Ausfüllen von Formularen

Kann das Formular ausgefüllt werden?

Nicht alle Formulare sind ausfüllbar. Einige Autor*innen konvertieren ihre PDF-Dateien nicht in interaktive ausfüllbare Formulare. Oder sie entwerfen absichtlich ein Formular, das du ausdrucken und von Hand ausfüllen musst. Diese nicht interaktiven Formulare werden als einfache Formulare bezeichnet.

Lila Leiste entlang des oberen Rands?

Die lilafarbene Meldungsleiste zeigt an, dass das Formular ausgefüllt werden kann. Je nachdem, wie das Formular erstellt worden ist, kann es „interaktiv“ oder „einfach“ sein.

Interaktives Formular

Ein interaktives Formular enthält Felder, die du auswählen oder ausfüllen kannst. Du kannst die Option Autom. ausfüllen aktivieren, um Formulare schneller auszufüllen.

Einfaches Formular mit dem Werkzeug „Textkommentar hinzufügen“

Ein einfaches Formular enthält keine interaktiven Felder. Allerdings kannst du, sofern vorhanden, das Werkzeug Textkommentar hinzufügen (Schreibmaschine) verwenden, um leere Formularfelder zu überschreiben. Du kannst Text an einer beliebigen Stelle im Formular hinzufügen, nicht nur innerhalb bestimmter Felder.

Ausfüllbare Formulare

A. Interaktive Formulare zeigen an, wo du Text eingeben sollst. B. In Formularen mit dem Werkzeug „Textkommentar hinzufügen“ kannst du Text an beliebiger Stelle im Formular hinzufügen. 

Hinweis:

Die lilafarbene Leiste wird nur angezeigt, wenn der/die Ersteller*in des Formulars diese Option aktiviert hat.

Ist das Werkzeug „Textkommentar hinzufügen“ sichtbar?

In Formularen, in denen das Werkzeug Textkommentar hinzufügen angezeigt wird, kannst du Text an beliebiger Stelle im Formular hinzuzufügen. Wenn die Werkzeugpalette Textkommentar hinzufügen nicht wie unten zu sehen angezeigt wird, suche unter Kommentar > Anmerkungen oder Signieren > Ich muss signieren nach diesem Werkzeug.

Wenn das Werkzeug „Textkommentar hinzufügen“ zur Verfügung steht, kannst du Text an beliebiger Stelle im Formular hinzufügen.

Hinweis:

Das Werkzeug Textkommentar hinzufügen ist nur verfügbar, wenn diese Option von dem/der Ersteller*in des Formulars aktiviert worden ist.

Gelber Balken entlang des oberen Rands?

Beim Öffnen eines Formulars in Reader wird möglicherweise eine gelbe Meldungsleiste angezeigt. Die Geschützte Ansicht beschränkt deine Möglichkeiten in PDF-Dateien, um deinen Computer vor potenziell schädlichen Inhalten zu schützen. Wenn du der Quelle der Datei vertraust, klicke auf Alle Funktionen aktivieren. Nachdem du diese Option aktiviert hast, halte nach der lilafarbenen Meldungsleiste oder dem Werkzeug Schreibmaschine Ausschau.

Eine gelbe Meldungsleiste schützt dich vor potenziell riskanten Dateien.

Keine lilafarbene Leiste/kein Werkzeug „Schreibmaschine“?

Wenn oben weder eine lilafarbene Leiste noch ein Schreibmaschine-Werkzeug angezeigt wird, kann das Formular nicht in Reader ausgefüllt werden. In diesem Fall musst du das Formular ausdrucken und manuell ausfüllen.

Formular, das weder eine lilafarbene Leiste entlang des oberen Rands noch das Schreibmaschine-Werkzeug aufweist

Beispielformulare: einfach und interaktiv

Patti Sokol von Sokol Consulting hat zwei Beispielformulare erstellt, in denen die Unterschiede zwischen einem einfachen und einem interaktiven Formular deutlich werden. Klicke hier, damit ein einfaches Formular angezeigt wird. Beachte, dass du in die Felder eines einfachen Formulars nichts eintragen kannst. Klicke hier, damit ein interaktives Formular angezeigt wird. Du kannst die Felder markieren und etwas eingeben.

Lies unbedingt die Informationen im Textfeld oben in den Beispielformularen. Bewege anschließend den Cursor über die Felder, damit angezeigt wird, welche Aktionen verfügbar sind. Du kannst die Formulare auch ausdrucken und/oder auf deinem Computer speichern.

Ausfüllen von interaktiven Formularen

Ein interaktives ausfüllbares Formular enthält Felder, die du auswählen und ausfüllen kannst. Du kannst die Option Autom. ausfüllen aktivieren, um Formulare schneller auszufüllen.

