Функция «Общий доступ к учетной записи» доступна для пользователей уровней обслуживания «Рабочие группы», «Бизнес» и «Организация».

Обзор функции предоставления доступа к контенту пользователя

Adobe Sign защищает пользовательские материалы от других пользователей, которые явным образом не получили приглашение для просмотра и работы с материалами.

Подразумевается, что к документам имеют доступ все пользователи, которые их получили.  Документы библиотеки явным образом доступны с помощью свойств шаблона.

Однако в большинстве организаций существуют роли, которым доступен обзор транзакций без предоставления непосредственного доступа к документам, а также группы агентов, которые должны иметь доступ ко всем транзакциям группы.

Общий доступ к контенту позволяет одному пользователю или группе предоставить доступ к своим материалам другому пользователю или группе.

Можно предоставить доступ к материалам двумя способами.

  • Базовый — только просмотр пользователем.
  • Расширенный — просмотр для группы и пользователя и дополнительная возможность изменения и отправки.
    • Если Пользователь A предоставляет доступ к контенту Пользователю X:
      • Пользователь X может просматривать весь контент на странице Управление Пользователя A.
      • Пользователь X может изменять документ, находящийся в процессе работы над ним (если эта возможность включена).
      • Пользователь X может отправить документ от имени пользователя (если эта возможность включена).
        • В истории и журнале аудита будет указано, что Пользователь X выполнил отправку от имени Пользователя A.
        • Владельцем документа и пользователем, который управляет документом, является Пользователь A.
    • Общий доступ для группы включен.
      • Если Пользователь A предоставляет доступ к содержимому для Группы N:
        • Все участники Группы N могут просматривать весь контент на странице Управление Пользователя A.
        • Все участники Группы N имеют права, заданные для общего документа Пользователя A (отправка и/или изменение).
      • Если группа Группа N предоставила общий доступ для Пользователя A:
        • Пользователь A может просматривать весь контент всех участников Группы N.
        • Пользователь A имеет права на отправку и/или изменение документов (в зависимости от заданных параметров) всех участников Группы N.

Расширенный общий доступ в настоящее время доступен только для учетных записей корпоративного уровня. Администраторы, которое хотят включить расширенный общий доступ, могут обратиться к своему менеджеру по работе с клиентами для изменения своей учетной записи.

Примечание.

После того как учетная запись переведена в расширенный общий доступ, ее невозможно вернуть в базовый общий доступ. Этот процесс является необратимым.


Доступность

Базовый общий доступ можно подключить для всех пакетов с несколькими лицензиями.

  • Базовый общий доступ имеет ограничение: до 100 учетных записей с общим доступом для других пользователей и 100 учетных записей с общим доступом для данного пользователя.

Расширенный общий доступ можно подключить только для клиентов уровня «Организация».

  • Расширенный общий доступ по умолчанию поддерживает до 500 учетных записей с общим доступом для других пользователей и 500 учетных записей с общим доступом для данного пользователя.
    • Если вам необходим общий доступ более чем для 500 учетных записей, обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами.

Учетные записи уровня «Индивидуальные пользователи» могут предоставлять общий доступ только к отдельным объектам на странице Управление.

Бесплатные учетные записи не поддерживают общий доступ.


Пользовательский интерфейс

Базовый общий доступ

Пользователи с базовым общим доступом могут создавать, просматривать и отменять общий доступ в разделе «Личные настройки». Эти возможности доступны всем пользователям (в том числе администраторам).

Пользователям доступны две отдельные страницы: «Просмотреть другие учетные записи» и «Предоставить общий доступ к учетной записи».

Пользовательский интерфейс базового общего доступа

Чтобы запросить общий доступ, необходимо нажать значок «плюс» и ввести адрес электронной почты пользователя, которому будет предоставлен общий доступ.

Базовый общий доступ — запрос на просмотр

После того как общий доступ запрошен, он находится в состоянии «Ожидание» до тех пор, пока пользователь не примет или отклонит приглашение.

Интерфейс базового общего доступа — ожидающие запросы


Расширенный общий доступ

Если учетная запись преобразована в учетную запись с расширенным общим доступом, в пользовательском интерфейсе две отдельные страницы будут заменены одной страницей со вкладками — Состояние доступа.

Расширенный общий доступ — навигационное меню

Две вкладки соответствуют двум страницам базового общего доступа.

