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Guía de instalación de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365 On-Premises

La guía de instalación de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365 On-Premises proporciona instrucciones para instalar y configurar la integración de Acrobat Sign para Microsoft Dynamics CRM.

Información general

Acrobat Sign ofrece una solución de integración lista para usar con Microsoft Dynamics CRM. Esta integración proporciona las siguientes ventajas:

  • Acelera el proceso de presupuestar y facturar al enviar acuerdos como contratos y documentos de venta desde Dynamics.
  • Combina automáticamente los datos de entidades de Dynamics, como cuentas y contactos, en los acuerdos y vuelve a introducir los datos recopilados de los firmantes durante el proceso de firma.
  • Permite la funcionalidad móvil a través del Centro de ventas (para las instalaciones en Dynamics 365 versión 9.x y posteriores).
  • Permite a los destinatarios firmar fácilmente en cualquier momento y lugar y con cualquier dispositivo.
  • Permite rastrear los documentos enviados para su firma desde Dynamics.
  • Elimina los pasos manuales en todo el proceso.

Este documento se refiere expresamente a Microsoft Dynamics 365 On-Premises versión 9.0 y posteriores.

El ámbito de este documento se centra en una instalación nueva de la solución Adobe Acrobat Sign para Dynamics On-Premises.

Si la solución ya está instalada y quiere actualizarla a la versión más reciente, consulte la guía de actualización.

Requisitos previos

  • Microsoft Dynamics 365 CRM On-Premises versión 9.0 o posterior
  • Asegúrese de que todos los paquetes de idioma necesarios se hayan instalado en Dynamics 365 antes de instalar el paquete de Adobe Acrobat Sign.
  • Una cuenta de Adobe Acrobat Sign con licencia de nivel empresarial o una cuenta de prueba de nivel empresarial.
    • Compruebe que la dirección de correo electrónico del administrador de nivel de cuenta de Adobe Acrobat Sign sea la misma que la del administrador de Dynamics CRM que instala.
  • Proporcione todos los dominios en propiedad que los usuarios puedan usar en sus direcciones de correo electrónico. No incluye dominios de uso público como gmail.com o yahoo.com.
  • Obtenga una lista de todos los usuarios que hay en el sistema de Adobe Acrobat Sign mediante el uso de sus dominios en propiedad
    • Una vez hecho, es posible que deba solicitar a los usuarios válidos que se trasladen a su cuenta de Adobe Acrobat Sign vinculada con CRM.
    • El correo electrónico del usuario en Adobe Acrobat Sign debe coincidir con el correo electrónico principal del usuario de CRM. De lo contrario, se debe cambiar el valor de correo electrónico de Adobe Acrobat Sign.

En el entorno de Dynamics, compruebe lo siguiente:

  • Licencias: a los usuarios y administradores de Adobe Acrobat Sign se les debe asignar una licencia CAL de CRM de lectura/escritura.
  • Limitaciones de archivos: el límite de tamaño para la carga de archivos se puede configurar en CRM (el valor predeterminado es de 5 MB). Los usuarios verán un error si intentan adjuntar un archivo cuyo tamaño sea superior al configurado.
    • Si el tamaño del PDF firmado supera el valor configurado, Dynamics impide que el archivo se adjunte a la entidad principal (o asignada).

Exploradores compatibles

  • Chrome: versión actual
  • Firefox: versión actual
  • Safari: versión actual
  • Edge: versión actual

Navegadores Edge

Para que Microsoft Dynamics funcione sin problemas en el explorador de Microsoft Edge, debe confiar en los siguientes sitios en la configuración de seguridad del explorador:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://cc-api-data.adobe.io
  • Si también usa un sistema de gestión de identidades de terceros, esa URL también se debe añadir.

Obtención del paquete

Puede solicitar una prueba gratis de 30 días de Adobe Acrobat Sign para Dynamics CRM.

Debe instalar el paquete AdobeAcrobatSign_for_Dynamics_365_On-Premises_Deployer actual.

