Funkce Sdílení účtu je dostupná pro týmový, firemní a podnikový plán služby.

Přehled sdílení uživatelského obsahu

Ve výchozím nastavení se služba Adobe Sign snaží zabezpečit obsah uživatele před všemi ostatními uživateli, kteří nebyli výslovně pozváni k zobrazení tohoto obsahu nebo k práci s tímto obsahem.

Dohody implicitně obsahují všechny příjemce.  Dokumenty z knihovny jsou explicitně sdíleny ve vlastnostech šablony.

Ve většině organizací ale existují role, které vyžadují přehled o transakcích, aniž by se pozorovatel musel tohoto procesu přímo účastnit, nebo skupiny agentů, které musejí mít obecné povědomí o všech transakcích ve své skupině.

Sdílení uživatelského obsahu umožňuje jednomu uživateli nebo skupině sdílet svůj obsah s libovolným jiným uživatelem nebo skupinou.

K dispozici jsou dva typy sdílení uživatelského obsahu:

  • Základní – Pouze k zobrazení uživatelem
  • Rozšířený – K zobrazení skupinou a uživatelem s možností úpravy a odeslání
    • Když UživatelA sdílí svůj obsah s UživatelemX:
    • Sdílení ve skupině je povoleno
      • Když UživatelA sdílí svůj obsah se SkupinouN:
        • Všichni členové SkupinyN si mohou prohlížet veškerý obsah na stránce Správa UživateleA
        • Všichni členové SkupinyN mají oprávnění nastavená sdílením (Odeslat a Upravit) UživateleA
      • Když je SkupinaN sdílena s UživatelemA:
        • UživatelA vidí veškerý obsah všech uživatelů ve SkupiněN
        • UživatelA má oprávnění odesílat a upravovat dohody (tak, jak je nakonfigurováno) všech členů ve SkupiněN

Rozšířené sdílení je v současnosti k dispozici pouze pro účty podnikové úrovně. Správci, kteří chtějí povolit rozšířené sdílení, musí požádat svého manažera pro úspěch zákazníků o převedení účtu.

Poznámka:

Po převedení účtu na rozšířené sdílení ho již nelze převést zpět na základní sdílení. Jedná se o jednosměrný proces.


Dostupnost

Základní sdílení je dostupné ve všech balíčcích s více licencemi.

  • Základní sdílení je omezeno na 100 účtů sdílených „mnou s ostatními“ a na 100 účtů „sdílených se mnou“

Rozšířené sdílení je k dispozici pouze pro podnikové zákazníky.

  • Rozšířené sdílení nabízí výchozí hodnotu 500 účtů sdílených „mnou s ostatními“ a 500 účtů „sdílených se mnou“
    • Pokud potřebujete sdílet více než 500 účtů libovolným směrem, obraťte se na svého manažera pro úspěch zákazníků

Jednotlivé účty mohou ve stránce Správa sdílet pouze jednotlivé objekty.

Bezplatné účty sdílení obsahu nepodporují.


Uživatelské rozhraní

Základní sdílení

Uživatelé, kteří používají základní model sdílení, mohou sdílení vytvářet, kontrolovat a rušit v části Osobní preference. Všichni uživatelé (včetně správců) pracují ve stejném prostředí.

Nacházejí se zde dvě oddělené stránky, jedna pro příchozí sdílení (Zobrazit ostatní účty) a jedna pro odchozí sdílení (Sdílet můj účet):

Uživatelské rozhraní základního sdílení

Uživatelé si mohou sdílení vyžádat kliknutím na ikonu plus a zadáním e-mailové adresy uživatele, se kterým chtějí sdílet.

Základní sdílení – žádost o zobrazení

Po vyžádání sdílení se toto sdílení nachází ve stavu „Čekání“, a to až do té doby než požadovaný uživatel pozvání přijme nebo odmítne.

Základní rozhraní – čekající požadavky


Rozšířené sdílení

Po převedení účtu na rozšířené sdílení se uživatelské rozhraní změní ze dvou oddělených stránek na jednu stránku s kartami nazvanou Stav sdílení:

Rozšířené sdílení – přechod do nabídky

Jednotlivé karty odpovídají dvěma stránkám používaným v rámci základních pravidel sdílení:

  • Můj účet sdílený s > Sdílet můj účet
  • Sdíleno se mnou > Zobrazit ostatní účty

Uživatelé mohou zahájit sdílení kliknutím na ikonu plus, poté se otevře místní okno, ve kterém uživatel může zadat e-mailovou adresu nebo ze seznamu aktuálních objektů uživatelů a skupin vybrat uživatele či skupiny.

