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Última actualización el
5/12/2024
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Notas de la versión
Acrobat Sign Document Builder versión 1.3
- Asignación avanzada de relaciones: Document Builder ahora le permite establecer hasta cinco niveles de relaciones de hijo a padre (campos de búsqueda) para objetos relacionados. Con esta mejora, puede realizar asignaciones de campos detalladas para gestionar sus modelos de datos complejos de Salesforce.
Document Builder permite varios objetos relacionados directamente vinculados al objeto maestro dentro de una única asignación de campo de objeto. Sin embargo, teniendo en cuenta las limitaciones de Salesforce, no puede especificar más de 20 relaciones principales-secundarias (objetos relacionados) en una única consulta SOQL.
Ejemplo de relación de hijo a padre: Contact.Account.Owner.FirstName (considerando Contacto como el objeto maestro, esto representa tres niveles). - Configurar la ordenación y el filtrado de datos combinados: ahora puede configurar la ordenación y el filtrado de los datos combinados dentro de objetos relacionados.Obtenga información sobre cómo configurar la ordenación y combinación de datos combinados.
Descubra cómo Actualizar el paquete base de Document Builder a la versión más reciente.
Nota:
Con el lanzamiento de la versión 1.3, hemos actualizado el campo adobesign_Object_Name__c para que coincida con el nombre de la relación secundaria. Este campo representa el nombre del campo relacionado dentro del objeto personalizado adobesign__Related_Object_Mapping__c. Las plantillas de Document Builder con campos relacionados en la asignación de campos de objetos funcionarán perfectamente en Document Builder 1.3 y versiones futuras. Sin embargo, las plantillas de Document Builder creadas en la versión 1.3 y posteriores no funcionarán con las plantillas de Word que tienen etiquetas para campos relacionados de plantillas creadas antes de Document Builder versión 1.3.
Problemas resueltos
| Número de problema | Descripción del problema corregido |
|---|---|
| 29923 |
Se ha resuelto el problema por el que los usuarios no podían seleccionar un registro de ejemplo en las plantillas de Document Builder con un mouse. |
- Gestión de plantillas mejorada: con la última versión 3.x.x de la API de servicios de PDF, el paquete Document Builder puede gestionar de forma eficaz plantillas de Word más grandes, con tamaños de hasta 5,5 MB. Esta mejora le permite diseñar y trabajar con plantillas más extensas e intrincadas dentro del paquete de Document Builder.
- Campos de cuadro combinado que permiten búsquedas: la creación de plantillas de Document Builder se verá notablemente agilizada, ya que ahora los campos de cuadro combinado permiten realizar búsquedas. Esto significa que puede buscar y rellenar fácilmente campos como Datos de ejemplo, Campos de Salesforce y Datos de registro de ejemplo, lo que simplifica el proceso de creación de plantillas.
- Integración de zona protegida: el paquete de Document Builder ahora se integra a la perfección con el entorno de zona protegida, lo que proporciona aún más flexibilidad y funcionalidad de prueba en su flujo de trabajo.
Usar plantillas de Document Builder en portales de la nube de la comunidad: el paquete actual incluye un conjunto de permisos para los usuarios de la comunidad que les permite utilizar las plantillas de Document Builder en su portal de la nube de la comunidad. Los administradores deben asignar permisos a los registros mediante el perfil o mediante la configuración de uso compartido en esos objetos.
- Para los usuarios con inicio de sesión en la comunidad, debe utilizar el perfil de usuario de la comunidad para conceder acceso a viewAll a “Plantilla de Document Builder” y “Asignación de campos de objetos”.
- Para el inicio de sesión de usuario de la comunidad Plus y en la comunidad de partners, debe utilizar las reglas de uso compartido para conceder acceso a la “Plantilla de Document Builder” y “Asignación de campos de objetos”. Para ello, vaya a Configuración > Seguridad > Configuración de uso compartido y, a continuación, seleccione el objeto para compartir el acceso de solo lectura basado en roles y subordinados.
- Compatibilidad con el ámbito “grupo” de OAuth: con la incorporación de una nueva configuración personalizada pública denominada “Configuración de Acrobat Sign DOCBLDR”, los administradores de Salesforce ahora pueden crear una conexión de OAuth con un administrador de nivel de grupo.
- Se ha solucionado el problema en la asignación de combinación cuando el idioma cambiaba de inglés a francés.
