Acerca de los programas y cursos de formación de Adobe Connect

La aplicación Adobe Connect Training consta de contenido, cursos, programas y clases virtuales.

El contenido son los archivos almacenados en la biblioteca de contenido de Adobe Connect. El contenido puede ser cualquiera de los siguientes tipos de archivos: PPT, PPTX, FLV, SWF, PDF, GIF, JPG, PNG, MP3, HTML, MP4, F4V o ZIP. Además, el contenido HTML5 que se crea con Adobe Captivate 9 o Adobe Presenter 11 se puede compartir y consumir con la aplicación para escritorio Adobe Connect.

Con el contenido no se almacena información de cada usuario. Se crean informes para el contenido, pero son informes agregados, específicos de contenido y están basados en el acceso. Si el contenido se crea con Adobe Presenter y la presentación contiene cuestionarios, no es posible establecer el número de intentos de que dispondrán los usuarios para superar los cuestionarios. Por lo contrario, puede definir un número de intentos en los cursos.

Asimismo, en el contenido no existe la funcionalidad de reanudación por lo que si, por ejemplo, un usuario sale en mitad de un elemento del contenido, la próxima vez que se inicie dicho elemento, volverá a aparecer el principio del contenido.

Puede publicar contenido de Adobe Presenter, Adobe® Captivate®, PDF y SCORM de terceros en la Biblioteca de contenido. En el caso de contenido de Adobe Presenter y Adobe Captivate, el usuario también puede publicar contenido en Adobe Connect directamente desde la aplicación. En el caso de contenido en PDF y de terceros, el usuario puede cargar el archivo o un paquete zip a la biblioteca de contenido.

Un curso contiene cualquier elemento de la biblioteca de contenido. Un curso se asocia a un conjunto determinado de participantes matriculados y contiene el seguimiento de contenido. El curso puede entregarse y administrarse de forma independiente o como parte de un programa o una clase virtual. Cuando se utilizan los cursos, es posible capturar las puntuaciones de los objetos conformes con AICC y se puede aplicar el número de intentos de que disponen los usuarios para completar el curso. Los cursos también disponen de la funcionalidad de reanudación, de modo que los usuarios pueden visualizar la mitad de un curso, cerrarlo y volver a abrirlo más tarde en el punto en que lo dejaron.

Se puede utilizar una clase virtual para llevar a cabo sesiones de formación. Las clases virtuales se agregan a un programa, al igual que los cursos. Hay tres niveles de acceso para las clases virtuales: sólo para estudiantes matriculados, estudiantes matriculados e invitados aceptados, y cualquier persona que disponga de la URL de la clase virtual. Si selecciona la opción Cualquiera que tenga la URL, su aula virtual y el contenido cargado están disponibles públicamente para cualquiera que desee acceder al contenido.

Un programa es un grupo de cursos, reuniones y clases virtuales que orienta a los estudiantes en una ruta de aprendizaje específica. Un programa consta principalmente de cursos, pero puede contener otros elementos como, por ejemplo, sesiones de formación en directo. Con los programas es posible asignar requisitos previos, pruebas clasificatorias y requisitos para su finalización con el objeto de aplicar una ruta de aprendizaje concreta. Como sucede con los cursos, puede crear informes para realizar un seguimiento del progreso de los alumnos registrados a medida que avanzan en el programa para asegurarse de que cumplen los objetivos del aprendizaje.

Los cursos de formación y los programas tienen tres permisos de asistencia: Matriculado, Denegado y Pendiente de aprobación. Matriculado indica que un responsable de formación ha incluido a un estudiante en un curso o programa; Denegado indica que un usuario no tiene acceso a un curso o programa. Por lo general, un responsable de formación usa el permiso Denegado para excluir a un usuario de un curso de grupo (por ejemplo, si el usuario ya ha realizado el curso). Pendiente de aprobación indica que el usuario aún necesita la aprobación del responsable de formación.

