Mettez à jour et gérez les réunions Adobe Connect existantes et leur contenu. Envoyez des invitations et obtenez des informations sur la réunion.

Après avoir créé une réunion, vous pouvez mettre à jour les informations à son sujet, modifier la liste des participants et gérer le contenu qui y est associé.

Obtention d’informations sur une réunion

Vous pouvez obtenir, à tout moment, des informations sur une réunion.

  1. Cliquez sur Mes réunions dans l’onglet Accueil d’Adobe Connect Central.
  2. Cliquez sur le nom de la réunion sous Mes réunions.

    Cette page s’affiche dans la partie droite de l’écran. Elle présente les renseignements suivants :

    Nom

    Titre de la réunion.

    URL

    Adresse Web de la réunion (emplacement virtuel de la salle de réunion).

    Résumé

    Brève description de la réunion.

    Heure de début

    Date et heure auxquelles la réunion commence.

    Durée

    Durée prévue de la réunion.

    Langue

    Langue dans laquelle se tient la réunion.

    Informations téléphoniques

    Numéro de téléphone que les participants doivent composer pour se joindre à la réunion et code à saisir (nécessaire uniquement lorsque la réunion a déjà commencé).

  3. A partir de là, cliquez sur le bouton Ouvrir en regard du nom de la réunion pour y participer.

Affichage et modification d’une liste de participants

Si vous disposez d’autorisations de gestion pour une réunion, vous pouvez afficher la liste de tous les participants invités pour chaque salle de réunion. Toutefois, si cette réunion est présentée en tant qu’événement, affichez et gérez ses participants dans l’onglet Gestion des événements. Pour plus d’informations, consultez la section Adobe Connect Events.

Si vous êtes administrateur ou disposez de droits de gestion sur le dossier de cette réunion, vous pouvez ajouter ou supprimer des participants. Vous pouvez également modifier le paramètre d’autorisation d’un participant (hôte, présentateur ou participant).

Les participants supprimés ne reçoivent aucune notification. Ils ne peuvent pas participer à la réunion, sauf si le paramètre d’accès est modifié et autorise la participation de toute personne disposant de l’URL de la réunion.

Affichage de la liste des participants à une réunion

  1. Cliquez sur l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
  2. Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
  3. Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.
  4. Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Modifier les participants de la barre de navigation.

Ajout de participants à une réunion

  1. Cliquez sur l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
  2. Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
  3. Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.
  4. Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Modifier les participants de la barre de navigation.
  5. Pour sélectionner des utilisateurs ou des groupes, effectuez l’une des opérations suivantes dans la liste Utilisateurs et groupes disponibles :
    • Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).

    • Pour développer un groupe et y sélectionner des individus, double-cliquez sur son nom. Lorsque la sélection des membres est terminée, double-cliquez sur Dossier parent dans la liste afin de rétablir la liste originale.

    • Pour rechercher un nom dans la liste, cliquez sur Rechercher au bas de la fenêtre. Saisissez le nom à afficher dans la liste, puis sélectionnez-le.

  6. Cliquez sur Ajouter.
  7. Pour chaque nouveau participant ou groupe que vous avez ajouté, sélectionnez le type d’autorisation adéquat (Participant, Présentateur, Hôte ou Refusé). Utilisez le menu Définir le rôle de l’utilisateur au bas de la liste Participants actuels pour sélectionner le type d’autorisation.

Suppression de participants à la réunion

  1. Cliquez sur l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
  2. Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
  3. Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.
  4. Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Modifier les participants de la barre de navigation.
  5. Pour sélectionner des utilisateurs ou des groupes, effectuez l’une des opérations suivantes dans la liste des participants actuels :
    • Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).

    • Pour rechercher un nom dans la liste, cliquez sur Rechercher dans la partie inférieure de la fenêtre, puis entrez le nom à afficher dans la liste. Sélectionnez ensuite ce nom.

