アカウント共有機能は、グループ、ビジネス、エンタープライズのサービスプランで利用できます。

ユーザーコンテンツ共有の概要

Adobe Sign のデフォルト動作では、コンテンツを表示および入力するために明示的に招待されていない他のすべてのユーザーから、ユーザーのコンテンツが保護されます。

契約書には、暗黙的にすべての受信者が含まれます。  ライブラリ文書は、テンプレートプロパティで明示的に共有されます。

ただし、多くの組織には、管理者が直接関与せずにトランザクションを監視する役割や、エージェントのグループがグループ内ですべてのトランザクションを広く認識する必要がある場合もあります。

ユーザーコンテンツ共有を使用すると、1 人のユーザーまたは 1 つのグループがその他のユーザーまたはグループとコンテンツを共有できるようになります。

使用できるユーザーコンテンツ共有には、次の 2 種類があります。

  • 基本 – ユーザーによる表示のみ
  • 高度な共有 – 「変更して送信」を使用してグループとユーザーを表示できます(オプション)
    • ユーザー A がユーザー X とコンテンツを共有した場合
      • ユーザー X は、ユーザー A の管理ページですべてのコンテンツを表示できます
      • ユーザー X は、処理中の契約書を変更できます(有効な場合)
      • ユーザー X は、ユーザーの代理で契約書を送信できます(有効な場合)
        • ユーザー X は、ユーザー A の代理送信をおこなったとして履歴および監査ログに記録されます
        • 契約書は、ユーザー A が所有および管理します
    • グループ共有が有効な場合
      • ユーザー A がグループ N とコンテンツを共有する場合:
        • グループ N のすべてのメンバーは、ユーザー A の管理 ページ上のすべてのコンテンツを表示できます
        • グループ N のすべてのメンバーは、ユーザー A のために確立された共有に対して権限(送信または変更)を持ちます
      • グループ N がユーザー A と共有する場合:
        • ユーザー A は、グループ N のすべてのユーザーの全コンテンツを表示できます
        • ユーザー A は、グループ N のすべてのメンバーのために契約書を送信または変更(設定に応じて)する権限を持ちます

高度な共有は現在、エンタープライズレベルのアカウントでのみ利用できます。高度な共有の有効化を希望する管理者は、サクセスマネージャーにアカウントの変更を依頼する必要があります。

注意:

アカウントを高度な共有に変更した場合は、基本的な共有に戻せない場合があります。これは、1 回限りのプロセスとなります。


利用対象

基本的な共有は、すべてのマルチライセンスパッケージで利用できます。

  • 基本的な共有には、「他のユーザーと共有」アカウント 100 個、「自分と共有」アカウント 100 個という制限があります

高度な共有は、エンタープライズのお客様のみが利用できます。

  • 高度な共有には、「他のユーザーと共有」アカウント 500 個、「自分と共有」アカウント 500 個までというデフォルト値があります
    • いずれかで 500 個を超える共有が必要な場合は、カスタマーサクセスマネージャーにお問い合わせください

個人用アカウントの場合、管理ページから個人のオブジェクトのみを共有できます。

無料アカウントは、コンテンツ共有をサポートしていません。


ユーザーインターフェイス

基本的な共有

基本的な共有モデルのユーザーは、「個人環境設定」セクションで共有を確立、レビュー、およびキャンセルできます。すべてのユーザー(管理者を含む)に同じエクスペリエンスが表示されます。

受信共有(その他のアカウントを表示)ページと、送信共有(アカウントを共有)ページという個別の 2 つのページがあります。

基本的な共有のユーザーインターフェイス

ユーザーは、プラスアイコンをクリックして、共有を確立したいユーザーの電子メールアドレスを入力することで、共有を依頼します。

基本的な共有 - 表示の依頼

共有の依頼後、依頼されたユーザーが招待を承認または拒否するまで、「保留中」の状態になります。

基本的なインターフェイス - 保留中の依頼


高度な共有

アカウントが高度な共有に変更されると、ユーザーインターフェイスは、個別の 2 つのページから共有ステータスと呼ばれる次のタブ付きの 1 ページに変わります。

高度な共有 - メニューへの移動

2 つのタブは、次の基本的な共有ルールに従って 2 ページに整列されます。

  • アカウントを共有する相手/アカウントを共有
  • 自分と共有/その他のアカウントを表示

ユーザーは、プラスアイコンをクリックして、共有を確立します。次にポップアップが表示され、ユーザーは電子メールアドレスを入力するか、現在のアカウントユーザーおよびグループオブジェクトのリストからユーザーまたはグループを選択できます。

