Noções básicas

O Adobe Sign, uma solução da Adobe Document Cloud é um serviço de assinatura eletrônica baseado em nuvem que permite substituir processos de papel impresso e assinatura manual por fluxos de trabalho inteiramente automatizados de assinatura eletrônica. Com eles, é possível enviar, assinar, rastrear e gerenciar os processos de assinatura usando um navegador da Web ou um dispositivo móvel. E você pode utilizar integrações e APIs completas para incluir fluxos de trabalho de assinatura eletrônica em seus aplicativos corporativos e sistemas de registro.

80% das empresas enfrentarão problemas com processos baseados em papel, que são mais lentos, fragmentados e sujeitos a erros. Os funcionários passam horas incontáveis correndo atrás de aprovações e de documentos assinados a tinta, além de imprimi-los, digitalizá-los, enviá-los por fax ou por email para concluir a tarefa. Os atrasos resultantes frustram igualmente os clientes, sócios comerciais e funcionários, e refletem de maneira negativa o nome da empresa.  O Adobe Sign ajuda empresas a transformar processos de papel impresso em fluxos de trabalho 100% digitais, com assinaturas eletrônicas confiáveis e com validade legal. Com o Adobe Sign, funcionários e empresas podem:

  • Obter assinaturas em minutos, não dias - funcionários podem solicitar assinaturas com facilidade, assinar documentos e acompanhar e gerenciar o todo o processo de maneira eletrônica usando um navegador da Web ou um aplicativo para dispositivos móveis.
  • Trabalhar em qualquer lugar, com qualquer dispositivo signatários podem clicar em um link para assinar documentos, em qualquer lugar, a qualquer momento, usando um navegador ou dispositivo móvel. Não é necessário se cadastrar ou realizar downloads.
  • Adicionar a seus sistemas e processos - integre o Adobe Sign nos sistemas e aplicativos que você já usa. Nada será alterado, exceto a velocidade de seus fluxos de trabalho e a atenuação da coleta de assinaturas.
  • Garantir conformidade legal e de segurança - o Adobe Sign apresenta os níveis mais altos de conformidade legal, de segurança e de disponibilidade. Nós somos os líderes mundiais de confiança em documentos digitais seguros e experiências digitais destacadas.

Por ser um serviço baseado em nuvem, há muitas maneiras de trabalhar com o Adobe Sign. Todos os planos de compra do Adobe Sign permitem trabalhar em um navegador ou aplicativo móvel para enviar, assinar, rastrear e gerenciar processos de assinatura. O Adobe Sign também pode ser usado em outros aplicativos. Usuários individuais podem enviar documentos para assinatura e executar outras tarefas enquanto trabalham em aplicativos de produtividade comercial populares, como Microsoft Office 365 Word e PowerPoint, além do Box, Dropbox e Google Drive. Além disso, o Adobe Sign permite que empresas usem integrações turnkey e APIs para adicionar fluxos de assinatura eletrônica a aplicativos corporativos e sistemas de registros como o Microsoft SharePoint e Dynamics 365, Salesforce, Workday, Ariba, Apttus, e muitos outros.

Uma assinatura eletrônica ou e-signature, é uma forma jurídica de obter o consentimento ou a aprovação de documentos ou formulários eletrônicos. Um das definições mais confiáveis de uma assinatura eletrônica descreve-a como: “…um som, símbolo ou um processo eletrônico anexado ou associado logicamente a um registro… adotado por uma pessoa com o propósito de assinar o registro”.

As assinaturas eletrônicas são:

  1. Legal - As assinaturas eletrônicas são legalmente oficiais em praticamente todas as nações industrializadas, e até mesmo os países menos desenvolvidos estão começando a aprovar leis de assinatura eletrônica. No ano 2000, os Estados Unidos aprovaram o Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN), legalizando assinaturas eletrônicas para todos os usos virtuais. Na União Europeia, a Regulamentação identificação eletrônica e serviços de confiança (eIDAS) foi aplicada em julho de 2016. Outros países aprovaram leis semelhantes. Para saber mais sobre leis de assinatura, leia o Guia global da lei de assinatura eletrônica: País por país.
  2. Testado – o Adobe Sign é o aplicativo de assinatura eletrônica com melhor avaliação na comunidade do Salesforce AppExchange desde 2006. Muitas empresas da Fortune 500, órgãos governamentais e dezenas de milhares de empresas de pequeno e médio porte confiam no Adobe Sign para processar dezenas de milhões de contratos todos os anos. Saiba mais sobre os clientes do Adobe Sign.
  3. Seguras - as assinaturas eletrônicas são mais seguras do que as assinaturas à mão e por fax. O Adobe Sign gerencia todo o processo, incluindo o encaminhamento de documentos, a orientação de assinaturas ou aprovações, a geração de notificações e o armazenamento de documentos assinados em um ambiente seguro. Além disso, o documento final é certificado com um selo inviolável. Para obter mais informações, visite o Trust Center.
  4. Auditáveis - o processo de coleta de assinaturas eletrônicas de vários participantes é acompanhado integralmente, para garantir a conformidade. O Adobe Sign segue uma trilha de auditoria detalhada, que registra todos os eventos e ações realizadas pelas pessoas que participaram da transação.
  5. Verificáveis - processos de assinatura eletrônica usam uma variedade de métodos para autenticar a identidade de signatários. Os processos de “assinatura eletrônica” típicos enviam o documento para ser assinado a um endereço de email especificado e usar o acesso do destinatário a essa conta de email como uma forma básica de autenticação. Para aumentar a segurança, muitas empresas adotam etapas adicionais de autenticação (autenticação com vários fatores) para comprovar a identidade das pessoas que assinam documentos importantes. Os exemplos incluem a autenticação por telefone, senhas únicas e identidades nas redes sociais (por exemplo, Google), verificação de documento de identidade e autenticação baseada no conhecimento, que
    exigem que os signatários respondam a perguntas exclusivas para comprovarem sua identidade. Outra forma de autenticação é geralmente conhecida como “assinatura digital” e requer que as pessoas assinem com uma ID digital certificada. Cada assinatura é criptografada vinculada ao documento. A identidade e a integridade do signatário do documento podem ser validadas por meio de uma autoridade de certificação de terceiros confiável.

As assinaturas eletrônicas são mais seguras, e realizam a tarefa com mais rapidez e menos custo do que as assinaturas em papel. As assinaturas eletrônicas:

  1. São aplicadas ao documento inteiro - se um contrato em papel tem duas ou mais páginas e a assinatura é aplicada somente a uma única página, as páginas sem assinatura podem ser alteradas sem que ninguém tome conhecimento. Com o Adobe Sign, um vínculo criptográfico é aplicado ao documento inteiro antes que uma versão em PDF do documento assinado final seja entregue para todas as partes, criando um documento certificado com um lacre evidente. Caso alguma informação seja alterada em uma das páginas, os softwares do Adobe Acrobat e do Acrobat Reader exibem uma notificação de que a certificação do documento deixou de ser válida.
  2. Podem ser rastreadas e controladas de maneira eficiente - os processos de assinatura eletrônica realizados pelo Adobe Sign proporcionam uma visibilidade completa do processo de assinatura e permitem rastrear o status do documento em tempo real, receber notificações quando os documentos forem assinados e enviar lembretes conforme necessário.
  3. Não podem ser duplicadas usando uma copiadora ou scanner - é muito fácil falsificar uma assinatura em papel. Basta fazer uma cópia, escanear ou sobrescrever com uma caneta. Com o Adobe Sign, a assinatura é limitada a uma ocorrência específica do documento e rastreada como parte de um processo de assinatura em várias etapas.
  4. Não podem ser antedatadas - com as assinaturas em papel, os usuários podem inserir qualquer data ou hora que escolherem, permitindo que uma das partes altere a data "real" da assinatura sem notificar outras partes. Com o Adobe Sign, a hora é centralmente controlada pelo serviço hospedado e não é permitido colocar uma antedata.
  5. São muito mais fáceis de autenticar - a autenticação de uma assinatura em papel exige outra assinatura manuscrita do mesmo signatário para comparação judicial. Caso outras amostras de assinatura não estejam disponíveis, a autenticidade não pode ser comprovada. Com o Adobe Sign, é possível aplicar vários métodos de autenticação para garantir a identidade dos signatários dos documentos.
  6. É como usar um tabelião, mas sem precisar ir até ele - as assinaturas em papel podem ser mais seguras caso você trabalhe com terceiros de confiança, como um tabelião, mas o ato de assinatura pessoal aumenta os custos e atrasa o processo de assinatura.
  7. Reduzem os custos e os inconvenientes do armazenamento a longo prazo - armazenar documentos eletrônicos é mais barato do que alugar um espaço para guardar arquivos em papel. Caso os documentos precisem ser recuperados, é possível fazer isso com simples comandos de pesquisa. Além disso, os documentos podem ser enviados ao solicitante dentro de instantes, e não por meio de fax ou de entregas expressas.
  8. Impedem que os documentos sejam apagados - os documentos em papel podem ser danificados quando os signatários riscam o texto do documento. Os processos de assinatura eletrônica realizados pelo Adobe Sign protegem a integridade do documento original; desse modo, não é possível ocultar ou remover informações.

