Ve výchozím nastavení se služba Adobe Acrobat Sign snaží zabezpečit obsah uživatele před všemi ostatními uživateli, kteří nebyli výslovně pozváni k zobrazení tohoto obsahu nebo k práci s tímto obsahem.

Dohody implicitně obsahují všechny příjemce.  Dokumenty z knihovny jsou explicitně sdíleny ve vlastnostech šablony.

Ve většině organizací ale existují role, které vyžadují přehled o transakcích, aniž by se pozorovatel musel tohoto procesu přímo účastnit, nebo skupiny agentů, které musejí mít obecné povědomí o všech transakcích ve své skupině.

Sdílení uživatelského obsahu umožňuje jednomu uživateli nebo skupině sdílet svůj obsah s libovolným jiným uživatelem nebo skupinou.

K dispozici jsou dva typy sdílení uživatelského obsahu:

• Základní – Pouze k zobrazení uživatelem
  • Když UživatelA sdílí svůj obsah s UživatelemX:
    • UživatelX si může prohlížet (a pouze prohlížet) veškerý obsah, který je viditelný na stránce Správa UživateleA
• Rozšířený – K zobrazení skupinou a uživatelem s možností úpravy a odeslání
  • Když UživatelA sdílí svůj obsah s UživatelemX:
    • UživatelX si může prohlížet veškerý obsah na stránce Správa UživateleA
    • UživatelX může upravit probíhající dohodu (je-li tato možnost povolena)
    • UživatelX může dohodu odeslat jménem uživatele (je-li tato možnost povolena)
      • UživatelX bude v historii a v protokolu auditu uveden jako uživatel, který provedl odeslání jménem UživateleA
      • Dohoda je vlastněná a spravovaná UživatelemA
  • Sdílení ve skupině je povoleno
    • Když UživatelA sdílí svůj obsah se SkupinouN:
      • Všichni členové SkupinyN si mohou prohlížet veškerý obsah na stránce Správa UživateleA
      • Všichni členové SkupinyN mají oprávnění nastavená sdílením (Odeslat a Upravit) UživateleA
    • Když je SkupinaN sdílena s UživatelemA:
      • UživatelA vidí veškerý obsah všech uživatelů ve SkupiněN
      • UživatelA má oprávnění odesílat a upravovat dohody (tak, jak je nakonfigurováno) všech členů ve SkupiněN

Rozšířené sdílení je v současnosti k dispozici pouze pro účty podnikové úrovně. Správci, kteří chtějí povolit rozšířené sdílení, musí požádat svého manažera pro úspěch zákazníků o převedení účtu.

Dostupnost

Základní sdílení je k dispozici ve všech balíčcích pro malé podniky a také ve firemních a podnikových balíčcích.

• Základní sdílení je omezeno na 100 účtů sdílených „mnou s ostatními“ a na 100 účtů „sdílených se mnou“

Rozšířené sdílení je k dispozici pouze pro podnikové zákazníky.

• Rozšířené sdílení nabízí výchozí hodnotu 500 účtů sdílených „mnou s ostatními“ a 500 účtů „sdílených se mnou“
  • Pokud potřebujete sdílet více než 500 účtů libovolným směrem, obraťte se na svého manažera pro úspěch zákazníků

Aplikace Acrobat Pro ve verzi pro týmy a všechny plány pro jednotlivce sdílení uživatelského účtu nepodporují.

• U účtů v aplikaci Acrobat Pro pro týmy a jednotlivce lze ze stránky Správa sdílet pouze jednotlivé objekty.

Uživatelské rozhraní

Základní sdílení

Uživatelé, kteří používají základní model sdílení, mohou sdílení vytvářet, kontrolovat a rušit v části Osobní preference. Všichni uživatelé (včetně správců) pracují ve stejném prostředí.

Nacházejí se zde dvě oddělené stránky, jedna pro příchozí sdílení (Zobrazit ostatní účty) a jedna pro odchozí sdílení (Sdílet můj účet):

Uživatelé si mohou sdílení vyžádat kliknutím na ikonu plus a zadáním e-mailové adresy uživatele, se kterým chtějí sdílet.

Po vyžádání sdílení se toto sdílení nachází ve stavu „Čekání“, a to až do té doby než požadovaný uživatel pozvání přijme nebo odmítne.

Rozšířené sdílení (k dispozici pouze u podnikové úrovně služby)

Po převedení účtu na rozšířené sdílení se uživatelské rozhraní změní ze dvou oddělených stránek na jednu stránku s kartami nazvanou Stav sdílení:

Jednotlivé karty odpovídají dvěma stránkám používaným v rámci základních pravidel sdílení:

• Můj účet sdílený s > Sdílet můj účet
• Sdíleno se mnou > Zobrazit ostatní účty

Uživatelé mohou zahájit sdílení kliknutím na ikonu plus, poté se otevře místní okno, ve kterém uživatel může zadat e-mailovou adresu nebo ze seznamu aktuálních objektů uživatelů a skupin vybrat uživatele či skupiny.

