Conceptos básicos

Adobe Sign, una solución de Adobe Document Cloud, es un servicio para firmar electrónicamente basado en la nube de nivel empresarial que le permite sustituir los procesos de firma en papel por flujos de trabajo de firma electrónica completamente automatizados. Con ellos, puede enviar, firmar y gestionar los procesos de firma fácilmente mediante un explorador o un dispositivo móvil, además de realizar un seguimiento. Además, puede utilizar las API y las integraciones preconfiguradas para incluir flujos de trabajo de firma electrónica en sus aplicaciones y sistemas de registro empresariales.

El ochenta por ciento de los negocios todavía se enfrenta a tramitaciones en papel que resultan lentas, propensas a errores y fragmentadas. Los trabajadores pasan infinidad de horas a la caza de aprobaciones y firmas en tinta; y luego imprimen, escanean y envían por fax o correo los documentos para realizar el trabajo. Los retrasos que se producen son frustrantes para los clientes, los socios comerciales y los empleados, y a la larga dan una mala imagen de la marca de la empresa.  Adobe Sign ayuda a las empresas a transformar las tramitaciones en papel, lo que permite hacer realidad el hecho de conseguir unos flujos de trabajo 100 % digitales con firmas legales y de confianza. Con Adobe Sign, los trabajadores y las organizaciones pueden:

  • Conseguir las firmas en minutos, no días: los trabajadores pueden solicitar que otros firmen, firmar documentos y después realizar un seguimiento y administrar todo el proceso electrónica y fácilmente.
  • Trabajar en cualquier lugar, en cualquier dispositivo: los firmantes hacen clic en un vínculo para firmar documentos desde una ubicación cualquiera, a cualquier hora del día, mediante un navegador o un dispositivo móvil. No se requieren descargas ni inicios de sesión en cuentas.
  • Realizar adiciones a los sistemas y procesos: integre Adobe Sign en los sistemas y las aplicaciones que ya usa actualmente. No se producen cambios excepto en la velocidad de los flujos de trabajo y en la facilidad para recopilar firmas.
  • Garantizar el cumplimiento legal y de seguridad: Adobe Sign ofrece los niveles más altos de cumplimiento legal, de seguridad y de disponibilidad. Somos el líder de confianza mundial en cuanto a documentos digitales seguros y experiencias digitales excepcionales.

Puesto que Adobe Sign es un servicio basado en la nube, se puede trabajar con él de distintas formas. Todos los planes de compra de Adobe Sign permiten trabajar con un navegador web o una aplicación móvil para enviar, firmar, seguir y gestionar los procesos de firma. Adobe Sign también se puede usar en otras aplicaciones. Los usuarios pueden enviar documentos para su firma y realizar otras tareas mientras trabajan en aplicaciones populares de productividad empresarial como Word y PowerPoint de Microsoft Office 365, así como Box, Dropbox y Google Drive. Además, Adobe Sign permite a las empresas utilizar integraciones y API completas para agregar flujos de trabajo de firma electrónica a sus aplicaciones y sistemas de registros empresariales, como Microsoft SharePoint y Dynamics 365, Salesforce, Workday, Ariba, Appttus y muchos más.

Una firma electrónica es una forma legal de obtener consentimiento o aprobación en documentos o formularios electrónicos. Una de las definiciones más seguidas de firma electrónica define este mecanismo como: "... un sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto o asociado lógicamente a un registro (…) que una persona adopta con la intención de firmar el registro".

Las firmas electrónicas:

  1. Legal. Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en prácticamente todos los países industrializados, e incluso los países menos desarrollados comienzan a decretar leyes de firma electrónica. En el año 2000, en los Estados Unidos se aprobó la ley de firmas electrónicas en el comercio global y nacional (ESIGN, por sus siglas en inglés), tras cuya entrada en vigor las firmas electrónicas adquirieron validez legal en todos los contextos. En la Unión Europea, el Reglamento eIDAS entró en vigor en julio de 2016. Otros países ya han aprobado también leyes similares. Para obtener más información sobre la legislación en materia de firma, consulte la Guía internacional de la legislación sobre firma electrónica: por países.
  2. Servicio contrastado: Adobe Sign es la aplicación de firma electrónica mejor valorada en Salesforce AppExchange desde 2006. Muchas empresas de Fortune 500 y organizaciones gubernamentales, así como miles de pequeñas y medianas empresas confían en Adobe Sign para procesar decenas de millones de acuerdos cada año. Información sobre los clientes de Adobe Sign.
  3. Son seguras. Las firmas electrónicas son más seguras que las firmas escritas o vía fax. Adobe Sign gestiona todo el proceso, incluidas las siguientes tareas: envío de documentos, orientación para firmar o aprobar, generación de notificaciones y almacenamiento de documentos firmados en un entorno seguro. Además, el documento final está certificado con un sello que garantiza que no ha sido manipulado. Para obtener más información, visite el Centro de confianza.
  4. Son auditables. Se realiza un seguimiento completo a todo el proceso de recopilación de firmas electrónicas de las distintas partes para garantizar el cumplimiento. Adobe Sign mantiene una pista de auditoría detallada que registra todos los eventos y las acciones realizadas por las personas que han participado en la transacción.
  5. Son verificables. Los procesos de firma digital pueden usar diferentes métodos para autenticar la identidad de los firmantes. Los procesos típicos de firma electrónica envían el documento que se va a firmar a una dirección de correo electrónico especificada y utilizan el acceso del destinatario a su cuenta de correo electrónico como formulario básico de autenticación. Para mejorar la seguridad, muchas empresas utilizan pasos adicionales de autenticación (autenticación de varios factores) para garantizar la identidad de la persona que firma documentos importantes. Algunos ejemplos incluyen la autenticación por teléfono, las contraseñas de un solo uso y las identidades de las redes sociales (por ejemplo, Google), así como la comprobación del ID gubernamental y la autenticación basada en conocimientos, que
    requiere que los firmantes demuestren su identidad contestando a preguntas que solo ellos sabrían responder. Otra forma de autenticación se conoce comúnmente como "firma digital" y requiere que la persona firme con un identificador digital basado en un certificado. Todas las firmas se cifran y se vinculan al documento. La identidad del firmante y la integridad del documento firmado se pueden validar a través de una autoridad de certificación de terceros de confianza.

Las firmas electrónicas son más seguras, rápidas y baratas que las firmas en papel. Ventajas de las firmas electrónicas:

  1. Se aplican a todo el documento. Si un acuerdo en papel tiene dos o más páginas y la firma se aplica a una sola página, las páginas sin firmar podrían cambiarse sin que nadie se diera cuenta. Con Adobe Sign, se aplicará un enlace criptográfico a todo el documento antes de entregar un PDF del documento final firmado a todas las partes, lo que crea un documento certificado con un sello a prueba de manipulación. Si cambia la información de alguna página, Adobe Acrobat y Acrobat Reader mostrarán una notificación para informar de que el certificado del documento ya no es válido.
  2. Se pueden seguir y administrar con eficiencia. Los procesos de firma electrónica controlados por Adobe Sign ofrecen una visibilidad completa para que pueda realizar un seguimiento del estado del documento en tiempo real, recibir una notificación cuando se firme y enviar recordatorios según sea necesario.
  3. No se pueden duplicar con una copiadora o un escáner. Es muy fácil falsificar una firma de papel copiándola, escaneándola o modificándola con un bolígrafo. Con Adobe Sign, la firma se encuentra vinculada a una instancia específica del documento y recibe el seguimiento pertinente como parte de un proceso de firma de varios pasos.
  4. No se pueden antedatar. En las firmas de papel, los firmantes pueden introducir libremente la fecha o la hora que deseen, lo que permite a cualquiera de las partes cambiar esos datos sin notificárselo a la otra parte. Con Adobe Sign, el servicio hospedado gestiona la hora de forma centralizada, por lo que no es posible antedatar el documento.
  5. Son más fáciles de autenticar. La autenticación de una firma de papel requiere otra firma manuscrita del mismo firmante para una comparación forense. Si no hay disponibles otras muestras de firma, la autenticidad no se puede probar. Con Adobe Sign, es posible aplicar varios métodos de autenticación para garantizar la identidad de la persona que firma los documentos.
  6. Es parecido a utilizar los servicios de un notario, pero sin todos sus inconvenientes. Las firmas en papel pueden adquirir más seguridad si contrata los servicios de un notario, pero la ceremonia de firma presencial añade costes y retrasos al proceso de firma.
  7. Reducen los costes y las molestias del almacenamiento de larga duración. El almacenamiento de documentos electrónicos es más barato que alquilar un espacio para los archivos de documentos en papel. Y, si necesitara recuperar los documentos, podrá hacerlo con comandos de búsqueda sencillos. Además, podrá enviarlos a quien se los solicite de forma inmediata, en lugar de tener que hacerlo por fax o de un día para otro por correo postal.
  8. Evitan los daños al documento. Los documentos en papel pueden quedar emborronados si los firmantes tachan texto en el documento. Los procesos de firma electrónica controlados por Adobe Sign protegen la integridad del documento original para que la información no se pueda ocultar ni eliminar.