  • グループ名の右側にある矢印をクリックすると、グループが展開してユーザーが表示されます
  • プラスアイコンをクリックすると、共有依頼にユーザー/グループを追加できます(上部の入力フィールド内)
高度な共有 - グループ共有

 

共有するユーザー/グループの識別後、依頼者は共有に適用する権限(送信または変更)を定義できます。

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アカウント管理者は、承認を得る必要がなく、Adobe Sign アカウント内の自分のユーザーおよびその他のユーザー間の共有を完全に確立するための権限を持ちます。

グループ管理者は、承認を得る必要がなく、グループ内の自分のユーザーおよびその他のユーザー間の共有を完全に確立するための権限を持ちます。

グループ外のユーザーまたはグループとの共有の確立を試行するグループ管理者は、「保留中」の共有を作成します。  その他のユーザーは、共有を確立するために、共有の依頼を明示的に承認(同意)する必要があります。

  • グループとの共有を依頼すると、グループ管理者宛ての電子メールが生成され、管理者は保留中の共有を承認または拒否します。

管理者以外のユーザーは、その他の関係者が共有依頼を承認または拒否するまで、「保留中」の状態のままとなる共有を依頼できます(設定されたコントロールによる)。

高度な共有 - 保留中の依頼


グループ共有

管理者は(高度な共有ルールに従って)、自分が管理者であるグループを共有したり、グループ(とユーザー)に関連付けられた共有を管理したりできます。

グループ共有は、グループがより大きなコンテナであることを除いて、ユーザー共有と構造的には同様に機能します。そしてグループと共有することで、ユーザーはそのグループ内のすべてのユーザーが所有する全コンテンツへのアクセス権を取得します。

ユーザーがグループから削除された場合、そのユーザーのコンテンツはグループに含まれなくなるため、表示はできなくなります。

グループレベルの共有にグループ管理者としてアクセスするには、次の操作をおこないます。

  • グループ管理者ユーザーとしてログインします
  • グループ/自分のユーザーグループ/共有ステータスに移動します
「グループ共有ステータス」に移動します

注意:

グループ内で共有すると、個別の共有を定義する必要がなく、グループ内のすべてのユーザーがその他のすべてのユーザーの全コンテンツを表示できるようになります。

アカウント管理者は、アカウント内のすべてのグループの共有を管理し、他のユーザーからの承認を得る必要がなく、グループ間の共有を完全に確立することができます。

アカウント管理者としてグループ共有にアクセスするには、次の操作をおこないます。

  • アカウント/グループ/{共有するグループを選択}に移動します
グループを選択

グループメニューが読み込まれたら、「共有ステータス」をクリックします

グループ共有 - グループ共有ステータス


アカウント間の共有を管理するその他のコントロール

「保留中」の共有の送信者は、次の操作を行って、対象ユーザーに共有依頼を再送信できます。

  • 共有インターフェイスに移動します
  • 再送信する共有をシングルクリックします
  • 共有依頼を再送リンクをクリックします。
  • 電子メールが、対象ユーザーに自動的に送信されます
共有依頼の再送信

ユーザーが共有を依頼した場合、対象ユーザー(グループの場合はグループ管理者)は共有を承認するためのリンクが含まれた電子メールを受信します。

共有依頼の電子メールを承認または拒否します

また、ユーザーは次の操作をおこなって、アプリケーションで依頼を承認または拒否できます。

  • 共有インターフェイスに移動します
  • 承認または拒否する保留中の依頼をシングルクリックします
  • 承認」または「拒否」をクリックします
共有依頼の承認または拒否

両方の共有モデルで、関係者は次の操作をおこなって、いつでも共有をキャンセルできます。

  • 共有インターフェイスに移動します
  • キャンセルする共有をシングルクリックします
  • 共有をキャンセルリンクをクリックします。
共有のキャンセル

ユーザー/グループ間で確立された共有の権限は、次の操作をおこなって変更できます。

  • 共有インターフェイスに移動します
  • 編集する共有をシングルクリックすると、リストの上部にオプションが表示されます
  • 権限を変更」リンクをクリックします
  • 権限を編集します
  • 保存」をクリックします。
共有権限を変更します


