Funciones personalizadas

Esta función ayuda a definir funciones personalizadas y asignar responsabilidades específicas a un conjunto de usuarios. Esta función permite asignar responsabilidades fuera del ámbito de la función actual del individuo.

Puede crear una función personalizada para proporcionar capacidades de autoría limitadas a un catálogo en particular. También puede crear una función dedicada a gestionar informes . Dichas funciones después pueden asignarse a las personas que, se supone, asumirán estas responsabilidades.

Crear una función personalizada

  1. Inicie sesión como Administrador. Abra Usuarios > Función personalizada.

  2. Seleccione Crear función. Se abre la ficha Crear función.

    Crear función
    Crear función

  3. Escriba el nombre de la función.

  4. Privilegios de cuenta: privilegios que otorgan a los propietarios de la función acceso a aspectos específicos de la configuración del sistema y que actúan en toda la cuenta. Elija los permisos de acceso. El usuario tiene control total sobre los permisos asignados.

    Nota: La función Ámbito no es aplicable a estos privilegios.

    Definir privilegios de cuenta
    Definir privilegios de cuenta

  5. Privilegios de funciones principales: esta opción se utiliza para conceder acceso a determinadas funciones para la gestión de actividades de aprendizaje. Mediante esta opción se pueden otorgar permisos a las funciones siguientes.

    • Catálogos
    • Informes
    • Etiquetas
    Definir permiso de funciones principales
    Definir permiso de funciones principales

  6. Privilegios de funciones: objetos de aprendizaje: utilice esta opción a fin de proporcionar acceso a funciones relativas a objetos de aprendizaje . Puede proporcionar acceso a los siguientes objetos de aprendizaje .

    • Certificaciones
    • Cursos
    • Ayudas de trabajo
    • Programas de aprendizaje

    También puede otorgar un control de operación específico para los objetos de aprendizaje . El permiso puede ser uno de los siguientes:

    • Control total
    • Editar y eliminar
    • Inscripción
    • Informe
    Definir permisos para objetos de aprendizaje
    Definir permisos para objetos de aprendizaje

  7. Ámbito de los privilegios de funciones: el ámbito de los privilegios de funciones asignados a esta función se puede restringir a un grupo de usuarios específico o a uno o varios catálogos.

    Catálogos: utilice el botón de opción para proporcionar control sobre Todos los catálogos; también puede utilizar la opción Definir acceso por catálogo para conceder acceso a determinados catálogos. También puede seleccionar varios catálogos.

    Grupos de usuarios: proporcione acceso a Todos los grupos de usuarios; también puede utilizar la opción Definir acceso por grupo de usuarios a fin de otorgar acceso a determinados grupos de usuarios. Únicamente puede especificarse un grupo de usuarios.

    Nota: Si, en Privilegios de cuenta, ya ha seleccionado Anuncio, Interacción, Plantillas de correo electrónico, Aptitudes y Usuarios, el acceso a los grupos de usuarios se proporciona a todos los grupos de usuarios de forma predeterminada, y esta opción está desactivada.

    Si ya ha seleccionado Planes de aprendizaje en Privilegios de cuenta, el acceso a todos los catálogos y grupos de usuarios se proporciona de forma predeterminada y estas opciones de Ámbito están deshabilitadas. 

    Definir ámbito de privilegios
    Definir ámbito de privilegios

    En Captivate Prime 27.6, es posible crear una función personalizada con un ámbito que abarque varios catálogos, y que cada catálogo tenga asignado su propio conjunto de permisos.

    Para conceder varios permisos a los catálogos, siga los pasos que se indican a continuación:

    1. Haga clic en la opción Definir acceso por catálogo.

    2. Seleccione los catálogos y podrá ver el nivel de permiso de cada catálogo. Estos son los permisos:

      Permiso

      Descripción

      Control total

      Concede el control total de todos los objetos de aprendizaje. Los permisos son para añadir, editar, eliminar, leer, inscribir e informes.

