Nel quarto trimestre 2017, le pagine Invia e Creazione verranno ritirate e non saranno più disponibili nel sistema Adobe Sign.
Anticipando questa modifica al sistema, le integrazioni che si basano sull’incorporamento delle pagine Invia e Creazione devono essere adeguate alla nuova esperienza. Queste integrazioni vanno dai pacchetti standard di Adobe Sign come Adobe Sign per MS Dynamics a soluzioni API personalizzate per uso specializzato.
La modifica della pagina incorporata comporta molto più della semplice modifica dell’aspetto del processo di creazione e invio. Presenta diverse e nuove funzioni per gli utenti e rimuove alcune tecnologie precedenti, sostituite da soluzioni più evolute.
Questo passaggio alla nuova esperienza di invio e creazione come standard è previsto per la versione del secondo trimestre 2017 e i nuovi account non avranno più la possibilità di visualizzare le pagine classiche. Nel quarto trimestre 2017 tutti i clienti visualizzeranno la nuova esperienza e le pagine classiche verranno completamente ritirate.
Pagina Invio
La pagina Invio è un’area centrale del servizio Adobe Sign e l’aggiornamento alla nuova esperienza comporta modifiche significative in termini di funzionalità e alcune modifiche di processo potenziali.
Con una sola eccezione, gli utenti possono fare tutto ciò che potevano fare nella visualizzazione classica. Tuttavia, sono disponibili opzioni aggiuntive che possono essere o meno attivate dall’amministratore dell’account.
L’eccezione evidente è che il flusso di lavoro con Firma manuale (che sostituisce il flusso di lavoro classico Fax) non consente al mittente di inviare il documento direttamente a un numero di telefono.
Aspetto
Per i mittenti, gli elementi caratterizzanti generali della nuova pagina saranno la modifica più evidente.Anche se tutte le funzioni classiche sono presenti nella nuova pagina, per gli utenti la presenza di un anche un singolo nuovo campo visivo da acquisire può rallentare il processo.
Tuttavia, il layout generale della pagina è rimasto invariato, riducendo l’impatto delle novità introdotte; gli utenti constateranno che l’invio di un accordo resta meccanicamente invariato (nonostante la presenza di nuove funzioni) e vi si abitueranno rapidamente.
Di seguito sono presentate le due esperienze.Anche se le immagini piccole non consentono di vederne i dettagli, puoi vedere che il framework resta essenzialmente lo stesso.
Per esaminare le differenze nei dettagli, abbiamo suddiviso le pagine in quattro sezioni funzionali:
- Destinatari
- Messaggio
- File
- Opzioni
Modifiche nella sezione Destinatario
La sezione superiore della pagina Invia definisce il ciclo della firma o l’elenco dei destinatari e la loro interazione con l’accordo. Di seguito vi sono la pagina classica in alto e la nuova pagina nella parte inferiore.
L’interruttore Flusso di lavoro predefinito determina se il flusso di firma di base è sequenziale (Completa in ordine) o parallelo (Completa in qualsiasi ordine).
Questa opzione è stata spostata nella parte superiore dell’elenco dei destinatari, il testo che identifica le opzioni è stato chiarito e l’interruttore grafico consente di comprendere meglio l’opzione selezionata.
Da un punto di vista funzionale, l’impostazione non è stata modificata.
L’indice dei firmatari è visualizzato a sinistra del ruolo dei firmatari quando il flusso di firma è sequenziale.
Quando il flusso di firma è parallelo, l’indice dei firmatari viene rimosso in quanto viene garantito l’accesso al documento a tutti i firmatari contemporaneamente.
L’opzione Devo firmare per consente al mittente di aggiungere sé stesso all’accordo come destinatario sia in prima sia in ultima posizione da firmatario.
L’opzione è stata rinominata Aggiungimi ed è spostata: invece di essere sotto l’elenco dei destinatari ora si trova in alto a destra dell’elenco dei destinatari.
Da un punto di vista funzionale, il collegamento Aggiungimi include il mittente nell’elenco dei destinatari in qualsiasi posizione, non solo come primo o ultimo firmatario.