Ainda que os termos sejam semelhantes, as assinaturas eletrônicas e digitais descrevem duas abordagens distintas para documentos de assinatura, e essas lacunas são vinculadas com as leis de assinatura e os requisitos regulatórios. As assinaturas digitais são um subconjunto da ampla categoria denominada “assinaturas eletrônicas”. Da mesma maneira que as assinaturas eletrônicas típicas usam diversos métodos para autenticar signatários, como email, IDs corporativas ou verificação por telefone, as assinaturas digitais usam um método específico. Com as assinaturas digitais, os signatários autenticam suas identidades usando uma ID digital baseada em certificação que é normalmente emitida por uma autoridade confiável de certificação de terceiros.

Outra diferença importante entre as assinaturas eletrônicas típicas e as assinaturas digitais é a evidência usada para provar que um documento foi assinado. O Adobe Sign controla todo o processo com segurança, acompanhando cada etapa do processo de assinatura e capturando essas informações em uma trilha de auditoria. A trilha de auditoria e o documento assinado possuem um selo inviolável, e a trilha de auditoria pode ser usada para produzir evidências sobre a assinatura de cada parte. As assinaturas digitais possuem mais um nível de autenticação. Com as assinaturas digitais, cada assinatura é criptografada e vinculada ao documento. A identidade e a integridade do signatário do documento podem ser validadas por meio de uma autoridade de certificação de terceiros confiável. O Adobe Sign oferece suporte a ambos os métodos de assinatura em uma única solução dimensionável. Leia o white paper sobre assinaturas eletrônicas e digitais.

Recursos do Adobe Sign

Sim. A Adobe oferece duas opções fáceis e eficazes que permitem aos administradores ou analistas empresariais personalizar os fluxos de trabalho de assinaturas para suas organizações, sem a necessidade de “codificação”. Além disso, algumas integrações turnkey, como nossa integração Salesforce, permitem a criação de modelos de fluxo de trabalho personalizados.

O Workflow Designer permite criar experiências de “envio” simples para seus usuários, de modo que as etapas do processo possam ser seguidas de maneira consistente. Com essa ferramenta, os administradores podem criar e gerenciar modelos de fluxos de trabalho facilmente com um editor intuitivo do tipo arrastar e soltar. É fácil especificar: documentos a serem incluídos em um contrato; características dos participantes, incluindo nomes e funções predefinidas; campos de formulário a serem preenchidos pelo remetente; término do contrato ou opções de senha; e muito mais.

Os fluxos de trabalho avançados ampliam o Adobe Sign para que você possa criar aplicativos da Web personalizados com assinatura eletrônica. Use-os para criar formulários de entrada do fluxo de trabalho com a facilidade do recurso “arrastar e soltar”; definir regras de fluxo de trabalho com gráficos intuitivos; configurar regras e permissões da parte interessada; ativar a colaboração durante o processo com regras e tipos de comunicação predefinidos; criar painéis para gerenciar documentos assinados e entregar relatórios comerciais; arrastar e soltar para conectar integrações pré-construídas com o Adobe Sign; e realizar uma integração rápida com sistemas back-end. Leia sobre as soluçõeos de automatização de fluxo de trabalho do Adobe Sign.

As integrações de turnkey estão disponíveis para os principais sistemas empresariais, incluindo Microsoft SharePoint, Dynamics e Office 365, Salesforce, Workday, Nintex, Apttus, iCertis, ServiceNow e muito mais. Saiba mais sobre as integrações.

