Liitä sopimuksen kenttätiedot sisältävä CSV-tiedosto lopulliseen sähköpostiviestiin
Jos työnkulut edellyttävät, että sopimuksen lähettäjät arvioivat/käsittelevät lähettämiensä sopimusten kenttätietoja, niitä voidaan sujuvoittaa liittämällä lopulliseen sähköpostiin CSV kaikista kerätyistä kenttätason tiedoista.
CSV-tiedosto voidaan liittää vain lähettäjän sähköpostiviestiin.
Hallinnoijilla (ja käyttäjillä) on pääsy kenttätietoihin käyttämällä Raportit-ominaisuutta. Se voi tuottaa paitsi kenttäsisältöä, myös muita tapahtumatietoja sisältäviä laskentataulukoita.
Ellei kenttätason tietojen toimittaminen lähettäjälle suoraan sähköpostitse ole tarpeellista, on tietovuotojen estämiseksi yleisesti suositeltavaa poistaa tämä ominaisuus tilitasolla käytöstä. Mikäli työnkulut edellyttävät yksittäisten sopimustietolomakkeiden lähettämistä sähköpostitse, voidaan yksittäisiä ryhmiä ottaa käyttöön.
Allekirjoitusprosessissa ja tuloksena olevassa allekirjoitetussa PDF-sopimuksessa piilotetut tietokentät
näkyvät selvästi CSV-lomakkeella.
Lomakkeen tietojen CSV-liitteen ottaminen käyttöön/poistaminen käytöstä:
- Siirry kohtaan Tilin asetukset > Globaaliasetukset > Kerää lomaketietoja sopimuksilla.
- Ota käyttöön/poista käytöstä Liitä kaavaketiedot sisältävä CSV-tiedosto lähettäjän allekirjoittamat sopimukset sisältäviin sähköpostiviesteihin -vaihtoehto tarpeen mukaan.
- Tallenna sivu.
Sopimuksen valmistuttua lähettäjä saa "Allekirjoitettu ja arkistoitu" -sähköpostin, jossa on kaikki sopimuksen liitteet.
Alla olevassa esimerkissä on allekirjoitettu PDF-sopimus, PDF-muotoinen auditointirapotti ja tietojen CSV-tiedosto.
CSV-tiedoston sisältö sisältää yhden rivin vastaanottajaa kohden, ja sarakkeet edustavat yksittäisiä kenttiä. Käyttäjän lisäämä sisältö näkyy laskentataulukon vastaavassa solussa.
Asetukset
Jos asiakkaat vaativat lähettäjiltä kenttätason tietojen käyttöä, heidän kannattaa vilkaista Raportit-toimintoja. Ne mahdollistavat useiden sopimusten CSV-tiedoston lataamisen palvelimesta.
Jos tietoja tarvitaan yksittäisestä sopimuksesta, sopimuksen kenttätiedot voidaan ladata Hallinta-välisivulta.
Molemmat vaihtoehdot hakevat tiedot suoraan palvelimelta ja toimittavat ne pyynnön esittäjän työpöydälle, jolloin kulku sähköpostin kautta vältetään.