  • Pomocí šipky vpravo od názvu skupiny lze skupinu rozbalit a zobrazit seznam uživatelů
  • Pomocí ikony plus lze přidat uživatele nebo skupinu do žádosti o sdílení (v horním vstupním poli)
Rozšířené sdílení – sdílení skupin

 

Po zadání uživatelů nebo skupin pro sdílení může žadatel definovat oprávnění pro toto sdílení (Odeslat a/nebo Upravit):

foo

Správci účtu mají oprávnění zahájit bez souhlasu sdílení mezi uživatelem a libovolným jiným uživatelem v účtu služby Adobe Sign.

Správci skupin mají oprávnění zahájit bez souhlasu sdílení mezi uživatelem a libovolným uživatelem ve skupině.

Správci skupin, kteří se pokusí zahájit sdílení s uživatelem nebo skupinou mimo svoji skupinu vytvoří „čekající“ sdílení.  Aby mohlo být sdílení navázáno, musí druhý uživatel požadavek na sdílení výslovně schválit (přijmout).

  • Požadavek na sdílení se skupinou vygeneruje e-mail, který se odešle správci skupiny, který čekající sdílení přijme nebo odmítne.

Uživatelé, kteří nejsou správci, mohou požádat o sdílení (podle nakonfigurovaných ovládacích prvků), ale toto sdílení bude ve stavu „čekající“ až do doby, než druhá strana požadavek přijme nebo odmítne.

Rozšířené sdílení – žádost o sdílení


Sdílení skupin

Správci (v rámci pravidel rozšířeného sdílení) mohou sdílet skupinu, které jsou správcem, a spravovat sdílení svázaná s touto skupinou (tedy s jejími uživateli).

Sdílení skupin funguje mechanicky stejně jako sdílení uživatelů, nicméně skupina je větší kontejner a prostřednictvím sdílení skupiny získá uživatel přístup k veškerému obsahu všech uživatelů v této skupině.

V případě odebrání uživatele ze skupiny nebude jeho obsah již součástí skupiny a nebude tedy viditelný.

Přístup ke sdílení na úrovni skupiny jako správce skupiny:

  • Přihlaste se jako správce skupiny
  • Přejděte do nabídky Skupina > Moje skupina uživatelů > Stav sdílení
Přejděte ke stavu sdílení skupiny

Poznámka:

Skupinu lze sdílet se samotnou skupinou a všichni uživatelé v této skupině tak získají přístup ke všem ostatním uživatelům v této skupině, aniž by bylo nutné definovat jednotlivá sdílení.

Správci skupin mohou spravovat sdílení všech skupin v účtu a mohou vytvářet sdílení mezi skupinami, aniž by bylo vyžadováno přijetí druhým uživatelem.

Přístup ke sdílení skupiny správcem účtu:

  • Přejděte do nabídky Účet > Skupiny > {Vyberte skupinu, kterou chcete sdílet}
Vyberte skupinu

Po načtení nabídky Skupina klikněte na možnost Stav sdílení

Sdílení skupiny – stav sdílení skupiny


Další ovládací prvky pro správu sdílení mezi účty

Autor „čekajícího“ sdílení může následujícím způsobem znovu odeslat žádost o sdílení cílovému uživateli:

  • Přejděte do rozhraní sdílení
  • Jednou klikněte na sdílení, které chcete znovu odeslat
  • Klikněte na odkaz Znovu odeslat požadavek na sdílení
  • Cílovému uživateli se automaticky odešle e-mail
Opětovné odeslání požadavku na sdílení

Když uživatel požádá o sdílení, obdrží cílový uživatel (nebo správce skupiny v případě skupin) e-mail s odkazem na schválení sdílení:

E-mail s žádostí o přijetí nebo zamítnutí požadavku na sdílení

Případně může uživatel přijmout nebo odmítnout požadavek na sdílení v žádosti takto:

  • Přejděte do rozhraní sdílení
  • Jednou klikněte na čekající žádost, kterou chcete přijmout nebo odmítnout
  • Klikněte na možnost Přijmout nebo Odmítnout
Přijetí nebo zamítnutí požadavku na sdílení

V rámci obou modelů sdílení může kterákoliv strana sdílení kdykoliv zrušit:

  • Přejděte do svého rozhraní sdílení
  • Jednou klikněte na sdílení, které chcete zrušit
  • Klikněte na odkaz Zrušit sdílení
Zrušení sdílení

Oprávnění existujícího sdílení mezi uživateli nebo skupinami lze upravit takto:

  • Přejděte do rozhraní sdílení
  • Jedním kliknutím na sdílení, které chcete upravit, rozbalte volby v horní části seznamu
  • Klikněte na odkaz Povolení změn
  • Úpravy oprávnění
  • Klikněte na tlačítko Uložit
Úprava oprávnění sdílení


Zobrazení sdíleného obsahu

Obsah sdílený s vaším uživatelem se zobrazí na kartě Správa.

