En el cuarto trimestre de 2017, las páginas clásicas de envío y creación se retirarán y ya no estarán disponibles en el sistema de Adobe Sign.
Al anticipar este cambio en el sistema, las integraciones que dependen de la incrustación de las páginas de envío y creación se deben cambiar a la nueva experiencia. Estas integraciones van de paquetes de Adobe Sign estándar, como Adobe Sign para Microsoft Dynamics, hasta soluciones de API propias fabricadas para un uso especializado.
El cambio de la página integrada no se limita a un simple cambio de aspecto y diseño del proceso de envío y creación, sino que proporciona varias funciones nuevas para los usuarios y quita tecnologías más antiguas que se han sustituido por soluciones más potentes.
Este cambio para introducir la nueva experiencia de envío y creación como estándar está programado para la versión del segundo trimestre de 2017 y las nuevas cuentas ya no tendrán la opción de ver las páginas clásicas. Se prevé que para el cuarto trimestre de 2017 todos los clientes utilicen la nueva experiencia, y las páginas clásicas se retirarán por completo.
La página de envío
La página de envío es fundamental en el servicio de Adobe Sign y la actualización a la nueva experiencia incluye cambios significativos en términos de funcionalidad, así como cambios potenciales en el proceso.
Con solo una excepción: los usuarios podrán hacer lo mismo que en la vista clásica. Sin embargo, tendrán disponibles opciones adicionales que el administrador de la cuenta podrá activar o no.
La excepción más notable es que el flujo de trabajo de firma escrita (que reemplaza el clásico flujo de trabajo de fax) no permitirá que los remitentes envíen el documento directamente a un número de teléfono.
Aspecto y diseño
Para los remitentes, el diseño y el aspecto general de la página nueva supondrán el cambio más llamativo. Aunque todas las funciones clásicas están presentes en la nueva página, el nuevo campo visual para escanear ralentizará el proceso para los usuarios, que pueden mostrarse críticos con el proceso.
Sin embargo, el diseño general de la página es el mismo, lo que reduce el impacto de la “novedad”. Los usuarios verán que el procedimiento para enviar un acuerdo no cambia (a pesar de que se muestren nuevas funciones) y se acostumbrarán rápidamente.
A continuación se muestran las dos experiencias una al lado de la otra. A pesar de que las imágenes son demasiado pequeñas como para ver los detalles, puede ver que el diseño es básicamente el mismo.
Las páginas se dividen en cuatro secciones funcionales para examinar las diferencias con detalle:
- Los destinatarios
- El mensaje
- Los archivos
- Las opciones
Qué cambia en la sección de destinatario
La parte superior de la página de envío define el ciclo de firma o la lista de destinatarios y cómo pueden interaccionar con el acuerdo. A continuación, podrá ver la página clásica en la parte superior y la nueva página en la parte inferior.
El cambio de flujo de trabajo predeterminado determina si el flujo de firma básico es secuencial (Completar en orden) o paralelo (Completar en cualquier orden).
La opción se ha trasladado a la parte superior de la lista de destinatarios, el texto que identifica las opciones se ha simplificado y el “cambio” gráfico permite ver de forma menos subjetiva cuál es la opción seleccionada.
Funcionalmente, esta opción de configuración no ha cambiado.
Cuando el flujo de firma es secuencial, el índice de firmantes se sitúa a la izquierda de la función de los firmantes.
Cuando el flujo de firma se cambia a paralelo, el índice de firmantes desaparece, puesto que todos los firmantes tienen acceso al documento al mismo tiempo.
La opción “Tengo que firmar” permite que el remitente se agregue como destinatario del acuerdo, en la primera posición de los firmantes o en la última.
El nombre de la opción se ha cambiado por “Agregarme” y se ha trasladado del final de la lista de destinatarios a la parte superior derecha del grupo de destinatarios.
Funcionalmente, el vínculo Agregarme insertará al remitente en cualquier posición del grupo de destinatarios, no solo como primer o último firmante.
