Adobe Sign へようこそ。

Adobe Sign アカウントの使用を開始する前に、そのアカウントを会社での用途に合わせて設定し、カスタマイズするための推奨手順について説明します。本ガイドの目的は、ブランディング、セキュリティ設定、ユーザーおよびテンプレートを使用できるようにすることです。

本ガイドを読み進めていけば、重要な機能と設定をひととおり把握できるような構成になっています。最後まで読み終わる頃には、アカウントの準備がすっかり整っているでしょう。なお、本ガイドで扱っていないオプションや設定も数多くあります。Adobe Sign のその他の設定に関する情報は、アドビのナレッジベースから入手できます。

それではログインして、電子サインに取り組んでみましょう。

アカウント設定

ここでは、アカウントの初期設定をおこなう際の推奨手順について説明します。

外部アーカイブ

コンピューターや携帯電話のデータをバックアップするのと同じように、署名済み契約書のコピーを保存することをお勧めします。管理ページから契約書を 1 部ずつダウンロードする代わりに、外部アーカイブを使用して、署名済み契約書のコピーを別の電子メールアドレス、Evernote アカウントまたは Box アカウントに送信できます。

アーカイブの設定

アカウント管理者としてログインし、アカウント/アカウント設定/外部アーカイブに移動します。

外部アーカイブページ

アカウントの契約書のコピーを別の電子メールアドレスに送信するには、その電子メールアドレスを「すべての署名済み契約書の追加コピーを次の電子メールに送信」フィールドに入力し、「変更を保存」ボタンをクリックします。

注意:

外部アーカイブフィールドには複数の電子メールアドレスを入力できます。各電子メールアドレスをコンマで区切ってください。

外部アーカイブの入力フィールド

 

コピーを Evernote または Box に送信するには、対応する「ここをクリック」リンクをクリックします。すると、具体的な指示が新しいポップアップウィンドウに表示されます。

アーカイブ統合オプション

アカウントのブランディング

会社のブランド情報を追加することは、Adobe Sign をアカウントのユーザーや署名者用にカスタマイズする優れた方法です。

会社名とホストの URL

このセクションでは、アカウントの会社名とホスト名を設定します。ごく基本的な設定に見えるかもしれませんが、アカウントをパーソナライズするための重要な情報です。 

これらの設定はアカウント全体に適用され、グループレベルでは調整できません。

アカウント管理者としてログインし、アカウントアカウント設定アカウント設定に移動します。

アカウント設定に移動


会社名

このフィールドに入力した値は、Adobe Sign から送信されるすべての電子メールに表示されます。また、ユーザー文書に署名する必要があるときに、そのユーザーの「会社名」フィールドに自動的に挿入されます。

「会社名」フィールド

デフォルトでは、ユーザーが個人設定を編集できます。この設定のなかに、個々のユーザーの「会社名」の値が含まれています。すべてのユーザーに対して変更不可能な 1 つの会社名を設定したい場合は、「アカウントのすべてのユーザーの会社名を設定」チェックボックスをオンにします。


ホスト名の URL

アカウントのホスト名を設定すると、ユーザーのログイン先 URL と、署名者用の契約書がホストされる URL が変更されます。

「ホスト名」フィールド

 

その結果、指定したホスト名を使用して URL がカスタマイズされます。

ホスト名が設定された URL

ロゴのアップロード

アカウント管理者としてログインし、アカウントアカウント設定/アカウント設定ロゴをアップロードに移動します。

アカウント設定に移動

アップロード」ボタンをクリックし、使用する画像に移動します。最適な画像のサイズは、明記されているとおり、縦 60 ピクセル、横 200 ピクセルです。

画像を選択すると、「アップロード」ボタンの右側にロゴが表示されます。

アップロードされたロゴ

ロゴを変更する必要がある場合はいつでも、「消去」ボタンをクリックすると、ロゴが削除されます。

電子メールヘッダーとフッターの追加

電子メールテンプレートのヘッダーやフッターにカスタム画像を設定することによって、契約書の電子メールをブランディングできます。

さらに、オプションで、アカウント全体で使用されるマーケティング用プレーンテキストフッターや、法務情報など、契約書通知と一緒に配布したいその他のコンテンツを提供できます。

既存のヘッダー/フッターを追加または編集するには:

アカウント電子メール設定ヘッダーとフッターの画像に移動します。

電子メール設定に移動


プレーンテキストフッター

ページの一番上にあるのがプレーンテキストフッターです。このフッターはアカウント全体に共通で、グループレベルで上書きすることはできません。 

電子メール設定のテキストフッター

 

このテキストは、契約書のページサムネールおよびメッセージ内容の下に表示されます。

電子メール内の電子メールテキストフッター


ユーザーレベルのフッター(署名ファイル)

ユーザーが独自の電子メールフッターを持つことを許可」チェックボックスをオンにすると、各ユーザーがオプションで、パーソナライズされた独自のフッターを設定できるようになります。これは電子メールの署名ファイルのようなものです。

ユーザーフッターのチェックボックス

 

このフッターは、アカウントに共通のフッターや、適用可能な任意の画像フッターに追加されます。

ユーザーは、次の方法で個人のフッターを設定できます。

  • 画面右上隅にあるユーザー名にマウスのポインターを合わせてメニューを表示し、「マイプロファイル」を選択します。
    • ページが更新され、個人環境設定が既に展開されている状態でユーザーメニューが表示されます。
  • 電子メールフッター」を選択して、ページを開きます。

注意:

このオプションは、アカウント管理者がこの設定を有効にした後にのみ表示されます。

ユーザーオプションツリーのユーザーフッターメニュー項目

 

ユーザーフッターは、サムネール画像とアカウントレベルのテキストフッターの間に挿入されます。

電子メール内のユーザーテキストフッター


ヘッダーとフッターの画像

デフォルトの電子メールヘッダーは、Adobe Sign アカウントにログインした場合に表示されるヘッダーをミラーリングしたものです。このヘッダーには、デフォルトの Adobe Sign ロゴまたはアカウント/グループ用にアップロードしたロゴのどちらかが含まれます。

電子メールの画像ヘッダーは、常に電子メール内容の一番上に表示されます。

Adobe Sign のデフォルトの電子メールヘッダー画像

 

