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Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams : Guide de l’utilisateur

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    10. Articles supplémentaires
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  7. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
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    3. Guide de l’utilisateur pour le recrutement
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  9.  Acrobat Sign pour Workday
    1. Guide d’installation
    2. Guide de démarrage rapide
    3. Tutoriel de configuration
  10. Acrobat Sign pour NetSuite
    1. Guide d’installation
    2. Notes de mise à jour
  11. Acrobat Sign pour SugarCRM
  12. Acrobat Sign pour VeevaVault
    1. Guide d’installation
    2. Guide de l’utilisateur
  13. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
    1. Guide d’installation
  14. Documentation du développeur Acrobat Sign
    1. Présentation
    2. Webhooks
    3. Balises de texte

Présentation

Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams permet de signer des accords, d’envoyer des accords pour signature électronique et de gérer les accords en cours à partir de Microsoft Teams. Vous pouvez facilement accéder aux actions d’Acrobat Sign et vérifier le statut de vos documents récents dans la page d’accueil d’Adobe Acrobat Sign. Adobe Acrobat Sign envoie des notifications d’accord en temps réel à votre flux d’activités Microsoft Teams, ce qui vous permet d’afficher et de signer des accords directement à partir du flux. Pour fluidifier les workflows documentaires, vous pouvez consulter les documents en attente de votre signature, où que vous soyez dans l’application.

Le document Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams : Guide de l’utilisateur explique comment utiliser les fonctionnalités d’Adobe Acrobat Sign dans l’environnement Microsoft Teams. Il ne s’agit pas d’un guide complet pour l’ensemble de Microsoft Teams.

Suivez les instructions du document Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams : Guide de l’utilisateur pour savoir comment :      

Conditions préalables

  • Les utilisateurs doivent disposer d’un compte Adobe Acrobat Sign actif. Vous pouvez également utiliser la version d’essai gratuite d’Adobe Acrobat Sign.
    • Les comptes dans l’environnement Acrobat Sign pour l’administration n’ont pas accès aux versions d’essai gratuites.  
  • Les utilisateurs d’Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams doivent effectuer la mise à niveau vers Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams version 2.0 ou ultérieure. Pour ce faire, accédez à admin.teams.microsoft.com et mettez à jour le package d’application vers Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams 2.0. Vous serez invité à accepter les autorisations de l’application.

Pour en savoir plus sur le processus de mise à niveau, consultez le document Centre de ressources Adobe Acrobat Sign pour Microsoft 365.

Plates-formes prises en charge

Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams est pris en charge sur Microsoft 365 via :

  • Chrome - version actuelle
  • Microsoft Edge - version actuelle
  • L’application de bureau Microsoft Teams pour Windows et Mac OS

Accès à Adobe Acrobat Sign dans l’interface de Microsoft Teams

Pour accéder à Adobe Acrobat Sign à partir de l’interface de Microsoft Teams, vous devez vous connecter au portail Microsoft Teams à l’aide d’un compte utilisateur Microsoft 365.

Microsoft Teams fournit les outils permettant de gérer et de surveiller les services Teams et d’administrer les utilisateurs de votre organisation. Découvrez comment gérer Microsoft Teams pour votre organisation.

Si l’accès à Microsoft Teams vous est refusé, contactez votre administrateur Microsoft 365 et demandez-lui d’activer Microsoft Teams.

Connexion à Microsoft Teams

  1. Cliquez ici pour ouvrir le portail Microsoft Teams.
  2. Dans la boîte de dialogue de connexion qui s’ouvre, saisissez vos informations d’identification de compte Microsoft 365.
    Pour créer un nouveau compte, sélectionnez Créez-en un !
     
    Remarque : Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams prend en charge l’authentification unique via Azure AD SSO. Pour toute question sur la configuration de l’authentification unique pour votre environnement Teams, contactez votre administrateur Microsoft Teams.
    connexion à teams

    mdp teams

  3. Si vous vous êtes déjà connecté à partir de votre navigateur actuel, vous êtes invité à sélectionner un compte pour vous connecter. Choisissez un compte répertorié ou sélectionnez Utiliser un autre compte pour en ajouter un.