      Informe

      Otorga acceso a la pestaña Informes solo del objeto de aprendizaje.

      Inscribir

      Otorga permiso solo para inscribir para el objeto de aprendizaje.

      Solo lectura

      Otorga permiso solo para ver los objetos de aprendizaje del catálogo.

    3. Active o desactive los permisos según necesite.

    4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. A continuación, para guardar los cambios de la función personalizada, haga clic en Guardar.

    Por ejemplo, podría darse el caso siguiente:

    El permiso resultante que un usuario personalizado tiene sobre un objeto de aprendizaje es una combinación del permiso del objeto de aprendizaje y el permiso del catálogo.

    Un usuario personalizado tiene permiso completo para cursos y de acceso de solo lectura para Catálogo A, y tiene permiso completo para Catálogo B. El resultado es el acceso de solo lectura en los cursos de Catálogo A y el control total en los cursos de Catálogo B.

    Un usuario con una función personalizada puede:

    • Ver contenido solo de los catálogos a los que tiene acceso.
    • Tener acceso a cualquier objeto de aprendizaje conforme a los permisos del catálogo del que forma parte el objeto de aprendizaje.

    Como administrador, puede:

    • Seleccionar más de un catálogo para una función personalizada.
    • Modificar los permisos de un catálogo en cualquier momento.
    • Eliminar los catálogos de un ámbito para el que ya no desea conceder permisos.
    • Otorgar implícitamente el permiso de solo lectura para un catálogo al otorgar permisos al catálogo.

    En la tabla siguiente, se muestra cómo se otorgan permisos.

     

    Permiso de nivel de catálogo

    Permiso de nivel de objeto de aprendizaje

    (Ejemplo: Cursos)

    Control total

    Inscribir

    Informe

    Solo lectura

    Control total

    Control total

    Inscribir

    Informe

    Solo lectura

    Inscribir

    Inscribir

    Inscribir

    Solo lectura

    Solo lectura

    Editar y eliminar

    Editar y eliminar

    Solo lectura

    Solo lectura

    Solo lectura

    Informe

    Informe

    Solo lectura

    Informe

    Solo lectura

Nota:
  • Un administrador personalizado con permiso en  Configuración podrá configurar el programa para sincronizar o bien sincronizar usuarios desde la fuente de datos aunque no tenga permiso para la entidad Usuario.
  • Si un usuario personalizado tiene permiso en la entidad Usuarios, los usuarios se pueden asignar a sí mismos la función de administrador y convertirse en administradores estándar.

Restringir el acceso a las carpetas a los autores personalizados

Captivate Prime ya admite la posibilidad de conceder acceso a la biblioteca de contenido mediante funciones personalizadas. Todos los autores personalizados que ya tengan acceso a la biblioteca de contenido seguirán teniendo acceso a todos los archivos de contenido incluso después de configurar las carpetas de contenido. Esto es para mantener el comportamiento heredado. No es necesario que los administradores realicen cambios si desean continuar con el comportamiento actual.  

En el caso de que deseen restringir el acceso a estos autores personalizados, los administradores deben editar la función personalizada existente y configurarla proporcionando acceso solo a carpetas de contenido específicas. 

Acceso a carpetas para autores personalizados
Acceso a carpetas para autores personalizados

Al crear un autor personalizado, ahora puede asignarle carpetas de contenido. Elija la opción Carpetas seleccionadas.

Después de hacer clic en la opción, se abre un nuevo cuadro de diálogo en el que puede asignar las carpetas al autor personalizado.

Elegir carpeta
Elegir carpeta

Elija las carpetas y haga clic en Aceptar

Tablero de resumen del aprendizaje para administradores personalizados

Los administradores personalizados obtienen la misma vista que un administrador. Es posible que un administrador personalizado vea datos fuera de su ámbito. Esto solo es aplicable si el administrador personalizado tiene un ámbito completo. Para conceder el ámbito completo, al crear un administrador personalizado, habilite la opción Control total en el informe de resumen de cuenta.

