В 4-м квартале 2017 г. классические страницы «Отправка» и «Авторинг» будут удалены из системы Adobe Sign.

В преддверии этого изменения все интеграции, где используются встроенные страницы «Отправка» и «Авторинг», будут переведены на новую функциональность. К таким интеграциям относятся стандартные пакеты Adobe Sign, например Adobe Sign для MS Dynamics, и специализированные внутренние решения, разработанные с использованием API-интерфейсов.

Изменения встраиваемой страницы заключаются не только в обновлении пользовательского интерфейса отправки и авторинга. Пользователи получат доступ к нескольким новым функциям, а устаревшие технологии будут заменены более эффективными решениями.

Переход на новую функциональность отправки и авторинга запланирован на 2-й квартал 2017 г., и, начиная с этого времени, владельцы новых учетных записей больше не смогут просматривать классические страницы.  Предполагается, что в 4-м квартале 2017 г. новая функциональность будет внедрена у всех пользователей, и классические страницы будут полностью удалены.


Страница «Отправка»

Страница «Отправка» — основная страница сервиса Adobe Sign. Обновление этой страницы приведет к значительным изменениям функциональности и, возможно, к некоторым изменениям процессов.

На новой странице будут доступны те же возможности, что и в классической версии (с одним исключением). Также будут добавлены дополнительные функции, доступность которых будет регулироваться администратором учетной записи.

Важное исключение: в процессе Рукописная подпись, который заменит классический процесс «Факс», будет недоступна возможность прямой отправки на телефонный номер.


Оформление

В наибольшей степени изменения внешнего вида страницы коснутся отправителей.  На новой странице присутствуют все классические функции, но одно только новое поле сканирования может замедлить работу пользователей и значительно повлиять на их рабочий процесс.

Однако общий макет страницы остался прежним, и это поможет уменьшить подобные нежелательные эффекты «новизны». Несмотря на наличие новых функций, процедура отправки соглашений фактически не меняется, и пользователи смогут быстро адаптироваться к ней.

Ниже для сравнения приведены два варианта пользовательского интерфейса.  Размер изображений не позволяет рассмотреть мелкие детали, но очевидно, что общий вид страниц практически не различается.

Вся страница V3

Для детального изучения различий страницы разделены на четыре функциональных области:

  • Получатели
  • Сообщение
  • Файлы
  • Параметры


Изменения в разделе «Получатели»

Верхний раздел страницы «Отправка» определяет процесс подписания. Здесь можно выбрать получателей и действия, которые получатели могут выполнять с соглашением. Ниже показано, как раздел «Получатели» выглядит на классической странице (вверху) и новой странице (внизу).

Переключатель процесса по умолчанию

Переключатель процесса по умолчанию позволяет выбрать тип базового процесса подписания: последовательный («Выполнить в указанном порядке») или параллельный («Выполнить в любом порядке»).

Этот переключатель теперь располагается над списком получателей. Названия параметров стали более точными, а обновленный внешний вид переключателя позволяет четко понять, какой параметр выбран.

С точки зрения функциональности настройка осталась без изменений.

Примечание.

Приведенный пример иллюстрирует последовательный процесс подписания. Как показано на снимке, слева от роли подписывающего отображается его порядковый номер.

Если изменить тип процесса подписания на параллельный, порядковый номер исчезнет, так как все подписывающие стороны получают доступ к документу одновременно.

Я должен подписать

С помощью параметра «Я должен подписать» отправитель может добавить самого себя в список получателей соглашения в качестве первой или последней подписывающей стороны.

Этот параметр, ранее находившийся под списком получателей, был переименован в «Добавить себя» и перенесен в правую верхнюю часть раздела.

Нажав на ссылку Добавить себя, можно добавить адрес отправителя на любую позицию в списке получателей (не только на первую или последнюю).


Новые функции в разделе «Получатели»

Дополнительная роль получателя — «Передающий»

На новой странице «Отправка» поддерживается дополнительная роль получателя — «Передающий».

Роль «Передающий» позволяет отправителю создавать соглашения, когда конечная подписывающая или утверждающая сторона заранее неизвестна.  В этом случае назначается передающая сторона, которая пересылает соглашение конечному получателю.

Нажмите здесь для получения дополнительной информации о ролях получателей

Включить роль «Передающий» может администратор учетной записи. Для этого необходимо выбрать Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки > Допустимые роли получателей.

Подтверждение личности каждого получателя

В предыдущей методологии аутентификации получатели классифицировались как внутренние и внешние, и метод аутентификации применялся ко всей группе получателей.

Администратор учетной записи по-прежнему может настроить методы аутентификации по умолчанию, которые будут применяться к внутренним и внешним получателям.

Кроме того, администраторы теперь могут разрешить отправителям изменять метод аутентификации по умолчанию для отдельных получателей, выбирая его из списка разрешенных методов.