  • «К моей учетной записи» > «Предоставить общий доступ к учетной записи»
  • «Доступ предоставлен мне» > «Просмотреть другие учетные записи»

Пользователи могут предоставить общий доступ, нажав знак плюса. Откроется всплывающее окно, в котором пользователь может ввести адрес электронной почты или выбрать пользователей или группы из списка пользователей и групп данной учетной записи.

  • Кнопка со стрелкой справа от имени группы открывает для просмотра пользователей группы.
  • Знак плюса позволяет добавить пользователя/группу в запрос на предоставление общего доступа (поле для ввода вверху).
Расширенный общий доступ — общий доступ для группы

 

После определения пользователей/групп для общего доступа автор запроса может определить права доступа (отправка и/или изменение).

foo

Администраторы учетных записей могут предоставить общий доступ для любых пользователей в своей учетной записи Adobe Sign без утверждения.

Администраторы группы могут предоставить общий доступ для любых пользователей в своей группе без утверждения.

Администраторы группы, которые хотят предоставить общий доступ для пользователей или групп вне своей группы, могут создать запрос в состоянии «Ожидание».  Другой пользователь должен явным образом подтвердить (принять) запрос на предоставление общего доступа.

  • При создании запроса для группы формируется сообщение электронной почты для администратора группы, который может принять или отклонить «ожидающие» запросы.

Пользователи, не являющиеся администратором, могут запросить общий доступ (в зависимости от настроенных разрешений). Этот запрос будет находиться в состоянии «Ожидание» до тех пор, пока другая сторона не примет или отклонит запрос.

Расширенный общий доступ — ожидающий запрос


Общий доступ для группы

Администраторы (при расширенном общем доступе) могут предоставлять общий доступ для группы, администратором которой они являются, а также управлять общим доступом для группы (в отличие от общего доступа для пользователей).

Общий доступ для группы аналогичен общему доступу для пользователей. Однако группа содержит больше материалов, и общий доступ для группы предоставляет доступ ко всему контенту всех пользователей в группе.

Если пользователь удален из группы, его содержимое больше не принадлежит группе и недоступно для просмотра.

Предоставление общего доступа на уровне группы администратором группы:

  • Войдите в систему как администратор группы.
  • Выберите Группа > Моя группа пользователей > Состояние доступа.
Переход в раздел «Состояние доступа» для группы

Примечание.

Можно предоставить общий доступ внутри той же группы; при этом все пользователи в группе смогут просматривать контент других пользователей этой группы. Отдельные объекты общего доступа настраивать не требуется.

Администраторы учетных записей могут управлять общим доступом для всех групп в своей учетной записи, а также могут настраивать общий доступ между группами без подтверждения пользователей.

Администратор учетной записи может настроить общий доступ для группы следующим образом.

  • Выберите Учетная запись > Группы > {выберите группу для общего доступа}.
Выбор группы

После загрузки меню «Группы» нажмите Состояние доступа.

Общий доступ для группы — «Состояние доступа» для группы


Дополнительные элементы управления общим доступом между учетными записями

Автор «ожидающего» запроса на общий доступ может повторно отправить запрос целевому пользователю следующим образом.

  • Перейдите в интерфейс общего доступа.
  • Нажмите один раз запрос, который требуется отправить повторно.
  • Нажмите ссылку Отправка повторного запроса на предоставление общего доступа.
  • Сообщение электронной почты будет отправлено целевому пользователю автоматически.
Отправка повторного запроса на предоставление общего доступа

Когда пользователь запрашивает общий доступ, то целевой пользователь (или администратор группы при запросе для группы) получает электронное сообщение со ссылкой для подтверждения.

Сообщение электронной почты на принятие или отклонение запроса на предоставление общего доступа

Кроме того, пользователь может принять или отклонить запрос в приложении следующим образом.

  • Перейдите в интерфейс общего доступа.
  • Нажмите один раз ожидающий запрос, который требуется принять или отклонить.
  • Нажмите Принять или Отклонить.
Принятие или отклонение запроса на предоставление общего доступа

Оба способа общего доступа позволяют любой стороне отменить общий доступ в любое время.

  • Перейдите в интерфейс общего доступа.
  • Нажмите один раз общий доступ, который требуется отменить.
  • Нажмите ссылку Отмена общего доступа.
Отмена общего доступа

Разрешения общего доступа для пользователей/групп можно изменить следующим способом.

  • Перейдите в интерфейс общего доступа.
  • Один раз нажмите общий доступ, который требуется изменить. В верхней части списка отобразятся параметры.
  • Нажмите ссылку Изменить разрешения.
  • Изменение разрешений
  • Нажмите Сохранить.
Изменений разрешений общего доступа


Просмотр общего контента

Контент, к которому вам предоставлен доступ, отображается на вкладке Управление.