Recursos adicionales:

Si tiene alguna pregunta o duda sobre el proceso de instalación, póngase en contacto con atención al cliente.

Instalación del paquete local

El paquete Adobe Acrobat Sign para Dynamics 365 se proporciona con un asistente de instalación guiada/ejecutable: PackageDeployer.exe

Deployer.exe es el mejor método para lograr una instalación limpia del paquete con una interacción mínima del administrador y un registro significativo en caso de que se encuentre un problema.

Los administradores que realicen la implementación desde un sistema que no sea Windows no podrán iniciar el archivo .exe, por lo que se dispone de un proceso de importación manual. Los administradores de la plataforma Windows también pueden realizar la instalación manualmente, pero se recomienda encarecidamente que se utilice el ejecutable si es posible.

Precaución:

En ningún caso se utilizará el ejecutable OnPrem para intentar una instalación en un entorno en línea .

  1. Descargue el paquete AdobeAcrobatSign_for_Dynamics_365_On-Premises_Deployer y guárdelo en su sistema local.

  2. Extraiga el archivo descargado.

    Extraiga el implementador

  3. Abra la carpeta extraída y haga doble clic en PackageDeployer.exe.

    Extraiga el implementador

  4. En la página de herramientas implementador de paquetes, seleccione Continuar.

    Pantalla de presentación

    NOTA: Si hace clic en Continuar puede provocar un error al activarse en la pantalla:

    Mensaje de error

    Si ocurre eso, haga lo siguiente:

    1. Vuelva a la carpeta extraída
    2. Busque y haga clic con el botón derecho en PackageForDynamicsV9.x.dll
    3. Haga clic en Propiedades en la parte inferior del menú emergente
    4. Compruebe el cuadro Desbloquear en el menú emergente Propiedades
    5. Haga clic en Aplicar
    6. Haga clic en Aceptar.
    7. Vuelva al paso 3 y haga doble clic en PackageDeployer.exe para reanudar la instalación
    Desbloquear el archivo DLL

  5. En la pantalla de conexión:

    • Seleccione el Tipo de implementación adecuado (On-Premise).
    • Introduzca los detalles de autenticación para conectarse a la instancia en la que desee implementar el paquete.
    • Elija Inicio de sesión.
    Tipo de autenticación

  6. Tras la autenticación correcta, se muestran las Condiciones de uso del paquete Adobe Acrobat Sign.

    • Revise las Condiciones de uso
    • Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente
    Condiciones de uso de Adobe Sign

  7. Revise la información en la pantalla Listo para instalar

    • Elija Siguiente
    Listo para instalar

  8. Cuando la validación se complete correctamente, elija Siguiente

    Instalado.

  9. Se puede ver el estado de implementación del paquete y el archivo de registro.

    • Después de mostrar un mensaje de confirmación al implementar correctamente el paquete, haga clic en Siguiente
  10. Revise el nombre y la información sobre el paquete y elija Finalizar para salir de la herramienta Implementador de paquetes. La solución está instalada.

Instrucciones de instalación manual para plataformas que no sean Windows

Configuración posterior a la instalación (obligatoria)

Instalar la clave de integración

Las instalaciones nuevas requieren una clave de integración que se genera en Adobe Acrobat Sign y luego se introduce en Dynamics. Se trata del token de acceso que autentica los entornos de Adobe Acrobat Sign y Dynamics para que confíen uno en el otro y compartan contenido.

Para generar una clave de integración en Adobe Acrobat Sign:

  1. Inicie sesión con el usuario administrativo de su cuenta de Acrobat Sign.

    • Vaya a Cuenta > API de Adobe Acrobat Sign > Información de la API
    • Haga clic en el vínculo Clave de integración en el centro de la página.
    Nota:

    Si no ve el vínculo Clave de integración en su página Información de API, póngase en contacto con el equipo de asistencia al cliente para revisar la configuración de la cuenta y realizar los ajustes necesarios para mostrar la funcionalidad necesaria.