 

Чтобы настроить методы аутентификации по умолчанию и разрешить отправителям вносить изменения, администратору учетной записи необходимо выбрать пункт меню Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки > Методы подтверждения личности.

Личные сообщения для каждого получателя

Перед отправкой документов на подпись или утверждение отправители могут создавать уникальные сообщения для каждого получателя. Если личные сообщения включены, отправителям доступна кнопка Добавить личное сообщение.

В диалоговом окне Личное сообщение можно ввести личное сообщение для определенного получателя.

Личное сообщение добавляется вместе с общим сообщением в электронное письмо с темой «Подпишите», отправляемое получателю. 

При необходимости можно включить отображение личного сообщения в интерфейсе подписания.

Возможность создания личных сообщений отключена по умолчанию.

Администраторы учетных записей могут включить эту функцию с помощью меню Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки > Личные сообщения получателям.

Когда включена эта функция, получатели по умолчанию могут читать личные сообщения в среде подписания.

Администраторы учетных записей могут отключить эту функцию с помощью меню Учетная запись > Параметры учетной записи > Настройки подписи > Дополнительные параметры.

Группы получателей

Группа получателей позволяет нескольким участникам рабочей группы подписывать и утверждать документы от имени всей группы. Добавьте группу получателей в качестве отдельного этапа подписания, затем добавьте участников в эту группу.

Любой из добавленных участников сможет выполнять действия от имени всей группы, и операции не будут задерживаться при отсутствии одного из пользователей.  Группы получателей можно создать для подписантов и утверждающих. Также можно выбрать методы аутентификации, которые будут использоваться для каждого участника группы.

Функция «Группа получателей» автоматически включается для учетных записей Adobe Sign — Enterprise.

Гибридные процессы

Гибридные процессы позволяют включить в последовательный процесс один или несколько этапов параллельного подписания с участием нескольких подписывающих сторон.

На приведенном ниже изображении показано, что во 2-м этапе подписания участвуют три получателя.

Эти три подписывающие стороны одновременно получат уведомление, когда первый получатель поставит свою подпись. Когда все три указанных получателя подпишут документ, процесс подписания перейдет к третьему этапу.

Администраторы учетных записей могут включить или отключить эту функцию с помощью меню Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки > Порядок подписания.


Изменения в разделе «Сообщение»

В разделе «Сообщение» можно указать название соглашения и ввести общее сообщение для всех получателей.

Ниже показано, как раздел «Сообщение» выглядит на классической странице (слева) и новой странице (справа). 

Выбор языка получателей

Средство выбора языка получателей определяет, на каком языке будет отображаться текст сообщения электронной почты для получателя и текст экранных инструкций в процессе подписания.

Название списка языков («Язык») было изменено на «Язык получателей». Новое название этой настройки дает более точное представление о ее функции.

Раскрывающийся список был перемещен из раздела «Сообщение» в классическом макете в раздел «Параметры» нового макета.

С точки зрения функциональности настройка осталась без изменений.

Улучшенные шаблоны сообщений

Изменено расположение и название средства выбора шаблонов сообщений.

В классическом макете страницы имя шаблона, примененного по умолчанию, вставлялось в поле «Сообщение». После имени шаблона располагалась ссылка «изменить», позволявшая отправителю выбрать другой шаблон.

Средство выбора шаблонов на новой странице «Отправка» перемещено в верхнюю правую часть раздела «Сообщение», а текст изменен на постоянное обозначение «Шаблон сообщения».

 

Улучшенное средство выбора шаблонов сообщений в новом интерфейсе страницы «Отправка» поддерживает еще одну функцию: при наведении курсора мыши на имя любого шаблона справа отображается текст шаблона.


Изменения в разделе «Файлы»

В разделе «Файлы» к соглашению можно прикрепить файлы документов.

Adobe Sign позволяет прикреплять файлы путем перетаскивания. Отправитель также может выбирать файлы из встроенной библиотеки приложения или загружать их с локального компьютера, из сервисов Box, Dropbox и т. д.

Ниже показано, как раздел «Файлы» выглядит на классической странице (сверху) и новой странице (снизу). На обоих изображениях показан набор параметров, который раскрывается при нажатии на активную ссылку.

Источники загрузки

Все активные параметры загрузки и вложений были перемещены с исходной страницы «Отправка» во всплывающее окно, которое отображается при нажатии на ссылку «Добавить файлы».

Примечание.

  • Ссылки на внешние источники файлов (Box, Google Диск и т. д.) перенаправляют отправителя непосредственно на сайт соответствующего поставщика услуг, и отправителю необходимо пройти явную аутентификацию в этом сервисе.
  • В новом интерфейсе больше не поддерживается источник загружаемых файлов Evernote.

