Yritystilin käyttöönotto


Tervetuloa käyttämään Adobe Acrobat Signia!

Ennen kuin aloitat Adobe Acrobat Sign -tilisi käytön, suosittelemme tekemään tiettyjä toimia tilisi käyttöönottoon ja yrityksesi tarpeisiin mukauttamiseen. Tämä artikkeli sisältää yleiskatsauksen brändäyksen, tietoturva-asetusten, käyttäjien ja mallien keskeisiin ominaisuuksiin.

Pidä mielessä, että käyttöösi on tarjolla myös lukuisia muita toimintoja ja asetuksia, joita ei käsitellä tässä oppaassa. Yleinen haku on erinomainen tapa saada tietoa monista Acrobat Signin asetuksista.

Ota hyvä asento ja kirjaudu sisään; pian pääset vauhtiin sähköisten allekirjoitusten kanssa!

Tilin määrittäminen

Tässä osassa käydään läpi tilin ensimääritykseen liittyvät ehdotetut toimet.

Ulkoinen arkisto

Samalla tavalla kuin tietokone tai puhelin kannattaa varmuuskopioida myös allekirjoitetuista sopimuksista kannattaa säilyttää kopiot. Sopimuksia ei tarvitse ladata Hallinta-sivulta yksi kerrallaan, vaan Ulkoinen arkisto pystyy lähettämään allekirjoitetuista sopimuksista kopion vaihtoehtoiseen sähköpostiosoitteeseen, Evernote-tilille tai Box-tilille.


Ulkoisen arkiston määrittäminen

Hallinnoijat voivat määrittää Adobe Acrobat Signin Ulkoinen arkisto -toiminnon automaattisesti lähettämään kopion allekirjoitetusta ja arkistoidusta sähköpostista toiseen sähköpostiosoitteeseen kunkin onnistuneesti valmistuneen sopimuksen kohdalla. Automaattinen kopio sisältää aina allekirjoitetun PDF-sopimuksen, PDF-auditointiraportin ja CSV-kenttätiedot (jos olemassa) riippumatta niistä tilin/ryhmän asetuksista, jotka säätelevät näiden asiakirjojen liittämistä.

Ulkoinen arkisto voidaan määrittää tili- ja ryhmätasolla, jolloin ryhmätason asetukset ohittavat tilin asetukset. Useiden ryhmien käyttäjät -ominaisuutta hyödyntävät tilit voivat käyttää tehokkaasti ryhmätason määritystä, kun ryhmiä käytetään tiettyjen asiakirjatyönkulkujen määrittämiseen. (Esimerkiksi oikeudellinen ryhmä voi sisällyttää oikeudellisen osastonsa kaikkiin valmistuneisiin sopimuksiin ja poistaa minkä tahansa yleisen arkiston tilitasolla määritettävän osoitteen.)

Arkiston määrittämiseksi riittää, että syötetään kelvollinen sähköpostiosoite Lähetä ylimääräinen kopio jokaisesta allekirjoitetusta sopimuksesta -kenttään Globaaliasetukset -välilehdellä järjestelmänvalvojan valikossa. Mikä tahansa osoite käy, kuten sellaiset kolmannen osapuolen sovellukset, jotka hyväksyvät saapuvan sähköpostin. 

Ulkoinen arkisto -välilehdellä on ohjeet, mistä Box- ja Evernote-sovelluksia varten löytyy se saapuvan sähköpostin osoite, jota voidaan käyttää sopimusten lähettämiseksi näihin sovelluksiin.

Huomautus:

Yksittäiskäyttäjätason tileillä ei ole pääsyä Globaaliasetukset -välilehdelle. Yksityiskäyttäjä-palvelutasossa Lähetä jokaisesta sopimuksesta ylimääräinen kopio -kenttä löytyy Ulkoinen arkisto -sivulta.

Sähköpostin lisääminen ulkoisen arkiston käyttöliittymään

  1. Kirjaudu sisään hallinnoijana ja siirry kohtaan Tiliasetukset > Globaaliasetukset > Lähetä seuraavaan sähköpostiosoitteeseen ylimääräinen kopio jokaisesta allekirjoitetusta sopimuksesta

  2. Valitse Lisää sähköpostiosoite -painike.

    Siirry ulkoisen arkiston ohjaimiin

    Yksittäiskäyttäjä-tilin omaavien käyttäjien on siirryttävä Ulkoinen arkisto -välilehdelle:

    Siirry ulkoisen arkiston ohjaimiin yksittäisille käyttäjätileille

  3. Arkiston sähköpostiosoitteen hyväksymiseksi avautuu peittokuva.

    Kirjoita sähköpostiosoite kahdesti (varmistaaksesi, että arvo on oikea).

    Tallenna sähköpostiosoite.

    Hyväksy pyyntö

    Huomautus:

    Jos arkistosähköpostiosoitteen toimialue on tilille uusi, käyttäjää pyydetään varmistamaan, että arkistosähköpostiosoite on oikein.

    Varmista, että arkistosähköpostisi on oikein. Et halua automaattisesti lähettää kopiota jokaisesta sopimuksesta väärälle henkilölle.

    Kirjoita arkistosähköposti osoite

  4. Napsauta Tallenna.

  5. Sähköpostiosoite tallennetaan sähköpostikenttään erillisenä objektina.

    • Osoitteita voidaan tallentaa enintään 15 kappaletta.
    • Napsauta sähköpostiosoitteen oikealla puolella olevaa X-merkkiä poistaaksesi sähköpostiosoitteen kentästä.

    Lisää kaikki sähköpostiosoitteet, joiden haluat saavan allekirjoitetun sopimusdokumentaation automaattisesti.

    Määritetty arkistosähköposti

  6. Lisättyäsi kaikki sähköpostit napsauta ikkunan oikeassa alakulmassa Tallenna, niin määritys tallennetaan.

    Tallenna määritys


Tilisi brändääminen

Yrityksesi brändin käyttäminen on erinomainen tapa mukauttaa Acrobat Sign tilisi käyttäjille ja ulkoisille allekirjoittajille.

Yrityksen nimi ja URL-isäntänimi

Yrityksen nimi -arvo ja URL:n Isäntänimi ovat tilin laajuisia arvoja, eikä niitä voi ohittaa ryhmätasolla.

Kirjaudu sisään tilitason ylläpitäjänä ja siirry kohtaan Tilin asetukset > Tilin asetusten määritys

Yrityksen nimi

Tähän kenttään syöttämäsi arvo täytetään automaattisesti uusien käyttäjien Yrityksen nimi -kenttään, kun heidät luodaan tiliin.

Siirry Tilin asetusten määritys -välilehden Yrityksen nimi -ohjaimiin

Acrobat Sign antaa käyttäjien määrittää omat henkilökohtaiset asetuksensa, ja tämä koskee myös yksittäisten käyttäjien Yrityksen nimi -arvoa.

Jos haluat päivittää Yrityksen nimi -arvon tilisi kaikkien käyttäjien profiilissa, toimi seuraavasti:

  • Valitse Määritä yrityksen nimi kaikille tilin käyttäjille -valintaruutu.
  • Valitse Tallenna.

Kaikissa käyttäjäprofiileissa käytetään Yrityksen nimi-kentän arvoa käyttäjäprofiilien Yritys-arvona.

Yrityksen nimen asettaminen käyttäjälle tämän profiilissa

Huomautus:

Aseta yrityksen nimi kaikille tilin käyttäjille -valintaruudun valitseminen suorittaa kertaluontoisen korvaustoiminnon kaikille tilisi käyttäjille.

Kun sivu tallennetaan, kaikki käyttäjät päivitetään ja valintamerkki poistetaan, jotta toiminto voidaan suorittaa tarvittaessa uudelleen (koska käyttäjillä on edelleen valtuudet muuttaa Yrityksen nimi -arvoja).

Isäntänimi

Jos muutat tilisi isäntänimen, myös käyttäjien URL-kirjautumisosoite ja allekirjoittajille tarkoitettujen sopimusten ylläpitoon käytetty URL-osoite muuttuvat.

Siirry Isäntänimen ohjaimiin

Tuloksena on isäntänimeesi perustuva mukautettu URL-osoite.

Isäntänimi URL-osoitteessa

Logon lataaminen

Tili- tai ryhmätason järjestelmänvalvojat voivat ladata kuvan, joka näytetään oletusarvoisen Adobe Acrobat Sign -logon sijaan. Ladattu kuva näkyy näytön vasemmassa yläkulmassa kaikille tilin käyttäjille, kun he kirjautuvat sisään.

Huomautus:

Jos sinulla on ongelmia saada kuvaa näkymään oikein, varmista, että käyttämäsi kuva on täsmälleen 60 kuvapistettä korkea ja enintään 200 kuvapistettä leveä.

Lataa alla oleva malli, jonka avulla voit tehdä logosta oikean kokoisen.

