Allegare all’e-mail finale un file CSV contenente i dati dei campi di un accordo
Per agevolare i flussi di lavoro che richiedono ai mittenti di valutare o elaborare i dati raccolti dai campi degli accordi inviati, è possibile allegare all’e-mail finale un file CSV contenente tutti i dati raccolti a livello di campo.
Il file CSV può essere allegato solo all’e-mail inviata al mittente.
Gli amministratori (e gli utenti) possono accedere ai dati dei campi tramite la funzione Report, che può produrre fogli di calcolo contenenti non solo il contenuto dei campi ma anche informazioni aggiuntive sulle transazioni.
A meno che non vi sia una chiara necessità di fornire i dati a livello di campo direttamente al mittente tramite e-mail, si consiglia generalmente di disattivare questa funzione a livello di account per evitare che dati sensibili vengano diffusi inavvertitamente. È possibile abilitarla per quei singoli gruppi i cui flussi di lavoro richiedono l’invio tramite e-mail di singoli fogli con i dati degli accordi.
I campi di dati che risultano mascherati nel processo di firma e nel PDF dell’accordo firmato risultante
vengono esposti in chiaro nel modulo CSV.
Per attivare o disattivare l’allegato CSV dei dati del modulo:
- Passa a Impostazioni account > Impostazioni generali > Raccogli i dati modulo con gli accordi.
- Attiva o disattiva la proprietà Allega un CSV con i dati del modulo ai messaggi e-mail dell’accordo firmate del mittente, in base alle esigenze.
- Salva la pagina.
Una volta completato l’accordo, il mittente riceve il messaggio e-mail “Firmato e archiviato” con tutti gli allegati dell’accordo.
L’esempio seguente include il PDF dell’accordo firmato, il PDF del report di audit e il file CSV dei dati.
Il contenuto del file CSV include una riga per destinatario, mentre le colonne rappresentano i singoli campi. I contenuti aggiunti dall’utente vengono riportati nella cella corrispondente del foglio di calcolo.
Opzioni
I clienti che richiedono ai mittenti di accedere ai dati a livello di campo possono esaminare le funzioni di Report che consentono di scaricare dal server un file CSV con più accordi.
Se sono richiesti dati per singoli accordi, nella scheda Gestisci è possibile scaricare i dati dei campi di un accordo.
Entrambe queste opzioni estraggono i dati direttamente dal server e li consegnano al desktop del richiedente, senza ricorrere alle e-mail.