Crear una sala de reuniones virtual

Puede crear reuniones en Adobe Connect Central. Cada reunión tiene una URL estática (sala de reuniones) y persiste incluso después de cerrarla. Puede usar esta URL para iniciar la reunión de nuevo. Los anfitriones de las reuniones pueden personalizar la URL al crear una reunión.

Para incorporar el registro como parte de la reunión, se debe contar con la ficha Administración de eventos. Consulte Acerca de Adobe Connect Events. El administrador de la cuenta puede solicitar un seminario Web grande para 1500 participantes utilizando una licencia diferente. Si los administradores de Adobe Connect aprueban la solicitud, recibirá un URL de sala de reuniones. Utilice esta dirección URL para crear un sistema de registro de eventos.

Puede utilizar la sala de reuniones en cualquier momento para celebrar reuniones de prueba de 25 participantes. Configure la sala de reuniones con contenido/diseños antes de iniciar la reunión. No obstante, los participantes pueden acceder a la reunión 15 minutos antes de la hora programada. Se pueden llevar a cabo reuniones en cualquier momento sin necesidad de programarlas si se ha creado una sala de reuniones.

En este artículo, se tratan los siguientes temas:

Crear un perfil de audio (para audioconferencias)

Use la ventana Mis perfiles de audio (Mi perfil > Mi perfil de audio) para configurar un perfil de audio que se utilizará con la audioconferencia. Los perfiles de audio utilizan la configuración de la conferencia asociada con el proveedor de audio seleccionado para iniciar la audioconferencia. Consulte Crear y utilizar perfiles de audio para obtener más información.

Iniciar el asistente de reuniones

Para iniciar el asistente de reunión, realice una de las siguientes acciones:

• Crear una reunión en tu carpeta personal Mis Reuniones:
  • Vaya a la Página de inicio de Adobe Connect Central.
  • Seleccione + Crear.
  • Seleccionar Reunión del menú desplegable.

• Crear una reunión en otra carpeta donde tengas permisos de administración:
  • Vaya a la carpeta correspondiente en la biblioteca de reuniones.
  • Seleccionar Nueva Reunión.

Introducir información de reunión

Especifique los detalles de la reunión en la primera página del asistente para reuniones. Esta información incluye el nombre, URL personalizado, resumen, fecha, duración, plantilla, idioma, restricciones de acceso y ajustes de conferencia de audio (solo son obligatorios el nombre y el idioma). Puede seleccionar un perfil de audio del menú emergente en lugar de definir manualmente la configuración de la conferencia de audio.

• Nombre: Introduzca el nombre de la sala de reuniones.
• URL personalizada: Puede crear una dirección URL personalizada para que las reuniones sean más precisas. Añada solo caracteres alfanuméricos ASCII o guiones en el campo personalizado.  
  
• Resumen: Añada un resumen de la reunión para compartirlo con los asistentes.
• Hora de inicio: Seleccione la fecha y la hora de inicio de la reunión.
• Duración: Elija la duración de la reunión.
• Seleccionar plantilla: Seleccione la plantilla de la sala de reuniones. Para obtener más información, consulte Plantillas de sala.
• Idioma: Seleccione el idioma de la sala de reuniones.
• Acceso: Existen diferentes experiencias para los participantes en la reunión, que dependen de sus derechos de acceso. Los usuarios registrados, miembros con cuenta y los invitados tienen acceso a la sala de reuniones. Se indican a continuación los derechos que el anfitrión puede conceder a los participantes de la reunión:
  • Los usuarios registrados pueden entrar en la sala
  • Los miembros con cuenta pueden entrar en la sala
  • Los miembros de la cuenta pueden entrar en la sala sin que el anfitrión esté presente
  • Los invitados aceptados pueden entrar en la sala
  • Cualquier persona que tenga la dirección URL de la reunión puede entrar en la sala 
  • Los usuarios deben introducir el código de acceso. Para obtener más información sobre los derechos de acceso, consulte Derechos de acceso de los participantes de la reunión.

• Experiencia de audio/vídeo mejorada: En función de la configuración de la interfaz del navegador y la aplicación para la cuenta, los valores predeterminados correspondientes en el nivel de sala serán diferentes.
  • En el nivel de cuenta, la opción predeterminada es "Permitir que los anfitriones decidan en nombre de la sala". Sin embargo, un administrador puede elegir entre "Forzar experiencia de audio y vídeo mejorada" o "Forzar vista estándar".
  • En el nivel de sala, la configuración de la interfaz del navegador y la aplicación solo se activa cuando la opción correspondiente en el nivel de cuenta es "Permitir que los anfitriones decidan en nombre de la sala". Si el administrador de la cuenta ha utilizado una de las opciones de "forzado", los anfitriones no podrán cambiar la configuración en el nivel de sala.
  • En el nivel de sala, si la configuración del nivel de cuenta es "Permitir que los anfitriones decidan en nombre de la sala", se seleccionará de forma predeterminada Experiencia de audio/vídeo mejorada en todas las salas. Un anfitrión puede optar por cambiar esta configuración a la vista estándar.
  • Todas las salas recién creadas tendrán VoIP como opción predeterminada de Ajustes de conferencia de audio. Los anfitriones pueden optar por incluir otras conferencias de audio en la sala. Para obtener más información sobre los perfiles de audio, consulte Creación y utilización de perfiles de audio.
• Grabaciones anónimas: cuando activa la opción  Experiencia de audio y vídeo mejorada, puede optar por hacer anónimos los nombres de todos los asistentes en las grabaciones. Existen dos opciones:
  