    Remarque : si l’accès à Microsoft Teams vous est refusé lors de l’authentification auprès de Microsoft, contactez votre administrateur Microsoft 365 pour activer le service Teams.

    sélectionner un compte

  4. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez Utiliser l’application Web à la place pour ouvrir l’application dans le navigateur.
    Vous pouvez également sélectionner Télécharger l’application Windows pour télécharger l’application pour Windows et suivre le processus.

    select-teams-app

    L’application web Microsoft Teams s’ouvre. Vous pouvez alors la configurer pour ajouter Adobe Acrobat Sign dans l’interface de Teams. Vous pouvez installer l’application Adobe Acrobat Sign à partir de l’App Store dans l’interface de Teams.

Installation et connexion à Adobe Acrobat Sign

Si vous utilisez Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams pour la première fois, vous devez installer Adobe Acrobat Sign et vous y connecter. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Applications dans le panneau inférieur gauche.

    sign pour l’interface de teams

  2. Dans la fenêtre App Store, recherchez Adobe Acrobat Sign, puis dans les résultats de recherche, sélectionnez Adobe Acrobat Sign.

    Remarque : si Acrobat Sign n’est pas configuré dans votre compte Teams, contactez votre administrateur Microsoft Teams.

  3. Dans la boîte de dialogue Adobe Acrobat Sign qui s’ouvre, sélectionnez Ajouter

    Onglet Sign Ajouter

  4. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez Connecter un compte Adobe Acrobat Sign.

    connecter un compte Adobe Sign

  5. Dans la boîte de dialogue de connexion, saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe Adobe Acrobat Sign, puis sélectionnez Se connecter.

    sign-in-AdobeSign-2

  6. Une fois la connexion établie, l’application Adobe Acrobat Sign apparaît dans le panneau de gauche, puis l’interface de Sign s’ouvre, comme illustré ci-dessous.

    Application Sign dans l’interface de Teams

  7. Pour épingler l’onglet Adobe Acrobat Sign au panneau de gauche, pointez sur l’onglet Adobe Acrobat Sign et cliquez avec le bouton droit. Ensuite, sélectionnez Épingler.

    Remarque :

    Si vous n’épinglez pas l’onglet Adobe Acrobat Sign au panneau de gauche, l’onglet disparaît lorsque vous passez à d’autres canaux. Pour rouvrir l’application Adobe Acrobat Sign installée, sélectionnez  dans le panneau de gauche, puis Adobe Acrobat Sign dans la liste des applications installées.

    L’onglet Adobe Acrobat Sign est ainsi ajouté au panneau de gauche, et la page d’accueil par défaut d’Acrobat Sign s’ouvre.

  8. Pour envoyer des documents pour signature, les signer et les gérer, reportez-vous aux rubriques ci-dessous.

Pour en savoir plus sur l’interface d’Adobe Acrobat Sign, consultez le document Guide de prise en main d’Adobe Acrobat Sign.

Remarque :

Arrêt de l’accès via le canal Teams

Vous ne pouvez plus ajouter d’onglet Adobe Acrobat Sign dans le canal Teams. Si vous accédiez auparavant à l’application Adobe Acrobat Sign via le canal Teams, vous devez l’installer directement dans Teams.

Envoyer les accords pour signature

Vous pouvez utiliser Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams afin de créer des accords, de les envoyer pour signature et de suivre le statut des documents envoyés pour signature. Les destinataires des documents peuvent se connecter à partir de tout appareil pour les signer. Vous pouvez utiliser un fichier d’accord enregistré sur votre ordinateur ou sélectionner un modèle d’accord prédéfini dans la liste des modèles. 