Funzioni aggiunte nella sezione Destinatario
La nuova pagina Invia supporta un ruolo destinatario aggiuntivo: Delegante.
Il ruolo Delegante consente a un mittente di creare Accordi quando l’ultimo firmatario o approvatore non è noto.Viene indicato quindi un delegante che invierà l’accordo al destinatario finale.
Fai clic qui per informazioni più dettagliate sui ruoli del destinatario
L’amministratore dell’account può abilitare il ruolo del delegante: Account > Impostazioni account > Invia impostazioni > Ruoli destinatario consentiti
La metodologia precedente di autenticazione raggruppava i destinatari in categorie interne o esterne e applicava l’autenticazione all’intero gruppo.
L’applicazione consente ancora all’amministratore dell’account di impostare i metodi di autenticazione predefiniti per i destinatari interni ed esterni.
Adesso, gli amministratori possono consentire ai mittenti di modificare il metodo di autenticazione predefinito da un elenco di metodi attivati, per ogni singolo ricevente.
Gli amministratori degli account possono configurare i metodi di autenticazione predefiniti e abilitare delle opzioni per il mittente: Account > Impostazioni account > Invia impostazioni > Metodi di autenticazione identità
I mittenti possono creare messaggi individuali per ogni destinatario nel processo di firma prima di inviare i documenti per la firma o l’approvazione. Se i messaggi privati sono attivati, i mittenti possono fare clic sul pulsante Aggiungi un messaggio privato.
Nella finestra di dialogo Messaggio privato è possibile inserire il messaggio privato specifico per il destinatario.
Il messaggio privato è incluso nel messaggio generale dell’e-mail “Apponi la firma su” inviata al destinatario.
Facoltativamente, puoi far sì che il messaggio privato sia visibile all’interno dell’esperienza di firma.
La possibilità di creare messaggi privati è disattivata per impostazione predefinita.
Gli amministratori degli account possono attivarla passando a: Account > Impostazioni account > Invia impostazioni > Messaggi privati ai destinatari
Quando la funzione è attivata, la possibilità per il destinatario di leggere il messaggio privato direttamente nell’ambiente di firma viene attivata per impostazione predefinita.
Gli amministratori degli account possono disattivarla passando a: Account > Impostazioni account > Preferenze firma > Impostazioni aggiuntive
Un gruppo di destinatari consente a più membri del team di usufruire dell’autorizzazione a firmare o approvare per conto dell’intero gruppo. Aggiungi un gruppo di destinatari come singolo passaggio di firma, quindi aggiungi più destinatari al gruppo interessato.
Ognuno dei destinatari elencati potrà partecipare a nome di tutto il gruppo e garantire che le transazioni non rimangano in sospeso in attesa di una sola persona.I gruppi di destinatari possono essere definiti come firmatari o responsabili approvazione. Se necessario, è inoltre possibile definire metodi di autenticazione individuali per ciascun membro del gruppo.
La funzionalità Gruppo destinatari è attivata automaticamente per gli account Adobe Sign Enterprise.
Con un flusso di lavoro ibrido è possibile includere in un flusso di lavoro sequenziale uno o più passaggi di firma per firmatari paralleli.
Nell’immagine sottostante, il passaggio 2 della firma include tre destinatari.
I tre destinatari ricevono contemporaneamente una notifica dopo che il primo destinatario ha completato la firma e tutti e tre devono firmare prima che il processo possa passare al terzo passaggio della firma.
Gli amministratori degli account possono attivare/disattivare i flussi di lavoro ibridi da: Account > Impostazioni account > Invia impostazioni > Ordine di firma
Modifiche nella sezione Messaggio
La sezione Messaggio è la parte in cui viene definito il nome dell’accordo e viene scritto il messaggio globale (il messaggio fornito a tutti i destinatari).
Di seguito puoi vedere a sinistra la sezione classica del messaggio e a destra la nuova esperienza.
Il selettore della lingua per il destinatario determina la lingua utilizzata per l’e-mail del destinatario e per le istruzioni visualizzate durante il ciclo di firma.