Funciones agregadas a la sección del destinatario
La nueva página de envío admite una función de destinatario adicional: la de delegador.
La función de delegador permite que el remitente cree acuerdos sin conocer de antemano quién será el firmante o aprobador definitivo. Se designa a un delegador, que en última instancia hará llegar el acuerdo al destinatario final.
Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre las funciones de los destinatarios.
El administrador de la cuenta pueden activar la función de delegador siguiendo estos pasos: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de envío > Roles de destinatarios permitidos.
Con la metodología anterior, los destinatarios se agrupaban en clasificaciones internas o externas, y la autenticación se aplicaba a todo el grupo en consecuencia.
La aplicación sigue permitiendo que el administrador de la cuenta configure métodos de autenticación predeterminados para destinatarios internos y externos.
Ahora, los administradores pueden permitir que los remitentes modifiquen el método de autenticación predeterminado de una lista de métodos activados en función de cada destinatario.
Los administradores de la cuenta pueden configurar los métodos de autenticación predeterminados y permitir los ajustes del remitente siguiendo estos pasos: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de envío > Métodos de autenticación de la identidad.
Los remitentes pueden crear mensajes únicos para cada destinatario en el proceso de firma antes de enviar los documentos para su firma o aprobación. Si están habilitados los mensajes privados, los remitentes pueden hacer clic en el botón Agregar un mensaje privado.
En el cuadro de diálogo Mensaje privado, se puede introducir el mensaje privado específico para el destinatario.
El mensaje privado se incluye en el mensaje general que se envía al destinatario en el correo electrónico “Firme”.
De forma opcional, puede hacer que el mensaje privado se muestre durante la experiencia de firma.
La capacidad de crear mensajes privados está desactivada de forma predeterminada.
Los administradores de la cuenta pueden activarla dirigiéndose a: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de envío > Mensajes privados para los destinatarios
La opción de permitir que el destinatario lea el mensaje privado dentro del entorno de firma está activada de forma predeterminada cuando la función está activada.
Los administradores de la cuenta pueden desactivarla siguiendo estos pasos: Cuenta > Configuración de cuenta > Preferencias de firma > Configuración adicional.
Un grupo de destinatarios permite que múltiples miembros tengan la autoridad para firmar o aprobar en nombre de todo el grupo. Agregue un “grupo de destinatarios” en un único paso de firma y, a continuación, incluya varios destinatarios en dicho grupo.
Cualquiera de los destinatarios de la lista puede participar en nombre de todo el grupo y asegurarse de que sus transacciones no están en cola esperando a una única persona. Los grupos de destinatarios se pueden definir como firmantes o aprobadores y los métodos de autenticación se pueden designar individualmente para cada miembro del grupo como sea necesario.
La capacidad de grupo de destinatarios se activa automáticamente en las cuentas de Adobe Sign - Enterprise.
Los flujos de trabajo híbridos permiten que un flujo de trabajo secuencial incluya un paso o más de firma de firmantes en paralelo.
En la siguiente imagen, verá que en el paso 2 del proceso de firma se incluyen tres destinatarios.
Cuando el primer destinatario haya firmado, se informará a estos tres destinatarios al mismo tiempo y los tres deberán firmar para que el proceso pueda pasar al tercer paso de firma.
Los administradores de la cuenta pueden activar o desactivar los flujos de trabajo híbridos siguiendo estos pasos: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de envío > Orden de firma.
Qué cambia en la sección de mensajes
En la sección de mensajes se define el nombre del acuerdo y se escribe el mensaje general (el mensaje que se va a enviar a todos los destinatarios).
A continuación puede ver la sección de mensajes clásica a la izquierda y la nueva experiencia a la derecha.
El selector de idioma del destinatario determina el idioma que se utiliza para el correo electrónico del destinatario y para las instrucciones en pantalla que se ofrecen durante el ciclo de firma.
Se ha cambiado el nombre de la lista de idiomas por “Idioma” en “Idioma de los destinatarios”, para que el destinatario pueda entender mejor la función de configuración.
