Ve 4. čtvrtletí roku 2017 bude ukončeno fungování klasických stránek odesílání a vytváření, které již v systému Adobe Sign nebudou k dispozici.

V rámci příprav na tuto změnu systému je třeba změnit integrace spoléhající na vkládání stránek odesílání a vytváření tak, aby odpovídaly nové koncepci. Mezi tyto integrace patří standardní balíčky Adobe Sign, jako Adobe Sign for MS Dynamics, i domácí řešení API přizpůsobená pro specializované využití.

Změna vestavěné stránky bude znamenat více než jen změnu vzhledu a dojmu z procesu odesílání a vytváření. Otevře několik nových funkcí pro uživatele a rovněž odebere starší technologie, které již nahradila výkonnější řešení.

Tato změna s cílem posunout odesílání/vytváření na nový standard má být vydána ve 2. čtvrtletí roku 2017, přičemž u nových účtů již možnost zobrazení klasických stránek nebude.  Předpokládá se, že ve 4. čtvrtletí roku 2017 budou všichni zákazníci využívat nový model a klasické stránky již nebudou vůbec aktivní.


Stránka odesílání

Stránka odesílání má ve službě Adobe Sign zásadní význam a její upgradování na nový standard přináší významné změny ve smyslu funkčnosti i určitých potenciálních procesních změn.

Pouze s jednou výjimkou mohou uživatelé provádět vše, co bylo možné v klasickém zobrazení. K dispozici je však několik doplňujících možností, které správce účtu může či nemusí povolit.

Významnou výjimku představuje to, že pracovní postup Písemný podpis (nahrazující klasický pracovní postup Fax) neumožní odesílateli odesílání přímo na telefonní číslo.


Vzhled a dojem

Pro odesílatele bude nejviditelnější změnou celkový vzhled a dojem z nové stránky.  Ačkoli jsou na stránce přítomné všechny klasické funkce, už jen nutnost skenování nového vizuálního pole přiměje uživatele zpomalit a přistupovat k celému procesu kritičtěji.

Všeobecné rozvržení stránky je však stejné, čímž se pocit „novosti“ poněkud zmírňuje. Uživatelé zjistí, že mechanické odesílání smlouvy je v praxi stejné (bez ohledu na nové dostupné funkce), a rychle si zvyknou.

Níže je porovnání obou podob vedle sebe.  A ačkoli jsou obrázky příliš malé na to, aby byly vidět detaily, je vidět, že uspořádání je v zásadě shodné.

V3 celá stránka

Aby bylo možné prozkoumat drobné rozdíly, jsou stránky rozděleny do čtyř funkčních částí:

  • Příjemci
  • Zpráva
  • Soubory
  • Možnosti


Co se mění v části Příjemci

Nejhornější část stránky odesílání definuje cyklus podepisování nebo seznam příjemců a to, co mohou se smlouvou dělat. Níže vidíte klasickou stránku nahoře a novou stránku dole.

Přepnutí výchozího pracovního postupu

Přepnutí výchozího pracovního postupu určuje, zda je základní postup podepisování sekvenční (provádění v pořadí) nebo paralelní (provádění v jakémkoli pořadí).

Možnost byla přesunuta do horní části seznamu příjemců, text popisující možnosti byl upraven na jasnější a grafický „přepínač“ zajistí méně subjektivní chápání toho, která možnost je vybrána.

Co se týká funkčnosti, nastavení se nezměnilo.

Poznámka:

Všimnete si, že pokud je postup podepisování sekvenční, je vlevo od role podepisujících osob zobrazen rejstřík podepisujících osob.

Když se postup podepisování změní na paralelní, rejstřík podepisujících osob je odebrán, protože všem podepisujícím osobám je současně přidělen přístup k dokumentu.

Potřebuji se podepsat

Možnost „Potřebuji se podepsat“ umožňuje odesílateli, aby přidal ke smlouvě sám sebe jako příjemce na pozici první nebo poslední podepisující osoby.

Možnost byla přejmenována na „Přidat mě“ a přesunula se zpod seznamu příjemců do pravé horní části sloupce příjemců.