В левом верхнем углу страницы «Управление» размещена стрелка выпадающего меню (рядом с полем Ваши документы).

  • Нажмите стрелку, чтобы открыть список пользователей/групп, к которым у вас есть общий доступ.
  • Выберите пользователя/группу для просмотра.
  • Также можно выбрать Все общие документы, чтобы отобразить все общее содержимое.
Нажмите стрелку выпадающего списка на странице «Управление».

Страница обновится для отображения содержимого страницы Управление выбранного пользователя/группы.

Заголовок общей учетной записи

Примечание.

Фильтры на панели слева («Выполняется», «Завершено», «Веб-формы») позволяют фильтровать содержимое так же, как при просмотре своего содержимого.


Элементы управления расширенным общим доступом

Расширенный общий доступ позволяет пользователю изменять документы и поля документов в общей учетной записи (если документ доступен).

Изменение документа

  • Откройте страницу Управление.
  • Перейдите в представление пользователя, владеющего документом, который требуется изменить.
  • Нажмите один раз документ, чтобы его выбрать.
  • Разверните раздел параметров, чтобы отобразить параметры.
  • Выберите операцию, которую требуется выполнить:
Изменение общего документа

Расширенный общий доступ позволяет пользователю отправлять документ от имени общего пользователя.

Этот документ принадлежит общей учетной записи (так же, как при отправке владельцем учетной записи).

Только в истории и журнале аудита будет указано, что документ был отправлен с помощью общей учетной записи другим пользователем.

Отправка документа с помощью общей учетной записи

  • Войдите в свою учетную запись.
  • Нажмите свое имя в правом верхнем углу окна и выберите Переключить учетную запись.
  • Выберите пользователя, от имени которого требуется отправить документ.
    • Нажмите OK.
Расширенный общий доступ — переключение учетной записи

Страница обновится, и отобразится ограниченный интерфейс.

Баннер в верхней части страницы указывает, что вы используете общую учетную запись. На нем также отображается имя пользователя этой учетной записи.

В правой части баннера есть ссылка для возвращения в свою учетную запись.

  • Выберите вкладку Отправка.
  • Настройте и отправьте документ (так же, как в обычном режиме).
Выполнено переключение учетной записи

В журнале действий документа четко указано, что документ был отправлен от имени пользователя.

Журнал аудита при отправке документа от имени другого пользователя


Элементы управления

Элементы управления администратора для предоставления общего доступа представлены в разделе Параметры учетной записи > Параметры безопасности > Общий доступ к учетной записи.

  • Общий доступ можно настроить на уровне учетной записи. При этом настройки будут применены ко всем группам.
  • Общий доступ можно также настроить на уровне группы. При этом наследованные параметры уровня учетной записи будут переопределены.

Элементы управления базовым общим доступом позволяют разрешить или запретить общий доступ, а также определить метод создания общего доступа.

  • Не разрешать совместно использовать учетные записи — интерфейс предоставления общего доступа к учетной записи удаляется из пользовательского интерфейса учетной записи/группы.
  • Разрешить запрос на совместное использование учетной записи — позволяет пользователям учетной записи/группы отправлять запрос для просмотра контента другого пользователя.
  • Разрешить совместно использовать свою учетную запись — позволяет пользователям учетной записи/группы предоставлять общий доступ к своей учетной записи другому пользователю.
  • Оба варианта — пользователь может запрашивать и предоставлять общий доступ.
Элементы управления в меню администратора

Расширенный общий доступ предоставляет дополнительные разрешения.

  • С внешними учетными записями — если этот параметр включен, пользователи могут предоставить доступ к контенту своей учетной записи пользователям в других учетных записях Adobe Sign.
  • С внутренними учетными записями — если этот параметр включен, пользователи могут предоставить доступ к своему контенту другим пользователям той же учетной записи Adobe Sign.

Если общий доступ с внутренними учетными записями включен, пользователю доступны два дополнительных параметра.

  • Отправка — позволяет пользователю, которому предоставлен доступ, отправлять новые документы от имени пользователя, предоставившего доступ.
    • В истории и журнале аудита будет указано, что документ был отправлен пользователем, которому предоставлен доступ, от имени пользователя, предоставившего доступ.
    • Владельцем документа и тем, кто им управляет, будет пользователь, предоставивший доступ (так же, как при самостоятельной отправке).
  • Изменение существующих транзакций — позволяет пользователю, которому предоставлен доступ, изменять документы, находящиеся в работе.