Visão geral
A página Gerenciar contém os registros dos contratos que um usuário enviou, além de quaisquer contratos compartilhados ou enviados ao usuário de uma fonte confiável.
Além dos contratos, também é possível acessar os modelos de biblioteca, formulários web e emails em massa gerados pelo usuário ou pertencentes a ele.
Os usuários que têm contas compartilhadas com eles podem alterar o conteúdo exibido de seus dados pessoais para uma exibição do conteúdo da conta compartilhada (com algumas limitações relacionadas às ações disponíveis).
Layout e funcionalidade
A lista central dos registros
A seção central da página Gerenciar carrega uma lista de contratos, com cada linha representando um registro de contrato.
- Se houver contratos aguardando a ação do usuário, o filtro Aguardando você será selecionado automaticamente.
- O filtro Em andamento é selecionado automaticamente se nenhum contrato estiver aguardando o usuário.
A listagem de registros de contrato tem de 4 a 5 colunas, dependendo do filtro selecionado:
- Destinatário - o valor do destinatário muda com base no status do contrato:
- Contratos em andamento relatam o destinatário atual que está aguardando ação.
- Contratos concluídos relatam o primeiro destinatário definido para o contrato.
- Contratos cancelados e expirados relatam o último destinatário atribuído quando o contrato foi cancelado/expirou.
- Contratos em andamento relatam o destinatário atual que está aguardando ação.
- Remetente - reflete o nome e a empresa do remetente quando ele não é o usuário conectado. Os contratos enviados pelo usuário conectado mostram “Eu” como o valor do remetente.
- Título - reflete o título do contrato conforme configurado. Esse é o mesmo título que é filtrado ao gerar relatórios.
- Grupo - reflete o grupo em que o acordo foi composto. Somente o remetente original do contrato verá o valor Grupo preenchido.
- Os contratos na lista que não foram compostos pelo usuário conectado apresentam um traço (-) no lugar do nome do grupo.
- Os contratos na lista que não foram compostos pelo usuário conectado apresentam um traço (-) no lugar do nome do grupo.
- Modificado - reflete a última data em que o contrato foi modificado por ação do usuário (assinatura, cancelamento, etc.). O valor Modificado é atualizado com cada ação até que o contrato atinja um status terminal (concluído/cancelado/expirado).
A lista de contratos é classificada inicialmente pela data de modificação, com o contrato modificado mais recentemente na parte superior.
Clicar em qualquer cabeçalho de coluna classifica a lista por esse valor em ordem crescente/decrescente. Se o cabeçalho for clicado novamente, a ordem de classificação será revertida.
Ações rápidas e ícones indicadores
Os registros na lista central têm um ou mais botões de “ação rápida” e até dois ícones indicadores que são expostos ao passar o mouse sobre um registro individual.
- As ações estarão sempre ocultas até passar o mouse sobre elas.
- Os ícones indicadores permanecem ocultos, a menos que o recurso que o ícone representa tenha sido configurado para o registro individual.
- Os ícones indicadores estarão sempre visíveis (em azul claro) quando configurados para o registro.
Os filtros de status Em andamento e Concluído têm um ícone de reticências ao lado do nome do filtro que inclui uma ação para abrir a Galeria de modelos do Power Automate.
- Ação rápida: Abrir - o botão Abrir abre o contrato para visualização (o mesmo que a ação Abrir contrato no painel direito).
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Indicador de Lembrete - quando um Lembrete estiver ativo para o registro, o ícone azul fica visível na lista de registros.
- Clicar no ícone permite configurar um novo lembrete.
- Se um lembrete existente estiver em vigor, um resumo dele será apresentado com uma nota indicando quando o último lembrete foi enviado.
- Indicador de Notas - quando uma Nota é adicionada ao registro pelo usuário, o ícone azul fica visível na lista de registros.
- Clicar no ícone Adicionar notas permite que o usuário adicione uma nota pessoal ao contrato. Esta nota não é visível ou pesquisável por outros usuários no sistema.
