Questa guida contiene i passaggi iniziali consigliati per configurare l’account di Adobe Acrobat Sign e prepararsi per l’invio delle transazioni.
Di seguito sono riportate due schede, una per gli utenti del sistema e una per gli amministratori dell'account. Ogni scheda contiene un elenco delle funzioni da configurare e a destra di ciascuna funzione sono riportati i livelli di servizio per i quali sono disponibili.
Ti consigliamo di iniziare con la configurazione del tuo ID utente. In seguito, se sei anche l'amministratore dell'account, puoi passare alla scheda Amministratori e configurare le impostazioni dell'account.
Gli account individuali sono account con licenza singola, quindi per impostazione predefinita il singolo utente è anche l'amministratore dell'account.
Al primo accesso ad Acrobat Sign, prenditi un minuto per esaminare le informazioni sull’utente. Tali informazioni vengono utilizzate nei diversi modelli, quindi è importante verificare che siano corrette.
La pagina profilo mostra i valori specifici che Acrobat Sign userà per personalizzare le transazioni. Particolare interesse per:
Se devi regolare il contenuto, fai clic sul pulsante Modifica profilo, apporta le modifiche necessarie, quindi salva le modifiche.
Acrobat Sign consente di utilizzare tre stili di firma, a seconda delle tue esigenze personali o aziendali:
Se scegli questa opzione, non è necessaria alcuna configurazione esplicita..
Puoi creare la tua firma univoca da Preferenze personali > La mia firma.
Fai clic sul pulsante Crea per aprire il pannello Firma e seleziona il metodo da usare per creare la firma:
Una volta creata una firma adeguata, fai clic su Applica.
Per gli utenti più esperti che desiderano essere sempre aggiornati sulle loro transazioni, puoi definire in quali situazioni verrà inviato un messaggio e-mail o verrà generato un avviso da includere in un report.
Per accedere alla pagina delle notifiche, passa a Preferenze personali > Le mie notifiche.
Alcune definizioni:
Sia le notifiche per gli eventi che per gli avvisi possono essere configurate in due modi. Puoi selezionare nessuno, uno o entrambi i modi selezionando le relative opzioni di configurazione. Queste opzioni sono:
Per questi eventi e avvisi sono inoltre disponibili due schede.
Nella parte inferiore della pagina puoi configurare i report per ricevere un riepilogo degli eventi selezionati. Il report può essere inviato una volta alla settimana, ogni giorno feriale oppure ogni giorno della settimana, a seconda delle tue preferenze.
Per i livelli di servizio Business ed Enterprise, è possibile consentire agli utenti di creare un piè di pagina personalizzato, analogo a un file di firma nei messaggi e-mail.
Se questa opzione è stata attivata dall’amministratore dell’account, puoi impostarla in Preferenze personali > Piè di pagina per mia e-mail.
Il piè di pagina viene posizionato in fondo alle e-mail delle transazioni, ma prima di eventuali piè di pagina a livello di account:
È possibile impostare due opzioni per la lingua predefinita:
Benvenuto, Amministratore!
Ora che hai configurato il tuo ID utente, puoi pensare alle decisioni relative all'account.
Le descrizioni di seguito sono piuttosto lunghe, ma con la corretta configurazione dell'account potrai offrire ai mittenti e ai firmatari un'esperienza di utilizzo positiva e ridurre le domande che invariabilmente accompagnano l'implementazione di nuove funzioni.
Nota: questa sezione non copre tutte le opzioni disponibili; per eventuali domande, contatta l'assistenza tecnica.
Proprio come per il backup del computer o del telefono, è consigliabile mantenere delle copie degli accordi firmati. Invece di scaricare gli accordi uno ad uno dalla pagina di gestione, l'archivio esterno può inviare una copia degli accordi firmati a un indirizzo e-mail alternativo, a un account Evernote o a un account Box.
Accedi come amministratore dell'account e passa a: Account > Impostazioni account > Archivio esterno.