Поля предварительного просмотра и добавления подписи

Когда отправитель выбирает параметр «Поля предварительного просмотра и добавления подписи», приложение отправляет прикрепленные файлы в среду авторинга, где можно добавить или отредактировать поля формы.

Текстовая метка для этого параметра («Предпросмотр, размещение подписей или добавление полей форм») изменена на «Предпросмотр и добавление полей подписи».

Сам параметр перемещен из нижней центральной области классической страницы в левый нижний угол новой страницы.

С точки зрения функциональности параметр остался без изменений.


Изменения в разделе «Параметры»

Раздел «Параметры» находится справа от разделов «Сообщение» и «Файлы». 

Внешний вид этого раздела зависит от настроек, заданных администратором учетной записи для конфигурации отправителей. 

Все параметры показаны на приведенных ниже изображениях. Классическая страница показана слева, а новая страница — справа.

Срок выполнения

Параметр «Срок выполнения» был перенесен с верхней части панели «Параметры» и размещен непосредственно под настройками пароля.

Соответствующий текст («Указывать дату истечения срока документа») изменен на «Срок выполнения».

С точки зрения функциональности настройка осталась без изменений.

Защита паролем

Настройка «Защита паролем» перемещена в верхнюю часть раздела «Параметры», и текст соответствующего флажка («Установить пароль для открытия подписанных файлов PDF») изменен на «Защита паролем».

Дополнительное усовершенствование этой функции заключается в том, что отправитель может установить флажок «Показать пароль» и избежать ошибок при вводе пароля.  

Кроме того, если пароли не совпадают, второе поле пароля будет выделено красным цветом. 

Рукописная подпись

Функция «Рукописная подпись» значительно отличается от классической функции «Факсимиле».

Для отправителей введено два важных изменения:

  • Отправитель может добавить предварительно заполняемые поля, если документ предусматривает добавление предварительно заполняемых данных.
  • В разделе «Получатели» больше нельзя указывать телефонные номера вместо адресов электронной почты.

Улучшенная функциональность существенно упрощает задачи отправителей благодаря максимальному использованию электронной подписи и повышает качество подписанных документов.

Нажмите здесь для получения более подробной информации о новой рукописной подписи.


Новые функции в разделе «Параметры»

Настройка напоминаний

Напоминания перенесены со страницы обработки после отправки и добавлены в раздел «Параметры». Теперь отправители могут настроить все параметры соглашения на странице «Отправка».

Язык получателей

Поле «Язык получателей» не является новой функцией. Изменено только расположение этого поля: теперь оно находится в разделе «Параметры».

Та же самая функция была перенесена из раздела «Сообщение» в классическом макете страницы.


Среда авторинга

Среда авторинга — основа библиотеки документов, создаваемых пользователями.  Новая среда предоставляет создателям шаблонов новый макет для применения полей и управления полями, а также упрощает доступ к полезным инструментам для создания готовых профессиональных документов.


Оформление

Изменения в среде авторинга касаются в основном ее структуры. В целях упрощения доступа и повышения удобства использования было изменено расположение инструментов.  

Следует отметить, что в классической и новой версиях среды авторинга существует два интерфейса:

  • «Специальный» интерфейс
    • Открывается со следующих страниц: 
      • со страницы Отправка, когда установлен флажок Предпросмотр, размещение подписей или добавление полей форм;
      • со страницы Управление при нажатии на ссылку Редактировать для соглашений в состоянии Черновик.
    • Участники явно идентифицируются по адресам электронной почты (импортированным со страницы Отправка)
    • Свойства шаблона фиксированы и недоступны для изменения
  • Интерфейс для создания шаблонов
    • Открывается со следующих страниц: 
      • со страницы Панель управления при нажатии на ссылку Добавить шаблон в библиотеку;
      • со страницы Управление при нажатии на ссылку Редактировать для шаблона из библиотеки.
    • Участникам присваиваются номера: от «Участника 1» до «Участника N»
    • Отображаются свойства шаблона — можно изменить имя шаблона и способ его распространения

Ниже для сравнения приведены две среды: классическая (слева) и новая (справа):

Вся страница V3

Изменения макета страницы

Поля перемещены на правую панель

В разделе «Поля» находятся все отдельные поля, которые можно добавить в документ.  Большинство полей имеет определенную функцию, например «Подпись», «Имя подписанта» и «Гиперссылка».  Общие поля, включая поле «Текст», находятся в разделе «Поля данных».

Раздел «Поля» был перемещен в верхнюю часть экрана и размещен на правой панели. Благодаря этому на форме появилось больше рабочего пространства.

С точки зрения функциональности эти поля остались без изменений.