Ausfüllen eines interaktiven Formulars

In einem interaktiven Formular ändert sich der Zeiger je nach Feld in ein anderes Symbol. Beispielsweise wird das Hand-Werkzeug zu einem Textcursor , wenn du Text in das Formularfeld eingeben kannst.

  1. Klicke bei Bedarf mit der rechten Maustaste im Dokument, und wähle im Popup-Menü entweder das Hand-Werkzeug  oder das Auswahl-Werkzeug aus.

  2. Damit Formularfelder leichter zu erkennen sind, klicke in der lilafarbenen Meldungsleiste im Dokument auf die Schaltfläche Felder markieren . Formularfelder werden daraufhin mit einem farbigen Hintergrund angezeigt (Standard: hellblau). Ein farbiger Umriss (Standard: rot) kennzeichnet erforderliche Formularfelder. 

  3. Klicke innerhalb eines Textfelds, um Text einzugeben. Klicke im Fall von Kontrollkästchen oder Auswahlschaltflächen auf die Option, die du auswählen möchtest.
  4. Mit der Tabulatortaste kannst du zum nächsten Element wechseln. Wenn du zusätzlich die Umschalttaste drückst, wechselst du zum vorherigen Element.
  5. Wenn du fertig bist, klicke auf die Schaltfläche „Senden“, um die Formulardaten zu senden. Die Schaltfläche „Senden“ wird entweder in der lilafarbenen Mitteilungsleiste am oberen Rand des Formulars oder im Formularinhalt angezeigt.

Tipps zur Fehlerbehebung beim Ausfüllen von Formularen findest du unter Fehlerbehebung bei Formularen.

Optionen für die Navigation zwischen Formularfeldern

Taste

Ergebnis

Tabulatortaste oder Umschalt+Tabulatortaste

Die Eingabe wird bestätigt, und du wechselst zum nächsten bzw. vorherigen Feld.

Pfeil nach oben/nach links

Das vorherige Optionsfeld in einer Gruppe wird ausgewählt.

Pfeil nach unten/nach rechts

Das nächste Optionsfeld wird ausgewählt.

Esc

Die Eingabe wird widerrufen, und das Formularfeld wird deaktiviert.

Esc (zweimal drücken)

Der Vollbildmodus wird beendet.

Eingabetaste (einzeiliges Textfeld)

Die Eingabe wird bestätigt, und das Feld wird deaktiviert.

Eingabetaste (mehrzeiliges Textfeld)

Im aktuellen Formularfeld wird ein Zeilenabsatz eingefügt.

Eingabetaste (Kontrollkästchen)

Das Kontrollkästchen wird aktiviert bzw. deaktiviert.

Eingabetaste (Tastatur)

Die Eingabe wird bestätigt, und das aktuelle Formularfeld wird deaktiviert.

Optionen zum automatischen Ausfüllen aktivieren (nur interaktive Formulare)

Mit der Funktion Autom. ausfüllen werden Eingaben gespeichert, die du in interaktive Formularfelder eingibst. Die Funktion Autom. ausfüllen schlägt daraufhin eine Eingabe vor oder gibt die Antworten automatisch ein, die mit deine Eingabe im Formularfeld übereinstimmen. Die Vorschläge werden als Popup-Menü angezeigt, aus der du eine Auswahl treffen kannst.

Standardmäßig ist die Funktion Autom. ausfüllen deaktiviert. Du musst sie deshalb bei Bedarf in den Formular-Voreinstellungen aktivieren.

  1. Wähle Bearbeiten > Voreinstellungen (Windows) bzw. Reader > Voreinstellungen (Mac OS), um das Dialogfeld Voreinstellungen zu öffnen.

  2. Klicke im Dialogfeld Voreinstellungen in der Liste links auf Formulare.

  3. Wähle im Menü Autom. ausfüllen die Option Einfach oder Erweitert. (Eine Beschreibung der einzelnen Modi wird unten im Dialogfeld angezeigt.)

  4. Wähle Numerische Daten speichern aus, wenn du willst, dass in Formulare eingegebene Zahlen gespeichert werden sollen.

Einträge aus dem Speicher der Funktion „Autom. ausfüllen“ entfernen

Falls die Funktion Autom. ausfüllen unerwünschte Einträge enthält, z. B. versehentliche Rechtschreibfehler, kannst du diese entfernen.

  1. Wähle Bearbeiten > Voreinstellungen (Windows) bzw. Reader > Voreinstellungen (Mac OS), um das Dialogfeld Voreinstellungen zu öffnen.