La lista desplegable se ha trasladado de la sección Mensajes en el diseño clásico a la sección Opciones en la nueva experiencia.
Funcionalmente, esta opción de configuración no ha cambiado.
El selector de plantillas de mensaje se ha trasladado y el texto identificativo se ha modificado.
En el diseño de la página clásica, el nombre de la plantilla aplicada de forma predeterminada se insertaba como texto junto a la etiqueta del mensaje, seguido del vínculo “cambiar”, en el que los remitentes podían hacer clic para seleccionar otra plantilla.
En la nueva página de envío, el selector de plantillas se ha trasladado a la parte superior derecha de la sección Mensajes y el texto ha cambiado por el valor estático “Plantilla de mensaje”.
En la nueva experiencia de envío, el selector Plantilla de mensaje se ha mejorado y, ahora, al pasar el ratón por encima de cualquiera de los nombres de plantillas, se muestra el texto de la plantilla al lado derecho.
Qué cambia en la sección de archivos
La sección de archivos es el lugar en el que los archivos del documento se adjuntan al acuerdo.
Adobe Sign permite adjuntar archivos utilizando el método de “arrastrar y soltar”, utilizar una biblioteca integrada en la aplicación, cargar los archivos desde el sistema local de los remitentes, desde Box, Dropbox y más.
A continuación puede ver la sección de archivos clásica en la parte superior y la nueva experiencia en la parte inferior. En ambas se muestra una inserción de las opciones desplegadas a la derecha del vínculo en el que se puede hacer clic.
Todas las opciones en las que se puede hacer clic para cargar o adjuntar archivos se han trasladado de la página de envío raíz a la ventana emergente que se activa al hacer clic en el vínculo Agregar archivos.
- Las fuentes de archivos externas (Box, Google Drive, etc.) enlazan directamente al proveedor de servicios, con lo que los remitentes se tendrán que autenticar explícitamente en ese servicio.
- En la nueva experiencia ya no se admite Evernote como opción de carga.
Los campos Vista previa y Agregar firma son una opción que se puede seleccionar para dirigir los archivos adjuntos al entorno de creación, en el que se pueden agregar o editar los campos de firma y formulario.
La etiqueta de texto de la opción ha cambiado de “V. previa, pos. firm. o añadir campos d/form.” a “Campos Vista previa y Agregar firma”.
La opción se ha trasladado de la parte inferior central de la página clásica a la esquina inferior izquierda de la nueva experiencia.
La funcionalidad de la opción no ha cambiado.
Qué cambia en la sección de opciones
La sección de opciones está a la derecha de las secciones Mensaje y Archivos.
Esta sección cambia de aspecto en función de la cuenta según las opciones que el administrador de la cuenta en cuestión haya activado en la configuración del remitente.
Todas las opciones se exponen en las imágenes siguientes, con la página clásica a la izquierda y la nueva página a la derecha.
La fecha límite de finalización se ha trasladado de la parte superior del panel Opciones para situarse justo debajo de la opción de configuración de la contraseña.
El texto relacionado ha cambiado de “Configurar una fecha de caducidad para este documento” a “Fecha límite de finalización”.
Funcionalmente, esta opción de configuración no ha cambiado.
The interface no longer asks for a "number of days", and instead pops up a calendar where the user can select a deadline date, as well as the exact time (based on the senders timezone).
Time is expressed in "military" or 24 hour format.
It is possible to type in the date and time explicitly instead of using the pop-up interface.
La opción de proteger con contraseña se ha trasladado a la parte superior de la sección Opciones y el texto relacionado ha cambiado de “Establecer contraseña para abrir un PDF firmado” a “Proteger con contraseña”.
La función también se ha mejorado para permitir que el remitente seleccione “Mostrar contraseña”, para garantizar que no tenga problemas al escribir la contraseña.
Además, si las contraseñas no coinciden, el segundo campo de contraseña adoptará una tonalidad rojiza para indicar la falta de coincidencia.
El tipo de firma “escrita” ha cambiado considerablemente desde la clásica opción “Firma de fax”.
Los remitentes notarán dos cambios importantes:
- El remitente puede introducir campos prerrellenados si el documento está diseñado para aceptar este tipo de contenido.
- Los números de teléfono ya no se pueden utilizar en lugar de las direcciones de correo electrónico en la sección Destinatario.
Los firmantes tendrán una experiencia mucho mejor, en la que sacarán partido del proceso de firma electrónico siempre que sea posible y que garantiza la devolución de un documento de mayor calidad.
Haga clic aquí para obtener más información sobre el nuevo tipo de firma escrita.
Funciones agregadas en la sección Opciones
Los recordatorios se han trasladado de la página posterior al envío a la sección Opciones para permitir que los remitentes configuren el acuerdo completo en la página de envío.
El campo Idioma de los destinatarios no es una nueva función, pero ahora está ubicado en la sección Opciones.
Se trata de la misma función que se ha trasladado desde la sección Mensaje el diseño de página clásico.
El entorno de creación
El entorno de creación es el núcleo de la biblioteca de documentos generada por el usuario. El nuevo entorno proporciona a los creadores de plantillas un diseño mejorado para aplicar y gestionar los campos, así como para acceder a herramientas útiles para crear un documento final elegante.
Aspecto y diseño
Los cambios en el entorno de creación son principalmente estructurales, por lo que las herramientas se han trasladado para ofrecer una mejor visibilidad y un acceso más sencillo.
Cabe destacar que el entorno de creación dispone de dos interfaces tanto en la versión clásica como en la nueva:
- La interfaz “ad hoc”
- Se inicia desde:
- La página Enviar al marcar la casilla V. previa, pos. firm. o añadir campos d/form..
- La página Gestionar, haciendo clic en el vínculo editar para los acuerdos que tengan como estado Borrador.
- Los participantes se identifican explícitamente por sus direcciones de correo electrónico (que se importan de la página Enviar).
- Las propiedades de la plantilla son fijas y no se pueden ajustar.
- Se inicia desde:
- La interfaz para crear plantillas
- Se inicia desde:
- La página Tablero, haciendo clic en el vínculo ir plantilla a biblioteca.
- La página Gestionar, haciendo clic en el vínculo editar de una plantilla de biblioteca.
- Los participantes se definen como “Participante 1” mediante “Participante N”.
- Se exponen las propiedades de la plantilla: el nombre y la distribución de la plantilla se pueden editar.
- Se inicia desde:
A continuación puede consultar los dos entornos uno junto al otro con el diseño clásico a la izquierda:
Cambios en el diseño de la página
La sección de imágenes contiene todos los campos que puede crear en el documento. La mayoría tiene una finalidad especial, como Firma, Nombre del firmante e Hipervínculo. Los campos genéricos se encuentran en la sección Campos de datos e incluyen el cuadro de texto.
La sección de campos se ha retirado de la parte superior de la pantalla, para dejar más espacio en el que trabajar en el formulario, y se ha colocado en la barra derecha.
La funcionalidad de los campos no ha cambiado.
En la parte superior de la página se muestran alineadas tres herramientas relacionadas con los campos:
- Ajustar para alinear: hay cuatro opciones para alinear en cualquier parte del campo guía.
- Ajustar al tamaño: hay tres herramientas para ajustar al ancho, a la altura o al ancho y a la altura del campo guía.
- Ir al campo: presenta alfabéticamente todos los campos por nombre de campo y mueve el foco del cursor a cualquier campo que seleccione.
Ahora estos campos se exponen de forma permanente, a diferencia del entorno anterior, en el que formaban parte de una sección desplegable oculta debajo de un botón.
Funcionalmente, estas herramientas no han cambiado.
El acceso a la plantilla de campos permite que el remitente aplique una superposición de campos de formulario en cualquier documento cargado.
Ahora esta función activa un campo desplegable para seleccionar la plantilla y, a continuación, desaparece en vez de colocar una superposición encima de la sección de campos.
