Руководство по быстрой настройке

Вас приветствует руководство быстрой настройки Adobe Acrobat Sign!

В этом руководстве приведены начальные действия по настройке учетной записи Adobe Acrobat Sign и подготовке к отправке документов.

Ниже представлены два раздела с вкладками: один — для пользователей системы, другой — для администраторов. В каждом разделе содержится список функций для настройки, а справа от названия функции указаны уровни учетной записи сервиса, к которым они относятся.

Мы рекомендуем всем пользователям сначала настроить свой идентификатор пользователя, а затем, если у вас учетная запись администратора, перейти на вкладку «Администратор» и настроить параметры учетной записи.

Примечание.

Индивидуальные учетные записи — это учетные записи с одной лицензией, поэтому по умолчанию пользователь также является администратором учетной записи.

Пользователи

При первом входе в Acrobat Sign выделите немного времени на проверку своей личной информации пользователя. Эта информация используется в различных шаблонах, поэтому крайне важно, чтобы она была правильной.

  • Наведите курсор на свое имя в правом верхнем углу, чтобы открыть меню, и нажмите Мой профиль.
Мой профиль

На странице профиля отображаются данные, которые приложение Acrobat Sign будет использовать в любых выполняемых вами транзакциях. К таким данным относятся:

  • Полное имя: используется в сообщениях электронной почты, а также в печатной версии подписи по умолчанию.
  • Должность: автоматически подставляется в поле «Должность» при наличии такого.
  • Название компании: автоматически подставляется в поле «Компания» при наличии такого. Должно представлять собой полное юридическое название организации.
  • Часовой пояс: метки времени и даты в вашем часовом поясе для ясности при создании отчетов

Для изменения любых из этих данных нажмите кнопку Изменить профиль, внесите необходимые изменения и выберите Сохранить.

Acrobat Sign предлагает три стиля подписи в зависимости от ваших личных предпочтений или бизнес-требований.

  • Рукописная подпись. Текущее значение по умолчанию и предпочтительный стиль. К вашему имени применяется специальный шрифт, создающий вид рукописной подписи.

При выборе этого параметра более точная настройка не требуется.

Добавление подписи

Настраиваемые подписи

Создайте свою собственную подпись в разделе Личные настройки > Моя подпись.

Нажмите кнопку Создать, чтобы открыть панель «Подпись» и выбрать способ создания подписи.

  • Биометрическая подпись. Нарисуйте подпись, используя мышь или проведя по экрану пером или пальцем.  Рисование подписи на планшете пальцем дает наилучший результат.
    • Параметр Мобильное устройство позволяет перенести подпись с используемого в настоящий момент устройства на телефон с сенсорным экраном.
  • Изображение. Если у вас есть оригинал вашей подписи, вы можете загрузить его в систему и при подписании Acrobat Sign будет применять это изображение как вашу подпись.

Нажмите кнопку Применить после того, как вы создали подпись.

Моя подпись

Для опытных пользователей, которым необходимо контролировать свои транзакции, можно настроить события, при которых они будут получать сообщения электронной почты или предупреждения в отчетах.

Для перехода на страницу «Уведомления» выберите Личные настройки > Мои уведомления

Мои уведомления

Краткие определения некоторых понятий:

  • События — действия, которые выполняются с документом (отправка, просмотр, подпись и т. д.).
  • Оповещения — ожидаемые действия, не произошедшие в течение указанного периода времени (документ не был просмотрен за восемь часов или просмотрен, но не подписан в течение трех часов и т. д.).

Для событий и оповещений можно настроить два способа уведомления. Вы можете не выбирать ни одного из типов уведомлений или выбрать оба, установив флажки у соответствующих параметров. Параметры:

  • Электронная почта При выборе этого параметра электронное письмо отправляется каждый раз, когда происходит событие или выполняется оповещение. В зависимости от объема загрузки, этот параметр может создавать много «спама», поэтому рекомендуется установить его с учетом объема загрузки вашей электронной почты.
  • Событие События отображаются на главной вкладке (в разделе «События/оповещения») и будут указываться во всех отчетах, которые вы создаете на странице «События/оповещения».

Обратите внимание, что для событий/оповещений имеются две вкладки.

  • Мои события/оповещения — это настройки документов, отправителем которых являетесь вы.
  • Общие события/оповещения — это настройки для любого другого пользователя, с которым вы совместно используете учетную запись. Для настройки параметров «Общие события/оповещения» выберите Личные настройки > Общие события/оповещения.

