Workflow-Management von Dateien – Grundlagen

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Inhalte freigeben

Adobe InCopy LiveEdit Workflow-Plug-ins ermöglichen es Autoren und Redakteuren, gleichzeitig Texte in InCopy zu entwickeln, während Designer Layouts in Adobe InDesign erstellen.Dieser Workflow umfasst Container-Dateien (Aufgaben), in denen zusammengehörende Inhalte gruppiert werden, sowie Werkzeuge zum Sperren von Dateien und zum Benachrichtigen. Mit diesen Werkzeugen können Dateien in InCopy und InDesign über ein gemeinsam verwendetes Netzwerk oder in per E-Mail übertragenen komprimierten Paketen zur Verfügung gestellt und aktualisiert werden.

Im gemeinsamen Netzwerk-Workflow exportieren InDesign-Benutzer Text und Grafiken an einen freigegebenen Speicherort im Dateisystem, wo die Dateien für InCopy-Benutzer verfügbar werden, die die Inhalte schreiben und bearbeiten.Ausgewählte Textrahmen und Grafikrahmen werden entweder in die Zuweisung exportiert oder als separate InCopy-Dateien exportiert, wo sie Teil des verwalteten Prozesses werden und mit dem InDesign-Dokument verknüpft werden.Diese freigegebenen Dateien werden als verwaltete Dateien bezeichnet. Wenn Benutzer in der Zuweisungsdatei oder in der InDesign-Datei auf einem lokalen Server arbeiten, werden Änderungen am zugehörigen Layout oder Inhalt allen am Workflow für dieses Dokument beteiligten Benutzern mitgeteilt.

Mehrere InCopy- oder InDesign-Benutzer können gleichzeitig dieselbe Inhaltsdatei öffnen, und mehrere InCopy-Benutzer können gleichzeitig dieselbe Zuweisungsdatei öffnen. Allerdings kann nur ein Benutzer gleichzeitig die InCopy-Datei zur Bearbeitung auschecken.Andere können die Datei nur schreibgeschützt anzeigen. Der Benutzer, der eine verwaltete InCopy-Datei auscheckt, kann seine Arbeit mit anderen Benutzern teilen, indem er die Datei auf dem gemeinsamen Server speichert oder die Datei an den InDesign-Benutzer zurückgibt. Andere Benutzer können jedoch keine Änderungen an der Datei vornehmen, bis sie wieder eingecheckt wurde. Dieses System ermöglicht es mehreren Benutzern, auf dieselbe Datei zuzugreifen, verhindert aber, dass Benutzer die Arbeit anderer überschreiben.

Weitere Informationen finden Sie im InCopy LiveEdit Workflow-Handbuch (PDF) unter www.adobe.com/go/learn_liveedit_de.

Arbeiten mit Inhalt in InCopy

Inhalt ist entweder ein Textinhalt, der durch einen oder mehrere Rahmen fließt, oder eine importierte Grafik.Es gibt fünf grundlegende Möglichkeiten, in InCopy mit Inhalten zu arbeiten: eine Zuweisungsdatei öffnen, ein Zuweisungspaket öffnen, eine verknüpfte InCopy-Datei öffnen, eine InDesign-Datei mit verknüpften InCopy-Dateien öffnen oder Inhalte vollständig in InCopy erstellen.

In InDesign erstellte Zuweisungsdateien öffnen

InDesign-Benutzer können eine Zuweisungsdatei erstellen und Inhalte zur Freigabe bestimmen. Diese Methode ermöglicht es dem InDesign-Benutzer, verwandte Komponenten (Überschrift, Hauptteil, Grafiken, Beschriftungen usw.) zu verknüpfen und sie dann verschiedenen InCopy-Benutzern zum Schreiben und Bearbeiten zuzuweisen. InCopy-Benutzer öffnen die Zuweisungsdatei und arbeiten nur an den ihnen zugewiesenen Komponenten. Die Live-Layout-Ansicht zeigt, wie sich ihr bearbeiteter Text zum InDesign-Layout verhält, ohne das gesamte InDesign-Dokument zu öffnen. Wenn sich das Layout jedoch ändert, muss der InDesign-Benutzer die Zuweisungen aktualisieren, um InCopy-Benutzer über die Änderungen zu informieren.Du kannst Zuweisungsdateien auf einem Server oder über Zuweisungspakete freigeben.

