Información general
Muchos acuerdos (como documentos fiscales, registro de la propiedad, poderes notariales, transferencias de activos, etc.) requieren que el destinatario firme su acuerdo en presencia de un testigo. El testigo puede ser casi cualquier parte físicamente presente para observar la solicitud del firmante de su firma.
Acrobat Sign proporciona una "función" seleccionable en el proceso de configuración que inserta un destinatario "firmante" con un destinatario "testigo" asociado que el firmante debe definir.
- Para que el firmante pueda revisar el acuerdo, debe proporcionar el nombre y la dirección de correo electrónico del testigo.
- Una vez que el firmante haya completado el proceso de firma, el testigo recibe un correo electrónico en el que se le solicita que certifique que ha presenciado el proceso de firma. Se solicita al testigo que revise su nombre y dirección de correo electrónico para que pueda interactuar con el acuerdo.
- Se pueden asignar campos adicionales al testigo para capturar cualquier información que los requisitos de cumplimiento exijan.
Disponibilidad:
La función Firmar con testigo solo está disponible para los planes de licencias empresariales.
Ámbito de configuración:
Las funciones se pueden habilitar en los niveles de cuenta y grupo.
Un “testigo” es diferente a un “notario público”.
Un "testigo" puede ser cualquier persona que sea:
- mayor de edad
- en pleno uso de sus facultades mentales
- una persona independiente, imparcial y ajena al acuerdo
- presente físicamente en el momento en que el firmante aplica su firma al acuerdo
Los testigos no pueden ser remunerados por el acto de presenciar el proceso de firma.
Un "notario público" suele ser un tipo de testigo encargado por un órgano rector (como el Estado). El proceso de notarización tiende a ser considerablemente más formal en la medida en que se documenta la identidad del firmante y, por lo general, se exige una tasa por su tramitación.
Los servicios de notaría electrónica también están disponibles en Acrobat Sign.
Consulta con tu departamento legal para confirmar si un testigo o un notario es requisito para tus demandas de cumplimiento.
Cómo los remitentes añaden un testigo electrónico a un acuerdo
Una vez activada la función, los remitentes pueden encontrar la función Firmar con testigo enumerada en el selector Función en la página Redactar .
Cuando un firmante selecciona la función Firmar con testigo , se agrega un registro adicional debajo del registro del destinatario para identificar que se requiere un testigo y que el firmante proporcionará los detalles del testigo.
Debido a la naturaleza del proceso de firma de testigos y a cómo se indexan los testigos, solo se admite un flujo secuencial de firmas.
La opción Firmar con testigo no está disponible actualmente en la nueva experiencia Solicitar firma.
Autenticación telefónica está disponible para los casos de uso en los que se requiere una contraseña de un solo uso (OTP) de segundo factor para el testigo (p. ej., Títulos HMLR).
El remitente configura la autenticación por teléfono al redactar el acuerdo, pero no se le pide que proporcione el número de teléfono del testigo. El firmante proporciona el número de teléfono del testigo cuando lo identifica.
Se requiere que el testigo utilice un teléfono móvil para autenticarse y se envía un mensaje de texto (se suprime la opción de llamada telefónica).
Si se utiliza un teléfono fijo, se muestra un error que informa al testigo de que debe utilizar un teléfono móvil.
La comprobación para asegurarse de que el teléfono sea un dispositivo móvil está en desarrollo y se espera que esté disponible en la versión de marzo de 2024.
La autenticación de testigos OTP de segundo factor es opcional en la interfaz del remitente, pero puede ser necesaria para uso empresarial. Consulta con tu equipo legal para conocer tu obligación de cumplimiento.
También podrán añadirse mensajes privados para el testigo:
Diseño de flujos de trabajo de envío personalizado
Los usuarios que diseñan flujos de trabajo de envío personalizados pueden encontrar la opción Firmante con testigo al seleccionar un nuevo destinatario en el diagrama de flujo de destinatarios.
Al establecer la función Firmante con testigo se instalan los objetos firmantes del firmante (Destinatario) y del testigo (Destinatario testigo).
Se espera que la configuración de testigos en el Diseñador de flujos de trabajo esté establecida para la versión de marzo de 2024. La versión actual de Acceso interno aún no es compatible con esta funcionalidad.
Asegúrate de que los campos obligatorios se coloquen en el acuerdo para el testigo
Los campos se deben crear en el documento donde se requiera la firma del testigo. Si no se coloca un campo de firma para el testigo, se coloca automáticamente uno al final del documento.
Algunos casos de uso pueden requerir información adicional de los testigos para completar un testimonio válido. Consulta a tu equipo legal para determinar qué información se necesita. Agrega los campos para recolectar esta información, asígnalos al testigo y márcalos según sea necesario.
Las reglas de Visibilidad limitada de los documentos se aplican a los testigos como cualquier otro participante. Solo se pueden ver los archivos que contienen campos para el testigo.
Creación en la aplicación: asignación de campos al testigo
El entorno de creación de la aplicación identifica a los testigos en el orden de flujo de firmas y les proporciona identificadores codificados por color en la lista Destinatarios.