 

Отчетность можно настроить в нижней части страницы, чтобы отправить сводку отмеченных вами событий. При необходимости этот отчет может отправляться раз в неделю, каждый рабочий день или каждый день недели. 

Уровни обслуживания «Бизнес» и «Организация» позволяют пользователям создавать личные подписи (например, файл подписи в электронной почте).

Если данная опция предоставлена вашим администратором учетной записи, личную подпись можно настроить, выбрав Личные настройки > Подпись моих сообщений эл. почты

  • Если опция не отображается, администратор вашей учетной записи может предоставить ее на уровне учетной записи или группы.

Личная подпись помещается в нижней части электронных сообщений, но над всеми корпоративными подписями:

Настройка персонального нижнего колонтитула

Читайте и подписывайте сообщения электронной почты — с полной фирменной символикой

Доступны два параметра языка по умолчанию.

  • Мой язык — язык, используемый по умолчанию в электронных письмах и в инструкциях на экране.
  • Язык подписи — язык, используемый по умолчанию в электронных письмах и в инструкциях на экране для получателей, не относящихся к вашей учетной записи Acrobat Sign.
Переход к языковым настройкам

Администраторы

Приветствуем вас, администраторы!

Надеемся, что конфигурация вашего персонального идентификатора пользователя выполнена успешно, и вы готовы к дальнейшей настройке учетной записи.

Приведенные инструкции нельзя назвать краткими. Однако правильная настройка параметров учетной записи гарантирует отправителям и подписывающим сторонам наиболее эффективный и упрощенный рабочий процесс. Кроме того, это поможет избежать вопросов, которые могут возникнуть после развертывания.

Примечание. Не все параметры, доступные вам, полностью объясняются, поэтому, если у вас возникнут вопросы, обратитесь в службу поддержки.

Функция Сообщения и инструкции в приложении позволяет Acrobat Sign расширить возможности продукта с помощью третьей стороны, предоставляя важные уведомления в приложении, собирая отзывы и данные об использовании, а также предлагая рекомендации или обучение на основе поведения.

Доступ к соответствующим элементам управления можно найти на вкладке Глобальные настройки администратора учетной записи.

Элементы управления сообщениями в приложении

Включение этой функции позволяет Adobe отправлять уведомления непосредственно в интерфейс Acrobat Sign после входа в систему и предоставлять пользователю доступ к документам поддержки прямо в приложения (при нажатии на всплывающую выноску с вопросительным знаком).

Всплывающая выноска со справкой


Настройка внешнего архива

Администраторы могут настроить функцию Внешний архив в Adobe Acrobat Sign, чтобы автоматически доставлять копию электронного письма со статусом Подписано и сохранено для каждого завершенного документа на дополнительный адрес электронной почты. Автоматическая копия всегда будет содержать подписанное соглашение в формате PDF, отчет об аудите в формате PDF и файл CSV с данными полей (если таковой существует), независимо от настроек учетной записи или группы, которые определяют, должны ли быть приложены данные документы.

Настройки внешнего архива могут быть изменены на уровне учетной записи и группы. Настройки на уровне группы переопределяют унаследованные настройки учетной записи. В учетных записях, использующих функцию Пользователи, состоящие в нескольких группах, можно эффективно использовать настройку уровня групп, когда группы используются для определения конкретных рабочих процессов документов. (Например, юридическая группа может включать свой юридический отдел во все завершенные соглашения и удалить общий адрес архива, который мог быть настроен на уровне учетной записи.)

Для настройки архива необходимо только ввести действительный адрес электронной почты в поле Отправлять дополнительную копию каждого подписанного соглашения на вкладке Глобальные настройки в меню администратора. Можно использовать любой действительный адрес электронной почты, в том числе в сторонних приложениях, принимающих входящую электронную почту.

Вкладка Внешний архив содержит инструкции по поиску почтовых адресов входящей почты для приложений Box и Evernote, которые можно использовать для отправки документов в эти приложения.

Примечание.

У пользователей индивидуальных учетных записей нет доступа к вкладке Глобальные настройки. В учетных записях индивидуальных пользователей поле Отправлять дополнительную копию каждого подписанного соглашения находится на странице Внешний архив.

Добавление адреса электронной почты в интерфейс внешнего архива

  1. Войдите в систему в качестве администратора и перейдите в раздел Настройки учетной записи > Глобальные настройки > Отправлять дополнительный экземпляр каждого подписанного документа на следующие адреса электронной почты

  2. Выберите кнопку добавления адреса электронной почты.