Zuweisungspakete öffnen

Der Aufgabenpaket-Workflow ist besonders sinnvoll, wenn Designer und Redakteure an demselben Projekt arbeiten, aber keinen Zugriff auf einen lokalen Server haben. In diesem Fall kann der InDesign-Benutzer ein oder mehrere Pakete erstellen und die komprimierten Dateien per E-Mail an die zugewiesenen InCopy-Benutzer senden. InCopy-Benutzer können die Aufgabenpakete öffnen, den Inhalt bearbeiten und die Pakete an den InDesign-Benutzer zurücksenden, der dann damit das Dokument aktualisieren kann.

Verknüpfte InCopy-Dateien öffnen, die aus InDesign exportiert wurden

In bestimmten Workflows exportieren InDesign-Benutzer möglicherweise Text und Grafiken als separate Dateien, anstatt sie in eine Zuweisungsdatei einzubetten. Das Exportieren separater Dateien ist nützlich, wenn du an unabhängigen Grafiken oder Textkörpern arbeitest. InCopy-Benutzer können jedoch nicht sehen, wie der Inhalt in das InDesign-Layout passt.

InDesign-Dokumente mit verknüpften InCopy-Dateien öffnen

Um alle Seitenelemente im Kontext eines gesamten Layouts zu sehen, können InCopy-Benutzer ein InDesign-Dokument in InCopy öffnen und bearbeiten. Dieser Ansatz kann für die Bearbeitung und Textanpassung nützlich sein, wenn das Gesamtlayout wichtig ist, oder für die Bearbeitung der meisten Stories in einem Dokument anstatt nur einiger weniger.Nachdem der InCopy-Benutzer die Storys bearbeitet hat, kann der InDesign-Benutzer dann die Verknüpfungen zu den geänderten Dateien aktualisieren. Wenn der InDesign-Benutzer das Layout ändert, wird der InCopy-Benutzer benachrichtigt, wenn das InDesign-Dokument gespeichert wird.

Inhalte vollständig in InCopy erstellen

Du kannst Inhalte in InCopy erstellen, die nicht mit einer InDesign-Datei verknüpft sind. In diesen eigenständigen Dokumenten kannst du Text eingeben, Schriften und Formate zuweisen und Grafiken aus anderen Anwendungen (wie Adobe Illustrator und Adobe Photoshop) importieren, um den Text zu verbessern. Du kannst auch Tags für die zukünftige XML-Verwendung zuweisen. Dieser Ansatz ist eine gute Option in einem redaktionellen Workflow, in dem der Inhalt dem Design vorangeht. Du kannst auch den Textbereich, die Seitengröße und die Ausrichtung für eigenständige InCopy-Dokumente einrichten und ändern. Wenn die Story jedoch später mit einem InDesign-Dokument verknüpft wird, überschreiben die InDesign-Einstellungen die in InCopy verwendeten Einstellungen.

Verwaltete Dateien

Damit eine Datei verwaltet werden kann, muss sie zu einer Zuweisungsdatei hinzugefügt, aus InDesign als InCopy-Inhalt exportiert oder als InCopy-Inhalt in InDesign platziert werden. Verwaltete Dateien übermitteln sowohl den Inhaltsstatus als auch die Eigentümerschaft. Mit verwalteten Dateien kannst du:

• Storys sperren und entsperren, um die Dateiintegrität zu gewährleisten.

• InCopy-Benutzer benachrichtigen, wenn das zugehörige InDesign-Layout veraltet ist.

• Identifiziere den Benutzer, der an einer Datei arbeitet.

