Ausfüllen von Formularen

Kann das Formular ausgefüllt werden?

Nicht alle Formulare sind ausfüllbar. Einige Autoren konvertieren Ihre PDF-Dateien nicht in interaktive ausfüllbare Formulare. Oder sie entwerfen absichtlich ein Formular, das Sie ausdrucken und von Hand ausfüllen müssen. Diese nicht interaktiven Formulare werden als einfache Formulare bezeichnet.

Lila Leiste entlang des oberen Rands?

Die lilafarbene Meldungsleiste zeigt an, dass das Formular ausgefüllt werden kann. Je nachdem, wie das Formular erstellt worden ist, kann es „interaktiv“ oder „einfach“ sein.

Interaktives Formular

Ein interaktives Formular enthält Felder, die Sie auswählen oder ausfüllen können. Sie können die Option Autom. ausfüllen aktivieren, um Formulare schneller auszufüllen.

Einfaches Formular mit dem Werkzeug „Textkommentar hinzufügen“

Ein einfaches Formular enthält keine interaktiven Felder. Allerdings können Sie, sofern vorhanden, das Werkzeug Textkommentar hinzufügen (Schreibmaschine) verwenden, um leere Formularfelder zu überschreiben. Sie können Text an einer beliebigen Stelle im Formular hinzufügen, nicht nur innerhalb bestimmter Felder.

Ausfüllbare Formulare

A. Interaktive Formulare zeigen an, wo Sie Text eingeben sollten. B. In Formularen mit dem Werkzeug „Textkommentar hinzufügen“ können Sie Text an beliebiger Stelle im Formular hinzufügen. 

Hinweis:

Die lilafarbene Leiste wird nur angezeigt, wenn der Ersteller des Formulars diese Option aktiviert hat.

Ist das Werkzeug „Textkommentar hinzufügen“ sichtbar?

In Formularen, in denen das Werkzeug Textkommentar hinzufügen angezeigt wird, können Sie Text an beliebiger Stelle im Formular hinzuzufügen. Wenn die Werkzeugpalette Textkommentar hinzufügen nicht wie unten zu sehen angezeigt wird, suchen Sie unter Kommentar > Anmerkungen oder Signieren > Ich muss signieren nach diesem Werkzeug.

Wenn das Werkzeug „Textkommentar hinzufügen“ zur Verfügung steht, können Sie Text an beliebiger Stelle im Formular hinzufügen.

Hinweis:

Das Werkzeug Textkommentar hinzufügen ist nur verfügbar, wenn diese Option vom Ersteller des Formulars aktiviert worden ist.

Gelber Balken entlang des oberen Rands?

Beim Öffnen eines Formulars in Reader wird möglicherweise eine gelbe Meldungsleiste angezeigt. Die Geschützte Ansicht beschränkt Ihre Möglichkeiten in PDF-Dateien, um Ihren Computer vor potenziell schädlichen Inhalten zu schützen. Wenn Sie der Quelle der Datei vertrauen, klicken Sie auf Alle Funktionen aktivieren. Nachdem Sie diese Option aktiviert haben, halten Sie nach der lilafarbenen Meldungsleiste oder dem Werkzeug Schreibmaschine Ausschau.

Eine gelbe Meldungsleiste schützt Sie vor potenziell riskanten Dateien.

Keine lilafarbene Leiste/kein Werkzeug „Schreibmaschine“?

Wenn oben weder eine lilafarbene Leiste noch ein Schreibmaschine-Werkzeug angezeigt wird, kann das Formular nicht in Reader ausgefüllt werden. In diesem Fall müssen Sie das Formular ausdrucken und manuell ausfüllen.

Formular, das weder eine lilafarbene Leiste entlang des oberen Rands noch das Schreibmaschine-Werkzeug aufweist

Beispielformulare: einfach und interaktiv

Patti Sokol von Sokol Consulting hat zwei Beispielformulare erstellt, in denen die Unterschiede zwischen einem einfachen und einem interaktiven Formular deutlich werden. Klicken Sie hier, damit ein einfaches Formular angezeigt wird. Beachten Sie, dass Sie in die Felder eines einfachen Formulars nichts eintragen können. Klicken Sie hier, damit ein interaktives Formular angezeigt wird. Sie können die Felder markieren und etwas eingeben.

Lesen Sie unbedingt die Informationen im Textfeld oben in den Beispielformularen. Bewegen Sie anschließend den Cursor über die Felder, damit angezeigt wird, welche Aktionen verfügbar sind. Sie können die Formulare auch ausdrucken und/oder auf Ihrem Computer speichern.

