No quarto trimestre de 2017, as páginas Enviar e Criação clássicas serão descontinuadas e não estarão mais disponíveis no sistema do Adobe Sign.
Antecipando esta alteração no sistema, as integrações que dependem da incorporação das páginas Enviar e Criação precisam ser alteradas para a nova experiência. Essas integrações variam dos pacotes padrão do Adobe Sign, como o Adobe Sign para MS Dynamics, a soluções de API personalizadas para uso especializado.
A alteração da página incorporada fará mais do que apenas alterar a aparência do processo de envio e criação. Ela abrirá vários novos recursos para os usuários, bem como removerá as tecnologias mais antigas que foram substituídas por soluções mais robustas.
Essa mudança para estabelecer a nova experiência de envio/criação como padrão está programada para a versão do segundo trimestre de 2017 e as novas contas não terão mais uma opção para visualizar as páginas clássicas. No quarto trimestre de 2017, espera-se que todos os clientes já estejam utilizando a nova experiência e as páginas clássicas serão completamente descontinuadas.
A página Enviar
A página Enviar é fundamental no serviço do Adobe Sign e atualizar para a nova experiência traz mudanças significativas em termos de funcionalidade, bem como algumas alterações potenciais no processo.
Com apenas uma exceção, os usuários podem fazer tudo o que fariam na exibição clássica. Entretanto, há opções adicionais disponíveis, que pode ou não ser ativadas pelo administrador da conta.
A exceção importante é que o fluxo de trabalho de Assinatura manuscrita (substituindo o fluxo de trabalho de Fax clássico) não permitirá que um remetente envie diretamente a um número de telefone.
Aparência
Para remetentes, a aparência geral da nova página será a alteração mais impressionante. Embora todos os recursos clássicos estejam presentes na nova página, ter um novo campo visual para analisar já será suficiente para os usuários se tornarem mais lentos e mais críticos no processo.
No entanto, o layout de página geral é o mesmo, reduzindo o impacto das “novidades” e os usuários verão que a prática de enviar um contrato é mecanicamente a mesma (apesar de os novos recursos estarem expostos) e se acostumarão rapidamente.
Veja a seguir as duas experiências lado a lado. E, embora as imagens sejam muito pequenas para ver os detalhes, você pode ver que a estrutura é essencialmente a mesma.
Para analisar as pequenas diferenças, as páginas serão divididas em quatro seções funcionais:
- Os destinatários
- A mensagem
- Os arquivos
- As opções
O que mudou na seção Destinatário
A seção superior da página Enviar define o ciclo de assinatura ou a lista de destinatários e como eles podem interagir com o contrato. Abaixo é possível ver a página clássica na parte superior e a nova página na parte inferior.
O alternador de fluxo de trabalho padrão determina se o fluxo básico de assinatura é Sequencial (Completar na ordem) ou Paralela (Completar em qualquer ordem).
A opção foi movida para a parte superior da lista de destinatários, o texto que identifica as opções foi explicitado e o “alternador” gráfico fornece um entendimento menos subjetivo de qual opção está selecionada.
Funcionalmente, a configuração não foi alterada.
Você notará que o índice de signatários é exibido à esquerda da Função dos signatários quando o fluxo de assinatura é sequencial.
Quando o fluxo de assinatura é alterado para paralelo, o índice de signatários é removido, pois todos os signatários recebem acesso ao documento ao mesmo tempo.
A opção “Eu preciso assinar” permite que o remetente adicione a si mesmo como destinatário do contrato na primeira ou na última posição de signatário.
A opção foi renomeada para “Me adicionar” e movida da lista de destinatários para o lado superior direito da pilha de destinatários.
Funcionalmente, o link Me adicionar inserirá o remetente na pilha de destinatários em qualquer posição, não apenas como o primeiro ou o último signatário.
Recursos adicionados na seção Destinatário
A nova página Enviar oferece suporte a uma função de destinatário adicional: Delegador.
A função de Delegador permite a um remetente criar Contratos quando o Signatário ou o Aprovador final não são do seu conhecimento. Um delegador é designado e ele retransmitirá por fim o Contrato ao destinatário final.
Clique aqui para obter um entendimento mais detalhado das funções do destinatário
O Administrador da conta pode ativar a função de Delegador, navegando até: Conta > Configurações da conta > Configurações de envio > Funções de destinatário autorizadas
A metodologia de autenticação anterior agrupava os destinatários em internos ou externos e aplicava a autenticação a todo o grupo apropriadamente.
O aplicativo ainda permite que o Administrador da conta defina os métodos de autenticação padrão para os destinatários internos e externos.
Agora, os administradores podem permitir que os remetentes modifiquem o método de autenticação padrão a partir de uma lista de métodos ativados com base no destinatário.