Отображение инструментов изменения размера, выравнивания и навигации

В верхней части страницы находятся три группы инструментов для работы с полями:

  • «Выровнять по» — четыре варианта выравнивания по любому краю направляющего поля
  • «Привязка по размеру» — три инструмента для изменения ширины, высоты или обоих параметров в соответствии с направляющим полем
  • «Перейти к полю» — перечисление имен всех полей в алфавитном порядке и перемещение фокуса на выбранное поле

Раньше эти поля отображались в разделе, который открывался только при нажатии на кнопку. Теперь эти поля отображаются постоянно.

С точки зрения функциональности эти инструменты остались без изменений.

Улучшенный доступ к шаблонам полей

Доступ к шаблонам полей позволяет отправителю применить наложение полей формы к любому загруженному документу.

Теперь эта функция открывает список для выбора шаблона, который закрывается автоматически, без применения наложения к разделу полей.

С точки зрения функциональности средство выбора шаблонов осталось без изменений.

Новое расположение функции «Масштабирование»

Функция «Масштабирование» позволяет увеличивать и уменьшать документ в окне Adobe Sign.

Раньше эта функция представляла собой шкалу с кнопками «+» и «-», расположенную в верхней части окна. Теперь вместо шкалы используются значки «+» и «-» в нижней части страницы.

С точки зрения функциональности ничего не изменилось.

Новое расположение средства выбора страниц

Средство выбора страниц позволяет пользователю выбрать любую страницу и открыть ее в области просмотра.

Миниатюры страниц, которые раньше располагались у левого края экрана, были заменены удобными кнопками в нижней части страницы. Теперь отправитель может пролистывать страницы вверх и вниз с помощью стрелок или вводить номера страниц для быстрого перехода.

Новое расположение функции «Отправка/сброс»

Ссылка «Сбросить поля» позволяет удалить с формы все поля, добавленные в текущем сеансе авторинга.  Поля, которые уже существовали в документе до того, как он был открыт в среде авторинга, сохраняются или восстанавливаются (если они были удалены).

Нажатие на кнопку «Отправить» завершает процесс авторинга, и документ отправляется первому получателю.

Оба эти объекта были перемещены из правой верхней части страницы в правую нижнюю часть.

С точки зрения функциональности оба объекта остались без изменений.

Улучшенная функция обнаружения ошибок на уровне полей

При загрузке нового документа, содержащего текстовые теги или поля Acrobat, Adobe Sign выполняет проверку свойств всех полей, чтобы удостовериться, что ошибок (недопустимый размер шрифта, кольцевые вычисляемые выражения и т. д.) в документе нет.  Если ошибки найдены, сверху появится окно с указанием количества ошибок, содержащее значки навигации для быстрого перехода между ошибками. 

Ниже приведен пример поля формы, в котором указано текстовое значение вместо номера социального страхования, что привело к ошибке при проверке.

С помощью кнопки «Следующая ошибка» в правой части страницы можно открыть следующее поле с ошибкой (ошибка будет наглядно обозначена над полем).

Изменения в интерфейсе создания шаблонов

Новое расположение свойств шаблона

Свойства шаблона позволяют изменять имя шаблона, определять тип шаблона при сохранении («Документ» или «Новые поля формы») и выбирать способ распространения документа: для личного, группового или глобального использования (на уровне всей учетной записи).

Для большей наглядности ссылка на свойства шаблона была перенесена из верхней части страницы и размещена на правой панели, непосредственно над полями формы.

С точки зрения функциональности группа настроек в свойствах шаблона осталась без изменений.

Список «Участники» перемещен и переименован в «Получатели»

В списке «Получатели» перечислены различные участники процесса обработки соглашения.  В интерфейсе создания шаблонов получателям присваиваются номера, от «Участник 1» до «Участник N».

В специальном интерфейсе получатели соглашения определены заранее, и вместо заполнителя «Участник» вставляется адрес электронной почты каждого участника.

В обоих случаях список участников показывает, какие поля назначены тому или иному получателю.  Если выбрать участника в списке, назначенные ему поля будут выделены на странице, а остальные поля будут неактивны.

Кроме того, список участников можно использовать во время размещения полей, чтобы определить, кому следует назначить то или иное поле.  Если выбрать Участника 2 и разместить несколько полей, эти поля будут автоматически назначены Участнику 2.

В классической среде это поле называлось «Выбрать участников». В новой среде оно переименовано в «Получатели».

Поле с раскрывающимся списком было перенесено из левой верхней части окна на правую панель и размещено непосредственно над полями формы.

С точки зрения функциональности список участников остался без изменений.

Изменения в «специальном» интерфейсе

Сохранение шаблона в библиотеке документов

У отправителей теперь есть возможность создать шаблон в процессе отправки и сохранить этот шаблон в библиотеке.  Можно сохранить шаблон любого типа и отредактировать все его параметры на вкладке «Управление».

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет