Ein Handbuch für die im Paket „Adobe Sign für Salesforce“ verfügbaren benutzerdefinierten Einstellungen
Adobe Sign für Salesforce enthält eine Vielzahl von anpassbaren Funktionen, mit denen Sie Ihren Dokumentsignaturprozess so anpassen können, dass er sich nahtlos in Ihren Gesamtarbeitsablauf einfügt.
Dieses Dokument bietet zusätzlichen Inhalt zum Salesforce-Installationshandbuch und enthält alle für Administratoren verfügbaren angepassten Funktionen und Backend-Prozesse. Entwickler, die ihre Anwendung mit der Adobe Sign-Anwendung verbinden möchten, sollten die Entwicklerdokumentation zurate ziehen.
Für die meisten hierin beschriebenen Einstellungen muss nur die Salesforce-Konfiguration wirksam werden. Bei den wenigen Einstellungen, die in Adobe Sign konfiguriert werden müssen, wird entsprechend darauf hingewiesen.
Adobe Sign installiert elf benutzerdefinierte Registerkarten, die standardmäßig alle aktiviert sind (vorausgesetzt, Sie haben die Anwendung so installiert, dass alle Benutzer darauf Zugriff haben). Es wird empfohlen, dass Sie sich diese Registerkarten und ihre Funktionen ansehen und überlegen, ob alle, einige oder keiner Ihrer Benutzer Zugriff darauf benötigen. Deaktivieren Sie nicht benötigte Registerkarten, damit der Bildschirm für Ihre Benutzer übersichtlich bleibt.
Adobe Sign-Registerkarten |
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Vereinbarungen |
Datenzuordnungen |
Gruppenzuordnungen |
Vereinbarungsvorlagen |
Adobe Sign-Manager |
Vereinbarungen verwalten |
Batch-Vereinbarungen |
Adobe Sign-Admin (x2) |
Zusammenführungszuordnungen |
Vereinbarungstypen |
Es existieren zwei Registerkarten vom Typ Adobe Sign-Admin, die auf der Lightning-Oberfläche angezeigt werden.
Eine ist für eine Visualforce-Seite vorgesehen und die andere für Lightning. Es ist jedoch nicht möglich, eine Visualforce-Registerkarte nicht in Lightning Experience anzuzeigen, sodass beide erscheinen.
Mit Einstellungen können Sie das Verhalten von Adobe Sign für Salesforce ändern und die Anwendung anpassen, damit sie Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Die Standardwerte entsprechen den gängigsten Konfigurationen, die von Kunden bevorzugt werden, und sind wirksam, sofern Sie sie nicht explizit ändern.
Adobe Sign für Salesforce unterstützt unterschiedliche benutzerdefinierte Einstellungen:
Einstellungen können für die gesamte Salesforce-Organisation oder für bestimmte Benutzer und Profile festgelegt werden:
Diese Einstellungen wirken sich auf alle Benutzer und Profile in der Organisation aus, es sei denn, ihre Einstellungen überschreiben die Standardeinstellungen auf Organisationsebene (siehe unten).
1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
Die Seite Benutzerdefinierte Einstellungen wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf den gewünschten Link:
o Empfängereinstellungen für Adobe Sign-Vereinbarungen
o Aktualisierungseinstellungen für Adobe Sign-Vereinbarungen
o Adobe Sign-Chatter-Einstellungen
o Adobe Sign-Umgebungseinstellungen
o Adobe Sign-Lead-Konvertierungseinstellungen
o Adobe Sign-Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen
o Adobe Sign-Einstellungen
o Adobe Sign-Symbolleiste
(In den folgenden Beispielen wird Adobe Sign-Einstellungen gezeigt.)
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (oder Bearbeiten, wenn zuvor Änderungen vorgenommen wurden), die sich über der Zeile Standardwert auf Organisationsebene befindet.
5. Aktualisieren Sie die entsprechenden Einstellungen.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Diese Einstellungen wirken sich nur auf die Benutzer und die Profile aus, die Sie definieren. Wenn Sie mehrere Profile anpassen, müssen Sie dies für jedes Profil einzeln tun.
1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
Die Seite Benutzerdefinierte Einstellungen wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf den gewünschten Link:
o Empfängereinstellungen für Adobe Sign-Vereinbarungen
o Aktualisierungseinstellungen für Adobe Sign-Vereinbarungen
o Adobe Sign-Chatter-Einstellungen
o Adobe Sign-Umgebungseinstellungen
o Adobe Sign-Lead-Konvertierungseinstellungen
o Adobe Sign-Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen
o Adobe Sign-Einstellungen
o Adobe Sign-Symbolleiste
(In den folgenden Beispielen wird Adobe Sign-Einstellungen gezeigt.)
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (oder Bearbeiten), die sich über der Tabelle Setupinhaber befindet, um benutzerdefinierte Einstellungen für bestimmte Benutzer oder Profile zu erstellen, die die Einstellungen auf Standardorganisationsebene (falls definiert) überschreiben.
○ Die Tabelle Setupinhaber befindet sich unten auf der Seite, unter der Liste der Einstellungen.
Sie können den Umschalter „Ein-/Ausblenden“ (►) verwenden, um den Abschnitt „Standardwert auf Organisationsebene“ zu reduzieren.
5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Position“ entweder „Benutzer“ oder „Profil“, verwenden Sie dann das Symbol „Suchen“, um nach dem Profil zu suchen, für das Sie diese Einstellungen ändern möchten, und legen Sie Werte für die entsprechenden Einstellungen fest.
6. Bearbeiten Sie die Profileinstellungen nach Bedarf.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Die anpassbaren Einstellungen sind in Salesforce in Funktionsabschnitte gegliedert und diese Struktur wird im Abschnitt unten dargestellt. Jede der einzelnen Einstellungen wird unter der dazugehörigen Funktion aufgeführt.
o Empfängereinstellungen für Adobe Sign-Vereinbarungen
o Aktualisierungseinstellungen für Adobe Sign-Vereinbarungen
o Adobe Sign-Chatter-Einstellungen
o Adobe Sign-Umgebungseinstellungen
o Adobe Sign-Lead-Konvertierungseinstellungen
o Adobe Sign-Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen
o Adobe Sign-Einstellungen
o Adobe Sign-Symbolleiste
Aufgrund des Umfangs der Elemente im Abschnitt Adobe Sign-Einstellungen wird der Inhalt zweimal aufgeführt:
Möchten Sie zulassen, dass Adobe Sign-Administratoren auf Gruppenebene eine OAuth-Verbindung zwischen Adobe Sign und Salesforce herstellen können?
Müssen Benutzer anhand ihrer Salesforce-Profile bestimmten Adobe Sign-Gruppen zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass die korrekten Sendeeinstellungen und das richtige Branding angewendet werden?
Müssen Sie Vereinbarungen mit einer Gesamtdateigröße von über 2 MB senden? (Wenn dies der Fall ist, finden Sie weitere Informationen unter Konfigurieren von Salesforce zum Senden umfangreicher Dokumente.)
Soll Adobe Sign neue Benutzer automatisch erstellen, wenn sie die Anwendung in Salesforce verwenden?
Möchten Sie den Chatter-Feed für das Vereinbarungsobjekt deaktivieren?
Möchten Sie eine E-Mail erhalten, wenn eine Daten- oder Zusammenführungszuordnung fehlschlägt?
Sollen die API-Namen bei der Auswahl von Feldern in Daten-/Zusammenführungszuordnungen bereitgestellt werden?
Müssen Sie eine bestimmte Art von Benutzeroberfläche (Windows bzw. Frames) durchsetzen?
Diese Einstellung gilt nicht für Kunden, die das Lightning-Seitenlayout verwenden, und ist nur für Konfigurationen verfügbar, die das Seitenlayout „Agreement Advanced“ verwenden.
Müssen Absender Vereinbarungen generieren, die nur von ihnen (selbst) signiert werden?
Muss der Absender das Dokument überhaupt signieren?
Möchten Sie Absendern erlauben, zwischen serieller und paralleler Signaturoption zu wählen?
An welche Art von Empfängerobjekten (Kontakt, Lead usw.) senden Sie Vereinbarungen?
Soll Absendern erlaubt werden, Parteien zu definieren, die bei einer Vereinbarung in CC gesetzt werden?
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Empfänger festzulegen?
Welche Art von Empfängerverifizierung ist zulässig?
Sollen unterschiedliche Verifizierungsmethoden für Unterzeichner angewendet werden?
Von wo aus können Absender Dokumente anhängen?
Möchten Sie den Benutzern ermöglichen, Feldvorlagen zu verwenden?
Möchten Sie, dass sich der Vereinbarungsname automatisch in den Dateinamen des ersten angehängten Dokuments ändert?
Müssen Sie Salesforce-Benutzern ermöglichen, Vereinbarungen im Namen anderer Benutzer zu senden?
Laufen Vereinbarungen nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch ab?
Möchten Sie in der Lage sein, die Beziehung der Vereinbarung zu anderen Salesforce-Objekten zu erweitern?
Sollen Benutzer Feldplatzierungen vor dem Senden einer Vereinbarung bearbeiten können?
Sollen Benutzer die Reihenfolge der Empfänger oder Anlagen ändern können?
Erlauben Sie handschriftliche Signaturen zusätzlich zu den elektronischen Signaturen?
Sollen Benutzer Erinnerungen für Unterzeichner festlegen können, wenn sie eine Vereinbarung erstellen?
Müssen Sie jemals die Signatur auf dem System des Absenders (persönliches Signieren) hosten?
Verwenden Sie Anwendungsvorlagen? Wenn das der Fall ist, möchten Sie einige der vorausgefüllten Felder ausblenden oder mit einem Schreibschutz versehen, sodass sie von Absendern nicht bearbeitet werden können?