• Benutzer benachrichtigen, wenn eine InCopy-Inhaltsdatei veraltet ist, von jemandem verwendet wird oder zur Bearbeitung verfügbar ist.Benachrichtigungsmethoden umfassen Warnmeldungen, Rahmensymbole, Statussymbole im Verknüpfungsbedienfeld und Statussymbole im Zuweisungsbedienfeld.

Schreibgeschützte Dateien

Sobald eine Inhaltsdatei verwaltet wird, ist sie schreibgeschützt für alle Benutzer im Workflow zu jeder Zeit, außer für die Person, die sie ausgecheckt hat. Die Software erstellt eine Sperrdatei (*.idlk), wenn ein Benutzer eine Inhaltsdatei auscheckt, wodurch dieser Benutzer die exklusive Bearbeitungskontrolle erhält.Schreibgeschützte Dateien haben folgende Eigenschaften:

• Ein InCopy-Benutzer kann den Text darin nicht manuell formatieren. Wenn jedoch Text Zeichen- oder Absatzformaten zugewiesen wurde, kann ein InDesign-Benutzer die Definition dieser Formate ändern und damit die Formatierung des Textes ändern, selbst wenn die Datei an jemand anderen ausgecheckt ist.Diese Änderungen an den Formatdefinitionen werden im Text widergespiegelt, sobald der InDesign-Benutzer die Datei aktualisiert.

• Im Allgemeinen können weder InCopy- noch InDesign-Benutzer Objekte wie Text und angewendete Formate in gesperrtem InCopy-Inhalt ändern. Einige Objekte, wie Zeichen- und Absatzformate, werden nur vom Inhalt verwendet. Du kannst zum Beispiel nicht ändern, wie ein Zeichenformat auf Objekte in gesperrtem Inhalt angewendet wird, aber du kannst das Zeichenformat selbst ändern und damit das Erscheinungsbild des Textes verändern.

• InDesign-Benutzer können die Ränder und Spalten des Textinhalts sowie die Form, Position und Anzahl der Textrahmen ändern, die der Artikel einnimmt.

• Ein InDesign-Benutzer kann die Geometrie und Formatierung eines Grafikrahmens ändern, ohne die Grafik auszuchecken. Ein InCopy-Benutzer kann einen Grafikrahmen oder die Formatierung des Rahmens nicht ändern.Jedoch müssen sowohl InDesign- als auch InCopy-Benutzer den Grafikrahmen auschecken, um die Grafik selbst zu ändern (zum Beispiel um sie zu drehen oder zu skalieren).

Bewährte Methoden für die Arbeit mit verwalteten Dateien

Verwende folgende Praktiken, um sicherzustellen, dass du mit dem aktuellsten Inhalt arbeitest und nicht die Arbeit anderer überschreibst:

• Speichere Zuweisungsdateien auf einem Server, auf den alle Team-Mitglieder Zugriff haben. Wenn Team-Mitglieder keinen Zugriff auf einen Server haben, kannst du Zuweisungspakete erstellen und verteilen.

• Wenn du eine Zuweisung erstellst, wird ein spezieller Ordner erstellt, der die Zuweisungsdatei und den Inhalt enthält. Verwende diese Zuweisungsordner, um Zuweisungs- und Inhaltsdateien zu verwalten.Sie vereinfachen die Verwaltung der freigegebenen Dateien in einer Arbeitsgruppe und helfen sicherzustellen, dass Benutzer die richtigen Dateien öffnen.

• Öffne in InCopy die Zuweisungsdatei anstatt einer einzelnen InCopy-Story. Auf diese Weise kannst du die Copyfit- und Layout-Informationen in der Fahnen- und Layout-Ansicht sehen. Wenn du Inhalte ohne Zuweisungsdateien exportierst, kannst du Copyfit- und Layout-Informationen nur durch Öffnen der InDesign-Datei sehen.

• Sobald du eine Zuweisungsdatei öffnest, ein InDesign-Dokument öffnest oder Inhalte in InDesign oder InCopy auscheckst, stelle sicher, dass Frame-Kanten angezeigt werden (Ansicht > Extras > Frame-Kanten anzeigen), damit du die Frame-Symbole sehen kannst, wenn sie erscheinen.

• In InDesign kannst du Dateien aus dem Workflow entfernen (zum Beispiel wegen einer Produktionsfrist), indem du sie entlinkst oder ein Zuweisungspaket abbrichst.

Beispiele für verwaltete Dateiworkflows

Wenn du Workflow-Management zwischen InCopy und InDesign einrichtest, können Autoren und Editoren dokumente verfassen, umschreiben, erweitern und bearbeiten, während Designer gleichzeitig das Layout vorbereiten. Typische Workflows beinhalten das Verwalten von Dateien auf einem lokalen Server, die Weitergabe von Dateien in E-Mail-Paketen sowie Kombinationen beider Methoden.

Diese Workflows setzen voraus, dass du eine grundlegende InDesign-Vorlage mit Layout-Geometrien, Stilen und Platzhaltertext hast. Layoutgeometrien umfassen Seitenabmessungen sowie Text- und Grafikframes.InCopy verwendet diese Elemente, um ordnungsgemäße Copyfit-Informationen anzuzeigen.

Lokaler Serverworkflow

1.Erstelle in InDesign Zuweisungen und füge Inhalte hinzu.

Dieser Schritt integriert exportierte Text- und Grafik-Frames in den verwalteten Prozess, wo sie für InCopy-Benutzer zum Schreiben und Bearbeiten verfügbar werden.

2.Stelle die Zuweisungsdateien für InCopy-Benutzer zur Verfügung.

Speichere die Dateien auf einem Server, zu dem alle Workflow-Benutzer Zugriff haben.

3. Öffne in InCopy die Zuweisungsdatei, checke eine Story oder Grafik aus und bearbeite sie.

In InCopy erscheinen die Dateien mit den dir zugewiesenen Inhalten im Zuweisungen- Bedienfeld. Wann immer du die Datei auf einem lokalen Server speicherst, werden die Änderungen im Dateisystem gespeichert und jeder, der an diesem dokument arbeitet (dem InDesign-Layout oder einer anderen verwalteten Inhaltsdatei im dokument) erhält eine Benachrichtigung über die Änderungen. Diese Benutzer können den Inhalt aktualisieren, um die neuesten Änderungen anzuzeigen. Der Inhalt bleibt für dich ausgecheckt, bis du ihn wieder eincheckst.

4.Arbeite in InDesign am Layout.

Unabhängig davon, ob die Inhaltsdateien in InCopy bearbeitet werden, können InDesign-Benutzer am Dokumentlayout arbeiten; sie müssen das Dokument nicht auschecken.Wann immer der InCopy-Benutzer den ausgecheckten Inhalt speichert, kann der InDesign-Benutzer diesen Inhalt im Layout aktualisieren, um die neuesten Überarbeitungen zu sehen.

5.Arbeite in InCopy weiter.

Wenn du mit deinen Bearbeitungen fertig bist, checke den Inhalt ein.Andere Benutzer können dann den Inhalt auschecken und daran arbeiten. Wenn ein Benutzer gleichzeitig das Layout in InDesign bearbeitet, kannst du die Layout-Geometrie aktualisieren und anzeigen, während du arbeitest.

6.Stelle in InDesign sicher, dass alle Inhalte eingecheckt sind.

Der verwaltete Workflow ermöglicht es nachzuvollziehen, wer Dateien ausgecheckt hat.Nachdem Inhaltsdateien eingecheckt sind, können InDesign-Benutzer die Dateien auschecken, um das Layout bei Bedarf zu finalisieren.

Workflow für E-Mail-Pakete

1.Erstelle und sende in InDesign Assignment-Pakete.