Lataa

  1. Siirry tilin ylläpitäjän roolissa kohtaan Tilin asetukset > Tilin asetusten määritys.

    Navigointi Tilin asetusten määritys

  2. Valitse Lähetä logo ja etsi logotiedosto, jota haluat käyttää.

  3. Tallenna kokoonpano.

    Näyttöön tulee onnistumisviesti, kun logotiedosto on lähetetty.

    Logon latauspainike

    Päivitä selaimesi.

    Logo näkyy nyt kaikille käyttäjille.

    Päivitetty logo käyttöliittymässä

Huomautus:

Mukautetut sähköpostimallit ovat käytettävissä Enterprise-palvelutasolla.

Voit lisätä ylä- ja alaviitteen tai muokata olemassa olevaa ylä- ja alaviitettä seuraavasti:

Valitse Tilin asetukset > Sähköpostiasetukset.

Vain tekstiä sisältävä yleinen alatunniste

Tekstin yläosassa on vain tekstiä sisältävä alatunniste. Tämä alatunniste voidaan määrittää tili- tai ryhmätasolla.

Tekstin alatunniste

 

Tämä teksti näytetään sivun alaviitteen kuvan ja sopimuksen viestisisällön alla.

Sähköpostin yleinen tekstialatunniste

Käyttäjätason alatunnisteet (allekirjoitustiedostot)

Jos valitset valintaruudun Salli käyttäjille henkilökohtaiset alatunnisteet, annat käyttäjien lisätä halutessaan oman yksilöllisen alatunnisteensa samaan tapaan kuin sähköpostin allekirjoitustiedostoja käytettäessä.

 

Tämä käyttäjien alatunniste on lisäys yleiseen alatunnisteeseen ja mahdollisesti käytettäviin kuva-alatunnisteisiin.

Käyttäjät voivat määrittää omat alatunnisteensa

  • siirtymällä hiirellä näytön oikeassa yläkulmassa olevan käyttäjänimen päälle, avaamalla valikon ja valitsemalla Oma profiili
    • Sivu päivitetään, ja näyttöön tulee käyttäjävalikko, jossa Henkilökohtaiset valinnat on jo laajennettuna.
  • avaamalla sivun valitsemalla Sähköpostini alatunniste.
Huomautus:

Tämä asetus on käytettävissä vasta sen jälkeen, kun tilin ylläpitäjä on ottanut sen käyttöön.

Tekstin alatunniste

Käyttäjien alatunniste lisätään alaviitteen kuvan ja yleisen tekstialaviitteen väliin:

Käyttäjän tekstimuotoinen alatunniste sähköpostiviestissä

Sähköpostin ylä- ja alatunnistekuvien lataaminen palvelimelle

Yritys- ja suuryritystason palvelusopimusten käyttäjät voivat edelleen räätälöidä ja brändätä tiliään liittämällä kuvia sähköpostien ylä- ja alatunnisteeseen. Nämä kuvat näkyvät vastaanottajille lähetettävissä sähköpostiviesteissä.

Tilitasolla asennetut sähköpostikuvat periytyvät tilin kaikille ryhmille. Sähköpostikuvan asentaminen ryhmätasolla ohittaa tilitasolla asennetun kuvan.

Huomautus:

Sähköpostin ylä- ja alatunnistekuvat ovat käytettävissä vain yritys- ja konsernitason tileillä.

Jos sinulla on ongelmia saada kuva näkymään oikein, varmista, että kuva on tasan 600 pikselin levyinen ja enintään 200 pikselin korkuinen. Varmista myös, että kuva on JPG-, GIF- tai PNG-muodossa.

Lataa alla oleva malli, jonka avulla voit tehdä logosta oikean kokoisen.

Lataa

  1. Kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä ja valitse Tilin asetukset > Sähköpostin asetukset

    Siirry sähköpostiasetuksiin

  2. Napsauta Selaa, niin voit etsiä ja valita kuvan.

    Etsi kuva selaamalla

    Jos haluat poistaa kuvan, valitse Tyhjää-painike.

    Tyhjennä kuva

  3. Tallenna palvelimelle ladatut kuvat.

    Tallenna kuvakokoonpano

Ladattu ylätunnisteen kuva näkyy niiden sähköpostimallien yläosassa, jotka Acrobat Sign lähettää vastaanottajille. Alatunnisteen kuva on aivan alaosassa.

Lue ja allekirjoita sähköpostiviesti – täysin brändätty


Suojausasetukset

Tilien, käyttäjien ja dokumenttien tietoturva saavat Acrobat Signissa etusijan. Siksi tarjoamme tilitasolla useita tietoturvavaihtoehtoja. Voit perehtyä tässä osiossa käsiteltäviin asetuksiin ja päättää, mitkä niistä sopivat parhaiten omaan käyttöösi.

Jos yrityksesi käyttää organisaation ulkopuolista kirjautumisratkaisua, Acrobat Sign tarjoaa käyttäjien todennukseen SAML 2 -vaihtoehdon.

SAML:n määrittäminen edellyttää, että varaat toimialuenimet.

Löydät Acrobat Signin SAML-asetukset kohdasta: Tili > Tilin asetukset > SAML-asetukset

Siirry kohtaan SAML-asetukset

Acrobat Sign -sovellukseen todentamiseen on olemassa useita asetuksia, joten voit määrittää tieturvaehdot yrityksesi käyttöoikeuskäytäntöihin.

Voit määrittää käyttöoikeuksien suojausasetukset siirtymällä kohtaan: Tili > Tilin asetukset > Suojausasetukset

Siirry Suojausasetukset-kohtaan

Kertakirjausasetukset

Voit määrittää, että sallitaanko tilisi käyttäjille kirjautuminen Acrobat Signiin muiden palveluiden kautta todentamalla. Jompikumpi (tai molemmat) näistä asetuksista suositellaan poistamaan käytöstä, kun niitä ei tarvita. Näin sisäänkirjautumisprosessia voidaan yksinkertaistaa käyttäjille.

Kertakirjausasetukset

Muista minut -asetukset

Aseta tämä valinta käyttöön, jos haluat käyttää Acrobat Signin todennuksessa Muista minut -asetusta. Tämän asetuksen myötä palvelun todennus pidetään muistissa (paikallisessa järjestelmässä) valitun ajanjakson ajan.

Muista minut -asetukset

Kirjautumisen salasanan käytäntö

Kirjautumisen salasanan käytäntö -toiminnon asetukset määrittävät, onko käyttäjien vaihdettava salasanansa, kun on kulunut tietty määrä kuukausia, voidaanko aikaisempaa salasanaa käyttää uutena salasanana, ja kuinka monta yritystä voidaan tehdä ennen käyttäjätunnuksen lukitsemista.

Kirjautumisen salasanan käytäntö

Kirjautumisen salasanan vahvuus

Tällä asetuksella voit säätää tilisi käyttäjien asettaman kirjautumissalasanan vahvuutta tai vaikeustasoa.

Kirjautumisen salasanan vahvuus

Sallitut IP-alueet

Tämä asetus sallii todennuksen Acrobat Sign -sovellukseen ainoastaan, kun pyyntö tulee määritetystä IP-osoitteesta.

Sallitut IP-alueet

Allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistus

Tämä asetus edellyttää, että käyttäjät kirjautuvat Acrobat Signiin ennen kuin he voivat allekirjoittaa dokumentteja. Tällä varmistetaan, että allekirjoitusta antava henkilö on tarkoitettu käyttäjä tai joku, jolla on käyttäjän todennustiedot.

Allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistus

Tässä osassa käsitellään suojausasetuksia, joita sovelletaan, kun sopimus käy läpi allekirjoitusprosessia. Löydät nämä asetukset siirtymällä kohtaan Tili > Tilin asetukset > Suojausasetukset.

Siirry tapahtumien suojausasetuksiin

PDF-salaustyyppi

Tämä asetus määrittää, minkä tyyppistä salausta käytetään Acrobat Signin kautta lähetetyssä dokumentissa. Tällä salauksella varmistetaan, että dokumentin voi avata, mutta sitä ei voi muokata. Jokainen salauksen versio on yhteensopiva Acrobatin eri versioiden kanssa. Suositeltu vaihtoehto on 128-bittinen AES, joka takaa, että dokumentti voidaan avata useimmissa järjestelmissä.

PDF-salaustyyppi

Sopimuksen allekirjoitussalasana

Tämä asetus koskee vastaanottajien Salasanan todennus -toimintoa, jolla hallitaan dokumentin käyttöä allekirjoituskierroksen aikana. (Määritetty Lähetä-sivulla sopimusta ensimmäisen kerran lähetettäessä.)

Asetus määrittää, kuinka monta kertaa vastaanottaja voi yrittää oikean salasanan antamista. Kun tämä rajoitus on saavutettu, sopimus peruutetaan lopullisesti.

Sopimuksen allekirjoitussalasana

Dokumentin salasanan vahvuus

Tätä asetusta sovelletaan sopimusten allekirjoitussalasanoihin, sopimusten PDF-salaukseen ja tunnistetietoraportin salaukseen.

Toiminnolla voit säätää käyttäjältä pyydetyn salasanan vahvuutta tai vaikeustasoa.

