Sdílení účtu s jiným uživatelem

Funkce Sdílení účtu je dostupná pro malé podniky a také pro firemní a podnikový plán služby.

Přehled sdílení uživatelského obsahu

Ve výchozím nastavení se služba Adobe Sign snaží zabezpečit obsah uživatele před všemi ostatními uživateli, kteří nebyli výslovně pozváni k zobrazení tohoto obsahu nebo k práci s tímto obsahem.

Dohody implicitně obsahují všechny příjemce.  Dokumenty z knihovny jsou explicitně sdíleny ve vlastnostech šablony.

Ve většině organizací ale existují role, které vyžadují přehled o transakcích, aniž by se pozorovatel musel tohoto procesu přímo účastnit, nebo skupiny agentů, které musejí mít obecné povědomí o všech transakcích ve své skupině.

Sdílení uživatelského obsahu umožňuje jednomu uživateli nebo skupině sdílet svůj obsah s libovolným jiným uživatelem nebo skupinou.

K dispozici jsou dva typy sdílení uživatelského obsahu:

  • Základní – Pouze k zobrazení uživatelem
  • Rozšířený – K zobrazení skupinou a uživatelem s možností úpravy a odeslání
    • Když UživatelA sdílí svůj obsah s UživatelemX:
    • Sdílení ve skupině je povoleno
      • Když UživatelA sdílí svůj obsah se SkupinouN:
        • Všichni členové SkupinyN si mohou prohlížet veškerý obsah na stránce Správa UživateleA
        • Všichni členové SkupinyN mají oprávnění nastavená sdílením (Odeslat a Upravit) UživateleA
      • Když je SkupinaN sdílena s UživatelemA:
        • UživatelA vidí veškerý obsah všech uživatelů ve SkupiněN
        • UživatelA má oprávnění odesílat a upravovat dohody (tak, jak je nakonfigurováno) všech členů ve SkupiněN

Rozšířené sdílení je v současnosti k dispozici pouze pro účty podnikové úrovně. Správci, kteří chtějí povolit rozšířené sdílení, musí požádat svého manažera pro úspěch zákazníků o převedení účtu.

Poznámka:

Po převedení účtu na rozšířené sdílení ho již nelze převést zpět na základní sdílení. Jedná se o jednosměrný proces.


Dostupnost

Základní sdílení je k dispozici ve všech balíčcích pro malé podniky a také ve firemních a podnikových balíčcích.

  • Základní sdílení je omezeno na 100 účtů sdílených „mnou s ostatními“ a na 100 účtů „sdílených se mnou“

Rozšířené sdílení je k dispozici pouze pro podnikové zákazníky.

  • Rozšířené sdílení nabízí výchozí hodnotu 500 účtů sdílených „mnou s ostatními“ a 500 účtů „sdílených se mnou“
    • Pokud potřebujete sdílet více než 500 účtů libovolným směrem, obraťte se na svého manažera pro úspěch zákazníků

Aplikace Acrobat Pro ve verzi pro týmy a všechny plány pro jednotlivce sdílení uživatelského účtu nepodporují.


Uživatelské rozhraní

Základní sdílení

Uživatelé, kteří používají základní model sdílení, mohou sdílení vytvářet, kontrolovat a rušit v části Osobní preference. Všichni uživatelé (včetně správců) pracují ve stejném prostředí.

Nacházejí se zde dvě oddělené stránky, jedna pro příchozí sdílení (Zobrazit ostatní účty) a jedna pro odchozí sdílení (Sdílet můj účet):

Uživatelské rozhraní základního sdílení

Uživatelé si mohou sdílení vyžádat kliknutím na ikonu plus a zadáním e-mailové adresy uživatele, se kterým chtějí sdílet.

Základní sdílení – žádost o zobrazení

Po vyžádání sdílení se toto sdílení nachází ve stavu „Čekání“, a to až do té doby než požadovaný uživatel pozvání přijme nebo odmítne.

Základní rozhraní – čekající požadavky


Rozšířené sdílení (k dispozici pouze u podnikové úrovně služby)

Po převedení účtu na rozšířené sdílení se uživatelské rozhraní změní ze dvou oddělených stránek na jednu stránku s kartami nazvanou Stav sdílení:

Rozšířené sdílení – přechod do nabídky

Jednotlivé karty odpovídají dvěma stránkám používaným v rámci základních pravidel sdílení:

  • Můj účet sdílený s > Sdílet můj účet
  • Sdíleno se mnou > Zobrazit ostatní účty

Uživatelé mohou zahájit sdílení kliknutím na ikonu plus, poté se otevře místní okno, ve kterém uživatel může zadat e-mailovou adresu nebo ze seznamu aktuálních objektů uživatelů a skupin vybrat uživatele či skupiny.