Os administradores de conta podem configurar os métodos de autenticação padrão e ativar ajustes do remetente, navegando até: Conta > Configurações da conta > Configurações de envio > Métodos de autenticação de identidade
Os remetentes podem criar mensagens exclusivas para cada destinatário no processo de assinatura antes de enviar os documentos para assinatura ou aprovação. Se as mensagens privadas estiverem ativadas, os remetentes poderão clicar no botão Adicionar uma mensagem privada.
No diálogo Mensagem privada, uma mensagem privada específica para o destinatário pode ser inserida.
A mensagem privada é incluída com a mensagem geral no email “Assine” ao destinatário.
Como opção, você pode ter a mensagem privada exposta dentro da experiência de assinatura.
A capacidade de criar mensagens privadas está desabilitada por padrão.
Os administradores de conta podem ativá-lo, navegando até: Conta > Configurações da conta > Configuração de envio > Mensagens privadas para os destinatários
Permitir que o destinatário leia a mensagem privada dentro do ambiente de assinatura é ativado por padrão quando o recurso é ativado.
Os administradores de conta podem desativá-lo, navegando até: Conta > Configurações da conta > Preferências de assinatura > Configurações adicionais
Um grupo de destinatários permite que diversos membros da equipe tenham a autoridade para assinar ou aprovar em nome do grupo inteiro. Adicione um “grupo de destinatários” como uma única etapa de assinatura, em seguida, adicione diversos destinatários ao grupo.
Qualquer destinatário listado pode participar em nome do grupo inteiro e verificar se as transações não estão sendo retidas ao aguardar por apenas uma pessoa. Os grupos de destinatários podem ser definidos como signatários ou aprovadores, e os métodos de autenticação podem ser designados individualmente para cada membro do grupo, de acordo com o necessário.
O recurso de grupo de destinatários é ativado automaticamente ativados para contas Adobe Sign - Enterprise.
Os fluxos de trabalho híbridos permitem que um fluxo de trabalho sequencial inclua uma ou várias etapas de assinatura de signatários paralelos.
Na imagem abaixo, você verá que a segunda etapa de assinatura inclui três destinatários.
Esses três destinatários serão notificados ao mesmo tempo depois de o primeiro destinatário concluir sua assinatura e todos os três devem aplicar sua assinatura antes de o processo ser movido para a terceira etapa da assinatura.
Os administradores de conta podem ativar/desativar fluxos de trabalho híbridos, navegando até: Conta > Configurações da conta > Configurações de envio > Ordem de assinatura
O que mudou na seção Mensagens
A seção Mensagem é o local onde o nome do Contrato é definido e a mensagem global (a mensagem fornecida para todos os destinatários) é escrita.
Abaixo é possível ver a seção de mensagem clássica à esquerda e a nova experiência está à direita.
O seletor de Idioma do destinatário determina o idioma usado para o email do destinatário e a orientação na tela durante o ciclo de assinatura.
A lista de idiomas foi renomeada de “Idioma” para “Idioma dos destinatários”, proporcionando ao remetente um entendimento mais preciso da função da configuração.
A lista suspensa foi movida da seção Mensagem no layout clássico para a seção Opções na nova experiência.
Funcionalmente, a configuração não foi alterada.
O seletor de Modelo de mensagem foi movido e o texto de exibição foi alterado.
No layout da página clássico, o nome do modelo padrão aplicado foi inserido como texto ao lado do rótulo de Mensagem, seguido por um link clicável “alterar” para os remetentes selecionarem um modelo diferente.
A nova página Enviar moveu o seletor de modelo para a parte superior direita da seção Mensagem e alterou o texto para o valor estático “Modelo de mensagem”.
Na nova experiência de envio, o seletor de Modelo de mensagem foi melhorado para mostrar o texto do modelo à direita, passando o mouse sobre qualquer um dos nomes de modelo.
O que mudou na seção Arquivos
A seção Arquivos é o local onde os arquivos de documento são anexados ao contrato.
O Adobe Sign oferece suporte a um método de “arrastar e soltar” para anexar arquivos, bem como a uma biblioteca residente de aplicativos, ao carregamento de arquivos do sistema local dos remetentes, do Box, do Dropbox e muito mais.
Abaixo é possível ver a seção de arquivo clássica na parte superior e a nova experiência na parte inferior. Exibem uma inserção de suas opções expandidas à direita do link clicável.
Todas as opções de carregamento/anexo clicáveis foram movidas da página Enviar de raiz para a janela pop-up (acionada quando o link Adicionar arquivos é clicado).
