Ange tidsgränser och påminnelser

Med Adobe Acrobat Sign kan du skicka vanliga e-postpåminnelser till mottagare som förväntas interagera med dina avtal och/eller ange att ett avtal går ut efter en viss tid.


Ställa in en påminnelse under sändningsprocessen

Automatisk förfallotid för dokument tillåter konfiguration på konto- och gruppnivå. Förfallotid kan definieras för en standardtidsgräns, med en valfri inställning som tillåter att avsändaren kan redigera standardvärdet.

Dokumentets förfallodatum mäts i hela dagar (med 24-timmarsintervall) med början när avtalet skapas.  Om du till exempel konfigurerar ett avtal som ska upphöra att gälla inom 3 dagar, upphör avtalet att gälla exakt 72 timmar efter att avtalet har skickats (om det inte har slutförts).

Alla mottagare måste slutföra sin del av signeringsprocessen före deadline. Avtalet upphör om det inte har slutförts innan tidsgränsen har löpt ut.

Obs!

Konto- eller gruppadministratören kan konfigurera dokumentets förfallodatum så att förfallotiden ignoreras om alla av de återstående mottagarna är internal.

  1. Markera alternativet Tidsgräns för slutförande under avsnittet Alternativ.

  2. Ange antalet dagar som signeraren har att signera dokumentet.

    • Kontrollera att det visade datumet är korrekt.

  3. Slutför skicka-processen som vanligt.


Lägg till, ändra eller ta bort en tidsgräns

  1. Gå till sidan Hantera som avsändare av avtalet

  2. Klicka på avtalet som du vill ändra.

  3. Klicka på Utgångsdatum

    Förfallodatum

  4. Ange ett nytt förfallodatum eller välj att ta bort förfallodatumet helt.

  5. Klicka på Spara


Aktivera/inaktivera tidsgränser och påminnelser

Alla tjänstenivåer har tillgång till:

  • Skapa cykliska påminnelser
    • Under sändningsprocessen
    • Från sidan Hantera
  • Skapa cykliska och engångspåminnelser på sidan Hantera

Påminnelsefunktionen kan inte automatiseras eller inaktiveras på tjänstnivåerna Individual och Team.

 

Alternativ på Enterprise- och Business-nivå

På tjänstenivåerna Enterprise och Business kan du välja att visa alternativen Påminnelse och Förfallodatum för dokument under sändningsprocessen eller aktivera automatisering på konto-/gruppnivå.

De två inställningarna kan aktiveras/inaktiveras genom att:

Obs!

Om du aktiverar standardpåminnelser och förfallodatum inaktiveras möjligheten att konfigurera dessa på Skicka-sidan om inte alternativet Tillåt att avsändare anger eller ändrar är aktiverat.

Ställa in en påminnelse under sändningsprocessen

Användare som inte har en standardpåminnelse konfigurerad för sin grupp eller sitt konto kan definiera en påminnelse under sändningsprocessen.

Dessa påminnelser är alltid cykliska och gäller för alla mottagare av avtalet. Avsändaren måste ange hur påminnelsen ska upprepas. Det finns sex alternativ:

  • Varje dag
  • Varje vecka
  • Varje arbetsdag
  • Varannan dag
  • Var tredje dag
  • Var femte dag

När ett avtal med en påminnelse skickas för första gången, skickas e-postmeddelandet Signera till den första mottagaren. Det startar timern för den första påminnelsen.

Om påminnelsen till exempel är konfigurerad att skickas var tredje dag utlöses den första påminnelsen exakt 72 timmar efter att e-postmeddelandet Signera har skickats.

När mottagaren slutför sin åtgärd i avtalet avslutas påminnelseklockan för den mottagaren.

Om det finns flera mottagare får nästa mottagare i flödet e-postmeddelandet Signera direkt efter att den föregående mottagaren har utfört åtgärden. Påminnelseklockan startar beroende på när e-postmeddelandet Signera levereras till den nya mottagaren (inte den inledande tidsstämpeln).

Processen går igenom alla avtalsmottagare tills avtalet är klart.

Obs!

Alla cykliska påminnelser har en tidsgräns efter vilken påminnelserna upphör automatiskt.

Påminnelser som utlöses varje dag har en tidsgräns på 10 dagar.

Alla andra påminnelser har en tidsgräns på 60 dagar.


Ställa in en påminnelse på sidan Hantera

Påminnelser som skapas efter sändningsprocessen konfigureras på sidan Hantera:

  1. Navigera till sidan Hantera

  2. Klicka på avtalet som du vill granska

  3. Klicka på länken Påminn i alternativlisten till höger

    Påminnelser

  4. Konfigurera påminnelsen för användaren och upprepningsfrekvens 

  5. Klicka på Skapa för att aktivera påminnelsen

I sidgränssnittet Hantera finns fler alternativ än på Skicka-sidan:

  • Du kan välja vilka mottagare som ska ingå i påminnelsen. Du kan utforma påminnelsen för en, vissa eller alla mottagare.
  • Du kan välja en cyklisk påminnelseprocess som på Skicka-sidan
    • Om en mottagare läggs till i en cyklisk påminnelse efter det att de har utfört åtgärden i avtalet kommer de inte att få påminnelser
  • Du kan skapa en engångspåminnelse som skickas direkt eller på ett särskilt datum
    • Engångspåminnelser kan konfigureras för deltagare som har slutfört sin åtgärd i avtalet
    • Engångspåminnelser kan konfigureras efter att avtalet har signerats och stängts eller arkiverats
  • Du måste skriva ett meddelande. Det här är ett obligatoriskt fält när du skapar en påminnelse på sidan Hantera

 

Om andra påminnelser redan är konfigurerade för avtalet visas listan med avtal i stället för gränssnittet Skapa påminnelse.

Du kan skapa en ny påminnelse genom att klicka på Lägg till påminnelse


Granska existerande påminnelser

Du kan granska alla påminnelser som har konfigurerats för ett avtal genom att:

  1. Navigera till sidan Hantera

  2. Klicka på avtalet som du vill granska

  3. Klicka på länken Påminn i alternativlisten till höger

    Befintlig påminnelse

Obs!

Påminnelser ordnas baserat på nästa aktiveringstid

Alla påminnelser som har avbrutits/gått ut visas under de aktiva påminnelserna.


Avbryta en påminnelse

Så här avbryter du en påminnelse:

  1. Logga in som den användare som skapade avtalet

  2. Navigera till sidan Hantera

  3. Klicka en gång på avtalet i fråga för att markera det

  4. Klicka på länken Påminn i alternativlisten till höger

  5. Hitta påminnelsen som du vill avbryta och klicka på den 

  6. Klicka på ikonen Ta bort (papperskorgen)

Obs!

Mottagarna kan avbryta påminnelserna via påminnelsemeddelandet. Det är en obligatorisk funktion som inte kan inaktiveras.

 

Påminnelser och REST API

REST v6 API tillåter direktåtkomst till påminnelseobjekten via fyra åtgärder:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – Skapar en påminnelse för de angivna deltagarna i det avtal som identifieras av agreementId i sökvägen
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – Hämtar påminnelser för avtalet som identifieras av agreementId i sökvägen.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Hämtar en specifik påminnelse kopplad till ett avtal
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Uppdaterar en befintlig påminnelse för ett avtal

 

Aktivitetslista/revideringsrapport

Påminnelser loggas inte i aktivitetslistan eller revideringsrapporten för avtalet.

Både historiken och revideringsrapporten loggar milstolpar i signeringsprocessen. Det inkluderar det första meddelandet till en mottagare (Signera), men inte upprepade signeringsförfrågningar till samma mottagare (påminnelser).

En historik över påminnelser kan hämtas genom API:t (finns för kunder på Enterprise-nivå)


Skapa anpassade e-postmallar

Enterprise-kunder kan skapa en anpassad e-postmall för påminnelser. 

Om du är intresserad av anpassade e-postmallar kan du läsa den här guiden.


Tänk på

  • Livslängd för cykliska påminnelser:
    • Dagliga påminnelser förfaller efter tio dagar
    • Alla andra cykliska påminnelser förfaller efter 60 dagar
  • Engångspåminnelser
    • Aktiveras endast en gång
    • Kan konfigureras att skicka en påminnelse till deltagare som redan har slutfört sin åtgärd i avtalet
    • Kan konfigureras efter det att avtalet har slutförts eller arkiverats
      • Påminnelser kan inte konfigureras för avtal som har avbrutits, avvisats eller gått ut
  • Påminnelser aktiveras vid samma klockslag som när det ursprungliga e-postmeddelandet Signera skickades
    • När en mottagare i ett arbetsflöde med flera mottagare slutför sin åtgärd och utlöser nästa mottagare, återställs påminnelsen till den tidpunkten
    • Om du ersätter den aktuella signeraren via sidan Hantera återställs inte påminnelsetiden
  • Mottagaren kan avbryta påminnelsen. Det finns inget alternativ för att neka dem detta
  • Förfallodatum kan ändras på sidan Hantera när avtalet har skickats
  • Förfallodatum kan konfigureras så att de ignoreras för interna mottagare
Adobes logotyp

Logga in på ditt konto