• Pomocí šipky vpravo od názvu skupiny lze skupinu rozbalit a zobrazit seznam uživatelů
• Pomocí ikony plus lze přidat uživatele nebo skupinu do žádosti o sdílení (v horním vstupním poli)

Správci účtu mají oprávnění zahájit bez souhlasu sdílení mezi uživatelem a libovolným jiným uživatelem v účtu služby Acrobat Sign.

Správci skupin mají oprávnění zahájit bez souhlasu sdílení mezi uživatelem a libovolným uživatelem ve skupině.

Správci skupin, kteří se pokusí zahájit sdílení s uživatelem nebo skupinou mimo svoji skupinu vytvoří „čekající“ sdílení.  Aby mohlo být sdílení navázáno, musí druhý uživatel požadavek na sdílení výslovně schválit (přijmout).

• Požadavek na sdílení se skupinou vygeneruje e-mail, který se odešle správci skupiny, který čekající sdílení přijme nebo odmítne.

Uživatelé, kteří nejsou správci, mohou požádat o sdílení (podle nakonfigurovaných ovládacích prvků), ale toto sdílení bude ve stavu „čekající“ až do doby, než druhá strana požadavek přijme nebo odmítne.

Sdílení skupin

Správci (v rámci pravidel rozšířeného sdílení) mohou sdílet skupinu, které jsou správcem, a spravovat sdílení svázaná s touto skupinou (tedy s jejími uživateli).

Sdílení skupin funguje mechanicky stejně jako sdílení uživatelů, nicméně skupina je větší kontejner a prostřednictvím sdílení skupiny získá uživatel přístup k veškerému obsahu všech uživatelů v této skupině.

V případě odebrání uživatele ze skupiny nebude jeho obsah již součástí skupiny a nebude tedy viditelný.

Přístup ke sdílení na úrovni skupiny jako správce skupiny:

• Přihlaste se jako správce skupiny
• Přejděte do nabídky Skupina > Moje skupina uživatelů > Stav sdílení

Správci skupin mohou spravovat sdílení všech skupin v účtu a mohou vytvářet sdílení mezi skupinami, aniž by bylo vyžadováno přijetí druhým uživatelem.

Přístup ke sdílení skupiny správcem účtu:

• Přejděte do nabídky Účet > Skupiny > {Vyberte skupinu, kterou chcete sdílet}

Po načtení nabídky Skupina klikněte na možnost Stav sdílení

Další ovládací prvky pro správu sdílení mezi účty

Zobrazení sdíleného obsahu

Obsah sdílený s vaším uživatelem se zobrazí na kartě Správa.

V levé horní části stránky Správa se vedle položky Vaše dohody zobrazí rozevírací šipka

• Kliknutím na tuto šipku rozbalíte seznam s vámi sdílených uživatelů a skupin
• Vyberte uživatele nebo skupinu, kterou chcete zobrazit
• Nachází se zde rovněž možnost Všechny sdílené dohody, která navrátí všechen sdílený obsah

Stránka se aktualizuje a zobrazí se obsah stránky Správa vybraného uživatele nebo skupiny:

Ovládací prvky rozšířeného sdílení

Ovládací prvky

Ovládací prvky správy pro sdílení uživatelů se nacházejí v části Nastavení účtu > Nastavení zabezpečení > Sdílení účtu

• Sdílení lze konfigurovat na úrovni účtu a nastavení se budou postupně aplikovat na všechny skupiny
• Sdílení lze konfigurovat rovněž na úrovni skupiny a přepsat tak hodnoty zděděné z úrovně účtu.

Základní ovládací prvky sdílení definují, jestli je sdílení povoleno a způsob zahájení sdílení:

• Nepovolit sdílení účtu – Rozhraní sdílení účtu bude odebráno z uživatelského rozhraní nakonfigurovaného účtu nebo skupiny
• Povolit žádost o sdílení účtu – Umožňuje uživatelům konfigurovaného účtu nebo skupiny požádat o zobrazení obsahu jiného uživatele
• Povolit sdílení vlastního účtu – Umožňuje uživatelům v konfigurovaném účtu nebo skupině sdílet svůj účet s jiným uživatelem
• Obojí – Uživatel může sdílení požadovat i nabízet

Rozšířené sdílení aktivuje další sadu oprávnění:

• S externími účty – Pokud je tato možnost povolena, mohou uživatelé sdílet náhled obsahu svého účtu s uživateli v jiných účtech služby Acrobat Sign.
  • Při sdílení s externím účtem dochází k otevření ve verzi pouze pro čtení.
• S interními účty – Pokud je tato možnost povolena, mohou uživatelé sdílet svůj obsah s ostatními uživateli ve svém (stejném) účtu služby Acrobat Sign.
  • Povolení sdílení s interními účty způsobí zobrazení dalších dvou možností:
    • Odesílání – Umožňuje straně, „se kterou probíhá sdílení“ odesílat nové dohody jménem sdílející strany.
      • Historie a protokol auditu jasně uvádí, že dohoda byla odeslána stranou „se kterou probíhá sdílení“ jménem sdílející strany.
      • Dohoda je vlastněná a spravovaná sdílející stranou, jako kdyby ji sama odeslala.
    • Upravit stávající transakce – Umožňuje straně „se kterou probíhá sdílení“ měnit probíhající dohody.