Omówienie
Strona Wyślij to miejsce, na którym można konfigurować i wysyłać nowe umowy ad hoc. Istnieje pięć sekcji funkcjonalnych do skonfigurowania:
- Grupa Wyślij z (tylko dla kont z włączonym UMG) — narzędzie wyboru grup określa opcje konfiguracji i dostępne szablony dla tej umowy. Najpierw skonfiguruj tę opcję, ponieważ zresetowanie grupy spowoduje odświeżenie strony i usunięcie wszystkich wcześniejszych konfiguracji.
- Odbiorcy — odbiorcami są osoby, które mają aktualnie do wykonania akcję związaną z umową. Istnieje wiele typów odbiorców. Dostępność opcji zależy od administratora konta.
- Wiadomość — służy do określania nazwy umowy oraz wiadomości przesyłanej odbiorcom.
- Opcje — opcje zapewniające kontrolę nad umową.
- Ochrona hasłem — podpisane dokumenty można zabezpieczyć hasłem, które zostanie zastosowane w ostatecznej wersji pliku PDF, aby zapobiec nieautoryzowanemu przeglądaniu.
- Termin sfinalizowania — jeśli umowa ma być podpisana przed upływem określonego terminu, można skorzystać z tej opcji, aby automatycznie anulować umowę po określonej liczbie dni.
- Wyślij przypomnienie — dzięki tej opcji można skonfigurować wysyłanie regularnych przypomnień do obecnych, aktywnych odbiorców.
- Język odbiorcy — wybrany język będzie używany w wiadomościach e-mail wysyłanych do odbiorcy oraz na stronie podpisu elektronicznego.
- Pliki — przycisk umożliwia wybranie dokumentów wysyłanych do podpisania.
Po zalogowaniu wybierz opcję Wyślij lub Poproś o podpisy elektroniczne na stronie głównej.
Wysyłanie umów
W usłudze Acrobat Sign chodzi przede wszystkim o wysyłanie dokumentów i zbieranie podpisów oraz zatwierdzeń! Każdy klient może mieć inne wymagania dotyczące tego, kto powinien wejść w interakcję z dokumentem i w jakiej kolejności, dlatego też istnieje szereg funkcji obiegu pracy dostępnych w interfejsie strony Wyślij, o których musisz wiedzieć.
Jeśli korzystasz z konta, na którym włączono opcję Użytkownicy w wielu grupach (UMG), przed skonfigurowaniem umowy wybierz grupę, z której chcesz wysłać umowę.
- Ustawienie wartości Grupa powoduje wczytanie właściwości i szablonów związanych z grupą, spośród których można wybierać.
- Podczas zmiany Grupy strona się odświeży. Po odświeżeniu wszystkie wprowadzone treści zostaną usunięte.
Jeśli u góry strony nie widać listy rozwijanej Wyślij z, Twoje konto nie ma włączonego UMG.
Zdefiniuj odbiorców oraz kolejność, w jakiej zyskują możliwość wchodzenia w interakcję z dokumentem.
- Proces konfigurowania umów z wieloma sygnatariuszami jest taki sam, jak w przypadku umów z jednym sygnatariuszem — inna jest tylko liczba odbiorców. Dodaj poszczególne elementy i skonfiguruj je w razie potrzeby.
- Wielokrotne dodawanie tego samego adresu e-mail do umowy (np. jeśli ktoś wykonuje operacje na różnych etapach procesu) jest dozwolone.
W sekcji Odbiorcy przełącznik w górnej części strony prosi o wybranie podstawowej kolejności podpisywania w obiegu pracy:
- Gdy zaznaczona jest opcja Finalizuj w kolejności (jak pokazano powyżej), sekwencyjny proces podpisywania można obserwować na każdym etapie, a odbiorcy są ponumerowani, aby wskazać dokładną kolejność uczestnictwa.
- Hybrydowy proces składania podpisów ma swój początek w sekwencyjnym obiegu pracy (Finalizuj w kolejności).
- Gdy włączona jest opcja Finalizuj w dowolnej kolejności, podpisy można składać równolegle, a odbiorcy nie są numerowani, aby zasygnalizować, że nie ma określonej kolejności uczestnictwa.