    Vaya a Cuenta > Preferencias personales > Tokens de acceso.

  2. Se carga la interfaz Crear clave de integración:

    • Elija un nombre intuitivo para la clave (p. ej., Dynamics CRM).
    • Configure la clave de integración con los elementos siguientes activados:
      • user_read
      • user_write
      • user_login
      • agreement_read
      • agreement_write
      • agreement_send
      • library_read
      • library_write
    • Haga clic en Guardar cuando haya configurado la clave
    La interfaz Crear clave de integración

  3. En la página Tokens de acceso aparecen las claves diseñadas en su cuenta.

    • Haga clic en la definición de clave creada para Dynamics CRM.
      • El vínculo Clave de integración aparece en la parte superior de la definición.
    • Haga clic en el vínculo Clave de integración.
    El vínculo Clave de integración

  4. Se muestra la clave de integración:

    • Copie esta clave y guárdela en un lugar seguro para el paso 6
    • Haga clic en Aceptar.
    La clave de integración

  5. Para instalar la clave de integración en Dynamics CRM, haga lo siguiente:

    Inicie sesión con el usuario administrativo de su entorno de Dynamics CRM.

    • Vaya a Inicio > Adobe Acrobat Sign > Configuración de administración.
  6. Se carga la página Configuración de administración de Adobe Acrobat Sign:

    • Pegue la clave en el campo Clave de integración.
    • Haga clic en Validar clave en la cinta.
    La página Configuración de Adobe Sign

    Tras unos momentos, la página se actualiza y aparece el mensaje “Conectado” y la clave de integración que se está usando.

    • El campo Clave de integración se cerrará.
    • El botón Validar clave cambia a Quitar clave.
    La página Configuración de administración de Adobe Sign


Comprobar si el procesamiento de formularios heredados está desactivada

Para utilizar Adobe Acrobat Sign, hay que deshabilitar el procesamiento de formularios heredados. Para ello, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Configuración > Administración.

    • Haga clic en Configuración del sistema.
  2. Se carga la página Configuración del sistema:

    • Asegúrese de que la opción Usar la representación de formularios heredados esté definida en No.
    • Haga clic en Aceptar.
    La página Configuración del sistema

Implemente Adobe Acrobat Sign en los usuarios mediante la asignación de funciones de seguridad

Todos los usuarios de Dynamics que vayan a utilizar la aplicación de Adobe Acrobat Sign deberán tener la función de seguridad configurada en el entorno de Dynamics.

Las funciones de seguridad son las siguientes:

  • Adobe Acrobat Sign Reader le concede al usuario el acceso de solo lectura a los registros del acuerdo.
  • Usuario de Adobe Acrobat Sign: permite al usuario trabajar con los acuerdos y otras entidades de la aplicación. Esta función permite al usuario ver solo sus propios registros y otorga el acceso de nivel Usuario en los registros incorporados de CRM, como contactos, cuentas, posibles clientes, oportunidades, pedidos, facturas y presupuestos.
  • Administrador de Adobe Acrobat Sign: además de la función Usuario de Adobe Acrobat Sign, esta función permite otros privilegios, como ajustar la configuración global, la migración de datos y permitir ver todos los acuerdos en la aplicación.

Para configurar las funciones de seguridad, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Configuración > Seguridad.

  2. Se abre la página Seguridad:

    • Seleccione Usuarios.
    La página Seguridad

  3. Se carga la página Usuarios habilitados.

    • Seleccione todos los usuarios a los que quiera asignar un tipo de función de seguridad.
    • Haga clic en Administrar funciones.
    La página Usuarios habilitados

  4. Aparece el cuadro Administrar las funciones de usuario.

    • Marque la función de seguridad que quiera otorgar a estos usuarios.
    • Haga clic en Aceptar.
    El cuadro emergente Administrar las funciones de usuario

Configuraciones opcionales

Configuración de administrador de Adobe Acrobat Sign

La página Configuración del Administrador de Adobe Acrobat Sign permite el acceso a las herramientas administrativas para crear plantillas y datos de asignación, así como crear flujos de trabajo personalizados. También está disponible una configuración opcional para personalizar la experiencia del usuario.  