    Перейдите к настройкам внешнего архива

    Пользователям индивидуальных учетных записей необходимо перейти на вкладку Внешний архив:

    Перейдите к настройкам внешнего архива  для индивидуальных учетных записей

  3. Откроется всплывающее окно для ввода адреса электронной почты для архива.

    Введите адрес электронной почты дважды (чтобы подтвердить, что указан правильный адрес).

    Сохраните адрес электронной почты.

    Предупреждение

    Примечание.

    Если домен электронной почты архива является новым для учетной записи, отображается предупреждение с просьбой проверить правильность такого адреса.

    Внимательно проверьте адрес электронной почты архива. Не следует допускать автоматической отправки копии каждого соглашения не тому получателю.

    Введите адрес электронной почты  архива

  4. Нажмите Сохранить.

  5. Адрес электронной почты хранится в виде отдельного элемента в поле электронной почты.

    • Можно сохранить не более 15 адресов.
    • Нажатие на «X» справа от адреса электронной почты удаляет адрес из поля.

    Введите все адреса электронной почты, на которые хотите отправлять подписанную документацию.

    Настроенный адрес электронной почты архива

  6. Нажмите Сохранить в правом нижнем углу окна, после того как добавите все адреса электронной почты, чтобы сохранить настройки.

    Сохраните настройки

Настройки подписи

В этих настройках есть много опций, которые необходимо учитывать. Давайте рассмотрим их подробнее!

Перейдите в раздел Учетная запись > Настройки подписи.

Настройка параметров подписи

Первые два параметра управляют автоматическим форматированием линии, над которой располагается подпись, а также данными подписи, которые указываются под линией:

  • Использовать форматированные подписи и инициалы
    • В документ добавляется линия и подпись над ней
    • При отключении этого параметра размещается только подпись без отметок, которые указывают, что подпись является электронной
  • Динамически изменять линию под подписью и инициалами 
    • Линия под подписью автоматически изменяется, чтобы быть на несколько пикселей длиннее, чем подпись или инициалы
    • При отключении этого параметра отображается целая линия, длина которой соответствует исходному полю подписи


Разрешить получателям ставить подпись и инициалы с помощью

Следующий раздел параметров управляет тем, как получатели подписывают документы. Если в вашей компании нет конкретных требований к подписанию, рекомендуется предоставлять получателям право самостоятельно выбирать способ подписания.

Предусмотрено несколько вариантов:

  • Ввести имя и инициалы с помощью клавиатуры. Для большинства пользователей это самый простой способ, не требующий никаких дополнительных действий. Получатель вводит свое имя, после чего к имени автоматически применяется шрифт, похожий на рукописный текст.
    • Динамически выбирать шрифт подписи. В Acrobat Sign доступны несколько шрифтов, имитирующих рукописный текст. По умолчанию они применяются в определенном порядке.  При выборе этого параметра исходная позиция шрифта определяется в случайном порядке.
  • Ставьте подпись и инициалы от руки с помощью мыши, либо проведя стилусом или пальцем по экрану. При выборе этого параметра получатели смогут нарисовать свою подпись на экране.
  • Загрузка изображения подписи и инициалов. При выборе этого параметра получатели смогут загружать изображение со своей подписью из локальной системы.


Разрешить получателям использовать свои сохраненные подписи

В данном разделе параметров можно разрешить получателям использовать имеющиеся сохранение подписи (сохраняются биометрические подписи и подписи-изображения).  Если вы предпочитаете отказать получателям в использовании сохраненных подписей, им придется рисовать ее или вводить на клавиатуре либо загружать с устройства (в зависимости от того, какие подписи вы разрешили).

Доступные варианты:

  • Все получатели. Все получатели смогут использовать сохраненные подписи.
  • Внутренние получатели. Использовать сохраненные подписи смогут только те получатели, которые в вашей учетной записи Acrobat Sign отображаются как пользователи.
  • Никто. Никто не сможет использовать свои сохраненные подписи.

 

В этом разделе имеется следующий дополнительный флажок:

  • Разрешить пользователям из моей учетной записи загружать изображения и сохранять их в своих профилях в качестве подписей и инициалов. Пользователи, отображаемые в вашей учетной записи Acrobat Sign, смогут загружать изображение своей подписи в разделе «Личные настройки».

Добавить фирменную символику вашей компании — прекрасный способ оформить документы и транзакции Acrobat Sign пользователей и подписывающих сторон.

