Руководство по установке Adobe Acrobat Sign для Workday

Служба поддержки Adobe Sign

В этом документе описано, как интегрировать Adobe Sign с клиентом Workday. Чтобы использовать Adobe Sign в Workday, необходимо уметь создавать и изменять объекты Workday, такие как:

• Business Process Framework (Инфраструктура рабочих процессов)
• Tenant Set-up and configuration (Настройка и конфигурирование клиента)
• Reporting and Workday Studio Integration (Отчеты и интеграция с Workday Studio)

Ниже перечислены основные этапы интеграции:

• Активация учетной записи администратора в Adobe Sign (только для новых заказчиков)
• Настройка группы в Adobe Sign, к которой будет привязан пользователь интеграции Workday
• Установка связи OAuth между Workday и Adobe Sign

Активация учетной записи Adobe Sign

Действующие заказчики, у которых уже созданы учетные записи, могут пропустить этот этап и перейти к настройке Adobe Sign для Workday.

Для новых заказчиков Adobe Sign, у которых еще нет учетных записей для входа в систему, специалист Adobe создаст учетную запись Adobe Sign для Workday. После выполнения этого вы получите подтверждающее сообщение электронной почты, как показано ниже. 

Следуйте инструкциям в сообщении электронной почты для активации вашей учетной записи и получения доступа на главную страницу Adobe Sign.

Настройка Adobe Sign для Workday

Для настройка Adobe Sign для Workday необходимо создать два специализированных объекта в системе Adobe Sign, которые описаны ниже:

• Группа Workday: для интеграции с Workday требуется отдельная группа в учетной записи Adobe Sign. Группа Adobe Sign позволяет контролировать только совместное использование Workday и Adobe Sign. Это не повлияет на возможное использование с любыми другими системами, например Salesforce.com или Arriba. Уведомления по электронной почте отключены для группы Workday, поэтому пользователи Workday будут получать уведомления только через папку «Inbox» (Входящие) в системе Workday.

• Аутентифицирующий пользователь, владеющий ключом интеграции: в группе Workday должен быть только один администратор группы — привилегированный пользователь, которому принадлежит ключ интеграции. Рекомендуется, чтобы администратор использовал рабочий адрес электронной почты типа HR@MyDomain.com, а не персональный адрес, во избежание риска деактивации пользователя в будущем, что приведет к неработоспособности интеграции.

Создание пользователя и группы в Adobe Sign

Указание аутентифицирующего пользователя

Повышение статуса пользователя в группе Workday:

1. Перейдите к странице Пользователи (если она еще не открыта).

2. Дважды щелкните пользователя в группе Workday.

   При этом откроется страница «Редактирование», где можно изменить разрешения пользователя.

3. Установите флажок Group Admin (Администратор группы).

4. Нажмите Сохранить.

Настройка клиента Workday

Чтобы установить связь между клиентом Workday и Adobe Sign, необходимо установить доверенные отношения между службами. После этого можно добавить этап «Review Document» (Редактирование документов), что позволит выполнить процесс подписания с помощью Adobe Sign.

Чтобы установить доверенные отношения, выполните следующие действия.

1. Войдите в Workday как администратор учетных записей..

2. Откройте страницу Edit Tenant Setup - Business Processes (Изменить настройки клиента — рабочие процессы).

3. Найдите раздел eSignature Configuration (Конфигурация электронной подписи).

4. Выберите Authenticate with Adobe (Аутентификация в Adobe).

   Запустится последовательность аутентификации OAuth2.0.

5. Получив запрос, введите учетные данные администратора группы Adobe Sign, которого вы создали ранее.

6. Подтвердите доступ к Adobe Sign.

   После подключения устанавливается флажок Конфигурация Adobe включена, и вы можете начать использовать Adobe Sign в Workday.
   

Настройка этапа «Review Document» (Редактирование документа)

Документ для этапа «Review Document» (Редактирование документа) может быть любым из следующих:

• Статический документ
• Документ, созданный на этапе «Generate Document» (Создание документа) в том же рабочем процессе
• Форматированный отчет, созданный в Конструкторе отчетов Workday

Во всех этих документах можно использовать текстовые теги Adobe для настройки оформления и расположения определенных компонентов Adobe Sign. Источник документа должен быть указан в определении рабочего процесса. Во время выполнения рабочего процесса невозможно загрузить специальный документ.

На этапе «Review Document» (Редактирование документа) Adobe Sign предоставляет уникальную возможность задать последовательность подписывающих групп. Вы можете создать группы на основе ролей, которые будут последовательно добавлять свои подписи. Adobe Sign не поддерживает параллельные подписывающие группы.

Инструкции по настройке этапа «Review Document» (Редактирование документа) см. в кратком руководстве.

Поддержка

Служба технической поддержки Workday

Поскольку Workday отвечает за интеграцию, в эту службу поддержки следует обращаться в первую очередь при возникновении проблем или вопросов, касающихся масштаба интеграции, функциональных возможностей и повседневной работы.

Вы можете ознакомиться со статьями сообщества Workday об устранении проблем интеграции и создания документов:

• Устранение проблем с интеграцией электронной подписи
• Этап «Review Document» (Редактирование документа)
• Динамическое создание документов
• Рекомендации по созданию документов-предложений

Служба технической поддержки Adobe Sign

Adobe Sign выступает в роли партнера по интеграции, и в эту службу поддержки следует обращаться, если возникают проблемы с получением подписей или уведомлений об ожидаемых подписях.

Для получения поддержки пользователям Adobe Sign следует обратиться к своему менеджеру по работе с клиентами (Customer Success Manager, CSM). Также можно связаться со службой технической поддержки Adobe по телефону 1-866-318-4100. Дождитесь перехода к списку продуктов, затем нажмите 4 и 2, следуя подсказкам системы.

• Добавление текстовых тегов Adobe в документы
• Настройка этапа «Review document» (Редактирование документа) и примеры

Распространенные вопросы

• Почему статус не обновляется в системе Workday, даже если документ полностью подписан?

Статус документа в системе Workday может не отображаться, если кандидат не нажал кнопку «Submit» (Отправить) после подписания в Adobe Sign.

В соответствии с задачей Workday «Check eSignature Signing Status» (Проверить статус электронной подписи): чтобы начать процесс, пользователь может отправить соответствующую задачу в папке «Inbox» (Входящие).

В соответствии с задачей Workday «Development» (Разработка): первоначальная подпись завершает процесс, только если пользователь отправляет задачу в папке «Inbox» (Входящие) после подписания документа. После подписания iframe закрывается, и пользователь перенаправляется к той же задаче, где можно нажать кнопку «Submit» (Отправить) для завершения процесса.