デフォルトのフッター画像は空です。フッター画像を挿入した場合、電子メールの一番下に表示されます(フッター画像の下に表示されるのは安全リストに関するメッセージだけです)。

 

電子メールヘッダーとフッターの画像は、600 x 200 px のグラフィック(png、jpg または gif)です。

ヘッダーまたはフッターの画像を設定するには:

アップロード」ボタンをクリックし、アップロードする画像を選択します。

アップロードされたグラフィックは、ボタンの右側に表示されます。

電子メールヘッダーとフッターの画像の設定

消去」ボタンをクリックして、いつでも画像を削除できます。

 

ブランディングされた電子メールの例を以下に示します。

ブランディングされた電子メールの例

電子メールヘッダーとフッターの画像は、グループレベルでも設定できます(アカウント共通の画像は上書きされます)。


セキュリティ設定

アカウント、ユーザーおよび文書のセキュリティは、Adobe Sign で最も重要なものです。そのため、アカウントレベルでいくつかのセキュリティオプションが用意されています。このセクションの設定を確認し、ユースケースに最適な設定を判断することをお勧めします。

SAML

会社が連携ログインソリューションを利用している場合は、ユーザー認証に SAML 2 のオプションが提供されます。詳細については、SAML ガイドを参照してください。

SAML を設定するには、ドメイン名を要求する必要があります。

Adobe Sing の SAML 設定は、アカウント/アカウント設定/SAML 設定にあります。

SAML 設定に移動

ユーザーアクセスのセキュリティ

Adobe Sign アプリを使用するための認証には複数の設定を利用できるので、会社のアクセスポリシーに合わせてセキュリティ基準を設定できます。

ユーザーアクセスのセキュリティ設定をおこなうには、アカウント/アカウント設定/セキュリティ設定に移動します。

セキュリティ設定に移動

シングルサインオン設定

アカウントのユーザーが他のサービスでの認証を通じて Adobe Sign にログインする機能を許可または拒否できます。このログインプロセスをユーザーが使用できる唯一の選択肢とする場合以外は、これらの設定のどちらか(または両方)を無効にすることをお勧めします。

シングルサインオン設定

アカウント記憶設定

Adobe Sign に対する認証時に「このアカウントを記憶」設定を有効にするには、このオプションをオンにします。これにより、選択された期間中は、サービスに対する認証が(ローカルシステム上に)記憶されます。

アカウント記憶設定

ログインパスワードポリシー

ログインパスワードポリシー」の下のオプションでは、何ヶ月か後にパスワードを変更する必要があるかどうか、前のパスワードを新しいパスワードとして使用できるかどうか、ログインを何回試行したらユーザー ID がロックされるかを設定します。

ログインパスワードポリシー

ログインパスワードの強さ

この設定を使用して、アカウントのユーザーが設定するパスワードの強さまたは難易度を調整できます。

ログインパスワードの強さ

許可する IP 範囲

このオプションは、指定された IP アドレスから要求を受信している場合にのみ、Adobe Sign アプリケーションに対する認証を許可します。

許可する IP 範囲

署名者の ID 確認

このオプションを有効にすると、ユーザーが文書に署名する場合、そのユーザーは Adobe Sign にログインしてからでなければ署名を適用できなくなります。これにより、署名する個人がそのユーザー本人であるか、少なくともそのユーザーの資格情報を使用する何者かであることが保証されます。

許可する IP 範囲

トランザクションのセキュリティ

このセクションは、契約書の署名プロセスの過程で有効になるセキュリティコントロールに関連しています。これらの設定は、アカウント/アカウント設定/セキュリティ設定にあります。

PDF 暗号化のタイプ

この設定では、Adobe Sign を使用して送信された文書に適用する暗号化のタイプを定義します。暗号化を適用すると、文書を開くことはできても、編集はできなくなります。それぞれのバージョンの暗号化は、異なるバージョンの Acrobat と互換性があります。推奨されるオプションは「128-bit AES」です。この方式なら、大部分のシステムで文書を開くことができます。

PDF 暗号化のタイプ

契約書の署名パスワード

この設定は、署名サイクルの過程で文書にアクセスする受信者の「パスワード認証」オプションに適用されます(契約書を初めて送信するときに送信ページで設定)。

この設定によって、受信者が正しいパスワードを入力するまでの試行回数が制限されます。この制限を超えると、契約書はキャンセルされます(キャンセルの取り消しはできません)。

契約書の署名パスワード

契約書の署名パスワードの強さ

この設定も、受信者の「パスワード認証」オプションに適用されます。

この機能を使用して、送信者が入力する必要があるパスワードの強さまたは難易度を調整できます。

契約書の署名パスワードの強さ

警告:

この設定で制御するパスワードは PDF に埋め込まれます。Adobe Sign システムには保存されません。パスワードがわからなくなった場合、復元する手段はありません。


ナレッジベース認証の難易度

このオプションは、送信ページでの受信者のナレッジベース認証(KBA)を制御します。

この制限によって、署名者が文書にアクセスするために KBA に合格するまでの試行回数が決定されます。この制限を超えると、契約書はキャンセルされます。KBA の難易度もここで設定します。

  • デフォルト - 署名者に 3 つの質問が提示され、すべてに正解するよう求められます。正解が 2 つだけの場合は、さらに 2 つの質問が提示され、どちらにも正解するよう求められます。
  • 難しい - 署名者に 4 つの質問が提示され、すべてに正解するよう求められます。正解が 3 つだけの場合は、さらに 2 つの質問が提示され、どちらにも正解するよう求められます。

KBA には社会保障番号が必要なので、米国の受信者に対してのみ実行可能です。

KBA の難易度

トランザクション後のセキュリティ

これらの設定は、署名サイクルを完了した実行済み契約書の PDF セキュリティを制御します。

署名済み文書のパスワード保護

この設定は、アカウント/アカウント設定/送信設定にあります。

この設定によって、送信者が署名済み文書にパスワードを設定することを許可、強制または拒否します(署名プロセスの過程で契約書にアクセスするためのオプションのパスワードとは異なります)。

許可または強制した場合、送信者はパスワードを入力したのち、署名済み文書を確認する必要があるすべての関係者にそのパスワードを伝える必要があります。 

署名済み文書のパスワード保護

警告:

このパスワードは PDF に埋め込まれ、Adobe Sign システムには表示されません。署名済み文書へのアクセスをロックするためにパスワードを使用することを選択した場合は、これらのパスワードを認識し、必要に応じて取得するための方法を用意してください。

アカウント共有

あるユーザー ID のユーザーアカウントのコンテンツを他のユーザー ID に対して共有するオプションを有効または無効にすることができます。

この設定は、アカウント/アカウント設定/セキュリティ設定にあります。

アカウント共有を使用すると、1 人のユーザーが他のユーザーのすべての契約書の内容(のみ)を表示できます。これは、直属の部下の進捗状況を確認する必要があるマネージャーに役立つ機能です。 

作成される共有はすべて一方向で、逆方向の共有が発生することは想定されていません。

アカウント共有が有効な場合、推奨されるオプションは、他のユーザーのアカウントの表示要求をユーザーに許可することです。

アカウント共有設定

高度なアカウント共有(Enterprise のみ)

契約書とライブラリテンプレートを直接操作できる、より「実践的」なタイプの共有を必要とする Enterprise ユーザーのために、テクニカルサポートが高度な共有を有効にすることができます。

高度な共有は一方通行のドアです。有効にすると、共有オブジェクトの関係が変更され、元に戻すことはできなくなります。このため、高度な共有が組織にとって重要と思われる場合は、サクセスマネージャーに連絡して、この機能をテストするために体験版アカウントを設定してもらい、やりたいことがすべて可能であると確認することをお勧めします。

契約書設定

このセクションの設定では、契約書の設定時に送信者に表示されるオプションと、そのオプションのデフォルト値を定義します。

一般的には、送信者が選択または設定するオプションの数は少なくすることをお勧めします。可能であれば、強力なデフォルト値を設定し、その値を編集するためのオプションは削除してください。

この章の内容は、トランザクションに与える影響に関連して、いくつかのセクションに分けられています。

これらの設定はすべて、アカウント/アカウント設定/送信設定にあります。

注意:

これらの設定はすべてグループレベルで設定でき、事業部門ごとに必要に応じて送信機能とデフォルト値をカスタマイズできるようになっています。

受信者の定義

「受信者」とは、割り当てられている役割にかかわらず、署名サイクルに含まれるすべてのユーザー ID を指す汎用的な用語です。以下の設定では、受信者に割り当てることができる役割のタイプ、使用する ID 認証のレベルを定義します。

受信者の役割を許可

使用するサービスのレベルに応じて、受信者に様々な「役割」を割り当てることができます。この役割によって、受信者が契約書で実行できるアクションのタイプが決まります。様々な役割権限の詳細は、ナレッジベースを参照してください。

送信者の操作を効率化するために必要になることがわかっている役割のみを有効にすることをお勧めします。

受信者の役割を許可

受信者グループ

受信者グループとは、1 人の署名者のように機能しながら、実際には複数の識別済みメンバーから構成されているグループです。すべてのメンバーが一度に通知を受け、グループメンバーのいずれか 1 人が署名を適用すると、契約書は次の署名者に移動します。

1 つの署名イベントに対して署名者グループを定義する必要がある場合は、このオプションを有効にします。

受信者グループ設定

受信者の認証

ID 認証方法

この設定を使用して、ユーザーに対して様々な署名者確認方法を有効にすることができます。これらの方法は、送信ページで受信者レコードの一要素として設定します。

内部ポリシーが必要とする確認方法のみを有効にすることをお勧めします。

  • 署名パスワード – 文書に署名しようとする署名者に対し、あらかじめ決められたパスワードを入力するよう求めます。パスワードは、トランザクションとは別の手段で署名者に渡す必要があります。このパスワードがわからなくなったり、忘れたりした場合、復元することはできません。
  • ナレッジベース認証 – 署名者に対し、社会保障番号を入力するよう求めます。すると、ID 確認用のランダムな質問がサードパーティプロバイダーによって生成されます。
  • ソーシャル ID – 署名者に対し、Facebook、LinkedIn、Google、Twitter、Yahoo! または Windows Live ID のいずれかのサービスを使用して認証するよう求めます。
  • 電話(SMS) - 送信者に対し、受信者の電話番号を入力するよう求めます。これにより、受信者が認証に使用する 8 桁のコードを取得できます。
認証方法

警告:

KBA および携帯電話による認証は、追加料金が発生する従量制の認証方法です。確実に使用する認証方法のみを有効にすることをお勧めします。

デフォルトでは、次の方法を使用します。

この設定によって、デフォルトの外部受信者認証方法を定義します。ドロップダウンリストでは、有効になっているオプションのみが選択可能になります。

送信者設定

このオプションでは、送信者が定義済みのデフォルトの認証方法を変更することを許可または拒否します。送信者が確認プロセスをデフォルトから引き上げることが必要な状況が予想される場合にのみ、このオプションを有効にします。


内部受信者用 ID 認証

この設定をオンにすると、Adobe Sign アカウントの受信者を含んでいる契約書に対して、送信者が異なる確認方法を設定できます。

一般的な推奨事項は、内部署名を電子メール確認のままにし、1 日に多数の契約書に副署をしなければならない可能性がある従業員の認証への抵抗感を軽減することです。さらに署名者の ID 確認 機能(セキュリティ設定)を有効にすると、署名者に明示的に複数回の認証をおこなわせることなく、自動的にパスワードを確認できます。

内部受信者の認証方法

メッセージテンプレートの設定(Business および Enterprise)

メッセージテンプレート

アカウントに対してメッセージテンプレートを有効にすると、ユーザーが事前定義済みの電子メールメッセージのなかから適切なものを選択できるようになります。これにより、署名者に適切なメッセージと情報を届けられます。

メッセージテンプレートを有効にするには、アカウント/アカウント設定/メッセージテンプレートに移動します。

メッセージテンプレートに移動

メッセージテンプレートを有効にする

メッセージテンプレートを有効にするには、「メッセージテンプレートを有効にする」オプションをオンにします。

送信ページのメッセージフィールドの右上に、テンプレートを選択するためのリンクが挿入されます。

メッセージテンプレート

注意:

Enterprise ユーザーの場合、テンプレートは送信ページの「受信者の言語」オプションにリンクされます。これにより、多言語の事業部門で表示されるテンプレートの数が限定され、適切な言語のメッセージが確実に含まれるようになります。


