Role odbiorców podczas wysyłania dokumentów
Usługi Adobe Acrobat Sign na poziomie dla firm i dla przedsiębiorstw mają opcję rozszerzenia ról odbiorców umów (powyżej roli sygnatariusza), aby lepiej dostosować aplikację do wymagań związanych z obiegiem pracy. Aktualnie dostępne role to:
- Sygnatariusz (zawsze włączona dla wszystkich klientów)
- Osoba zatwierdzająca (tylko konta Small Business, Business i Enterprise)
- Osoba akceptująca (tylko konto Enterprise)
- Certyfikowany odbiorca (tylko konto Enterprise)
- Osoba wypełniająca (tylko konta Small Business, Business i Enterprise)
- Osoba delegująca (tylko konto Enterprise)
Po włączeniu funkcji rolę każdego odbiorcy w umowie można skonfigurować indywidualnie, przy czym rolą domyślną jest Sygnatariusz.
Aby włączyć/wyłączyć funkcję przydzielania ról, zaloguj się do konta jako administrator i wybierz kolejno: Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Dozwolone role odbiorcy
Sygnatariusze muszą złożyć na umowie co najmniej jeden podpis. Jest to domyślna rola odbiorcy. Wszyscy sygnatariusze danej transakcji muszą mieć przynajmniej jedno przypisane do nich wymagane pole podpisu. Jeżeli system nie znajdzie pola podpisu przypisanego do sygnatariusza, na końcu dokumentu zostanie utworzony automatycznie blok podpisu.
Pojawienie się bloku podpisu jest dobrym wskaźnikiem niepoprawnego przypisania pola podpisu.
Osoby zatwierdzające nie muszą składać podpisu ani wchodzić w interakcję z polami. Jedynym co musi zrobić osoba zatwierdzająca jest podanie swojego imienia i nazwiska przed wysłaniem transakcji do sygnatariuszy. Pola można przypisać do osób zatwierdzających. Jeżeli pola te są wymagane, osoby zatwierdzające muszą je wypełnić.
Rola osoby zatwierdzającej ma zastosowanie w sytuacji, gdy określona osoba musi zaakceptować dokument przed wysłaniem go do sygnatariusza.
Osoby akceptujące są podobne do osób zatwierdzających, ponieważ nie muszą składać podpisu, jeśli jednak przypisano im pola formularza, będą one dostępne w sposób oczekiwany.
Rola osoby akceptującej ma zastosowanie w sytuacji, gdy odbiorca musi potwierdzić akceptację umowy bez formalnego zatwierdzenia jej treści.
Certyfikowani odbiorcy nie mogą mieć żadnych przypisanych pól formularza. Podczas procesu podpisywania są proszeni o oddelegowanie, odrzucenie lub akceptację umowy.
- Oddelegowanie przenosi rolę certyfikowanego odbiorcy na wybraną osobę
- Odrzucenie zrywa umowę
- Akceptacja umowy kontynuuje cykl podpisywania
Rola stworzona specjalnie dla klientów, którzy muszą wypełnić formularz podczas procesu podpisywania, ale nie posiadają systemów do systematycznego tworzenia dokumentów niestandardowych lub kopiowania zawartości pól z bazy danych do formularza.
Osoby wypełniające mogą zostać wyznaczone w trakcie cyklu składania podpisu, ale nie muszą składać żadnych podpisów. Osobie wypełniającej można przypisać każdy rodzaj pola, w tym pola podpisu (w razie konieczności).
Rola osoby delegującej jest przeznaczona dla obiegów pracy, w których dana osoba musi wybrać kolejną osobę podpisującą lub zatwierdzającą dokument.
Rola ta nie zastępuje doraźnej opcji oddelegowania uczestnictwa przez sygnatariusza / osobę zatwierdzającą. Roli używa się przede wszystkim wtedy, gdy w obiegu pracy, w którym konieczne jest inicjowanie umów bez wcześniejszej znajomości pełnej listy odbiorców, potrzebna jest kontrola/poprowadzenie przez człowieka.
Po wybraniu roli osoby delegującej dostępna staje się druga ikona/menu. To dodatkowe menu pozwala na wybór roli dla oddelegowanej osoby. Rolą domyślną jest Sygnatariusz.
Nie można oddelegować do roli osoby delegującej.
Zaloguj się na swoje konto