共有コンテンツの表示

ユーザーに共有されるコンテンツは、「管理」タブに表示されます。

管理ページの左上の「自分の契約書」の横にドロップダウン矢印が表示されます

  • 矢印をクリックすると、自分と共有されているユーザー/グループのリストが表示されます
  • 表示するユーザー/グループを選択します
  • 共有されているすべての契約書」オプションを選択すると、すべての共有されているコンテンツに戻ります
管理ページでドロップダウン矢印を選択します

ページが更新され、選択したユーザー/グループの管理ページのコンテンツが表示されます。

共有アカウントのヘッダー

注意:

左側のレールのフィルター(処理中、完了、Web フォーム)で、コンテンツの表示中にコンテンツがフィルタリングされます。


高度な共有コントロール

高度な共有では、ユーザーは共有アカウントの契約書の文書やフィールドを変更できます(契約書が有効である場合のみ)。

契約書を変更するには、次の操作をおこないます。

  • 管理ページに移動します。
  • 変更する契約書を所有するユーザーへの表示を変更します。
  • 契約書をシングルクリックして選択します。
  • オプションを展開して表示します。
  • 実行するアクションをクリックします
共有契約書の変更

高度な共有では、ユーザーは共有ユーザーの代理で契約書を送信できます。

アカウントの所有者が送信した場合と同様に、この契約書は共有アカウントで所有されます。

履歴と監査ログのみに、契約書が別のユーザーによって共有アカウントから送信されたことが示されます。

共有アカウントから契約書を送信するには、次の操作をおこないます。

  • ユーザーとしてログインします
  • 画面の右上隅にある自分の名前をクリックして、「アカウントを切り替え」を選択します
  • 代理送信するユーザーを選択します
    • OK」をクリックします。
高度な共有 - アカウントの切り替え

ページが更新され、制限されたインターフェイスが表示されます。

ページ上部のバナーには、共有アカウントにログインしていることが示され、そのアカウントのユーザーが識別されます。

バナーの右側のリンクを選択すると、自分のアカウントに戻ります。

  • 送信」タブをクリックします
  • 通常どおり、契約書を設定および送信します
アカウントの切り替え

契約書のアクティビティログには、契約書がユーザーの代理で送信されたことが示されます。

別アカウントの代理送信をおこなった場合の監査ログ


コントロール

ユーザー共有の管理コントロールは、アカウント設定/セキュリティ設定/アカウント共有にあります。

  • 共有はアカウントレベルで設定可能で、設定はすべてのグループに適用されます
  • 共有はグループレベルでも設定可能で、継承されたアカウントレベル値が上書きされます。

基本的な共有コントロールは、共有を許可するかどうかと、共有を開始する方法を定義します。

  • アカウント共有を許可しない – アカウント共有のインターフェイスが、設定したアカウント/グループのユーザーインターフェイスから削除されます。
  • アカウント共有の依頼を許可 – 設定したアカウント/グループのユーザーが他のユーザーのコンテンツを表示する依頼をすることを許可します
  • 自分のアカウントの共有を許可 – 設定したアカウント/グループのユーザーが自分のアカウントを他のユーザーと共有することを許可します
  • 両方 – ユーザーは共有の依頼と提供の両方を実行できます
管理メニューでのコントロールの共有

高度な共有では、次のようなその他の権限を有効にできます。

  • 外部アカウント – 有効にすると、ユーザーは他の Adobe Sign アカウントのユーザーとアカウントコンテンツを共有できます
  • 内部アカウント – 有効にすると、ユーザーは同じ Adobe Sign アカウント内の他のユーザーとアカウントコンテンツを共有できます

内部アカウントとの共有を有効にすると、次の 2 つの追加オプションが表示されます。

  • 送信 – 「共有される相手」が共有する関係者の代理で新しい契約書を送信することを許可します
    • 履歴と監査ログには、「共有される相手」が共有する関係者の代理で契約書を送信したことが示されます
    • 契約書は、共有する関係者自身が送信した場合と同様に、共有する関係者により所有および管理されます
  • 既存トランザクションを変更 – 「共有される相手」が処理中の契約書を変更することを許可します