送信者がメッセージ内容を編集することを許可

ユーザーが送信ページのメッセージフィールドに表示されるメッセージテンプレートを変更することを許可または拒否します。 

状況に応じたメッセージ内容のカスタマイズを許可する場合は、このオプションを有効にします。

文書の添付または選択方法

文書の添付

ユーザーがファイルを契約書に添付するには様々な方法があり、どれを使用するかは、文書の作成方法、管理方法、バージョン管理方法に関係しています。 

トランザクションごとに内容をカスタマイズする「アドホック型」のファイルを使用する場合は、ローカルシステムからファイルをアップロードする機能が必要になる可能性があります。しかし、ほとんど変更されないボイラープレートテンプレートの場合は、1 つの管理されたソースから提供することが理想的な形です。

文書の添付
  • 送信者がコンピューターから文書を添付することを許可 - このオプションをオフにすると、送信ページのファイルを選択 ポップアップから「マイコンピューター」リンクが削除されます。
  • 送信者が文書ライブラリから文書を添付することを許可 - このオプションをオフにすると、ファイルを選択ポップアップから「ライブラリ文書」リンクが削除されます。
  • Adobe Sign 共有ライブラリの文書を含める - このオプションをオフにすると、Adobe Sign が提供する I-9、W-4 および W-9 文書が削除されます。
  • 送信者が Google ドライブから文書を添付することを許可 - このオプションをオフにすると、ファイルを選択 ポップアップから「Google ドライブ」リンクが削除されます。
  • 送信者が Dropbox から文書を添付することを許可 - このオプションをオフにすると、ファイルを選択ポップアップから「Dropbox 」リンクが削除されます。
  • 送信者が Box.com から文書を添付することを許可 - このオプションをオフにすると、ファイルを選択ポップアップから「Box.com 」リンクが削除されます。

デフォルトのリマインダーの設定

リマインダー

リマインダーは、文書の受信者が役割を果たす順番になると送信される電子メールです。1 日ごとまたは週ごとに、対応の必要な契約書がまだあることを知らせるリマインダー電子メールが受信者に送信されます。

Send - Reminders

注意:

デフォルトのリマインダーを有効にすると、送信者独自のリマインダーを設定するためのオプションが送信ページから削除されますが、管理ページでは引き続きリマインダーを設定できます。


このアカウントのユーザーによって作成される契約書に対してデフォルトのリマインダーを設定

  • デフォルトのリマインダーを設定するには、このオプションをオンにします。
  • リマインダー電子メールを送信する頻度を選択します。
  • 入力したメモは、次に各受信者に送信されるリマインダー電子メール内に表示されます。

デフォルトの文書の有効期限の設定

文書の有効期限

場合によっては、一定の日数が経過した未署名の文書を有効期限切れにするか、取り消したいことがあります。 

有効期限が切れた契約書を再開または取得することはできません。有効期限切れの契約書は、管理ページの「取り消し済み/拒否済み」セクションの下に表示されます。

文書の有効期限設定
  • 文書の有効期限を有効にする - 文書の有効期限を有効にするには、このオプションをオンにします。すると、文書の有効期限に関して設定できるオプションが表示されます。
  • 送信者が文書ごとに有効期限を設定または変更することを許可 - このオプションをオンにすると、アカウントのすべてのユーザーに対して、送信ページに有効期限オプションが表示されます。さらに、デフォルトの有効期限設定を調整できます。
  • 文書送信後の有効期限の設定変更を許可 - このオプションをオンにすると、契約書の送信後に有効期限を調整、拡張または削除できます。
  • 署名者による文書への署名が可能な日数: - このオプションでは、文書の有効期限までの日数を設定します。
  • 文書の有効期限を適用する場合に、内部署名者を対象に含める - アカウントのユーザーが契約書に署名または副署をおこなう場合、このオプションをオンにすると、外部署名者と同様に有効期限が適用されます。
  • 署名者に送信する電子メールに有効期限の情報を含める - このオプションをオンにすると、署名者への電子メールにトランザクションの有効期限の日付が付加されます。

ユーザーとグループ

ユーザー

ユーザーは、通常はアカウントに追加されます。ユーザーは、契約書を送信したり、グループまたはアカウントレベルの管理者になるからです。ユーザーの署名機能をアカウントレベルの設定で制御しようとする場合以外は、契約書に署名するユーザーを追加する必要はありません。

ユーザーページの機能

アカウントのユーザーを確認または操作するには、アカウント管理者としてログインし、アカウント/ユーザーに移動します。

ユーザーに移動

ユーザーページの上部に、アカウントが許可しているライセンス数と、そのライセンスを使用しているアクティブなユーザー数に関する簡潔な要約が表示されます。 

この文が表示されていない場合はサイトライセンスなので、無制限にユーザーを追加できます。

ユーザーページには、次の 3 つのコントロールがあります。

  1. 新規ユーザーを作成 – ポップアップフォームが表示され、単一ユーザーを作成したり、CSV をアップロードして複数のユーザーを一度に作成したりできます。
  2. ユーザーリストを書き出し – 書き出しアイコンをクリックすると、ステータス(アクティブ、作成済み、非アクティブまたは保留中)や個人(アカウント)の値(名前、電子メールアドレス、役職、会社名など)にかかわらず、アカウントのすべてのユーザーが記載された CSV ファイルが生成されます。
  3. オプション – オプションのリストによって、ページに表示するユーザーをフィルタリングします。デフォルトでは、アクティブなユーザーのみが表示されます。すべてのユーザーを表示したり、非アクティブなユーザーのみを表示することもできます。1 ページに表示するユーザー数に関する 3 つのオプションもあります(15、30、50)。
ユーザーページのコントロール

単一ユーザーの作成方法

単一ユーザーを作成するには:

  • アカウント管理者としてログインし、アカウント/ユーザーに移動します。
  • 「+」アイコンをクリックして、新規ユーザーを作成します。作成ポップアップが表示されます。
ユーザーを作成ポップアップ
  • 作成するユーザーの電子メールアドレス、名および姓を入力します。すべての情報、特に電子メールアドレスが正しいことを確認してください。ユーザーが作成されると、入力した電子メールアドレスが確認されるまで、電子メールアドレスを変更することはできません。電子メールアドレスに誤りがある場合、確認することはできません。