Para acceder a la configuración:

  • Vaya a Adobe Acrobat Sign > Configuración de administración.

Se carga la página Configuración de administración de Adobe Acrobat Sign. Hay dos secciones disponibles:

  • Configuración de cuenta: la clave de integración y la lista de comprobación para el proceso de configuración inicial de la cuenta
  • Configuración: vínculos rápidos a las funciones y documentación de administración más comunes, así como indicadores opcionales para la experiencia de usuario.

Activación de las fuentes de actividad en la entidad de acuerdos de Adobe (recomendado)

Habilitar la fuente de actividad en el objeto adobe_agreement permite a Adobe Acrobat Sign actualizar los eventos del acuerdo en la sección Publicaciones en el registro Acuerdo, así como los registros de CRM que eran el objeto principal del acuerdo (contactos, cuentas, etc.).

  1. Vaya a la página Configuración de administración de Adobe Acrobat Sign

  2. Compruebe el cuadro Habilitar fuentes de actividad en la entidad de acuerdos de Adobe

    Habilitar fuentes de actividad

  3. Guarde la configuración


Habilitar métodos de autenticación opcionales

En su cuenta de Adobe Acrobat Sign, configure todos los métodos de autenticación que desee habilitar para los usuarios:

  • Iniciar sesión como administrador de Adobe Acrobat Sign
  • Vaya a Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración del envío > Métodos de autenticación de la identidad
Configurar métodos de autenticación


Habilitar firmas de biofarmacéutica (CFR 21, parte 11)

Si el proceso de trabajo requiere que tenga firmas compatibles con CFR 21, parte 11, configure sus Controles de biofarmacéutica en su cuenta de Adobe Acrobat Sign.

  • Iniciar sesión en Adobe Acrobat Sign como administrador
  • Vaya a Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de biofarmacéutica 
Configuración de los controles de biofarmacéutica


Eliminación o revocación de la clave de integración

Si necesita quitar la clave de integración actual de su instalación de Dynamics, puede hacerlo desde la página Configuración de Adobe Acrobat Sign, en Configuración global.  Al eliminar la clave, se rompe la relación de confianza entre Dynamics CRM y Adobe Acrobat Sign, con lo que se detienen todas las transacciones nuevas y las actualizaciones de las transacciones existentes. Una clave eliminada se puede volver a aplicar en cualquier momento para reanudar la interacción entre los dos sistemas.

Para eliminar la clave:

  • Vaya a Adobe Acrobat Sign > Configuración de administración.
  • Haga clic en Eliminar clave en la cinta.
La página Configuración de administración de Adobe Sign

Eliminar la clave no es lo mismo que anularla.  Las claves se deben anular en el sistema de Adobe Acrobat Sign. Al hacerlo, estas quedan deshabilitadas permanentemente y ya no se pueden usar en Adobe Acrobat Sign.

Para anular una clave, haga lo siguiente:

Inicie sesión con el usuario administrativo de su cuenta de Adobe Acrobat Sign.

  • Vaya a Cuenta > Preferencias personales > Tókenes de acceso.
  • Haga clic en la definición de la clave de integración que quiera revocar.
    • Aparecerá el vínculo Revocar.
  • Haga clic en Revocar.
El vínculo Revocar

  • Haga clic en cuando aparezca la pregunta.

Asignación de datos

Plantillas de acuerdo

Adobe Acrobat Sign para el centro del servicio de atención al cliente

Si su empresa ha implementado la versión 9.2 o una posterior de Adobe Acrobat Sign para Dynamics, también tiene acceso a la funcionalidad de Adobe Acrobat Sign en el centro del servicio de atención al cliente de Dynamics.

El Centro ofrece la misma funcionalidad con un formato mejorado, que permite el acceso directo para teléfonos, tabletas y cualquier otro dispositivo móvil.

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