Funcionalmente, el selector de la plantilla no ha cambiado.
La función de zoom le permite ampliar o reducir el documento desde la ventana de Adobe Sign.
La función ha cambiado de la escala Más-Menos en la parte superior de la ventana a los iconos Más-Menos en la parte inferior de la página.
La funcionalidad de la función sigue siendo la misma.
La selección de página permite que el usuario seleccione cualquier página y que dicha página se muestre en el área visible.
Esta función ha pasado de mostrar pequeñas miniaturas en el lado izquierdo de la pantalla a convertirse en un control más discreto en la parte inferior de la página, que permite al remitente mover las páginas hacia arriba o hacia abajo mediante las flechas o escribir un número de página para ir directamente a la página en cuestión.
El vínculo Restablecer campos permite borrar el contenido de cualquier campo del formulario agregado durante la sesión de creación actual. Los campos que formaban parte del documento antes de abrir la plantilla en el entorno de creación se conservan o se vuelven a agregar (si se han eliminado).
El botón Enviar finaliza el proceso de creación y envía el acuerdo al primer destinatario.
Los dos objetos se han trasladado de la parte superior derecha de la página a la parte inferior derecha.
Funcionalmente, estos botones no han cambiado.
Cuando se carga un documento nuevo con etiquetas de texto o campos de Acrobat, Adobe Sign realiza una comprobación de todas las propiedades de los campos para asegurarse de que no hay errores (tamaño de fuente no válido, expresiones calculadas circulares, etc.). Cuando se detectan errores, aparecerá una advertencia que indica el número de errores y los iconos de navegación de forma que pueda desplazarse fácilmente entre los errores del campo.
A continuación se muestra un ejemplo de un campo de formulario con una regla de validación que busca un número de la seguridad social, pero el valor predeterminado dado era texto.
Al hacer clic en el botón Siguiente error, situado a la derecha, se abre el siguiente campo que contenga un error con la indicación explícita del error de validación en la parte superior del campo.
Cambios en la interfaz de creación de plantillas
Las propiedades de la plantilla le permiten cambiar el nombre de la plantilla, determinar qué tipo de plantilla está guardando (Documento o Campos de formulario) y cómo se distribuye el documento (uso personal, uso de grupo o uso para toda la cuenta).
El vínculo para acceder a las propiedades de la plantilla se ha trasladado de la parte superior de la página a la barra lateral, justo encima de los campos de formulario, para que sea más visible.
Funcionalmente, el grupo de opciones de configuración de las propiedades de plantilla sigue siendo el mismo.
En el menú desplegable Receptores se enumeran los diferentes participantes del acuerdo. En la interfaz de creación de plantillas, los destinatarios se identifican como “Participante 1” mediante “Participante N”.
En la interfaz ad-hoc, los destinatarios del acuerdo ya están definidos y se insertan los valores de la dirección de correo electrónico de cada destinatario en lugar de los marcadores de posición de “Participantes”.
En ambos casos, la lista de participantes sirve para ver qué campos están asignados a cada destinatario. Al seleccionar cualquier participante de la lista, los campos que tenga asignados se mostrarán activos en la página, mientras que todos los demás se verán atenuados.
Además, la lista de participantes se puede usar durante la colocación de los campos para definir el participante al que hay que asignar cada campo. Si se selecciona Participante 2 y, a continuación, se coloca cualquier número de campos, los campos se asignan automáticamente al participante 2.
En el entorno clásico, el campo se titulaba “Seleccionar participantes” y ahora se denomina “Destinatarios”.
El campo desplegable se ha trasladado de la parte superior izquierda de la ventana a la barra derecha, justo encima de los campos de formulario.
Funcionalmente, la lista de participantes no ha cambiado.
Cambios en la interfaz “ad hoc”
Ahora los remitentes pueden crear una plantilla durante el proceso de envío y después guardarla en la biblioteca. Se puede guardar cualquier tipo de plantilla, y la plantilla se puede editar completamente desde la ficha Administrar.
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