Översikt
På sidan Skicka konfigurerar och skickar du nya ad hoc-avtal. Det finns fem funktionella avsnitt att konfigurera:
- Gruppen Skicka från (endast UMG-aktiverade konton) – Gruppväljaren definierar konfigurerbara alternativ och tillgängliga mallar för avtalet. Konfigurera detta först, eftersom en återställning av gruppen uppdaterar sidan och tar bort tidigare konfigurationer.
- Mottagare – Mottagare är de personer som du behöver interagera med i samband med avtalet. Det finns flera typer av mottagare. De tillgängliga alternativen bestäms av din kontoadministratör.
- Meddelande – här anger du namnet på avtalet och ett meddelande som du vill skicka till mottagarna.
- Alternativ – Dessa alternativ styr avtalet
- Lösenordsskydd – Du kan skydda dina signerade dokument genom att ange ett lösenord som tillämpas på den slutliga PDF-filen för att förhindra obehörig visning.
- Tidsfrist för slutförande – När ett avtal måste signeras före ett visst datum kan du använda det här alternativet om du automatiskt vill avbryta avtalet efter ett visst antal dagar.
- Skicka påminnelse – Du kan ställa in påminnelser med regelbundna intervall som ska skickas till de aktiva mottagarna.
- Mottagarens språk – Det språk du väljer används i mottagarens e-postmeddelanden och på sidan för e-skylt.
- Filer – Här markerar du de dokument som du vill skicka för signering.
När du har loggat in väljer du Skicka eller Begär e-signaturer på hemskärmen.
Skicka avtal
Acrobat Sign handlar om att skicka dokument och samla in signaturer och godkännanden. Varje kund har olika krav för vem som behöver interagera med dokumentet och i vilken ordning, så det finns ett antal arbetsflödesfunktioner i gränssnittet Skicka som du bör känna till.
Om du har ett konto där Användare i flera grupper (UMG) är aktiverat väljer du gruppen som du vill skicka avtalet från innan du konfigurerar avtalet.
- När du anger gruppvärdet läses de grupprelaterade egenskaperna och mallarna som du kan välja mellan in.
- När du ändrar gruppen kommer du att märka att sidan uppdateras. Allt innehåll som anges rensas bort i den här uppdateringen.
Om du inte ser listrutan Skicka från överst på sidan är ditt konto inte UMG aktiverat.
Definiera mottagarna och i vilken ordning de ska kunna interagera med dokumentet.
- Att konfigurera avtal med flera signerare är samma process som för en enskild signerare, bara med fler mottagare. Lägg till varje signerare och konfigurera dem efter behov.
- Det är tillåtet att lägga till samma e-postadress flera gånger i avtalet (t.ex. om någon har åtgärder i olika skeden av processen).
I avsnittet Mottagare ska du välja den grundläggande signaturordningen i den översta växeln:
- Slutför i ordning är markerat (se ovan). Det innebär en sekventiell signeringsprocess från ett signeringssteg till nästa och mottagarna numreras för att ange exakt deltagarordning
- Hybridsignaturflöden startar som sekventiella arbetsflöden (slutför i ordning)
- När Slutför i vilken ordning som helst är aktiverat kan parallell signering utföras och mottagare numreras inte för att visa att det inte finns någon särskild deltagarordning.
Till höger om växeln för signaturordning ser du två länkar:
- Lägg till mig – Klicka på den här länken när du vill infoga dig själv som nästa mottagare i signeringsordningen
- Lägg till mottagargrupp – Klicka på den här länken när du vill skapa en grupp mottagare där en behöver delta för hela gruppen. Skapa till exempel en grupp för HR-teamet, där endast en person från HR faktiskt måste signera avtalet.
- Lägg till elektroniskt sigill – det här är en valfri konfiguration som görs tillgänglig om administratören har konfigurerat användaren för att lägga till elektroniska sigill i avtalsprocessen.
Om du vill ändra ordningen på mottagarna kan du klicka och dra mottagarna i rätt ordningsföljd eller redigera numren direkt så justeras ordningen därefter.
Varje mottagare skapas med fem element:
A. Deltagarordning – när alternativet Slutför i ordning är valt ger deltagarordningen en tydlig indikation på när varje mottagare interagerar med avtalet.
B. Roll – Hur beskrivs mottagaren bäst?
C. E-postadress – Det här är mottagarens identifierande e-postadress och den används för all e-postkommunikation med mottagaren, inklusive begäran om signering.
D. Autentiseringsmetoder – Hur kontrolleras mottagaren? Vill du använda autentisering?
E. Leveransmetod – hur du vill att mottagaren ska få länkar till avtalen (länkarna till Signera, Påminnelse och Slutförda avtal). Alternativen är e-post och SMS till mottagarens telefonnummer.
F. Kräv attestering (valfritt) – Kräver du att dina signaturer attesteras?? Det här alternativet är bara tillgängligt om administratören konfigurerar integreringen.
G. Privat meddelande (valfritt) – avsändaren kan ge personliga anvisningar till varje mottagare som visas när mottagaren visar avtalet.