Etiquetas de texto
Los testigos son receptores en lo que respecta a la indexación de los participantes. Si tienes dos destinatarios que necesitan cada uno un testigo, entonces:
- El primer firmante es _es:signer1
- El testigo asociado al primer firmante es _es:signer2
- El segundo firmante es _es:signer3
- El testigo asociado al segundo firmante es _es:signer4
La asignación de los identificadores de etiqueta de texto es coherente con el flujo de firma del acuerdo. Pero, la indexación en la página de composición no tiene en cuenta a los testigos en la interfaz. (Los testigos se presentan como un registro auxiliar del destinatario identificado.)
Dedica tu tiempo a diseñar y probar tus formularios con cuidado para asegurarte de que el flujo de firmas se procesa correctamente y de que los participantes tengan acceso a los campos correctos.
Experiencia del destinatario de la firma
La experiencia del firmante comienza con una notificación por correo electrónico en la que se le indica que se le ha enviado un acuerdo y que el acuerdo requiere un testigo.
Después de seleccionar el botón Revisar y firmar y aceptar las Condiciones de uso, el firmante debe suministrar la información del testigo. El acceso al acuerdo no se concede hasta que se recopila la información del testigo.
La información solicitada es la del testigo:
- Nombre completo
- Dirección de correo electrónico
- Opcional: Número de teléfono móvil (si está configurada la autenticación de segundo factor para el testigo)
- Los números de teléfono fijo provocarán un error para el testigo.
Si el proceso de firma se finaliza antes de que se complete el proceso y la firma debe reiniciarse, la información del testigo se pierde y deberá volver a introducirse.
Ten en cuenta que el campo Confirmar correo electrónico no acepta un valor pegado. La dirección de correo electrónico debe escribirse manualmente.
Experiencia del testigo
Una vez que el firmante complete su firma, se envía un correo electrónico a la dirección de correo electrónico del testigo.
El testigo recibe un correo electrónico que identifica la solicitud de un certificado del acuerdo y al firmante que lo ha designado.
Después de que el testigo seleccione el botón Revisar y firmar y acepte las Condiciones de uso, se le solicitará que verifique su información antes de que se le conceda acceso para interactuar con el acuerdo.
Una vez concedido el acceso al acuerdo, el testigo puede rellenar los campos que se le soliciten y aplicar su firma.
Durante el proceso de firma, el testigo no puede cambiar el valor de nombre proporcionado por el firmante designado.
En ningún momento el testigo tiene la posibilidad de descargar el acuerdo, ni puede acceder a él después de completar su proceso como testigo. No se envía ningún archivo adjunto por correo electrónico y, si el testigo tiene una cuenta de Acrobat Sign, el acuerdo no aparece en su página Administrar.
Los campos de testigo se deben crear en el documento donde se requiera su firma. Si no se coloca un campo de firma para el testigo, se coloca automáticamente uno al final del documento.
Si la ocupación y la dirección del testigo no se recopila en la ventana emergente de verificación de testigos, debes agregarlas como campos obligatorios asignados al testigo. De no hacerlo, podrías quedar fuera del cumplimiento de las normas para presenciar el acuerdo.
Las reglas de Visibilidad limitada de los documentos se aplican a los testigos como cualquier otro participante. Solo se pueden ver los archivos que contienen campos para el testigo.
Creación en la aplicación: asignación de campos al testigo
El entorno de creación de la aplicación identifica a los testigos en el orden de flujo de firmas y les proporciona identificadores codificados por color en la lista Destinatarios.
Etiquetas de texto
Los testigos son receptores en lo que respecta a la indexación de los participantes. Si tienes dos destinatarios que necesitan cada uno un testigo, entonces:
- El primer firmante es _es:signer1
- El testigo asociado al primer firmante es _es:signer2
- El segundo firmante es _es:signer3
- El testigo asociado al segundo firmante es _es:signer4
La asignación de los identificadores de etiqueta de texto es coherente con el flujo de firma del acuerdo. Pero, la indexación en la página de composición no tiene en cuenta a los testigos en la interfaz. (Los testigos se presentan como un registro subordinado del destinatario identificado.)
Dedica tu tiempo a diseñar y probar tus formularios con cuidado para asegurarte de que el flujo de firmas se procesa correctamente y de que los participantes tengan acceso a los campos correctos.
Configuración
Los controles de esta funcionalidad se pueden evaluar accediendo a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Funciones de destinatarios permitidas
Activa la casilla de verificación Permitir que todos los remitentes marquen a los destinatarios como firmantes con testigo.
La función está activada, concediendo el acceso a la función o no. No hay más controles.
Cuando el control está habilitado, la función Firmar con testigo se muestra en la lista de funciones disponibles para el remitente en la página Redactar y en el diseñador de flujo de trabajo de envío personalizado:
Estado de la página Administrar
Un acuerdo de la página Administrar refleja el estado de Enviado para atestiguar cuando el ciclo de firma está a la espera de que un testigo complete su atestación.
Ten en cuenta que los destinatarios que no son testigos siguen mostrando el estado adecuado para su función en el acuerdo (Enviado para firmar, Enviado para aprobar, etc.).
La lista Actividad proporciona los mismos eventos del informe de auditoría en un formato condensado. Las actividades de los testigos están claramente identificadas, pero el evento del firmante no incluye el requisito de un testigo.
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