Ausfüllen von interaktiven Formularen

Ein interaktives ausfüllbares Formular enthält Felder, die Sie auswählen und ausfüllen können. Sie können die Option Autom. ausfüllen aktivieren, um Formulare schneller auszufüllen.

Ausfüllen eines interaktiven Formulars

In einem interaktiven Formular ändert sich der Zeiger je nach Feld in ein anderes Symbol. Beispielsweise wird das Hand-Werkzeug zu einem Textcursor , wenn Sie Text in das Formularfeld eingeben können.

  1. Klicken Sie bei Bedarf mit der rechten Maustaste im Dokument, und wählen Sie im Popup-Menü entweder das Hand-Werkzeug  oder das Auswahl-Werkzeug aus.

  2. Damit Formularfelder leichter zu erkennen sind, klicken Sie in der lilafarbenen Meldungsleiste im Dokument auf die Schaltfläche Felder markieren . Formularfelder werden daraufhin mit einem farbigen Hintergrund angezeigt (Standard: hellblau). Ein farbiger Umriss (Standard: rot) kennzeichnet erforderliche Formularfelder. 

  3. Klicken Sie innerhalb eines Textfelds, um Text einzugeben. Klicken Sie im Fall von Kontrollkästchen oder Auswahlschaltflächen auf die Option, die Sie auswählen möchten.
  4. Mit der Tabulatortaste können Sie zum nächsten Element wechseln. Wenn Sie zusätzlich die Umschalttaste drücken, wechseln Sie zum vorigen Element.
  5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um die Formulardaten zu senden. Die „Senden“-Schaltfläche wird entweder in der lilafarbenen Mitteilungsleiste am oberen Rand des Formulars oder im Formularinhalt angezeigt.

Tipps zur Fehlerbehebung beim Ausfüllen von Formularen finden Sie unter Fehlerbehebung bei Formularen.

Optionen für die Navigation zwischen Formularfeldern

Taste

Ergebnis

Tabulatortaste oder Umschalt+Tabulatortaste

Die Eingabe wird bestätigt, und Sie wechseln zum nächsten bzw. vorigen Feld.

Pfeil nach oben/nach links

Das vorherige Optionsfeld in einer Gruppe wird ausgewählt.

Pfeil nach unten/nach rechts

Das nächste Optionsfeld wird ausgewählt.

Esc

Die Eingabe wird widerrufen, und das Formularfeld wird deaktiviert.

Esc (zweimal drücken)

Der Vollbildmodus wird beendet.

Eingabetaste (einzeiliges Textfeld)

Die Eingabe wird bestätigt, und das Feld wird deaktiviert.

Eingabetaste (mehrzeiliges Textfeld)

Im aktuellen Formularfeld wird ein Zeilenabsatz eingefügt.

Eingabetaste (Kontrollkästchen)

Das Kontrollkästchen wird aktiviert bzw. deaktiviert.

Eingabetaste (Tastatur)

Die Eingabe wird bestätigt, und das aktuelle Formularfeld wird deaktiviert.

Optionen zum automatischen Ausfüllen aktivieren (nur interaktive Formulare)

Mit der Funktion Autom. ausfüllen werden Eingaben gespeichert, die Sie in interaktive Formularfelder eingeben. Die Funktion Autom. ausfüllen schlägt daraufhin eine Eingabe vor oder gibt die Antworten automatisch ein, die mit Ihrer Eingabe im Formularfeld übereinstimmen. Die Vorschläge werden als Popup-Menü angezeigt, aus der Sie eine Auswahl treffen können.

Standardmäßig ist die Funktion Autom. ausfüllen deaktiviert. Sie müssen sie deshalb bei Bedarf in den Formular-Voreinstellungen aktivieren.

  1. Wählen Sie Bearbeiten > Voreinstellungen (Windows) bzw. Reader > Voreinstellungen (Mac OS), um das Dialogfeld Voreinstellungen zu öffnen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Voreinstellungen in der Liste links auf Formulare.

  3. Wählen Sie im Menü Autom. ausfüllen die Option Einfach oder Erweitert. (Eine Beschreibung der einzelnen Modi wird unten im Dialogfeld angezeigt.)

  4. Wählen Sie Numerische Daten speichern aus, wenn Sie wollen, dass in Formulare eingegebene Zahlen gespeichert werden sollen.

Einträge aus dem Speicher der Funktion „Autom. ausfüllen“ entfernen

Falls die Funktion Autom. ausfüllen unerwünschte Einträge enthält, z. B. versehentliche Rechtschreibfehler, können Sie diese entfernen.

  1. Wählen Sie Bearbeiten > Voreinstellungen (Windows) bzw. Reader > Voreinstellungen (Mac OS), um das Dialogfeld Voreinstellungen zu öffnen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Voreinstellungen in der Liste links auf Formulare.