Erstelle Assignment-Pakete und weise Inhalte den entsprechenden InCopy-Benutzern zu, und sende dann die Pakete an die InCopy-Benutzer.Die gepackten Dateien werden automatisch ausgecheckt, um Bearbeitungskonflikte zu vermeiden.

2.Öffne in InCopy das Assignment-Paket und checke eine Story oder Grafik aus und bearbeite sie.

Wenn Sie ein Aufgabenpaket per E-Mail erhalten, doppelklicken Sie darauf, um es in InCopy zu öffnen. Änderungen, die du an der Datei vornimmst, werden nur lokal gespeichert.Andere Benutzer werden nicht benachrichtigt, wenn du Änderungen vornimmst.

3.Arbeite in InDesign am Layout.

Unabhängig davon, ob die Inhaltsdateien gepackt sind, können InDesign-Benutzer am Dokumentlayout arbeiten; sie müssen das Dokument nicht auschecken.Wenn du das Layout oder die Assignments aktualisieren musst, kannst du ein aktualisiertes Paket an die InCopy-Benutzer senden.

4.Gib in InCopy das bearbeitete Paket zurück.

Wenn du mit deinen Bearbeitungen fertig bist, checke den Inhalt ein und gib das veränderte Paket zurück.Andere Benutzer können dann den Inhalt auschecken, die neuesten Überarbeitungen anzeigen und an der Datei arbeiten.

5.Stelle in InDesign sicher, dass alle Inhalte eingecheckt sind.

Der verwaltete Workflow ermöglicht es zu erfahren, wer Dateien ausgecheckt hat.Nachdem Assignment-Pakete zurückgegeben wurden, sind Stories in Assignment-Paketen eingecheckt.InDesign Benutzer können die Dateien auschecken, um das Layout bei Bedarf zu finalisieren.

Benutzeridentifikation eingeben

Alle Benutzer im Workflow müssen einen Benutzernamen haben.Diese Identifikation zeigt, wer eine bestimmte Datei ausgecheckt hat, und stellt diese Information anderen Benutzern zur Verfügung.Sie ist auch erforderlich, um eine Datei zur Bearbeitung auszuchecken.

Wenn du bereits einen Benutzernamen angegeben hast und ihn ändern möchtest, musst du alle Inhalte einchecken, die du ausgecheckt hast.Andernfalls würde eine Änderung der Benutzeridentifizierung während einer Bearbeitungssitzung Ihre Möglichkeit zunichtemachen, Inhalte zu bearbeiten, die Sie ausgecheckt haben—diese wären unter einem anderen Namen für Sie ausgecheckt.

Die Benutzeridentifizierung ist anwendungsspezifisch;\nkein einzelner Benutzer kann mehrere Benutzeridentifizierungen pro Anwendung haben.

Wenn du vergisst, mit dieser Methode einen Benutzernamen anzugeben,\nwirst du aufgefordert, einen einzugeben, wenn du deine erste Workflow-\nAktion versuchst.

Workflow-Symbole

Symbole\nkönnen auf Text- und Grafikrahmen, im Zuweisungen-Bedienfeld und\nin der Story-Leiste (nur InCopy) angezeigt werden.Symbole für den Bearbeitungsstatus werden neben\nder verwalteten Datei im Verknüpfungen-Bedienfeld und im Zuweisungen-Bedienfeld angezeigt und vermitteln\nden Inhaltsstatus.Symbole werden auf Rahmen angezeigt, die eine verknüpfte InCopy-\nStory enthalten (in der Layout-Ansicht sowohl in InDesign als auch in InCopy).Diese Symbole vermitteln auch\nden Inhaltsstatus und können verwendet werden, um zwischen verwalteten\nund nicht verwalteten Inhalten zu unterscheiden.Der zugehörige Tooltip zeigt den Bearbeitungsstatus und die Eigentümerschaft an.Um die Rahmensymbole anzuzeigen, stelle sicher, dass Rahmenkanten\nin InDesign und InCopy angezeigt werden (Ansicht > Extras >\nRahmenkanten einblenden).

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