- Passar o mouse sobre um ícone de Notas configurado exibe os primeiros caracteres da nota em uma bolha de texto sobre o ícone.
- Ação rápida: Abrir - o botão Abrir abre o contrato para visualização (o mesmo que a ação Abrir contrato no painel direito).
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Ação rápida: Assinar - o botão Assinar abre a página de assinatura eletrônica para aceitar a assinatura do usuário (o mesmo que o botão Visualizar e assinar no painel direito).
- Indicador de Notas - quando uma Nota é adicionada ao registro pelo usuário, o ícone azul fica visível na lista de registros.
- Clicar no ícone Adicionar notas permite que o usuário adicione uma nota pessoal ao contrato. Esta nota não é visível ou pesquisável por outros usuários no sistema.
- Passar o mouse sobre um ícone de Notas configurado exibe os primeiros caracteres da nota em uma bolha de texto sobre o ícone.
- Ação rápida: Abrir - o botão Abrir abre o contrato para visualização (o mesmo que a ação Abrir contrato no painel direito).
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Ação rápida: Baixar PDF - o botão Baixar PDF aciona um download do PDF do contrato (o mesmo que a ação Baixar PDF no painel direito).
- Indicador de Notas - quando uma Nota é adicionada ao registro pelo usuário, o ícone azul fica visível na lista de registros.
- Clicar no ícone Adicionar notas permite que o usuário adicione uma nota pessoal ao contrato. Esta nota não é visível ou pesquisável por outros usuários no sistema.
- Passar o mouse sobre um ícone de Notas configurado exibe os primeiros caracteres da nota em uma bolha de texto sobre o ícone.
- Ação rápida: Abrir - o botão Abrir abre o contrato para visualização (o mesmo que a ação Abrir contrato no painel direito).
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Ação rápida: Editar - o botão Editar abre a página de Composição (Enviar) que permite a edição do contrato (o mesmo que a ação Editar contrato no painel direito).
- Indicador de Notas - quando uma Nota é adicionada ao registro pelo usuário, o ícone azul fica visível na lista de registros.
- Clicar no ícone Adicionar notas permite que o usuário adicione uma nota pessoal ao contrato. Esta nota não é visível ou pesquisável por outros usuários no sistema.
- Passar o mouse sobre um ícone de Notas configurado exibe os primeiros caracteres da nota em uma bolha de texto sobre o ícone.
- Ação rápida: Abrir - o botão Abrir abre o contrato para visualização (o mesmo que a ação Abrir contrato no painel direito).
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Ação rápida: Editar - o botão Editar abre o modelo no ambiente de criação para permitir a edição dos campos do modelo (o mesmo que a ação Editar modelo no painel direito).
- Indicador de Notas - quando uma Nota é adicionada ao registro pelo usuário, o ícone azul fica visível na lista de registros.
- Clicar no ícone Adicionar notas permite que o usuário adicione uma nota pessoal ao contrato. Esta nota não é visível ou pesquisável por outros usuários no sistema.
- Passar o mouse sobre um ícone de Notas configurado exibe os primeiros caracteres da nota em uma bolha de texto sobre o ícone.
- Ação rápida: Abrir - o botão Abrir abre o contrato para visualização (o mesmo que a ação Abrir contrato no painel direito).
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Ação rápida: Editar - o botão Editar abre a página de composição Criar formulário Web que permite a edição do formulário web (o mesmo que a ação Editar formulário Web no painel direito).
- Indicador de Notas - quando uma Nota é adicionada ao registro pelo usuário, o ícone azul fica visível na lista de registros.
- Clicar no ícone Adicionar notas permite que o usuário adicione uma nota pessoal ao contrato. Esta nota não é visível ou pesquisável por outros usuários no sistema.
- Passar o mouse sobre um ícone de Notas configurado exibe os primeiros caracteres da nota em uma bolha de texto sobre o ícone.
- Ação rápida: Abrir - o botão Abrir abre o contrato para visualização (o mesmo que a ação Abrir contrato no painel direito).