Sim. O Adobe Sign pode ser adicionado aos aplicativos comerciais e aos sites da sua empresa com um conjunto de APIs baseadas em REST. Saiba mais no Developer Center do Adobe Sign.

Sim. A ação de incorporar os formulários a serem assinados no site permite que os usuários acessem, assinem e preencham os formulários da sua empresa com mais facilidade. Uma vez que os documentos forem assinados, o Adobe Sign pode disponibilizar cópias dos documentos assinados a todas as partes imediatamente ou distribuir o contrato para assinaturas adicionais antes da conclusão. Essa funcionalidade é denominada como formulários da Web no Adobe Sign. Clique aqui para saber mais.

Para processos de cadastro complexos como nova conta bancária, benefícios governamentais ou novo paciente, o Adobe Sign pode ser usado junto ao Adobe Experience Manager Forms para criar experiências exclusivas com formulários adaptivos que redimensionam para preencher qualquer tamanho de tela e simplificar o processo completo. Com ele, os clientes podem encontrar formulários online, preencher e assiná-los facilmente. Os funcionários utilizam painéis inteligentes para revisar e processar aplicativos com rapidez, além de criar comunicações personalizadas automaticamente para dar boas-vindas ao novo candidato e gerenciar uma relação em andamento com ele. Saiba mais sobre o cadastro em serviço digital.

A abordagem da Adobe para assinaturas digitais oferece mais flexibilidade do que outras soluções de assinatura. Com o Adobe Sign, você pode criar processos de assinatura completos que incluam assinaturas digitais, assinaturas eletrônicas ou uma combinação dos dois tipos de assinatura, oferecendo flexibilidade para construir fluxos de trabalho de acordo com sua própria conformidade específica ou perfil de risco. Os serviços eSign oferecem suporte para uma grande variedade de dispositivos de criação de assinatura de natureza segura, como tokens de USB, cartões inteligentes e certificados digitais baseados na nuvem. Além disso, eles permitem que você trabalhe com a autoridade de certificação ou autoridade de registro de data e hora de sua escolha, com suporte para centenas de autoridades confiáveis por meio da European Union Trusted List (EUTL) e da Adobe Approved Trust List (AATL). Com o Adobe Sign, as organizações na União Europeia podem implantar processos de assinatura de maneira confidencial de acordo com as Advanced Electronic Signatures (AdES) e Qualified Electronic Signatures (QES) especificadas no novo regulamento dos serviços fiduciários e de identificação eletrônica.

Sim. Ao usar um complemento para o Microsoft Outlook, Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint no Office 365, é possível enviar documentos e apresentações para assinatura diretamente dos aplicativos do Microsoft Office. O Adobe Sign também é compatível com Box, Google Drive e Dropbox. Por exemplo, você pode enviar, assinar, rastrear e arquivar documentos assinados diretamente na sua conta Box. Além disso, você também pode salvar e abrir arquivos enviados e recebidos pelo Box no aplicativo web Adobe Sign.

Não. Além do Adobe Sign, a Adobe oferece serviços de PDF na Adobe Document Cloud. Esses serviços são usados para oferecer suporte às ofertas de assinatura gratuita do Acrobat Reader DC e assinatura paga do Acrobat DC. Os serviços gratuitos incluem o recurso de assinatura simples em documentos usando a ferramenta Preencher e assinar e armazenar e compartilhar arquivos online. Os serviços pagos incluem o recurso de criação, edição, combinação, edição, exportação e organização de PDFs por meio de um navegador ou dispositivo móvel.

O Adobe Sign evoluiu do produto EchoSign adquirido pela Adobe, e o URL para acessar o painel do Adobe Sign usa o nome do EchoSign.

Dispositivos móveis

O aplicativo Adobe Sign para dispositivos móveis é um aplicativo gratuito para dispositivos Android ou iOS, que funciona como um complemento móvel para as soluções do Adobe Sign. O aplicativo permite realizar transações comerciais completas onde quer que você esteja. Com isso, é possível enviar, assinar, rastrear e gerenciar documentos assinados do seu dispositivo iOS ou Android. Também é a ferramenta ideal para coletar pessoalmente as assinaturas eletrônicas de um cliente. Em dispositivos iOS, você também pode assinar documentos offline. O aplicativo é sincronizado automaticamente quando você se conecta.

