Acerca de Adobe PDF

El formato PDF (Portable Document Format, formato de documento portátil) es un formato de archivo universal que conserva las fuentes, imágenes y composición de los documentos originales creados en una amplia gama de aplicaciones y plataformas. Adobe PDF es el estándar para la distribución y el intercambio seguro y fiable de documentos y formularios electrónicos en todo el mundo. Los archivos Adobe PDF son compactos y completos, además, cualquier usuario que disponga del software Adobe Reader® gratuito, puede compartirlos, verlos e imprimirlos.

Adobe PDF es muy eficaz en los flujos de publicación impresa. Si guarda un compuesto de la ilustración en Adobe PDF, creará un archivo compacto y fiable que usted o su proveedor de servicios pueden ver, editar, organizar y probar. Más adelante, en el momento adecuado del flujo de trabajo, el proveedor de servicios puede crear el archivo Adobe PDF directamente o procesarlo mediante herramientas de diferentes fuentes para realizar tareas de postprocesamiento tales como comprobaciones, reventado, imposición y separación de color.

Al guardar en Adobe PDF, se puede optar por crear un archivo compatible con PDF/X. PDF/X (Portable Document Format Exchange, formato de documento portátil para intercambio) es un subconjunto de Adobe PDF que elimina muchas de las variables de color, fuente y reventado que conducen a problemas de impresión. PDF/X puede utilizarse siempre que se intercambien archivos PDF como maestros digitales para la producción de impresión en la etapa de creación o de salida del flujo de trabajo, siempre que las aplicaciones y los dispositivos de salida sean compatibles con PDF/X.

Adobe PDF puede solucionar los siguientes problemas asociados a los documentos electrónicos:

Problema común

Solución de Adobe PDF

Los destinatarios no pueden abrir archivos porque no disponen de las aplicaciones necesarias para crearlos.

Cualquier usuario en cualquier lugar puede abrir un PDF. Tan sólo se requiere el software gratuito Adobe Reader.

Los archivos electrónicos y en papel combinados son difíciles de buscar, ocupan mucho espacio y requieren la aplicación con la que se creó el documento.

Los archivos PDF son compactos y se pueden realizar búsquedas, así como acceder a ellos en cualquier momento con Reader. Los Enlaces facilitan la navegación por los archivos PDF.

Los documentos no se muestran correctamente en los dispositivos de mano.

Los archivos PDF etiquetados permiten que el texto refluya para mostrarse en plataformas móviles, como los dispositivos Palm OS®, Symbian™ y Pocket PC®.

Los usuarios con problemas de visión no pueden acceder a documentos con formato complejo.

Los archivos PDF etiquetados contienen información sobre contenido y estructura, lo que facilita el acceso a ellos en los lectores de pantalla.

Exportación a PDF para impresión

La exportación de un documento o un libro a PDF es muy sencilla, ya sea utilizando la configuración predeterminada Impresión de alta calidad, o bien especificando una que se adapte a sus necesidades. La configuración de exportación a PDF especificada se guarda con la aplicación y se aplica a cada nuevo documento o libro de InDesign que se exporte a un archivo PDF hasta que la vuelva a cambiar. Para aplicar la configuración personalizada con rapidez a archivos PDF, use valores predefinidos.

Puede exportar un documento, un libro o documentos seleccionados de un libro como un único archivo PDF. También puede copiar el contenido de la maquetación de InDesign al Portapapeles y crear automáticamente un archivo Adobe PDF con dicho contenido. (Esto resulta útil para pegar un archivo PDF en otra aplicación, como Adobe Illustrator).

Cuando exporte un archivo de InDesign a PDF, puede conservar los elementos de navegación (como la tabla de contenido y las entradas de índice) y las funciones de interactividad (como hipervínculos, marcadores, clips multimedia y botones). También podrá exportar capas ocultas y capas y objetos no imprimibles a PDF. Si va a exportar un libro, puede combinar las capas con el mismo nombre mediante el panel Libro.

Para obtener información sobre la creación de documentos PDF accesibles, consulte esta página sobre la accesibilidad de Adobe InDesign.

Exportación de un documento abierto a PDF para imprimirlo

  1. Seleccione Archivo > Exportar.
  2. Especifique un nombre y una ubicación para el archivo.
  3. En Guardar como tipo (Windows) o Formato (Mac OS), elija Adobe PDF (Imprimir) y, a continuación, haga clic en Guardar.

    Si selecciona la opción Adobe PDF (Imprimir), no puede incluir elementos interactivos en el PDF. Para exportar un documento interactivo a PDF, consulte Creación de documentos interactivos para PDF.

  4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones:
    • Para utilizar un conjunto predeterminado de opciones de trabajo, elija un ajuste del menú Valor de Adobe PDF.
    • Para crear un archivo PDF/X, elija un valor de PDF/X del menú Valor de Adobe PDF, o bien elija un formato PDF/X predefinido del menú Estándar.
    • Para personalizar opciones, seleccione una categoría de la lista de la izquierda y, a continuación, defina las opciones.
  5. En Compatibilidad, elija la versión PDF más inferior que se requiere para abrir los archivos que ha creado.
  6. Especifique las siguientes Opciones de accesibilidad de la ficha Avanzadas si es necesario:

    Mostrar título

    Seleccione lo que desea que se muestre en la barra de título de Acrobat en la que se abre el PDF. Las opciones disponibles son Título de documento y Nombre de archivo.

    Idioma

    Seleccione el idioma del documento PDF. Esta acción determina el idioma del documento PDF exportado. Si el idioma requerido no está en la lista, puede escribir el código ISO de idioma estándar.

  7. Haga clic en Exportar (Windows) o Guardar (Mac OS).

Nota:

Para restablecer las opciones a sus valores predeterminados, en el cuadro de diálogo Exportar Adobe PDF, mantenga pulsada la tecla Alt (Windows) u Opción (Mac OS) y haga clic en Restablecer. (El botón Cancelar cambia a Restablecer).

Preparación de capas antes de exportar un libro a PDF

Cuando exporte un libro a PDF, podrá mostrar u ocultar las capas de InDesign en el documento PDF. Para evitar la generación de nombres de capa duplicados en el PDF, puede combinar las capas en la exportación.

Si está seleccionada la opción Combinar capas de igual nombre en exportación, los nombres de capa aparecerán bajo el mismo nombre de libro en Acrobat o en Reader. Si no está seleccionada la opción, los nombres de capa aparecerán por separado bajo cada nombre de documento.

  1. Si no desea que se combinen algunas capas, asígneles un nombre exclusivo en cada documento de libro.

    Los nombres de capa distinguen entre mayúsculas y minúsculas, por lo que las capas “Gráfico” y “gráfico” no se combinarían.

  2. En el menú del panel Libro, seleccione Combinar capas de igual nombre en exportación.

    Nota:

    cuando exporte el libro a PDF, asegúrese de que esté seleccionada la opción Crear capas de Acrobat. Para seleccionar esta opción, tiene que utilizar la compatibilidad de Acrobat 6 (PDF 1.5) o posterior.

Exportación de un libro a PDF

  1. Lleve a cabo una de las siguientes acciones:
    • Para crear un PDF del libro completo, haga clic en el área en blanco del panel Libro para anular la selección de cualquier documento y elija Exportar libro a PDF en el menú del panel Libro.
    • Para crear un PDF de documentos contenidos en un libro, seleccione los documentos en el panel Libro y elija Exportar documentos seleccionados a PDF en el menú del panel Libro.
  2. Especifique un nombre y una ubicación para el archivo PDF y haga clic en Guardar.
  3. Elija un valor en el menú Valor de Adobe PDF, o bien seleccione una categoría de la lista situada en la parte izquierda del cuadro de diálogo Exportar Adobe PDF y, a continuación, personalice las opciones.
  4. Haga clic en Exportar (Windows) o Guardar (Mac OS).

Reducción del tamaño de los archivos PDF

En los archivos PDF pensados para ser distribuidos sólo para ser vistos, es posible que desee reducir el tamaño de los archivos PDF al exportar desde InDesign. Aquí se presentan algunas técnicas de reducción de tamaño que puede utilizar en el cuadro de diálogo Exportar Adobe PDF:

  • Elija [Tamaño de archivo más pequeño] en el menú Valor de Adobe PDF.

  • En el área Compresión, reduzca la resolución de las imágenes a 72 píxeles por pulgada, seleccione la compresión automática y elija una calidad de imagen baja o media para las imágenes de color y en escala de grises. Cuando trabaje con imágenes fotográficas, utilice la compresión Automática (JPEG); si trabaja con imágenes en las que predomina un color sólido, como gráficos y gráficas, utilice la compresión ZIP.

  • En el área Salida, use el Administrador de tinta para convertir las tintas planas en colores de cuatricromía.

Nota:

Para reducir el tamaño de los PDF, simplemente abra el archivo PDF en Acrobat 8.0 o posterior, elija Documento > Reducir tamaño de archivo y, a continuación, especifique el nivel de compatibilidad. Para obtener un mayor control, elija Avanzadas > Optimizador de PDF.

Para obtener más información sobre la reducción del tamaño de los archivos PDF, consulte la Ayuda de Acrobat y el sitio Web de Adobe.

Ajustes preestablecidos de Adobe PDF

Un ajuste preestablecido de PDF es un grupo de ajustes que afectan al proceso de creación de archivos PDF. Estos ajustes se diseñan con el objetivo de encontrar un equilibrio entre el tamaño de archivo y la calidad, en función del uso del PDF. La mayoría de los ajustes preestablecidos predefinidos son compartidos por los componentes de Adobe Creative Suite, incluidos InDesign, Illustrator, Photoshop y Acrobat. También puede crear y compartir ajustes preestablecidos adaptados a sus propias necesidades.

Algunos de los ajustes preestablecidos que se enumeran a continuación no estarán disponibles hasta que los mueva (según los necesite) desde la carpeta Extras (en la que se instalan de forma predeterminada) a la carpeta Settings. Normalmente, las carpetas Extras y Settings se encuentran en (Windows Vista y Windows 7) ProgramData\Adobe\AdobePDF, (Windows XP) Documents and Settings\All Users\Application Data\Adobe\Adobe PDF o (Mac OS) Library/Application Support/Adobe PDF. Algunos ajustes preestablecidos no están disponibles en ciertos componentes de Creative Suite.

La configuración personalizada se encuentra en (Windows XP) Documents and Settings/[nombre de usuario]/Application Data/Adobe/Adobe PDF/Settings, (Windows Vista y Windows 7) Users/[nombre de usuario]/AppData/Roaming/Adobe/Adobe PDF/Settings o (Mac OS) Users/[nombre de usuario]/Library/Application Support/Adobe/Adobe PDF/Settings.

Nota:

Revise la configuración de PDF periódicamente. Los ajustes no se convierten automáticamente en ajustes predeterminados. Las aplicaciones y utilidades que crean los archivos PDF utilizan el último conjunto de valores de PDF definido o seleccionado.

Impresión de alta calidad

Crea archivos PDF de calidad profesional para impresoras de escritorio y dispositivos de corrección de pruebas. Este ajuste preestablecido usa PDF 1.4, disminuye la resolución de las imágenes en color y escala de grises a 300 ppp y la de las imágenes monocromas a 1.200 ppp, incrusta subconjuntos de todas las fuentes, deja intacto el color y no acopla transparencias (en el caso de tipos de archivo que admitan transparencias). Estos archivos PDF se pueden abrir en Acrobat 5.0 y Acrobat Reader 5.0 y posterior. En InDesign, este ajuste preestablecido también crea PDF con etiquetas.

Predeterminado de Illustrator (solo para Illustrator)

Crea un PDF en el que se mantienen todos los datos de Illustrator. Los PDF que se crean con este ajuste preestablecido se pueden volver a abrir en Illustrator sin perder ningún dato.

Páginas grandes (sólo para Acrobat)

Crea archivos PDF apropiados para visualizar e imprimir dibujos de ingeniería de más de 508 x 508 cm (200 x 200 pulgadas). Estos archivos PDF se pueden abrir en Acrobat y Reader 7.0 y posteriores.

PDF/A-1b: 2005 (CMYK y RGB) (solo para Acrobat)

Se usa para la conservación a largo plazo (archivado) de documentos electrónicos. PDF/A-1b usa PDF 1.4 y convierte todos los colores a CMYK o RGB, según el estándar elegido. Estos archivos PDF se pueden abrir en Acrobat y Reader versiones 5.0 y posteriores.

PDF/X-1a (2001 y 2003)

PDF/X-1a necesita que se incrusten todas las fuentes, que se especifiquen las marcas y sangrados apropiados y que el color aparezca como CMYK, tintas planas o ambos. Los archivos compatibles deben contener información que describa las condiciones de impresión para los que han sido preparados. Los archivos PDF creados con compatibilidad con PDF/X-1a pueden abrirse en Acrobat 4.0, Acrobat Reader 4.0 y posterior.

PDF/X-1a usa PDF 1.3, disminuye la resolución de las imágenes en color y escala de grises a 300 ppp y la de las imágenes monocromas a 1.200 ppp, incrusta subconjuntos de todas las fuentes, crea archivos PDF sin etiquetas y acopla transparencias con el ajuste de alta resolución.

Nota: los ajustes preestablecidos PDF/X1‑a:2003 y PDF/X‑3 (2003) se incluyen en el equipo durante la instalación, pero no están disponibles hasta que los traslade de la carpeta Extras a la carpeta Settings.

PDF/X-3

Este ajuste preestablecido crea un PDF basado en la norma ISO PDF/X-3:2002. El archivo PDF creado en esta configuración puede abrirse en Acrobat 4.0 y Acrobat Reader 4.0 o versiones posteriores.

PDF/X-4 (2008)

Este ajuste preestablecido de creación de archivos ISO PDF/X-4:2008 admite transparencia interactiva (la transparencia no se acopla) y gestión de color ICC. Los archivos PDF exportados con este ajuste preestablecido tienen el formato PDF 1.4 y PDF 1.6 para CS5.5 o posterior. Se reduce la resolución de las imágenes y se comprimen, y las fuentes se incrustan de la misma forma que con los ajustes PDF/X-1a y PDF/X-3. Puede crear archivos compatibles con PDF/X-4:2008 directamente desde los componentes de Creative Suite 4 y 5, incluidos Illustrator, InDesign y Photoshop. Acrobat 9 Pro da facilidades para validar y comprobar de forma preliminar archivos PDF para que sean compatibles con PDF/X-4:2008, así como para convertir archivos que no sean PDF/X a PDF/X-4:2008 si es posible.

Adobe recomienda PDF/X-4:2008 como el formato de archivo PDF óptimo para flujos de publicación impresa de PDF fiables.

Calidad de impresión

Crea archivos PDF para impresión de alta calidad (por ejemplo, impresión digital o separaciones para una fotocomponedora o platesetter), pero no crea archivos compatibles con PDF/X. En este caso, la calidad del contenido es lo más importante. El objetivo es mantener en un archivo PDF toda la información que una impresora comercial o un proveedor de servicios de impresión requiere para imprimir el documento correctamente. Este conjunto de opciones utiliza PDF 1.4, convierte colores a CMYK, disminuye la resolución de las imágenes en color y en escala de grises a 300 ppp y la de las imágenes monocromas a 1200 ppp, incrusta subconjuntos de todas las fuentes y conserva las transparencias (para los tipos de archivo que las admitan).

Estos archivos PDF se pueden abrir en Acrobat 5.0 y Acrobat Reader 5.0 y posterior.

Nota: antes de crear un archivo Adobe PDF para enviarlo a una imprenta comercial o a un proveedor de servicios de impresión, infórmese de cuál debe ser la resolución de salida y demás ajustes o pida un archivo .joboptions con los ajustes recomendados. Puede que tenga que personalizar la configuración de Adobe PDF para un proveedor determinado y, a continuación, proporcionar un archivo .joboptions para su propio uso.

Tamaño de archivo más pequeño

Crea archivos PDF para su visualización en Internet o una intranet o bien para la distribución por correo electrónico. Este conjunto de opciones utiliza compresión, disminución de resolución y una resolución de imagen relativamente baja. Convierte todos los colores a sRGB e incrusta las fuentes. Además optimiza archivos para “byte serving” o descarga de una sola página cada vez. Para obtener mejores resultados, evite utilizar este ajuste preestablecido si quiere imprimir el archivo PDF.

Estos archivos PDF se pueden abrir en Acrobat 5.0 y Acrobat Reader 5.0 y posterior.

Anuncios para revistas 2006 (Japón)

Este ajuste preestablecido crea un PDF basado en las reglas de creación diseñadas por el comité Digital Data Delivery.

Estándar (solo para Acrobat)

Crea archivos PDF que se imprimen en impresoras de escritorio o copiadoras digitales, se publican en un CD o se envían a un cliente como prueba de publicación. Este conjunto de opciones utiliza compresión y disminución de la resolución para mantener reducido el tamaño del archivo, pero también incrusta subconjuntos de todas las fuentes (si se permite) utilizadas en el archivo, convierte todos los colores a sRGB e imprime con una resolución media. Tenga en cuenta que los subconjuntos de fuentes de Windows no se incrustan de forma predeterminada. Los archivos PDF creados con este archivo de ajustes pueden abrirse en Acrobat 6.0, Acrobat Reader 6.0 y versiones posteriores.

