Übersicht der Seite „Senden“

Übersicht

Auf der Seite Senden können Sie neue Ad-hoc-Vereinbarungen konfigurieren und senden. Es müssen fünf Funktionsbereiche konfiguriert werden:

  1. Die Gruppe Senden von ( nur für Konten, für die UMG aktiviert ist): Die Gruppenauswahl definiert die konfigurierbaren Optionen und verfügbaren Vorlagen für die Vereinbarung. Konfigurieren Sie diese Option zuerst, da das Zurücksetzen der Gruppe die Seite aktualisiert und alle früheren Konfigurationen entfernt.
  2. Empfänger: Empfänger sind Personen, die mit Ihrer Vereinbarung interagieren müssen. Es gibt mehrere Empfängertypen. Die verfügbaren Optionen werden von Ihrem Kontoadministrator vorgegeben.
  3. Nachricht: Hier definieren Sie den Namen der Vereinbarung sowie eine Nachricht, die an die Empfänger gesendet wird..
  4. Optionen: Diese Optionen unterstützen Sie bei der Verwaltung der Vereinbarung.
  5. Dateien: Hier wählen Sie die Dokumente aus, die tatsächlich zur Signatur gesendet werden.
Seite „Senden“

Senden von Verträgen

Verwenden Sie Acrobat Sign, um Dokumente zu senden und Signaturen und Genehmigungen einzuholen. Jeder Kunde hat unterschiedliche Anforderungen in Bezug darauf, welche Personen mit dem Dokument interagieren sollen und welche Reihenfolge dabei gilt. Auf der Seite „Senden“ finden Sie einige Funktionen zu diesem Arbeitsablauf, mit denen Sie vertraut sein sollten. 

Seite „Senden“

Wenn Sie sich in einem Konto befinden, für das Benutzer in mehreren Gruppen (UMG) aktiviert sind, wählen Sie die Gruppe aus, von der Sie die Vereinbarung senden möchten, bevor Sie die Vereinbarung konfigurieren.

  • Wenn Sie den Gruppenwert festlegen, werden die gruppenbezogenen Eigenschaften und Vorlagen geladen, aus denen Sie wählen können.
  • Wenn Sie die Gruppe ändern, wird die Seite aktualisiert. Alle eingegebenen Inhalte werden bei dieser Aktualisierung gelöscht.

Wenn das Dropdown-Menü Senden von oben auf der Seite nicht angezeigt wird, wurde für Ihr Konto UMG nicht aktiviert.

Gruppenauswahl

Definieren Sie die Empfänger und legen die Reihenfolge fest, in der sie mit dem Dokument interagieren können.

  • Das Konfigurieren von Vereinbarungen mit mehreren Unterzeichnern geht genauso wie bei einem einzelnen Unterzeichner, nur dass mehr Empfänger angegeben werden. Fügen Sie alle Empfänger hinzu und konfigurieren Sie sie nach Bedarf.
  • Es ist zulässig, dieselbe E-Mail mehrmals in der Vereinbarung hinzuzufügen (z. B. wenn jemand Aktionen in verschiedenen Phasen des Prozesses ausführt).

Im Bereich Empfänger können Sie über den obersten Schieberegler die grundlegende Signierreihenfolge festlegen:

  • Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist (siehe oben), werden die einzelnen Signierschritte nacheinander abgearbeitet und die Empfänger werden nummeriert, um die exakte Reihenfolge der Teilnehmer festzuhalten.
    • Hybride Signaturarbeitsabläufe beginnen als sequenzieller Workflow (In festgelegter Reihenfolge ausfüllen).
  • Wenn In beliebiger Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist, können die Dokumente parallel signiert werden und die Empfänger sind nicht nummeriert.

