Présentation

Les modèles de bibliothèque permettent aux utilisateurs de créer des documents interactifs réutilisables.  Ces documents peuvent se présenter sous la forme d’un champ de signature unique (comme pour un accord de non-divulgation) ou de formulaires très complexes (tels que les documents d’imposition/d’intégration).

Lorsque vous utilisez le même fichier pour définir un accord, vous pouvez créer un modèle qui accélère la livraison du document au signataire, garantit la cohérence du contrat signé final et garantit passivement que votre équipe utilise toujours la version actuelle du document.

Les modèles peuvent être définis de deux façons : calques de champs de formulaire et documents.

  • Les calques de champ de formulaire correspondent uniquement aux champs qui sont appliqués au fichier téléchargé. Ils sont idéaux pour les entreprises qui élaborent dynamiquement des contrats avec du contenu personnalisé, mais dans un format standardisé. Il vous suffit de charger le fichier et d’appliquer le calque de champ pour placer tous les champs en quelques clics.
  • Les documents incluent le fichier de base en plus des champs. Les documents standard qui n’ont pas de contenu dynamique fonctionnent mieux ici, comme les formulaires fiscaux, les demandes et les accords de non-divulgation.

Remarque :

L’utilisateur qui crée le modèle est le propriétaire de l’objet.

Seul le propriétaire peut modifier le modèle ou ajuster le niveau d’autorisation, sauf si le modèle est partagé avec son groupe ou son organisation.

  • Si le modèle est partagé avec l’organisation, les administrateurs du compte ont le droit de modifier le modèle dans la section Bibliothèques partagées de leur menu d’administration.
  • Si le modèle est partagé avec le groupe, les administrateurs du groupe ont le droit de modifier le modèle dans la section Bibliothèques partagées de leur menu d’administration.
    • Les administrateurs de compte ont également accès à tous les documents partagés avec des groupes.

La propriété d’un modèle ne peut pas être transférée à un autre utilisateur.

Création d’un modèle de bibliothèque

  1. Pour créer un modèle de bibliothèque, cliquez sur l’onglet Accueil, puis sélectionnez Créer un modèle réutilisable.

    Ajout d’un modèle depuis la page d’accueil
  2. La page de configuration Créer un modèle de bibliothèque se charge.

    Saisissez le nom de votre modèle dans le champ Nom du modèle.

    Si vous ne nommez pas le modèle de manière explicite, le nom du premier document ajouté s’affiche dans ce champ.

  3. Faites glisser et déposez les fichiers dans la section Fichiers ou cliquez sur le lien Ajouter des fichiers en haut à droite de la section Fichiers pour parcourir votre système.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour créer un modèle plus grand.

  4. Configurez le type de modèle :

    • Document réutilisable : cette option enregistre le document complet, avec son contenu et ses champs de formulaire.
    • Calque de champs de formulaire réutilisable : cette option enregistre uniquement le calque de champs de formulaire à appliquer à un autre document (contenu différent avec la même mise en forme).
    • Les deux : les deux types de modèles sont proposés.

    Remarque :

    Vous pouvez à tout moment changer le type d’un modèle en modifiant ses propriétés.

  5. Configuration de l’option Qui peut utiliser ce modèle

    Ce paramètre rend le modèle accessible en fonction de l’utilisateur qui l’a chargé :

    • Seulement moi : seul l’utilisateur qui a chargé le modèle peut y accéder.
    • N’importe quel utilisateur de mon groupe : si cette option est activée, une association logique est établie entre le modèle et le groupe auquel appartient l’utilisateur qui l’a chargé. Tous les membres du groupe ont accès au modèle.
      • Si l’utilisateur qui a chargé le modèle est transféré dans un autre groupe, cette association modèle-groupe n’est pas rompue.
      • Le modèle est disponible pour modification par l’administrateur de compte et l’administrateur de groupe du groupe de l’utilisateur dans le menu Bibliothèques partagées.
    • Tous les utilisateurs de mon organisation : chaque utilisateur du compte aura accès au modèle.

    Remarque :

    L’utilisateur propriétaire d’un modèle peut toujours supprimer le modèle.

    • Les comptes utilisant l’interface moderne de la page Gérer permettent aux administrateurs de groupe et de compte de supprimer des modèles partagés.
    • Les comptes utilisant l’interface héritée de la page Gérer n’autorisent pas les administrateurs à supprimer les modèles qu’ils ne possèdent pas.

    L’utilisateur propriétaire et les administrateurs de groupe/compte peuvent modifier le modèle.

    Les autres utilisateurs pourront manipuler le modèle une fois qu’il aura été appliqué à un accord, en sélectionnant l’option Aperçu et ajout de champs durant le processus d’envoi. Les propriétés du modèle sont alors modifiées pour cet accord particulier, mais le modèle racine reste inchangé.

  6. Cliquez sur Aperçu et ajout de champs pour envoyer le modèle à l’environnement de création.

    create_library_template
  7. L’environnement de création par glisser-déposer s’ouvre. Faites glisser les champs du rail de droite jusqu'aux emplacements de votre choix dans le document.

    Remarque :

    Par défaut, tous les champs importés sont attribués au premier destinataire. Vous pouvez modifier l’attribution des champs en changeant le destinataire sélectionné dans la liste déroulante Destinataires.

    place_fields
  8. Lorsque vous avez terminé d’ajouter les champs, cliquez sur Enregistrer.


Modification du nom d’un modèle de bibliothèque

Modifier le nom d’un modèle est un processus simple réalisé en quelques étapes. Renommez vos anciens modèles pour suivre les révisions ou signaler les modèles obsolètes que vous souhaitez conserver.

  1. Accédez à votre modèle en sélectionnant l’onglet Gérer.

  2. Sélectionnez le filtre Modèles dans le volet de gauche.

  3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez sélectionner, puis cliquez sur le lien Modifier le modèle dans le volet de droite pour ouvrir le modèle dans l’environnement de création par glisser-déposer.

    Cliquez sur le lien Modifier du modèle.
  4. Développez la section Propriétés du modèle :

    • Cliquez dans le champ Nom du modèle
    • Entrez le nom souhaité
    Cliquez sur le lien Modifier du modèle
  5. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé


Modification du type d’un modèle de bibliothèque

Le type de modèle définit si votre modèle inclut le document de base, ou s’il est composé uniquement de champs.

  1. Accédez à votre modèle en sélectionnant l’onglet Gérer.

  2. Sélectionnez le filtre Modèles dans le volet de gauche.

  3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez sélectionner, puis cliquez sur le lien Modifier le modèle dans le volet de droite pour ouvrir le modèle dans l’environnement de création par glisser-déposer.

    Cliquez sur le lien Modifier du modèle.
  4. Développez la section Propriétés du modèle :

    Dans la section Type de modèle, vous pouvez définir le type de modèle

    • Calque de champ de formulaire réutilisable : contient uniquement les champs (sous forme de calque) qui peuvent être appliqués à un document téléchargé
    • Document réutilisable : contient un document quelconque avec le calque de champ appliqué.
      • Il est acceptable de ne placer aucun champ
    Cliquez sur le lien Modifier du modèle
  5. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé


Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque

Le niveau d’autorisation du modèle détermine qui parmi les autres utilisateurs du compte peut accéder au modèle et l’utiliser.

  1. Accédez à votre modèle en sélectionnant l’onglet Gérer.

  2. Sélectionnez le filtre Modèles dans le volet de gauche.

  3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez sélectionner, puis cliquez sur le lien Modifier le modèle dans le volet de droite pour ouvrir le modèle dans l’environnement de création par glisser-déposer.

    Cliquez sur le lien Modifier du modèle.
  4. Configuration de l’option Qui peut utiliser ce modèle

    Ce paramètre rend le modèle accessible en fonction de l’utilisateur qui l’a chargé :

    • Seulement moi : seul l’utilisateur qui a chargé le modèle peut y accéder.
    • N’importe quel utilisateur de mon groupe : si cette option est activée au niveau du groupe, une association logique est établie entre le modèle et le groupe auquel appartient l’utilisateur qui l’a chargé. Tous les membres du groupe ont accès au modèle.
      • Si l’utilisateur qui a chargé le modèle est transféré dans un autre groupe, cette association modèle-groupe n’est pas rompue.
      • Le modèle est disponible pour modification par l’administrateur de compte et l’administrateur de groupe du groupe de l’utilisateur dans le menu Bibliothèques partagées.
    • Tous les utilisateurs de mon organisation : chaque utilisateur du compte aura accès au modèle.
    Cliquez sur le lien Modifier du modèle
  5. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé

  • Si votre modèle comporte de nombreux champs, enregistrez-le souvent ! Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, vous êtes peut-être redirigé vers la page Gérer, mais c’est mieux que de perdre votre travail !
  • Le fait de nommer les champs de manière réfléchie peut vous aider à long terme. Si vous envisagez d’exporter les données saisies par les signataires, les noms des champs peuvent rendre ces informations beaucoup plus lisibles et permettre de les classer.


Droits administrateurs pour modifier les modèles de bibliothèque partagés

Les administrateurs peuvent modifier tout modèle de bibliothèque partagé (via des autorisations de modèle) avec leur groupe ou compte respectif.

  • Seuls les modèles de bibliothèque sont inclus.  Les formulaires web ne le sont pas.
  • Seuls les modèles de bibliothèque partagés via les autorisations de modèle sont inclus.  
  • Les administrateurs de groupe peuvent modifier tous les modèles de bibliothèque partagés avec leur groupe par des membres de leur groupe.
  • Les administrateurs de compte peuvent modifier tous les modèles de bibliothèque partagés avec leur groupe ou organisation.
    • Les administrateurs de compte peuvent afficher les modèles partagés de tous les groupes.

Un administrateur peut accéder à la liste des bibliothèques partagées en accédant à : Compte > Bibliothèques partagées.

Accéder à l’élément de menu Bibliothèques partagées

Le contenu de la page comprend :

  • Nom du modèle : nom officiel du modèle de bibliothèque tel qu’il figure sur la page Gérer.
  • Type : type de modèle. Soit Document de bibliothèque, soit Modèle de calque de champs de formulaire, soit Modèle de document et de champs de formulaire.
  • Propriétaire : créateur d’origine du modèle. Le nom officiel et l’e-mail de l’utilisateur sont fournis.
  • Partagé avec  : reflète le paramètre d’autorisation du modèle. La valeur est soit Compte, soit Groupe (le nom du groupe étant ajouté).
  • Dernière modification : date à laquelle le modèle a été enregistré pour la dernière fois sur le système.

 

Pour modifier un modèle :

  • Double-cliquez sur le modèle,
    • ou cliquez et sélectionnez l’action Modifier.
Modifier le modèle

 

L’environnement de création d’Adobe Sign s’ouvre pour vous permettre de modifier les propriétés, le type et le nom du modèle, ainsi que l’affectation et le placement des champs.

  • Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
Création

Attention :

Les administrateurs peuvent modifier les autorisations du modèle.

La modification des autorisations de modèle peut supprimer le modèle de la liste Bibliothèques partagées, ce qui interdit leur modification par l’administrateur.