  6. Cliquez sur Supprimer.

Modification de l’autorisation de réunion d’un participant

  1. Cliquez sur l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
  2. Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
  3. Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.
  4. Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Modifier les participants de la barre de navigation.
  5. Dans la liste des participants actuels, sélectionnez les utilisateurs ou groupes pour lesquels vous souhaitez modifier les autorisations par l’une des méthodes suivantes :
    • Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).

    • Pour localiser un nom dans la liste, cliquez sur Rechercher au bas de la fenêtre. Saisissez le nom à afficher dans la liste, puis sélectionnez-le.

  6. Pour chaque nom, sélectionnez le nouveau rôle (Participant, Présentateur, Hôte ou Refusé) dans le menu Définir le rôle de l’utilisateur. Le menu se trouve au bas de la liste Participants actuels.

Affichage et gestion du contenu transféré

Vous pouvez à tout moment afficher le contenu transféré, déplacer le contenu dans la bibliothèque de contenu ou encore supprimer le contenu transféré.

Affichage de la liste du contenu transféré

Si vous disposez des autorisations de gestion sur le dossier d’une réunion, vous pouvez afficher les transferts de contenu vers le serveur depuis une salle de réunion de ce dossier.

  1. Cliquez sur l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
  2. Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
  3. Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.
  4. Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Contenu transféré dans la barre de navigation.
  5. La liste de tous les contenus transférés s’affiche. A partir de là, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour consulter des informations sur un élément spécifique de la liste, cliquez sur son nom.

    • Déplacez le contenu transféré dans la bibliothèque de contenu.

    • Supprimez le contenu transféré.

    • Pour déterminer si le contenu est toujours utilisé dans la salle de réunion, consultez la colonne Référencé. Un Oui indique qu’il est toujours utilisé. Une colonne vide indique qu’il ne l’est pas.

Déplacement du contenu transféré dans la bibliothèque de contenu

Pour déplacer le contenu transféré vers la bibliothèque de contenu, vous devez vous procurer des droits d’administrateur ou les autorisations permettant de gérer le dossier des bibliothèques contenant cette réunion.

  1. Cliquez sur l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
  2. Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
  3. Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.
  4. Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Contenu transféré dans la barre de navigation.
  5. Activez la case à cocher située à gauche de chaque fichier à déplacer.
  6. Dans la barre de navigation, cliquez sur le bouton Déplacer dans un dossier.
  7. Cliquez sur les titres de dossier ou sur le bouton Monter d’un niveau afin d’accéder au dossier dans lequel vous souhaitez placer le fichier de contenu.
  8. Cliquez sur Déplacer.
  9. Cliquez sur OK.

Suppression du contenu transféré

  1. Cliquez sur l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
  2. Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
  3. Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.
  4. Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Contenu transféré dans la barre de navigation.
  5. Activez la case à cocher située à gauche de chaque fichier à supprimer.
  6. Cliquez sur Supprimer.
  7. Sur la page de confirmation, cliquez sur Supprimer pour effacer définitivement le contenu sélectionné.

Modification des informations sur les réunions

Si vous êtes un administrateur ou un utilisateur disposant d’autorisations de gestion pour ce dossier de réunions, vous pouvez modifier les propriétés de réunion dans la page d’informations sur la réunion.

Remarque :

Pour modifier les informations sur la réunion alors que vous êtes dans la salle de réunion, choisissez Réunion > Gérer les informations sur la réunion.

  1. Cliquez sur l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
  2. Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
  3. Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.
  4. Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Modifier les infos dans la barre de navigation.
  5. Modifiez toute information sur la réunion, telle que l’heure de début ou la durée.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Options de la page d’informations sur la réunion

Nom

Ce champ doit obligatoirement être renseigné, car sa valeur apparaît dans la liste des réunions, dans la page de connexion à la réunion et dans les rapports.

Résumé

Description de la réunion qui apparaît dans la page Informations sur la réunion et est incluse par défaut dans vos invitations à la réunion. La longueur du résumé est limitée à 4 000 caractères.