Pour demander des signatures :

  1. Sélectionnez l’onglet Adobe Acrobat Sign dans le panneau de gauche. L’interface d’Adobe Acrobat Sign s’ouvre avec l’option par défaut Accueil, comme illustré ci-dessous.
    Si vous avez installé Adobe Acrobat Sign, mais que l’onglet ne s’affiche pas dans le panneau de gauche, sélectionnez  dans le panneau de gauche, puis Adobe Acrobat Sign dans la liste des applications installées.

    interface d’onglet d’Adobe Sign

  2. Sélectionnez Demander des signatures. Vous pouvez également sélectionner Démarrer dans la zone Demander des signatures.

    La page de détails Demander une signature s’ouvre, comme indiqué ci-dessous.

    page demander une signature

  3. Dans la page de détails Demander une signature, indiquez les informations suivantes :

    1. Sous Destinataires, saisissez l’adresse e-mail d’un destinataire. Ouvrez alors le menu déroulant  pour sélectionner un rôle pour le signataire dans la liste qui s’ouvre.
    2. Pour ajouter d’autres destinataires, entrez les adresses e-mail des destinataires dans les zones des destinataires qui apparaissent sous le destinataire ajouté.
    3. Pour vous ajouter en tant que l’un des destinataires, sélectionnez M’ajouter.
    4. Pour ajouter un groupe de destinataires, sélectionnez Ajouter un groupe de destinataires.
    5. Pour que les destinataires signent dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans la liste, activez l’option Remplir dans l’ordre.
    6. Vous pouvez éventuellement ajouter un message pour vos destinataires. Pour ajouter un message privé pour chaque destinataire, sélectionnez  en regard de l’adresse e-mail du destinataire et écrivez le message dans la boîte de dialogue qui s’affiche.
    7. Sélectionnez Ajouter des fichiers pour sélectionner un document à signer. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des fichiers qui s’ouvre, sélectionnez Choisir les fichiers sur l’ordinateur pour sélectionner un fichier sur votre ordinateur. Vous pouvez également sélectionner un fichier de modèle dans l’onglet Modèles. Sélectionnez Joindre.
    8. Vous pouvez également glisser-déposer vos fichiers dans la zone prévue à cet effet.
    9. Pour définir un mot de passe pour ouvrir le document partagé, sélectionnez Protection par mot de passe. Ainsi seuls les destinataires disposant du mot de passe peuvent accéder au document.
    10. Pour définir une échéance, sélectionnez Échéance et saisissez une date dans la zone qui s’affiche.
    11. Pour envoyer un message de rappel aux destinataires pour les documents en attente, sélectionnez Définir un rappel.
    12. Pour prévisualiser votre document et ajouter des champs de signature spécifiques pour chaque destinataire, sélectionnez Prévisualiser et ajouter des champs de signature. Le document s’ouvre en mode Aperçu dans lequel vous pouvez ajouter des champs de signature pour chaque destinataire, réviser le document et l’envoyer pour signature.
    13. Sélectionnez Envoyer.

    Remarque : pour quitter la page Demander une signature sans terminer le workflow, sélectionnez Fermer dans le coin supérieur droit.

Signer les accords

Vous pouvez réviser et signer les accords qui vous sont envoyés pour signature à l’aide d’Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams via tout navigateur ou appareil. Les accords en attente de votre signature sont répertoriés avec le statut « À traiter ».
Pour réviser et signer des accords :
  1. Accédez à la liste des accords en attente de votre signature via l’une des méthodes suivantes :

    • Sous « Voici un aperçu de vos accords », dans la page d’accueil d’Adobe Acrobat Sign, sélectionnez À traiter.
    • Dans les listes d’accords de la page d’accueil d’Adobe Acrobat Sign, sélectionnez À traiter.
    • Dans l’onglet Gérer, sélectionnez À traiter dans le panneau de gauche.
    • Dans les notifications du flux d’activités, sélectionnez le message correspondant au document que vous souhaitez signer. 
    • Dans la fenêtre de chat, saisissez « Afficher les documents pour moi », puis appuyez sur Entrée. 
    à traiter

  2. Dans la liste des accords en attente, sélectionnez celui que vous souhaitez signer. Dans le panneau de droite qui s’ouvre, effectuez une ou plusieurs des actions nécessaires.

    afficher et signer les accords

  3. Pour afficher l’accord, sélectionnez Ouvrir l’accord ou pointez sur le titre de l’accord et sélectionnez Ouvrir. L’accord s’ouvre en mode Lecture seule.