Название компании и имя хоста в URL-адресе

В этом разделе можно указать название компании и имя хоста для вашей учетной записи. Это базовая информация, с помощью которой ваша учетную запись будет отражать актуальные сведения о вас. 

Эти два параметра настраиваются для учетной записи и не могут быть изменены на уровне группы.

Выполните вход как администратор учетной записи и выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Настройка учетной записи.

Название компании

Значение, введенное в это поле, подставляется автоматически в поле «Название компании» для новых пользователей, когда они создаются в учетной записи.

По умолчанию в Acrobat Sign пользователи могут изменять свои персональные настройки, включая параметр «Название компании» для индивидуального пользователя.

Для обновления значения поля Название компании в профиле всех пользователей в вашей учетной записи выполните следующее:

  • Установите флажок в поле Задать название компании для всех пользователей в учетной записи.
  • Нажмите Сохранить.

Для всех профилей пользователей будет применено значение в поле Название компании в качестве значения Компания в их пользовательских профилях.

Примечание.

Установка флажка Задать название компании для всех пользователей в учетной записи — это единовременная замена для всех пользователей в вашей учетной записи.

После сохранения страницы для всех пользователей будет выполнено обновление, а флажок будет снят для повторения действия при необходимости (так как пользователи имеют право изменять значения в поле «Название компании»).

Имя хоста

При указании имени хоста для учетной записи изменяется URL-адрес, по которому пользователи входят в систему, а также URL-адреса, по которым подписывающие стороны переходят к соглашениям.

В результате вы получаете URL-адреса с индивидуальным именем хоста.

Загрузка логотипа

Администраторы учетной записи или группы могут добавить изображение, которое будет показываться вместо логотипа Adobe Acrobat Sign по умолчанию. Это изображение показывается в верхнем левом углу экрана всем авторизованным пользователям вашей учетной записи.

Примечание.

Если изображение отображается некорректно, убедитесь, что его высота — ровно 60 пикселей, а ширина не превышает 200 пикселей.

Загрузите шаблон ниже, чтобы создать логотип правильного размера.

Загрузить

  1. Войдите в учетную запись с правами администратора, перейдите на страницу Настройки учетной записи и нажмите Настройка учетной записи.

    Переход к настройке учетной записи

  2. Нажмите Загрузить логотип и найдите нужный файл логотипа.

  3. Сохраните настройку.

    После загрузки файла логотипа на экран выводится сообщение с подтверждением загрузки.

    Кнопка загрузки логотипа

    Обновите страницу.

    Теперь логотип виден всем пользователям вашей учетной записи.

    Обновленный логотип в интерфейсе

Раздел «Глобальные настройки» на вкладке «Учетная запись» содержит множество полезных функций, и каждый из параметров подходит для конкретного типа использования.

Ниже представлено краткое описание каждого параметра и рекомендации. Тем не менее, вполне вероятно, что ваш вариант использования будет отличаться от «наиболее распространенного».

Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Глобальные настройки.

  • Прикреплять файл CSV с данными формы к электронным сообщениям подписанного соглашения отправителя
    Если вы используете формы и хотите получать файл CSV с данными полей для каждого подписанного документа, установите этот флажок. Однако работать с отдельными файлами CSV для каждой транзакции может оказаться не совсем удобно.

    Для сбора данных или их отправки в CRM лучше создать решение API.

  • Ограниченная видимость документа
    Эта функция позволяет отображать в транзакциях только файлы, назначенные указанным подписывающим сторонам. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами функции «Ограниченная видимость документа», необходимо четкое понимание процесса подписания документов, которые вы отправляете, и того, как вы прикрепляете эти документы.

    Эта опция пригодится вам в случае, если вам необходимо отправить большую, многофайловую транзакцию нескольким подписывающим сторонам, и вы хотите скрыть части документа от одной или нескольких подписывающих сторон. Если у вас возникли сомнения, посмотрите небольшой видеоролик.
  • Прикреплять копию подписанного документа PDF к отправляемым электронным сообщениям
    После завершения транзакции каждый ее участник получает копию по умолчанию. Этот параметр позволяет отправлять копии документов только внутренним, только внешним получателям либо и тем, и другим.

    Установка этого параметра, скорее всего, будет зависеть от типа ваших документов. Если вы собираете конфиденциальную информацию, не стоит отправлять подписанные копии по электронной почте. Таким образом вы обеспечите безопасность документов. Однако ваши клиенты, возможно, захотят получить копии документов. В таких случаях подписывающей стороне рекомендуется зарегистрировать бесплатную учетную запись Acrobat Sign и получить копию непосредственно из Acrobat Sign.