Funkčně bude odkaz Přidat mě vkládat odesílatele do sloupce příjemců do jakéhokoli pořadí, nejen jako první či poslední podepisující osobu.


Přidané funkce v části Příjemci

Další role příjemce – delegující osoba

Nová stránka odesílání podporuje další roli příjemce: delegující osoba.

Role delegující osoby umožňuje odesílateli vytvářet smlouvy, když není dopředu známá poslední podepisující osoba nebo schvalovatel.  Delegující osoba se označuje a provádí závěrečné předání smlouvy konečnému příjemci.

Podrobnější popis rolí příjemců zobrazíte kliknutím sem

Správce účtu může roli delegující osoby udělit v nabídce: Účet > Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Povolené role příjemců

Ověření identity pro jednotlivé příjemce

Předchozí metoda ověřování řadila příjemce do skupin podle interní nebo externí klasifikace a ověření na základě toho aplikovala na celou skupinu.

Aplikace správci účtu stále umožňuje nastavit výchozí metody ověřování pro interní a externí příjemce.

Nyní mohou správci povolit odesílatelům změnit výchozí metody ověření ze seznamu povolených metod na bázi po jednotlivých příjemcích.

 

Správci účtu mohou konfigurovat výchozí metody ověření a povolit úpravy odesílatelů v nabídce: Účet > Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Způsoby ověření identity

Soukromé zprávy pro jednotlivé příjemce

Odesílatelé mohou před odesláním dokumentů k podpisu či schválení při podepisování vytvářet jedinečné zprávy pro každého příjemce. Jsou-li povoleny soukromé zprávy, odesílatelé mohou kliknout na tlačítko Přidat soukromou zprávu.

Konkrétní soukromou zprávu pro příjemce lze přidat v dialogovém okně Soukromá zpráva.

Soukromá zpráva je obsažena také spolu s obecnou zprávou v e-mailu „Podepište“ příjemci. 

Volitelně může být soukromá zpráva během podepisování viditelná.

Možnost vytvářet soukromé zprávy je ve výchozím nastavení vypnuta.

Správci účtu mohou tuto možnost povolit v nabídce: Účet > Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Soukromé zprávy příjemcům

Umožnit příjemci číst soukromou zprávu v rámci prostředí podepisování je ve výchozím nastavení povoleno, když je povolena daná funkce.

Správci účtu mohou tuto možnost zakázat v nabídce: Účet > Nastavení účtu > Preference podpisu > Další nastavení

Skupiny příjemců

Skupina příjemců umožňuje více členům týmu mít oprávnění k podpisu nebo schvalovat jménem celé skupiny. Přidejte „skupinu příjemců“ jako samostatný podpisový krok, poté do této skupiny přidejte více příjemců.

Každý z uvedených příjemců může jednat jménem celé skupiny a postarat se o to, aby se vaše transakce nezdržovaly při čekání na jedinou osobu.  Skupiny příjemců lze definovat jako autory podpisu nebo schvalovatele a ověřovací metody je možné určit jednotlivě pro každého člena skupiny, podle potřeby.

Možnost skupiny příjemců je automaticky povolena pro účty Adobe Sign – Enterprise.

Hybridní pracovní postupy

Hybridní pracovní postupy umožňují, aby sekvenční pracovní postup zahrnoval jeden nebo více kroků podepisování od paralelních podepisujících osob.

Na obrázku níže uvidíte, že 2. krok podepisování zahrnuje tři příjemce.

Tito tři příjemci obdrží současně upozornění poté, co uskuteční podpis první příjemce, a všichni tři musí připojit svůj podpis, než se proces bude moci posunout ke třetímu kroku podepisování.

Správci účtu mohou hybridní pracovní postupy povolit/zakázat v nabídce: Účet > Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Pořadí podepisování


Co se mění v části Zpráva

Část Zpráva je část, ve které se zadává název smlouvy a kde se píše celková zpráva (zpráva odesílaná všem příjemcům).

Na níže uvedeném obrázku vidíte klasickou část zprávy vlevo a novou podobu vpravo. 

Volič jazyka příjemce

Volič jazyka příjemce určuje, jaký jazyk se použije na e-mail pro příjemce a pokyny na obrazovce během cyklu podepisování.