Acceso a la biblioteca de formación

Todos los cursos, programas y clases virtuales de Adobe Connect Training se almacenan y organizan en un directorio de carpetas denominado biblioteca de formación. Es posible tener acceso a la biblioteca de formación haciendo clic en la ficha Formación situada en la parte superior de la ventana de Adobe Connect Central. A medida que se desplace por la biblioteca, los nombres de las carpetas aparecerán como una trayectoria de navegación en la parte superior de la ventana del explorador.

Los responsables de formación pueden crear cursos y programas. Los responsables de clase virtual pueden disfrutar de todos los permisos que tienen los responsables de formación, y pueden crear cursos y programas. Para gestionar una carpeta de la biblioteca de formación, no es necesario ser responsable de formación; sin embargo, deberá disponer de permisos de gestión para esta carpeta en la biblioteca de formación. Puede crear un nuevo objeto de curso con tipos de contenido existente (de Adobe Presenter, Adobe Captivate, PDF, etc.). También puede crear objetos de curso con contenido SCORM de terceros. Los metadatos del curso (Editar información, Matriculación, Comunicaciones, todas las fichas de objeto del curso, etc.) pueden definirse en estos objetos en la formación. Todos los objetos del curso definidos en la formación se pueden agregar a los programas.

Acerca de los permisos de la biblioteca de formación

Tenga en cuenta los siguientes aspectos relacionados con los permisos cuando trabaje con la biblioteca de formación:

definen el acceso de que disponen los participantes para un determinado curso o programa. Los tres permisos para los alumnos son Matriculado, Denegado y Pendiente de aprobación. Las personas con un permiso Matriculado pueden visualizar un curso o programa, mientras que quienes cuentan con un permiso Denegado no podrán tener acceso al curso o programa. Las personas con un permiso Pendiente de aprobación necesitan la aprobación del responsable de formación.

Los permisos de los alumnos registrados se asignan al crear un curso o programa. Los permisos también se pueden modificar una vez creado el curso o programa. Para cambiar los permisos, el responsable de formación deberá abrir el curso o programa y editar la lista de participantes para agregar o eliminar alumnos matriculados. El responsable de formación también debe tener permisos de gestión para la carpeta donde se encuentre este curso o programa.

definen quién puede realizar las diferentes tareas asociadas a los archivos y las carpetas de la biblioteca de formación como, por ejemplo, agregar y eliminar archivos, buscar archivos antiguos de la biblioteca, etc. Los grupos a los que pertenece un usuario y los permisos concretos asignados a un usuario para los archivos y carpetas específicos determinarán la posibilidad de crear, eliminar y editar cursos y programas en diversas carpetas de la biblioteca de formación. La biblioteca de formación sólo dispone de dos permisos: Gestionar y Denegado.

Los miembros del grupo Administrador pueden gestionar todos los archivos y carpetas de la biblioteca de formación. De forma predeterminada, los responsables de formación disponen de permisos de gestión sólo en su carpeta concreta de la carpeta Formación del usuario. Esto implica que los responsables de formación pueden agregar, eliminar, cambiar o asignar permisos sólo para sus propias carpetas. El administrador asignará el resto de permisos de gestión según cada individuo o grupo.

Adobe Connect reconoce seis grupos de permisos predeterminados denominados Grupos incorporados. No se pueden cambiar los permisos de estos grupos, pero es posible ampliarlos asignando individuos o grupos a varios grupos incorporados.

El módulo de formación se aplica al grupo Responsables de formación. Este grupo está asociado a la biblioteca de formación. Los responsables de formación disponen de su propia carpeta (dentro de la carpeta Formación del usuario en la biblioteca de formación) en la que pueden crear y administrar sus cursos y programas. Los responsables de formación también disponen de una carpeta de contenido. El administrador de Adobe Connect también puede asignar permisos de administración para carpetas concretas de la biblioteca de formación a usuarios que no son responsables de formación. Sin embargo, solo los responsables de formación pueden crear nuevos cursos o programas.

