Digitale signaturer er en type elektronisk signatur som bruker en sertifikatbasert digital ID som er innhentet fra en skybasert tjenesteleverandør eller fra underskriverens lokale system.

En digital signatur identifiserer hvem som har signert et dokument, i likhet med en vanlig håndskrevet signatur. Til forskjell fra en håndskrevet signatur, er det vanskelig å forfalske en sertifikatbasert signatur fordi den inneholder kryptert informasjon som er unik for underskriveren. Denne kan lett bekreftes og informerer mottakerne om hvorvidt dokumentet har blitt endret etter at underskriveren signerte dokumentet.

Adobe Sign støtter digitale signaturer ved ganske enkelt å plassere Digital signatur-feltet i et skjema (enten via tekstkoder, dra-og-slipp i redigeringsmiljøet i Adobe Sign eller redigering i Adobe Acrobat med Acroforms).

Tidsstempler

Tidsstempler er en viktig komponent i både de amerikanske signaturstandardene og EU-signaturstandardene ved bruk av digitale signaturer. 

Tidsstempelet fungerer som en låsemekanisme for både underskriverens identitet og selve dokumentet.  Identitet kan etableres på en rekke måter (sertifikat, pålogging, ID-kort …), men tidsstempelet må leveres av en klarert og autorisert tidsstempelautoritet (TSA). 

Tidsstempelet garanterer langvarig gyldighet (Long-Term Validity - LTV) for den signerte avtalen ved å låse signaturen samt dokumentet.  Sørger med andre ord for en lås for låsen.  Dette er viktig for overholdelse av forskrifter for digitale signaturer fordi personlige signeringssertifikater kan utløpe, mens tidsstempelets LTV kan fornyes over tid uten å endre signaturens gyldighet.  LTV-tidsstempelet sikrer at sertifikatet var gyldig da det ble brukt, og forlenger gyldigheten av det signerte dokumentet utover tidsomfanget til underskriverens faktiske sertifikat.

Kvalifisert tidsstempel for e-IDAS-samsvar i EU

Alle kontoer på Adobe Sign EU1-forekomsten i Europa får som standard e-IDAS-samsvarende kvalifiserte tidsstempler påført. (Finn ut hvilken forekomst du er på)

Bruk

For avsendere

Fra avsenders perspektiv kreves det bare at et felt for digital signatur plasseres i dokumentet som skal sendes.

For dokument-/malforfattere

Hver enkelt mottaker kan ha maksimalt ett felt for digital signatur tilordnet i en avtale. Eventuelle tilleggssignaturfelt som kreves, kan være av standard e-signaturtype.

Vær oppmerksom på at selv om bare én underskriver bruker en digital signatur, betyr ikke dette at andre underskrivere må gjøre det samme. Det går helt fint at bare interne underskrivere bruker digitale signaturer med eksterne underskrivere bruker e-signaturfelt (eller omvendt).

Bruke dra og slipp-redigering

Malforfattere finner feltet Digital signatur i Signaturfelt-delen i redigeringsmiljøet.

Nedenfor kan du se e-signaturfeltet til venstre og feltet for digital signatur til høyre.

Syntaks for tekstkode

Syntaksen for et felt for digital signatur bruker argumentet :digitalsignature

Eksempel: {{digsig1_es_:signer1:digitalsignature}}

Lage skjemaer i Acrobat

På samme måte som med alle andre felttyper kan du replikere funksjonen til en tekstkode når du lager dokumenter i Acrobat, ved å gi nytt navn til feltet slik at det inneholder den fullstendige tekstkoden med alle argumenter (men ikke klammeparentesparet i hver ende).

Underskriverens opplevelse

Siden digitale signaturer er sertifikatbaserte må underskrivere skaffe en digital ID før de kan bruke signaturen. Denne digitale ID-en kan anskaffes fra en av flere skysignaturleverandører eller ved å påføre signaturen ved å bruke Adobe Acrobat eller Acrobat Reader med en lokal digital ID.

Adobe Sign-løsningen veileder underskriveren gjennom prosessen:

• Åpne avtalen, og fyll ut alle nødvendige felt
• Velg fra eksisterende digitale ID-er, eller opprett en ny
  
• Bruk signaturen

Når signaturen er påført, fortsetter signatursyklusen som normalt.

