN har tilladelse til at få delingen etableret (Send og/eller Rediger) for BrugerA
    • Når GruppeN er delt til BrugerA:
      • BrugerA kan se alt indholdet for alle brugere i GruppeN
      • BrugerA har tilladelse til at sende og/eller redigere aftaler (som konfigureret) for alle medlemmer i GruppeN

Avanceret deling er i øjeblikket kun tilgængeligt for Enterprise-konti. Administratorer, der gerne vil aktivere avanceret deling, skal kontakte deres Success Manager for at konvertere deres konto.

Tilgængelighed

Grundlæggende tilgængelig for alle Small business-, Business- og Enterprise-pakker.

• Basisdeling har en grænse på 100 "uddelte" konti og 100 "delt med mig"-konti

Avanceret deling er kun tilgængeligt for Enterprise-kunder.

• Avanceret deling har en standardværdi på 500 konti, der kan "uddeles", og 500 konti, der kan "deles med mig"
  • Hvis du har brug for flere end 500 delinger den ene eller anden vej, skal du kontakte din Success Manager

Acrobat Pro til teams og alle enkeltbrugerabonnementer understøtter ikke deling af en brugers konto.

• Acrobat Pro til teams og enkeltbrugerkonti kan kun dele individuelle objekter fra siden Administrer.

Brugergrænseflade

Basisdeling

Brugere under basisdeling-modellen kan etablere, gennemgå og annullere deres delinger i sektionen Personlige indstillinger. Alle brugere (inkl. administratorer) har den samme oplevelse.

Der er to adskilte sider: én til de indgående delinger (Vis andre konti) og én til de udgående delinger (Del min konto):

Brugere anmoder om delinger ved at klikke på plusikonet og angive mailen til den bruger, de vil etablere delingen med.

Når der er anmodet om delingen, findes den i tilstanden "Afventer", indtil den anmodede bruger enten accepterer eller afviser invitationen.

Avanceret deling (kun tilgængelig på Enterprise-serviceniveau)

Når en konto konverteres til avanceret deling, ændres brugergrænsefladen fra to adskilte sider til én faneinddelt side kaldet Delingsstatus:

De to faner justeres efter de to sider, der bruges under regler for basisdeling:

• Min konto delt med > Del min konto
• Delt med mig > Se andre konti

Brugere etablerer delinger ved at klikke på plusikonet, hvilket åbner en pop-op, hvor brugeren enten kan angive en mailadresse eller vælge brugere eller grupper fra en liste over den nuværende kontos bruger- og gruppeobjekter.

• Pilen til højre for gruppenavnet udviser grupperne for at vise brugerne
• Plusikonet føjer brugeren/gruppen til delingsanmodningen (i det øverst inputfelt)

Kontoadministratorer har tilladelse til fuldt ud at etablere en deling mellem deres bruger og enhver anden bruger på deres Acrobat Sign-konto, uden at det skal godkendes.

Gruppeadministratorer har tilladelse til fuldt at etablere en deling mellem deres bruger og enhver bruger i deres gruppe uden godkendelse.

Gruppeadministratorer, der forsøger at etablere en deling med en bruger eller gruppe uden for deres gruppe, vil oprette en "Afventende" deling.  Den anden bruger skal eksplicit godkende (acceptere) delingsanmodningen for den deling, der skal etableres.

• Anmodninger om at dele med en gruppe genererer mail til gruppeadministratoren, som accepterer eller afviser enhver afventende deling.

Brugere, der ikke er administratorer, kan anmode om en deling (baseret på konfigurerede kontroller), der forbliver "Afventende", indtil den anden part accepterer eller afviser delingsanmodningen.

Gruppedeling

Administratorer (under regler for avanceret deling) har muligheden for at dele den gruppe, de er administrator for, og at administrere de delinger, der er knyttet til gruppen (modsat deres bruger).

Gruppedeling virker mekanisk på samme måde som brugerdelinger med den undtagelse, at gruppen er en større beholder, og ved at dele med en gruppe får brugeren adgang til alt indhold fra alle brugere i den gruppe.

Hvis en bruger fjernes fra gruppen, er den brugers indhold ikke længere i gruppen og dermed ikke længere synligt.

Sådan får du adgang til deling på gruppeniveau som en gruppeadministrator:

• Log på din Gruppeadministrator-bruger
• Gå til Gruppe > Min brugergruppe > Delingsstatus

Kontoadministratorer kan administrere delingerne for alle grupper på kontoen og kan fuldt etablere delinger mellem grupper uden at kræve accept af en anden bruger.

Sådan får du adgang til gruppedeling som en kontoadministrator:

• Gå til Konto > Grupper > {Vælg den gruppe, du vil dele}

Når gruppemenuen indlæses, skal du klikke på Delingsstatus

Flere kontrolelementer til at administrere delinger mellem konti

Visning af delt indhold

Det indhold, der deles med din bruger, vises på fanen Administrer.

Øverst til venstre på Administrer-siden kan du se en rullepil ned ved siden af Dine aftaler

• Klik på pilen for at vise listen over brugere/grupper, som er delt med dig
• Vælg den bruger/gruppe, du vil se
• Der er også en indstilling til at vælge Alle delte aftaler, som returnerer alt delt indhold

Siden opdateres for at vise Administrer-sidens indhold for den valgte bruger/gruppe:

Kontrolelementer for Avanceret deling

Kontrolelementer

De administrative knapper for brugerdeling findes under Kontoindstillinger > Sikkerhedsindstillinger > Kontodeling

• Deling kan konfigureres på kontoniveauet, hvilket overfører indstillingerne videre til alle grupper
• Deling kan også konfigureres på gruppeniveauet, hvilket tilsidesætter de nedarvede værdier på kontoniveau.

Knapper til basisdeling definerer, om deling er tilladt, og den metode, som deling startes med:

• Tillad ikke kontodeling – grænsefladen for kontodeling fjernes fra brugergrænsefladen for den konfigurerede konto/gruppe.
• Tillad anmodning om at dele konto – tillader brugerne i den konfigurerede konto/gruppe at anmode om at se en anden brugers indhold
• Tillad deling af egen konto – tillader brugerne i den konfigurerede konto/gruppe at dele deres konto med en anden bruger
• Begge – brugere kan både anmode om og tilbyde deling 

Avanceret deling giver et ekstra sæt af tilladelser:

• Med eksterne konti – Når det er aktiveret, kan brugere dele en visning af deres kontoindhold med brugere i andre Acrobat Sign-konti.
  • Deling til en ekstern konto opretter en skrivebeskyttet relation.
• Med interne konti – Når det er aktiveret, kan brugere dele deres indhold med andre brugere i deres (den samme) Acrobat Sign-konto.
  • Aktivering af deling med interne konti tilladeler to ekstra indstillinger:
    • Afsendelse – tillader den "delt med"-part at sende nye aftaler på vegne af den delende part.
      • Historikken og revisionssporet indikerer tydeligt, at aftalen blev sendt af "delt med"-parten på vegne af den delende part.
      • Aftalen ejes og administreres af den delende part, som hvis de selv havde sendt den.
    • Rediger eksisterende transaktioner – Tillader "delt med"-parten at redigere igangværende aftaler.