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Adobe Acrobat Sign pour Salesforce (profil Lightning) : Guide de l’utilisateur

Présentation

L’application Adobe Acrobat Sign pour Salesforce offre des workflows de signature simples qui sont faciles à adopter et à mettre en œuvre pour les particuliers et les entreprises. Vous pouvez utiliser l’application pour : 

  • obtenir des signatures électroniques ou des validations Adobes légitimes pour n’importe quel document directement depuis Salesforce ; 
  • accéder à l’historique des contrats en temps réel et afficher les contrats enregistrés à partir de tout objet ;
  • suivre les transactions en temps réel dans toute l’entreprise ;
  • obtenir des mises à jour lorsque les accords sont affichés, signés, annulés ou refusés ;
  • signer électroniquement dans plus de 20 langues et obtenir un service de télécopie dans plus de 50 pays dans le monde ;
  • fusionner automatiquement les données Salesforce dans des documents avant de les envoyer pour signature ;
  • générer automatiquement des documents à l’aide des données Salesforce et les envoyer en tant que pièces jointes d’accord à l’aide de Document Builder ;
  • mapper les données des signataires aux objets Salesforce ;
  • créer des modèles d’accord réutilisables pour les options d’envoi et activer les boutons d’envoi pour signature afin d’envoyer des accords personnalisés à partir de tout objet Salesforce ;
  • accéder aux intégrations natives avec Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora Emptoris, etc.

Le document Adobe Acrobat Sign pour Salesforce (profil Lightning) : Guide de l’utilisateur fournit des instructions sur les opérations suivantes :

Remarque :

Vous utilisez le profil Salesforce Classic ? Voir Adobe Acrobat Sign pour Salesforce (profil Classic) : Guide de l’utilisateur.

Pour personnaliser les processus afin d’automatiser davantage l’application, consultez le document Acrobat Sign pour Salesforce : Guide de personnalisation. Pour obtenir de l’aide, vous pouvez contacter votre administrateur Salesforce.

Pour savoir comment générer automatiquement des documents à l’aide des données Salesforce, consultez Acrobat Sign Document Builder pour Salesforce : Guide de l’utilisateur.

Navigateurs pris en charge

Navigateurs

Pris en charge

Limites

Microsoft® Edge

Oui

Oui

Google Chrome™

Oui

Non

Mozilla® Firefox®

Oui

Non

Apple Safari®

Oui

Non

Problèmes connus liés à Microsoft® Edge :

  • Lors du chargement de la page Accord, une erreur peut s’afficher (semblable à celle illustrée ci-dessous) : « Cette page comporte une erreur. Il est possible que vous deviez l’actualiser. L’action a échoué. »
  • Lorsque vous procédez à l’envoi puis fermez l’onglet « Réussite » après l’envoi, la page Accord n’est pas actualisée automatiquement pour refléter le statut de l’accord. Elle peut indiquer l’erreur suivante : « Aucune nouvelle fenêtre détectée. Vérifiez les paramètres de blocage des fenêtres contextuelles du navigateur avant de tenter une autre action. Cette page peut maintenant être rechargée. »
    Vous pouvez accéder à la page Accord à partir de la liste des accords.
  • Lorsque vous sélectionnez l’option Rappeler ou Mettre à jour pour les accords en transit, la page de l’accord ne s’actualise pas automatiquement. L’erreur suivante s’affiche : « Cette page comporte une erreur. Vous devrez peut-être l’actualiser. »
    Vous pouvez accéder à la page Accord à partir de la liste des accords.

Problèmes connus avec l’application Acrobat Sign pour Salesforce :

Si vous avez activé le partage de comptes dans votre compte Acrobat Sign, les utilisateurs qui ne sont pas inclus dans l’accord ne peuvent pas afficher l’accord dans l’environnement Salesforce, sauf si :

  • L’accord a été créé à partir d’un modèle de bibliothèque partagée dans la bibliothèque Adobe Acrobat Sign.
  • Le modèle de bibliothèque est partagé de manière à inclure le lecteur via les paramètres (a) Partagé pour tous les utilisateurs du compte ou (b) Partagé au niveau du groupe, où l’expéditeur et le lecteur se trouvent dans le même groupe.

Remarque : vous pouvez utiliser Adobe Acrobat Sign pour afficher l’accord.