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Manter pressionada a tecla Cmd/Ctrl e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão Abrir abre o contrato em uma nova guia.
- Ação rápida: Baixar dados do formulário - o botão Baixar dados do formulário aciona um download dos dados do campo de formulário para a transação de Envio em massa (o mesmo que a ação Baixar dados do campo de formulário no painel direito).
- Indicador de Notas - quando uma Nota é adicionada ao registro pelo usuário, o ícone azul fica visível na lista de registros.
- Clicar no ícone Adicionar notas permite que o usuário adicione uma nota pessoal ao contrato. Esta nota não é visível ou pesquisável por outros usuários no sistema.
- Passar o mouse sobre um ícone de Notas configurado exibe os primeiros caracteres da nota em uma bolha de texto sobre o ícone.
Filtros do painel esquerdo
O painel esquerdo da janela mostra uma lista de filtros para status de contrato (na parte superior) e um grupo de objetos-modelo (na parte inferior).
Selecionar qualquer filtro preenche a lista central de contratos/modelos correspondentemente.
Há dois status “ativos”. Cada um indica o volume de conteúdo com relação ao nome do status:
- Em andamento (N) - contratos retornados com o status Em andamento estão aguardando que participantes concluam suas ações. Os contratos que estão aguardando o usuário conectado não são retornados
- Aguardando você (M) - contratos que estão aguardando o usuário conectado são capturados no filtro Aguardando você.
Há três status “terminais”:
- Concluído - contratos que foram resolvidos por completo e com êxito
- Cancelado - contratos que foram abandonados por algum motivo. Isso inclui:
- Contratos cancelados pelo remetente
- Contratos recusados por um participante
- Contratos que são encerrados devido a tentativas de falha repetidas
- Contratos que sofrem um erro de sistema que os tornam inviáveis
- Expirado - contratos que alcançam uma data de expiração e são encerrados automaticamente
O status Rascunho contém todos os contratos criados parcialmente, geralmente aguardando o posicionamento do campo.
Os filtros de modelo contêm apenas os modelos “primários” usados para gerar contratos “secundários”. Os contratos secundários são capturados nos filtros de contrato (acima).
Os modelos primários não são contratos propriamente ditos, mas são usados para produzir grandes quantidades de contratos individuais. São objetos pai:
- Modelos (Biblioteca) - todos os modelos de documentos e campos disponíveis na biblioteca de documentos.
- Formulários Web - anteriormente chamado de Widgets, os formulários Web são modelos de contrato que podem ser entregues como links ou incorporados em páginas da Web. Os formulários Web são iniciados por signatários, gerando um contrato secundário para cada participante que concluir o processo de assinatura.
- Envios em massa - os modelos Enviar em massa (conhecidos anteriormente como Mega Sign) recebem uma lista de destinatários individuais para gerar um grande volume de contratos distintos, usando o(s) mesmo(s) formulário(s). Cada contrato é uma transação distinta; os destinatários individuais não tomam conhecimento dos outros (por exemplo, ao distribuir uma política interna de gastos para todos os funcionários).
Indicador de email/SMS rejeitado
A coluna de status reforça o status do contrato (enviado para assinatura, aguardando assinatura) e fornece um ícone de alerta caso um dos endereços de email seja rejeitado.
O indicador de rejeição fica visível somente ao exibir contratos e não é aplicado a um modelo principal, como Envio em massa ou modelos principais de formulário web.
Confira a lista Atividade para exibir os eventos de rejeição:
Emails rejeitados podem ser corrigidos pela substituição do destinatário.
Funcionalidade de pesquisa
A barra Pesquisar e o botão Filtros que a acompanha permitem critérios de pesquisa precisos para ajudar a localizar contratos em meio ao que pode rapidamente se tornar um número exorbitante de transações.
Menu de contexto do painel direito
Selecionar qualquer registro na lista central (clicando uma vez) faz com que o painel direito exiba um menu de contexto de ações e metadados relevantes ao objeto selecionado.