Per inviare le copie degli accordi del tuo account a un indirizzo e-mail alternativo, immetti l’indirizzo e-mail desiderato nel campo Invia una copia extra..., quindi fai clic sul pulsante Salva modifiche.
Il campo Archivio esterno ha un limite di 255 caratteri. Se hai bisogno di inviare i documenti firmati a più indirizzi di quanti possano rientrare in questo campo, puoi ricorrere a un elenco di distribuzione.
Per inviare una copia a Evernote o a Box, fai clic sul collegamento fai clic qui corrispondente e compariranno le istruzioni specifiche in una nuova finestra.
Preferenze firma
Per queste impostazioni è necessario considerare numerose opzioni.
Vai ad Account > Preferenze firma.
Le prime due impostazioni consentono di controllare la formattazione automatizzata della riga in cui viene inserita la firma e i dati della firma che vengono inseriti sotto la linea:
La sezione successiva controlla il modo in cui i destinatari possono applicare la loro firma. In genere, a meno che non si voglia vincolare le opzioni per uno scopo aziendale specifico, si consiglia di consentire ai destinatari di applicare la firma in base alle proprie esigenze.
Sono disponibili tre opzioni:
Questa sezione di opzioni consente di decidere se i destinatari possono utilizzare una firma salvata esistente (le firme biometriche e basate su immagini vengono salvate). Se decidi di non consentire l'uso delle firme salvate, il destinatario dovrà esplicitamente digitare, disegnare o caricare la firma, a seconda dei tipi di firma attivi.
Le opzioni disponibili sono:
In questa sezione è disponibile una casella di selezione aggiuntiva:
Aggiungere il tuo branding aziendale è un metodo eccellente per personalizzare Acrobat Sign per gli utenti nel tuo account, nonché i tuoi firmatari.
Nome società e Nome host dell’URL
In questa sezione puoi impostare il nome dell’azienda e un nome host per il tuo account, per personalizzare il tuo account in modo semplice ma efficace.
Queste due impostazioni sono a livello di account e non possono essere regolate a livello di gruppo.
Accedi come amministratore dell’account e passa a: Account > Impostazioni account > Configurazione account.
Ragione sociale
Il valore immesso in questo campo viene inserito automaticamente nel campo della ragione sociale per i nuovi utenti che verranno creati nell’account.
Per impostazione predefinita, Acrobat Sign consente agli utenti di modificare le impostazioni personali, inclusa la Ragione sociale per i loro utenti individuali.
Per aggiornare il valore Ragione sociale nel profilo di tutti gli utenti del tuo account:
In tutti i profili utente, il valore del campo Ragione sociale verrà utilizzato come valore Azienda.
La selezione dell’opzione Imposta nome azienda per tutti gli utenti nell’account determina la sostituzione una tantum per tutti gli utenti dell’account.
Una volta salvata la pagina, tutti gli utenti vengono aggiornati. Il segno di spunta viene cancellato e, se necessario, è possibile attivare di nuovo questa azione, in quanto gli utenti hanno ancora la facoltà di modificare il proprio valore Ragione sociale.
Nome host
Impostando il nome host per gli account verrà modificato l’URL a cui accedono gli utenti e l’URL in cui vi sono gli accordi per i firmatari.
Il risultato è un URL personalizzato con il nome host che avrai impostato.
Il marchio è importante. I tuoi clienti vogliono vedere il tuo logo sulle transazioni che ricevono. Il logo che carichi verrà riportato su tutti i messaggi e-mail inviati da Acrobat Sign.
Sono supportate le immagini in formato JPEG, GIF o PNG, e quest’ultimo è quello che offre solitamente i risultati migliori.
Accedi come amministratore dell'account e passa a: Account > Impostazioni account > Configurazione account > Carica logo.
Fai clic sul pulsante Carica, quindi individua l'immagine che desideri usare. Tieni presente che le immagini con dimensioni 60 pixel di altezza e 200 pixel di larghezza funzionano meglio.