Création d’accords 

Les « accords » sont les objets installés par Acrobat Sign dans Salesforce. Ils permettent de remettre votre document à vos destinataires. 

« Destinataire » est le terme générique utilisé pour tout signataire, approbateur ou délégant d’un accord. Toute personne à qui vous envoyez le document pour une action est destinataire.

Les accords peuvent être créés de plusieurs façons différentes, selon le déploiement du package par l’administrateur. Les options courantes sont les suivantes :

  • Onglet Accords
  • Objets Salesforce (Contact, Prospect, Opportunité, Compte, etc.)

Pour créer un accord à partir de l’onglet Accords :

  1. Dans le coin supérieur droit de la page Lightning pour Salesforce, sélectionnez l’icône Lanceur d’applications.

    app-launcher

  2. Sélectionnez Adobe Acrobat Sign pour Salesforce.

  3. Dans la barre de menus supérieure, sélectionnez Accords.

    L’onglet Accords répertorie tous vos accords.

    create-new-agreement

  4. Sélectionnez Nouveau.

Pour créer un accord à partir d’un objet Salesforce :

  1. Ouvrez l’objet Salesforce à partir duquel vous souhaitez envoyer l’accord. L’exemple ci-dessous utilise l’objet Contacts pour envoyer l’accord.

    add-agreement-related-list-to-contact-4.png

    Remarque :

    Si vous ne voyez pas la liste des accords associés, vous devez l’ajouter comme suit :

    1. Accédez à Configuration > Gestionnaire d’objets, puis recherchez et sélectionnez le libellé Contact.
    2. Dans le panneau de gauche de la page Contact qui s’ouvre, sélectionnez Mises en page.
    3. Dans la liste des mises en page, sélectionnez Mise en page du contact.
    4. Sous la section Mise en page du contact (vente), sélectionnez Listes associées dans le menu de gauche, puis faites glisser les accords vers la section Listes associées.
    5. Une fois le panneau Accords ajouté, sélectionnez Enregistrer.

    Vous pouvez revenir à la page Contact de l’objet Salesforce et l’actualiser. La liste associée à l’accord s’affiche à présent.

  2. Dans l’onglet Associé, sélectionnez Nouveau dans la section Accords.

Création de modèles d’accord pour des groupes d’utilisateurs spécifiques 

Les administrateurs Acrobat Sign pour Salesforce peuvent créer des modèles d’accord pour des groupes d’utilisateurs spécifiques au sein de leur organisation. Ils peuvent ainsi définir et dicter les propriétés liées à l’accord, telles que les documents disponibles, les workflows, le branding, les rôles des destinataires, les méthodes d’authentification, la sécurité des PDF et bien plus encore, pour des groupes d’utilisateurs spécifiques. Un modèle d’accord associé à un groupe d’utilisateurs ne peut être utilisé que par les membres de ce groupe.

Les membres de groupes d’utilisateurs peuvent également créer et envoyer des accords au nom de l’un de leurs groupes ou en tant qu’expéditeur individuel.

Configuration et envoi d’accords

Une fois que vous avez ouvert l’accord en mode Brouillon, vous devez le configurer pour définir le groupe d’expéditeurs, les destinataires, la nature de l’accord, les documents à envoyer pour signature et d’autres paramètres, si nécessaire.  

agreement-details

A. Ordre de signature du destinataire B. Rôle du destinataire C. Type de destinataire D. Champ Recherche de destinataire E. Outil de message privé 

Recherche et gestion d’accords

L’intégration Acrobat Sign pour Salesforce associe vos accords à un objet Salesforce de manière significative. Par exemple, lorsque vous envoyez un accord de confidentialité à un contact, cet accord est répertorié sur cette page Contacts.  De même, si vous envoyez un accord à un destinataire à partir d’un objet Opportunité, les objets Destinataire et Opportunité affichent l’accord dans leurs listes.

Si un accord est orphelin dans le système, il est répertorié dans l’onglet Accords. La liste figurant sous Accords affiche les accords que vous êtes autorisé à consulter.

Acrobat Sign pour Salesforce vous permet également d’envoyer et de gérer des accords via le panneau Accords et la liste des accords. Vous pouvez ajouter des composants AgreementPanel (ou AgreementPanel-wide) et AgreementList à n’importe quel objet Salesforce et les utiliser pour envoyer et gérer des accords pour n’importe quel enregistrement au sein de cet objet.

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