- Se ha resuelto el problema por el que, al combinar datos mediante Document Builder y enviar posteriormente un acuerdo con una plantilla de Document Builder, se producía un fallo con el error
: “Error al insertar. Primera excepción en la fila 0; primer error: STRING_TOO_LONG, Combinar datos JSON: valor de datos demasiado grande…“ El paquete actual ahora admite longitudes de campo más largas.
- Se ha mejorado la función de configuración: Ahora puede combinar imágenes en una plantilla de documento con las etiquetas de la API DocGen.
- Se ha corregido el problema en Asignación de campos de objeto relacionados: Con la versión actual, se puede asignar fácilmente un objeto relacionado mediante una relación de búsqueda. Permite generar un documento a partir de un objeto maestro (como una WorkOrder) e incluir elementos de línea secundarios (como listas relacionadas con una WorkOrder) en el documento.
- Se ha corregido el problema al filtrar objetos estándar: La versión actual resuelve el problema relacionado con el filtro de objetos en el que se filtraba un objeto personalizado cuando se añadía una relación de objeto personalizado secundario. Los objetos personalizados añadidos aparecerán ahora en la lista de objetos relacionados.
Información general
Document Builder es una función de Adobe Acrobat Sign para Salesforce que permite generar documentos automáticamente con datos de Salesforce. Es parte de la funcionalidad existente de Plantilla de acuerdo de Sign. Los administradores de Salesforce pueden permitir que equipos o que algunos de sus integrantes utilicen Document Builder para crear documentos tales como propuestas, presupuestos o acuerdos. El documento generado se envía como archivo adjunto con la plantilla de acuerdo de Acrobat Sign y se puede controlar y administrar fácilmente desde Salesforce.
Document Builder es un paquete de extensión del paquete base de Adobe Acrobat Sign para Salesforce y no requiere ninguna compra adicional. La función proporciona un asistente paso a paso que permite crear reglas para combinar datos de campos de objeto de Salesforce en una plantilla de documento de Word.
Adobe Acrobat Sign para Salesforce: Guía del usuario de Document Builder le ayuda a comprender cómo:
- Instalar y configurar el paquete de Document Builder
- Aplicación de conjuntos de permisos de Adobe Acrobat Sign
- Agregar un valor de la lista de selección “Plantilla de Document Builder”
- Crear nuevas plantillas de Document Builder
- Enviar acuerdos mediante plantillas de Document Builder
- Actualizar el paquete base de Document Builder a una versión posterior
- Solucionar problemas comunes
Nota:
Document Builder solo se admite en la plataforma Salesforce Lightning.
Document Builder no es compatible con la nube gubernamental ni con los acuerdos sujetos al cumplimiento de la HIPAA.
Requisitos previos
Antes de instalar el paquete de extensión de Document Builder, debe hacer lo siguiente:
- Inicie sesión en la Cuenta de Salesforce con sus credenciales de administrador. Si aún no tiene una cuenta de Salesforce, debe registrarse para obtener una nueva cuenta.
- Instale (o actualice) y configure Acrobat Sign para Salesforce 24.0 o posterior.
- Autorice la cuenta de Adobe Acrobat Sign a Salesforce mediante el Asistente de configuración. Para obtener más información, consulte Adobe Acrobat Sign para Salesforce: Guía de instalación.
-
En la página Instalar Acrobat Sign Document Builder que aparece:
- Seleccione Instalar solo para administradores.
- Seleccione la casilla de verificación para confirmar la instalación.
- Seleccione Instalar.
- En el cuadro de diálogo Aprobar acceso de terceros que aparece, marque la casilla de consentimiento y luego seleccione Continuar.
Se muestra una notificación que indica que el proceso de instalación tardará algún tiempo.
Instalación de Adobe Acrobat Sign Document Builder Instalación de Adobe Acrobat Sign Document Builder
Cuando el paquete se haya instalado correctamente, los administradores deben facilitar a los usuarios los conjuntos de permisos adecuados para que puedan utilizar el paquete de Document Builder para enviar acuerdos desde Salesforce. Para ello, los administradores deben añadir los siguientes conjuntos de permisos de Document Builder en función de la funcionalidad necesaria:
- Administrador de Acrobat Sign Document Builder
- Usuario de la comunidad de Acrobat Sign Document Builder
- Usuario de Acrobat Sign Document Builder
Para admitir las plantillas de Document Builder, el campo Type__c del objeto Attachment_Template__c ahora incluye un nuevo valor de lista de selección denominado “Plantilla de Document Builder”. Para que las plantillas de Document Builder funcionen correctamente después de actualizar el paquete base a la versión 24.x, los administradores de Salesforce deben agregar un valor de la lista de selección Plantilla de Document Builder a la lista de selección existente para el campo Type__c del objeto Attachment_Template__c.