Crear función personalizada
Crear función personalizada

Por lo tanto, se seleccionarán las opciones Todos los catálogos y Todos los grupos de usuarios y se desactivará el resto.

Ámbito de los privilegios de funciones
Ámbito de los privilegios de funciones

Permisos implícitos

Cuando se asigna a un usuario una función con una entidad determinada, puede haber casos en los que deba acceder también a otras entidades con el fin de realizar tareas en la entidad para la que tiene permiso. Por ejemplo, si se concede acceso a Crear en una entidad de curso a un usuario, necesita acceder a las entidades Aptitud y Etiqueta para poder asociarlas con el curso que se crea. Esta tabla proporciona información sobre tales permisos implícitos.

Tipo de acceso Permiso de entidad otorgado por el administrador Permiso implícito de entidad Acceso implícito
Gestionar Usuario Grupo CRUD
Inscribir Todos los objetos de aprendizaje (curso, ayuda de trabajo, programa de aprendizaje, certificación) Usuario
Plan de aprendizaje
Leer
Crear

Grupo de contenidos
Ayuda de trabajo

Etiqueta Leer
Crear Curso Grupo de contenidos
Etiqueta
Aptitud
Insignia
Ayuda de trabajo
Leer en todos
Crear Programa de aprendizaje
Certificación
Curso
Etiqueta
Aptitud
Insignia
Leer
Crear Plan de aprendizaje Catálogo
Grupo
Aptitud
Todos los objetos de aprendizaje (curso, ayuda de trabajo, programa de aprendizaje, certificación)
Leer
Crear Anuncio Usuario
Grupo
Todos los objetos de aprendizaje (curso, ayuda de trabajo, programa de aprendizaje, certificación)
Leer
Crear Interacción Marca Escribir
* Usuario Facturación Leer
* Catálogo Grupo
Todos los objetos de aprendizaje (curso, ayuda de trabajo, programa de aprendizaje, certificación)
Leer
* Configuración Marca
Usuario
Leer
* Marca Configuración Leer
* Facturación
Interacción
Usuario Leer

Acceder a una función personalizada

Cuando un administrador asigna una función personalizada, se recibe una notificación por correo electrónico. 

Nota: Si ya ha iniciado sesión en Captivate Prime con una función personalizada, deberá volver a iniciar sesión para acceder a la función nueva.

Para alternar entre funciones, haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha de Captivate Prime; a continuación, seleccione la función.

Planes de aprendizaje definidos por funciones configurables

En versiones anteriores de Captivate Prime, cualquier función personalizada con permiso para crear planes de objetos de aprendizaje podía definir el ámbito del plan de aprendizaje para todos los tipos de grupos de usuarios y objetos de aprendizaje

La opción del ámbito solía estar desactivada cuando se concedía acceso al plan de aprendizaje, lo que de forma predeterminada proporcionaba al usuario acceso a todos los catálogos y grupos de usuarios.

Todos los planes de aprendizaje creados por un administrador, de forma predeterminada, son aplicables a todos los usuarios. También se puede asignar cualquier objeto de aprendizaje a los usuarios. Por otro lado, los usuarios con funciones personalizadas tienen acceso a todos los ámbitos, por ejemplo todos los catálogos, objetos de aprendizaje o grupos de usuarios. Por ese motivo, los administradores no podían crear funciones personalizadas de la manera prevista que permitiesen tener acceso a planes de aprendizaje para usuarios cuyo ámbito es limitado.

En esta actualización de Captivate Prime, puede crear funciones personalizadas para planes de aprendizaje que permiten definir el ámbito de usuarios y objetos de aprendizaje. En otras palabras, los Planes de aprendizaje se pueden crear con un ámbito limitado que se deriva del ámbito de la función de un administrador personalizado.

Un administrador ahora puede definir o restringir el ámbito mientras otorga acceso a la administración del plan de aprendizaje.