Heure de début

Mois, jour, année et heure retenus pour le début de la réunion.

Remarque : certains modèles de tarification d’Adobe Connect ignorent les dates de début des réunions et permettent aux participants d’accéder à celles-ci avant la date de début désignée. En fonction du modèle, si la date de début est à venir, les utilisateurs peuvent entrer dans la salle de réunion une fois que vous avez créé la réunion. Connectez-vous à la salle de réunion pour en interdire l’accès aux participants entre deux réunions.

Durée

Durée de la réunion en heures et minutes.

Langue

Langue principale utilisée dans la réunion.

Remarque : si vous changez la langue de la réunion dans la page Modifier les infos, les noms de module dans la salle de réunion restent dans la langue d’origine. Il est donc préférable de définir la langue lors de la création d’une réunion et de ne pas en changer.

Accès

Utilisez les options suivantes :

Seuls les utilisateurs enregistrés sont admis à la réunion (l’accès des invités est bloqué)

Cette option autorise les participants et utilisateurs enregistrés à entrer dans la salle en utilisant leurs nom d’utilisateur et mot de passe. L’accès est bloqué pour les invités.

Seuls les utilisateurs enregistrés et les visiteurs acceptés sont admis à la réunion

Avec cette option, la salle de réunion n’est accessible qu’aux personnes invitées en tant qu’utilisateurs enregistrés et invités.

Les utilisateurs enregistrés doivent fournir leur nom d’utilisateur et leur mot de passe pour pénétrer dans la salle de réunion. Les invités sont acceptés dans la salle par l’hôte. Adobe Connect peut générer un rapport de participation individuel pour chaque utilisateur enregistré pour la réunion. Les invités acceptés sont ajoutés au nombre total de participants dans les rapports de la réunion, mais aucun rapport de participation individuel n’est disponible.

Les utilisateurs doivent saisir le mot de passe de la salle

Si vous souhaitez augmenter la sécurité de la réunion, indiquez un code alphanumérique qui servira de mot de passe lors de l’accès à une réunion.

Toute personne disposant de l’adresse URL de la réunion peut y assister.

Toute personne recevant l’adresse URL de la réunion. Pour créer une invitation par courrier électronique dans votre propre client de messagerie, cliquez sur Envoyer des invitations par courrier électronique. Ce nouveau message présente un objet prédéfini (Invitation Adobe Connect) et un texte déjà rédigé (contenant la date, l’heure, la durée, le lieu et le résumé de la réunion) modifiable à votre convenance.

Attention :

Lorsque vous sélectionnez l’option Toute personne possédant l’URL, votre salle est accessible au public. Tout contenu téléchargé dans votre salle est également accessible au public. Tout utilisateur disposant de l’URL peut accéder au contenu téléchargé à votre insu.

Centre de coûts

Détermine le mode d’allocation des coûts des minutes des salles de réunion. Utilisez le menu pour sélectionner une option et facturer les coûts à des utilisateurs individuels, à votre centre de coûts ou à un centre de coûts spécifié.

Paramètres de conférence audio

Vous pouvez choisir de ne pas inclure de son dans la réunion ou sélectionner l’une de ces options de conférence :

Remarque : si vous n’avez pas ajouté de paramètres de conférence audio lors de la création de la réunion, vous pouvez les ajouter au cours de la réunion. Demandez à tous les utilisateurs de se déconnecter de la réunion pendant que vous ajoutez des paramètres de conférence, puis de se reconnecter.

Inclure cette conférence audio dans cette réunion

Profils audio avec paramètres de conférence audio préconfigurés. Sélectionnez un profil à associer à la réunion. Adobe Connect utilise le profil pour établir la connexion à la salle de réunion et commencer la conférence audio automatiquement. Si vous avez créé un profil audio, il devient l’option de conférence audio par défaut qui est sélectionnée lors de la création d’une nouvelle réunion. Si vous avez créé plusieurs profils audio, associez un profil audio spécifique avec une nouvelle réunion.