Om du trycker på Visa kopia under mottagarlistan visas ett fält där du kan skriva in en e-postadress dit du vill skicka en kopia av avtalet så att mottagaren kan visa avtalet, men inte få åtkomst att signera/godkänna.
Ett hybridarbetsflöde är en variant av den sekventiella deltagarordningen, där en eller flera av stegen inkluderar två eller fler mottagare som samtidigt får tillgång till dokumentet. Alla signerare/godkännare i det parallella steget måste slutföra sin del innan den sekventiella processen flyttar till nästa steg.
Mottagargrupper är praktiska när du behöver godkännande från ett team eller en organisation, men inte en viss individ i den gruppen. Alla medlemmar i gruppen har behörighet att signera eller godkänna för hela gruppen.
Avsnittet Meddelande innehåller två fält som kan förbättra förloppet avsevärt.
I fältet Avtalsnamn kan du ange en valfri sträng som identifierar avtalet. Den här strängen fylls i på ämnesraden i mottagarens e-postmeddelande (markerat i gult nedan) och används även som namnvärde på sidan Hantera. Genom att ange ett unikt och meningsfullt avtalsnamn kan mottagarna lättare identifiera ditt e-postmeddelande och det kan förbättra dina möjligheter att söka efter avtalet vid behov.
Om inget avtalsnamn anges innan ett dokument bifogas, kommer avtalsnamnet att använda filnamnet på den första filen som bifogas. Värdet kan redigeras tills dess att avtalet skickas.
Avtalsmeddelandet är ett vanligt textfält där du kan ange eventuella instruktioner eller nödvändiga kommentarer (markerat i grönt nedan). Det här meddelandet visas i e-postmeddelandet Signera som skickas till alla mottagare (till skillnad från det privata meddelandet som bara visas för mottagaren som det är konfigurerat för).
Meddelandemallar
Storföretagskunder har tillgång till meddelandemallar som konfigureras av administratören. Meddelandemallar är direkt knutna till mottagarens språk i avsnittet Alternativ, så när du väljer Spanska i listrutan Språk blir alla mallar på spanska tillgängliga.
Om du har valt ett språk som inte har några mallar är alternativet Meddelandemall inte synligt på sidan Skicka.
Alternativavsnittet ger dig bättre kontroll över avtalet efter att det har skickats:
- Lösenordsskydd – kräv att mottagarna anger ett lösenord när de vill öppna och visa den signerade PDF-filen. Lösenordet definieras av avsändaren och skickas ut separat. Acrobat Sign registrerar inte det här lösenordet, så glöm det inte.
- Tidsgräns för slutförande – antalet dagar innan avtalet upphör och inte längre kan fyllas i.
- Ange påminnelse – ange hur ofta (varje dag eller vecka) påminnelser ska skickas ut tills avtalet är slutfört. Endast de aktuella mottagarna aviseras.
- Mottagarens språk – välj vilket språk som ska användas i e-postmeddelanden som skickas till mottagarna och under signeringsprocessen.
- Den här inställningen definierar även de synliga meddelandemallarna om ditt konto har konfigurerats för att använda dem.
Du bifogar dokumenten till transaktionen under filavsnittet.
Acrobat Sign kommer att kombinera alla dokument för signeringsprocessen i ett PDF-avtal och skapar PDF-filen utifrån den ordning som dokumenten listas i. Du kan ändra dokumentens ordningsföljd genom att klicka på och dra ett dokument till en ny plats i listan.
Filer kan bifogas från Acrobat Sign-biblioteket, Google Docs, Box. net, Dropbox och OneDrive eller överföras från ditt lokala system via filsökning eller genom att dra och släppa en fil i rutan Filer.
Tillåtna filtyper är: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Förhandsvisa och lägg till signaturfält
Precis under fillistan finns kryssrutan Förhandsvisa och lägg till signaturfält. Med det här alternativet kan du öppna dokumenten som du överför och placera formulärfält i dem efter behov.
Du bör placera minst signaturfälten, men det finns flera andra fält som du kan använda för att skapa komplexa formulär, om du vill.
Om inga signaturfält placeras lägger Acrobat Sign automatiskt till en ny sida för att få plats med signaturerna i slutet av dokumentet.
Att skicka ett dokument till endast en mottagare är ett av de vanligaste avtalsflödena och ett bra sätt att lära sig grunderna. Allt du behöver är:
- Mottagarens e-postadress
- E-postadressen måste vara en annan än den du loggar in med (du kan inte skicka till dig själv)
- Ett dokument eller en fil som du vill få signerad
Skicka till flera mottagare
Att skicka ett avtal till flera mottagare följer exakt samma steg men med två viktiga skillnader:
- Du måste ange varje mottagare på en egen rad i avsnittet Mottagare, i den ordning som du vill att de ska signera.
- När du placerar fält måste du ange vilken mottagare som ska ha åtkomst till fältet genom att dubbelklicka på fältet och ange mottagarvärdet.