Registro del curso y del programa

Según el tipo u objetivo de un curso o programa determinado, puede que el administrador de formación considere conveniente que los invitados se registren. Si fuese así, el administrador deberá tener la ficha Administración de eventos como parte de la aplicación Adobe Connect Central, puesto que el registro en una sesión de formación solo se puede realizar desde la ficha Administración de eventos. Un responsable de formación que disponga de esta ficha deberá, en primer lugar, utilizar el asistente del curso o programa para crear el curso o programa desde la ficha Formación, pero omitir los pasos de selección de participante y envío de invitaciones. A continuación, un responsable de formación crea un evento. Para ello, abre el asistente para eventos, selecciona la opción Presentar un curso o programa de Adobe Connect Training y elige el curso o programa que se utilizará como evento.

El asistente para eventos permite que el responsable de formación seleccione e invite a alumnos matriculados, seleccione y personalice las preguntas del registro y envíe invitaciones incluso a grandes listas de correo electrónico.

Si la formación se presenta como un evento, todos los participantes, independientemente de si tienen una cuenta de Adobe Connect o de si la dirección URL es pública, deberán proporcionar información de registro antes de la formación. En este caso, el responsable de formación puede revisar las solicitudes de registro antes de la formación, y aprobar o denegar el acceso de cada registrado.

Contenido de AICC para los cursos

Al utilizar el contenido de Aviation Industry CBT Committee (AICC) en los cursos, Adobe Connect aplica ciertas reglas específicas. Para obtener más información, consulte Cargar contenido.

Visualización de información acerca de la formación

El Panel de formación incluye dos gráficos de barras, uno para los cursos y otro para la formación:

Muestra los cursos durante los últimos 30 días con el mayor número de alumnos que han aprobado. Haga clic en cualquier barra para ver más detalles.

Muestra los programas durante los últimos 30 días con el mayor número de alumnos que han completado el programa. Haga clic en cualquier barra para ver más detalles.

Los gráficos de barras aparecen en Adobe Connect Central. Sin embargo, también puede exportar el panel a una ventana de exploración que se pueda imprimir. Para exportar el panel, haga clic en Versión imprimible situado a la izquierda, por encima de la ventana.

Creación y gestión de grupos de formación

En la ficha Formación de Adobe Connect Central, los responsables de formación, los administradores y los administradores limitados pueden crear, cambiar y eliminar grupos de alumnos, denominados grupos de formación. Los administradores de formación pueden modificar cualquier grupo de formación, incluidos los creados por otros administradores de formación.

Creación de un grupo de formación

Los grupos de formación no pueden recibir el mismo nombre que los grupos de sistemas o de administración.

Agregar estudiantes a un grupo de formación existente

Eliminar participantes de un grupo de formación

Utilización de archivos CSV para agregar participantes

Si dispone de un archivo con valores separados por comas (CSV), puede utilizarlo para agregar alumnos. Se pueden realizar tres tipos diferentes de importaciones.

Antes de realizar una de estas importaciones, cree un archivo CSV con codificación UTF-8. También puede utilizar o modificar un archivo CSV existente. El archivo CSV que cree debe incluir la información correcta.

Para agregar grupos de formación, utilice un archivo CSV en el que cada fila contenga un nombre y una descripción como los siguientes:

Para agregar usuarios a un grupo seleccionado, utilice un archivo CSV en el que cada fila contenga un inicio de sesión como los siguientes:

Para agregar alumnos a un grupo de formación, utilice un archivo CSV en el que cada fila contenga un inicio de sesión y un nombre como los siguientes:

En el tercer ejemplo anterior, puede agregar el mismo usuario a varios grupos en el mismo archivo CSV; el usuario cbond4@miempresa.com se ha agregado al grupo 1 y al grupo 2 con dos entradas independientes.