Dokumentin salasanan vahvuus

Varoitus:

Tässä asetuksessa määritetty salasana upotetaan PDF-tiedostoon, eikä sitä tallenneta Acrobat Sign -järjestelmään. Jos salasana katoaa, sitä ei voi palauttaa.


Tietoon perustuvan todennuksen vaikeustaso

Tämä asetus hallitsee Lähetä-sivun vastaanottajien Knowledge Based Authentication (KBA) -asetusta.

Tämä rajoitus määrittää, kuinka monella yrityskerralla allekirjoittajan on läpäistävä KBA-todennus, jotta hän voi käyttää dokumenttia. Kun rajoitus on saavutettu, sopimus peruutetaan. Täällä määritetään myös KBA-todennuksen vaikeustaso.

  • Oletus – Allekirjoittajalle esitetään kolme kysymystä, joihin hänen on vastattava oikein. Jos hän vastaa oikein vain kahteen kysymykseen, hänen on vastattava kahteen uuteen kysymykseen oikein.
  • Vaikea – Allekirjoittajalle esitetään neljä kysymystä, joihin hänen on vastattava oikein. Jos hän vastaa oikein vain kolmeen kysymykseen, hänen on vastattava kahteen uuteen kysymykseen oikein.

KBA-todennus edellyttää sosiaaliturvatunnusta, ja se on vain yhdysvaltalaisten vastaanottajien käytettävissä.

KBA-todennuksen vaikeustaso

Näitä asetuksia sovelletaan sellaisten PDF-muotoisten sopimusten suojaukseen, joiden allekirjoituskierros on jo päättynyt ja jotka ovat kokonaan valmiina.

Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus

Voit etsiä tämän asetuksen siirtymällä kohtaan Tili > Tilin asetukset > Lähetysasetukset.

Tämä asetus antaa lähettäjille mahdollisuuden asettaa salasana, velvoittaa heidät antamaan salasana tai estää heitä antamasta salasanaa allekirjoitetulle dokumentille. (Tämä ei ole sama asia kuin valinnainen salasana, jolla sopimusta voidaan käyttää allekirjoitusprosessin aikana.)

Jos lähettäjälle sallitaan salasanan antaminen tai hänet velvoitetaan antamaan se, lähettäjän on annettava salasana ja ilmoitettava se kaikille osapuolille, joiden on tarkistettava allekirjoitetut dokumentit. 

Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus

Varoitus:

Tämä salasana upotetaan PDF-tiedostoon, eikä se näy missään Acrobat Sign -järjestelmässä. Jos päätät lukita allekirjoitetun dokumentin käytön salasanalla, varmista että sinulla on menetelmä tällaisten salasanojen käsittelyyn ja palauttamiseen tarpeen mukaan.

Voit ottaa käyttöön asetuksen, jolla käyttäjätunnus voi jakaa käyttäjätilinsä sisällön toisen käyttäjätunnuksen kanssa, tai poistaa tämän asetuksen käytöstä.

Voit etsiä tämän asetuksen siirtymällä kohtaan Tili > Tilin asetukset > Suojausasetukset.

Tilin jakaminen antaa käyttäjälle mahdollisuuden tarkastella (ja vain tarkastella) toisen käyttäjän kaikkia sopimussisältöjä. Toiminto sopii erinomaisesti esimiehille, joiden on tarkistettava suorien raporttiensa tila. 

Kaikki luodut jaot ovat yksisuuntaisia, mitään oletettua vastakkaisen suuntaista jakoa ei ole.

Jos tilin jakaminen on otettu käyttöön, suositeltu asetus on antaa käyttäjän pyytää lupa toisen käyttäjän tilin tarkasteluun.

Tilin jakamisen asetukset

Edistyksellinen tilin jakaminen (vain Enterprise-palvelutaso)

Jos Enterprise-tason asiakkaat tarvitsevat ”käytännönläheisempää” jakamista, joka mahdollistaa sopimusten ja kirjastomallien suoran käsittelyn, tekninen tuki voi ottaa edistyksellisen jakamisen käyttöön.

Edistyksellinen jakaminen on yksisuuntainen toiminto. Kun se on otettu käyttöön, se muuttaa jaettujen objektien välistä suhdetta niin, että toimintoa ei voi kumota. Suosittelemme tästä syystä, että jos koet edistyksellisen jakamisen organisaatiollesi tärkeäksi, otat yhteyttä Success Manageriisi ja pyydät häntä luomaan sinulle kokeilutilin. Sen avulla voit testata toimintoa ja varmistaa, että pystyt hoitamaan sillä kaikki haluamasi asiat.

Sopimukseen liittyvät asetukset

Tämän osan asetukset määrittävät, mitä toimintoja käyttäjällä on käytettävissään, kun hän määrittää sopimusta, ja mitkä näiden toimintojen oletusarvot ovat.

Yleisesti ottaen on suositeltavaa vähentää lähettäjän valittavissa tai määritettävissä olevien vaihtoehtojen määrää. Määritä mahdollisuuksien mukaan vahva oletusarvo ja poista mahdollisuus muokata kyseistä arvoa.

Tämä luku jaetaan osiin sen mukaan, mikä niiden vaikutus on tapahtumaan.

Löydät kaikki nämä asetukset siirtymällä kohtaan Tili > Tilin asetukset > Lähetysasetukset.

Huomautus:

Kaikki nämä asetukset voidaan määrittää ryhmätasolla, jotta jokainen liiketoimintayksikkö voi mukauttaa lähetys- ja allekirjoituskokemuksen tarpeidensa mukaan.

Määritä vastaanottajat

”Vastaanottajat” on termi, jolla viitataan kaikkiin allekirjoituskierrokselle osallistuviin käyttäjätunnuksiin heille määritettyihin rooleihin katsomatta. Seuraavat asetukset määrittävät, minkä tyyppisiä rooleja kyseisillä vastaanottajilla voi olla, ja minkä tasoista tunnistetietojen todennusta haluat käyttää.

Palvelutasostasi riippuen voit käyttää tiettyjä ”rooleja”, jotka määrittävät, minkä tyyppisiä toimintoja vastaanottajat voivat suorittaa sopimukseen liittyen.  Lisätietoja roolien oikeuksista löytyy tietokannasta.

On suositeltavaa, että otat käyttöön vain sellaiset roolit, joita tiedät tarvitsevasi lähettäjien käyttökokemuksen parantamiseen.

Sallitut vastaanottajaroolit

Vastaanottajaryhmät toimivat yhtenä allekirjoittajana, mutta kyseinen allekirjoittaja muodostuu yksittäisten ihmisten ryhmästä.  Kaikille ryhmän jäsenille ilmoitetaan samaan aikaan, ja kun joku ryhmän jäsenistä on lisännyt allekirjoituksensa, sopimus siirretään seuraavalle allekirjoittajalle.

Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat määrittää ryhmän allekirjoittajia yhtä allekirjoitustapahtumaa varten.

Vastaanottajaryhmien asetukset

Henkilötietojen todennusmenetelmät

Tällä asetuksella voit ottaa käyttöön erilaisia allekirjoittajien todennusmenetelmiä käyttäjiä varten. Nämä menetelmät määritetään Lähetä-sivulla osana vastaanottajan tietuetta.

On suositeltavaa, että otat käyttöön vain sisäisen käytäntösi edellyttämät vahvistusmenetelmät.

  • Allekirjoitussalasana – Edellyttää, että allekirjoittaja antaa ennalta määritetyn salasanan dokumentin allekirjoittamista varten. Salasana on välitettävä allekirjoittajalle tapahtumasta erillään. Jos salasana katoaa tai se unohtuu, sitä ei voi palauttaa.
  • Tietoon perustuva todennus (KBA) – Edellyttää allekirjoittajaa antamaan sosiaaliturvatunnuksensa ja vastaamaan kolmannen osapuolen palveluntarjoajan muodostamiin satunnaisiin tunnistamiskysymyksiin.
  • Puhelin (tekstiviesti) – Edellyttää, että lähettäjä antaa puhelinnumeron vastaanottajaa varten. Vastaanottaja saa sitten 8-numeroisen koodin, jolla hän voi suorittaa todennuksen.
    • Tuen yhteyshenkilö – Anna oma arvosi, jonka haluat lisätä Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä xxxxx -viestiin. esim. tuen sähköpostiosoite, puhelinnumero tai URL-osoite
  • Acrobat Sign -todennus – Sallii vastaanottajien suorittaa todennus omia Acrobat Sign -todennustietojaan käyttäen. Sopii erityisesti sisäisille allekirjoittajille
  • Henkilöllisyystodistukseen perustuva todennus – Sallii viranomaisen myöntämän asiakirjan (henkilökortin, ajokortin tai passin) käytön todennusta varten.
Todennusmenetelmät

Varoitus:

KBA-todennus ja puhelintodennus ovat mitattuja todennustapoja, joista peritään lisämaksu.  On suositeltavaa, että otat käyttöön vain sellaisia todennusmenetelmiä, joita tulet todennäköisesti käyttämään.