Seznam jazyků se přejmenoval z původního „Jazyk“ na „Jazyk příjemce“, aby odesílatel jasněji chápal, jaká je funkce tohoto nastavení.

Rozbalovací nabídka se přesunula z části Zpráva v klasickém rozvržení do části Možnosti v novém uspořádání.

Co se týká funkčnosti, nastavení se nezměnilo.

Vylepšené šablony zpráv

Volič šablony zprávy se přesunul a změnil se uvedený text.

V klasickém rozvržení stránky se název výchozí použité šablony vkládal jako text vedle štítku Zpráva spolu s klikatelným odkazem „změnit“, který uživatelům umožňoval zvolit jinou šablonu.

Na nové stránce odesílání se volič šablony přesunul do pravého horního rohu části Zpráva a text se změnil na statickou hodnotu „Šablona zprávy“.

 

V nové podobě odesílání byl volič šablony zprávy vylepšen tak, aby při najetí myší na kterýkoli název šablony napravo zobrazoval text šablony.


Co se mění v části Soubory

Část Soubory je část, kde se ke smlouvě připojují soubory dokumentů.

Služba Adobe Sign podporuje připojování souborů metodou přetažení i z knihovny aplikace, nahrávání souborů z místního systému odesílatelů, služby Box, Dropbox a dalšími způsoby.

Na níže uvedeném obrázku vidíte klasickou část souborů nahoře a novou podobu dole. V obou případech jsou napravo od klikatelného obsahu zobrazeny příslušné rozšířené možnosti.

Zdroje pro nahrávání

Všechny klikatelné možnosti nahrávání/příloh byly přesunuty z kořenové stránky odesílání do vyskakovacího okna (spouští se kliknutím na odkaz Přidat soubory).

Poznámka:

  • Externí zdroje souborů (Box, Google Drive apod.) odkazují přímo na poskytovatele služby, takže bude třeba, aby se odesílatelé ověřovali vysloveně v této službě
  • V nové podobě již není podporována možnost nahrávání pomocí služby Evernote.

Pole náhledu a přidání podpisu

Pole náhledu a přidání podpisu představuje možnost, kterou lze vybrat za účelem směrování připojených souborů do prostředí vytváření, kde lze přidat nebo upravit pole podpisu a formuláře.

Textový popisek pro danou možnost se změnil ze „Zobrazit náhled, umístit podpisy nebo přidat pole“ na „Pole náhledu a přidání podpisu“.

Umístění možnosti se přesunulo ze středu spodní části na klasické stránce do levého dolního rohu v novém uspořádání.

Funkce této možnosti se nezměnila.


Co se mění v části Možnosti

Část Možnosti se nachází napravo od částí Zprávy a Soubory. 

Vzhled této části se liší na jednotlivých účtech na základě možností, které správce účtu povolil pro konfiguraci odesílatele. 

Všechny možnosti jsou vidět na níže uvedených obrázcích, přičemž klasická stránka je vlevo a nové rozvržení vpravo.

Termín dokončení

Termín dokončení se přesunul z horní části panelu Možnosti těsně pod nastavení hesla.

Související text se změnil z „Nastavit datum vypršení platnosti tohoto dokumentu“ na „Termín dokončení“.

Co se týká funkčnosti, nastavení se nezměnilo.

Ochrana heslem

Možnost ochrany heslem se přesunula nahoru v části Možnosti a související text se změnil z „Nastavit heslo pro otevření podepsaného souboru PDF“ na „Ochrana heslem“.

Funkce byla také vylepšena v tom smyslu, že umožňuje odesílateli „Zobrazit heslo“ a zajistit tak, že při zadávání hesla nedojde k problémům.  

Dále, pokud se hesla neshodují, zbarví se druhé pole pro heslo červeně, aby na chybu v hesle poukázalo. 

Psaný podpis

„Psaný“ podpis prodělal zásadní změnu oproti klasické možnosti „Faxový podpis“.

Pro odesílatele nastávají dvě zásadní změny:

  • Pokud je dokument navržen tak, aby přijímal předvyplněný obsah, může odesílatel zadat předvyplněná pole
  • V části Příjemce již nelze místo e-mailových adres používat telefonní čísla

Podepisující osoby si všimnou lepšího využití procesu elektronického podpisu, kde je to možné, a zajištění vracení dokumentu vyšší kvality.

