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Adobe Acrobat Sign para Microsoft Power Apps y Power Automate: guía del usuario

Información general

Adobe Acrobat Sign se puede integrar con Microsoft Power Automate y el entorno de PowerApps para proporcionarte una experiencia de firma digital fluida. Puedes utilizar Adobe Acrobat Sign para Microsoft Power Apps y Power Automate para lo siguiente: 

  • Preparar y revisar acuerdos antes de enviarlos para su firma.
  • Iniciar un proceso de firma desde un activador de servicio.
  • Obtener el estado del proceso de firma.
  • Enviar y recibir notificaciones.
  • Trasladar documentos del servicio Sign a otros repositorios. 
  • Archivar los documentos una vez firmados los acuerdos.
  • Obtenga los datos de un flujo de trabajo de aprobación.

Acerca de Microsoft Power Automate: conecta diferentes aplicaciones y servicios con flujos de trabajo coordinados de varios pasos para automatizar tareas repetitivas sin la necesidad de una codificación compleja de la API. Los flujos de trabajo de Power Automate se basan en los tres conceptos principales siguientes: 

  • Conectores: todos los servicios pueden exponer su API mediante un conector al servicio. 
  • Activadores: los conectores pueden tener activadores que inicien flujos de trabajo. 
  • Acciones: los conectores deben tener acciones que impulsen lo que sucede dentro del flujo de trabajo.En función de los parámetros generados por acciones previas, existen conectores lógicos comunes entre las acciones que controlan el flujo de trabajo.

Acerca de Microsoft Power Apps: es un conjunto de aplicaciones, servicios, conectores y plataformas de datos que proporcionan un entorno de desarrollo de aplicaciones rápido para crear aplicaciones personalizadas para las necesidades de tu empresa. Puede conectar las aplicaciones personalizadas a sus datos empresariales almacenados en la plataforma subyacente de los datos (Servicio de datos comunes) o en fuentes de datos en línea y locales (SharePoint, Excel, Office 365, Dynamics 365, SQL Server, etc.).

Las aplicaciones creadas con Power Apps proporcionan capacidades sofisticadas de lógica empresarial y flujo de trabajo que pueden automatizar y digitalizar los procesos empresariales manuales. Estas aplicaciones también tienen un diseño interactivo y pueden ejecutarse sin problemas en cualquier explorador o dispositivo. PowerApps le permite crear aplicaciones empresariales personalizadas y repletas de funciones sin escribir códigos.

Compatibilidad con Microsoft® Government Community Cloud (GCC)

La mayoría de las funciones de Adobe Acrobat Sign son compatibles con el entorno GCC, a excepción de unas pocas limitaciones de GCC que Microsoft® aplica.

Debido a las limitaciones de GCC, todas las plantillas de Acrobat Sign que están disponibles en el conector comercial de Acrobat Sign para el público no están disponibles bajo las reglas de GCC. Consulte la lista de plantillas disponibles en el conector comercial para el dominio público en comparación con el dominio de GCC.

Nota:

El conector gubernamental de Adobe Acrobat Sign solo está disponible en las regiones con GCC de Microsoft. Tiene el mismo conjunto de funcionalidades que el conector comercial de Adobe Acrobat Sign; sin embargo, el conector gubernamental solo admite conexiones a nivel de usuario.

Los entornos “High” y “DoD” (Departamento de Defensa) de GCC no son compatibles.

Compatibilidad con la zona protegida de Adobe Acrobat Sign

El conector de la zona protegida de Adobe Acrobat Sign está concebido para usar en el entorno de zona protegida de Adobe Acrobat Sign.

Esta zona protegida es una cuenta personalizada a nivel empresarial que funciona por separado del entorno de producción principal. Es el lugar perfecto para que los administradores prueben las configuraciones de los ajustes, las llamadas de API, las plantillas de biblioteca y las próximas funcionalidades antes de que se pongan en marcha. 

Obtenga más información sobre la zona protegida de Adobe Acrobat Sign.

Requisitos previos

Para habilitar y usar Adobe Acrobat Sign para Microsoft® Power Automate y Adobe Acrobat Sign para Microsoft® PowerApps, debe realizar lo siguiente: 

Plataformas compatibles:

  • Office (365), con las versiones actuales de Chrome, Firefox, Safari o Edge.