  • Pomocí šipky vpravo od názvu skupiny lze skupinu rozbalit a zobrazit seznam uživatelů
  • Pomocí ikony plus lze přidat uživatele nebo skupinu do žádosti o sdílení (v horním vstupním poli)
Rozšířené sdílení – sdílení skupin

 

Po zadání uživatelů nebo skupin pro sdílení může žadatel definovat oprávnění pro toto sdílení (Odeslat a/nebo Upravit):

foo

Správci účtu mají oprávnění zahájit bez souhlasu sdílení mezi uživatelem a libovolným jiným uživatelem v účtu služby Adobe Sign.

Správci skupin mají oprávnění zahájit bez souhlasu sdílení mezi uživatelem a libovolným uživatelem ve skupině.

Správci skupin, kteří se pokusí zahájit sdílení s uživatelem nebo skupinou mimo svoji skupinu vytvoří „čekající“ sdílení.  Aby mohlo být sdílení navázáno, musí druhý uživatel požadavek na sdílení výslovně schválit (přijmout).

  • Požadavek na sdílení se skupinou vygeneruje e-mail, který se odešle správci skupiny, který čekající sdílení přijme nebo odmítne.

Uživatelé, kteří nejsou správci, mohou požádat o sdílení (podle nakonfigurovaných ovládacích prvků), ale toto sdílení bude ve stavu „čekající“ až do doby, než druhá strana požadavek přijme nebo odmítne.

Rozšířené sdílení – žádost o sdílení


Sdílení skupin

Správci (v rámci pravidel rozšířeného sdílení) mohou sdílet skupinu, které jsou správcem, a spravovat sdílení svázaná s touto skupinou (tedy s jejími uživateli).

Sdílení skupin funguje mechanicky stejně jako sdílení uživatelů, nicméně skupina je větší kontejner a prostřednictvím sdílení skupiny získá uživatel přístup k veškerému obsahu všech uživatelů v této skupině.

V případě odebrání uživatele ze skupiny nebude jeho obsah již součástí skupiny a nebude tedy viditelný.

Přístup ke sdílení na úrovni skupiny jako správce skupiny:

  • Přihlaste se jako správce skupiny
  • Přejděte do nabídky Skupina > Moje skupina uživatelů > Stav sdílení
Přejděte ke stavu sdílení skupiny

Poznámka:

Skupinu lze sdílet se samotnou skupinou a všichni uživatelé v této skupině tak získají přístup ke všem ostatním uživatelům v této skupině, aniž by bylo nutné definovat jednotlivá sdílení.

Správci skupin mohou spravovat sdílení všech skupin v účtu a mohou vytvářet sdílení mezi skupinami, aniž by bylo vyžadováno přijetí druhým uživatelem.

Přístup ke sdílení skupiny správcem účtu:

  • Přejděte do nabídky Účet > Skupiny > {Vyberte skupinu, kterou chcete sdílet}
Vyberte skupinu

Po načtení nabídky Skupina klikněte na možnost Stav sdílení

Sdílení skupiny – stav sdílení skupiny


Další ovládací prvky pro správu sdílení mezi účty

Autor „čekajícího“ sdílení může následujícím způsobem znovu odeslat žádost o sdílení cílovému uživateli:

  • Přejděte do rozhraní sdílení
  • Jednou klikněte na sdílení, které chcete znovu odeslat
  • Klikněte na odkaz Znovu odeslat požadavek na sdílení
  • Cílovému uživateli se automaticky odešle e-mail
Opětovné odeslání požadavku na sdílení

Když uživatel požádá o sdílení, obdrží cílový uživatel (nebo správce skupiny v případě skupin) e-mail s odkazem na schválení sdílení:

E-mail s žádostí o přijetí nebo zamítnutí požadavku na sdílení

Případně může uživatel přijmout nebo odmítnout požadavek na sdílení v žádosti takto:

  • Přejděte do rozhraní sdílení
  • Jednou klikněte na čekající žádost, kterou chcete přijmout nebo odmítnout
  • Klikněte na možnost Přijmout nebo Odmítnout
Přijetí nebo zamítnutí požadavku na sdílení

V rámci obou modelů sdílení může kterákoliv strana sdílení kdykoliv zrušit:

  • Přejděte do svého rozhraní sdílení
  • Jednou klikněte na sdílení, které chcete zrušit
  • Klikněte na odkaz Zrušit sdílení
Zrušení sdílení

Oprávnění existujícího sdílení mezi uživateli nebo skupinami lze upravit takto:

  • Přejděte do rozhraní sdílení
  • Jedním kliknutím na sdílení, které chcete upravit, rozbalte možnosti v horní části seznamu
  • Klikněte na odkaz Povolení změn
  • Úpravy oprávnění
  • Klikněte na tlačítko Uložit
Poznámka:

Změny po úpravách oprávnění sdílení se projeví se zpožděním 30 minut.

Úprava oprávnění sdílení


Zobrazení sdíleného obsahu

Obsah sdílený s vaším uživatelem se zobrazí na kartě Správa.