Käytä oletusarvoisesti seuraavaa menetelmää

Tämä asetus määrittää ulkoisten vastaanottajien oletusarvoisen todennusmenetelmän. Avattavasta luettelosta voi valita vain sellaisia vaihtoehtoja, jotka on otettu käyttöön.

Lähettäjän asetukset

Tämä asetus antaa lähettäjän muuttaa määritettyä oletustodennusmenetelmää tai estää tämän. Ota tämä asetus käyttöön vain silloin, jos tiedossa on tilanteita, joissa lähettäjän on nostettava vahvistusprosessin tasoa oletusarvoon nähden.


Sisäisen vastaanottajan henkilöllisyyden todennus

Tämän asetuksen ollessa käytössä lähettäjät voivat määrittää toisen todennusmenetelmän, kun sopimuksen vastaanottajiin kuuluu Acrobat Sign -tililläsi olevia käyttäjiä.

Yleisenä suosituksena on jättää sisäisille allekirjoituksille käyttöön sähköpostivahvistus. Tällöin todennuksesta on vähemmän vaivaa työntekijöillesi, jotka voivat joutua antamaan allekirjoituksensa lukuisiin sopimuksiin päivittäin. Ottamalla käyttöön myös Allekirjoittajan henkilöllisyyden vahvistus -toiminnon (tietoturva-asetuksissa) saat käyttöön passiivisen salasanavahvistuksen ilman, että allekirjoittajan tarvitsee suorittaa todennusta erikseen useaan otteeseen.

Sisäisen vastaanottajan todennusmenetelmät

Viestimallien määrittäminen (vain business- ja enterprise-palvelutasot)

Kun otat Viestimallit-toiminnon tililläsi käyttöön, käyttäjä voi valita jonkin esimäärittämäsi sähköpostiviestin. Tällä voidaan varmistaa, että allekirjoittajat saavat oikean viestin ja tiedot.

Voit ottaa viestimallit käyttöön siirtymällä kohtaan Tili > Tilin asetukset > Viestimallit.

Siirry Viestimallit-kohtaan

Ota viestimallit käyttöön

Valitse Ota viestimallit käyttöön -asetus.

Viestikentän oikeaan yläkulmaan (Lähetä-sivulla) lisätään linkki, joka mahdollistaa mallin valinnan:

Viestimallit

Huomautus:

Yritystason asiakkailla mallit linkitetään Lähetä-sivun Vastaanottajien kieli -asetukseen. Tämä rajoittaa, kuinka monta mallia monikielisten liiketoimintayksiköiden on käytävä läpi, ja varmistaa, että mukana on oikealla kielellä oleva viesti.


Salli lähettäjien muokata viestien sisältöä

Anna käyttäjien muuttaa Lähetä-sivun viestikenttään toimitettua viestimallia tai estä tämä. 

Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia viestin sisällön tilannekohtaisen mukauttamisen.

Miten käyttäjät voivat liittää tai valita dokumentteja

Asiakkaat voivat liittää tiedostoja sopimuksiinsa monella tavalla, ja tämä riippuu niiden luonti- ja hallintatavasta sekä versionhallinnasta. 

Asiakkaat, joilla on ad hoc -tiedostoja eli kutakin tapahtumaa varten mukautettuja sisältöjä, tarvitsevat todennäköisesti mahdollisuuden lähettää tiedostoja paikallisista järjestelmistään. Harvoin muuttuvat vakiomallit kannattaa kuitenkin toimittaa yhdestä hallitusta lähteestä.

Asiakirjojen liittäminen

  • Salli lähettäjien liittää asiakirjoja tietokoneeltaan – Jos poistat tämän asetuksen käytöstä, Oma tietokone -linkki poistetaan Lähetä-sivun Valitse tiedostot -ponnahdusikkunasta.
  • Salli lähettäjien liittää asiakirjoja dokumenttikirjastostaan – Jos poistat tämän asetuksen käytöstä, Kirjastodokumentit-linkki poistetaan Valitse tiedostot -ponnahdusikkunasta.
  • Sisällytä dokumentteja jaetusta Acrobat Sign -kirjastosta – Jos poistat tämän asetuksen käytöstä, Acrobat Signin tarjoamat I-9-, W-4- ja W-9-dokumentit poistetaan.
  • Salli lähettäjille asiakirjojen liittäminen Google Drivesta – Jos poistat tämän asetuksen käytöstä, Google Drive -linkki poistetaan Valitse tiedostot -ponnahdusikkunasta.
  • Salli lähettäjille asiakirjojen liittäminen Dropboxista – Jos poistat tämän asetuksen käytöstä, Dropbox-linkki poistetaan Valitse tiedostot -ponnahdusikkunasta.
  • Salli lähettäjille asiakirjojen liittäminen Box.comista – Jos poistat tämän asetuksen käytöstä, Box.com-linkki poistetaan Valitse tiedostot -ponnahdusikkunasta.
  • Salli lähettäjille asiakirjojen liittäminen OneDrivesta – Jos poistat tämän asetuksen valinnan, OneDrive-linkki poistetaan Valitse tiedostot -ponnahdusikkunasta.

Oletusmuistutusten asettaminen

Muistutukset ovat sähköpostiviestejä, jotka lähetetään dokumenttien vastaanottajille, kun heidän on aika toimia. Vastaanottajalle lähetetään päivittäin tai viikoittain muistutussähköpostiviesti, jossa hänelle ilmoitetaan, että sopimus odottaa edelleen hänen toimenpiteitään.

Aseta oletusmuistutus

Huomautus:

Kun otat oletusmuistutukset käyttöön, lähettäjät eivät enää voi määrittää omia muistutuksiaan Lähetä-sivulla, mutta niitä voi kuitenkin edelleen määrittää Hallinta-sivulla.


Aseta oletusmuistutus käytettäväksi sopimuksille, jotka tämän tilin käyttäjä on luonut.

  • Valitse asetus, jos haluat asettaa oletusmuistutuksen.
  • Valitse, millä tiheydellä haluat lähettää muistutussähköpostiviestin.
  • Huomautus näkyy kullekin vastaanottajalle vuorollaan lähetetyssä sähköpostiviestissä.

Dokumentin oletusarvoisen vanhentumisajankohdan asettaminen

Joissakin tilanteissa sinun kannattaa ehkä vanhentaa tai peruuttaa dokumentit, joita ei ole allekirjoitettu tietyssä määrässä päiviä. 

Kun sopimus on vanhentunut, sitä ei voi käynnistää uudelleen tai palauttaa, ja se näkyy Hallinta-sivun Peruutetut/hylätyt-osassa.

Dokumentin vanhentumisasetukset

  • Ota asiakirjan voimassaolorajoitus käyttöön – Valitse tämä asetus, jos haluat ottaa dokumentin vanhentumisen käyttöön. Tällöin dokumentin vanhentumiselle asetettavissa olevat asetukset tulevat näyttöön.
  • Salli lähettäjien määrittää tai muuttaa voimassaoloasetuksia asiakirjakohtaisesti – Tämä asetus avaa Lähetä-sivun vanhentumisasetuksen tilin kaikilla käyttäjillä. Tämän lisäksi he voivat säätää oletusarvoista vanhentumisasetusta.
  • Salli voimassaoloasetusten muokkaaminen dokumentin lähettämisen jälkeen – Jos valitset tämän asetuksen, käyttäjät voivat muuttaa sopimuksen voimassaoloaikaa, pidentää sitä tai poistaa sen sopimuksen lähettämisen jälkeen.
  • Rajoita allekirjoitukseen käytettävien päivien määräksi: – Tämä asetus määrittää, kuinka monen päivän kuluttua sopimus vanhentuu.
  • Sisällytä sisäiset allekirjoittajat, kun dokumentin voimassaolorajat otetaan käyttöön – Jos tilisi käyttäjät allekirjoittavat tai varmentavat sopimuksia, tällä asetuksella voit soveltaa vanhentumista ulkoisten allekirjoittajien lisäksi myös heihin.
  • Sisällytä voimassaolotiedot sähköpostiviesteihin, jotka lähetetään allekirjoittajille – Tämä asetus lisää tapahtuman vanhentumispäivän allekirjoittajille lähetettävään sähköpostiviestiin.

Käyttäjät ja ryhmät

Käyttäjät

Käyttäjät lisätään tilille yleensä siksi, että heidän tehtävänään on lähettää sopimuksia tai toimia ryhmä- tai tilitason ylläpitäjänä. Sopimuksia allekirjoittavia käyttäjiä ei tarvitse lisätä, paitsi jos haluat hallita heidän mahdollisuuksiaan allekirjoittaa tilitason asetuksilla.

Jos haluat tarkastella ja käsitellä tilisi käyttäjiä, kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä ja siirry kohtaan: Tili > Käyttäjät.

Siirry Käyttäjät-kohtaan

Käyttäjät-sivun yläosassa näet lyhyen yhteenvedon tilisi sallimien käyttöoikeuksien määrästä ja näitä käyttöoikeuksia käyttävien käyttäjien määrästä. 