  • Приложить отчет аудита к завершенным документам
    Если вам требуются отчеты об аудите, приложенные к копии подписанного документа, отправляемого вам по электронной почте, включите этот параметр как минимум для отправителя.

  • Объединить несколько документов в один после подписания
    При загрузке нескольких файлов для одной транзакции Acrobat Sign объединяет эти файлы в один документ PDF перед отправкой на подпись.

    Этот параметр определяет, содержат ли подписанные и сохраненные сообщения электронной почты один большой документ PDF или этот документ будет разделен на несколько файлов.
Примечание.

Эта настройка применяется только к копии, прикрепленной к подписанному и сохраненному сообщению электронной почты. Копии, загруженные из Acrobat Sign, всегда будут оставаться одним файлом PDF, включающим все.

  • Отправлять дополнительную копию каждого подписанного соглашения на эти адреса электронной почты

Этот параметр также находится в разделе «Внешний архив», но его можно настроить на уровне группы (для клиентов уровня «Бизнес» и «Организация»). Это позволяет, например, отправлять заполненные контракты на продажу в бухгалтерию или заполненные соглашения о неразглашении в юридический отдел.

  • Загрузка подписанного документа
    Необходимо включить этот параметр, если подписывающим сторонам разрешено печатать документ, чтобы подписать его, и отправлять по факсу. Пользователь может распечатать документ и отправить его вам, и, если этот параметр не выбран, то, возможно, вы не сможете закрыть транзакцию в Acrobat Sign.
  • Интеграция с Twitter
    Пользователи могут рассказать о своих успехах! Уведомление Twitter отправляется при каждом выполнении транзакции.
  • Передача пользователям в моей учетной записи
    В данном случае передача означает разрешение другой подписывающей стороне (адресу эл. почты) подписать документ вместо вас. Передача не отменяет доступ исходного пользователя к документу, а просто предоставляет другому пользователю право на подпись.

    Как правило, мы стремимся сделать процесс подписания как можно легче, и поэтому разрешаем передачу. Однако в некоторых случаях документ должен быть подписан только назначенной стороной.
Примечание.

Имейте в виду, что этот параметр действует для пользователей в вашей учетной записи Acrobat Sign (не для всех пользователей в вашей компании). Если у ваших подписывающих сторон нет идентификаторов пользователей Acrobat Sign в вашей учетной записи, на них данный параметр действовать не будет.

  • Право на подпись
    Этот параметр определяет доступ к подписанию документа по умолчанию для пользователей в вашей учетной записи Acrobat Sign.
    Обычно рекомендуется разрешить подписание по умолчанию всем. Если вы планируете использовать Acrobat Sign в отделе кадров, то вам определенно нужно разрешить подписание всем.
    Если вы решили не предоставлять право подписания всем по умолчанию, необходимо указать подписывающие стороны, которые могут подписывать документы.
    Совет! Как администратор, вы не являетесь подписывающей стороной. Поэтому, если вам необходимо подписывать документы, и вы отказываетесь от права подписания для всех по умолчанию, следующее, что вам необходимо сделать, — это перейти в раздел «Пользователи и группы», щелкнуть свой адрес электронной почты и предоставить себе право подписания.
  • Передача пользователям вне моей учетной записи
    Параметр аналогичен указанному выше, но эта функция предназначена для пользователей, которых нет в вашей учетной записи Acrobat Sign.
    Установите часовой пояс, используемый для соглашений, созданных пользователями в этой учетной записи
    Этот параметр устанавливает часовой пояс для меток даты и времени на транзакциях.
  • Параметры, связанные с администрированием группы
    Клиенты уровней обслуживания «Бизнес» и «Организация» могут создавать группы. Если у вас есть группы, может потребоваться назначить администраторов только для этих групп.
    Эти два параметра позволяют разрешить или запретить администраторам группы добавлять новых пользователей или изменять уровень группы (эти настройки также доступны в разделе «Глобальные настройки»).
Примечание.

Сервис Acrobat Sign основан на принципе работы с родительскими-дочерними элементами. Группы являются дочерними объектами учетной записи. Это означает, что новая группа наследует свойства учетной записи. Это также означает, что изменения на уровне группы переопределяют настройки на уровне учетной записи.

Параметры отправки — это функции, отображающиеся при отправке на вкладке «Отправка». Этот раздел посвящен всем настройкам, которые доступны на этой странице.