  4. Pour télécharger l’accord, sélectionnez Télécharger le PDF.

  5. Pour télécharger un rapport d’audit de l’accord, sélectionnez Télécharger le rapport d’audit. Le rapport est téléchargé au format PDF.

  6. Pour signer l’accord, sélectionnez Consulter et signer. Vous pouvez également pointer sur le nom de l’accord et sélectionner . L’accord s’ouvre avec tous les champs obligatoires mis en surbrillance pour que vous puissiez les signer, comme indiqué ci-dessous. 

    signer les champs de document

    Sélectionnez un champ en surbrillance à signer. Dans la boîte de dialogue Signer qui s’ouvre, ajoutez votre signature, puis sélectionnez Appliquer. La boîte de dialogue Aperçu de la signature s’ouvre. Vérifiez votre signature, puis sélectionnez OK.

    boîte de dialogue signer

    aperçu de la signature

    Une fois tous les champs de signature obligatoires remplis, un message s’affiche, comme illustré ci-dessous.

    message signé

Gérer les accords

L’onglet Adobe Acrobat Sign vous permet de gérer les accords en attente de votre signature ainsi que ceux que vous avez envoyés pour signature. Vous pouvez afficher et gérer les accords terminés ou annulés. 

Pour gérer les accords :

  1. Sélectionnez Adobe Acrobat Sign dans le panneau de gauche.

  2. Dans l’onglet Accueil par défaut, sous Gérer les accords, sélectionnez Accéder à Gérer. Vous pouvez également sélectionner Gérer dans le menu supérieur. Cette action permet d’ouvrir la page Vos accords, comme illustré ci-dessous.

    page gérer les accords

  3. Pour afficher la liste des accords, sélectionnez l’un des onglets suivants dans le panneau de gauche :

    • En cours : affiche les accords que vous avez envoyés pour signature et qui sont en attente de signature des destinataires.
    • À traiter : affiche les accords en attente de votre signature.
    • Terminé : affiche la liste des accords finalisés.
    • Annulé : affiche la liste des accords annulés.
    • Expiré : affiche les accords qui ont expiré ou qui ne sont plus valides.
    • Archivé : affiche les accords qui ont été archivés.
    • Brouillon : affiche les accords qui se trouvent à l’état de brouillon.
  4. Pour ouvrir un accord de l’une des listes, ouvrez la liste de votre choix et pointez sur l’accord à ouvrir, puis sélectionnez Ouvrir.

  5. Pour effectuer d’autres actions sur un accord, ouvrez la liste correspondante des accords, pointez sur l’accord et sélectionnez le bouton d’action souhaité. Les boutons d’action disponibles pour un accord varient en fonction du statut de l’accord.

  6. Pour modifier un accord dont le statut est Brouillon, sélectionnez Modifier l’accord dans le panneau de droite ou pointez sur le nom de l’accord et sélectionnez .

    gérer un brouillon

  7. Pour annuler un accord en cours, sélectionnez-le, puis sélectionnez Annuler. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, indiquez un motif d’annulation de l’accord, le cas échéant. Pour envoyer un e-mail d’annulation aux destinataires, sélectionnez Avertir les destinataires par courrier électronique. Sélectionnez Annuler l’accord

    annuler l’accord, boîte de dialogue

  8. Pour rappeler aux destinataires de l’accord de le signer :

    1. Sélectionnez En cours pour ouvrir la liste des accords que vous avez envoyés pour signature.
    2. Sélectionnez l’accord pour lequel vous souhaitez envoyer une notification de rappel. 
    3. Dans le panneau Actions qui s’ouvre, sélectionnez Rappeler. Vous pouvez également pointer sur l’accord et sélectionner 
    rappeler