Jos nämä tiedot puuttuvat, sinulla on koko sivuston laajuinen käyttöoikeus ja voit lisätä rajoittamattoman määrän käyttäjiä.

Käyttäjä-sivulla on kolme toimintoa:

  1. Luo uusi käyttäjä – Avaa ponnahduslomakkeen, jossa voit luoda yhden käyttäjän tai johon voit lähettää CSV-tiedoston ja luoda useita käyttäjiä samaan aikaan.
  2. Vie käyttäjäluettelo – Vie-kuvaketta napsautettaessa luodaan CSV-tiedosto, joka sisältää tilin kaikki käyttötarkoitukset niiden tilaan katsomatta (Aktiivinen, Luotu, Passiivinen tai Odottaa), kuten myös niiden henkilökohtaiset (tilikohtaiset) arvot (Nimi, Sähköposti, Asema, Yritys jne.).
  3. Asetukset – Asetusten luettelossa on suodatettu, mitä sivulla näkyy. Oletusarvoisesti näytetään vain aktiiviset käyttäjät. Voit halutessasi näyttää kaikki käyttäjät tai vain passiiviset käyttäjät. Tämän lisäksi valittavissa on kolme asetusta, jotka määrittävät, kuinka monta käyttäjää sivulla pitäisi näyttää (15, 30 tai 50).
Käyttäjä-sivun valinnat

Voit luoda yhden käyttäjän seuraavasti:

  • Kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä ja valitse Tili > Käyttäjä.
  • Luo uusi käyttäjä napsauttamalla pluskuvaketta. Luo-ponnahdusikkuna avautuu.
Luo käyttäjä -ponnahdusikkuna

  • Anna luotavan käyttäjän sähköpostiosoite, etunimi ja sukunimi. Varmista, että kaikki nämä tiedot ovat oikein, etenkin sähköpostiosoite. Kun käyttäjä on luotu, sähköpostiosoitetta ei voi muuttaa, ennen kuin annettu sähköpostiosoite on vahvistettu. Jos sähköpostiosoitteessa on virhe, osoitetta ei voi vahvistaa.

Valitse Näytä heidän sopimuksensa -asetus, jos haluat jakaa tämän käyttäjän resurssit itsesi kanssa. Tällöin voit tarkastella kaikkia käyttäjän sopimuksia.

Huomautus:

Jos uskot, että sinun on kerättävä telemetriatietoja sopimuksista, kun ne luodaan ja allekirjoitetaan, suosittelemme, että käytät uusia käyttäjätunnuksia luotaessa Näytä heidän sopimuksensa -vaihtoehtoa.

Jaetun tilin luonti käyttäjätunnuksen luonnin jälkeen on melko hankalaa ja edellyttää käyttäjätunnuksen hyväksyntää.

Kun olet valmis ja kaikki tiedot ovat oikein, napsauta Tallenna-painiketta.

Palaat Käyttäjä-sivulle.

 

Napsauta Asetukset-kuvaketta ja valitse Näytä kaikki käyttäjät.

Näytä kaikki käyttäjät

 

Näyttämällä kaikki käyttäjät (etkä ainoastaan aktiiviset käyttäjät) näet uuden käyttäjätunnuksen Luotu-tilalla.

Kun käyttäjä asettaa salasanansa, käyttäjätunnuksen tilaksi muuttuu Aktiivinen.

Luodun käyttäjän tila

Huomautus:

Acrobat Sign -käyttäjille määritetty tila voi olla jokin seuraavasta viidestä:

Aktiivinen – Täysin käyttöön otettu käyttäjätunnus, joka käyttää yhtä käyttöoikeutta.

Passiivinen – Täysin käytöstä poistettu käyttäjätunnus. Passiiviset käyttäjät eivät voi käyttää Acrobat Sign -sovellusta mihinkään tarkoitukseen, eikä tällaista käyttäjää voi määrittää sopimusten vastaanottajaksi.

Luotu – Ylläpitäjän luoma käyttäjätunnus, jonka salasanaa ei ole asetettu ja jota ei ole aktivoitu. Luodut käyttäjät eivät vie käyttöoikeutta.

Vahvistamatta – Käyttäjä, joka on muuttanut sähköpostiosoitteensa, mutta joka ei ole vielä napsauttanut sähköpostiosoitteen muutoksen vahvistamista varten lähetettyä vahvistuslinkkiä. Tili on teknisesti edelleen aktiivinen, mutta se on lukittu, kunnes sähköpostiosoitteen muutos on vahvistettu. Tästä syystä vahvistamattomat käyttäjät vievät käyttöoikeuden ja näkyvät Näytä vain aktiiviset käyttäjät -suodatinta käytettäessä.

Odottaa – Odottavat käyttäjätunnukset ovat vastaanottajia. Ne eivät ole ylläpitäjän luomia eikä niillä ole salasanoja, joten ne eivät pysty kirjautumaan sisään. Odottavat käyttäjät eivät vie käyttöoikeutta.

Odottavat käyttäjätunnukset voidaan milloin tahansa rekisteröidä ja muuttaa aktiiviseen tilaan, ja niillä on täydellinen historia kaikista sopimuksista, joissa ne ovat olleet osallisina.

Yksittäisen käyttäjätunnuksen aktivoinnin poistaminen

Joskus käyttäjän aktivointi on mahdollisesti poistettava. Henkilö on saattanut lähteä yrityksestä, ja haluat turvata kyseisen käyttäjän ja häneen liittyvät dokumentit. Kuten edellä mainittiin, käyttäjän muuttaminen passiiviseksi estää sisäänkirjautumisen ja dokumenttien lähettämisen tai allekirjoittamisen kyseisellä käyttäjätunnuksella. 

 

Voit muuttaa käyttäjätunnuksen passiiviseksi seuraavasti:

  • Kirjaudu sisään ylläpitäjänä ja siirry kohtaan Tili > Käyttäjät.
  • Napsauta käyttäjätunnusta, jonka aktivoinnin haluat poistaa, kerran. Käyttäjän suoritettavissa olevat toiminnot ilmestyvät käyttäjäluettelon alkuun.
Deaktivoi käyttäjä -linkki

 

  • Napsauta Deaktivoi käyttäjä -linkkiä. Deaktivoi käyttäjä -ponnahdusikkuna avautuu.
Deaktivoi käyttäjä -ponnahdusikkuna

Deaktivoi käyttäjä -ponnahdusikkunassa voit pakottaa kaikkien sopimusten jaon itsellesi. Tästä on hyötyä, jos käyttäjällä, jonka aktivoinnin haluat poistaa, on sisältöä, jonka haluat mahdollisesti palauttaa myöhemmin.

Viimeistele aktivoinnin poistoprosessi napsauttamalla Kyllä-painiketta.

Käyttäjätunnus muunnetaan passiiviseen tilaan ja käyttäjätunnuksen salasana mitätöidään, jolloin käyttäjätunnusta ei voi käyttää lainkaan.


Yksittäisen käyttäjätunnuksen uudelleenaktivointi

Käyttäjätunnuksen uudelleenaktivointi suoritetaan samalla tavalla kuin aktivoinnin poisto:

  • Kirjaudu sisään ylläpitäjänä ja siirry kohtaan Tili > Käyttäjät.
  • Napsauta Asetukset-kuvaketta ja valitse Näytä vain passiiviset käyttäjät.
Näytä vain passiiviset käyttäjät

 

  • Etsi käyttäjätunnus, jonka haluat aktivoida uudelleen, ja napsauta sitä kerran, jolloin käyttäjäluettelon alussa olevat linkit tulevat näkyviin.
Aktivoi käyttäjä uudelleen -linkki

  • Napsauta Aktivoi käyttäjä uudelleen -linkkiä.

Näyttöön pitäisi tulla vihreä banneri sen merkiksi, että käyttäjätunnuksen uudelleenaktivointi onnistui.

 

Uudelleenaktivoitu käyttäjätunnus muunnetaan aktiiviseen tilaan, mutta käyttäjän salasana vanhennetaan.

Käyttäjälle lähetetään automaattisesti sähköpostiviesti, jossa käyttäjää pyydetään asentamaan uusi salasana. Kun salasana on nollattu, käyttäjä voi käyttää käyttäjätunnuksen kaikkea historiallista sisältöä.

Käyttäjä voi käyttää myös kirjautumissivulla olevaa Unohdin salasanani -linkkiä salasanan nollaamiseen.

Acrobat Signissa on neljä käyttöoikeustasoa:

  • Käyttäjät – Kuka tahansa, joka voi todentautua Acrobat Sign -palveluun
  • Käyttäjäryhmän hallinnoijat – Käytössä on valtuudet lisätä käyttäjiä ja muodostaa raportteja hallinnoimissaan ryhmissä
  • Tilin hallinnoijat – Käytössä on valtuudet lisätä käyttäjiä ja muodostaa raportteja kaikissa ryhmissä ja koko tilin tasolla
  • Tietosuojasta vastaava hallinnoija (on ensin oltava tilin hallinnoija) – Käytössä on oikeus poistaa käyttäjiä ja sopimuksia GDPR-työkalujen kautta

Kaikista yksittäin luoduista käyttäjistä tulee peruskäyttäjiä.