Как и глобальные параметры, они очень сильно зависят от каждого отдельного случая применения.

Процесс настройки довольно долгий. Не будем терять время и начнем! Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки.

  • Новый инструмент «Возможности отправки»
    Этот параметр включает новый инструмент «Возможности отправки». Также можно разрешить пользователям переключаться между новым и классическим инструментом «Возможности отправки».
  • Показывать страницу отправки после входа в систему
    Этот параметр направляет пользователей на вкладку «Отправка» (вместо вкладки «Главная») после входа в Acrobat Sign.
    Если при первом входе в систему возникает нежелательная задержка, это может быть связано с работой сценариев обновления виджетов отчетов на вкладке «Главная». Если пользователям нужно сразу перейти к процессу отправки, не проверяя данные на вкладке «Домашняя», то эта функция вам подойдет.
  • Отправить документы на утверждение
    Вам требуется утверждение от одного или нескольких пользователей, но не их подписи? Если да, включите эту функцию.
Примечание.

Можно создавать формы, которые требуют от утверждающей стороны указать информацию в полях, но не подписывать документ.

  • Прикрепление документов
    Этот параметр включает все ресурсы, из которых можно брать документы. Если вы хотите управлять версиями документов, вы можете запретить доступ ко всем ресурсам, кроме библиотеки, где хранятся текущие версии форм.
  • Автоматически заполнять имя документа
    Автоматическое указание имени документа значительно экономит время, но имейте в виду, что документ называется по имени первого вложенного файла. Если это так, возможно, стоит разрешить отправителю изменять имя документа. На всякий случай.
  • Языки
    С помощью этого параметра пользователи выбирают язык подписания для внешних подписывающих сторон на странице «Отправка».
  • Шаблоны сообщений
    Значительно экономит время для пользователей с большими объемами работы. Шаблоны сообщений позволяют создать новое сообщение по умолчанию, а также определить большой массив других пользовательских шаблонов сообщений. Если вы отправляете одни и те же документы с одинаковым сообщением несколько раз в день, настройте этот параметр.
  • Личные сообщения получателям
    Этот параметр позволяет отправителям добавлять личные сообщения для каждого получателя.
  • Разрешенные типы подписи
    По умолчанию включена только электронная подпись. Однако зачастую пользователям требуется выводить документы на печать и передавать их обратно по факсу. Если вы знаете, что некоторые клиенты действуют таким образом, включите параметр «Подпись по факсу».
  • Настройки подписи отправителя
    Эти настройки предназначены для отправителей, которым необходимо дополнительно подписывать документы. Если отправителям разрешено дополнительно подписывать документы, следует восстановить настройки по умолчанию, чтобы уменьшить количество отправителей, которых необходимо настраивать для транзакции.
  • Напоминания
    Если для процесса необходимо настроить уведомления, этот параметр позволяет настроить повторную отправку и сообщение напоминания, что дополнительно экономит время отправителям.
  • Защита паролем подписанных документов
    Если этот параметр включен, пользователю будет необходимо ввести пароль, прежде чем он сможет открыть подписанный файл PDF или просмотреть его в режиме онлайн.
    Настройка стоит ваших усилий и времени, поскольку обеспечит безопасность.
  • Проверка удостоверений подписывающих сторон в моей учетной записи
    В Acrobat Sign предусмотрено несколько методов двухфакторной аутентификации пользователей. В зависимости от вашего конкретного случая можно разрешить один или несколько из этих параметров. Кроме того, можно разрешить или запретить отправителям выбирать метод аутентификации по желанию.
Примечание.

Можно выбрать любой вариант или все. Однако для варианта Аутентификация по телефону необходимо сначала включить параметр Разрешить отправителям задавать параметры проверки удостоверений подписывающих сторон для отдельных получателей.

  • Истечение срока действия документа
    Если ваш случай предусматривает «периоды специальных возможностей», например специальную цену, которая доступна только в течение следующих дней, вы можете указать этот период в настройках. Если документ не будет подписан за заданное время, срок его действия истечет.
    Если включен этот параметр, рекомендуется также включить параметр Разрешить изменение параметров срока действия документа после его отправки. Вам не нужно продлевать срок действия, однако иметь такую возможность очень полезно.
  • Новое представление страницы предварительного просмотра и авторинга
    Этот параметр предоставляет доступ к новому представлению страницы «Авторинг». Он также дает пользователям возможность переключаться между новым и классическим представлением страницы «Авторинг».
  • Просмотр, разм. подп., добавление полей
    Если вы часто добавляете поля в документы в реальном времени, можно включить инструмент перетаскивания полей по умолчанию. Однако при работе с документами с контролем версий вам, скорее всего, потребуется запретить пользователям изменять поля.
  • Порядок подписи
    Как правило, документы подписываются в последовательном порядке. Такая настройка задана по умолчанию. Однако если в работе вы используете параллельный процесс подписания, можно настроить сервис соответствующим образом, чтобы пользователи подписывали документы одновременно.

