Enviar contratos em massa com o Envio em massa


Envie em massa utilizando um arquivo .CSV para importar os destinatários e seus detalhes

É possível usar um arquivo CSV para importar os endereços de email dos destinatários e mesclar dados personalizados em campos no documento para cada destinatário. Você também pode personalizar a mensagem no email enviado para cada signatário solicitando que assinem o documento.

.CSV significa Comma-Separated Value (valor separado por vírgula) e arquivos do Excel podem ser salvos nesse formato.

Observação:

Este vídeo mostra como configurar e usar um arquivo .CSV em uma transação de Envio em massa. Ele também mostra como rastrear o status de todos os documentos enviados durante a transação de Envio em massa.


Configurar seu .CSV

Antes de configurar seu .CSV, é necessário saber os nomes dos campos no documento. Há outra forma de fazer isso, dependendo de como os campos foram adicionados ao documento:

  • Se o documento foi criado com tags (de texto ou de PDF), use o nome do campo que você definiu na tag. Por exemplo, {{Address1_es_:signer1}} tem o nome de campo Address1.
  • Se você usou o Ambiente para arrastar e soltar, edite o documento e clique duas vezes no campo. O nome desse campo está na parte superior da janela das propriedades.

Assim que souber os nomes dos campos no seu documento, abra a amostra que está na página de envio do Envio em massa ou crie um arquivo do Excel.

Observação:
  • Deve haver pelo menos dois endereços de email diferentes no arquivo CSV.
  • O endereço de email do remetente não pode estar no .CSV
  1. A primeira linha contém os nomes dos campos e as tags de informações. Para campos personalizados adicionados por você, adicione os nomes de campos no cabeçalho da coluna.

    As tags de informações são as seguintes:

    _es_signer_email (Obrigatória) O endereço de email do signatário

    _es_signer_name (Opcional) Nome do signatário usado na assinatura

    _es_signer_fullname (Opcional) Nome do signatário que aparece no documento

    _es_signer_company (Opcional) Empresa do signatário

    _es_signer_title (Opcional) Título do signatário

    _es_agreement_message (Opcional) A mensagem incluída no email enviado ao signatário.

    Os outros nomes usados (telefone e cep) são os campos personalizados que adicionamos ao documento.

    Tags de informações em CSV

  2. A linha seguinte é preenchida com informações específicas dos signatários. Neste momento, os endereços de email, o nome completo, o nome da empresa, o título, a mensagem personalizada e outras informações serão inseridas em nossos campos personalizados.

    Informações do signatário preenchidas

  3. Por fim, salve o arquivo como .CSV (separado por vírgula) (*.csv) em seu sistema local.

    • Os clientes que usam caracteres de byte duplo devem salvar o arquivo CSV no formato CSV UTF-8 (separado por vírgula)(*.csv)
    Salvar em CSV no sistema local


Enviar usando o .CSV

  1. Após criar o .CSV, clique em Envio em massa na página inicial.

    Enviar Mega Sign da página Início

  2. Na página de Envio em massa, clique no link Importar destinatários e mesclar campos do arquivo para enviar usando seu .CSV.

    Importar destinatários e mesclar campos do arquivo

  3. Clique em Carregar.

    Carregar

  4. Localize e anexe o arquivo CSV que você deseja usar.

  5. Configure as outras opções conforme desejado:

    • Verificação de identidade — defina essa opção para aplicar uma autenticação de dois fatores
    • Eu preciso assinar — marque esta caixa se você (o remetente) precisar assinar os documentos quando concluídos.
    • Nome do contrato — o nome do contrato como aparece na página Gerenciar.
    • Mensagem — a mensagem global que está incluída no email Assine (se nenhuma outra mensagem for importada explicitamente com o .csv).
    • Idioma — qual idioma deve ser usado no email e nas instruções na tela.
    • Definir uma data de expiração para este documento (opcional) define o número de dias em que o contrato permanece válido antes de expirar automaticamente.
    • Definir senha para abrir o PDF assinado (opcional) — define uma senha a ser aplicada para proteger o documento assinado.
    • Exibir e posicionar assinaturas ou incluir campos de formulário — permite que o remetente insira campos no modelo.

    Ao concluir, clique em Salvar

    Selecionar opções e enviar

    Observação:

    Um contrato de Envio em massa deixado em um estado Pré-preenchido ou de Rascunho expirará automaticamente 24 horas após a hora de criação.

Adicionar expiração automática em um documento

A expiração automática de documentos permite a configuração em nível de conta e de grupo. A expiração pode ser definida para um limite de tempo padrão, com uma configuração opcional para permitir que o remetente edite o valor padrão.

A expiração do documento é medida em dias inteiros (períodos de 24 horas), contados a partir da criação do contrato.  Por exemplo, se você configurar um contrato para expiração em três dias, ele expirará exatamente 72 horas após ser enviado (se não for concluído).

Cada destinatário deve concluir o processo de assinatura antes do prazo limite. Qualquer contrato individual não concluído antes do prazo limite expirará automaticamente.

Definir uma data de expiração

Observação:

O administrador da conta ou do grupo poderá configurar a expiração do documento para ignorar o prazo limite se os destinatários restantes forem internos (contrassignatários).

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