 

Jos haluat korottaa jonkin käyttäjätunnuksen käyttöoikeuksia, toimi seuraavasti:

  • Kirjaudu Acrobat Signiin järjestelmänvalvojana
  • Siirry kohtaan Tili > Käyttäjät
  • Etsi käyttäjätunnus, jonka roolin haluat korottaa ja valitse tämä käyttäjä. Toimintolinkit tulevat näkyviin käyttäjäluettelon ylle.
Muokkaa käyttäjää -linkki

 

  • Napsauta Muokkaa käyttäjää -linkkiä.  Muokkaa-ponnahdusikkuna avautuu.
Muokkaa-ponnahdusikkuna

  • Muokkaa-ponnahdusikkunassa voit antaa käyttäjätunnukselle ryhmän ylläpitäjän, tilin ylläpitäjän tai molempien oikeudet. Valitse käyttäjätunnukselle haluamasi käyttöoikeustaso
    • Tilin ylläpitäjillä on täydet oikeudet muokata asetuksia tai lisätä käyttäjiä joko ryhmän tai tilin tasolla Acrobat Signissa.
    • Ryhmätason hallinnoijien toimivalta rajoittuu siihen ryhmään, johon he kuuluvat.
  • Valitse Tallenna, kun olet valmis. 

 

Huomautus:

Acrobat Signin tileissä määritettyjen (tili- tai ryhmätason) ylläpitäjien määrää ei ole rajoitettu. Voit halutessasi korottaa kaikki tilissä määritetyt käyttäjätunnukset tilin ylläpitäjäksi. Tämä ei kuitenkaan yleensä ole suositeltavaa.

Käyttäjien luonti eränä on menettely, jossa kaikki käyttäjät määritetään CSV-tiedostossa ja sitten tiedosto ladataan
Acrobat Signiin.

Acrobat Sign luo määritetyt käyttäjät ja lähettää heille välittömästi sähköpostiviestin salasanojen määrittämiseksi ja käyttäjätunnusten aktivoimiseksi.

Huomautus:

Kannattaa huomata, että tätä prosessia voi käyttää myös tilisi kaikkien käyttäjien profiilin arvojen muokkaukseen

Jos olet esimerkiksi muuttanut yrityksesi nimen, voit ensin viedä koko käyttäjäluettelon, muokata Yritys-sarakkeen arvoa, tallentaa CSV-tiedoston ja ladata tiedoston sitten takaisin Acrobat Signiin.  Yrityksen nimen arvot päivitetään kaikilla CSV-tiedostossa olevilla käyttäjätunnuksilla ilman käyttäjien toimia.

 

Voit luoda joukon käyttäjiä seuraavasti:

  • Kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä ja valitse Tili > Käyttäjä.
  • Luo uusi käyttäjä napsauttamalla pluskuvaketta. Luo-ponnahdusikkuna avautuu.
  • Napsauta Luo joukko käyttäjiä -välilehteä.
Luo joukko käyttäjiä

Huomautus:

Valittavissa on kolme vaihtoehtoa:

  • Salli 'Luo käyttäjät' -toiminto – Jos poistat tämän toiminnon valinnan, voit ainoastaan päivittää nykyiset käyttäjät. Jos annat sähköpostiosoitteen, jota ei ole tililläsi, käyttäjää ei luoda.
  • Salli 'Päivitä käyttäjät' -toiminto – Jos poistat tämän toiminnon valinnan, voit ainoastaan luoda uusia käyttäjiä. Jos annat tililläsi olevan käyttäjän sähköpostiosoitteen, käyttäjää ei muuteta.
  • Salli 'Luo ryhmät' -toiminto – Jos poistat tämän toiminnon valinnan, et voi luoda ryhmiä. Jos annat käyttäjälle sellaisen ryhmän nimen, jota ei ole olemassa, ryhmää ei luoda, ja käyttäjä lisätään sen sijaan oletusryhmään.
  • Napsauta Lataa CSV-mallitiedosto -linkkiä.  Järjestelmään ladataan CSV-tiedosto.
  • Avaa CSV-mallitiedosto.
  • Poista kolme mallitietoriviä. Säilytä ensimmäinen rivi (otsikkorivi).
  • Anna luotaville uusille käyttäjätunnuksille tarvittavat arvot.
    • Uusia käyttäjiä luotaessa pakolliset sarakkeet ovat seuraavat:
      • Sähköpostiosoite
      • Etunimi
      • Sukunimi
CSV-mallitiedosto

  • Poista kaikki sarakkeet, joita et käytä.
  • Tallenna CSV-tiedosto (varmista, että tallennettu tiedosto on edelleen CSV-muodossa eikä missään muussa muodossa).
  • Napsauta Selaa-painiketta ja valitse CSV-tiedosto.
  • Lähetä tiedosto napsauttamalla Tuo-painiketta.
Järjestelmään ladattu CSV-tiedosto

Kun tiedoston tuonti on valmis, Acrobat Sign suorittaa kaikkien käyttäjätunnusten luonnin, ja näyttöön tulee vihreä banneri, joka kertoo luotujen käyttäjien määrän.

Ryhmät (Business- ja Enterprise-palvelutasot)

Ryhmien avulla voit määrittää ryhmään kuuluville käyttäjille erikoisasetukset. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi myyntiosastosi voi hyödyntää Acrobat Signia eri tavalla kuin kirjanpito-osasto.

Voit luoda uuden ryhmän seuraavasti:

  • Kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä ja valitse Tili > Ryhmät.
Huomautus:

Ryhmät-sivulla on kaksi toimintoa:

  1. Lisää uusi ryhmä – Avaa ikkunan, jossa voit luoda uuden ryhmän.
  2. Asetukset – Määrittää, kuinka monta tietuetta (15, 30 50) sivulla näytetään kerrallaan.
Siirry ryhmiin

  • Napsauta Lisää uusi käyttäjäryhmä -kuvaketta. Näkyviin tulee Luo-ponnahdusikkuna, jossa sinua pyydetään nimeämään käyttäjäryhmä.
Ryhmien Luo-ponnahdusikkuna

 
  • Anna ryhmän nimi.
  • Valitse Tallenna.
Ryhmälistaus

Ryhmä luodaan napsauttaessasi Tallenna-painiketta, ja se tulee näkyviin ryhmien luetteloon.

Tilitason hallinnoija voi poistaa ryhmän näkymästä.

Voit poistaa ryhmän seuraavasti:

  • Valitse ryhmä napsauttamalla sitä kerran.
    • Tämä avaa luettelon alussa olevan pikavalikon.
  • Valitse Poista ryhmä.
    • Oletus ryhmää ei ehkä poisteta.
    • Kaikki käyttäjät on poistettava ryhmästä, ennen kuin ryhmän voi poistaa.
Ryhmän poistaminen

 

Voit tarkastella poistettujen ryhmien luetteloa napsauttamalla Asetukset-kuvaketta ja valitsemalla Näytä vain poistetut ryhmät:

Poistettujen ryhmien luettelo

Kun uusi ryhmä on luotu, siihen voidaan seuraavaksi lisätä käyttäjiä.  Acrobat Sign tarjoaa tähän kolme menetelmää riippuen siitä, kuinka monta käyttäjää on siirrettävinä:

  • Yhden käyttäjän siirtäminen käyttäjäprofiilin avulla
  • Useiden käyttäjien siirtäminen Luo joukko / muokkaa käyttäjiä -CSV-tiedoston avulla
  • Useiden käyttäjien siirtäminen Määritä käyttäjät ryhmään -työkalun avulla

Yhden käyttäjän siirtäminen käyttäjäprofiilin avulla

Voit määrittää yhden käyttäjän ryhmään seuraavasti:

  • Kirjaudu sisään ylläpitäjänä ja siirry kohtaan Tili > Käyttäjät.
  • Kaksoisnapsauta käyttäjätunnusta, jota haluat muokata. Käyttäjän tiedot -paneeli avautuu.
  • Napsauta avattavaa Käyttäjäryhmä-luetteloruutua, jolloin asetukset tulevat näkyviin.
  • Valitse ryhmä, johon haluat määrittää käyttäjän.
  • Valitse Tallenna.
Käyttäjän ryhmäasetus Käyttäjän tiedot -paneelissa


Useiden käyttäjien siirtäminen käyttäjien erämuokkauksella

Luo joukko käyttäjiä -toimintoa voidaan käyttää myös olemassa olevien käyttäjien muokkaukseen. 

Tämä menetelmä toimii yleensä paremmin, jos sinulla on ryhmäasetuksen lisäksi useita muutettavia arvoja, mutta jos olet tekemässä perusteellisia muutoksia, joukkopäivitys saattaa olla juuri sopiva ratkaisu.