O menu de contexto do painel direito tem opções diferentes com base no nível de serviço do usuário (individual, corporativo, etc.), no objeto selecionado (contrato, formulário Web, etc.), no status do usuário (administrador, usuário) e no status do objeto (ativo, em andamento, concluído, etc.). Se não localizar uma opção/recurso que esperava estar disponível, verifique com seu administrador se há uma limitação de design (configuração, nível de autoridade do usuário) ou disponibilidade (nível de serviço).
O seletor de conta compartilhada (opcional)
Contas com compartilhamento de conta habilitado podem clicar no título Seus contratos para abrir uma lista das contas atualmente compartilhadas com o usuário. Essa lista atua como um filtro que preenche a página de gerenciamento com o conteúdo do usuário ou grupo selecionado. A opção de escolher Todos os contratos compartilhados também está disponível.
Ao selecionar uma opção:
- o título clicável muda para o nome do filtro
- a lista central de registros é preenchida com o conteúdo compartilhado
- duas novas colunas são adicionadas à lista de registros para indicar a origem do conteúdo:
- GRUPO - o grupo que contém o registro
- COMPARTILHADO POR - o nome do usuário que compartilha o conteúdo
Contas com o Compartilhamento de conta avançado habilitado podem alternar entre as contas de usuário compartilhadas para visualizar, enviar e assinar contratos em nome do usuário (dependendo de como o compartilhamento estiver configurado):
- Passe o mouse sobre o seu nome no canto superior direito da tela
- Clique em Alternar conta
- Selecione a conta de usuário para a qual você deseja alternar e clique em OK
Alternar para outra conta de usuário permite que o usuário conectado envie contratos em nome da conta para a qual ele alternou:
Veja abaixo uma lista dos recursos e ações específicos do contrato que os usuários podem utilizar.
O Nome ou Título do contrato encontram-se na parte superior direita do layout da página:
A Data de criação encontra-se diretamente sob o nome do contrato.
O Status atual do contrato é exibido sob o nome do contrato e a data de criação, no canto superior direito da janela.
De quem é o contrato está no canto superior direito.
- O campo De só fica visível quando você não é o remetente.
A Mensagem global do contrato encontra-se no canto superior direito, logo abaixo do Remetente
O destinatário atual é identificado na nova lista estendida de participantes, que mostra com clareza todos os destinatários e seus respectivos status relevantes ao contrato
Um usuário pode assinar um contrato a partir da página Gerenciar selecionando o registro do contrato e clicando no botão Visualizar e assinar no painel direito ou na ação rápida Assinar dentro do registro na lista central.
A interface padrão de assinatura de contrato é aberta para aceitar a inserção de campos e assinaturas:
A capacidade para cancelar o contrato é encontrada no painel direito com as ações: Cancelar
A capacidade de definir, editar e excluir a data de expiração do contrato pode ser encontrada na data de criação: Data de expiração
Clique no ícone de lápis para abrir o painel de edição.
O layout da página Gerenciar expõe melhor os participantes de um contrato, fornecendo:
- Um status de execução quantos participantes completaram suas ações (diretamente abaixo do email do participante atual)
- Uma lista completa de todos os participantes e sua função com relação ao contrato (no painel direito)
A capacidade para substituir o participante atual pode ser encontrada ao passar o mouse sobre o ícone do participante atual e, em seguida, clicar no link Substituir participante.
Dependendo das configurações da conta, existem duas opções:
- Substituir destinatário - esta opção substitui o destinatário atual, negando acesso adicional ao contrato
- Adicionar destinatário alternativo - adicionar um destinatário alternativo inclui o novo destinatário, deixando o destinatário original no local e com capacidade de concluir o contrato
>>Os detalhes completos sobre como substituir o signatário atual podem ser encontrados aqui
O remetente de um contrato tem autoridade para alterar o método de autenticação referente a cada um dos participantes, depois que o contrato é enviado.
Isso é especificamente útil se uma senha foi usada, mas perdida/esquecida. A senha é redefinida.