Rechts neben dem Schieberegler zur Festlegung der Signierreihenfolge finden Sie zwei Links:

  • Mich hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, um sich selbst als den nächsten Empfänger hinzuzufügen.
  • Empfängergruppe hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, um eine Empfängergruppe zu erstellen, aus der ein Empfänger im Namen der gesamten Gruppe teilnehmen kann. Erstellen Sie beispielsweise eine Gruppe für die Personalabteilung, aus der nur eine Person die Vereinbarung signieren muss.
Hinweis:

Um die Reihenfolge der Empfänger zu ändern, klicken Sie auf die entsprechenden Empfänger und ziehen diese an die gewünschte Position in der Reihenfolge. Es ist außerdem möglich, direkt die Nummerierung der Empfänger anzupassen.

 

Jeder Empfänger wird mit fünf Elementen erstellt:

A. Signierreihenfolge: Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist, gibt die Signierreihenfolge genau vor, wann jeder einzelne Empfänger mit der Vereinbarung interagiert.

B. Rolle: Wie wird der Empfänger am besten charakterisiert?

C. E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Empfängers, die für die gesamte Kommunikation mit ihm verwendet wird – auch für die Aufforderung zur Signatur.

D. Authentifizierungsmethode: Vorgehensweise bei der Empfängerauthentifizierung Möchten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden?

E. Private Nachricht (optional): Der Absender kann einzelnen Empfängern individuelle Anweisungen geben, die angezeigt werden, wenn der entsprechende Empfänger die Vereinbarung öffnet..

 

Über den Link „Kopie an“ anzeigen können Sie ein Feld einblenden, in dem Sie die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger angeben können, die die Vereinbarung erhalten sollen. Diese Empfänger sind nicht autorisiert, die Vereinbarung zu signieren oder zu genehmigen. 

Ein Hybrid-Arbeitsablauf ist eine Instanz der sequenziellen Signierreihenfolge, bei der in einem oder mehreren Schritten zwei oder mehr Empfänger gleichzeitig Zugriff auf das Dokument erhalten. Alle Unterzeichner/Genehmiger dieses Schritts müssen zuerst ihren Aufgaben nachkommen, bevor der nächste Schritt beginnt.

Empfängergruppen sind dann hilfreich, wenn Sie die Zustimmung eines Teams bzw. einer Firma benötigen, nicht jedoch die einer bestimmten Person in dieser Gruppe. Jedes Mitglied der Gruppe ist berechtigt, Dokumente im Namen der gesamten Gruppe zu signieren bzw. zu genehmigen. 

Der Bereich „Nachricht“ umfasst zwei Felder, die zu Ihrem Erfolg maßgeblich beitragen können.

In das Feld Vereinbarungsname können Sie jegliche Zeichenfolge als individuelle Bezeichnung der Vereinbarung eingeben.  Dieser Name wird in der Betreffzeile der E-Mail an den Empfänger (unten gelb hervorgehoben) sowie als Name auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Durch einen einzigartigen und aussagekräftigen Vereinbarungsnamen können Empfänger Ihre Nachricht einfacher zuordnen und Sie können die Vereinbarung bei Bedarf schneller finden.

Hinweis:

Wenn Sie vor dem Anhängen eines Dokuments keinen Vereinbarungsnamen eingeben, wird für die Vereinbarung der Name der zuerst angehängten Datei übernommen. Dieser Wert kann bearbeitet werden, solange die Vereinbarung noch nicht gesendet wurde.

 

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung können Sie Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben (unten grün hervorgehoben). Dieser Text wird in den Bitte signieren-E-Mails allen Empfängern angezeigt (anders als bei der privaten Nachricht, die nur an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist).

„Überprüfen und signieren“-E-Mail mit Name und Nachricht

Nachrichtenvorlagen

Enterprise-Kunden haben Zugriff auf durch Ihren Administrator konfigurierte Nachrichtenvorlagen. Nachrichtvorlagen sind direkt mit der Funktion Sprache des Empfängers im Bereich Optionen verknüpft. Wenn Sie also in der Dropdown-Liste „Spanisch“ auswählen, sind alle Ihre auf Spanisch basierenden Vorlagen verfügbar.  