Kliknutím sem získáte podrobnější informace o novém typu psaného podpisu.


Přidané funkce v části Možnosti

Nastavit připomenutí

Připomenutí se přesunula ze stránky po odeslání a byla přidána do části Možnosti. Umožňují odesílatelům konfigurovat celou smlouvu na stránce odeslání.

Jazyk příjemce

Pole Jazyk příjemce není novou funkcí, ale je nově umístěno v části Možnosti.

Jedná se o stejnou funkci, která byla přesunuta z části Zpráva v klasickém rozložení stránky.


Prostředí pro vytváření

Prostředí pro vytváření je jádrem uživatelsky vytvářené knihovny dokumentů.  Nové prostředí nabízí tvůrcům šablon vylepšené rozvržení pro pole žádostí a správy a rovněž přístup k nástrojům používaným k vytváření detailně dotvořeného konečného dokumentu.


Vzhled a dojem

Změny prostředí pro vytváření jsou především strukturální, přičemž nástroje se přesouvají do lepšího umístění s lepší přístupností.  

Za povšimnutí stojí, že prostředí pro vytváření má v klasické i nové verzi dvě rozhraní:

  • Rozhraní „ad-hoc“
    • Spouští se ze
      • Stránky Odeslat , když je zaškrtnuto políčko Zobrazit náhled, umístit podpisy nebo přidat pole
      • Stránky Správa kliknutím na odkaz upravit pro smlouvy se stavem Koncept
    • Účastníci se explicitně identifikují podle e-mailových adres (importují se ze stránky Odeslat)
    • Vlastnosti šablon jsou pevně dané a nelze je upravovat
  • Rozhraní pro vytváření šablon
    • Spouští se ze:
      • Stránky Ovládací panel kliknutím na odkaz Přidat šablonu do knihovny
      • Stránky Správa kliknutím na odkaz upravit pro šablonu z knihovny
    • Účastníci jsou definováni jako „Účastník 1“ až „Účastník N“
    • Vlastnosti šablony jsou viditelné – název šablony a distribuci šablony lze upravit

Níže vidíte vedle sebe obě prostředí s klasickým rozvržením vlevo:

V3 celá stránka

Změny rozvržení stránky

Pole se přesunula na pravou lištu

Část polí obsahuje všechna diskrétní pole, která můžete v dokumentu vytvořit.  Většina z nich má zvláštní účel, například Podpis, Jméno podepisující osoby a Hypertextový odkaz.  Obecná pole jsou v části Datová pole a zahrnují pole Text.

Část Pole byla přesunuta z horní části obrazovky, aby bylo na formuláři více pracovního prostoru, a byla umístěna na pravou lištu.

Z funkčního hlediska se na polích nic nezměnilo.

Zobrazeny nástroje Velikost pole / Zarovnání / Navigace

V horní části stránky jsou seřazeny tři nástroje polí:

  • Upravit a zarovnat – existují čtyři možnosti zarovnání ke kterékoli straně vodicího pole
  • Upravit na velikost – existují tři nástroje úpravy na určitou šířku vodicího pole, jeho výšku nebo obojí
  • Přejít na pole – uvádí abecední seznam všech polí podle názvu a přesune kurzor do kteréhokoli pole podle vašeho výběru

Tato pole jsou trvale viditelná oproti variantě, kdy byla tato část skrytá pod tlačítkem.

Z hlediska funkce se tyto nástroje nezměnily

Přístup k šabloně Pole byl vylepšen

Přístup k šabloně Pole umožňuje odesílateli aplikovat na jakýkoli nahraný dokument překrytí formulářových polí.

Funkce nyní spouští místní pole pro výběr šablony, které následně zmizí, místo aby se na část polí umístilo překrytí.

Funkčně zůstává volič šablony beze změn.

Funkce Zvětšení byla přesunuta

Funkce Zvětšení umožňuje dokument v okně Adobe Sign zvětšit nebo zmenšit.