    Кроме того, вы можете предоставить отправителю возможность самому выбрать, какой порядок подписи лучше всего подходит для его транзакций: одновременный или последовательный.

Отправка изображений верхнего и нижнего колонтитула сообщения электронной почты

На уровнях обслуживания «Бизнес» и «Организация» можно отправлять изображения верхнего и нижнего колонтитула для дальнейшей персонализации или добавления фирменной символики в вашу учетную запись. Эти изображения включаются в сообщения электронной почты, отправляемые получателям.

Изображения для электронных писем, заданные на уровне учетной записи, наследуются всеми группами этой записи. Изображение, заданное на уровне группы, замещает изображение, заданное на уровне учетной записи.

Примечание.

Изображения верхнего и нижнего колонтитулов сообщений электронной почты доступны только для учетных записей уровня «Организация».

Если изображения отображаются некорректно, убедитесь в том, что ширина изображения составляет 600 пикселей, а высота — 200 пикселей. Кроме того, изображение должно быть сохранено в формате JPG, GIF или PNG.

Загрузите шаблон ниже, чтобы создать логотип правильного размера.

Загрузить

  1. Выполните вход как администратор и выберите Настройки учетной записи > Настройки электронной почты.

    Настройки электронных писем

  2. Нажмите Обзор, чтобы найти и выбрать изображение.

    Поиск изображения

    Чтобы удалить изображение, нажмите кнопку Очистить .

    Очистка изображения

  3. Сохраните загруженное изображение.

    Сохранение конфигурации изображения

Загруженное изображение верхнего колонтитула появится в верхней части шаблона электронного письма, которое Acrobat Sign будет отправлять получателям. Изображение нижнего колонтитула отображается в нижней части шаблона.

Читайте и подписывайте сообщения электронной почты — с полной фирменной символикой

Параметры безопасности Acrobat Sign аналогичны общим параметрам безопасности с помощью паролей любого приложения, за исключением пары дополнительных функций.

Для настройки параметров безопасности перейдите в раздел: Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры безопасности.

  • Параметры единого входа
    Пользователи входят в систему из базы пользователей Adobe или Google? В этом случае вам следует включить соответствующий параметр и отключить те, которые вы не планируете использовать.
  • Параметр «Запомнить меня»
    С помощью этого параметра система запоминает данные для входа пользователя на определенный период. Выберите период в раскрывающемся списке.
  • Политика пароля для входа
    Эта настройка указывает, как часто требуется менять пароль и сколько предыдущих паролей будет запоминать Acrobat Sign для предотвращения установки повторяющихся паролей.
  • Надежность пароля для входа
    Необходимый уровень надежности паролей обеспечивает защиту вашей учетной записи. Рекомендуется установить как можно более надежные пароли.
  • Тип шифрования PDF
    Ключевым моментом шифрования PDF является полное представление о том, какая версия Reader, вероятнее всего, установлена у подписывающих сторон. Расширенные варианты шифрования требуют более современных версий Reader.
    Если подписывающий пользователь в достаточной мере подкован в технических вопросах, можно использовать значение «128-битовый AES». Программа Acrobat 7 впервые появилась в начале 2005 года, и с тех пор большинство пользователей перешли на более новые версии.
  • API
    Этот параметр разрешает несертифицированным партнерским приложениям получать доступ к данным этой учетной записи. Он также разрешает другим пользователям (помимо администраторов учетных записей) разрабатывать приложения, использующие Acrobat Sign API.
  • Допустимые диапазоны IP-адресов
    Если внешние пользователи пытаются получить доступ к вашим пользователям, ограничение диапазона IP-адресов является превосходной мерой защиты. Проверьте, что никто не работает из дома или с мобильного устройства за пределами принадлежащих вам сетей.
  • Общий доступ к учетной записи
    Общий доступ к учетной записи — это удобная функция для ваших пользователей, однако будет также не лишним контролировать, кому они предоставляют доступ к своим учетным записям. Многие администраторы выбирают общий доступ к учетным записям только при создании новых пользователей и отключают параметр в масштабах учетной записи.
  • Проверка удостоверения подписывающей стороны
    Должны ли пользователи входить в систему перед подписанием документа? Это может быть хорошей проверкой безопасности.
  • Пароль для подписания соглашения
    Этот параметр позволяет применить политику паролей при защите документа от подписания или просмотра.
  • Надежность пароля для подписания соглашения
    Этот параметр определяет надежность пароля.
  • Аутентификация на основе знаний
    Можно ограничить количество попыток проверки личности подписывающей стороны перед отменой документа.