Personalización de los ajustes preestablecidos de Adobe PDF

Aunque los valores de PDF predeterminados se basan en procedimientos óptimos, puede que detecte que el flujo de trabajo, o quizás el flujo de trabajo de la impresora, requiere una configuración de PDF especializada que no está disponible a través de ninguno de los valores integrados. Si es así, usted o su proveedor de servicios pueden crear ajustes personalizados. Los valores de Adobe PDF se guardan como archivos .joboptions.

  1. Elija Archivo > Valores de Adobe PDF > Definir.
  2. Lleve a cabo una de las siguientes acciones:
    • Para crear un nuevo valor, haga clic en Nuevo. Si desea basar el nuevo valor en un valor existente, seleccione primero el valor. Defina las opciones de PDF y haga clic en OK. (Consulte Ajustes preestablecidos de Adobe PDF).
    • Para editar un valor personalizado existente, seleccione el valor y haga clic en Editar. (Los valores predeterminados no se pueden editar). Defina las opciones de PDF y haga clic en OK.
    • Para eliminar un valor, selecciónelo y haga clic en Eliminar.
    • Para guardar un valor en una ubicación distinta de la carpeta predeterminada Settings de la carpeta Adobe PDF, selecciónelo y haga clic en Guardar como. Especifique una ubicación y haga clic en Guardar.

También puede crear un valor personalizado cuando guarde un archivo PDF haciendo clic en Guardar valor en la parte inferior del cuadro de diálogo Exportar Adobe PDF. Escriba un nombre para el valor y haga clic en OK.

Carga de ajustes preestablecidos de Adobe PDF

Los nuevos valores PDF (archivos .joboptions) que cree se almacenan en la carpeta Settings en las siguientes ubicaciones:

Windows XP

Documents and Settings\[nombre de usuario]\Application Data\Adobe\Adobe PDF

Windows Vista y Windows 7

Users\[nombre de usuario]\AppData\Roaming\Adobe\Adobe PDF

Mac OS

User/[nombre de usuario]/Library/Application Support/Adobe/Adobe PDF

Estos valores aparecerán automáticamente en el menú Valores de Adobe PDF.

Los valores adicionales de PDF de InDesign se instalan en la carpeta Adobe PDF\Extras del sistema. Use la utilidad de búsqueda del sistema para localizar archivos .joboptions adicionales. También puede recibir valores de PDF personalizados procedentes de proveedores de servicios y colegas. Si desea que estos valores aparezcan en la lista del menú Valores de Adobe PDF, tendrá que moverlos a la carpeta Settings de manera manual o mediante el comando Cargar.

Carga de valores de Adobe PDF

El comando Cargar resulta de gran utilidad si desea cargar valores de PDF que otra persona le ha enviado o si quiere cargar valores de PDF procedentes de InDesign CS2.

  1. Elija Archivo > Valores de Adobe PDF > Definir.
  2. Haga clic en Cargar y seleccione el archivo .joboptions que desee cargar.

El archivo .joboptions se copia en la carpeta Settings en la que se almacenan los valores nuevos de PDF.

Nota:

Para que un archivo .joboptions esté disponible en el menú Valores de Adobe PDF, también puede arrastrarlo a la carpeta Settings desde el lugar en el que tenga almacenados sus valores de PDF.

Conversión de valores de PDF de InDesign CS

InDesign CS y anteriores exportan valores PDF con extensiones .pdf, mientras que InDesign CS2 y posteriores exportan valores PDF con extensiones .joboptions. La importación de un archivo PDFS lo convierte en un archivo .joboptions y anula la configuración según sea necesario. Por ejemplo, si se ha seleccionado Monitor RGB como perfil de destino en el área Salida de InDesign CS, se cambia automáticamente a RGB de documento en InDesign CS4.

  1. Elija Archivo > Valores de Adobe PDF > Definir.
  2. Haga clic en Cargar.
  3. Elija Archivos de configuración de PDF de versión anterior (.pdfs) en el menú Archivos de tipo (Windows) o Todos los archivos en el menú Activar (Macintosh).
  4. Haga doble clic en el archivo que desee convertir.

El archivo se selecciona en la lista de valores de Adobe PDF.

Panel Tareas en segundo plano

Gracias a la funcionalidad para exportar archivos PDF en segundo plano, puede seguir trabajando en el documento en lugar de esperar hasta que InDesign complete la exportación. También puede dejar en segundo plano varios procesos de exportación a PDF. Consulte cómo avanza la exportación en el panel Tareas en segundo plano.

  1. Exporte uno o varios documentos a Adobe PDF.

  2. Para ver el progreso, elija Ventana > Utilidades > Tareas en segundo plano.

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