      4. Dans la boîte de dialogue Ajouter un rappel qui s’ouvre, renseignez les informations requises et sélectionnez Créer.

    définir un rappel

Accès à Adobe Acrobat Sign via un chatbot

Le robot Adobe Acrobat Sign vous permet de récupérer des informations sur le statut de vos documents Adobe Acrobat Sign par le biais d’une conversation. Vous pouvez ainsi vérifier rapidement le statut des documents en attente de signature et d’approbation.

Les commandes du robot sont prises en charge en tant que chats 1:1 via le chat Adobe Acrobat Sign.

Lorsque vous accédez à l’interface du robot Adobe Acrobat Sign pour la première fois, vous êtes invité à vous connecter via un message de bienvenue, comme indiqué ci-dessous. Sélectionnez Se connecter et fournissez vos informations d’identification Acrobat Sign. Une fois connecté, vous pouvez rapidement vérifier le statut des documents à l’aide des commandes de l’interface de conversation

chatbot-sign-in

Commandes de l’interface de conversation

Dans l’interface de conversation, vous pouvez générer plusieurs commandes qui renvoient des cartes distinctes de robot pour tous les accords trouvés :

  • help : affiche la liste des commandes disponibles du robot.
  • show docs for me : affiche les documents en attente de votre interaction. La carte Robot vous permet de signer et de télécharger l’accord.
  • show docs for others : affiche les documents en attente d’interaction d’autres personnes. Vous pouvez télécharger l’accord et envoyer un rappel aux destinataires actuels.
  • check status : vous demande d’indiquer le nom d’un accord, puis affiche le statut de ce document.
chatbot-check-status

Lors de la vérification du statut, si le nom du document indiqué ne correspond pas à un enregistrement existant, le robot Acrobat Sign affiche les deux options suivantes :

  • Par le plus récent : affiche la liste des accords récemment créés/envoyés. Vous pouvez choisir d’afficher le dernier accord envoyé ou les trois derniers accords.
  • Par période : affiche la liste des accords créés dans au cours d’une période spécifiée. Elle retourne les trois derniers accords créés dans cette période. Si plus de trois accords sont retournés, une quatrième carte affiche un bouton permettant d’ouvrir la fenêtre Gérer dans Adobe Acrobat Sign.
chatbot-status-options

Signer les accords via des notifications

Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams envoie désormais des notifications lorsque les utilisateurs reçoivent un accord pour signature. Les notifications s’affichent dans l’application Microsoft Teams et apparaissent dans le flux d’activités. Le signataire peut suivre le lien contenu dans la notification pour signer l’accord directement dans l’application Microsoft Teams.
 

Le flux d’activités affiche également l’accord envoyé à l’utilisateur pour signature. Une fois que l’utilisateur a sélectionné la notification de réception de l’accord, il ouvre le document directement dans la fenêtre de droite. L’utilisateur peut sélectionner Démarrer pour débuter la signature du document. Une fois que le signataire a signé tous les champs obligatoires, une notification est envoyée à l’expéditeur avec une copie du document signé.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications, vous pouvez désactiver temporairement les notifications Sign.

Remarque : pour permettre l’intégration dans le flux d’activités, un administrateur Microsoft Teams doit accorder les autorisations demandées par l’application Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams pour votre organisation. Reportez-vous à cette page d’aide Microsoft Teams pour savoir comment accorder le consentement d’un administrateur d’organisation à une application.