Aunque los términos pueden parecer similares, las firmas electrónicas y digitales describen dos enfoques distintos respecto a la firma de documentos. Estas diferencias están relacionadas con la legislación en materia de firma y los requisitos normativos. Las firmas digitales son un subconjunto de la categoría llamada "firmas electrónicas". Mientras que las firmas electrónicas habitualmente pueden utilizar diversos métodos para autenticar a los firmantes (como el correo electrónico, los identificadores corporativos o la verificación telefónica), las firmas digitales utilizan un método específico. Con las firmas digitales, los firmantes autentican su identidad mediante un identificador digital basado en un certificado que normalmente emite una autoridad de certificación de terceros de confianza.

Otra diferencia clave entre las firmas electrónicas convencionales y las firmas digitales es la prueba que se emplea para demostrar que un documento se ha firmado. Adobe Sign gestiona todo el proceso con seguridad, siguiendo cada paso del proceso de firma y registrando la información en una pista de auditoría. Tanto la pista de auditoría como el documento firmado se certifican para proporcionar un sello a prueba de manipulación, y el seguimiento de auditoría se puede utilizar para demostrar la firma de cada parte. Las firmas digitales agregan un nivel de verificación adicional. Con las firmas digitales, todas las firmas se cifran y se vinculan al documento. La identidad del firmante y la integridad del documento firmado se pueden validar a través de una autoridad de certificación de terceros de confianza. Adobe Sign admite ambos métodos de firma en una única solución de firma escalable. Lea el documento técnico sobre firmas electrónicas y digitales.

Funciones de Adobe Sign

Sí. Adobe ofrece dos opciones potentes y fáciles de usar que permiten a los administradores o analistas empresariales personalizar los flujos de trabajo de firma para su empresa (sin requerir “codificación”). Además, algunas integraciones preconfiguradas, como nuestra integración de Salesforce, también le permiten crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas.

Workflow Designer le permite crear experiencias de "envío" fáciles de seguir para sus usuarios, de modo que los pasos de los procesos se pueden seguir siempre de forma consistente. Con esta herramienta, los administradores pueden diseñar y administrar las plantillas de flujos de trabajo fácilmente con un editor intuitivo de arrastrar y soltar. Es fácil especificar los documentos que se incluirán en un acuerdo; las características de los participantes (incluidos los nombres y funciones predefinidos); los campos de formulario que prellenará el remitente; la caducidad del acuerdo o las opciones de contraseña; etc.

Advanced Workflows amplía Adobe Sign para que pueda crear aplicaciones web de autoservicio con firma electrónica. Utilícelo para: diseñar formularios de entrada de flujos de trabajo con la facilidad de arrastrar y soltar; definir las reglas del flujo de trabajo con diagramas de flujo intuitivos; configurar las reglas y permisos de las partes interesadas; permitir la colaboración en el proceso con reglas y tipos de comunicación predefinidos; crear paneles para gestionar los documentos firmados y para proporcionar informes empresariales; arrastrar y soltar para conectar integraciones precompiladas con Adobe Sign; e integrar rápidamente con los sistemas back-end. Lea más información sobre las soluciones de automatización de flujo de trabajo de Adobe Sign.

Cuenta con integraciones inmediatas para los principales sistemas empresariales, como Microsoft SharePoint, Dynamics y Office 365, Salesforce, Workday, Nintex, Apttus, iCertis, ServiceNow y muchos más. Más información sobre integraciones.