  3. Wählen Sie unter Autom. ausfüllen die Option Eintragsliste bearbeiten aus, und entfernen oder ändern Sie anschließend die unerwünschten Wörter.

Ausfüllen von Formularen mit dem Werkzeug „Textkommentar hinzufügen“

Wenn der Formularersteller das Werkzeug Textkommentar hinzufügen aktiviert hat, können Sie mithilfe dieses Werkzeugs einfache Formulare ausfüllen. Der Text, den Sie mit dem Werkzeug Textkommentar hinzufügen hinzufügen, wird in der Kommentarliste (Kommentar > Kommentarliste) angezeigt.

  1. Klicken Sie in der lilafarbenen Meldungsleiste oder in der schwebenden Symbolleiste auf Textkommentar hinzufügen.

    Hinweis:

    Wenn die Option Textkommentar hinzufügen nicht verfügbar ist, müssen Sie das Formular ausdrucken, um es auszufüllen.

  2. Klicken Sie auf ein leeres Formularfeld, und tragen Sie etwas ein.

  3. (Optional) Passen Sie die Optionen in der lilafarbenen Meldungsleiste oder der schwebenden Symbolleiste an, um die Textgröße, -position oder Schriftart zu ändern.

  4. Wenn Sie fertig sind, drucken Sie eine Kopie des ausgefüllten Formulars aus.

    Hinweis:

    Sie können ein Formular, das mit dem Werkzeug Textkommentar hinzufügen ausgefüllt worden ist, nicht elektronisch übermitteln. Sie müssen das ausgefüllte Formular ausdrucken.

Speichern von Formularen

Nicht alle Formulare können gespeichert werden. Ausgefüllte Formulare können nur gespeichert werden, wenn der Autor des Formulars das zugelassen hat. Wenn der PDF-Autor das lokale Speichern aktiviert hat, klicken Sie auf das Diskettensymbol  in der Symbolleiste oben links im Fenster oder in der schwebenden Symbolleiste, wenn das Formular im Internet angezeigt wird. Benennen Sie die Datei anschließend um, und speichern Sie das Formular mit Ihren Informationen.

Die lilafarbene Leiste zeigt Informationen an, sofern Sie in dieses Formular eingegebene Daten speichern können.

Schwebende Symbolleiste in einem Formular, das im Internet angezeigt wird.

Wenn Sie ein Formular in Adobe Reader öffnen, werden die Verwendungsrechte in der Benachrichtigungsleiste über dem Formular angezeigt. Wenden Sie sich an den Autor des Formulars, wenn Sie Änderungen der Verwendungsrechte wünschen.

Drucken von Formularen

  1. Klicken Sie oben links im Fenster auf die Schaltfläche Drucken .

  2. Wählen Sie im Menü im oberen Bereich des Dialogfelds Drucken einen Drucker.

  3. Wählen Sie im Menü Kommentare und Formulare oben rechts im Dialogfeld Drucken eine der folgenden Optionen:

    • Wählen Sie Dokument, damit das Formular und die eingegebenen Werte ausgedruckt werden.

    • Wählen Sie Dokument und Markierungen, damit das Formular, die eingegebenen Werte und alle Kommentare im Formular ausgedruckt werden.

Löschen von Formularen

Löschen eines Formulars in einem Browser

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie, sofern vorhanden, die Schaltfläche „Formular zurücksetzen“ aus. Sie können diesen Vorgang nicht rückgängig machen.
    • Beenden Sie den Browser, und starten Sie ihn neu.
    Hinweis:

    Wenn Sie im Webbrowser auf die Schaltfläche „Neu laden“ oder „Aktualisieren“ bzw. „Zurück“ oder „Eine Seite zurück“ klicken oder auf einen Link zu einer anderen Seite klicken, wird das Formular unter Umständen nicht vollständig gelöscht.

Löschen eines Formulars in der Reader-Anwendung

  1. Wählen Sie Datei > Wiederherstellen.

Daten importieren oder exportieren (nur Reader-Anwendung, nicht Browser)

In einigen Arbeitsabläufen übermitteln Einzelpersonen ausgefüllte Formulare als reine Datendateien in einem Format wie FDF oder XML. In Reader können Sie die Daten importieren, damit sie im Kontext der vollständigen PDF-Datei angezeigt werden:

  1. Klicken Sie oben rechts im Fenster auf Erweitert und anschließend auf Daten importieren.

Sie können die Angaben aus einem ausgefüllten PDF-Formular auch als Datendatei in einem anderen Dateiformat speichern.

  1. Klicken Sie rechts oben im Fenster auf Erweitert und anschließend auf Daten exportieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Formulardatendateien verwalten in der Acrobat-Hilfe.

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