Problèmes courants

Le problème :

Lorsque vous tentez de vous connecter et d’autoriser Adobe Acrobat Sign dans Microsoft Teams, vous obtenez le message d’erreur suivant après vous être authentifié dans le compte Microsoft 365 :

Adobe Acrobat Sign pour Microsoft 365 nécessite une autorisation pour accéder aux ressources de votre organisation. Demandez à un administrateur d’accorder l’autorisation pour cette application avant de pouvoir l’utiliser.

Vous êtes invité à vous connecter avec un autre compte ou à demander l’approbation.

Message d’erreur d’authentification

Remarque : selon la configuration du site, le message d’erreur ci-dessus peut ou non inclure le bouton Demander l’approbation.

Pourquoi cela se produit-il ?

L’application Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams utilise l’ID client de l’intégration Microsoft 365 pour l’authentification dans l’onglet Acrobat Sign dans Microsoft Teams.

Si la configuration de Microsoft 365 présente des restrictions sur certaines intégrations Office, une boîte de dialogue s’affiche pour vous informer que vous avez besoin d’une approbation. 

Solution :

Vous devez installer et approuver l’intégration Adobe Acrobat Sign pour Microsoft 365 de l’une des deux façons suivantes :

  • Effectuer l’installation à partir du Microsoft Store dans Word ou PowerPoint
  • Répondre à une demande d’approbation et accorder le consentement de l’administrateur à partir des autorisations de l’application

Installation d’Acrobat Sign à partir du Microsoft Store dans Word ou PowerPoint

Si la configuration de Microsoft 365 restreint les applications pouvant être installées et ne permet pas aux utilisateurs de demander l’approbation pour ajouter des applications, vous devez installer l’application dans une application Office et approuver le complément pour l’organisation. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à Microsoft Office en tant qu’administrateur.
  2. Ouvrez Microsoft Word et créez un document vierge.
  3. Dans le ruban, sélectionnez Insertion > Compléments.
  4. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, recherchez Adobe.
  5. Localisez Acrobat Sign pour Word et PowerPoint dans le résultat de recherche et sélectionnez Ajouter.
  6. Une fois le complément installé, ouvrez-le en procédant de l’une des façons suivantes :
    • Répondez à la notification d’invitation à commencer.
    • Dans le ruban, sélectionnez l’option Envoyer pour signature ou Statut de l’accord.
  7. Dans la fenêtre du complément qui s’ouvre, sélectionnez Commencer.
    Vous êtes invité à vous authentifier dans Microsoft 365 et à approuver l’accès au complément.
  8. Sélectionnez Approuver pour mon organisation.
  9. Sélectionnez Approuver pour configurer le complément Acrobat Sign pour Office 365 afin que tous les membres de votre organisation puissent l’utiliser. 

Une fois cette application installée et approuvée, tout utilisateur peut installer Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams sans avoir à demander l’approbation de l’administrateur.

Réponse à une demande d’approbation et octroi du consentement de l’administrateur à partir des autorisations de l’application

Lorsque l’administrateur reçoit une demande d’approbation de l’application Adobe Acrobat Sign pour Office 365, la demande contient un lien vers une page dans laquelle vous pouvez approuver l’installation de l’application d’intégration pour cette personne.

Une fois la demande approuvée, procédez comme suit pour traiter l’approbation :

  1. Connectez-vous au Centre d’administration Azure Active Directory en tant qu’administrateur.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez Applications d’entreprise.
  3. Dans le menu de navigation Applications d’entreprise, sélectionnez Toutes les applications.
  4. Dans la liste Toutes les applications, sélectionnez Adobe Acrobat Sign pour Microsoft 365 pour accéder aux propriétés de l’application.
  5. Dans le menu de navigation, sélectionnez Autorisations pour afficher les autorisations accordées à cette application.
  6. Sélectionnez Donner le consentement de l’administrateur à <Nom de l’organisation> afin d’approuver l’application et de permettre à tous les utilisateurs de votre organisation d’utiliser l’intégration Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams.

Articles connexes

  • Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Teams : Notes de mise à jour
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