 

Voit päivittää käyttäjäryhmät joukkopäivityksellä seuraavasti:

  • Kirjaudu sisään ylläpitäjänä ja siirry kohtaan Tili > Käyttäjät.
  • Napsauta Vie käyttäjäluettelo -kuvaketta. Järjestelmään ladataan CSV-tiedosto, joka sisältää tilisi käyttäjien täydellisen luettelon.
Luo joukko käyttäjiä

 
  • Avaa ladattu CSV-tiedosto ja poista kaikki sarakkeet, joita et aio käyttää.
    • Jos haluat määrittää käyttäjiä ryhmiin, vain seuraavat ovat tarpeen:
      • Sähköpostiosoite
      • Etunimi
      • Sukunimi
      • Ryhmän nimi
  • Poista kaikki sellaiset käyttäjärivit, joita ei tarvitse päivittää.
  • Tallenna CSV-tiedosto (varmista, että muotona on edelleen CSV).
Käyttäjäluettelon CSV-tiedosto

 

  • Luo uusi käyttäjä napsauttamalla pluskuvaketta. Luo-ponnahdusikkuna avautuu.
  • Napsauta Luo joukko käyttäjiä -välilehteä.
  • Etsi juuri tallentamasi CSV-tiedosto selaamalla.
  • Valitse Tuo.
Selaa CSV-tiedostoon

Tuo-painiketta napsautettaessa käyttäjät päivitetään järjestelmään CSV-tiedostossa olevilla uusilla arvoilla. Sivun ylälaitaan ilmestyy vihreä banneri, josta käy ilmi päivitettyjen käyttäjien määrä.


Käyttäjien määritys osaksi ryhmää sen asetuksista käsin

Jos haluat siirtää useita käyttäjiä uuteen ryhmään, mutta siirto ei ole tarpeeksi laaja käyttäjien joukkomuokkausta varten, paras vaihtoehto on käyttää ryhmäasetusten Määritä käyttäjät ryhmään -toimintoa.

 

Voit käyttää Määritä käyttäjät ryhmään -toimintoa seuraavasti:

  • Kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä ja valitse Tili > Ryhmät.
  • Kaksoisnapsauta ryhmää, johon haluat siirtää käyttäjiä. Tällöin ryhmätason asetukset avautuvat näyttöön.
    • Voit valita ryhmän myös napsauttamalla sitä kerran ja napsauttamalla sitten Ryhmän asetukset -linkkiä.
Ryhmän asetukset -linkki

 

  • Napsauta vasemmassa sivuvalikossa olevaa Ryhmän käyttäjät -vaihtoehtoa.
  • Napsauta Lisää käyttäjiä ryhmään -kuvaketta.
Lisää käyttäjä ryhmään

Määritä käyttäjät tähän ryhmään -ikkuna avautuu, ja siinä näkyvät kaikki aktiiviset käyttäjät, joita ei tällä hetkellä ole määritetty tähän ryhmään.

 

  • Napsauta Asetukset-kuvaketta ja valitse Näytä kaikki käyttäjät.
Määritä käyttäjä tähän ryhmään

  • Kaksoisnapsauta käyttäjää, jonka haluat siirtää ryhmään. Ikkunan alaosassa oleva Valitut käyttäjät -kenttä täytetään valituilla käyttäjillä.
    • Jos haluat poistaa käyttäjän Valitut käyttäjät -kentästä, napsauta sähköpostiosoitteen vieressä olevaa X-kuvaketta.
  • Kun kaikki käyttäjät on valittu, napsauta Määritä-painiketta.
Määritä useita käyttäjiä

Tilitason ylläpitäjät voivat määrittää ryhmien ylläpitäjien käyttöoikeudet kolmella asetuksella:

  • Ryhmien ylläpitäjät saavat lisätä ryhmiinsä uusia käyttäjiä.
  • Ryhmien ylläpitäjät saavat muokata ryhmien asetuksia.
  • Mitä raporttitietoja ryhmäylläpitäjä voi nähdä?

Näitä asetuksia sovelletaan kaikkiin ryhmien ylläpitäjiin, eikä niitä voi tarkentaa lisää.  Jos poistat ryhmien ylläpitäjiltä mahdollisuuden lisätä käyttäjiä, tämä koskee kaikkia tiliin kuuluvia ryhmien ylläpitäjiä.

 

Voit säätää kahta ensimmäistä asetusta seuraavasti:

Kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä ja siirry kohtaan Tili > Tilin asetukset > Globaaliasetukset > Ryhmän ylläpitäjän asetukset

Siirry Ryhmän ylläpitäjän asetukset -kohtaan

Kun otat Ryhmien ylläpitäjät saavat lisätä ryhmiinsä uusia käyttäjiä -asetuksen käyttöön, ryhmien ylläpitäjät voivat lisätä minkä tahansa käyttäjän ryhmäänsä normaaleilla rajoituksilla.

Normaalit rajoitukset koskevat esimerkiksi seuraavia tilanteita:

  • Käyttäjä kuuluu toiseen ryhmään tai tiliin.
  • Käyttäjän sähköpostitoimialue ei ole tilin hyväksytty toimialue.

Kun otat Ryhmien ylläpitäjät voivat muokata ryhmien asetuksia -asetuksen käyttöön, ryhmän ylläpitäjä voi ohittaa ryhmänsä tilitason asetukset.

 

Jos haluat muokata Mitä raporttitietoja ryhmäylläpitäjä voi nähdä? -asetusta, siirry kohtaan Tili > Tilin asetukset > Raporttiasetukset.

Siirry raporttiasetuksiin

Kaikki ryhmät perivät oletusarvoisesti tilitason asetukset. Useimmat tilitason asetukset voidaan kuitenkin ohittaa ryhmätasolla. Tästä on hyötyä erityisesti silloin, jos sinun on valittava käyttäjiä tiettyjä vastaanottajarooleja, vastaanottajien vahvistustapoja tai jopa yksilöllistä brändäystä varten.

Tilien ylläpitäjien on siirryttävä kohtaan Tili > Ryhmät ja avattava ryhmätason asetukset kaksoisnapsauttamalla ryhmää tai napsautettava ryhmää kerran ja valittava luettelon alussa olevista linkkivaihtoehdoista Ryhmän asetukset.

Siirry ryhmän asetuksiin.

Jos ryhmätason ylläpitäjille on myönnetty oikeudet muuttaa ryhmätason asetuksia, heidän tarvitsee vain napsauttaa sivun alussa olevaa Ryhmä-linkkiä asetusten avaamiseksi. 

Ryhmän ylläpitäjän linkki Ryhmän asetukset -kohtaan

Kaikki ryhmien ylläpitäjien käytettävissä olevat asetukset ovat samat kuin tilitason asetukset ja ne toimivat samalla tavalla.

Kirjastodokumentit ja -mallit

Kirjastomallit

Kirjastomalli on uudelleenkäytettävä dokumenttiobjekti. Acrobat Sign tukee kahdentyyppisiä kirjastomalleja: dokumenttimalleja ja lomakekenttämalleja.

  • Dokumenttimallit – Dokumenttimalli on uudelleenkäytettävä dokumentti. Dokumenttimallit voidaan jakaa tilisi muiden käyttäjien kanssa, ja niiden avulla useat käyttäjät voivat lähettää saman dokumentin tarvitsematta tehdä muutoksia.
  • Lomakekenttämallit – Lomakekenttämalli on uudelleenkäytettävä kenttätaso, joka voidaan lisätä mihin tahansa dokumenttiin. Lomakekenttämallit voidaan myös jakaa tilisi muiden käyttäjien kanssa. Lomakekenttämallit soveltuvat ihanteellisesti seuraaviin tilanteisiin:
    • Sinulla on yksi kenttäasettelu, joka toimii useissa dokumenteissa.
    • Sinulla on dokumentti, joka voidaan lähettää eri tavoin.
    • Sinun on muutettava dokumentin sisältöä, mutta kenttien paikat eivät muutu.

Sen sijaan, että loisit uuden kirjastodokumentin aina, kun dokumentti päivitetään, voit käyttää samaa lomakekenttätasoa. Lomakekenttämalleja voidaan muokata kenttien asettelun tai ominaisuuksien muutosten mukaan. Kaikki sisällönluontiympäristön työkalut ovat käytettävissä lomakekenttämallia luotaessa.

Parhaana käytäntönä mallien luonti ja ylläpito pitäisi jättää yhden käyttäjän (dokumenteista vastaavan ylläpitäjän) tehtäväksi. Luomalla dokumenteista vastaavan ylläpitäjän käyttäjätunnuksen voit välttää käytettäviin malleihin liittyvän sekaannuksen ja varmistaa uudelleenkäytettävien dokumenttien versionhallinnan.

Suosittelemme dokumenteista vastaavan ylläpitäjän tunnistetietojen kanssa jakeluluetteloa tai toiminnallista sähköpostiosoitetta. Näin voit hallita dokumenteista vastaavan ylläpitäjän tunnistetietojen käyttöä, mutta samalla jakaa vastuun tarpeen mukaan.