- As fontes de arquivos externas (Box, Google Drive, etc.) estão vinculadas diretamente ao provedor do serviço, de modo que os remetentes precisarão se autenticar explicitamente com o serviço
- O Evernote não é mais uma opção de carregamento suportada na nova experiência.
Visualizar e adicionar campos de assinatura é uma opção selecionável para distribuir os arquivos anexados ao ambiente de Criação, onde a assinatura e os campos do formulário podem ser adicionados ou editados.
O rótulo de texto da opção foi alterado de “Exibir e posicionar assinaturas ou incluir campos de formulário” para “Visualizar e adicionar campos de assinatura”.
A posição da opção foi movida da parte central inferior da página clássica para o canto inferior esquerdo da nova experiência.
A funcionalidade da opção não foi alterada.
O que mudou na seção Opções
A seção Opções está à direita das seções Mensagens e Arquivos.
Esta seção aparece diferente entre as contas com base nas opções que o Administrador da conta ativou na Configuração do remetente.
Todas as opções estão expostas nas imagens abaixo, com a página clássica à esquerda e a nova página à direita.
O prazo de conclusão foi movido da parte superior do painel Opções para logo abaixo da configuração de Senha.
O texto associado foi alterado de “Definir uma data de expiração para este documento” para “Prazo de conclusão”.
Funcionalmente, a configuração não foi alterada.
The interface no longer asks for a "number of days", and instead pops up a calendar where the user can select a deadline date, as well as the exact time (based on the senders timezone).
Time is expressed in "military" or 24 hour format.
It is possible to type in the date and time explicitly instead of using the pop-up interface.
A opção Proteger com senha foi movida para a parte superior da seção Opções e o texto associado foi alterado de “Definir senha para abrir o PDF assinado aberto” para “Proteger com senha”.
O recurso também foi aprimorado para permitir ao remetente “Mostrar a senha”, garantindo que nenhuma dificuldade seja encontrada ao digitar a senha.
Além disso, se as senhas não corresponderem, o segundo campo de senha adotará um matiz vermelho para indicar que elas não correspondem.
O tipo de assinatura “manual” foi alterada consideravelmente da opção clássica de “Assinatura de fax”.
Para remetentes, há duas alterações significativas:
- Campos de pré-preenchimento podem ser inseridos pelo Remetente quando o documento for projetado para aceitar conteúdo pré-preenchido
- Números de telefone não podem mais ser usados no lugar dos endereços de email na seção Destinatário
Os signatários terão uma experiência bastante aprimorada e que utiliza o processo de assinatura eletrônica sempre que possível e garante o retorno de um documento de alta qualidade.
Clique aqui para obter mais informações sobre o novo tipo de assinatura Manuscrita.
Recursos adicionados na seção Opções
Os lembretes foram movidos da página após o envio e adicionados à seção Opções, permitindo aos remetentes configurar todo o contrato na página Enviar.
O campo Idioma dos destinatários não é um novo recurso, mas foi adicionada recentemente à seção Opções.
Esse é o mesmo recurso que foi movido da seção Mensagem do layout de página clássico.
O ambiente de criação
O ambiente de Criação é o centro da biblioteca de documentos gerada pelo usuário. O novo ambiente oferece aos criadores de modelos um layout aprimorado para a aplicação e gerenciamento de campos, bem como o acesso a ferramentas úteis para produzir um documento final adequado.
Aparência
As alterações no ambiente de Criação são principalmente estruturais, com as ferramentas movidas para melhorar a exposição e facilitar o acesso.
É importante observar que o ambiente de Criação tem duas interfaces nas versões Clássica e Nova:
- A interface “ad-hoc”
- Iniciado de
- A página Enviar quando a caixa Exibir e posicionar assinaturas ou incluir campos de formulário está selecionada
- A página Gerenciar, clicando no link editar para Contratos com status Rascunho
- Os participantes são identificados explicitamente por seus endereços de email (importados da página Enviar)
- As propriedades do modelo são fixas e não podem ser ajustadas
- Iniciado de
- A interface para criar modelos
- Iniciado de:
- A página Painel, clicando no link Adicionar modelo à biblioteca
- A página Gerenciar, clicando no link editar para um modelo da biblioteca
- Os participantes são definidos como “Participante 1” ao “Participante N”
- As propriedades do modelo estão expostas - O nome e a distribuição do modelo podem ser editados
- Iniciado de:
Abaixo é possível ver os dois ambientes lado a lado com o layout clássico à esquerda:
Alterações de layout de página
A seção de campos mantém todos os diferentes campos que você pode criar no documento. A maioria tem um objetivo especial, como Assinatura, Nome do signatário e Hiperlink. Os campos genéricos estão na seção Campos de dados e incluem a caixa de Texto.