Para baixar a versão mais recente do aplicativo, visite o Google Play ou a iTunes App Store.

Sim. É possível utilizar o aplicativo para obter assinaturas à mão onde quer que você esteja.

Sim. Além de escrever a sua assinatura no dispositivo móvel, o aplicativo Adobe Sign para dispositivos móveis permite que você use a câmera do seu dispositivo para fotografar a assinatura manuscrita e usá-la para assinar um documento. Sua assinatura é sincronizada automaticamente com a Web e o dispositivo móvel para que você possa acessá-la a qualquer momento.

Sim. Com o aplicativo Adobe Sign para iOS, um documento pode ser assinado offline mesmo quando não há conexão com a Internet. O documento será automaticamente sincronizado com a nuvem quando uma rede estiver novamente disponível.

Sim. A Adobe tem o compromisso de ajudar clientes corporativos a atenderem a demanda de soluções de produtividade para o comércio móvel, ao mesmo tempo que preserva a segurança e a conformidade da empresa. O aplicativo móvel do Adobe Sign suporta Android para a plataforma do trabalho EMM hoje.

Sim. É possível executar algumas funções de assinatura usando os aplicativos gratuitos para dispositivos móveis Adobe Acrobat Reader DC ou Adobe Fill & Sign, mas nenhuma dessas funções corresponde à funcionalidade detalhada do aplicativo Adobe Sign para dispositivos móveis. Com o aplicativo, é possível preencher e assinar documentos, solicitar assinaturas de outras pessoas, rastrear todo o processo e gerenciar os documentos assinados em qualquer lugar e, ao mesmo tempo, atender às exigências de segurança e conformidade da empresa. Para saber mais sobre as opções para dispositivos móveis, leia as perguntas frequentes do aplicativo Acrobat Reader DC para dispositivos móveis.

Aquisição do Adobe Sign

O Adobe Sign pode ser adquirido das seguintes maneiras:

Principais planos do Adobe Sign:

  • Individual - obtenha assinaturas e monitore respostas em tempo real.
  • Pequenos negócios - obtenha assinaturas e monitore respostas de pequenas empresas.
  • Empresas - personalize e otimize para sua empresa.
  • Enterprise - integre assinaturas eletrônicas aos seus sistemas corporativos.

Planos de assinatura populares da Adobe:

As ferramentas avançadas do Adobe Sign que permitem aos usuários solicitar assinaturas eletrônicas de outras pessoas nestes aplicativos:

Planos da Adobe Document Cloud:

Os seguintes planos de compra por volume estão disponíveis diretamente da Adobe e combinam o Acrobat Pro DC, Adobe Admin Console e alguns planos empresariais do Adobe Sign.

Entre em contato com o setor de vendas da Adobe Enterprise.

Não. Os planos da Creative Cloud para empresas incluem o Acrobat Pro DC, que contém recursos de assinatura eletrônica exclusivos para usuários individuais. Essas soluções estão disponíveis nos planos Adobe Document Cloud para empresas ou enterprise.Entre em contato com o setor de vendas da Adobe Enterprise para saber mais.

Sim. Você também pode se inscrever para uma versão de avaliação de dias do Adobe Sign compatível com o seu navegador da Web.

Legalidade e conformidade

Sim. As assinaturas eletrônicas são legalmente oficiais em praticamente todas as nações industrializadas, e até mesmo os países menos desenvolvidos estão começando a aprovar leis de assinatura eletrônica. Em 2000, os Estados Unidos aprovaram a lei ESIGN que torna as assinaturas eletrônicas legais para praticamente todo e qualquer uso. Em 1999, União Europeia aprovou uma diretiva de assinatura eletrônica que os Estados-Membros usaram como a base para leis específicas de cada país. Em 2016, o conjunto de regulamentações eIDAS da União Europeia foi aplicado em todos os 28 Estados-membros, criando uma única regulamentação padronizada. Outros países aprovaram leis semelhantes. Para obter mais informações, leia o Guia global da lei de assinatura eletrônica.