このユーザーの他のユーザーに対する共有を設定する場合は、「このユーザーの契約書を表示」オプションをオンにします。すると、このユーザーのすべての契約者を表示できるようになります。

設定が完了し、すべての情報が正しければ、「保存」ボタンをクリックします。

再度ユーザーページが表示されます。

 

オプションアイコンをクリックして、「すべてのユーザーを表示」を選択します。

すべてのユーザーを表示

 

(アクティブなユーザーだけでなく)すべてのユーザーを表示することによって、「作成済み」ステータスを持つ新規ユーザー ID を確認できます。

ユーザーがパスワードを設定すると、ユーザー ID は「アクティブ」ステータスに変更されます。

「作成済み」ユーザーステータス

注意:

Adobe Sign ユーザーのステータスは、次の 5 つのいずれかになります。

アクティブ – 完全に有効化され、1 つのライセンスを使用しているユーザー ID。

非アクティブ – 完全に無効化されているユーザー ID。非アクティブなユーザーは、他の契約書の受信者になっているなど、いかなる理由であっても、Adobe Sign アプリケーションにアクセスできません。

作成済み– 管理者によって作成されているが、まだパスワードを設定しておらず、アクティベートされていないユーザー ID。作成済みのユーザーは、ライセンスを使用していません。

未確認 - 電子メールアドレスを変更したが、電子メールアドレスの変更を確認するために送信された確認リンクをまだクリックしていないユーザー。厳密に言えばアカウントはまだアクティブで、電子メールアドレスの変更が確認されるまでロックされているだけなので、未確認のユーザーはライセンスを使用しており、「アクティブなユーザーのみを表示」フィルターで表示されます。

保留中 – 保留中のユーザー ID は受信者です。保留中のユーザーは、管理者によって作成されておらず、パスワードがないので、ログインできません。保留中のユーザーは、ライセンスを使用していません。

保留中のユーザー ID は、いつでも登録して「アクティブ」ステータスに変更することができます。アクティブにすると、自分が関与していたすべての契約書の履歴を見られるようになります。

ユーザーのアクティベート解除/再アクティベート方法

単一ユーザー ID のアクティベート解除

ユーザーをアクティベート解除する必要性が生じる場合があります。ある個人が会社を辞めた後も、そのユーザーと関連ドキュメントを保護したままにしたい場合などです。前述したように、ユーザーを非アクティブにしても、そのユーザー ID を使用してログイン、文書の送信または文書への署名を続けることができます。 

 

ユーザー ID を非アクティブに変更するには:

  • 管理者としてログインし、アカウント/ユーザーに移動します。
  • 非アクティブにするユーザー ID をシングルクリックします。ユーザーが実行可能なアクションが、ユーザーリストの上に表示されます。
「ユーザーをアクティベート解除」リンク

 

  • ユーザーをアクティベート解除」リンクをクリックします。すると、ユーザーをアクティベート解除ポップアップウィンドウが表示されます。
ユーザーをアクティベート解除ポップアップ

ユーザーをアクティベート解除ポップアップには、すべての契約書を強制的に共有するためのオプションがあります。これは、アクティベート解除しようとするユーザーが将来的に復元が必要になるかもしれないコンテンツを所有している場合に役立ちます。

アクティベート解除プロセスを完了するには、「はい」をクリックします。

ユーザー ID が「非アクティブ」ステータスに変更され、このユーザー ID のパスワードが無効になり、ユーザー ID が完全に利用できなくなります。


単一ユーザー ID の再アクティベート

ユーザー ID を再アクティベートするには、アクティベート解除と同じプロセスを実行します。

  • 管理者としてログインし、アカウント/ユーザーに移動します。
  • オプションアイコンをクリックして、「非アクティブなユーザーのみを表示」を選択します。
非アクティブなユーザーのみを表示

 

  • 再アクティベートする必要があるユーザー ID を探し、シングルクリックすると、ユーザーリストの上にリンクが表示されます。
「ユーザーを再アクティベート」リンク
  • ユーザーを再アクティベート」リンクをクリックします。

そのユーザー ID を再アクティベートできたことを示す緑色のバナーが表示されます。

 

再アクティベートされたユーザー ID は「アクティブ」ステータスに変更されますが、そのユーザーのパスワードは期限切れになっています。

新しいパスワードを設定するよう求める電子メールがユーザーに対して自動的に送信されます。パスワードが再設定されると、ユーザーはそのユーザー ID のこれまでのコンテンツすべてに完全にアクセスできるようになります。

ユーザーは、ログインページの「パスワードを忘れた場合」リンクを使用して、パスワードを再設定することもできます。

ユーザーを管理者に昇格させる方法

Adobe Sign には、次の 3 つの権限レベルがあります。

  • ユーザー
  • グループ管理者
  • アカウント管理者

個別に作成されたユーザーはすべて、基本のユーザーになります。

 

任意のユーザー ID の権限を引き上げる必要がある場合は、次の方法によって実行できます。

  • アカウント管理者として Adobe Sign にログインします。
  • アカウント/ユーザーに移動します。
  • 昇格させるユーザー ID を探し、そのユーザーを選択すると、ユーザーリストの上にアクションリンクが表示されます。
「ユーザーを編集」リンク

 

  • ユーザーを編集」リンクをクリックします。すると、編集ポップアップが表示されます。
編集ポップアップウィンドウ
  • 編集ポップアップウィンドウ内で、そのユーザー ID をグループ管理者、アカウント管理者またはその両方として有効にすることができます。ユーザー ID に適した権限オプションをオンにします。
    • アカウント管理者は、グループレベルまたはアカウントレベルで設定を編集したり、ユーザーを追加したりするので、Adobe Sign 内のすべての権限を持ちます。
    • グループレベルの管理者は、属するグループ内の権限のみを持ちます。
  • 完了したら、「保存」をクリックします。

 

注意:

Adobe Sign では、1 つのアカウント内に存在可能な管理者(アカウントまたはグループ)の数は制限されていません。アカウント内のすべてのユーザー ID をアカウント管理者レベルに昇格させることができます(が、一般的にはお勧めしません)。

ユーザーの一括作成

ユーザーの一括作成は、すべてのユーザーを CSV ファイルに定義してから、そのファイルを Adobe Sign にアップロードするプロセスです。

すべてのユーザーが作成され、パスワードの設定およびユーザー ID のアクティベートをおこなうための電子メールがただちに送信されます。

注意:

このプロセスを使用して、アカウントのすべてのユーザーのプロファイルの値を編集することもできるという点を覚えておいてください。

例えば、会社名を変更した場合に、完全なユーザーリストを書き出し、「会社名」列の値を編集し、保存して、その CSV を Adobe Sign に再度アップロードできます。様々なユーザーを巻き込まなくても、CSV のすべてのユーザー ID の会社名の値を更新できます。

 

ユーザーを一括で作成するには:

  • アカウント管理者としてログインし、アカウント/ユーザーに移動します。
  • 「+」アイコンをクリックして、新規ユーザーを作成します。作成ポップアップが表示されます。
  • ユーザーを一括で作成」タブをクリックします。
ユーザーを一括で作成

注意:

次の 3 つのオプションが存在します。

  • ユーザーの作成を許可 - このオプションの選択を解除すると、既存のユーザーの更新のみを実行できます。アカウントに含まれていない電子メールアドレスが指定された場合、ユーザーは作成されません。
  • ユーザーの更新を許可 - このオプションの選択を解除すると、ユーザーの作成のみを実行できます。アカウントの既存のユーザーの電子メールアドレスが指定された場合、そのユーザーは変更されません。
  • グループの作成を許可 - このオプションの選択を解除すると、グループを作成できなくなります。ユーザーに対して存在しないグループ名が指定された場合、そのグループは作成されず、ユーザーは代わりにデフォルトグループに配置されます。

  • サンプルの CSV ファイルをダウンロード」リンクをクリックします。CSV ファイルがシステムにダウンロードされます。
  • サンプルの CSV を開きます。
  • サンプルデータの 3 つの行を削除します。先頭行(ヘッダー)はそのままにします。
  • 作成する新規ユーザー ID に必要な値を入力します。
    • 新規ユーザーを作成する場合、必要な列は次のとおりです。
      • 電子メールアドレス
サンプルの CSV
  • 使用していない列があれば削除します。
  • CSV を保存します(保存したファイルが CSV 形式のままで、他の形式になっていないことを確認してください)。
  • 参照」ボタンをクリックし、CSV を選択します。
  • 読み込み」をクリックして、ファイルをアップロードします。
アップロードされた CSV ファイル

ファイルが読み込まれると、すべてのユーザー ID が生成され、作成済みのユーザー数を示す緑色のバナーが表示されます。

グループ(Business および Enterprise)

グループを使用して、そのグループ内のユーザーに特定の設定をおこなうことができます。例えば、販売部門は会計部門と異なる方法で Adobe Sign を使用できます。

グループの作成方法

新規グループを作成するには:

  • アカウント管理者としてログインし、アカウント/グループに移動します。

 

注意:

グループページには次の 2 つのコントロールがあります。

  1. 新規グループを追加 - 新規グループを作成するためのウィンドウが表示されます。
  2. オプション - ページ上に表示するレコード数(15、30 または 50)をいつでも制御できます。

Nav to Groups
 
  • 新規グループを追加アイコンをクリックすると、グループ名の入力を求める作成ポップアップウィンドウが表示されます。
グループ用の作成ポップアップウィンドウ
 
  • グループの名前を入力します。
  • 保存」をクリックします。
Groups - Three groups

保存」ボタンをクリックすると、グループが作成され、グループリストに表示されます。

ユーザーをグループに追加する方法

新規グループが作成されたら、次のステップはそのグループにユーザーを追加することです。Adobe Sign には、移動する必要があるユーザー数に応じて、次の 3 種類の追加方法が用意されています。

  • ユーザープロファイルを使用して単一ユーザーを移動する
  • ユーザーを一括作成/編集 する CSV を使用して複数のユーザーを移動する
  • ユーザーをグループに割り当てツールを使用して複数のユーザーを移動する

ユーザープロファイルを使用した単一ユーザーの移動

単一ユーザーをグループに割り当てるには:

  • 管理者としてログインし、アカウント/ユーザーに移動します。
  • 編集する特定のユーザー ID をダブルクリックします。ユーザー情報パネルが表示されます。
  • ユーザーグループドロップダウンボックスをクリックして、オプションを表示します。
  • ユーザーを割り当てるグループを選択します。
  • 保存」をクリックします。
ユーザー情報パネルのユーザーのグループ設定


ユーザー一括編集を使用した複数ユーザーの移動

ユーザーを一括で作成機能を使用して、既存のユーザーを編集することもできます。

グループ設定だけではなく複数の値を変更する必要がある場合は、この方法が適していますが、完全に再構成する場合は、一括更新の方が適している可能性があります。

 

一括更新を使用してユーザーグループを更新するには:

  • 管理者としてログインし、アカウント/ユーザーに移動します。
  • ユーザーリストを書き出しアイコンをクリックします。アカウントのすべてのユーザーのリストが記載された CSV がシステムにダウンロードされます。
ユーザーを一括で作成
 
  • ダウンロードされた CSV を開き、使用する予定がない列があれば削除します。
    • ユーザーをグループに割り当てるだけの場合、必要な列は次のとおりです。
      • 電子メールアドレス
      • グループ名
  • 更新する必要がないユーザーの行があれば削除します。
  • CSV を保存します(形式が CSV のままであることを確認してください)。
User - Group CSV

 

  • 「+」アイコンをクリックして、新規ユーザーを作成します。作成ポップアップが表示されます。
  • ユーザーを一括で作成」タブをクリックします。
  • 保存した CSV ファイルを参照して選択します。
  • 読み込み」をクリックします。
User - Bulk Update Groups

「読み込み」ボタンをクリックすると、CSV の新しい値で、システム内のユーザーが更新されます。更新されたユーザー数を示す緑色のバナーがページの一番上に表示されます。


グループ設定内からユーザーをグループに割り当て

複数のユーザーを新規グループに移動する必要があるが、ユーザーの一括編集を使用するほどの規模ではない場合、最も良い方法は、グループ設定内で「ユーザーをグループに割り当て」オプションを使用することです。

 

ユーザーをグループに割り当て機能にアクセスするには:

  • アカウント管理者としてログインし、アカウント/グループに移動します。
  • ユーザーの移動先とするグループをダブルクリックします。グループレベル設定が表示されます。
    • グループをシングルクリックして選択してから、「グループ設定」リンクをクリックすることもできます。
グループ設定リンク