Funkce změnila podobu ze škály plus – minus v horní části okna na ikony plus – minus ve spodní části stránky.

Z hlediska funkčnosti se funkce nemění.

Volič stránky se přesunul

Volba stránky umožňuje uživateli zvolit jakoukoli stránku a přenést ji do prostoru s možností zobrazení.

Tato funkce změnila podobu ze zobrazení malých miniatur na levé straně obrazovky na diskrétnější ovládání v dolní části stránky, kde může odesílatel buď přejít o stránku nahoru/dolů, nebo zadat číslo stránky a přeskočit přímo na tuto stránku.

Možnost Odeslat / resetovat se přesunula

Odkaz Resetovat pole vymaže z formuláře veškerá pole přidaná během aktuální relace vytváření.  Pole, která byla součástí dokumentu před otevřením šablony, ve vytváření zůstanou, nebo budou přidána zpět, pokud byla vymazána.

Tlačítko Odeslat finalizuje proces vytváření a odešle smlouvu prvnímu příjemci.

Oba tyto objekty se přesunuly z pravé horní části stránky do pravé spodní části.

Z hlediska funkce zůstávají oba stejné.

Vylepšená detekce chyb na úrovni pole

Při odesílání nového dokumentu s textovými tagy nebo poli aplikace Acrobat aplikace Adobe Sign ověří všechny vlastnosti polí, aby tak zabránila chybám (neplatné velikosti písma, cyklickým vypočítaným výrazům apod.) .  Při nalezení chyby se zobrazí banner uvádějící počet chyb a navigační ikony umožňující snadné procházení mezi chybami polí. 

Následuje příklad formulářového pole s pravidlem ověření, které hledá číslo sociálního pojištění, ale zadanou výchozí hodnotou byl text.

Kliknutím na tlačítko Další chyba vpravo se otevře další pole s chybou a v jeho horní části se zobrazí konkrétní chyba ověření.

Změny rozhraní pro vytváření šablony

Vlastnosti šablony se přesunuly

Vlastnosti šablony umožňují změnit název šablony, určit, jaký typ šablony ukládáte (Dokument nebo Pole formuláře) a jak se dokument distribuuje (osobní použití, skupinové použití nebo použití pro celý účet).

Odkaz pro přístup k vlastnostem šablony se přesunul z horní části stránky a byl umístěn na pravou lištu těsně nad pole formuláře, kde bude lépe viditelný.

Funkčně zůstává skupina nastavení ve vlastnostech šablony stejná.

Seznam „Účastník“ se přejmenoval na „Příjemce“ a byl přesunut

Rozbalovací seznam příjemců uvádí jmenovitě účastníky smlouvy.  Na rozhraní pro vytváření šablon jsou příjemci označeni jako „Účastník 1“ až „Účastník N“.

Na rozhraní ad-hoc jsou již příjemci smlouvy definováni, přičemž se místo vyhrazených míst „Účastník“ vkládají hodnoty e-mailových adres pro jednotlivé příjemce.

V obou případech představuje seznam účastníků nástroj, kde lze zobrazit, která pole jsou přiřazena kterému příjemci.  Po výběru kteréhokoli účastníka ze seznamu zůstanou pole přiřazená dané straně na stránce jasně viditelná, zatímco ostatní se zbarví šedě.

Seznam účastníků lze dále použít během umísťování polí k definování strany, které by se dané pole mělo přiřadit.  Pokud vyberete Účastníka 2 a poté vložíte jakýkoli počet polí, přiřadí se tato pole automaticky Účastníkovi 2.

V klasickém prostředí mělo pole název „Vybrat účastníky“ a nyní bylo přejmenováno na „Příjemci“.

Rozbalovací pole se přesunulo z levé horní části okna na pravou lištu, těsně nad formulářová pole.

Co se týká funkčnosti, seznam účastníků se nezměnil.

Změny rozhraní „ad-hoc“

Uložení šablony do knihovny dokumentů

Odesílatelé mají nyní možnost vytvořit šablonu během procesu odesílání, a poté tuto šablonu uložit do knihovny.  Uložit lze kterýkoli typ šablony, přičemž je možné šablonu plně upravovat z karty Správa.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online