Nota:
Todos los usuarios existentes de Adobe Acrobat Sign para Salesforce que actualicen a la versión 24 deben añadir el valor de lista de selección “Plantilla de Document Builder” siguiendo las instrucciones que se indican a continuación.
En el caso de una instalación limpia de Adobe Acrobat Sign para Salesforce v24, los usuarios no necesitan añadir el valor de lista de selección “Plantilla de Document Builder”.
-
Para localizar el nuevo valor de Tipo de adjunto a través del área de trabajo de traducción:
- Vaya a Configuración > Herramientas de la plataforma > Interfaz de usuario > Área de trabajo de traducciones > Traducir.
- Si se le solicita que active el área de trabajo de traducción, seleccione Activar.
- Seleccione el idioma de destino.
- Seleccione Valor de la lista de selección como Componente de configuración.
- Seleccione Objeto como Agregar archivo adjunto.
- En Etiqueta de valor de lista de selección maestra, seleccione + Tipo de adjunto para expandir el menú.
- A continuación, haga doble clic en el espacio de la columna que hay junto a Plantilla de Document Builder para abrir el campo de texto donde se podrá introducir la traducción, e indique el valor localizado adecuado.
- Seleccione Guardar cuando termine.
Una vez instalado el paquete de extensión de Document Builder y conectado a la cuenta de Adobe Acrobat Sign, los usuarios autorizados pueden acceder a él en Plantillas de acuerdo, en la pestaña Datos adjuntos. Los administradores de Salesforce pueden crear una nueva plantilla de Document Builder o utilizar una plantilla existente como archivo adjunto a su plantilla de acuerdo.
Para crear una nueva plantilla de Document Builder:
-
En la pestaña Plantillas de acuerdo de la página rápida de Adobe Acrobat Sign para Salesforce, abra una plantilla de acuerdo existente.
O bien seleccione Plantillas de acuerdo > Nueva plantilla de acuerdo para iniciar el proceso de creación. Para obtener más información, consulte Crear una plantilla de acuerdo.
-
En la pestaña Detalles de la plantilla:
- Proporcione un nombre para la plantilla de acuerdo.
- En el campo Objeto de Salesforce, seleccione un objeto.
Nota: La plantilla de Document Builder utiliza el objeto de Salesforce seleccionado como origen de datos principal. Por lo tanto, debe seleccionar el objeto maestro de Salesforce antes de utilizar Document Builder.
- Rellene los demás detalles, según sea necesario.
- Seleccione la pestaña Datos adjuntos.
-
Nota:
Debe configurar el Objeto maestro de Salesforce en la pestaña Detalles de plantilla antes de empezar a crear una plantilla de Document Builder.
Nota: Puede buscar y seleccionar cualquier plantilla creada anteriormente en el campo de búsqueda “Seleccionar una plantilla existente de Document Builder”.
-
Para agregar los campos que desea incluir en la plantilla de acuerdo, seleccione + Agregar y escoja un nombre de campo en la lista desplegable. Después de agregar y verificar todos los campos obligatorios, seleccione Siguiente.
Para configurar la ordenación y el filtrado de datos combinados:
- Asegúrese de haber añadido campos relacionados y campos no relacionados con la asignación de campos de objeto relacionados.
- Selecciona la flecha desplegable junto al campo añadido y, a continuación, Opciones de tabla.
- En el cuadro de diálogo Opciones de tabla que aparece, haz lo siguiente:
- Abre el menú desplegable Seleccionar campo de ordenación y selecciona el campo de ordenación que desees.
Las opciones disponibles se derivan de los campos seleccionados en la asignación de campos de objeto relacionada. - En el campo Seleccionar orden de clasificación, selecciona el orden de clasificación deseado.
- En el campo Filtro de consulta, introduce los criterios de filtrado.
Asegúrate de que los criterios se ajustan a las directrices del lenguaje de consulta de Salesforce.
- Abre el menú desplegable Seleccionar campo de ordenación y selecciona el campo de ordenación que desees.
Nota:Si introduces un filtro de consulta no válido, la aplicación muestra un mensaje que contiene un vínculo a la documentación de Salesforce pertinente.
-
En la pestaña Etiquetar documento, copie el texto de anclaje de cada campo y péguelo en la plantilla de Word. O bien, seleccione Descargar JSON para descargar el archivo JSON completo.
Una vez descargado el archivo, verá un mensaje que confirma la descarga. Puede utilizar el archivo JSON descargado para importar todas las etiquetas en la plantilla de Microsoft Word mediante el complemento gratuito Adobe Document Generation Tagger.
-
Para etiquetar la plantilla, abra el documento de Microsoft Word y genere etiquetas mediante el complemento Generación de documentos.
Consulte cómo instalar y utilizar el Complemento Generación de documentos de Adobe para Microsoft Word.
Consulte Cómo agregar etiquetas de texto a una plantilla de MS Word mediante Adobe Document Generation Tagger.
-
Una vez etiquetado el documento, vuelva a la página del asistente de Document Builder y seleccione Cargar archivo para cargar la plantilla de word etiquetada. Una vez cargado el archivo, seleccione Listo para cerrar el cuadro de diálogo.
Al archivo cargado se le asigna automáticamente un nombre de plantilla. Puede editar el campo Nombre de archivo generado para cambiar el nombre del archivo de plantilla.
-
Una vez hecho esto, seleccione Siguiente. En la página que aparece, seleccione Vista previa.
Nota: Puede seleccionar datos de registro diferentes o modificar la información de los pasos anteriores, si es necesario.
Se abre una vista previa de la plantilla con los datos del registro de muestra de Salesforce que seleccionó anteriormente.
Una vez creada y añadida una plantilla de Document Builder, puede seguir configurando la plantilla de acuerdo para enviarla a los destinatarios que deben firmarla. Puede enviar un acuerdo con la plantilla de Document Builder para su firma de las siguientes maneras:
- La pestaña Acuerdos
- El panel Acuerdos en un registro de objeto
Para enviar acuerdos a través de la pestaña Acuerdos:
Una vez que haya creado y agregado una plantilla de Document Builder a un acuerdo siguiendo las instrucciones anteriores, siga los pasos que se indican a continuación si desea enviar dicho acuerdo para su firma desde la pestaña Acuerdos:
-
En la página del borrador del nuevo acuerdo que se abre, rellene la siguiente información, según corresponda:
- En Destinatarios, seleccione una función de destinatario en el menú desplegable
Firmante. - En el campo Buscar contactos, busque el contacto del destinatario. Si no, seleccione Correo electrónico en el menú desplegable y agregue la dirección de correo electrónico del destinatario.
- Seleccione Tengo que firmar para agregarse como firmante. Seleccione Firmar el último o Firmar primero para establecer el orden de firma para usted. Seleccione Firma de host para el primer firmante si es necesario.
- Para agregar más destinatarios, seleccione Agregar destinatario.
- Si desea establecer una contraseña para la verificación de la identidad de los destinatarios, seleccione Contraseña en el menú desplegable, en Verificación de la identidad. A continuación, introduzca y confirme su contraseña.
Nota: El ID de correo electrónico del destinatario es el método predeterminado de verificación de la identidad. - Si lo desea, puede agregar un mensaje para los destinatarios del acuerdo.
- Para añadir la plantilla de acuerdo de Document Builder, seleccione Agregar archivos. En el cuadro de diálogo Agregar archivos que se abre, marque la casilla del archivo que desea incluir y, a continuación, seleccione Agregar archivos.
Para agregar archivos desde el equipo, también puede seleccionar Cargar desde mi equipo y seguir el flujo de trabajo.
- En Destinatarios, seleccione una función de destinatario en el menú desplegable
-
En Opciones:
- Para proteger con contraseña su documento firmado, seleccione Proteger documento firmado con contraseña. A continuación, asigne una contraseña en los campos de contraseña que aparecen.
- Para establecer una Fecha de finalización, seleccione el icono de calendario y elija una fecha límite.
- Para enviar recordatorios a los firmantes, seleccione una opción apropiada en el menú desplegable Crear recordatorios.
- También puede seleccionar un idioma de destinatario alternativo para el acuerdo.
- Seleccione Firma electrónica o Firma escrita para el Tipo de firma, según corresponda.
-
En la ventana Vista previa que se abre, realice una o varias de las siguientes acciones, según corresponda:
- Para agregar los campos de firma para todos los destinatarios, seleccione cada destinatario y, a continuación, arrastre y suelte los campos desde el menú Campos de firma del panel derecho.