  • Anonimizar todas las grabaciones: si activa esta opción, los nombres de todos los asistentes de la sala de reuniones se reemplazarán por Usuario 1, Usuario 2, etc. Los nombres de los asistentes se anonimizan en los pods Asistente, Chat y Preguntas y respuestas.
  • Ofrecer a los anfitriones la opción de anonimizar grabaciones: si activa esta opción, puede anonimizar las grabaciones siempre que los anfitriones inicien una. Los nombres de los asistentes se reemplazarán automáticamente.

• Ocultar pantalla de entrada: Si se selecciona esta opción, los participantes no podrán configurar su micrófono, altavoz o cámara antes de entrar en la reunión.

• Habilitar acceso al navegador: si activa esta opción y no tiene la aplicación Adobe Connect instalada en el equipo, la sala se abre en el navegador predeterminado. Si la opción está desactivada, debe instalar la aplicación y acceder a la sala.
• Habilitar el acceso móvil: si activa esta opción, puede entrar en la reunión mediante las nuevas aplicaciones de iOS y Android para dispositivos móviles.
  

• Active la opción de desactivación para que los participantes puedan indicar que no desean enviar información de manera no explícita a los anfitriones. Cuando los participantes seleccionan la opción de desactivación, Adobe Connect excluye el índice de seguimiento y el recuento de mensajes de chat privados de los informes de la reunión.
  

Seleccionar participantes de la reunión

Utilice la lista Usuarios y grupos disponibles para agregar participantes. Busque a los participantes por nombre y expanda los grupos para seleccionar participantes individuales. Si lo desea, asigne funciones seleccionando el nombre de un participante y haciendo clic en Permisos en la parte inferior de la lista de participantes. Después vaya al paso final para enviar las invitaciones o salir del asistente para enviar las invitaciones más tarde.

Administrar participantes de la reunión

Si tiene permisos para administrar una reunión, puede visualizar la lista completa de todos los asistentes invitados para esa sala de reuniones.

• Para reuniones presentadas como eventos: Utilice la pestaña Gestión de Eventos para ver y administrar participantes. Para obtener más información, consulte Adobe Connect Events.
• Para reuniones estándar: los administradores o usuarios con permisos de administración para la carpeta de reuniones pueden:
  • Añadir o eliminar asistentes
  • Cambiar permisos de asistentes (anfitrión, presentador o participante)

Visualizar la lista de participantes de la reunión

Siga estos pasos para ver una lista de participantes de la reunión:

• Seleccione la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
• Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
• Seleccione el nombre de la reunión en la lista.
• En la página de Información de la reunión, seleccion el enlace Editar participantes en la barra de navegación.

Agregar participantes a la reunión

Siga estos pasos para añadir los participantes de la reunión:

• Seleccione la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
• Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
• Seleccione el nombre de la reunión en la lista.
• En la página de Información de la reunión, seleccion el enlace Editar participantes en la barra de navegación.
• En la lista de usuarios y grupos disponibles, realice una de las siguientes acciones para seleccionar a los usuarios o grupos:
  • Haga clic mientras mantiene pulsada la tecla Control (Windows), Comando (Macintosh) o Mayús para seleccionar varios usuarios o grupos.
  • Para ampliar un grupo a fin de seleccionar cualquiera de los miembros individuales, haga doble clic en el nombre del grupo. Una vez haya terminado de seleccionar nombres, haga doble clic en Subir un nivel en la lista para restaurar la lista original.
  • Para buscar un nombre en la lista, haga clic en Buscar en la parte inferior de la ventana. Escriba el nombre que desea mostrar en la lista y selecciónelo.
• Seleccione Añadir.
• Seleccione el tipo de permiso adecuado (participante, presentador, anfitrión o denegado) para cada usuario o grupo nuevo que agregue. Utilice el menú Establecer rol de usuario disponible en la parte inferior de la lista Participantes actuales para seleccionar el tipo de permiso.

Eliminar participantes de una reunión

Realice los siguientes pasos para eliminar los participantes de la reunión:

• Seleccione la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
• Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
• Seleccione el nombre de la reunión en la lista.
• En la página de Información de la reunión, seleccione el enlace Editar participantes en la barra de navegación.
• En la lista actual de participantes , realice una de las siguientes acciones para seleccionar usuarios o grupos:
  • Haga clic mientras mantiene pulsada la tecla Control (Windows), Comando (Macintosh) o Mayús para seleccionar varios usuarios o grupos.
  • Para buscar un nombre en la lista, haga clic en Buscar en la parte inferior de la ventana y escriba el nombre para que aparezca en la lista. A continuación, selecciónelo.
• Seleccione Eliminar.

