Criar e gerenciar modelos de documento

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Visão geral

Os modelos de biblioteca permitem que os usuários criem documentos reutilizáveis e interativos.  Esses documentos podem ser simples como um campo de assinatura (como um acordo de confidencialidade) ou formulários altamente complexos (como documentos fiscais).

Onde quer que você use o mesmo arquivo para definir um contrato, é possível criar um modelo que acelera a entrega do documento ao signatário, garante a consistência no contrato final assinado e garante que sua equipe esteja sempre usando a versão atual do documento.

Os modelos podem ser definidos de duas maneiras: Camadas de campo de formulário e Documentos.

  • As Camadas de campo de formulário são apenas os campos aplicados ao arquivo carregado. Ideal para as empresas que criam contratos dinamicamente com conteúdo personalizado, mas em um formato padronizado. Apenas faça o upload do arquivo e aplique a camada de campo para colocar todos os campos com alguns cliques do mouse.
  • Documentos incluem o arquivo de base aos campos. Documentos padrão que não possuem conteúdo dinâmico funcionam melhor aqui, como formulários de impostos, aplicativos e contratos de confidencialidade.

Observação:

O usuário que cria o modelo é o proprietário do objeto. Somente o proprietário pode editar o modelo ou definir o nível da permissão.

A propriedade de um modelo não pode ser transferida para outro usuário.

Este artigo explica:

  • Como criar um modelo de biblioteca no aplicativo do Adobe Sign
  • Como renomear um modelo de biblioteca na página Gerenciar
  • Como editar o tipo de modelo
  • Como alterar as permissões de acesso do modelo 

Criar um modelo de biblioteca

  1. Para criar um modelo de biblioteca, clique na guia Página inicial e selecione Criar um modelo reutilizável

    Adicionar modelo da página inicial

  2. A página Criar modelo de biblioteca é carregada.

    Insira o nome do modelo no campo Nome do modelo.

    Se você não inserir explicitamente um nome para o modelo, o campo adotará o nome do primeiro documento adicionado.

  3. Arraste e solte seus arquivos na seção Arquivos ou clique no link Adicionar arquivos no canto superior direito do campo Arquivos para navegar em seu sistema.

    Vários arquivos podem ser anexados para criar um modelo maior, se desejar.

  4. Configure o Tipo de modelo:

    • Documento reutilizável - essa opção salvar o documento inteiro, o conteúdo e os campos de formulário
    • Camada de campo de formulário reutilizável - essa opção salva somente a camada de campo de formulário a ser aplicada a um documento diferente (conteúdo diferente com o mesmo layout)
    • Ambos - os dois tipos de modelos estarão disponíveis

    Observação:

    A qualquer momento você pode alterar o tipo de modelo, editando as propriedades do modelo.

  5. Configure Quem pode usar esse modelo

    Essa configuração concederá acesso ao modelo com base no usuário que faz o upload:

    • Somente eu - esta opção disponibilizará o modelo somente para o usuário que faz o upload
    • Qualquer usuário em meu grupo - definir o modelo no nível do grupo criará uma associação lógica entre o modelo e o grupo do qual o usuário que faz o upload faz parte. Todos os membros do grupo terão acesso ao modelo
      • Mover o usuário que carregou o modelo para outro grupo não interromperá essa associação entre modelo - grupo
    • Qualquer usuário em minha organização - cada usuário na conta terá acesso para usar o modelo.

    Observação:

    Em todos os casos, apenas o usuário que faz o upload pode editar ou excluir o modelo.

    Outros usuários podem manipular o modelo depois que ele tiver sido aplicado a um Contrato, ao selecionar Visualizar e adicionar campos de assinatura durante o processo de envio.  Isso edita as propriedades do modelo para o contrato discreto e não altera o modelo raiz.

  6. Clique em Visualizar e adicionar campos para enviar o modelo ao ambiente de criação 

    create_library_template

  7. O ambiente de criação Arrastar e soltar é aberto. Arraste os campos do painel direito para o documento nos locais desejados.

    Observação:

    Por padrão, todos os campos adicionados são atribuídos ao primeiro destinatário. Você pode alterar a quem os campos colocados são atribuídos ao acessar a lista suspensa Destinatários e alterar o destinatário selecionado.

    place_fields

  8. Após concluir a adição de campos, clique em Salvar.


Alterar o nome de um modelo de biblioteca

Alterar o nome de um modelo é fácil. Basta apenas algumas etapas. Renomeie seus modelos antigos para acompanhar revisões ou para indicar modelos extintos que você deseja manter.

  1. Navegue até seu modelo ao selecionar a guia Gerenciar

  2. Selecione o filtro Modelos no painel à esquerda

  3. Clique uma vez no modelo que deseja selecionar e clique no link Editar modelo no painel à direita para abrir o modelo no ambiente de criação de arrastar e soltar

    Clique no link de edição referente ao modelo

  4. Amplie a seção Propriedades do modelo:

    • Clique no campo Nome do modelo
    • Insira o nome desejado
    Clique no link de edição referente ao modelo

  5. Clique em Salvar ao concluir


Alterar o tipo de um modelo da biblioteca

O tipo de modelo define se seu modelo inclui o documento de base ou consiste apenas de campos.

  1. Navegue até seu modelo ao selecionar a guia Gerenciar

  2. Selecione o filtro Modelos no painel à esquerda

  3. Clique uma vez no modelo que deseja selecionar e clique no link Editar modelo no painel à direita para abrir o modelo no ambiente de criação de arrastar e soltar

    Clique no link de edição referente ao modelo

  4. Amplie a seção Propriedades do modelo:

    Na seção Tipo de modelo, você pode definir o tipo de modelo

    • Camada de campo de formulário reutilizável - contém somente os campos (como uma camada) que podem ser aplicados a um documento carregado
    • Documento reutilizável - contém um documento de qualquer natureza, com a camada de campo aplicada.
      • É aceitável não colocar campos
    Clique no link de edição referente ao modelo

  5. Clique em Salvar ao concluir


Alterar o nível de permissão de um modelo da biblioteca

O nível de permissão do modelo determina o que os outros usuários em sua conta podem acessar e usar neste modelo.

  1. Navegue até seu modelo ao selecionar a guia Gerenciar

  2. Selecione o filtro Modelos no painel à esquerda

  3. Clique uma vez no modelo que deseja selecionar e clique no link Editar modelo no painel à direita para abrir o modelo no ambiente de criação de arrastar e soltar

    Clique no link de edição referente ao modelo

  4. Configure Quem pode usar esse modelo

    Essa configuração concederá acesso ao modelo com base no usuário que faz o upload:

    • Somente eu - esta opção disponibilizará o modelo somente para o usuário que faz o upload
    • Qualquer usuário em meu grupo - definir o modelo no nível do grupo criará uma associação lógica entre o modelo e o grupo do qual o usuário que faz o upload faz parte. Todos os membros do grupo terão acesso ao modelo
      • Mover o usuário que carregou o modelo para outro grupo não interromperá essa associação entre modelo - grupo
    • Qualquer usuário em minha organização - cada usuário na conta terá acesso para usar o modelo.
    Clique no link de edição referente ao modelo

  5. Clique em Salvar ao concluir

  • Como o criador do modelo é o proprietário e a propriedade não pode ser transferida para outro usuário, recomenda-se que você nomeie um usuário como administrador do modelo quando possível. Isso melhorará consideravelmente sua capacidade de fazer uma manutenção efetiva nos modelos.
  • Se o modelo tiver muitos campos, salve com frequência. Clicar em Salvar levará o usuário de volta à pagina Gerenciar, mas é melhor do que perder as alterações feitas.
  • Nomear de forma inteligente os campos no documento pode ajudar a longo prazo. Se planeja exportar os dados que os signatários inseriram, nomear os campos pode manter essas informações organizadas e deixá-las muito mais legíveis.


Admin authority to edit shared library templates

Administrators have the authority to edit any library template that has been shared (via template permissions) with their respective group or account.

  • Only library templates are included.  Web forms are not
  • Only library templates that are shared via the template permissions are included.  
  • Group-level administrators may edit all library templates that have been shared to their group by members of their group
  • Account-level administrators may edit all library templates that have been shared to their group or the organization
    • Account-level admins see the shared templates from all groups

An admin can access the shared library list by navigating to: Account > Shared Libraries

Navigate to the Shared Libraries menu item

The page content includes:

  • Name of the template - The formal name of the library template as listed on the manage page
  • Type - Type of template. Either Library Document, Form Field Layer Template, or Both Document and Form Field Template
  • Owner - The original creator of the template. The formal name and email of the user are provided
  • Shared with - This reflects the template permission setting. The value is either the Account or the Group (with the group name appended)
  • Last Modified - The date that the template was last saved to the system

 

To edit a template:

  • Double-click the template
    • Or single click and select the Edit action
Edit the template

 

The Adobe Sign authoring environment opens to allow you to edit the template properties, type, name, and field placement/assignments.

  • Make any changes you require and click Save when done
Authoring

Cuidado:

Somente o usuário que cria um modelo pode editar ou excluí-lo.

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