A capacidade para editar a autenticação de destinatários pode ser encontrada ao passar o mouse sobre o ícone do participante atual e, em seguida, clicar no link Editar ao lado do método de Autenticação.
Essa configuração aplica-se somente a senhas usadas na autenticação de destinatários.
As senhas usadas para proteger um PDF assinado não são afetadas
A capacidade para substituir os arquivos em um contrato enviado pode ser encontrada nas ações do painel direito: Modificar contrato
Se um contrato for assinado fora do processo de assinatura do Acrobat Sign (por exemplo: um recipient imprime o documento e o assina fisicamente), o originador do contrato poderá digitalizar e fazer upload do contrato novamente no Acrobat Sign.
Se a conta usar o Documento de identidade para validação de destinatário e você tiver optado por armazenar as informações de autenticação, poderá baixar o Relatório de identidade do signatário.
O histórico de eventos referente ao contrato pode ser encontrado no painel direito, na parte inferior das ações: Atividade
Clicar na opção Atividade substitui os controles do painel direito com o histórico completo de eventos do contrato, listados em ordem cronológica com os eventos mais recentes na parte superior.
Para exibir o conteúdo (arquivos) de um contrato:
- Clique uma vez no contrato para selecioná-lo e abra o painel direito
- Clique na ação Abrir contrato
O contrato é aberto para revisão; os controles do painel direito permanecerão no mesmo lugar.
A funcionalidade de criar ou excluir lembretes pode ser acessada no painel direito, por meio das ações: Lembrete
Os modelos de biblioteca e os formulários web têm uma opção para os administradores alterarem o proprietário do modelo. O modelo deve estar sob a autoridade do administrador para que a ação seja exposta.
Selecionar a opção Novo proprietário aciona uma caixa de inserção para fornecer o email do novo proprietário.
Encontre mais informações sobre transferência de objetos aqui >>
A capacidade para compartilhar o contrato é encontrada no painel direito com as ações: Compartilhar
Uma vez que um contrato é compartilhado:
- Um email é enviado para o usuário (mail) com quem você compartilha o contrato
- O email contém um anexo de PDF do contrato em seu estado atual
- O registro de contrato é disponibilizado na página de gerenciamento de usuário (endereço de email) com quem você compartilhou
- O usuário poderá revisar o contrato como se estivesse copiado no email
A funcionalidade de baixar o contrato e/ou o relatório de auditoria do contrato pode ser acessada no painel direito, por meio das ações: Baixar PDF e Baixar relatório de auditoria, respectivamente
Se vários arquivos forem usados para criar o contrato e o usuário não quiser baixar o PDF inteiro em um arquivo concatenado, essa opção permite baixar os arquivos individuais (como foram carregados originalmente).
Selecionar esta opção abre uma interface que permite escolher cada arquivo individualmente e baixar uma versão em PDF dele.
Os objetos de modelo “primários” têm a opção de baixar os dados do campo de formulário de todos os contratos gerados a partir do modelo.
Selecionar esta opção aciona o download de um arquivo no formato CSV para o seu sistema local, com todo o conteúdo dos campos de todos os contratos secundários gerados a partir do modelo primário.
O conteúdo pode ser oculto na página Gerenciar. Esse conteúdo não é excluído, o status não é alterado e o contrato pode progredir normalmente por meio do ciclo de assinatura. O contrato não fica visível na exibição do usuário da página Gerenciar.
Para reexibir o conteúdo, é preciso primeiro pesquisá-lo usando o filtro Mostrar apenas contratos ocultos
Problemas conhecidos
Problema: ao mudar para a nova página Gerenciar, a página fica totalmente em branco, sem o conteúdo do contrato.
Teste: tentativa de carregar esta página: https://documentcloud.adobe.com/
- Se não puder carregar https://documentcloud.adobe.com/, entre em contato com a administração de rede interna e trabalhe com ela para desbloquear o domínio documentcloud.adobe.com.
- Se puder acessar o link acima, entre em contato com o suporte.
As páginas Início e Exibir contrato são afetadas de forma semelhante.