Cambiar los permisos de reunión de un participante

Realice los siguientes pasos para cambiar el permiso de reunión de un participante:

• Seleccione la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
• Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
• Seleccione el nombre de la reunión en la lista.
• En la página de Información de la reunión, seleccione el enlace Editar participantes en la barra de navegación.
• En la lista de participantes actuales, realice una de las siguientes acciones para seleccionar a los grupos o usuarios cuyos permisos de reunión desea cambiar.
  • Haga clic mientras mantiene pulsada la tecla Control (Windows), Comando (Macintosh) o Mayús para seleccionar varios usuarios o grupos.
  • Para buscar un nombre en la lista, haga clic en Buscar en la parte inferior de la ventana. Escriba el nombre que desea mostrar en la lista y selecciónelo.
• Seleccione la nueva función de usuario (participante, presentador, anfitrión o denegado) para cada nombre en el menú Establecer rol de usuario. El menú se encuentra al final de la lista Participantes actuales.

Envío de invitaciones

El asistente le guía a través de dos procesos distintos en función de si la reunión está abierta sólo a usuarios registrados o a cualquiera.

Si la reunión está abierta solo para usuarios registrados, seleccione Enviar invitaciones; a continuación, elija el grupo al que desea invitar (por ejemplo, solo anfitriones). Puede editar el texto que aparece en el mensaje de correo electrónico. Tiene la opción de incluir una cita de calendario de Microsoft Outlook.

Si la reunión está abierta para cualquiera usuario que tenga la dirección URL de reunión, seleccione Enviar invitaciones por correo electrónico; de este modo, se abrirá su aplicación de correo electrónico y podrá agregar invitados a la lista de distribución de su mensaje de correo electrónico.

Determinar la capacidad de la sala

Las salas de Adobe Connect tienen capacidades diferentes según las licencias adquiridas y la ubicación en la que se crea la sala. Consulte al administrador de su cuenta para obtener información sobre cómo adquirir licencias de Adobe Connect. 

Determine la capacidad de su habitación a partir de los siguientes detalles: 

Seminario

1. Si el seminario está programado, la capacidad de la sala es igual a la capacidad de la licencia.
2. Si el seminario no está programado, la sala se abrirá en el modo de espera. En el modo stand-by, la sala tiene una capacidad de cinco para una licencia de eventos compartidos y 10 para una licencia de seminario. 

Aula virtual

1. Si la sala se crea en la carpeta Mis cursos de formación de un usuario designado, la sala tendrá la capacidad Nombrado o Actualizar la capacidad del propietario de la clase virtual.
2. Si la sala se crea en la carpeta Formación compartida, la sala acepta una capacidad de 100 o 300 licencias designadas. 

Reunión

1. Si la licencia simultánea no está presente, se indican a continuación las posibilidades:
   1. La sala se crea en la carpeta Mis reuniones de un usuario designado y, a continuación, la sala adquiere una capacidad equivalente a la capacidad Nombrado o Actualización del propietario de la carpeta.
   2. La reunión se crea en la carpeta Reuniones compartidas, la sala tiene la capacidad de licencia designada (100 o 300).
2. Si la licencia simultánea está presente, se indican a continuación las posibilidades:
   1. La sala se crea en la carpeta Mis reuniones y el usuario no tiene funciones con nombre o actualizadas. La sala utiliza la capacidad de licencia de usuario simultáneo. El host debe tener un rol de host simultáneo para obtener acceso a la carpeta Mis reuniones.
   2. La sala se crea en la carpeta Mis reuniones y el usuario tiene funciones con nombre o actualizadas. La capacidad de la sala es igual a la capacidad de licencias con nombre o actualizadas del usuario con nombre.
   3. La sala se crea en la carpeta Reuniones compartidas y adquiere la capacidad de licencia de usuario simultáneo.  

Empezar con una reunión

Los anfitriones de las reuniones pueden seleccionar la opción de vista del navegador o anular su selección y elegir si desean abrir la reunión en el cliente HTML del navegador. En función de las preferencias seleccionadas por el anfitrión, se solicita a los usuarios que se unan a la reunión con la nueva aplicación CEF o que continúen en el navegador. 

Iniciar una reunión

Si es usted el anfitrión, comience iniciando sesión en su sala de reuniones. Puede invitar a los participantes directamente por correo electrónico o mensaje instantáneo. Las reuniones se pueden programar con anticipación o iniciar de forma espontánea.

Una vez dentro de la sala de reuniones, puede preparar el entorno para los asistentes. Puede hacer lo siguiente:

• Agregar o editar detalles de la conferencia
• Aprobar o rechazar solicitudes de ingreso
• Reorganizar pods y diseños
• Compartir notas con los participantes
• Revise la configuración y los pods en el Área de anfitrión y presentador para garantizar una sesión sin problemas

Entrar a una sala de reunión

Puede ingresar a una sala de reuniones de varias formas:

Consulte la Página de inicio de Adobe Connect Central para obtener más información.