V levé horní části stránky Správa se vedle položky Vaše dohody zobrazí rozevírací šipka

  • Kliknutím na tuto šipku rozbalíte seznam s vámi sdílených uživatelů a skupin
  • Vyberte uživatele nebo skupinu, kterou chcete zobrazit
  • Nachází se zde rovněž možnost Všechny sdílené dohody, která navrátí všechen sdílený obsah
Na stránce Správa vyberte rozevírací šipku

Stránka se aktualizuje a zobrazí se obsah stránky Správa vybraného uživatele nebo skupiny:

Záhlaví sdíleného účtu

Poznámka:

Filtry na levém panelu (Probíhá, Dokončeno, Webové formuláře) filtrují obsah stejným způsobem jako když si prohlížíte svůj obsah.


Ovládací prvky rozšířeného sdílení

Pomocí rozšířeného sdílení může uživatel upravovat dokumenty a pole v dohodách sdíleného účtu (pokud je dohoda stále k dispozici).

Úprava dohody:

  • Přejděte na stránku Správa
  • Změňte zobrazení na uživatele, který vlastní dohodu, kterou chcete upravit
  • Jedním kliknutím dohodu vyberte
  • Rozbalte možnosti
  • Klikněte na akci, kterou chcete použít:
Upravit sdílenou dohodu

Pomocí rozšířeného sdílení může uživatel odeslat dohodu jménem sdíleného uživatele.

Tato dohoda bude vlastněná sdíleným účtem, jako kdyby ji odeslal vlastník účtu.

Pouze historie a protokol o auditu budou obsahovat informace o tom, že dohoda byla odeslána jiným uživatelem prostřednictvím sdíleného účtu.

Odeslání dohody ze sdíleného účtu:

  • Přihlaste se ke svému uživateli
  • V pravém horním rohu obrazovky klikněte na svoje jméno a vyberte možnost Přepnout účet
  • Vyberte uživatele, jehož jménem chcete odeslání provést
    • Klikněte na OK
Rozšířené sdílení – Přepnutí účtů

Stránka se aktualizuje a zobrazí se omezené rozhraní.

Pruh v horní části stránky označuje, že se nacházíte ve sdíleném účtu a identifikuje uživatele tohoto účtu.

Na pravé straně pruhu se nachází odkaz, pomocí kterého se můžete vrátit do svého účtu.

  • Klikněte na kartu Odeslat
  • Běžným postupem dohodu nakonfigurujte a odešlete
Účet, do kterého došlo k přepnutí

Protokol Aktivita dohody jasně uvádí, že dohoda byla odeslána jménem uživatele:

Protokol auditu při odeslání jménem jiného účtu


Ovládací prvky

Ovládací prvky správy pro sdílení uživatelů se nacházejí v části Nastavení účtu > Nastavení zabezpečení > Sdílení účtu

  • Sdílení lze konfigurovat na úrovni účtu a nastavení se budou postupně aplikovat na všechny skupiny
  • Sdílení lze konfigurovat rovněž na úrovni skupiny a přepsat tak hodnoty zděděné z úrovně účtu.

Základní ovládací prvky sdílení definují, jestli je sdílení povoleno a způsob zahájení sdílení:

  • Nepovolit sdílení účtu – Rozhraní sdílení účtu bude odebráno z uživatelského rozhraní nakonfigurovaného účtu nebo skupiny
  • Povolit žádost o sdílení účtu – Umožňuje uživatelům konfigurovaného účtu nebo skupiny požádat o zobrazení obsahu jiného uživatele
  • Povolit sdílení vlastního účtu – Umožňuje uživatelům v konfigurovaném účtu nebo skupině sdílet svůj účet s jiným uživatelem
  • Obojí – Uživatel může sdílení požadovat i nabízet
Ovládací prvky sdílení v nabídce správce

Rozšířené sdílení aktivuje další sadu oprávnění:

  • S externími účty – Pokud je tato možnost povolena, mohou uživatelé sdílet náhled obsahu svého účtu s uživateli v jiných účtech služby Adobe Sign
    • Při sdílení s externím účtem dochází k otevření ve verzi pouze pro čtení
  • S interními účty – Pokud je tato možnost povolena, mohou uživatelé sdílet svůj obsah s ostatními uživateli ve svém (stejném) účtu služby Adobe Sign
    • Povolení sdílení s interními účty způsobí zobrazení dalších dvou možností:
      • Odesílání – Umožňuje straně, „se kterou probíhá sdílení“ odesílat nové dohody jménem sdílející strany
        • Historie a protokol auditu jasně uvádí, že dohoda byla odeslána stranou „se kterou probíhá sdílení“ jménem sdílející strany
        • Dohoda je vlastněná a spravovaná sdílející stranou, jako kdyby ji sama odeslala
      • Upravit stávající transakce – Umožňuje straně „se kterou probíhá sdílení“ měnit probíhající dohody
Logo Adobe

Přihlaste se ke svému účtu.