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Adobe Acrobat Sign para Veeva Vault: Guía de instalación

Información general

Este documento explica cómo integrar Adobe Acrobat Sign con la plataforma Veeva Vault. Veeva Vault es una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) creada para las ciencias biológicas. Un almacén “Vault” es un repositorio de contenido y datos que tiene un uso típico para solicitudes de reglamentos, creación de informes de investigación, aplicaciones de subvenciones, contratación general y mucho más. Una única empresa puede tener varias almacenes que deben mantenerse por separado.

Los pasos de alto nivel para completar la integración son los siguientes:

  • Activar su cuenta administrativa en Adobe Acrobat Sign (solo nuevos clientes).
  • Cree objetos para realizar un seguimiento del historial de un ciclo de vida de acuerdos en Vault.
  • Crear nuevo perfil de seguridad.
  • Configurar un grupo en Adobe Acrobat Sign para mantener el usuario de integración de Veeva Vault.
  • Crear representaciones y campos de documento.
  • Configurar acciones web y actualizar el ciclo de vida del documento.
  • Crear configuración de usuario y rol de usuario del tipo de documento.
  • Conectar Veeva Vault a Adobe Acrobat Sign con un software intermedio (middleware).

Requisitos previos

Para instalar y utilizar correctamente Adobe Acrobat Sign para Veeva Vault:

  • Debes tener una licencia para Adobe Acrobat Sign Solutions para empresas.  Las soluciones para empresas o VIP de Adobe Acrobat Sign no admiten integraciones prediseñadas.
  • Debes tener una cuenta de administrador de Adobe Acrobat Sign y una cuenta de administrador de integración de Acrobat Sign para Veeva de Adobe.
  • La dirección de correo electrónico del usuario final debe ser la misma en los sistemas Adobe Acrobat Sign y Veeva Vault.
Nota:

El administrador de Adobe Sign debe realizar los pasos de configuración de Adobe Acrobat Sign en Adobe Acrobat Sign.

Configuración de Veeva Vault

Para configurar Veeva Vault para su integración con Adobe Acrobat Sign, debe implementar los pasos que se indican a continuación.

Conexión de Veeva Vault a Adobe Acrobat Sign con un software intermedio (middleware)

Tras completar la configuración de Veeva Vault y la cuenta de administrador de Adobe Acrobat Sign, el administrador debe crear una conexión entre las dos cuentas con el middleware. La conexión de la cuenta de Veeva Vault y de Adobe Acrobat Sign se inicia mediante la identidad de Adobe Acrobat Sign y, a continuación, se utiliza para almacenar la identidad de Veeva Vault.
Para la seguridad y estabilidad del sistema, el administrador debe utilizar una cuenta de sistema/servicio/utilidad de Veeva Vault dedicada, como adobe.para.veeva@xyz.com, en lugar de una de usuario personal, como bob.smith@xyz.com.

Un administrador de cuentas de Adobe Acrobat Sign debe seguir estos pasos para conectar Veeva Vault a Adobe Acrobat Sign con el middleware:

  1. Seleccione Iniciar sesión en la esquina superior derecha.

    middleware_login

  2. Para autorizar el nivel de acceso a la aplicación, seleccione Ámbito de OAuth de Acrobat Sign como CUENTA o GRUPO. A continuación, seleccione Autorizar.

    middleware_oauth

  3. En la página de inicio de sesión de Adobe Acrobat Sign que se abre, proporcione el correo electrónico y la contraseña del administrador de la cuenta y luego seleccione Iniciar sesión.

    Iniciar sesión en Acrobat Sign

    Después de iniciar sesión correctamente, la página muestra el ID de correo electrónico asociado y la pestaña Configuración, como se muestra a continuación.

    middleware_settings

  4. Seleccione la pestaña Configuración.

    La página Configuración muestra las conexiones disponibles y No hay conexiones disponibles en el caso de la primera configuración de conexión, como se puede ver a continuación.

    middleware_newconnection

  5. Para agregar una nueva conexión, seleccione Añadir conexión.

  6. En el cuadro de diálogo Agregar conexión que se abre, proporcione los detalles necesarios, incluidas las credenciales de Veeva Vault.

    Las credenciales de Adobe Acrobat Sign se rellenan automáticamente desde el inicio de sesión inicial de Adobe Acrobat Sign.

    middleware_addconnection

  7. Para validar los detalles de la cuenta, seleccione Validar.

    Cuando la validación se realice correctamente, aparecerá la notificación “Usuario validado con éxito”, como se muestra a continuación.

    middleware_validated

  8. Para restringir el uso a un grupo de Adobe Acrobat Sign determinado, expanda la lista desplegable Grupo y seleccione uno de los grupos disponibles.

    middleware_group

  9. Para adjuntar el informe de auditoría a la representación firmada, seleccione la casilla de verificación Adjuntar informe de auditoría a la representación firmada.

    add-audit-report

  10. Para permitir el aprovisionamiento automático de usuarios en Adobe Acrobat Sign, seleccione la casilla de verificación Aprovisionamiento automático de usuarios de Sign.

    Nota: El aprovisionamiento automático de nuevos usuarios de Adobe Acrobat Sign solo funciona si se ha habilitado en el nivel de cuenta de Adobe Acrobat Sign en Adobe Acrobat Sign, además de habilitar Aprovisionamiento automático de usuarios de Sign para la integración de Veeva Vault y Adobe Acrobat Sign por parte del administrador de cuentas de Adobe Acrobat Sign, como se muestra a continuación.

    allow-auto-provisioning

  11. Para configurar que la representación de Adobe Acrobat Sign se muestre en Veeva en lugar de Representación original, selecciona la casilla de verificación Mostrar representación de Acrobat Sign.

    edit-connection-dispplay-adobe-sign-rendition

  12. Seleccione Guardar para guardar la nueva conexión.

    La nueva conexión aparece en la pestaña Configuración, lo que muestra la correcta integración entre Veeva Vault y Adobe Acrobat Sign.

    middleware_setup

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