Inclure une autre conférence audio dans cette réunion

Numéros de téléphone et autres paramètres permettant de rejoindre une conférence audio lorsque le fournisseur audio n’a pas été configuré avec une séquence de numérotation. Les paramètres sont destinés uniquement à être affichés, par exemple dans l’invitation et la salle de réunion. Vous devez disposer d’un compte avec le fournisseur.

Actualiser les informations de tous les éléments liés à cet élément

Activez cette case à cocher pour mettre à jour tous les éléments associés à la réunion avec les nouvelles informations sur cette réunion.

Envoi d’invitations pour une réunion existante

Vous pouvez envoyer des invitations à une réunion si vous en êtes l’hôte, un administrateur ou un utilisateur disposant d’autorisations de gestion pour le dossier de cette réunion.

Il s’agit d’invitations par courrier électronique transmises aux participants pour les informer de la date, de l’heure, de la durée, du résumé, de l’URL et des renseignements sur la conférence audio. Vous pouvez également choisir de joindre un événement de calendrier Microsoft Outlook au courrier électronique. Cette fonction permet aux participants d’ajouter la réunion à leur calendrier Outlook.

Remarque :

Adobe Connect ne peut pas envoyer par messagerie des invitations à une réunion dont le contenu se compose de plus de 1 000 caractères. Le problème est lié à la balise HTML mailto : les navigateurs ne peuvent pas lancer un client de messagerie si le contenu dépasse 1 000 caractères.

Le type de réunion définit le mode d’envoi des invitations :

Utilisateurs enregistrés seulement

Si votre réunion est réservée uniquement aux utilisateurs enregistrés, créez un courrier électronique personnalisé à partir d’Adobe Connect Central. Envoyez une invitation par courrier électronique à tous les hôtes, participants et présentateurs, ou seulement aux présentateurs ou aux participants. Vous pouvez modifier l’objet et le corps du message.

Tout le monde

Si l’accès à votre réunion est libre et que toute personne recevant l’adresse URL peut y accéder, cliquez sur Envoyer des invitations par e-mail pour créer une invitation par courrier électronique dans votre propre client de messagerie. Ce nouveau message contient un objet (le nom de la réunion) et un texte (contenant la date, l’heure, la durée, l’URL et le résumé de la réunion) que vous êtes libre de modifier.

Envoi d’invitations aux invités enregistrés uniquement

  1. Cliquez sur l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
  2. Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
  3. Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.
  4. Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Invitations dans la barre de navigation.
  5. Dans le menu A, sélectionnez le groupe à inviter : Tous les hôtes, présentateurs et participants ; Hôtes seulement ; Présentateurs seulement ; ou Participants.
  6. Au besoin, modifiez l’objet et le contenu du message.
  7. Pour joindre un événement de calendrier Outlook au courrier électronique, cochez la case en regard de l’option Joindre un événement de calendrier Microsoft Outlook (iCal) au courrier électronique. Dans le cas contraire, désactivez cette case à cocher.
  8. Cliquez sur Envoyer.

Envoi d’invitations à une réunion à accès illimité

  1. Cliquez sur l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
  2. Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
  3. Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.
  4. Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Invitations dans la barre de navigation.
  5. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur Envoyer des invitations par e-mail pour afficher automatiquement un nouveau courrier électronique vierge dans votre client de messagerie.

    • Créez manuellement un nouveau courrier électronique, puis copiez et collez l’adresse URL de la réunion (affichée dans les détails relatifs à la réunion) dans le message.

  6. Saisissez les adresses électroniques des personnes invitées ou sélectionnez-les dans votre carnet d’adresses.
  7. Saisissez ou modifiez l’objet et le texte du courrier électronique.
  8. Envoyez l’invitation par courrier électronique.

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