L’elenco delle lingue è stato rinominato da Lingua a Lingua dei destinatari, in modo che il mittente possa comprendere meglio la funzione di queste impostazioni.
L’elenco a discesa è stato spostato dalla sezione dei messaggi del layout classico alla sezione delle opzioni della nuova esperienza.
Da un punto di vista funzionale, l’impostazione non è stata modificata.
Il selettore del modello del messaggio è stato spostato ed è stato modificate il testo.
Nel layout di pagina classico, il nome del modello predefinito è stato immesso come testo accanto all’etichetta del messaggio, seguito da un collegamento selezionabile Cambia per consentire ai mittenti di selezionare un modello diverso.
Nella nuova pagina di invio, il selettore del modello è stato spostato in alto a destra della sezione del messaggio e la sua dicitura è diventata Modello messaggio.
Nella nuova esperienza di invio, il selettore del modello del messaggio è stato migliorato in modo da mostrare il testo del modello a destra quando porti il mouse sopra uno dei nomi del modello.
Modifiche nella sezione File
Nella sezione File i file documento vengono allegati all’accordo.
In Adobe Sign è possibile allegare i file mediante trascinamento, e sono supportate una libreria basata su app, il caricamento di file dal sistema locale dei mittenti, Box, Dropbox e altro ancora.
Di seguito puoi vedere la sezione classica in alto e la nuova esperienza in basso. In entrambe viene visualizzato un riquadro interno con le opzioni espanse a destra del collegamento selezionabile.
Tutte le opzioni che possono essere selezionate e caricate o allegate non si trovano più nella pagina principale di invio, bensì in una finestra a comparsa (che viene visualizzata quando si seleziona il collegamento Aggiungi file).
- Le risorse da file esterno (Box, Google Drive, ecc.) vengono collegate direttamente al fornitore di servizi, in modo che i mittenti debbano eseguire l’autenticazione a tale servizio.
- Evernote non è più un’opzione di caricamento supportata nella nuova esperienza.
Anteprima e aggiungi campi firma è un’opzione selezionabile per indirizzare i file allegati all’ambiente di creazione, per l’aggiunta o la modifica dei campi modulo e firma.
L’etichetta di testo per questa opzione è stata cambiata da “Visualizza in anteprima, posiziona firma o aggiungi campi” a “Anteprima e aggiungi campi firma”.
La posizione dell’opzione è stata spostata da in basso al centro sulla pagina classica a in basso a sinistra nella nuova esperienza.
La funzionalità dell’opzione non è stata modificata.
Modifiche nella sezione Opzioni
La sezione Opzioni si trova a destra delle sezioni Messaggio e File.
L’aspetto di questa sezione varia in base all’account, a seconda delle opzioni che l’amministratore dell’account ha abilitato per la configurazione del mittente.
Tutte le opzioni sono visibili nelle immagini di seguito (pagina classica a sinistra e nuova pagina a destra).
La Scadenza per completamento è stata spostata: precedentemente nella parte superiore del pannello Opzioni, ora si trova sotto l’impostazione Password.
Il testo associato è stato cambiato da “Impostare una data di scadenza per questo documento” a “Scadenza per completamento”.
Da un punto di vista funzionale, questa impostazione non è stata modificata.
The interface no longer asks for a "number of days", and instead pops up a calendar where the user can select a deadline date, as well as the exact time (based on the senders timezone).
Time is expressed in "military" or 24 hour format.
It is possible to type in the date and time explicitly instead of using the pop-up interface.
L’opzione Proteggi con password è stata spostata nella parte superiore della sezione Opzioni e il testo è stato modificato da “Imposta la password per aprire il PDF firmato” a “Proteggi con password”.
Alla funzione è stata aggiunta l’opzione “Mostra password” per il mittente, per evitare errori durante l’immissione della password.
Inoltre, se le password non corrispondono, il secondo campo password diventerà rosso per indicare la mancata corrispondenza della password.
Il tipo di firma Manuale è stato modificato notevolmente dall’opzione Firma tramite fax classica.
