Průvodce rychlým nastavením

Vítejte v průvodci rychlým nastavením služby Adobe Acrobat Sign!

V tomto průvodci naleznete doporučené první kroky konfigurace svého účtu ve službě Adobe Acrobat Sign a přípravy k odesílání transakcí.

Níže vidíte dvě karty, jednu pro uživatele systému a druhou pro správce účtu. Na jednotlivých kartách naleznete seznamy funkcí, které lze konfigurovat, a vpravo od názvů funkcí se nacházejí úrovně služeb, na které se vztahují.

Všem uživatelům doporučujeme nejprve konfigurovat svůj osobní ID a teprve poté, pokud jsou současně správci účtu, pokračovat na kartu Správce a konfigurovat nastavení účtu.

Poznámka:

Individuální účty mají samostatnou licenci, takže ve výchozím nastavení je jediný uživatel současně správcem účtu.

Uživatelé

Při prvním přihlášení do služby Acrobat Sign věnujte chvíli kontrole svých osobních uživatelských údajů. Tyto informace se používají v několika šablonách, takže je důležité zajistit, aby byly správné.

  • Umístěním ukazatele myši na své jméno v pravém horním rohu otevřete nabídku a klikněte na řádek Můj profil
Můj profil

Na stránce profilu se zobrazí specifické hodnoty, které bude služba Acrobat Sign používat při přizpůsobení všech vašich transakcí. Nejdůležitější položky:

  • Vaše jméno a příjmení - používá se v e-mailové komunikaci a ve vašem výchozím vysázeném podpisu .
  • Vaše pracovní zařazení - doplní se do pole pracovního zařazení, pokud je toto pole nabídnuto k vyplnění.
  • Název vaší společnosti - doplní se do pole Společnost, pokud je toto pole nabídnuto k vyplnění. Mělo by se jednat o oficiální název vaší společnosti.
  • Časové pásmo – razítka času a data budou uváděna ve vašem časovém pásmu pro lepší přehlednost při vytváření sestav.

Potřebujete-li provést změny v kterékoli položce obsahu, klikněte na tlačítko Upravit profil, proveďte potřebné změny, a poté kliknutím na tlačítko Uložit tyto změny uložte.

Služba Acrobat Sign umožňuje současné používání tří stylů podpisů, záleží na osobních a pracovních požadavcích:

  • Písmo podobné skriptu: Výchozí hodnota a v současnosti nejoblíbenější styl. Na vaše jméno je aplikováno písmo napodobující vzhled vlastnoručního podpisu.

Pokud zvolíte tuto možnost, nemusíte provádět žádnou explicitní konfiguraci.

Přizpůsobené podpisy

Chcete-li vytvořit jedinečný podpis, přejděte do části Osobní předvolby > Můj podpis.

Kliknutím na tlačítko Vytvořit otevřete panel podpisu a vyberte metodu vytvoření podpisu:

  • Biometrický: Napište svůj podpis myší, perem nebo prstem!  Nejlepšího výsledku dosáhnete napsáním svého podpisu prstem na tabletu.
    • Možnost Mobilní umožňuje odeslat podpis ze zařízení, na kterém právě pracujete, do telefonu s dotykovým ovládáním.
  • Obrázek podpisu: Pokud máte obrázek svého podpisu, můžete jej odeslat do systému a služba Acrobat Sign tento obrázek použije při podepisování jako váš podpis.

Po vytvoření vhodného podpisu klikněte na možnost Použít.

Můj podpis

Pro náročné uživatele, kteří chtějí být v neustálém kontaktu se svými transakcemi, můžete načasovat milníky, které mohou aktivovat odeslání e-mailu do vaší schránky nebo upozornění, které bude doručeno v sestavě.