Exploradores Edge compatibles:

Para que Microsoft® Power Automate y PowerApps funcionen sin problemas en el navegador Edge, debe incluir los siguientes en la lista de sitios de confianza de la configuración de seguridad del navegador:

  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • Si utiliza un sistema de administración de identidades de terceros, debe agregar esa dirección URL.

Conecte Acrobat Sign con Microsoft® Power Automate

  1. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft 365 y, a continuación, en la esquina superior izquierda, seleccione el icono del lanzador de aplicaciones.

    Seleccione Power Automate o Power Apps en el lanzador de aplicaciones

  2. En la lista de aplicaciones, seleccione Power Automate

    Le redirige a la página de inicio de Power Automate.

    Nota: Si la opción Power Automate no está disponible, póngase en contacto con su administrador de Microsoft 365.

  3. En el panel izquierdo, seleccione Conectores. A continuación, busque Adobe Acrobat Sign en el campo de búsqueda.

    Conector comercial de Acrobat Sign para Microsoft Power Automate

  4. Para conectarse a la nube comercial, haga lo siguiente:

    1. Seleccione Adobe Acrobat Sign.
    2. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Crear.
    3. En el cuadro de diálogo Conectar como, seleccione el nivel de usuario que desee conectar como:
      • Usuario de Adobe Acrobat Sign: todos los usuarios pueden crear este tipo de conexión.
      • Administrador de grupo de Adobe Acrobat Sign. Los administradores de grupo y de cuenta de Adobe Acrobat Sign pueden crear este tipo de conexión. 
      • Administrador de cuentas de Adobe Acrobat Sign. Solo los administradores de cuentas de Adobe Acrobat Sign pueden crear este tipo de conexión.
        Nota: Puede ver los tres niveles de usuario, pero se genera un error si intenta establecer una conexión por encima del nivel de autoridad.
    4. En el cuadro de diálogo de inicio de sesión de Acrobat Sign, inicie sesión con las credenciales de su cuenta.
    Seleccione el nivel de usuario para conectar Acrobat Sign con PowerApps

  5. Para conectarse a Government Cloud:

    1. Seleccione Adobe Acrobat Sign para entidades gubernamentales.
    2. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Crear.
    3. En el cuadro de diálogo Conectar como, inicie sesión con sus credenciales.

    Nota: Para el conector gubernamental de Acrobat Sign, solo puede crear conexiones a nivel de usuario.

    Conector gubernamental de Acrobat Sign para Microsoft Power Automate

    Inicio de sesión en el conector gubernamental de Acrobat Sign

Conexión de Acrobat Sign con Microsoft® Power Apps

  1. Vaya a la página de inicio de Microsoft Power App y a continuación, desde el panel izquierdo, seleccione Datos > Conexiones > + Nueva conexión.

    Nota: Debe tener la licencia adecuada de PowerApps. Si tiene la licencia, póngase en contacto con el administrador de Microsoft 365 para obtener ayuda.

  2. En el campo Buscar, escriba Adobe Acrobat Sign, y, a continuación, en los resultados de búsqueda, seleccione el conector Adobe Acrobat Sign.

    Conectar Acrobat Sign a Microsoft Power Apps

  3. En el cuadro de diálogo que aparece:

    1. Seleccione Crear.
    2. En el cuadro de diálogo Conectar como, seleccione uno de los siguientes niveles de usuario que desee conectar:
      • Usuario de Acrobat Sign
      • Administrador de grupos de Acrobat Sign
      • Administrador de cuentas de Acrobat Sign 
        Nota: Puede ver los tres niveles de usuario, pero se genera un error si intenta establecer una conexión por encima del nivel de autoridad.
    3. En el cuadro de diálogo de inicio de sesión de Acrobat Sign, inicie sesión con las credenciales de su cuenta.

    Una vez creada la conexión, Adobe Acrobat Sign aparece en la lista de conexiones.

    Acrobat Sign conectado a Power Apps

Añadir Acrobat Sign a los flujos de trabajo de las aplicaciones

Puede usar Microsoft® Power Apps para crear cualquiera de estos tipos de aplicaciones: aplicaciones de lienzo, aplicaciones basadas en modelos o aplicaciones de portal. Consulte cómo crear aplicaciones en Microsoft® Power Apps.

Al crear la aplicación, puede añadir un flujo de trabajo o una tarea con Adobe Acrobat Sign mediante la integración nativa de Power Automate dentro de PowerApps. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. En la interfaz de diseño de la aplicación, seleccione un objeto.

    Conectar Acrobat Sign a flujos de Power Apps

  2. Seleccione Acción.

  3. Para configurar el flujo de trabajo, seleccione Flujo.

    Nota: Cuando se añaden aplicaciones a un flujo añadiendo una plantilla o en un flujo en blanco, debe crear una conexión autenticada a esa aplicación.

    flujo

  4. Para añadir una tarea de conector comercial de Acrobat Sign:

    1. Busque el conector de Acrobat Sign.
    2. Seleccione un activador o una acción. 
    3. Seleccione   y, a continuación, una conexión existente o +Añadir nueva conexión.
    4. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el nivel de usuario con el que desea conectarse y, a continuación, introduzca sus credenciales de usuario.
    Añadir los activadores de Acrobat Sign

    connect-sign-to-flow-trigger

    Una vez creada la conexión, los administradores de Acrobat Sign pueden ejecutar el flujo para otros usuarios dentro del ámbito de su autoridad de la siguiente manera:

    • Los administradores de grupo pueden ejecutar flujos en nombre de cualquier usuario que haya definido su grupo principal como un grupo bajo la autoridad del administrador.
    • Los administradores de nivel de cuenta pueden ejecutar flujos en nombre de cualquier usuario de la cuenta.
  5. Para añadir una tarea del conector gubernamental de Acrobat Sign:

    1. Seleccione el conector gubernamental de Acrobat Sign.
    2. Seleccione un activador o una acción.
    3. Seleccione   y, a continuación, una conexión existente o + Añadir nueva conexión.
    4. En el cuadro de diálogo que aparece, inicie sesión utilizando sus credenciales de usuario.
    Seleccione activadores o acciones para el conector gubernamental de Acrobat Sign.

Habilitar el envío en nombre de otros usuarios

Para el conector comercial de Acrobat Sign

El conector comercial de Adobe Acrobat Sign incluye un campo En nombre de, que permite enviar documentos en nombre de otro usuario de la misma cuenta o grupo.

Requisito: el usuario autenticado debe ser administrador o administrador de grupos.

Para habilitar el envío en nombre de otro usuario en el conector comercial de Acrobat Sign, realiza lo siguiente:

  1. Añade un nuevo paso a un flujo, busca Adobe Acrobat Sign.

  2. Selecciona una acción, como “Crear un acuerdo desde una URL de documento y enviarlo para firmar”.

  3. Introduce los detalles necesarios y, después, selecciona Mostrar opciones avanzadas.

  4. Selecciona En el nombre del campo  y, después, introduce un valor.
    Puedes añadir un valor dinámico (correo electrónico del usuario) o una cadena literal con este formato: email:adobeuser@domain.com

    En el nombre del campo

  5. Selecciona Guardar.

Para el conector gubernamental de Acrobat Sign

El conector gubernamental de Adobe Acrobat Sign incluye un campo “Ejecutar como usuario compartido” que habilita acciones en nombre de cualquier usuario que haya compartido su cuenta con el usuario autenticado, independientemente del grupo o cuenta.

Requisito: el uso compartido avanzado de cuentas debe estar habilitado.

Para habilitar el envío en nombre de otro usuario en el conector gubernamental de Acrobat Sign, realiza lo siguiente:

  1. Añade un nuevo paso a un flujo y busca Adobe Acrobat Sign Government.

  2. Selecciona una acción, como “Cancelar un acuerdo”.

  3. Especifica los detalles necesarios y después selecciona Mostrar opciones avanzadas.

  4. Selecciona Ejecutar como usuario compartido y, después, introduce un valor.
    Puedes añadir un valor dinámico (correo electrónico de usuario) o una cadena literal en este formato: email:adobeuser@domain.com

    Habilita el envío en nombre del uso del conector gubernamental de Acrobat Sign.

  5. Selecciona Guardar.

Habilitar usuarios en varios grupos

El conector comercial de Adobe Acrobat Sign y el conector gubernamental de Acrobat Sign admiten la funcionalidad Usuario en varios grupos. Esta función permite a los usuarios seleccionar el contexto de grupo relevante en el que se ejecutará una acción/activador.

Para el conector comercial de Acrobat Sign

Para habilitar usuarios en varios grupos en el conector comercial de Acrobat Sign, realiza lo siguiente:

  1. Asegúrate de que la opción Usuario en varios grupos está habilitada en tu cuenta de Adobe Acrobat Sign.

  2. Establece una nueva conexión para permitir nuevos permisos de acceso.

    Nota:

    Una vez habilitada la opción Usuarios en varios grupos y establecida una nueva conexión, las acciones se actualizan con un nuevo campo avanzado denominado Nombre/ID de grupo.

  3. Cumplimenta el campo En nombre de con la dirección de correo electrónico del usuario correspondiente. 

    Cree acuerdos con usuarios de varios grupos.

  4. En la lista desplegable Nombre/ID de grupo de los grupos a los que pertenece el usuario, selecciona el grupo correspondiente.

    Aplica el contexto del grupo seleccionado a la ejecución de la Acción o el Activador.

    Usuarios en varios grupos.

  5. Para ejecutar acciones en nombre de otros usuarios y acceder a una lista de grupos a los que pertenecen, introduce manualmente un valor personalizado en el campo En nombre de.

Para el conector gubernamental de Acrobat Sign

Para habilitar usuarios en varios grupos en el conector gubernamental de Acrobat Sign, realiza lo siguiente:

  1. Cumplimenta el campo Ejecutar como usuario compartido con la dirección de correo electrónico del usuario correspondiente. 

    Nota:

    El campo Ejecutar como usuario compartido, de forma predeterminada, muestra el usuario autenticado actualmente. Debes establecer este campo con el grupo adecuado para poderlo seleccionar en el campo ID de grupo.

    Habilitar usuarios en varios grupos en el conector comercial de Acrobat Sign

  2. En la lista desplegable Nombre/ID de grupo de los grupos a los que pertenece el usuario, selecciona el grupo correspondiente.

    Aplica el contexto del grupo seleccionado a la ejecución de la Acción o el Activador.

    Selecciona Nombre/ID de grupo para habilitar usuarios en varios grupos en el conector gubernamental de Acrobat Sign.

Nuevo Activador:

Una vez enviado el acuerdo y que se produce un evento (como un acuerdo, Mega Sign y un formulario web) para un grupo seleccionado, se activa un nuevo activador denominado “Cuando se produce un evento de grupo”. 

  • El campo “ID de grupo” es opcional. Si no se introduce, se utiliza automáticamente el grupo principal del usuario.
  • El campo proporciona una lista de grupos para facilitar la selección.

Tenga en cuenta que la opción genérica “Cuando se produce un evento” también puede especificar un recurso de grupo, pero la lista desplegable no se rellena ni tampoco los acuerdos.

Nuevo activador para usuarios de varios grupos.
Nuevo activador denominado “Cuando se produce un evento de grupo” para usuarios de varios grupos.

Nueva Acción:

Una nueva acción denominada “Obtener una lista de todos los grupos a los que pertenece el usuario” está disponible. Esta acción devuelve la lista de grupos a los que pertenece el usuario.

  • De forma predeterminada, el campo “ID de usuario” se establece en “yo”, lo que significa que la acción devolverá los grupos a los que pertenece el usuario de Adobe Acrobat Sign que ha iniciado sesión.

Restricciones sobre el uso compartido de conexiones

En las aplicaciones Power Automate, Power Apps y Logic, puede Compartir flujos mediante:

Los flujos con una conexión tipo Administrador deben compartirse solamente con permisos de solo ejecución que requieran que el usuario proporcione sus propias credenciales de conexión.

En caso de que los propietarios del Flujo quieran permitir el uso de sus credenciales de conexión, el flujo debe definirse con un valor dinámico en el campo En nombre de.

Precaución:

Los usuarios añadidos como propietarios o copropietarios tienen acceso a las conexiones utilizadas y tienen autoridad para ejecutar y editar el flujo.

Los flujos con los tipos de conexión Administrador no deben compartirse añadiendo propietarios o listas adicionales. El acceso al campo En nombre de presenta la oportunidad de suplantar a otros usuarios, y debe estar estrechamente controlado.

Activadores de Adobe Acrobat Sign

Un activador es un evento o cambio que se utiliza para iniciar un flujo de trabajo.

Los activadores de Adobe Acrobat Sign se basan en el cambio de valores dentro de la aplicación de Adobe Acrobat Sign. Así que debe establecer un webhook para interceptar y aprobar cambios significativos.

Cada activador tiene los siguientes elementos importantes:

  • Nombre: cualquier cadena identificable que el usuario desee utilizar.
  • Ámbito: esto limita el número de acuerdos incluidos en el webhook y, como resultado directo, el número de veces que se activa el flujo de trabajo.
    • Solo los administradores de cuentas de Acrobat Sign pueden crear un flujo de trabajo con un ámbito a nivel de cuenta. Los flujos de trabajo a nivel de cuenta activan todos los acuerdos creados en la cuenta, independientemente del usuario que los creó originalmente. 
    • Los administradores de grupo de Acrobat Sign solo pueden crear ámbitos para su grupo de Adobe Acrobat Sign. Este tipo de flujo de trabajo activa todos los acuerdos creados por los usuarios dentro del grupo del administrador.
    • No se activan los flujos creados por usuarios que no son administradores (en el nivel de cuenta o de grupo).
  • Cuando se configura un activador, MS® Power Automate genera una dirección URL HTTPS única para ese flujo de trabajo y la registra automáticamente en Adobe Acrobat Sign.
Nota:

Cabe señalar que las acciones de Adobe Acrobat Sign no requieren la utilización de un activador de Adobe Acrobat Sign. 

Si dispone de otra fuente para sus activadores, las acciones de Adobe Acrobat Sign seguirán siendo viables en sus flujos de trabajo.

Precaución:

Para evitar problemas relacionados con webhooks en el conector de Adobe Acrobat Sign, asegúrese de utilizar un activador de Adobe Acrobat Sign como primer paso al crear un flujo con activadores de Acrobat Sign. Si el activador de Acrobat Sign se añade solo como un segundo paso o uno posterior y no como el primero, se considerará una acción. En consecuencia, el webhook registrado para ese activador no se eliminará cuando se elimine el flujo.

Activador de Acrobat Sign Descripción

Cuando se crea un nuevo acuerdo

Se activa un flujo de trabajo cada vez que se crea un acuerdo en su cuenta/grupo/usuario (en función del ámbito definido en el webhook). 
Cuando se produce un evento de acuerdo de formulario web Se activa un flujo de trabajo cada vez que se produce cualquiera de los eventos de acuerdo seleccionados en el acuerdo que se originó desde el formulario web seleccionado.

Cuando se envía un acuerdo a un participante

Se activa un flujo de trabajo cada vez que se envía a un destinatario un acuerdo relacionado con su cuenta/grupo/usuario/en un acuerdo específico (en función del ámbito definido en el webhook). 

Cuando se completa correctamente un flujo de trabajo de acuerdo

Se activa un flujo cada vez que se completa correctamente un flujo de trabajo de acuerdo en su cuenta/grupo/usuario/en un acuerdo específico (en función del ámbito definido en el webhook). 

Cuando se produce un evento
Se activa un flujo de trabajo cada vez que se produce un evento en su cuenta/grupo/usuario/en un recurso específico (en función del ámbito definido en el webhook). 

Cuando cambia el estado de un acuerdo

Se activa un flujo de trabajo cada vez que cambia el estado de un acuerdo en su cuenta/grupo/usuario/en un acuerdo específico (en función del ámbito definido en el webhook). 

Acciones de Adobe Acrobat Sign

Una acción representa lo que quiere que suceda cuando se active el flujo de trabajo. Las acciones permiten que los usuarios realicen operaciones que pueden crear, enviar o evaluar acuerdos asociados a los usuarios de una cuenta de Adobe Acrobat Sign.

Cada acción tiene una o más entradas requeridas (u opcionales) que son necesarias para que la acción se ejecute correctamente. Estas entradas proceden de activadores u otras acciones anteriores en el flujo de trabajo.

La acción produce una salida que puede ser un recurso deseado (un acuerdo descargado en forma de flujo de archivos) o valores que se utilizarán en acciones posteriores.

Lista de acciones de Adobe Acrobat Sign

Acción Descripción resumida

Cargar un documento y obtener un ID de documento

Carga un flujo de archivos en Adobe Acrobat Sign y produce un ID de documento para acciones posteriores.
Crear un acuerdo desde un documento cargado y enviarlo para firmar Utiliza un ID de documento para crear y enviar un acuerdo.
Crear una plantilla de biblioteca desde un documento cargado Utiliza un ID de documento para crear una plantilla de biblioteca en Adobe Acrobat Sign
.
Crear un acuerdo desde una URL de documento y enviarlo para firmar

Utiliza una dirección URL proporcionada para recuperar un archivo, crear un nuevo acuerdo y enviarlo.

Crear una plantilla de biblioteca desde una URL de documento Utiliza ula dirección URL proporcionada para recuperar un archivo y después crear una nueva plantilla de biblioteca en Adobe Acrobat Sign.
Crear un acuerdo desde una plantilla de biblioteca y enviarlo para firmar Utiliza una plantilla de biblioteca de Adobe Acrobat Sign para crear y enviar un nuevo acuerdo.
Crear un acuerdo desde el contenido de un archivo y enviarlo para firmar
Crea un acuerdo a partir de un archivo en Adobe Acrobat Sign y lo envía para su firma.
Crear un acuerdo desde un flujo de trabajo y enviarlo para firmar
Crea un acuerdo a partir de un archivo en Adobe Acrobat Sign y lo envía para su firma.
Obtener una lista de todos los acuerdos según los criterios de búsqueda
Busca acuerdos por criterios como el ID de flujo de trabajo.

Obtener una lista de todos los acuerdos

Devuelve una lista de todos los acuerdos del usuario.
Obtener una lista de todas las plantillas de biblioteca Devuelve una lista de todas las plantillas de biblioteca de Adobe Acrobat Sign en su cuenta.
Obtener el estado de un acuerdo

Devuelve todos los datos asociados a un acuerdo.

Obtener una lista de todos los ID de documento de un acuerdo

Devuelve una lista de todos los ID de documentos asociados al acuerdo, incluidos los cargados durante la firma.
Obtener una lista de todos los formularios web Devuelve una lista de todos los formularios web del usuario.
Obtener un PDF de un acuerdo firmado Devuelve el PDF firmado de un acuerdo.
Obtener un PDF de una pista de auditoría del acuerdo
Carga un flujo de archivos en Adobe Acrobat Sign y produce un ID de documento para acciones posteriores.

Obtener el documento de un acuerdo

Devuelve un documento específico de un acuerdo.
Obtener datos de campos de formulario del acuerdo en formato CSV Muestra los datos introducidos en los campos de formulario interactivos de acuerdo.
Obtener datos del campo de formulario del acuerdo en formato JSON
Devuelve un archivo con campos de formulario en formato JSON. El archivo se puede analizar para utilizar los valores de campo de formulario en acciones posteriores.
Recuperar la URL de la firma Recupera la dirección URL de la página de firma electrónica para uno o más destinatarios actuales de un acuerdo.

Plantillas de Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign ofrece varias plantillas preconfiguradas para conectores de documento comunes, como Creative Cloud y Microsoft® SharePoint.

Para acceder a las plantillas, en la página principal del Flujo , seleccione Plantillas y, a continuación, escriba Adobe Acrobat Sign en el campo Buscar .

Nota:

Actualmente, las plantillas de Acrobat Sign no son compatibles con el conector de Acrobat Sign Government. Debe estar conectado al conector comercial para poder acceder a las plantillas predefinidas.

Plantillas

Ejemplos

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