Sí. Puede agregar Adobe Sign a las aplicaciones comerciales o a los sitios web de su empresa mediante un conjunto completo de API para REST. Obtenga más información en el Centro de desarrolladores de Adobe Sign.

Sí. La incrustación de formularios con función de firma en su sitio web permitirá a los clientes obtener acceso, rellenar y firmar los formularios de la empresa con más facilidad. Después, Adobe Sign puede proporcionar copias de los documentos ya firmados a todas las partes de forma inmediata o enviar el acuerdo para las contrafirmas antes de la finalización del proceso. Esta funcionalidad se denomina formularios web en Adobe Sign. Haga clic aquí para saber más.

Para los procesos de inscripción complejos, como en el caso de una nueva cuenta bancaria, los beneficios gubernamentales o la incorporación de nuevos pacientes, Adobe Sign también se puede usar junto con Adobe Experience Manager Forms para crear experiencias excepcionales gracias a formularios adaptables que cambian de tamaño para ajustarse a pantallas de cualquier tamaño y optimizar el proceso completo. Gracias a él, los clientes pueden buscar formularios en línea, y rellenar y firmar con facilidad. Los empleados utilizan la revisión inteligente de tableros y procesan las aplicaciones con rapidez y, a continuación, crean automáticamente comunicaciones personalizadas para dar la bienvenida al nuevo solicitante y gestionar una relación permanente con ellos. Obtenga más información sobre la inscripción en el servicio digital.

El enfoque de Adobe con respecto a las firmas digitales ofrece más flexibilidad que otras soluciones de firma. Con Adobe Sign, puede crear procesos integrales de firma que incluyan firmas digitales, firmas electrónicas o una combinación de las dos, lo que proporciona flexibilidad para crear flujos de trabajo de acuerdo con su propio perfil específico de cumplimiento o riesgo. Admiten todo el abanico de dispositivos de creación de firma segura como tokens USB, tarjetas inteligentes y certificados digitales basados en la nube. Además, permiten trabajar con la autoridad de certificación o la autoridad de marcas de hora de su elección, pues admiten cientos de autoridades de confianza de la lista de confianza de la Unión Europea (EUTL, European Union Trusted List) y la lista de confianza aprobada de Adobe (AATL, Adobe Approved Trust List). Con Adobe Sign, las organizaciones de la Unión Europea pueden implementar con total confianza procesos de firma de acuerdo con los requisitos de firmas electrónicas avanzadas (AdES, Advanced Electronic Signatures) y firmas electrónicas cualificadas (QES, Qualified Electronic Signatures) especificados en el reglamento sobre identificación electrónica y servicios de confianza (eIDAS).

Sí. Mediante un complemento descargable para Microsoft Outlook, Microsoft Word o PowerPoint en Office 365, es posible enviar documentos y presentaciones para su firma directamente desde las aplicaciones de Office. Adobe Sign también funciona con Box, Google Drive o Dropbox. Por ejemplo, puede enviar, firmar y archivar documentos firmados directamente desde su cuenta de Box, así como realizar un seguimiento. Asimismo, puede trabajar en la aplicación web de Adobe Sign para guardar y abrir archivos en o desde Box.

No. Además de Adobe Sign, Adobe ofrece servicios PDF de Adobe Document Cloud. Estos servicios se utilizan para admitir las ofertas de suscripción a la versión gratuita de Acrobat Reader DC y a la versión de pago de Acrobat DC. Los servicios gratuitos incluyen la capacidad de firmar documentos de forma sencilla mediante la herramienta Rellenar y firmar y de almacenar y compartir archivos en línea. Los servicios de pago incluyen la funcionalidad para crear, combinar, editar, exportar y organizar archivos PDF mediante un explorador o un dispositivo móvil.

Adobe Sign se desarrolló basándose en EchoSign, un producto adquirido por Adobe, por lo que la URL para acceder al panel de Adobe Sign utiliza el nombre de EchoSign.

Mobile

La aplicación móvil de Adobe Sign es una aplicación gratuita para dispositivos Android o iOS que funciona como complemento móvil de las soluciones de Adobe Sign. La aplicación le permite realizar transacciones empresariales completas en cualquier lugar. Gracias a ella, puede enviar, firmar, realizar el seguimiento y administrar documentos firmados desde su dispositivo iOS o Android. También es la herramienta perfecta para recoger firmas electrónicas en persona. En los dispositivos iOS, incluso es posible firmar los documentos sin conexión. La aplicación se sincroniza automáticamente cuando se conecta a Internet.

Para descargar la versión más reciente de esta aplicación, visite Google Play o iTunes App Store.

Sí. Puede usar la aplicación para obtener firmas en persona desde cualquier lugar.

Sí. Además de trazar su firma en su dispositivo móvil, la aplicación móvil de Adobe Sign le permite utilizar la cámara del dispositivo para tomar una fotografía de su firma manuscrita y utilizarla para firmar un documento. Su firma se sincroniza automáticamente en la red y los dispositivos móviles, para que pueda acceder a la imagen de la firma en cualquier momento.

Sí. Con la aplicación Adobe Sign iOS, es posible firmar un documento incluso cuando no haya conexión a Internet. El documento se sincronizará con la nube automáticamente cuando la red vuelva a estar disponible.

Sí. Adobe se compromete a ayudar a los clientes empresariales a responder a la demanda de soluciones de productividad empresarial en dispositivos móviles, al tiempo que protege la seguridad empresarial y el cumplimiento de normativas. La aplicación móvil de Adobe Sign es compatible con la plataforma Android for Work EMM.

Sí. Puede realizar algunas funciones de firma con las aplicaciones móviles gratuitas Adobe Acrobat Reader DC o Adobe Fill & Sign, pero ninguna de ellas incluye la funcionalidad completa de Adobe Sign Manager DC. Con la aplicación, puede rellenar y firmar documentos, solicitar firmas, realizar un seguimiento de todo el proceso y gestionar documentos firmados desde cualquier lugar. Y todo ello conforme a los requisitos de cumplimiento y seguridad de clase empresarial. Para obtener más información sobre las opciones móviles, lea las preguntas más frecuentes sobre aplicaciones móviles de Acrobat Reader DC.

Compra de Adobe Sign

Adobe Sign se puede adquirir de las siguientes maneras:

Planes básicos de Adobe Sign:

  • Individual: obtenga las firmas y realice el seguimiento de las respuestas en tiempo real.
  • Small Business: obtenga firmas y realice el seguimiento de las respuestas para pequeñas empresas.
  • Business: personalice y optimice según las necesidades de su negocio.
  • Enterprise: integre las firmas electrónicas en sus sistemas empresariales.

Planes de suscripción populares de Adobe:

Adobe Sign se utiliza con herramientas que permiten a los usuarios solicitar firmas electrónicas de otros usuarios.

Planes de Adobe Document Cloud:

Los siguientes planes de adquisición de multilicencias están disponibles a través de Adobe y combinan Acrobat Pro DC, Adobe Admin Console y los planes empresariales seleccionados de Adobe Sign.

Póngase en contacto con el departamento de ventas para empresas de Adobe.

No. Los planes de Creative Cloud para empresas incluyen Acrobat Pro DC, que incluye solo las funciones de firma electrónica para usuarios individuales. Estas soluciones están disponibles por separado en los planes de Adobe Document Cloud para empresas o grandes empresas. Póngase en contacto con el equipo de ventas para empresas de Adobe para obtener más información.

Sí. También puede registrarse para una versión de prueba de Adobe Sign que funciona desde su explorador Web.

Legalidad y cumplimiento

Sí. Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en prácticamente todos los países industrializados e incluso los países menos desarrollados comienzan a decretar leyes de firma electrónica. En el año 2000, en Estados Unidos se aprobó una ley relativa a las firmas electrónicas (ESIGN Act), tras cuya entrada en vigor las firmas electrónicas adquirieron validez legal en todos los contextos. En 1999, la Unión Europea aprobó una directiva de firma electrónica que los Estados miembros utilizaron como base para establecer la legislación pertinente en cada país. En 2016, el reglamento eIDAS de la Unión Europea entró en vigor como la normativa estándar para los 28 Estados miembros. Otros países ya han aprobado también leyes similares. Para obtener más información, lea la Guía internacional de la legislación sobre firma electrónica.