Otras sugerencias para utilizar archivos CSV:

• Como consecuencia de las limitaciones de los exploradores, Adobe recomienda que, si va a agregar muchos usuarios, cree varios archivos CSV pequeños en lugar de uno grande.

• Los nombres que contengan una coma deben ir entre comillas. Por ejemplo, el nombre John Doe, Jr. se tiene que escribir en el archivo CSV así: “John Doe, Jr.” para que el archivo se importe correctamente.

Agregar estudiantes mediante un archivo CSV

Cuando haya terminado la carga, aparecerá un mensaje de confirmación que le informa de si el proceso de importación se realizó correctamente. También proporciona información sobre los usuarios y los grupos importados. Para las entradas que no han superado el proceso de importación se genera un informe de errores.

Sugerencias para la creación de cursos y programas de formación

A continuación se enumeran algunas sugerencias para la creación de cursos y programas de formación en Adobe Connect Training:

• Utilice Adobe Presenter y Adobe Captivate para crear el contenido de los cursos. Presenter resulta idóneo para crear rápidamente materiales de aprendizaje electrónico con Microsoft PowerPoint, mientras que Adobe Captivate puede utilizarse para crear materiales formativos que deben contener ramificaciones y simulaciones complejas.

• El contenido en HTML5 creado con Adobe Captivate 9 y Adobe Presenter 11 es compatible con clases virtuales y sus grabaciones. Para consumir ese contenido, todos los asistentes deben instalar la aplicación para escritorio Adobe Connect. La aplicación Adobe Connect está disponible en la página de descargas y actualizaciones. Los asistentes de aulas virtuales que no puedan ver el contenido en HTML5 compartido se resaltan con un marcador en Pod del asistente.

  Cuando los asistentes comparten contenido de propiedad en HTML5 en una clase virtual y lo abren en una aplicación Adobe Connect, puede tardar unos instantes en cargarse debido a que, además de la aplicación Adobe Connect Meeting, algunos componentes necesarios deben descargarse automáticamente. Es normal que haya un poco de retardo.

• En el nivel del curso, establezca los reintentos máximos del lado del cliente en uno y los reintentos máximos del servidor en cualquier número. (Establezca los reintentos máximos del servidor en ilimitados si desea que los alumnos dispongan de tantos intentos como sea necesario para superar el material).

• Agregue elementos de formación directamente en los programas, no en las carpetas.

• Cuando se agregue contenido de la biblioteca de contenido directamente a un programa, el contenido se convertirá automáticamente en un curso y se habilitará el seguimiento. Por ejemplo, cuando agrega un archivo PDF a un programa, dicho archivo se convierte en un curso y se puede realizar el seguimiento a nivel de página (puede ver si los alumnos miraron solo siete de las diez páginas o las diez páginas del archivo). Además, se crea de forma automática una carpeta de recursos del programa y cualquier curso específico del programa (es decir, contenido convertido de forma automática a un curso para este programa) se colocará en esa carpeta.

• Indique a los alumnos la forma de realizar los cursos y los programas, con especial atención sobre la configuración concreta que haya podido utilizar. Por ejemplo, indíqueles el número de veces que pueden intentar superar un cuestionario. Asimismo, si realiza algún cambio en el programa una vez que esté disponible (como, por ejemplo, agregar o eliminar elementos), indíquelo a sus alumnos.

• Pida a los alumnos que abran un elemento o curso en sólo una ventana del explorador y que cierren dicha ventana cuando hayan acabado.

• Antes de hacer que un programa grande esté disponible, realice una prueba. Por ejemplo, asegúrese de que el sistema de Adobe Connect (red, servidores, base de datos) esté configurado correctamente y de que disponga de recursos suficientes para gestionar el volumen de alumnos programados para registrarse en el programa.

• Minimice los cambios de los cursos y programas una vez que estén disponibles para los alumnos.