Åpne avtalen, og fyll ut alle nødvendige felt ...

Underskrivere varsles via e-post og blir bedt om å åpne avtalen ved å klikke på knapp Se gjennom og signer.

Når dokumentet er åpent, kan underskriveren lese dokumentet og fylle ut de obligatoriske feltene. Alle obligatoriske felt må fylles ut før underskriveren kan gå videre i signaturprosessen.

Hvis musepekeren holdes over feltet for digital signatur, åpnes en tekstballong med tilleggsinstruksjoner.

Ved klikk på feltet åpnes et overlegg der underskriveren blir bedt om å velge én av to baner:

• Sky-signatur (instruksjonene nedenfor følger denne banen)
• Last ned og signer med Acrobat (Klikk her for å hoppe til instruksjonene for nedlasting)

Velg riktig alternativ og klikk på Neste

Det vises et nytt overlegg der underskriveren blir bedt om å velge en identitetsleverandør fra en nedtrekksmeny.

• Det er kun leverandører som er oppført i nedtrekkslisten, som kan brukes 
• Underskrivere som ikke har en tillatt digital ID, kan klikke på koblingen Klikk for å få en ny digital ID og bli rutet for å anskaffe en ny digital ID fra en av flere skysignaturleverandører. 
• Når underskriveren har etablert en ny digital ID, kan han/hun gå tilbake til signaturprosessen.

Identitetsleverandøren ber underskriveren om å autentisere seg for tjenesten

Etter vellykket godkjenning presenteres underskriveren for en liste med gyldige digitale ID-er å velge fra.

• Velg den digitale ID-en.
• Klikk på Neste.

Det vises en forhåndsvisning av signaturen.

• Klikk på Rediger signatur for å:
  • Manuelt signere via mus eller berøringsmatte
  • Laste opp et signaturbilde
• Klikk på OK når du er klar til å fortsette

Underskriveren returneres til avtalen og blir bedt om å Klikk her for å signere

Identitetsleverandøren kan da kreve en ekstra andrefaktorgodkjenning.

For eksempel krever leverandøren nedenfor en statisk PIN-kode, som etableres når den digitale ID-en settes opp, og et engangspassord.

• Angi eventuelle nødvendig verdier og klikk på OK

Når andrefaktorgodkjenning er vellykket angitt, signeres dokumentet og det vises en suksessmelding.

Logg og revisjonsrapport

Kategorien Logg og den tilknyttede revisjonsrapporten, er litt forskjellig fra en standard e-signaturrapport siden de har en tilleggshendelse: Dokument digitalt signert

I eksemplet nedenfor kan du se at den første underskriveren har én e-signet-hendelse, og det er alt.

Den andre underskriveren har hendelsene e-signert og en digitalt signert.

Årsaken til dette er at den digitale signaturprosessen er todelt.  Delen du utfører i nettleseren (fyller ut feltene), og delen som du utfører på den lokale datamaskinen (bruker sertifikatet for den digitale signaturen).

Når underskriveren fullfører feltdelen og klikker på Send inn og fortsett til signering, lastes inndatainnholdet opp og legges inn i PDF-filen. Det er dette hendelsen e-signert angir.

Når den digitale signaturen brukes, publiseres hendelsen digitalt signert.

For å være i samsvar med Logg-informasjonen kan du se at revisjonsrapporten også gjenspeiler de to fasene i signaturprosessen.

Slik konfigurerer du

Arbeidsflyten for digital signatur kan aktiveres på kontonivå av kontoadministrator for Adobe Sign.

• Innstillinger for gruppenivå er tillatt og overstyrer verdiene for kontonivå.

For å få tilgang til innstillinger på kontonivå, går du til: Konto > Kontoinnstillinger > Digitale signaturer.

Det er flere alternativer som kan konfigureres for å håndtere signeringsopplevelsen:

Vis signeringsårsak

Noen samsvarskrav krever at det angis en årsak av underskriveren for en digital signatur som brukes. For eksempel Title 21 CFR Part 11- og SAFE-BioPharma-samsvar.