  2. Klicke im Dialogfeld Voreinstellungen in der Liste links auf Formulare.

  3. Wähle unter Autom. ausfüllen die Option Eintragsliste bearbeiten aus, und entferne oder ändere anschließend die unerwünschten Wörter.

Ausfüllen von Formularen mit dem Werkzeug „Textkommentar hinzufügen“

Wenn der/die Formularersteller*in das Werkzeug Textkommentar hinzufügen aktiviert hat, kannst du mithilfe dieses Werkzeugs einfache Formulare ausfüllen. Der Text, den du mit dem Werkzeug Textkommentar hinzufügen hinzufügst, wird in der Kommentarliste (Kommentar > Kommentarliste) angezeigt.

  1. Klicke in der lilafarbenen Meldungsleiste oder in der schwebenden Symbolleiste auf Textkommentar hinzufügen.

    Hinweis:

    Wenn die Option Textkommentar hinzufügen nicht verfügbar ist, musst du das Formular ausdrucken, um es auszufüllen.

  2. Klicke auf ein leeres Formularfeld, und trage etwas ein.

  3. (Optional) Passe die Optionen in der lilafarbenen Meldungsleiste oder der schwebenden Symbolleiste an, um die Textgröße, -position oder Schriftart zu ändern.

  4. Wenn du fertig bist, drucke eine Kopie des ausgefüllten Formulars aus.

    Hinweis:

    Du kannst ein Formular, das mit dem Werkzeug Textkommentar hinzufügen ausgefüllt worden ist, nicht elektronisch übermitteln. Du musst das ausgefüllte Formular ausdrucken.

Speichern von Formularen

Nicht alle Formulare können gespeichert werden. Ausgefüllte Formulare können nur gespeichert werden, wenn der/die Autor*in des Formulars das zugelassen hat. Wenn der/die PDF-Autor*in das lokale Speichern aktiviert hat, klicke auf das Diskettensymbol  in der Symbolleiste oben links im Fenster oder in der schwebenden Symbolleiste, wenn das Formular im Internet angezeigt wird. Benenne die Datei anschließend um, und speichere das Formular mit deinen Informationen.

Die lilafarbene Leiste zeigt Informationen an, sofern du in dieses Formular eingegebene Daten speichern kannst.

Schwebende Symbolleiste in einem Formular, das im Internet angezeigt wird.

Wenn du ein Formular in Adobe Reader öffnest, werden die Verwendungsrechte in der Benachrichtigungsleiste über dem Formular angezeigt. Wende dich an den/die Autor*in des Formulars, wenn du Änderungen der Verwendungsrechte wünschst.

  1. Klicke oben links im Fenster auf die Schaltfläche Drucken .

  2. Wähle im Menü im oberen Bereich des Dialogfelds Drucken einen Drucker.

  3. Wähle im Menü Kommentare und Formulare oben rechts im Dialogfeld Drucken eine der folgenden Optionen:

    • Wähle Dokument, damit das Formular und die eingegebenen Werte ausgedruckt werden.

    • Wähle Dokument und Markierungen, damit das Formular, die eingegebenen Werte und alle Kommentare im Formular ausgedruckt werden.

Löschen von Formularen

Löschen eines Formulars in einem Browser

  1. Führe einen der folgenden Schritte aus:
    • Wähle, sofern vorhanden, die Schaltfläche „Formular zurücksetzen“ aus. Du kannst diesen Vorgang nicht rückgängig machen.
    • Beende den Browser, und starte ihn neu.
    Hinweis:

    Wenn du im Webbrowser auf die Schaltfläche „Neu laden“ oder „Aktualisieren“ bzw. „Zurück“ oder „Eine Seite zurück“ klickst oder auf einen Link zu einer anderen Seite klickst, wird das Formular unter Umständen nicht vollständig gelöscht.

Löschen eines Formulars in der Reader-Anwendung

  1. Wähle Datei > Wiederherstellen.

Daten importieren oder exportieren (nur Reader-Anwendung, nicht Browser)

In einigen Arbeitsabläufen übermitteln Einzelpersonen ausgefüllte Formulare als reine Datendateien in einem Format wie FDF oder XML. In Reader kannst du die Daten importieren, damit sie im Kontext der vollständigen PDF-Datei angezeigt werden:

  1. Klicke oben rechts im Fenster auf Erweitert und anschließend auf Daten importieren.

Du kannst die Angaben aus einem ausgefüllten PDF-Formular auch als Datendatei in einem anderen Dateiformat speichern.

  1. Klicke rechts oben im Fenster auf Erweitert und anschließend auf Daten exportieren.

Weitere Informationen findest du unter Formulardatendateien verwalten in der Acrobat-Hilfe.

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