A seção de campos foi movida da parte superior da tela para oferecer um espaço mais claro no formulário e adicionada ao painel direito.
Não houve nenhuma alteração funcional nos campos.
Há três ferramentas de campo alinhadas na parte superior da página:
- Ajustar para alinhar - existem quatro opções para alinhar em qualquer lado do campo da guia
- Ajustar ao tamanho - existem três ferramentas para ajustar o campo da guia à largura, à altura ou a ambos
- Navegar para o campo - Lista todos os campos em ordem alfabética por nome do campo e move o foco do cursor para qualquer campo que você selecionar
Esses campos foram expostos permanentemente (eram uma seção pop-up que estava oculta sob um botão).
Funcionalmente, essas ferramentas não foram alteradas
O acesso ao Modelo de campo permite que o remetente aplique uma sobreposição de campo de formulário para qualquer documento carregado.
O recurso agora dispara um campo pop-up para selecionar o modelo e, em seguida, desaparece em vez de adicionar uma sobreposição sobre a seção dos campos.
Funcionalmente, o seletor de modelo permanece inalterado.
O recurso de Zoom permite dimensionar o documento para mais ou para menos na janela do Adobe Sign.
O recurso foi alterado da escala Mais - Menos na parte superior da janela para os ícones Mais - Menos na parte inferior da página.
A funcionalidade de recurso não foi alterada.
A seleção de página permite que o usuário selecione qualquer página e a traga para o espaço visível.
Este recurso foi alterado da exibição de miniaturas minúsculas no lado esquerdo da tela para um controle mais discreto na parte inferior da página, onde o remetente pode navegar para cima/para baixo usando as setas ou digitar um número de página e ir diretamente para a página em questão.
O link Redefinir campos restaurará a formatação de qualquer campo adicionado durante a sessão de Criação atual. Os campos que faziam parte do documento antes de abrir o modelo na Criação serão mantidos ou adicionados novamente se foram excluídos.
O botão Enviar finaliza o processo de Criação e envia o Contrato ao primeiro destinatário.
Esses objetos foram movidos da parte superior direita da página para a parte inferior direita.
Funcionalmente, ambos funcionam da mesma forma.
Quando um novo documento com tags de texto ou campos do Acrobat é carregado, o Adobe Sign executará uma verificação de todas as propriedades do campo para garantir que nenhum erro (tamanho da fonte inválido, expressões calculadas circulares, etc.) existe. Quando são encontrados erros, um banner exibirá o número de erros e os ícones de navegação para que seja possível alternar facilmente entre o erros do campo.
A seguir encontra-se um exemplo de um campo de formulário com uma regra de validação que procura por um número de previdência social, mas o valor padrão fornecido foi de texto.
Ao clicar no botão Próximo erro à direita, o próximo erro é aberto e a indicação explícita do erro de validação é mostrada na parte superior do campo.
Alterações na interface Criar modelo
As propriedades do modelo permitem que você altere o nome do modelo, determine qual tipo de modelo você está salvando (documento ou campos de formulário) e como o documento é distribuído (uso pessoal, uso de grupo ou uso em toda a conta).
O link para acessar as propriedades do modelo foi movido da parte superior da página e posicionado em um local mais visível no painel direito, acima dos campos de formulário.
Funcionalmente, o grupo de configurações nas propriedades do modelo é o mesmo.
O menu suspenso de destinatários enumera os diferentes participantes do contrato. Na interface Criar modelo, os destinatários são identificados como “Participante 1” ao “Participante N”.
Na interface ad-hoc, os destinatários do contrato já estão definidos e os valores de endereço de email de cada um deles é inserido em vez dos espaços reservados de “Participante”.
Em ambos os casos, a lista de participantes fornece um meio de visualizar quais campos estão atribuídos a qual destinatário. Ao selecionar qualquer participante na lista, os campos atribuídos a essa parte permanecerão brilhantes na página, enquanto que todos os outros serão esmaecidos.
Além disso, a lista de participantes pode ser utilizada ao posicionar o campo para definir a parte à qual o campo deve ser atribuído. Selecionar o Participante 2 e inserir qualquer número de campos, atribuirá os campos automaticamente ao Participante 2.
No ambiente clássico, o campo era intitulado “Selecionar participantes” e foi renomeado para “Destinatários”.
O campo suspenso foi movido do canto superior esquerdo da janela para o painel à direita, acima dos campos de formulário.
Funcionalmente, a lista de participantes não foi alterada.
Alterações na interface “ad hoc”
Os remetentes agora têm a opção de criar um modelo no processo Enviar e salvá-lo na Biblioteca. Qualquer tipo de modelo pode ser salvo e o modelo pode ser totalmente editado no guia Gerenciar.
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