Hinweis:

Wenn Sie eine Sprache ausgewählt haben, mit der keine Vorlagen verknüpft sind, wird die Option Nachrichtenvorlagen auf der Seite „Senden“ nicht angezeigt.

Der Bereich „Optionen“ bietet Verwaltungsfunktionen für die Vereinbarung, nachdem sie gesendet wurde:

  • Kennwortschutz: Fordern Sie Empfänger dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben.  Dieses Kennwort wird vom Absender definiert und gesondert übermittelt. Merken Sie sich dieses Kennwort unbedingt, da es von Acrobat Sign nicht gespeichert wird!
  • Ausfülltermin: Stellen Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen die Vereinbarung abläuft und nicht mehr abgeschlossen werden kann.
  • Erinnerung festlegen: Legen Sie die Häufigkeit (täglich oder wöchentlich) fest, in der bis zum Abschluss der Vereinbarung Erinnerungen gesendet werden sollen. Nur die aktuellen Empfänger werden benachrichtigt..
  • Sprache des Empfängers: Wählen Sie die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll.
    • Wenn Ihr Konto für die Verwendung von Nachrichtenvorlagen konfiguriert ist, wird durch diese Einstellung auch festgelegt, welche Nachrichtenvorlagen angezeigt werden.

Im Abschnitt „Dateien“ hängen Sie die Dokumente der Transaktion an.

Für den Signiervorgang führt Acrobat Sign alle Dokumente in einer alles umfassenden PDF-Vereinbarung zusammen. Der Aufbau der PDF-Datei basiert dabei auf der Reihenfolge, in der die Dokumente aufgelistet sind. Sie können die Reihenfolge der Dokumente ändern, indem Sie auf ein Dokument klicken und es an eine andere Position in der Liste ziehen.

Dateien können aus der Acrobat Sign-Bibliothek, Google Docs, Box.net, Dropbox oder OneDrive heraus angehängt, von Ihrem lokalen System über die Dateisuche hochgeladen oder per Drag & Drop in das Feld „Dateien“ gezogen werden.

Folgende Dateitypen sind zulässig: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Dateien


Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“

Direkt unter der Dateiliste sehen Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“.   Diese Option ermöglicht es Ihnen, die hochgeladenen Dokumente zu öffnen und ihnen je nach Bedarf Formularfelder hinzuzufügen. 

Sie sollten zumindest die Signaturfelder hinzufügen. Es gibt jedoch noch viele weitere Felder, die Sie zur Erstellung komplexer Formulare verwenden können.

Hinweis:

Wenn keine Signaturfelder hinzugefügt werden, fügt Acrobat Sign am Ende des Dokuments automatisch eine neue Seite für Signaturen hinzu.

Der gängigste Arbeitsablauf ist das Senden eines Dokuments an nur einen Empfänger. Außerdem bietet dies eine gute Möglichkeit, um sich mit der grundlegenden Vorgehensweise vertraut zu machen. Sie benötigen lediglich Folgendes:

  • E-Mail-Adresse des Empfängers
    • Diese E-Mail-Adresse muss sich von der unterscheiden, mit der Sie sich anmelden, da Sie keine Dokumente an sich selbst senden können.
  • Dokumente oder Dateien, die signiert werden sollen
Signaturen anfordern


Senden an mehrere Empfänger

Das Senden einer Vereinbarung an mehrere Empfänger läuft nach exakt demselben Muster ab, jedoch mit zwei wesentlichen Unterschieden:

  • Sie müssen im Bereich „Empfänger“ jeden Empfänger in einer eigenen Zeile angeben – und zwar in der Reihenfolge, in der sie die Vereinbarung signieren sollen..
  • Wenn Sie Felder einfügen, müssen Sie angeben, welche Empfänger Zugriff auf dieses Feld haben sollen. Doppelklicken Sie hierfür auf das Feld und geben Sie für Empfänger den entsprechenden Wert an.
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