Adobe Sign cumple con creces normas estrictas de cumplimiento legal y de seguridad. Adobe Sign está certificado de acuerdo con ISO 27001, SSAE SOC 2 Tipo 2, FedRAMP Tailored y PCI DSS. Además, Adobe Sign se puede configurar o utilizar de forma que permita a las organizaciones cumplir con los requisitos específicos del sector, tales como parte HIPAA, FERPA, GLBA y FDA 21 CFR parte 11. Tenga en cuenta que los clientes son, en última instancia, los responsables de garantizar que Adobe Sign está configurado y asegurado de forma que permita a las organizaciones cumplir con las obligaciones legales específicas del sector.

Adobe se ha comprometido con la accesibilidad y se esfuerza por incluirla en sus productos y servicios. La sección 508 de los EE. UU. se promulgó para eliminar barreras en la tecnología de la información, proporcionar nuevas oportunidades a las personas con discapacidades y fomentar eldesarrollode tecnologías que ayuden a lograr estos objetivos. Las funciones de Adobe Sign que ofrecen la accesibilidad para personas con discapacidad se resumen en la Plantilla de accesibilidad del producto voluntarias (VPAT) de Adobe Sign

La experiencia global de Adobe, las estrictas prácticas de seguridad, así como la observación constante del marco legal ayudan a que nuestros clientes permanezcan tranquilos en cuanto al cumplimiento con las normativas gubernamentales y del sector en todo el mundo. Aunque Adobe Sign nunca ha sido impugnado o condenado con éxito ante un tribunal, en caso de problemas legales Adobe está dispuesto a ayudar a los clientes y a defender la legalidad de sus firmas electrónicas. A discreción de Adobe, la asistencia puede incluir:

  • Información acerca de la solución y acceso a pistas de auditoría de documentos firmados
  • Explicación de la solución Adobe Sign, por ejemplo en conferencias
  • Proporcionar declaraciones juradas de expertos de Adobe
  • Poner personal a disposición en calidad de testigo experto 

Seguridad e infraestructura

Sí. En Adobe, la seguridad de sus experiencias digitales es nuestra prioridad. Los procedimientos de seguridad estándar del sector están muy integrados en nuestra cultura interna y en el desarrollo de software, así como en los procesos de operaciones de servicio. Independientemente de si está relacionado con la gestión de identidades, la confidencialidad de datos o la integridad de documentos, Adobe Sign emplea prácticas de seguridad estándar del sector para proteger sus documentos, datos e información personal. Adobe Sign está certificado de acuerdo con ISO 27001, SOC 2 Tipo 2 y PCI DSS. Para obtener más información, visite el Centro de confianza de Adobe Sign.

El servicio Adobe Sign para la Unión Europea (UE) se aloja en Amazon Web Services (AWS) en una configuración activa/pasiva de su centro de datos. Cada centro de datos individual está ubicado en una instalación de Amazon que se ejecuta en su propia infraestructura físicamente diferente e independiente. Existen dos centros de datos de Adobe Sign simultáneamente activos que se encuentran cerca de Frankfurt, Alemania y tres centros de datos (pasivo) de copia de seguridad que se encuentran en Dublín, Irlanda. Los datos se sincronizan en todos los centros de datos de Adobe Sign dentro de la UE y prevén un alto nivel de tolerancia a los errores de disponibilidad y del sistema de servicio en caso de una interrupción del servicio.

Los datos, los documentos y los metadatos de la transacción del cliente de Adobe Sign se almacenan con seguridad en el servicio simple (S3) de almacenamiento de Amazon y Elastic Block Store (EBS) dentro de los centros de dato de Adobe Sign de la Unión Europea (EU) en Frankfurt, Alemania y Dublín, Irlanda.

El servicio Adobe Sign en la Unión Europea (UE) está alojado en 2 centros de datos simultáneamente activos en un modelo de varias capas de redundancia que utiliza los procesos automatizados para redirigir tráfico desde un servidor de aplicaciones, desde una base de datos o de su centro de datos que esté experimentando una interrupción. Aunque es poco probable, si todos los centros de activos en Frankfurt, Alemania experimentasen una interrupción del servicio, los centros de datos de copia de seguridad de Adobe Sign se mantienen en Dublín, Irlanda para proporcionar la recuperación de desastres.

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