Per i mittenti, vi sono due modifiche sostanziali:
- Se il documento è progettato per accettare contenuti precompilati, il mittente può inserire campi precompilati.
- Non è più possibile utilizzare numeri di telefono al posto di indirizzi e-mail nella sezione Destinatario.
L’esperienza per i firmatari è stata notevolmente migliorata; si basa ove possibile sul processo di firma elettronica e garantisce la restituzione di un documento di qualità più elevata.
Fai clic qui per ulteriori informazioni sul nuovo tipo di firma manuale.
Funzioni aggiunte nella sezione Opzioni
I promemoria sono stati spostati dalla pagina di invio e aggiunti alla sezione Opzioni, consentendo ai mittenti di configurare l’intero accordo nella pagina di invio.
Il campo Lingua dei destinatari non è una nuova funzione, ma si trova ora nella sezione Opzioni.
Precedentemente questa funzione si trovava nella sezione dei messaggi nella pagina classica.
Ambiente di creazione
L’ambiente di creazione è il centro della libreria documenti generata dall’utente.Il nuovo ambiente di lavoro fornisce ai creatori del modello un layout migliorato per applicare e gestire i campi e per accedere agli strumenti utili per la creazione di un documento finale.
Aspetto
Le modifiche all’ambiente di creazione sono principalmente strutturali, gli strumenti sono stati spostati per avere una migliore esposizione e per potervi accedere più facilmente.
È comunque utile notare che l’ambiente di creazione dispone di due interfacce sia nella versione classica sia in quella nuova:
- Interfaccia “ad hoc”
- Avviata da
- La pagina Invia quando la casella Visualizza in anteprima, posiziona firma o aggiungi campi modulo è selezionata.
- La pagina Gestisci facendo clic sul collegamento di modifica per gli accordi in uno stato di bozza.
- I partecipanti vengono identificati in modo esplicito mediante i rispettivi indirizzi e-mail (importati dalla pagina Invia).
- Le proprietà del modello sono fisse e non possono essere modificate.
- Avviata da
- Interfaccia per la creazione dei modelli
- Avviata da
- La pagina Dashboard facendo clic sul collegamento Aggiungi modello alla libreria.
- La pagina Gestisci facendo clic sul collegamento di modifica per un modello libreria
- I partecipanti sono definiti come “Partecipante 1” - “Partecipante N”.
- Le proprietà del modello vengono esposte - Il nome del modello e la distribuzione del modello possono essere modificati.
- Avviata da
Di seguito sono illustrati i due ambienti, con il layout classico a sinistra:
Modifiche del layout della pagina
La sezione dei campi contiene tutti i campi discreti che puoi creare nel documento.La maggior parte di essi ha una funzione speciale, come Firma, Nome firmatario e Collegamento ipertestuale.I campi generici si trovano nella sezione Campi per dati e includono la casella di testo.
La sezione dei campi è stata spostata dalla parte superiore dello schermo alla barra a destra, per dare più spazio utilizzabile al modulo.
A livello di funzionalità dei campi non è cambiato nulla.
Sono disponibili tre strumenti campo allineati nella parte superiore della pagina:
- Allineamento: sono presenti quattro opzioni per l’allineamento su ogni lato del campo della guida.
- Ridimensionamento: sono presenti tre strumenti per ridimensionare la larghezza, l’altezza o entrambe del campo della guida.
- Spostamento tra campi: tutti i campi sono elencati in ordine alfabetico per nome campo e il cursore si sposta in corrispondenza del campo selezionato.
Questi campi sono ora definitivamente esposti (precedentemente erano in una sezione a comparsa nascosta sotto a un pulsante).
Da un punto di vista funzionale, questi strumenti non sono stati modificati.
L’accesso al modello per campi consente al mittente di applicare una sovrapposizione di campi modulo per qualsiasi documento caricato.
La funzione ora attiva un campo a comparsa per selezionare il modello, quindi scompare (precedentemente veniva visualizzata una sovrapposizione sopra la sezione dei campi).
Da un punto di vista funzionale, il selettore del modello non è stato modificato.