1. Napsauta Koti-välilehteä. Valitse sitten Luo uudelleenkäytettävä malli.

Mallin linkki Koontinäyttö-sivulla

Luo kirjastomalli -sivu tulee näyttöön:

Luo kirjastomalli

2. Kirjoita Mallin nimi -kenttään mallin nimi. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa myöhemmin.

3. Siirry paikallisessa järjestelmässä olevaan, uudelleenkäytettävän mallin luontiin käytettävään tiedostoon napsauttamalla Selaa -painiketta. Uudelleenkäytettävää dokumenttia luotaessa käytetään tätä tiedostoa ja sen sisältöä. Jos olet luomassa uudelleenkäytettävää lomakekenttätasoa, tiedoston sisältöä ei sisällytetä malliin.

4. Valitse asianmukainen mallivaihtoehto: Luo uudelleenkäytettäväksi asiakirjaksi, Luo uudelleenkäytettäväksi lomakekenttäkerrokseksi tai molemmat.

Malliasetukset

5. Valitse asianmukaiset käyttöoikeudet mallin jakamista varten. Kun luot ja testaat uutta mallia, on suositeltavaa, että määrität käyttöoikeudet vain itsellesi ja sitten laajennat käyttöoikeuksia, kun olet varmistanut, että dokumentti toimii odotetulla tavalla.

Mallien käyttöoikeudet

Huomautus:

Ryhmien käyttöoikeuksia voidaan myöntää vain sille ryhmälle, johon sillä hetkellä kuulut. Muille ryhmille ei voi myöntää ryhmien käyttöoikeuksia.

Jos organisaation sisäisen jaon vaihtoehto ei ole käytettävissä, ota yhteyttä Acrobat Signin ylläpitäjään vaihtoehdon ottamiseksi käyttöön.

 

6. Napsauta Esikatsele tai lisää kenttiä -painiketta. Sisällönluontitoiminto tulee näkyviin. 

Kentän lisääminen malliin

7. Lisää aiotuille vastaanottajille tarkoitetut pakolliset kentät vetämällä ne lomakekenttävälilehdistä ja pudottamalla ne dokumenttiin. 

8. Kun olet lopettanut kenttien lisäämisen, napsauta Tallenna-painiketta.

Malli näkyy nyt Hallinta-sivun Kirjastomallit-osiossa. Jos olet jakanut mallin ryhmäsi käyttäjien kanssa tai organisaatiossasi myöntämällä siihen käyttöoikeudet, malli näkyy nyt myös käyttäjien Hallinta-sivun Kirjastomallit-osiossa, ja he voivat käyttää sitä sisällön lähettämiseen niin usein kuin haluavat.

Huomautus:

Kirjastomallia voi muokata tai sen voi poistaa vain käyttäjä, joka on luonut sen (paitsi jos malli on jaettu edistyksellisillä jakamissäännöillä). 

Hallinta-sivulla olevat mallit

Mallin tekijä voi muokata minkä tahansa mallin käyttöoikeuksia. Tee näin:

  • Kirjaudu sisään mallin omistajana.
  • Siirry Hallinta-sivulle.
  • Etsi malli, jota haluat muokata, ja napsauta Muokkaa-linkkiä.
Muokkaa Hallinta-sivun linkkejä.

Tämä avaa mallin sisällönluontiympäristössä.

Oikean sivuvalikon yläosassa näet Mallin ominaisuudet -otsikon.

Sisällönluontiympäristön Mallin ominaisuudet -otsikko

Napsauta Mallin ominaisuudet -otsikkoa, jolloin osa laajennetaan, ja näet käytettävissä olevat asetukset:

  • Mallin nimi – Voit milloin tahansa muuttaa mallin nimeä.
  • Mallityyppi – Voit milloin tahansa muuntaa käytettävissä olevaa mallia niin, että sitä voi käyttää dokumenttina, lomakekentän peittokuvana tai molempina.
  • Kuka voi käyttää – Tämä asetus määrittää, ketkä käyttäjistä voivat käyttää mallia.
Huomautus:

Voit jakaa dokumentin vain sellaisen ryhmän kanssa, johon käyttäjätunnuksesi kuuluu. Jos sinut on todennettu tilin ylläpitäjänä, muista siirtää käyttäjätunnuksesi oikeaan ryhmään, ennen kuin muutat mallin ominaisuuksien Vain minä -arvon Kuka tahansa ryhmäni käyttäjä -arvoksi.

Raportit – vain business- ja enterprise-palvelutasot

Raporttitoiminnon avulla voit tarkastella, miten Acrobat Signia käytetään tililläsi. Voit luoda omia raporttejasi, joiden avulla saat näkyviin asiakirjojesi koko allekirjoitusprosessin. Samalla näet yksittäisten ryhmien tai käyttäjien toiminnan.

Uuden raportin luonti

Voit luoda uuden raportin siirtymällä Raportit-sivulle napsauttamalla Raportit-välilehteä ja sitten napsauttamalla Luo uusi raportti -linkkiä.

Luo uusi perinteinen raportti

Raporttia luotaessa voit määrittää useita parametreja tulosten mukauttamiseksi. Kaikki alla kuvatut parametrit ovat käytettävissä. 

Luontipäivä

Luontipäivä on aikaväli, jonka haluat raportin kattavan. Se voi olla yksi neljästä esimääritetystä aikavälistä (tämä viikko, edellinen viikko, tämä kuukausi, edellinen kuukausi) tai mukautettu päivämääräalue.

Käyttäjät ja ryhmät

Tämän parametrin avulla voit suorittaa raportin tietyille käyttäjille tai ryhmille. Voit valita molempia yhden tai useita, mutta voit halutessasi suorittaa raportin myös kaikille tilin käyttäjille.

Dokumentit ja työnkulut

Tällä toiminnolla raporttiin voidaan sisällyttää tiettyjä dokumentteja. Tässä kentässä mainitut dokumentit ovat tilillä käytettyjä kirjastodokumentteja. Yksittäisiä, kertaluonteisia dokumentteja ei luetella täällä. 

Dokumentin nimi

Tällä toiminnolla raporttiin voidaan sisällyttää tiettyjä dokumentteja. Tässä kentässä mainitut dokumentit ovat tilillä käytettyjä kirjastodokumentteja. Yksittäisiä, kertaluonteisia dokumentteja ei luetella täällä. 

Lähetä eränä

Kun tämä parametri otetaan käyttöön, Lähetä eränä -sopimukset sisällytetään tuloksena syntyvään raporttiin..

Toimintatavoitteet

Voit asettaa toimintakynnykset Toimintatavoite -näkymässä. Toimintaa kuvaavat ilmaisimet esitetään raportissa.

Vertailukohde

Vertailukohdeparametri on raporteissa oletusarvoisesti poistettu käytöstä. Voit ottaa sen käyttöön napsauttamalla raportin asetusten linkkiä.

Vertailukohteiden käyttö tarjoaa laajennetun menetelmän sopimuksen edistymisen ja allekirjoitusasteiden seurannalle. 

Sopimusten esitysmuoto

Jokainen käyttöön otettu asetus (päivämäärän, lähettäjän, ryhmän, muodon, työnkulun ja allekirjoitustyypin mukaan) tarjoaa raportissa erityyppisen kaavion.

Jne.

Tämän osion parametrit on tarkoitettu raportin kuvien muuttamiseen. Oletusparametrien muuttaminen joksikin muuksi voi nopeuttaa raporttiprosessia.

Kun napsautat Aja raportti -painiketta, raportti luodaan antamiesi parametrien perusteella. Voit suorittaa raportille useita toimintoja.

Päivitä raportti nykyisillä tiedoilla

Tämän linkin napsauttaminen vastaa sivun päivittämistä. Uuteen raporttiin sisällytetään viimeaikaiset tapahtumat ja toiminnot.

Raportti-sivun asetus – Päivitä raportti nykyisillä tiedoilla

Tallenna raportti

Kun tallennat raportin, voit suorittaa sen tulevaisuudessa uudelleen.

Raportti-sivun asetus – Tallenna raportti

Jaa raportti

Jakamalla raportin voit lähettää sen tulokset jollekin muulle. Sinun ei tarvitse tehdä muuta kuin antaa vastaanottajan sähköpostiosoite ja kirjoittaa viesti.

Raportti-sivun asetus – Jaa raportti

Ajoita raportti

Asettamalla raportille aikataulun voit suorittaa raportin samoilla parametreilla niin usein kuin haluat.

Raportti-sivun asetus – Ajoita raportti

Vie raporttitiedot

Tätä linkkiä napsautettaessa sinua kehotetaan avaamaan tai tallentamaan .CSV-tiedosto. CSV-tiedostot voidaan avata Excelillä, ja kaikki raportissa olevat sopimusten tapahtumatiedot luokitellaan eri sarakkeisiin.

Raportti-sivun asetus – Vie raporttitiedot

Tulostettava versio

Tätä linkkiä napsautettaessa raportista avataan tulostettava versio.

Raportti-sivun asetus – Tulostettava versio

Muokkaa asetuksia

Tämä linkki avaa raportin määritetyt parametrit ja sallii niiden muokkauksen.

Raportti-sivun asetus – Muokkaa asetuksia

 

 

 Adobe

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa

Adobe MAX

Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa

Adobe MAX

Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa