Création de salles de réunion virtuelles et organisation des dispositions

Vous pouvez créer des réunions dans Adobe Connect Central. Chaque réunion dispose d’une URL statique (salle de réunion) et persiste même après sa fermeture. Vous pouvez utiliser cette URL pour relancer la réunion. Les hôtes de réunion peuvent personnaliser l’URL lors de la création de la réunion.

Pour intégrer l’enregistrement dans votre réunion, vous devez accéder à l’onglet Evénements. Reportez-vous à la section À propos d’Adobe Connect Events. L’administrateur de compte peut demander un webinaire important pour 1 500 participants à l’aide d’une licence distincte. Si les administrateurs Adobe Connect approuvent la demande, vous recevez une URL de salle de réunion. Utilisez cette URL pour créer un système d’enregistrement d’événement.

Vous pouvez utiliser la salle de réunion à tout moment pour des réunions d’essai avec 25 participants. Configurez la salle de réunion avec le contenu/les dispositions avant de démarrer la réunion. Toutefois, les participants peuvent se connecter à la réunion 15 minutes avant l’heure planifiée. Si la salle de réunion est créée, les petites réunions peuvent avoir lieu à tout moment, sans planification.

Création d’un profil audio (pour les conférences audio)

Utilisez la fenêtre Mes profils audio (Mon profil > Mes profils audio) pour configurer un profil audio à utiliser avec une conférence audio. Les profils audio utilisent les paramètres de conférence associés au fournisseur audio sélectionné pour démarrer la conférence audio. Reportez-vous à la section Création et utilisation de profils audio.

Ouverture de l’Assistant de création de réunion

Deux méthodes vous permettent de lancer cet Assistant. Pour créer la réunion dans votre dossier personnel Mes réunions, accédez à la page d’accueil d’Adobe Connect Central. Sur cette page, cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez Réunion dans le menu. Pour créer votre réunion dans un autre dossier pour lequel vous disposez de l’autorisation de gestion, naviguez jusqu’à ce dossier dans la bibliothèque de réunions. Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle réunion.

Saisie des informations sur la réunion

Saisissez les détails de la réunion sur la première page de l’Assistant de création de réunion. Indiquez le nom, l’URL personnalisée, le résumé, la date, la durée, le modèle, la langue, les restrictions d’accès et les paramètres de conférence audio (le nom et la langue sont les seules informations obligatoires). Vous pouvez sélectionner un profil audio dans le menu contextuel au lieu de saisir manuellement les paramètres de conférence audio.

Nom
Entrez le nom de la salle de réunion.

URL personnalisée
Pour plus de précision, vous pouvez créer une URL personnalisée pour vos réunions. Ajoutez uniquement des caractères alphanumériques ASCII ou des traits d’union dans le champ personnalisé.  

Résumé
Ajoutez un résumé de la réunion à partager avec les participants.

Heure de début
Sélectionnez la date et l’heure de début de la réunion.

Durée
Choisissez la durée de la réunion.

Sélectionner un modèle
Sélectionnez le modèle pour la salle de réunion. Pour plus d’informations sur les modèles, consultez Modèles de salle par défaut pour Adobe Connect.

Langue
Sélectionnez la langue pour votre salle de réunion.

Accès
Les participants à la réunion ont des expériences différentes en fonction de leurs droits d’accès. Les utilisateurs enregistrés, les membres du compte et les invités peuvent accéder à la salle de réunion. Voici les droits que l’hôte peut accorder aux participants à une réunion :

• Les utilisateurs enregistrés sont admis dans la salle
• Les membres du compte sont admis dans la salle
• Les membres du compte sont admis dans la salle en l’absence de l’hôte
• Les invités acceptés sont admis dans la salle
• Toute personne connaissant l’adresse URL de la réunion peut entrer dans la salle.
• Les utilisateurs doivent saisir le mot de passe.

En savoir plus sur les droits d’accès en consultant Droits d’accès des participants à la réunion. 

Expérience audio/vidéo améliorée :
en fonction des paramètres d’interface de l’application et du navigateur au niveau du compte, les paramètres par défaut correspondants au niveau de la salle varient.

Au niveau du compte, le paramètre par défaut est « Laisser les hôtes décider pour leur salle ». Toutefois, un administrateur peut choisir de « Forcer l’expérience audio/vidéo améliorée » ou de « Forcer la vue standard ».

Au niveau de la salle, les paramètres d’interface de l’application et du navigateur ne sont activés que si le paramètre correspondant au niveau du compte est « Laisser les hôtes décider pour leur salle ». Si l’administrateur du compte a défini l’un des paramètres sur une option « forcée », les hôtes ne peuvent pas le modifier au niveau de la salle.

Au niveau de la salle, l’expérience audio/vidéo améliorée est sélectionnée par défaut dans toutes les salles lorsque le paramètre au niveau du compte est « Laisser les hôtes décider pour leur salle ». Les hôtes peuvent choisir de passer à la vue standard.

L’option par défaut des paramètres de conférence audio est VoIP pour toutes les nouvelles salles. Les hôtes peuvent choisir d’inclure d’autres conférences audio dans la salle. Pour plus d’informations sur les profils audio, consultez Création et utilisation de profils audio.

Anonymiser les enregistrements : lorsque vous activez l’option  Expérience audio/vidéo améliorée, vous pouvez choisir de rendre les noms de tous les participants anonymes dans les enregistrements. Il existe deux options :

• Anonymiser tous les enregistrements : si vous activez cette option, les noms de tous les participants dans la salle de réunion sont remplacés par Utilisateur 1, Utilisateur 2, etc. Les noms des participants sont anonymisés dans les modules Participant, Conversation et Q & R.
• Donner aux hôtes l’option d’anonymiser les enregistrements : si vous activez cette option, vous pouvez anonymiser les enregistrements chaque fois que les hôtes démarrent un enregistrement. Les noms des participants sont automatiquement remplacés.

Masquer l’écran d’entrée : si cette option est sélectionnée, les participants ne pourront pas définir le microphone, le haut-parleur ni la caméra avant d’entrer dans la réunion.

Remarque : si l’option Masquer l’écran d’entrée est sélectionnée dans Administration > Conformité et contrôle > Paramètres avancés, l’option Masquer l’écran d’entrée sera désactivée dans les paramètres de la réunion.

Autoriser l’accès du navigateur : si vous activez cette option et que l’application Adobe Connect n’est pas installée sur votre ordinateur, la salle s’ouvre dans votre navigateur par défaut. Si l’option est désactivée, vous devez installer l’application pour pouvoir accéder à la salle.

Activer l’accès mobile : si vous activez cette option, vous pouvez accéder à la réunion à l’aide des nouvelles applications mobiles iOS et Android.

En activant l’option d’exclusion, vous permettez aux participants de ne pas fournir aux hôtes d’informations soumises de manière non explicite. Lorsque les participants choisissent de s’exclure, Adobe Connect exclut l’index d’engagement et le nombre de messages de conversation privée des rapports sur les réunions.

Sélection des participants à une réunion

Utilisez la liste Utilisateurs et groupes disponibles pour ajouter des participants. Vous pouvez les rechercher par leur nom et développer des groupes pour sélectionner des membres individuellement. Au besoin, vous pouvez leur attribuer des rôles en sélectionnant des noms de participants et en cliquant sur Autorisations au bas de la liste des participants. Passez ensuite à la dernière étape et envoyez des invitations ou quittez l’Assistant pour envoyer des invitations ultérieurement.

Envoi des invitations

L’Assistant vous guide tout au long de deux processus distincts, selon que la réunion est publique ou réservée aux utilisateurs inscrits.

Si la réunion est uniquement ouverte aux utilisateurs enregistrés, sélectionnez Envoyer des invitations, puis sélectionnez un groupe à inviter (par exemple, des hôtes uniquement). Vous pouvez modifier le texte qui apparaît dans le message électronique. Vous avez la possibilité d’inclure un rendez-vous de calendrier Microsoft Outlook.

Si la réunion est ouverte à toute personne disposant de l’URL de réunion, cliquez sur Envoyer des invitations par e-mail pour ouvrir l’application de messagerie et ajoutez des invités à la liste de distribution de votre message électronique.