Po prawej stronie przełącznika kolejności podpisywania dostępne są dwa łącza:
- Dodaj mnie — kliknij łącze, aby uwzględnić siebie jako następnego odbiorcę w kolejności uczestnictwa.
- Dodaj grupę odbiorców — kliknij to łącze, aby utworzyć grupę odbiorców, w której konieczne jest uczestnictwo jednego z odbiorców w imieniu całej grupy. Można na przykład utworzyć grupę dla całego działu kadr, w której umowę może podpisać jedna z pracujących w tym dziale osób.
- Dodaj pieczęć elektroniczną — jest to konfiguracja opcjonalna, dostępna, jeśli administrator skonfigurował ustawienia uprawnień użytkownika do umożliwienia dodawania pieczęci elektronicznych do procesu przetwarzania umów.
Aby zmienić kolejność odbiorców, można kliknąć i przeciągnąć odbiorców na właściwe miejsce w grupie. Można również edytować ich numery, a grupa się odpowiednio dostosuje.
Każdy odbiorca jest tworzony z pięcioma elementami:
A. Kolejność uczestnictwa — gdy zaznaczona jest opcja Finalizuj w kolejności, kolejność uczestnictwa zawiera wyraźne wskazówki dotyczące tego, kiedy każdy z odbiorców wejdzie w interakcję z umową.
B. Rola — jak najlepiej określić odbiorcę?
C. Adres e-mail — to identyfikujący odbiorcę adres e-mail, którego używa się podczas całej komunikacji e-mail z odbiorcą, w tym podczas wysyłania prośby o podpisanie.
D. Metody uwierzytelniania — w jaki sposób odbiorca będzie uwierzytelniany? Czy chcesz używać uwierzytelniania?
E. Metoda dostarczenia — w jaki sposób odbiorca ma otrzymywać łącza do umów (następujące łącza: Prośba o podpis, Przypomnienie oraz Wypełniona umowa)? Dostępne opcje to wiadomość e-mail i SMS na numer telefonu odbiorcy.
F. Wymaga notarializacji (opcjonalnie) — czy wymagana jest notarializacja podpisów? Opcja ta jest dostępna tylko wtedy, gdy administrator skonfiguruje odpowiednią integrację.
G. Wiadomość prywatna (opcjonalnie) — nadawca może przekazać każdemu odbiorcy indywidualne instrukcje, które pojawiają się, gdy odbiorca wyświetli umowę.
Łącze Pokaż odbiorców DW poniżej listy odbiorców wyświetla pole, w którym można wprowadzić adresy e-mail do wiadomości (DW), na które zostanie przesłana kopia umowy bez możliwości jej podpisania/zatwierdzenia.
„Hybrydowy” obieg pracy to przykład sekwencyjnej kolejności uczestnictwa, gdzie jeden lub więcej kroków obejmuje dwóch lub więcej odbiorców, którzy uzyskują dostęp do dokumentu w tym samym czasie. Wszyscy równolegli sygnatariusze / osoby zatwierdzające muszą uzupełnić swoją część, zanim proces sekwencyjny przejdzie do następnego kroku.
Grupy odbiorców są przydatne, gdy konieczny jest podpis zespołu lub organizacji, a nie konkretnej osoby w grupie. Każdy członek grupy jest uprawniony do podpisywania lub zatwierdzenia w imieniu całej grupy.
Sekcja Wiadomość zawiera dwa pola, które mogą znacznie zwiększyć skuteczność pracy.
Pole Nazwa umowy umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę. Ten ciąg znaków zostanie umieszczony w wierszu Temat w wiadomości e-mail (zaznaczono poniżej na żółto) do odbiorców, a także w wartości nazwy na stronie Zarządzaj. Niepowtarzalna i rozpoznawalna nazwa umowy pomoże odbiorcom lepiej zidentyfikować wiadomość e-mail i ułatwi wyszukiwanie (w razie potrzeby).
Jeśli nie zostanie wprowadzona żadna nazwa umowy przed załączeniem dokumentu, umowa przejmie nazwę od nazwy pierwszego załączonego pliku. Wartość tą można edytować do momentu wysłania umowy.
Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje (zaznaczono poniżej na zielono). Ten komunikat jest wyświetlany w wiadomości e-mail Podpisz wysyłanej do wszystkich odbiorców (w odróżnieniu od wiadomości prywatnej, która jest widoczna tylko dla odbiorcy, dla którego jest skonfigurowana).
Szablony wiadomości
Klienci na poziomie dla przedsiębiorstw mają dostęp do szablonów wiadomości skonfigurowanych przez administratora. Szablony wiadomości są bezpośrednio powiązane z funkcją Język odbiorcy w sekcji Opcje, dlatego na przykład po wybraniu języka hiszpańskiego z rozwijanej listy języków dostępne staną się wszystkie szablony w tym języku.
Jeśli wybrano język, który nie ma powiązania z żadnymi szablonami, opcja Szablon wiadomości nie będzie widoczna na stronie Wyślij.
Sekcja Opcje umożliwia lepszą kontrolę nad umową po jej wysłaniu:
- Ochrona hasłem — wymagaj od odbiorców wprowadzenia hasła, które umożliwi otwarcie i wyświetlenie podpisanego pliku PDF. To hasło jest definiowane przez nadawcę i przekazywane innym kanałem. Usługa Acrobat Sign nie przechowuje tego hasła, dlatego należy je zapamiętać!
- Termin sfinalizowania — ustaw liczbę dni, po upływie których umowa wygasa i nie można już jej ukończyć.
- Ustaw przypomnienie — ustaw częstotliwość przypomnień (raz dziennie lub raz na tydzień), które będą wysyłane do momentu sfinalizowania umowy. Informowani będą tylko bieżący odbiorcy.
- Język odbiorcy — wybierz język, którego chcesz używać w wiadomościach e-mail wysyłanych do odbiorców oraz podczas korzystania z funkcji podpisywania.
- To ustawienie definiuje również widoczne szablony wiadomości, jeśli twoje konto jest skonfigurowane do korzystania z tych funkcji.
W sekcji Pliki można załączyć dokumenty do transakcji.
Acrobat Sign połączy wszystkie dokumenty w jeden plik PDF z umową do podpisania i utworzy go na podstawie kolejności dokumentów na liście. Kolejność dokumentów można zmienić, klikając i przeciągając poszczególny dokument na nową pozycję listy.
Pliki można dołączyć z biblioteki Acrobat Sign, usługi Dokumenty Google, Box.net, Dropbox, OneDrive, bądź przesłać je z lokalnego systemu za pomocą funkcji wyszukiwania plików. Plik można również przeciągnąć i upuścić w polu Pliki.
Dozwolone typy plików: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu
Tuż pod listą plików znajduje się pole wyboru Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu. Ta opcja pozwala otwierać przesłane dokumenty i w razie potrzeby umieszczać w nich pola formularza.
Należy umieścić przynajmniej pola podpisu, jednak dostępnych jest wiele innych pól, których można używać do tworzenia złożonych formularzy.
Jeśli w umowie nie zostaną umieszczone żadne pola podpisu, usługa Acrobat Sign automatycznie doda nową stronę, aby uwzględnić podpisy na końcu dokumentu.
Wysyłanie dokumentu do jednego odbiorcy to jeden z najczęstszych obiegów pracy z umowami i świetny sposób nauki podstawowych procesów. Wszystko, czego potrzebujesz to:
- Adres e-mail odbiorcy
- Podany adres e-mail musi różnić się od adresu e-mail używanego do logowania (nie można wysłać umowy do siebie)
- Dokument lub plik, który ma zostać podpisany
Wysyłanie do wielu odbiorców
Wysłanie umowy do wielu odbiorców odbywa się dokładnie według tych samych kroków z uwzględnieniem dwóch istotnych różnic:
- Wszyscy odbiorcy muszą zostać umieszczeni w oddzielnych wierszach w sekcji Odbiorcy, w kolejności, w jakiej mają złożyć swoje podpisy.
- Podczas umieszczania pól należy ustalić, który odbiorca ma mieć dostęp do tego pola poprzez dwukrotne kliknięcie pola i ustawienie wartości Odbiorca.