Sollen Absender die E-Mail-Adresse des Empfängers für Vereinbarungen, die gerade bearbeitet werden, ändern können?
Möchten Sie festlegen, auf welche Seite (statt der standardmäßigen Adobe Sign-Seite) der Unterzeichner nach dem Signieren eines Dokuments umgeleitet wird?
Möchten Sie die endgültige PDF-Datei mit einem Kennwort schützen, um den Ansichtszugriff zu steuern?
Für jede der Einstellungen in Salesforce wird ein Fragezeichensymbol angezeigt, auf das Sie klicken können, um die Beschreibung der Einstellung anzuzeigen.
Diese Einstellung gilt nicht für Kunden, die das Lightning-Seitenlayout verwenden, und ist nur für Konfigurationen verfügbar, die das Seitenlayout „Agreement Advanced“ verwenden.
Hinweis: Die VF-Seitenprobleme, die mit dieser Einstellung behoben werden sollen, wurden durch neue Salesforce-Beschränkungen zum Hinzufügen von benutzerdefiniertem JavaScript zu Randleistenkomponenten behoben. Gilt nur für VF-Seiten und wird bei Verwendung des neuen Lightning-Seitenlayouts nicht unterstützt.
Mithilfe der Einstellungen für den Vereinbarungsempfänger können Sie festlegen, wie Empfängerdatensätze beim Erstellen von Vereinbarungen in Salesforce oder Übertragen nach Salesforce aus einer externen Quelle erstellt oder aktualisiert werden.
Lesen Sie die Dokumentation zur Übertragungszuordnung, um zu erfahren, wie Sie Salesforce einrichten, sodass außerhalb von Salesforce erstellte Dokumente in Salesforce automatisch generiert werden.
Umgebungseinstellungen ermöglichen es Ihnen, die Umgebung zu steuern, mit der Salesforce auf der Adobe Sign-Seite eine Verbindung herstellt.
Diese Einstellungen sollten nicht ohne spezielle Anweisungen vom Adobe Sign-Support geändert werden.
Mit Symbolleisteneinstellungen können Sie festlegen, welche Adobe Sign-Symbolleistenaktionen in Ihrem Konto verfügbar sind. Sie können verschiedene Symbolleisteneinstellungen für unterschiedliche Profile oder Benutzer erstellen.
Durch Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen können Sie steuern, wie Anhänge verwaltet werden, wenn Zuordnungen zum Senden von Vereinbarungen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation für Zusammenführungszuordnungen.
Adobe Sign-Chatter-Einstellungen wird angezeigt, wenn Sie Adobe Sign für Chatter in Ihrer Organisation installiert haben. Diese Einstellungen bestimmen, wo Chatter-Updates gepostet werden und welche Ereignisse ein Chatter-Update auslösen. Sie sollten nur einen Satz von Chatter-Einstellungen für Ihr Unternehmen definieren. Sie können die Einstellungen auch benennen. Weitere Informationen zu Adobe Sign für Chatter finden Sie hier, einschließlich Anweisungen zur Installation und Einrichtung.
Eine andere Chatter-Einstellung ist in den Adobe Sign-Haupteinstellungen enthalten. Standardmäßig ist der Vereinbarungsdatensatz für Chatter-Feeds aktiviert, Sie können dies jedoch mithilfe der Einstellung „Vereinbarungs-Chatter-Feed deaktivieren“ aufheben.
Mit Lead-Konvertierungseinstellungen können Sie Vereinbarungsbeziehungen beibehalten, nachdem Sie einen Lead in ein Konto, einen Kontakt oder eine Opportunity konvertiert haben.
In Adobe Sign für Salesforce können Hintergrundaktionen für Vereinbarungen aktiviert werden, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Dazu zählen: Senden von Vereinbarungen, Senden von Erinnerungen, Aktualisieren von Vereinbarungsstatus, Löschen von Vereinbarungen oder Stornieren von Vereinbarungen.
Salesforce kann mithilfe des URL-Parameters „onLoadAction“ (Aktion beim Laden) automatisch Aktionen auslösen. Diese Funktion wird von Adobe Sign für folgende Aktionen unterstützt: Senden, Erinnern, Löschen, Abbrechen, Aktualisieren und Anzeigen. Der URL-Parameter berücksichtigt die Symbolleisteneinstellungen, die vom Administrator festgelegt wurden. Es stehen also nur aktivierte Elemente zur Verfügung.
Beispiele für URLs mit onLoadAction:
Senden: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Entwurf“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send
Erinnern: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind
Löschen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete
Abbrechen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel
Aktualisieren: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update
Anzeigen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“, „Signiert“ oder „Annulliert“ vorhanden ist.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view
Adobe Sign ist in einigen Salesforce-Anwendungen integriert, die Ihnen ermöglichen, Ihre Salesforce-Arbeitsabläufe noch mehr zu erweitern. Informieren Sie sich über die einzelnen Anwendungen und laden Sie sie von AppExchange herunter.
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