 

  • 左側のレールの「グループ内のユーザー」オプションをクリックします。
  • ユーザーの追加先グループアイコンをクリックします。
Groups - Add users to group

ユーザーをこのグループに割り当てウィンドウが開き、現在このグループに割り当てられていないアクティブなユーザーがすべて表示されます。

 

  • オプションアイコンをクリックして、「すべてのユーザーを表示」を選択します。
Groups - Assign users to this group
  • グループに移動したいユーザーがいれば、ダブルクリックします。選択したユーザーが、ウィンドウ下部の「選択済みユーザー」フィールドに設定されます。
    • 選択済みユーザー」フィールドからユーザーを削除するには、電子メールアドレスの横の「X」をクリックします。
  • すべてのユーザーを選択したら、「割り当て」ボタンをクリックします。
Groups - Assign Users

グループレベルの管理者権限のコントロール

アカウントレベルの管理者には、次の 3 つの設定を使用して、グループ管理者権限の範囲を定義する権限があります。

  • グループ管理者はグループに新規ユーザーを追加できる。
  • グループ管理者はグループの設定を編集できる。
  • グループ管理者が表示できるレポートデータ

これらの設定はすべてのグループ管理者に共通で、さらに細かく分けることはできません。グループ管理者のユーザー追加権限を無効にすると、アカウント内のすべてのグループ管理者に適用されます。

 

最初の 2 つの設定を調整するには:

アカウント管理者としてログインし、アカウント/アカウント設定/グローバル設定/グループ管理に関する設定に移動します。

グループ管理に関する設定に移動

グループ管理者はグループに新規ユーザーを追加できる。」を有効にすると、グループに任意のユーザーを追加する権限がすべてのグループ管理者に付与され、通常の制約がすべて適用されます。

通常の制約には、次のような状況が含まれます。

  • ユーザーが他のグループ/アカウントに属している。
  • ユーザーの電子メールドメインが、そのアカウント用に承認されたドメインではない。

グループ管理者はグループの設定を編集できる。」を有効にすると、グループ管理者はそのグループのアカウントレベル設定を上書きできます。

 

グループ管理者が表示できるレポートデータ設定を編集するには、アカウント/アカウント設定/レポート設定に移動します。

Reports - Group Scope

グループレベル設定の調整

すべてのグループは、デフォルトでアカウントレベル設定を継承します。ただし、アカウントレベル設定の大部分は、グループレベルで上書きできます。特別な受信者役割、受信者検証方法または一意のブランディングを必要としてユーザーを選択した場合、これは特に有意義です。

アカウント管理者はアカウント/グループに移動し、グループをダブルクリックしてグループレベル設定を表示するか、グループをシングルクリックしてリストの上のリンクオプションから「グループ設定」を選択します。

グループ設定に移動

グループレベルの管理者にグループレベル設定を変更するための権限が付与されている場合、この設定を表示するには、ページ上部の「グループ」リンクをクリックするだけです。

グループ設定へのグループ管理者リンク

グループ管理者に示されるすべての設定は、アカウントレベル設定と同じで、同様に機能します。

ライブラリ文書/テンプレート

ライブラリテンプレート

ライブラリテンプレートは、再利用可能な文書オブジェクトです。Adobe Sign は、文書テンプレートとフォームフィールドテンプレートの 2 種類のライブラリテンプレートをサポートします。

  • 文書テンプレート - 文書テンプレートは、再利用可能な文書です。文書テンプレートは、アカウントの他のユーザーと共有できます。変更を加える必要なく、複数のユーザーが同じ文書を送信できます。
  • フォームフィールドテンプレート - フォームフィールドテンプレートは、任意の文書に適用できる、再利用可能なフィールドレイヤーです。また、フォームフィールドテンプレートは、アカウントの他のユーザーと共有できます。フォームフィールドテンプレートは、次の場合に理想的です。
    • 複数の文書で機能する 1 つのフィールドレイアウトがある。
    • いくつかの異なる方法で送信できる 1 つの文書がある。
    • 文書のコンテンツを改訂する必要があるが、フィールドは同じ場所に維持する。

文書が更新されるたびに新しいライブラリ文書を作成する代わりに、同じフォームフィールドレイヤーを適用できます。フォームフィールドテンプレートは、フィールドの配置またはフィールドプロパティを簡単に変更できるように編集できます。さらに、フォームフィールドテンプレートを作成する際には、オーサリング環境のすべてのツールを使用できます。

ベストプラクティスとして、1 人のユーザー(文書管理者)がテンプレートの作成および管理の責任者になる必要があります。Doc Admin ユーザー ID を作成すると、どのテンプレートを使用するかに関する混乱がなくなり、再利用可能な文書のバージョンを管理できます。

Doc Admin ユーザーログインには、配布リストまたは機能する電子メールの使用をお勧めします。これにより、この Doc Admin ログインへのアクセスを制御すると同時に、必要に応じて責任を共有することができます。

再利用可能な文書の作成

1. 「ダッシュボード」タブをクリックします。次に、その他の機能パネルで、「テンプレートをライブラリに追加」をクリックします。

ダッシュボードページのテンプレートリンク

ライブラリテンプレートを作成ページが表示されます。

テンプレートを作成ページ

2. 「テンプレート名」フィールドに、テンプレートの名前を入力します。この名前は、必要に応じて後で変更できます。

3. 「参照」ボタンをクリックして、再利用可能なテンプレートの作成に使用するローカルシステム上のファイルに移動します。再利用可能な文書を作成している場合、このファイルおよびそのコンテンツが使用されます。再利用可能なフォームフィールドレイヤーを作成している場合、ファイルのコンテンツはテンプレートには含まれません。

4. 再利用可能な文書として作成再利用可能なフォームフィールドレイヤーとして作成のどちらか、または両方から、適切なテンプレートオプションを選択します。

テンプレートオプション

5. テンプレート共有のための適切な権限オプションを選択します。新規テンプレートを作成してテストする場合は、権限を自分自身に対してのみ設定し、文書が目的どおりに動作することを確認してからアクセス権を拡張することをお勧めします。

テンプレートの権限

注意:

グループ権限は、現在所属しているグループに対してのみ付与できます。他のグループには権限を付与できません。

 