- Para añadir el cargo del firmante, el nombre de la empresa u otros campos relacionados, abra el menú desplegable Campos de información del firmante y añada el campo apropiado.
- Para agregar campos de datos, abra el menú desplegable Campos de datos y añada el tipo de campo de datos deseado.
- Para insertar un archivo adjunto, abra el menú desplegable Más campos y, a continuación, arrastre y suelte Archivo adjunto. Haga doble clic en el campo Archivo adjunto y complete los detalles necesarios en el cuadro de diálogo. Puede agregar Hipervínculo si es necesario.
- Para incluir un sello de participación o agregar un número de transacción, abra el menú desplegable Campos de transacción y añada la opción que desee.
-
Una vez que agregue todos los campos obligatorios y haya previsualizado el acuerdo, seleccione Enviar.
Puede seleccionar Guardar como plantilla si desea guardar la plantilla y enviarla más adelante.Aparecerá un mensaje que confirma que su acuerdo se ha enviado para firmar, como se muestra a continuación. Seleccione Aceptar para volver a la página Acuerdos.
Para enviar acuerdos desde el panel Acuerdos del registro de objetos:
Una plantilla de Document Builder utiliza el objeto de Salesforce que seleccione al crear una plantilla de acuerdo. Puede utilizar el mismo objeto maestro de Salesforce para enviar acuerdos con la plantilla de Document Builder para su firma.
Siga los pasos que se indican a continuación para enviar acuerdos desde el panel Acuerdos de un registro de objeto:
-
En el panel Acuerdos, abra el menú desplegable Enviar acuerdo para firmar y seleccione el acuerdo deseado.
El acuerdo se abre en modo de borrador, como se muestra a continuación. Tenga en cuenta que el acuerdo incluye los archivos de la plantilla de acuerdo seleccionada en el paso anterior.
Nota:Si no ve el panel Acuerdos en la página Registro de objeto, puede añadirlo siguiendo los pasos que se indican a continuación:
- En la página Registro de objeto de oportunidad, seleccione Configuración > Editar página.
- En el panel izquierdo de la página que se abre, desplácese hacia abajo por la lista Componentes para localizar los componentes administrados personalizados.
- En la lista de componentes administrados personalizados, seleccione AgreementPanel y, a continuación, arrastre y suelte a una ubicación deseada de la página.
- En la esquina superior derecha, seleccione Activación.
- En el cuadro de diálogo que se abre, siga el flujo de trabajo.
- Seleccione Guardar.
Puede actualizar el paquete Adobe Acrobat Sign Document Builder desde Salesforce AppExchange. Esta sección proporciona instrucciones sobre cómo actualizar Adobe Acrobat Sign para Document Builder de una versión anterior a la más reciente.
Cada versión de Adobe Acrobat Sign Document Builder ofrece nuevas funciones y mejoras que pueden suponer un avance claro para sus flujos de trabajo con documentos. Le recomendamos encarecidamente que actualice a la versión más reciente, ya que Adobe dejará con el tiempo de prestar soporte a las versiones antiguas.
Para encontrar la versión del paquete del Adobe Acrobat Sign Document Builder que está instalada actualmente:
- Inicie sesión en Salesforce con sus credenciales de administrador.
- Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Aplicaciones > Paquetes > Paquetes instalados.
Para actualizar el paquete Adobe Acrobat Sign Document Builder:
-
Acceda al paquete de Adobe Acrobat Sign Document Builder en la AppExchange de Salesforce e inicie sesión con las credenciales de su cuenta de Salesforce.
- Aparece el error “Token de actualización no válido” al intentar iniciar sesión en Adobe Acrobat Sign para Salesforce. ¿Cómo lo puedo corregir el error?
Para solucionar el error “Token de actualización no válido”, el administrador de Salesforce debe asegurarse de que OAuth to Sign se realice correctamente para el paquete de Document Builder.
- Aparece un error al cargar el archivo de plantilla de Word para crear la plantilla de Document Builder. ¿Por qué no puedo cargar el archivo de Word?
La plantilla de Word utilizada en la plantilla de Document Builder no puede superar los 4,4 MB, aproximadamente. Según las reglas de asignación establecidas en la plantilla de Document Builder y los datos extraídos de la organización de Salesforce, el tamaño de plantilla de Word permitido podría ser incluso menor. Por lo tanto, debe asegurarse de que el tamaño del archivo de plantilla de Word no supere el límite.