Hvis digitale signaturer brukes for å oppfylle et samsvarskrav, kontakter du ditt juridiske team for å finne ut om du også skal kreve en signaturårsak i signaturprosessen.

Klikk på koblingen Bio-Pharma-innstillinger for å få tilgang til kontrollene.

Hvis du trenger avanserte signaturkontroller, kan du gå til BioPharma-siden >

Begrensede skysignaturleverandører

Det er enkelte leverandøren som begrenser tilgangen til tjenesten til kun forhåndsgodkjente kunder. Det betyr at tjenesten ikke er tilgjengelig før leverandøren har godkjent kontoen for bruk.

BankID Sweden er en kommersiell tjeneste av denne typen. Bedriftsspesifikke leverandører er også begrenset til godkjente kontoer.

Under aktiveringsprosessen vil disse leverandørene kreve at abonnentkontoen oppgir sin “Konto-ID” for å kunne konfigurere tjenesten for dem. Når leverandøren har godkjent kontoen, kan brukerne dine ta i bruk den begrensede tjenesten. Frem til da vil brukerne typisk se en feilmelding fra leverandøren når de forsøker å bruke en begrenset tjeneste.

Formatalternativer for digitale signaturer

PKCS#7 er standardformatet som styrer den digitale signaturen for de fleste (ikke-EU) Adobe Sign-kontoer.

Kontoer i det europeiske segmentet (EU1) bruker PAdES-format (ETSI EN 319142) som standard for eIDAS-samsvar.

Administratorer på kontonivå kan be om å få denne innstillingen endret fra ett format til et annet ved å sende en forespørsel til kundestøtteteamet for Adobe Sign.

Denne funksjonen kan aktiveres og konfigureres på gruppe- eller kontonivå.

RSA-PSS

RSA-PSS er et signaturskjema som er basert på RSA-kryptosystemet og som gir økt sikkerhet sammenlignet med det eldre RSA-PKCS#1 v.1.5-skjemaet. 

Adobe Sign-implementeringen av RSA-PSS krever ingen konfigurasjon fra kontoadministratoren.

• Når Skysignatur er valgt, og underskriverens digitale ID støtter både RSA-PSS og RSA-PKCS#1, brukes RSA-PSS-signaturskjemaet som standard.
• Når “Signer med Acrobat” er valgt, avhenger bruken av RSS-PSS eller RSA-PKCS#1 av underskriverens innstillinger i Acrobat-programmet.
• Adobe Sign støtter fullt ut CRL- og OCSP-responser som er signert med RSA-PSS-skjemaet.
• Bruken av RSA-PSS-skjemaet er påkrevd for å overholde de tysk-spesifikke kravene til Kvalifiserte elektroniske signaturer.

Ting du bør vite

Arbeidsflyten for digital signatur tvinger avtalen inn i en unik prosess. Det er flere begrensninger å være klar over på grunn av den spesielle håndteringen som kreves for å få signaturen festet.

• Alle underskrivere kan bare ha tilordnet ett felt for digital signatur.
• Webskjemaer støtter ikke digitale signaturer.
• Send samlet støtter ikke Last ned og signer med Acrobat-signaturer. Skybaserte digitale signaturer fungerer som forventet
• Digitale signaturer deaktiverer begrenset dokumentsynlighet. Alle mottakere vil se alle sider
• Underskrivere på mobile enheter kan kun bruke en skybasert digital signatur
• Skybasert digital ID som bruker OAuth-godkjenningsmodus, støttes ikke i Fyll ut og signer-funksjonen
• Fyll ut og signer-funksjonen støtter ikke signering med Aadhaar-tjenesteleverandøren.
• Brukere som deler innholdet, eller kontoer som har aktivert avansert deling, kan ikke bruke digitale signaturer
• eVaulting kan ikke brukes sammen med digitale signaturer
• Filvedlegg kan bare brukes av den første underskriveren. Etterfølgende underskrivere som legger ved nye filer, ugyldiggjør alle tidligere digitale signaturer
• Transaksjonsnummer-felt vil konvertere en digital signatur til en elektronisk signatur
• Den valgfrie innstillingen Hold dokumenter atskilt (når flere enn én brukes til å opprette avtalen) støttes for øyeblikket ikke. Dokumentet kan bare returneres som én enkelt komplett fil