Una volta scelta un'immagine, il logo viene visualizzato a destra del pulsante Carica:
Se, in qualsiasi momento, devi modificare il logo, fai clic sul pulsante Cancella per rimuoverlo.
La sezione Impostazioni globali della scheda Account è una delle più articolate e tutte le impostazioni sono specifiche a seconda dei diversi casi d'uso.
Di seguito viene descritta ogni opzione con i relativi consigli, ma è possibile che il tuo caso specifico sia diverso dal tipo di utilizzo più comune.
Passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni globali.
Questa impostazione si applica solo alla copia allegata all’e-mail di notifica “Firmato e archiviato”. Le copie scaricate successivamente da Acrobat Sign avranno sempre un singolo PDF.
Si tratta nuovamente dell’Archivio esterno, ma questa impostazione può essere configurata a livello di gruppo (per i livelli di servizio Business ed Enterprise) e consente di inoltrare, ad esempio, i contratti di vendita completati al reparto Contabilità o i moduli NDA completati al reparto Legale.
Tieni presente che questa impostazione si riferisce agli utenti appartenenti al tuo account Acrobat Sign (non a tutti gli utenti dell’azienda). Non copre eventuali firmatari che non dispongono di un ID utente per Acrobat Sign nel tuo account.
Acrobat Sign si basa su un modello relazionale di tipo principale-secondario e i gruppi costituiscono gli oggetti secondari dell’account. Un nuovo gruppo eredita quindi le proprietà dell’account. Inoltre, le modifiche apportate a livello di gruppo hanno precedenza sulle impostazioni a livello di account.
Le impostazioni di invio sono le funzioni che sono rese disponibili nella scheda Invio per gli utenti abilitati all'invio. Questa sezione approfondisce tutte le configurazioni disponibili su tale pagina.
Come le Impostazioni globali, anche queste dipendono dai vari casi d'uso.
Questa sezione è piuttosto lunga, quindi mettiti comodo e passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio.
È possibile progettare i moduli affinché un approvatore possa compilare i dati di alcuni campi senza firmare il documento.
Puoi selezionare una o tutte le opzioni, ma se desideri attivare il metodo di Autenticazione telefonica, devi innanzitutto attivare l’opzione Consenti ai mittenti di impostare le opzioni di verifica identità firmatario per ciascun destinatario.
Puoi sfruttare altre opportunità di branding.
In Account > Impostazioni e-mail troverai le seguenti opzioni:
Piè di pagina e-mail: questa impostazione è valida per l'intero account e inserisce un testo nella parte inferiore dei messaggi e-mail. È utile per inserire informazioni di marketing o note legali.
Consenti agli utenti di creare i piè di pagina delle e-mail: questa impostazione consente ai singoli utenti di impostare il contenuto da usare come firma.
Immagini intestazione e piè di pagina: le immagini usate nelle intestazioni e nei piè di pagina dei messaggi e-mail sono simili a quelle dei logo, ma più grandi. Ti permettono di mettere in evidenza gli elementi di branding e di far sapere al cliente da chi proviene il messaggio.
Come per il logo, sono supportate immagini in formato JPEG, GIF e PNG.
Utilizza immagini di 200 pixel di altezza e fino a 600 pixel di larghezza.
Per ogni opzione trovi un collegamento per Caricare una nuova immagine. che ti permette di trovare l'immagine sul sistema locale. Fai clic su Salva.
Le impostazioni di sicurezza di Acrobat Sign corrispondono alle impostazioni tramite password che trovi in molte applicazioni, con l’aggiunta di un paio di funzioni specifiche per i documenti.
Per configurare le funzioni di sicurezza, passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni di sicurezza.
Pensi di utilizzare l’API? Se vuoi che uno sviluppatore possa integrare Acrobat Sign con il sistema CRM aziendale (o altri tipi di integrazioni supportate tramite API), questa opzione può esserti utile.
Acrobat Sign supporta un’API REST:
Passa ad Account > API Acrobat Sign.
L'utilizzo dell'API di Adobe Document Cloud per accedere ai dati utente richiede i token OAuth.
Se hai un'applicazione precedente che non supporta OAuth, puoi creare una chiave di integrazione.
Se non visualizzi il collegamento per creare una chiave di integrazione, contatta il servizio di assistenza.
In questa pagina trovi anche:
Inoltre, una volta attivata l'API, a sinistra trovi un nuovo collegamento, Registro richiesta API. Questo registro contiene il codice XML in entrata dalle chiamate API e può essere prezioso per la risoluzione di eventuali problemi relativi al codice.
L'API REST è disponibile mediante l'opzione Applicazioni API.
Una volta sulla pagina, fai clic sul collegamento Crea una nuova applicazione, assegna un nome all'applicazione e fai clic sul pulsante Crea applicazione.
Vengono subito generati e visualizzati il nuovo ID applicazione e il Segreto.
Può essere molto utile organizzare gli utenti in gruppi in base alle funzioni richieste, specialmente in presenza di requisiti di firma diversi o strutture gerarchiche da rispettare.
Creare un gruppo con Acrobat Sign è davvero semplice. Passa ad
Account > Utenti oppure a Account > Gruppi.
Una volta sulla pagina del gruppo, fai clic sul pulsante + nell'angolo in alto a destra della pagina e immetti il nuovo nome del gruppo nel campo.
È disponibile anche un collegamento per configurare le impostazioni per il gruppo, fai clic sulla riga per visualizzare il collegamento per le impostazioni del gruppo. Tali impostazioni sono quasi identiche alle Impostazioni globali che hai configurato a livello di account. Tuttavia, poiché i gruppi sono oggetti secondari dell’account, le impostazioni del gruppo sovrascrivono quelle dell’account.
Il nome di un gruppo può essere modificato in qualsiasi momento.
Se hai acquistato Acrobat Sign con un piano Small Business, utilizza Admin Console per gestire gli utenti e le relative autorizzazioni. Puoi anche assegnare più amministratori per gestire il team o il comportamento funzionale di Acrobat Sign.
È giunto il momento di aggiungere gli utenti.
Sono disponibili due metodi per la creazione di nuovi utenti con Acrobat Sign:
Uno alla volta
Oppure
Più alla volta tramite file CSV
Il processo per singolo utente è piuttosto semplice.
Scegli Account > Utenti, quindi fai clic sul pulsante più (+) nella barra degli strumenti visualizzata accanto alla casella di ricerca. Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea.
Inserisci l'indirizzo e-mail, il nome e il cognome, quindi seleziona un gruppo a cui assegnare l'utente (se necessario).
È disponibile anche una casella di controllo, Visualizza i loro accordi. Questa opzione consente di creare una condivisione di account dal nuovo utente al tuo utente amministratore. Seleziona questa casella se desideri poter monitorare le transazioni del nuovo utente.
In caso contrario, puoi comunque creare una condivisione utilizzando la funzione Condivisione account.
Una volta creato l'utente, viene inviato un messaggio e-mail all'indirizzo specificato, con la richiesta di impostare le password. Dopodiché l'utente è attivo e pronto per l'invio del primo documento.
Il metodo di creazione multipla è questo: vai su Account > Utenti, quindi fai clic sul pulsante + nella barra degli strumenti visualizzata accanto alla casella di ricerca. Nella finestra di dialogo Crea, fai clic su Crea più utenti alla volta.
Tale processo consente di creare un file CSV contenente almeno le colonne per indirizzo e-mail e nome/cognome. Per il formato corretto, consulta il file CSV di esempio: fai clic sul collegamento per scaricare il file CSV di esempio. Prepara il file nel formato specificato. Una volta che il file è pronto, fai clic su Sfoglia e seleziona il file.
Uno svantaggio di questo processo è che non è possibile creare la condivisione dall'utente al tuo amministratore di account.
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