6. 「プレビューまたはフィールドを追加」ボタンをクリックします。オーサリング機能が表示されます。

テンプレートへのフィールドの配置

7. 「フォームフィールド」タブからドラッグして文書にドロップすることで、対象とする参加者に必須のフィールドを配置します。 

8. フィールドの追加が終了したら、「保存」ボタンをクリックします。

テンプレートが、管理ページの「ライブラリテンプレート」セクションに表示されます。権限を付与することでテンプレートをグループまたは組織のユーザーと共有している場合、テンプレートも管理ページの「ライブラリテンプレート」セクションに表示され、何度でも送信に使用できます。

注意:

ライブラリテンプレートを作成したユーザーのみ、編集または削除できます。 

管理ページのテンプレート

テンプレートの権限の編集

すべてのテンプレートのアクセス権限は、テンプレートの作成者が編集できます。次の手順に従います。

  • テンプレート所有者としてログインします。
  • 管理ページに移動します。
  • 編集するテンプレートを探し、「編集」リンクをクリックします。
管理ページの「編集」リンク

すると、オーサリング環境にテンプレートが表示されます。

右側のレールの一番上に、「テンプレートのプロパティ」が表示されます。

オーサリング環境の「テンプレートのプロパティ」ヘッダー

「テンプレートのプロパティ」ヘッダーをクリックしてセクションを展開すると、使用可能な次のオプションが表示されます。

  • テンプレート名 – テンプレート名はいつでも簡単に変更できます。
  • テンプレートタイプ – 使用可能なテンプレートをいつでも変更して、文書、フォームフィールドのオーバーレイまたはその両方として使用可能にすることができます。
  • 使用可能なユーザー – この設定によって、テンプレートへのアクセス権を持つユーザーが決定されます。
展開されているテンプレートのプロパティ

注意:

ドキュメントは、ユーザー ID がメンバーに含まれているグループに対してのみ共有できます。アカウント管理者として認証されている場合は、必ずユーザー ID を正しいグループに移動してから、テンプレートのプロパティを「自分のみ」から「グループ内の任意のユーザー」に変更してください。

レポート(Business および Enterprise)

レポート機能を使用すると、アカウントでの Adobe Sign の使用方法を確認できます。独自のレポートを作成して、文書署名プロセス全体を可視化すると同時に、個々のグループまたはユーザーの行動を確認します。

新規レポートの作成

新規レポートを作成するには、「レポート」タブをクリックしてレポートページに移動し、「新規レポートを作成」リンクをクリックします。

Reports - Create New-unbranded

レポートのパラメーター

レポートを設定する際に、複数のパラメーターを設定して、結果をカスタマイズできます。次に説明するすべてのパラメーターを使用できます。 

作成日

作成日は、レポートに含める期間です。これは、4 つの事前定義済みの期間(今週、先週、今月、先月)のうちのいずれかにすることも、カスタム日付範囲を入力することもできます。

レポートのパラメーター - 作成日

ユーザーとグループ

このパラメーターを使用すると、特定のユーザーまたはグループに関するレポートを実行できます。どちらかについて 1 つまたは複数を選択したり、アカウントのすべてのユーザーに対するレポートを実行したりできます。

レポートのパラメーター - ユーザーとグループ

ワークフローと文書

特定の文書を選択して、このオプションでレポートに含めることができます。このフィールドにリストされる文書は、アカウント全体で使用されるライブラリ文書です。個々の 1 回限りの文書は、ここにはリストされません。 

レポートのパラメーター - ワークフローと文書

文書名

特定の文書を選択して、このオプションでレポートに含めることができます。このフィールドにリストされる文書は、アカウント全体で使用されるライブラリ文書です。個々の 1 回限りの文書は、ここにはリストされません。 

レポートのパラメーター - 文書名

Mega サイン

このパラメーターを有効にすると、結果のレポートに Mega サイン契約書が含まれます。

レポートのパラメーター - Mega サイン

パフォーマンスの目標

パフォーマンスの目標表示を使用して、パフォーマンスのしきい値を設定できます。パフォーマンスを反映するゲージが、結果のレポートに表示されます。

レポートのパラメーター - パフォーマンスの目標

ベンチマーク

デフォルトでは、ベンチマークパラメーターがレポートに表示されます。有効にするには、レポート設定リンクをクリックします。

ベンチマークは、契約書の進捗および署名率をトラッキングするための拡張手段を提供します。 

レポートのパラメーター - ベンチマーク

契約書グラフ作成基準

有効にした各オプション(日付、送信者、グループ、フォーム、ワークフロー、署名タイプごと)は、様々なタイプのグラフをレポートに提供します。

レポートのパラメーター - 契約書グラフ作成基準

その他

このセクションのパラメーターは、結果のレポートのグラフィックを変更するためのものです。デフォルトのパラメーターからこれらを変更すると、レポート処理を速くすることができます。

レポートのパラメーター - その他

レポートの結果

レポートを実行」ボタンをクリックすると、パラメーターに基づいてレポートが生成されます。レポートで実行できる複数のアクションがあります。

最新データでレポートを更新

このリンクをクリックすることは、ページを更新するのに似ています。新規レポートには、最近のトランザクションおよびアクティビティが含まれます。

レポートページのオプション - 最新データでレポートを更新

レポートを保存

レポートを保存すると、将来、もう一度このレポートを実行できます。

レポートページのオプション - レポートを保存

レポートを共有

共有を使用すると、レポート結果を別の人に送信できます。必要なのは、電子メールアドレスとメッセージを入力することだけです。

レポートページのオプション - レポートを共有

レポートをスケジュール

このレポートのスケジュールを設定すると、定義した頻度で同じパラメーターを使用して実行します。

レポートページのオプション - レポートをスケジュール

レポートデータを書き出し

このリンクをクリックすると、.CSV ファイルを開くか保存することを求めるメッセージが表示されます。CSV ファイルは、Excel で開くことができ、レポートでの契約書のすべてのトランザクション情報は、異なる列に分類されます。

レポートページのオプション - レポートデータを書き出し

プリンター対応バージョン

このリンクをクリックすると、レポートのプリンター対応バージョンが開きます。

レポートページのオプション - プリンター対応バージョン

設定を編集

このリンクをクリックすると、レポートの設定済みパラメーターが表示され、編集が可能になります。

レポートページのオプション - 設定を編集

 

 


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