Los administradores personalizados pueden crear planes de aprendizaje con un ámbito limitado, determinado según el ámbito de la función configurable del administrador personalizado. Solo tienen acceso a estos planes de aprendizaje los administradores personalizados con la misma función. También tienen acceso los administradores regulares. Además, los administradores personalizados no pueden ver ningún otro plan de aprendizaje de la cuenta.

Los administradores personalizados existentes, que tienen acceso a los planes de aprendizaje, siempre tendrán ámbito completo (por definición). Tendrán acceso a todos los planes de aprendizaje de la cuenta como los administradores regulares. Las nuevas funciones personalizadas creadas con ámbito completo y los administradores personalizados nuevos incorporados a dichas funciones seguirán teniendo acceso a todos los planes de aprendizaje.

Los planes de aprendizaje creados por los administradores y los administradores personalizados de ámbito completo se crearán como de costumbre y no estarán limitados por el ámbito.

En la sección Ámbito de los privilegios de funciones, conceda acceso a grupos de usuarios y a catálogo para la función personalizada.

Ámbito de los privilegios de funciones
Ámbito de los privilegios de funciones

Asigne un usuario a la función personalizada.

Asignar usuarios a una función personalizada
Asignar usuarios a una función personalizada

El usuario ahora inicia sesión en Captivate Prime como administrador personalizado y añade un plan de aprendizaje.

Cuando se añade un alumno nuevo, el administrador personalizado puede seleccionar una formación únicamente en los catálogos del ámbito de la función configurable.

Este plan de aprendizaje ahora se aplica al alumno solo si el usuario también se añade al grupo dentro del grupo de usuarios del ámbito del plan de aprendizaje. Todos los demás alumnos quedan exentos de este plan de aprendizaje.

Se añade el alumno al grupo

Añadir alumno al grupo
Añadir alumno al grupo

El administrador personalizado puede seleccionar cualquier grupo de usuarios que tenga usuarios dentro del grupo de usuarios del ámbito de la función.

Cuando un usuario se añade a un determinado grupo, solo los usuarios que ya forman parte del grupo de usuarios del ámbito del plan de aprendizaje y que se añadieron al grupo de usuarios especificado se asignarán al objeto de aprendizaje.

Cambio de ámbito

Cuando el administrador cambia el ámbito de la función personalizada, el cambio también se aplica en cascada al administrador personalizado. Cuando el administrador personalizado elige un plan de aprendizaje que ya tenía el ámbito de una función personalizada anterior, se muestra un mensaje como el siguiente:

Cambiar ámbito
Cambiar ámbito

El administrador personalizado ahora debe actualizar o bien actualizar el ámbito anterior al nuevo ámbito.

Si se hace clic en Actualizar ámbito, el ámbito se actualiza. Se muestra un mensaje de advertencia.

Mensaje de Actualizar ámbito
Mensaje de Actualizar ámbito

Si se hace clic en , el ámbito se actualiza.

Añadir informe de interacción a una función personalizada

Un administrador puede activar los informes de interacción para un usuario personalizado.

  1. En la página Funciones personalizadas, escriba el nombre de la función personalizada.

  2. En la sección Privilegios de funciones principales, active la opción Control total para la categoría Informes.

  3. En la sección Usuarios, seleccione el usuario al que se asignará la función personalizada que se acaba de crear.

  4. Haga clic en Guardar.

Cuando un usuario inicia sesión como administrador personalizado y hace clic en Informes en el panel izquierdo, aparecen las transcripciones como se muestra a continuación:

Descargar transcripciones de interacciones
Descargar transcripciones de interacciones

Haga clic en Transcripciones de interacciones, elija un usuario y genere el informe.

Si un administrador cambia los puntos de nivel, los informes muestran niveles de acuerdo con los puntos actuales.

El restablecimiento de la interacción no restablece la fecha de nivel alcanzado.

Logotipo de Adobe

Inicia sesión en tu cuenta