Планируете использовать API-интерфейс? Если у вас есть разработчик и вы хотите интегрировать Acrobat Sign в существующую систему CRM (или любую другую систему с поддержкой API-интерфейса), вам может потребоваться этот параметр.

Acrobat Sign поддерживает REST API:

Выберите Учетная запись > Acrobat Sign API.

Чтобы использовать API Adobe Document Cloud для доступа к данным клиентов, требуются OAuth Tokens.

Вы можете создать ключ интеграции, если у вас есть старое приложение, не поддерживающее OAuth.

Если вы не видите ссылку для создания ключа интеграции, обратитесь в службу поддержки.

Также на этой странице содержатся

Кроме того, после активации API в левой части отобразится новая ссылка на Журнал API-запросов. В данном журнале отображается XML из входящих вызовов API, и он может быть бесценным в устранении неполадок при наличии любых проблем с кодом.

Параметр REST API доступен через приложения API.

Находясь на странице, щелкните ссылку Создайте новое приложение, дайте приложению имя и нажмите на кнопку Создать приложение.

Идентификатор и секретное слово приложения будут созданы и немедленно отобразятся.

Разделение пользователей на функциональные группы может оказаться очень удобным, особенно если у вас имеются различные требования к подписи или структуры отчетности, которые необходимо соблюдать.

К счастью, создать группу в Acrobat Sign очень просто. Выберите
Учетная запись > Пользователи или Учетная запись > Группы.

На странице «Группы» нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу страницы и введите новое имя группы в соответствующее поле.

На странице также доступна ссылка для настройки параметров группы — нажмите строку для просмотра ссылки «Параметры группы». Эти настройки почти идентичны глобальным параметрам, указанным на уровне учетной записи, но, поскольку группы являются дочерним объектом учетной записи, настройки группы перезаписывают параметры учетной записи.

Вы также увидите, что имя группы всегда доступно для обновления, поэтому, если потребуется изменить имена групп, с этим не возникнет проблем.

Примечание.

Если вы приобрели план Acrobat Sign для малого бизнеса, воспользуйтесь веб-панелью администратора Admin Console для управления пользователями и правами, связанными с ними. Кроме того, можно назначить несколько администраторов для управления командой или поведением функций Acrobat Sign

Наконец, перейдем к добавлению пользователей!

В Acrobat Sign создать пользователей можно двумя способами:

По одному

или

Сразу несколько с помощью CSV

Создать одного пользователя очень просто. Выберите
Учетная запись > Пользователи, затем нажмите кнопку «+» на панели инструментов рядом с полем поиска. Откроется диалоговое окно «Создание».

Введите адрес электронной почты, имя и фамилию, а затем выберите группу для назначения пользователя (при необходимости).

Отобразится флажок «Просмотреть их соглашения». Этот параметр предоставляет администратору доступ к учетной записи нового пользователя. Также установите этот флажок, если требуется контролировать транзакции нового агента.

Если этого не сделать, вы все равно можете предоставить общий доступ, только для этого потребуется воспользоваться функцией общего доступа к учетной записи.

После создания пользователя на указанный адрес электронной почты будет отправлено электронное сообщение с запросом на установку паролей. Когда это будет сделано, пользователь станет активен и сможет отправить свой первый документ!

Для создания нескольких пользователей выберите Учетная запись > Пользователи, затем нажмите кнопку «+» на панели инструментов рядом с полем поиска. В диалоговом окне «Создание» нажмите Создать группу пользователей.

Вам потребуется создать файл CSV, содержащий хотя бы два столбца: столбец адреса электронной почты и столбец имени/фамилии. Для ознакомления с форматом просмотрите пример файла CSV — нажмите ссылку Загрузить пример файла CSV. Подготовьте файл в заданном формате. Как только файл будет готов, нажмите Обзор и выберите файл.

Одним из недостатков этого процесса является то, что вы не можете предоставить пользователю доступ к учетной записи администратора.

Логотип Adobe

Вход в учетную запись