La funzione di zoom consente di ingrandire o rimpicciolire il documento all’interno della finestra di Adobe Sign.
La funzione è stata modificata dalla scala Più-Meno nella parte superiore della finestra alle icone Più-Meno nella parte inferiore della pagina.
Dal punto di vista funzionale, la funzione rimane invariata.
La selezione della pagina consente all’utente di selezionare una pagina e visualizzarla nell’area visualizzabile.
Invece delle miniature minuscole presenti sul lato sinistro dello schermo, ora è disponibile un controllo più discreto nella parte inferiore della pagina in cui il mittente può spostarsi verso l’alto o il basso usando le frecce o immettere un numero di pagina e passare direttamente alla pagina corrispondente.
Il collegamento Azzera i campi cancella dal modulo tutti i campi aggiunti durante la sessione di creazione corrente.I campi che facevano parte del documento prima di aprire il modello nell’ambiente di creazione non saranno eliminati o saranno aggiunti nuovamente se eliminati.
Il pulsante Invia finalizza il processo di creazione e invia l’accordo al primo destinatario.
Entrambi gli oggetti sono stati spostati dalla parte superiore destra della pagina alla parte inferiore destra.
Da un punto di vista funzionale, entrambi funzionano allo stesso modo.
Quando viene caricato un nuovo documento con tag di testo o campi di Acrobat, Adobe Sign verifica tutte le proprietà dei campi per rilevare eventuali errori (dimensione font non valida, espressioni calcolate circolari, ecc.). Quando vengono rilevati degli errori, apparirà un banner che indica il numero di errori e le icone di navigazione per spostarti con facilità tra gli errori del campo.
Di seguito è riportato un esempio di un campo modulo con una regola di convalida che ricerca un numero di previdenza sociale, ma il valore di default specificato è in formato solo testo.
Facendo clic sul pulsante Prossimo errore a destra, viene aperto il successivo campo in cui è stato rilevato un errore di convalida, e quest’ultimo è esplicitamente indicato sopra il campo.
Modifiche nell’interfaccia Crea modello
Proprietà modello consente di modificare il nome del modello, di determinare il tipo di modello da salvare (Documento o Campi modulo) e il modo in cui il documento viene distribuito (utilizzo personale, uso di gruppo o a livello di account).
Il collegamento per accedere alle proprietà del modello è stato spostato dalla parte superiore della pagina ed è stato inserito nella barra a destra, appena sopra i campi modulo.
Da un punto di vista funzionale, il gruppo di impostazioni all’interno delle proprietà del modello è rimasto invariato.
Il menu a comparsa dei destinatari enumera i vari partecipanti all’Accordo.Nell’interfaccia Crea modello, i destinatari vengono identificati da “Partecipante 1” a “Partecipante N”.
Nell’interfaccia ad hoc, i destinatari dell’accordo sono già definiti e il valore dell’indirizzo e-mail per ciascun destinatario è inserito al posto dei segnaposti Partecipanti.
In entrambi i casi, l’elenco dei partecipanti indica i campi assegnati a un determinato destinatario.Selezionando un partecipante dall’elenco, i campi assegnati a tale parte vengono evidenziati sulla pagina, mentre tutti gli altri vengono attenuati.
Inoltre, l’elenco dei partecipanti può essere utilizzato durante l’inserimento di un campo per definire la parte a cui il campo deve essere assegnato.Selezionando il Partecipante 2 e quindi inserendo un numero qualsiasi di campi, tali campi vengono assegnati automaticamente al Partecipante 2.
Nell’ambiente classico, il campo Seleziona partecipante è stato rinominato Destinatari.
Il campo a discesa è stato spostato da in alto a sinistra nella finestra alla barra a destra, appena sopra i campi modulo.
Da un punto di vista funzionale, l’elenco dei partecipanti non è stato modificato.
Modifiche apportate all’interfaccia ad hoc
I mittenti ora possono creare un modello durante il processo di invio, quindi salvare tale modello nella libreria.Entrambi i tipi di modello possono essere salvati e il modello è completamente modificabile dalla scheda Gestione.
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