V levé horní části stránky Správa se vedle položky Vaše dohody zobrazí rozevírací šipka

  • Kliknutím na tuto šipku rozbalíte seznam s vámi sdílených uživatelů a skupin
  • Vyberte uživatele nebo skupinu, kterou chcete zobrazit
  • Nachází se zde rovněž volba Všechny sdílené dohody, která navrátí všechen sdílený obsah
Na stránce Správa vyberte rozevírací šipku

Stránka se aktualizuje a zobrazí se obsah stránky Správa vybraného uživatele nebo skupiny:

Záhlaví sdíleného účtu

Poznámka:

Filtry na levém panelu (Probíhá, Dokončeno, Webové formuláře) filtrují obsah stejným způsobem jako když si prohlížíte svůj obsah.


Ovládací prvky rozšířeného sdílení

Pomocí rozšířeného sdílení může uživatel upravovat dokumenty a pole v dohodách sdíleného účtu (pokud je dohoda stále k dispozici).

Úprava dohody:

  • Přejděte na stránku Správa
  • Změňte zobrazení na uživatele, který vlastní dohodu, kterou chcete upravit
  • Jedním kliknutím dohodu vyberte
  • Rozbalte volby
  • Klikněte na akci, kterou chcete použít:
Upravit sdílenou dohodu

Pomocí rozšířeného sdílení může uživatel odeslat dohodu jménem sdíleného uživatele.

Tato dohoda bude vlastněná sdíleným účtem, jako kdyby ji odeslal vlastník účtu.

Pouze historie a protokol o auditu budou obsahovat informace o tom, že dohoda byla odeslána jiným uživatelem prostřednictvím sdíleného účtu.

Odeslání dohody ze sdíleného účtu:

  • Přihlaste se ke svému uživateli
  • V pravém horním rohu obrazovky klikněte na svoje jméno a vyberte možnost Přepnout účet
  • Vyberte uživatele, jehož jménem chcete odeslání provést
    • Klikněte na OK
Rozšířené sdílení – Přepnutí účtů

Stránka se aktualizuje a zobrazí se omezené rozhraní.

Pruh v horní části stránky označuje, že se nacházíte ve sdíleném účtu a identifikuje uživatele tohoto účtu.

Na pravé straně pruhu se nachází odkaz, pomocí kterého se můžete vrátit do svého účtu.

  • Klikněte na kartu Odeslat
  • Běžným postupem dohodu nakonfigurujte a odešlete
Účet, do kterého došlo k přepnutí

Protokol Aktivita dohody jasně uvádí, že dohoda byla odeslána jménem uživatele:

Protokol auditu při odeslání jménem jiného účtu


Ovládací prvky

Ovládací prvky správy pro sdílení uživatelů se nacházejí v části Nastavení účtu > Nastavení zabezpečení > Sdílení účtu

  • Sdílení lze konfigurovat na úrovni účtu a nastavení se budou postupně aplikovat na všechny skupiny
  • Sdílení lze konfigurovat rovněž na úrovni skupiny a přepsat tak hodnoty zděděné z úrovně účtu.

Základní ovládací prvky sdílení definují, jestli je sdílení povoleno a způsob zahájení sdílení:

  • Nepovolit sdílení účtu – Rozhraní sdílení účtu bude odebráno z uživatelského rozhraní nakonfigurovaného účtu nebo skupiny
  • Povolit žádost o sdílení účtu – Umožňuje uživatelům konfigurovaného účtu nebo skupiny požádat o zobrazení obsahu jiného uživatele
  • Povolit sdílení vlastního účtu – Umožňuje uživatelům v konfigurovaném účtu nebo skupině sdílet svůj účet s jiným uživatelem
  • Obojí – Uživatel může sdílení požadovat i nabízet
Ovládací prvky sdílení v nabídce správce

Rozšířené sdílení aktivuje další sadu oprávnění:

  • S externími účty – Pokud je tato možnost povolená, mohou uživatelé sdílet obsah svého účtu s uživateli v jiných účtech služby Adobe Sign
  • S interními účty – Pokud je tato možnost povolená, mohou uživatelé sdílet svůj obsah s ostatními uživateli ve svém (stejném) účtu služby Adobe Sign

Povolení sdílení s interními účty způsobí zobrazení dalších dvou možností:

  • Odesílání – Umožňuje straně, „se kterou probíhá sdílení“ odesílat nové dohody jménem sdílející strany
    • Historie a protokol auditu jasně uvádí, že dohoda byla odeslána stranou „se kterou probíhá sdílení“ jménem sdílející strany
    • Dohoda je vlastněná a spravovaná sdílející stranou, jako kdyby ji sama odeslala
  • Upravit stávající transakce – Umožňuje straně „se kterou probíhá sdílení“ měnit probíhající dohody