Commençons

Les hôtes de la réunion peuvent activer ou désactiver l’option d’affichage du navigateur, et choisir d’ouvrir la réunion dans un client HTML dans le navigateur. Selon les préférences de l’hôte, les utilisateurs sont invités à rejoindre la réunion avec leur nouvelle application CEF, ou à continuer dans le navigateur. 

Modèles et dispositions de salles de réunion

Un modèle est simplement une salle de réunion qui a déjà été conçue. Il peut contenir plusieurs modes d’affichage dotés de différents volets (ou modules), contenus et configurations. Les modes d’affichage peuvent être optimisés pour une tâche spécifique, telle que la présentation d’un diaporama ou la possibilité de collaborer avec les autres intervenants. Vous pouvez récupérer des modes d’affichage et du contenu, ce qui vous évite certaines tâches de personnalisation répétitives chaque fois que vous créez une réunion. Créez vos propres modèles ou utilisez les modèles par défaut inclus dans Adobe Connect.

Adobe Connect propose trois modèles intégrés qui permettent de créer rapidement une salle de réunion : Réunion par défaut, Formation par défaut et Evénement par défaut. Lorsque vous créez une réunion à l’aide de l’Assistant dans Adobe Connect Central, sélectionnez l’un des trois modèles de salle de réunion. Ajoutez ensuite votre contenu et démarrez la réunion.

Lorsque vous créez une salle de réunion à partir d’un modèle, la toute dernière version du contenu est ajoutée à la salle. La modification du fichier source du contenu incorporé n’altère pas le contenu de la salle de réunion. Pour mettre à jour le contenu dans votre salle de réunion, transférez le fichier modifié sur le serveur Adobe Connect. Remplacez ensuite le contenu actuel de la salle de réunion par celui situé sur le serveur.

Modèle général de réunion. Il contient trois modes d’affichage : Partage, Discussion et Collaboration. La disposition Partage est optimisée pour le partage de contenu (présentations Microsoft PowerPoint, vidéo, Adobe PDF, etc.). L’affichage Discussion est optimisé pour des discussions interactives et pour la prise de notes. L’affichage Collaboration est optimisé pour l’annotation du contenu et l’ajout de dessins sur ce dernier.

Utilisé pour les classes virtuelles et les instructions de collaboration en ligne. Il contient trois modes d’affichage : Salle d’attente, Salle de cours et Etude. La disposition Salle d’attente est l’endroit où vous pouvez exposer une présentation autonome ou d’autres contenus préliminaires. Laissez cet affichage ouvert pour que les personnes présentes puissent consulter le contenu avant le début de la réunion. L’affichage Présentation vous permet de lancer une présentation PowerPoint ou encore de partager votre écran ou un tableau blanc. La disposition Etude vous permet de collaborer avec les étudiants, de fournir des fichiers à télécharger et des liens à visiter, ainsi que d’utiliser un tableau blanc pour donner des instructions. Les modèles de formation par défaut et de classe virtuelle par défaut sont disponibles dans le dossier des modèles de formation partagés.

Modèle destiné aux réunions ou aux séminaires susceptibles de rassembler un large public. Il contient trois modes d’affichage : Salle d’attente, Présentation et Questions et réponses. La disposition Salle d’attente est l’endroit où vous pouvez écouter de la musique, exposer une présentation autonome ou afficher d’autres contenus préliminaires. Laissez cet affichage ouvert pour que les personnes présentes puissent consulter le contenu avant le début de la réunion. Dans l’affichage Présentation vous pouvez lancer une présentation PowerPoint, partager votre écran ou afficher un tableau blanc. L’affichage Questions et réponses permet d’organiser une session ouverte de questions et réponses avec les participants.

Informations conservées dans un modèle

Une salle de réunion convertie en modèle est un double de l’original. Les affichages, les modules, les informations sur la salle et la plupart des types de contenu sont préservés dans le modèle, notamment les éléments suivants :

• Des affichages avec le nom, l’ordre et l’état de départ (sélectionné)
• Des modules avec le nom, la taille, la position et les paramètres de sélection de l’affichage Plein écran
• Le contenu du module
• Droits des participants sur le microphone.
  
• Numéro de page dans les fichiers PDF et position de la barre de recherche dans les fichiers FLV
• Les contenus superposés dans le tableau blanc
• L’état du sondage (Préparer, Ouvrir et Fermer), les questions, les réponses et la diffusion des résultats
• Les questions et les réponses, le lien du module Conversation et l’état (Ouvertes, Résolues et Toutes)
• Texte dans le module Notes
• Réglages vidéo
• La mise en attente de la salle (Oui ou Non)
• La valeur de l’entrée invité
• Les messages présentés aux utilisateurs lorsqu’une réunion est mise en attente ou interrompue
• L’arrière-plan de la salle, la résolution de l’écran et la bande passante
• L’état de la zone réservée aux présentateurs
• La description des invités
• Tous les paramètres des ateliers et leur évolution. Ces paramètres sont utilisés lorsque le modèle sert à créer une réunion.
  

Certaines informations ne sont pas enregistrées dans le modèle. Les paramètres de conférence audio, les paramètres de l’Assistant Configuration audio et le contenu d’un module Conversation ne sont pas enregistrés dans le modèle.

Application d’un modèle à une nouvelle réunion

Conversion d’une salle de réunion en modèle

En tant qu’hôte, vous pouvez créer un modèle de salle de réunion. Pour ajouter une salle de réunion au dossier Modèles partagés, vous devez disposer des autorisations de gestionnaire sur ce dossier. Par défaut, vous disposez des autorisations complètes sur les réunions et les modèles situés dans votre dossier de réunions utilisateur.

Gestion des dispositions

Le menu Affichages et la barre Disposition ne sont visibles que pour les hôtes. Les modes d’affichage par défaut sont Partage, Discussion et Collaboration.

Le panneau Gérer s’affiche dans le menu situé à droite du panneau Dispositions. Vous pouvez créer, dupliquer, supprimer ou renommer les dispositions dans le panneau Gérer.

CRÉATION D’UNE DISPOSITION

Attribution d’un nouveau nom à une disposition

Suppression d’une disposition

Réorganisation des dispositions

Rechercher des dispositions

Verrouiller les dispositions

Modification des dispositions au cours d’une réunion

Le menu Affichages et la barre Disposition ne sont visibles que pour les hôtes. Les modes d’affichage par défaut sont Partage, Discussion et Collaboration. Toutes les dispositions personnalisées sont également répertoriées. La barre Disposition affiche également des vignettes des dispositions. Lorsqu’un hôte choisit une autre disposition, la nouvelle disposition s’affiche sur l’écran de tous les participants.

Réglage des affichages au cours d’une réunion

Le mode Préparation permet aux hôtes et aux présentateurs de créer ou de modifier une disposition de salle de réunion pendant la réunion, mais sans que les participants ne voient les modifications jusqu’à ce que l’hôte les rende visibles.

Choisissez l’image d’arrière-plan de la salle de réunion

Vous pouvez remplacer le fond gris par défaut par une image.

Réinitialisation des dispositions

Réinitialisez les dispositions pour rétablir les modes d’affichage par défaut. Toutes les modifications apportées aux dispositions Partage, Discussion et Collaboration sont annulées et les dispositions personnalisées sont supprimées.

Spécification des options de la barre de disposition

Les options de la barre de disposition vous permettent de spécifier la position d’ancrage et les paramètres de masquage automatique. Dans le menu de la barre de disposition, sélectionnez l’une des options suivantes :

Permet à l’utilisateur d’ancrer la barre Disposition sur le bord gauche de la fenêtre de la salle de réunion.

Permet à l’utilisateur d’ancrer la barre Disposition sur le bord droit de la fenêtre de la salle de réunion.

Activez cette option pour masquer automatiquement la barre de disposition. Cliquez sur pour afficher de nouveau cette barre.

Panneau Dispositions Activez/désactivez le panneau Dispositions du panneau Réunion en haut de l’écran.

Foire aux questions

1. Que dois-je faire si je ne parviens pas à accéder à la caméra ?

Exécutez une analyse rapide et vérifiez si l’application peut accéder à la caméra. Si l’analyse ne permet pas de détecter la caméra, effectuez les opérations suivantes :

• Vérifiez si une autre application accède à la caméra.
• Stoppez toutes les applications susceptibles d’utiliser la caméra.
• Fermez et relancez le navigateur qui ne parvient pas à accéder à la caméra.
• Débranchez et rebranchez la caméra, le cas échéant.