電子メールテンプレートのカスタマイズ

Adobe Acrobat Sign のカスタム電子メールテンプレート機能は、ETLA ライセンス契約を結んでいるエンタープライズレベルのアカウントでご利用いただけます。

概要

Adobe Acrobat Sign から送信される電子メールはすべて、いくつかの変数フィールドを使用する HTML ベースのテンプレートから生成されます。その際、各電子メールは特定の契約書や受信者に合わせてカスタマイズされます。ページレイアウトなど大きな構造は静的なままで、送信される契約書ごとに(契約書名やメッセージのような)わずかな変数のみが変更されます。

カスタム電子メールテンプレート(CEMT)機能を使用すると、Acrobat Sign アカウントから電子メールを生成する HTML テンプレートを改良できます。CEMT では、標準の電子メールを会社のブランドに合うように改良し、使い慣れたブランド、カラー、画像、テキストを使用できます。また、通常は静的である構造を変更し、ページレイアウト、使用される用語、挿入される画像などをカスタマイズこともできます。

ETLA ライセンス契約を結んでいるエンタープライズレベルのアカウントでは、プロフェッショナルサービスチームと連携して、必要に応じてアカウント全体用またはアカウント内の各グループ用の完全な電子メールテンプレートを作成できます。ただし、有料の場合があります。

カスタマイズされた電子メールテンプレート


使用方法

Acrobat Sign でカスタマイズできるテンプレートは現在、4 つあります。

カスタマイズしたテンプレートは、アカウントレベルまたはグループレベルでインストールできます。アカウントレベルのテンプレートは、その下のグループと、さらにその下のユーザーにも配布されます。アカウント/グループ/ユーザー

グループレベルのテンプレートは、アカウントレベルのテンプレートを置き換えます。グループレベルのテンプレートは、そのグループ内のユーザーに配布されます。このことにより、個々のグループがテーマ的に適切な電子メールテンプレートをデザインすることが可能です。

例えば、Adobe アカウントに Photoshop グループがある場合、Photoshop オーディエンスの感性に訴えるように電子メールをデザインできます。法務グループが必要なデザインはそれとはまったく異なる場合があり、それに応じて適切な電子メールテンプレートをデザインできます。

テンプレートが更新されたら、PS 担当者がテスト用にアカウント内のグループに公開します。正常に動作するか確認し必要に応じて再修正を依頼してください。Acrobat Sign 管理者がテンプレートを確認した後で、PS 担当者が適切なグループまたはアカウントでそのテンプレートを有効化します。

 

ユーザーと管理者

電子メールテンプレートが準備できたら、ユーザーや管理者は何もする必要はありません。電子メールテンプレートは自動的に適用されます。


カスタマイズできる内容

CEMT では、Acrobat Sign アカウントからのトランザクション電子メールに使用される電子メールテンプレートをカスタマイズできます。

送信者(署名用の契約書を送信する側)の電子メールでは異なるテンプレートタイプが使用されるため、送信者はカスタム電子メールテンプレートを表示できないことに注意してください。送信者には引き続き、既存のデフォルト電子メールテンプレートが表示されます。

テンプレートタイプごとに、複数のバージョンが存在する場合があります。サポートされる言語(またはロケール)ごとに 1 つのバージョンが存在します。大規模法人のユーザーであれば 30 種類以上の言語で契約書を送信することもあるでしょう。その場合、それぞれの言語に、テンプレートタイプごとにローカライズされたテンプレートがあります。スペイン語の電子メールテンプレート用にテキストを更新する場合、PS 担当者がテンプレートを適切な言い回しで更新できるように、適切なテキストを提供する必要があります。

例:Please Sign:English により、「署名してください」のテンプレートであることと、ロケールは英語であることが識別されます。

 

Acrobat Sign でアカウントまたはグループの電子メールテンプレートをカスタマイズするには、2 つのアプローチがあります。

  1. 基本の(デフォルト)テンプレートをスタート地点として、そのテンプレートでカスタマイズしたい内容を PS 担当者とともに指定します。
  2. 以下のリファレンスガイドを参照して社内で独自に作成した HTML 文書をスタート地点とし、パブリック github リポジトリーにあるボイラープレートを使用します。


有効/無効にする方法

カスタム電子メールテンプレートは、Acrobat Sign プロフェッショナルサービスチームのみが、Acrobat Sign システム内で有効化および設定できます。

この機能を有効にすることを希望し、現在 Professional Services と有効な契約を結んでいる場合は、担当者に連絡して作業範囲と追加費用を確認してください。それ以外の場合は、カスタム電子メールテンプレート機能へのアクセスをリクエストするサポートチケットを送信してください。サポートがProfessional Services チームに連絡します。