O Adobe Sign atende ou excede a segurança estrita e os padrões legais de conformidade. O Adobe Sign tem conformidade certificada com ISO 27001, SSAE SOC 2 Type 2, personalizada para FedRAMP e PCI DSS. Além disso, o Adobe Sign pode ser configurado ou usado de um modo para permitir que as organizações atendam requisitos específicos de conformidade do setor como HIPAA, FERPA, GLBA e FDA 21 CFR Part 11. Observe que os clientes são completamente responsáveis por garantir que o Adobe Sign esteja configurado e protegido de um modo que permita que a conformidade com as obrigações legais específicas da indústria.

A Adobe tem compromisso com a acessibilidade e esforça-se para incluí-la em seus produtos e serviços. A Seção 508 dos E.U.A. foi promulgada para eliminar barreiras em tecnologia da informação, disponibilizar novas oportunidades para pessoas com deficiências e incentivar odesenvolvimentode tecnologias que ajudarão a atingir esses objetivos. Os recursos do Adobe Sign com suporte a acessibilidade para as pessoas portadoras de deficiências estão resumidos nos Adobe Sign Voluntary Product Accessibility Template (VPAT)

A experiência global da Adobe, as práticas de segurança rigorosas recomendadas, bem como o monitoramento contínuo de legalidade ajudam os nossos clientes a manter a conformidade de segurança com alguns regulamentos de governo e do setor em todo o mundo. Embora o Adobe Sign nunca tenha sido desafiado em um tribunal de justiça, no caso de um desafio legal a Adobe está disponível para ajudar clientes e defender a legalidade das assinaturas eletrônicas. A critério da Adobe, a assistência pode incluir:

  • Informações sobre a solução e/ou acesso a trilhas de auditoria de documento assinado
  • Explicar a solução do Adobe Sign, como em conferências
  • Fornecer declarações juramentadas de especialistas da Adobe
  • Disponibilizar pessoais para um depoimento de pessoa mais conhecida (PMK) 

Segurança e infraestrutura

Sim. Na Adobe, a segurança de suas experiências digitais é nossa prioridade. As práticas de segurança recomendadas do setor estão totalmente inseridas em nossa cultura interna, no desenvolvimento de software e nos processos de operações de serviço. Seja relacionado a gerenciamento de identidade, confidencialidade de dados ou integridade do documento, o Adobe Sign utiliza práticas recomendadas de segurança padrão do setor para proteger seus documentos, dados e informações pessoais. O Adobe Sign é compatível com o certificado ISO 27001, SOC 2 Tipo 2 e PCI DSS. Para saber mais, visite o Trust Center do Adobe Sign.

O serviço Adobe Sign para a União Europeia (EU) está hospedado na Amazon Web Services (AWS), em uma configuração ativa/passiva do datacenter. Os datacenters individuais estão localizados em uma instalação diferente da Amazon, e funcionam com base em uma infraestrutura própria que é independente e fisicamente distinta. Há dois datacenters principais do Adobe Sign que estão são simultaneamente ativos e estão localizados próximo a Frankfurt, na Alemanha. Além disso, temos três datacenters alternativos (passivos) localizados em Dublin, na Irlanda. Os dados são sincronizados em todos os datacenters do Adobe Sign dentro da União Europeia, o que proporciona um alto nível de disponibilidade de serviço e de tolerância a falhas do sistema em caso de interrupções.

Todos os dados, documentos e metadados de transação do cliente Adobe Sign são armazenados com segurança no Amazon Simple Storage Service (S3) e na Elastic Block Store (EBS) dos datacenters do Adobe Sign na União Europeia (EU) em Frankfurt, na Alemanha e em Dublin, na Irlanda.

Os serviços do Adobe Sign na União Europeia (EU) são hospedados em dois datacenters, ativos simultaneamente, que operam em um modelo de redundância com multi-camadas responsável por usar processos automatizados para redirecionar o tráfego, mantendo os dados afastados de servidores de aplicativos, bancos de dados ou datacenters que estejam enfrentando uma interrupção. Embora extremamente improvável, se todos os datacenters ativos na cidade de Frankfurt, Alemanha enfrentarem uma interrupção, há datacenters alternativos do Adobe Sign em Dublin, na Irlanda, que auxiliarão na recuperação de desastres.

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