テンプレートは、アカウントおよびグループレベルで設定でき、任意のロケールやすべてのロケール用に設定できます。

顧客は、以下のガイドを参照して社内でテンプレートをデザインすることにより、開発期間を短縮しサービスコストを軽減することができます。

既知の問題

最終電子メールで文書を元のファイルに分割するようにアカウントが設定されており、契約書に 8 つ以上のファイルが含まれている場合、ファイルは返されません。CEMT メールサービスの使用時に添付できるファイルの数には、ハードキャップがあります。

  • すべてのファイルを分割する条件を削除すると、契約書の作成時に複数のファイルを添付する必要があるお客様の問題が解決します。
  • 分割された文書は、管理ページから問題なくダウンロードできます。


よく寄せられる質問:

いいえ。

電子メールテンプレートについては、お客様向けのユーザーインターフェイスはありません。自分で HTML テンプレートを作成することはできますが、アドビのプロフェッショナルサービス担当者がそのテンプレートをレビューし、インストールする必要があります。

カスタマイズはアカウントレベルまたはグループレベルで可能です。個々のユーザー用にカスタマイズ可能な電子メールテンプレートはサポートされていません。また、特定の受信者用の電子メールカスタマイズもサポートされていません。

はい、カスタマイズはすべての地域で使用できます。

いいえ。

現在、カスタム電子メールテンプレートは、標準電子メールのうち 4 つについて提供されています。

  • 署名してください
  • 署名が完了し、保管されました
  • リマインダー
  • キャンセルされました

はい。カスタム電子メールテンプレートをインストールするようにリクエストするときは、タイプ(「署名してください」)とそのテンプレートの言語を指定する必要があります。

ユーザーは、カスタム HTML テンプレートで翻訳済みテキストを用意する必要があります。type:language の組み合わせは、それぞれが別個のテンプレートと見なされます。(例:Please Sign:Spanish)

送信者は、受信者が署名を辞退した場合にのみ、キャンセルされた電子メールをカスタマイズした電子メールを受信します。

送信者に送信されるその他の電子メール通信では、Adobe Acrobat Sign に関連付けられた標準ベースの電子メールが使用されます。

いいえ。

電子メールヘッダー画像は、アカウント設定でアカウント/アカウント設定/電子メール設定を選択して更新できます。

これらのテンプレートはアカウント全体で使用されるテンプレートであり、グループはアカウントから、ユーザーはグループからそれぞれテンプレートを継承します。グループに対して CEMT を適用して、そのグループ内のすべてのユーザーがグループレベルのテンプレートを継承するようにすることができます。

例:Adobe アカウントには CEMT が実装されていないが、アカウント内の Acrobat Sign グループには「署名してください」カスタムテンプレートが実装されている場合。Acrobat Sign グループに属するユーザーである Joe は、契約書を送信するときにカスタムテンプレートを使用します。Adobe アカウント内の他のすべてのグループでは、引き続き標準の電子メールテンプレートが使用されます。

 

可能です。

アカウント内の人事グループが法務グループとは趣の異なるテンプレートを使用したい場合、人事グループは、人事グループのテンプレートをデザインできます。複数のテンプレートを使用する場合は個別に料金が発生することに注意してください。 

いいえ、別のテンプレートはありません。現時点では、CEMT は署名プロセスの直接の参加者の場合しか適用できません(署名者、承認者、委任者)。

画像は、電子メールでメッセージを正しく伝えるのに明らかに重要な要素であり、Acrobat Sign ではカスタムテンプレートの画像をサポートしています。ただし、画像はチームまたは会社が外部でホストする必要があります。アドビでは画像をホストしません。 

複数の電子メールクライアント間で HTML に一貫性を持たせるには、テーブルベースのレイアウトをお勧めします。また、従来の属性スタイルをテーブルに使用し、単純なインラインスタイルのみを使用することもお勧めします。<style> タグは、多くの電子メールクライアントによって破棄されてしまいます。

CEMT は以下の電子メールクライアントでテスト済みです。

  • Microsoft Outlook 2016/2019
  • Apple Mail 11/12
  • Gmail
  • AOL メール
  • Yahoo! メール

いいえ。

CEMT は、契約手続き中に当事者に送信される電子メールにのみ適用されます。

Web フォームの場合、web フォームに記入した署名者は、「署名済み」および「保管済み」のカスタマイズされた電子メールを受け取りますが、CEMT を使用して web フォームの記入後のランディングページをカスタマイズすることはできません。

API を使用して web フォームを作成した場合、ランディングページを変更することができます。

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