Na stránku oznámení se dostanete tím, že přejdete do části Osobní předvolby > Moje oznámení

Moje oznámení

Několik stručných definic:

  • Události: Akce spojené s transakcí (odesílání, zobrazení, podepsání, atd.).
  • Upozornění: Očekávané akce, ke kterým nedojde v zadaném časovém rozmezí (nejsou zobrazeny do osmi hodin, zobrazeny, ale nepodepsány do tří hodin, atd.).

Události i upozornění lze konfigurovat dvěma způsoby. Zaškrtnutím možností konfigurace můžete vybrat žádnou možnost, jednu nebo obě možnosti. Máte k dispozici následující možnosti:

  • E-mail: Vyberete-li tuto možnost, obdržíte e-mail při každém výskytu události nebo upozornění. V závislosti na objemu vašich transakcí se může tato možnost chovat jako „nevyžádaná pošta“, takže při jejím nastavování doporučujeme pamatovat na přípustný objem doručovaných zpráv.
  • Událost: Události se zobrazují na vaší kartě Domovská stránka (v části Události/Upozornění) a budou uvedeny také ve všech sestavách, které vytvoříte na stránce Události/Upozornění.

Pamatujte si také, že pro tyto události/upozornění jsou k dispozici dvě karty.

  • Moje události/upozornění obsahuje sadu možností pro transakce, u kterých jste odesílatelem.
  • Část Sdílené události/upozornění obsahuje nastavení pro všechny ostatní ID uživatelů, které s vámi sdílí svůj účet. Chcete-li konfigurovat sdílené události/upozornění, přejděte do nabídky Osobní preference > Sdílené události/upozornění.

 

Zprávy lze konfigurovat ve spodní části stránky – můžete dostávat souhrn zaškrtnutých události a zpráva může být doručována podle vašeho přání jednou za týden, každý pracovní den nebo každý den. 

Podniková a firemní úroveň služby umožňují uživatelům vytvářet osobní zápatí podobná souboru s podpisem v e-mailu.

Pokud tuto možnost povolil váš správce účtu, můžete ji nastavit přechodem do části: Osobní preference > Moje e-mailové zápatí

  • Pokud tuto možnost nevidíte, může ji správce účtu povolit na úrovni účtu nebo skupiny.

Toto zápatí se umístí ve spodní části transakčních e-mailů, ale nad zápatí na úrovni účtu:

E-mail Přečíst a podepsat – zcela přizpůsobeno značce

K dispozici jsou dvě výchozí jazykové možnosti:

  • Moje jazyková předvolba – Určuje výchozí jazyk e-mailů, které vám budou doručovány a také jazyk používaný při navigaci po obrazovce.
  • Jazyk podepisování – Určuje výchozí jazyk e-mailů a pokynů při navigaci po obrazovce pro příjemce mimo účet služby Acrobat Sign.

Správci

Vítejte, správci!

Předpokládáme, že jste úspěšně konfigurovali své osobní uživatelské ID a jste připraveni učinit další rozhodnutí týkající se celého účtu.

Níže uvedené popisy jsou poměrně dlouhé, ale řádným nastavením účtu zajistíte, že odesílatelé i podepisující nebudou mít žádné problémy se zahájením používání vašeho procesu a omezíte tak počty dotazů souvisejících s nasazením tohoto procesu.

Poznámka: V následujícím textu nejsou podrobně popsány všechny dostupné možnosti, takže v případě dotazů kontaktujte podporu.

Funkce Zprávy v produktu a nápověda umožňuje službě Acrobat Sign vylepšit prostředí produktu prostřednictvím třetí strany, která může poskytovat důležitá upozornění v aplikaci, shromažďovat zpětnou vazbu a data o používání a nabízet nápovědu založenou na chování nebo pokyny důležité při zahájení práce.

Přístup k ovládacím prvkům se nachází na kartě Globální nastavení rozhraní správce na úrovni účtu.

Ovládací prvky zpráv v produktu

Povolením této funkce umožníte společnosti Adobe zobrazovat upozornění přímo v rozhraní služby Acrobat Sign, jakmile se přihlásíte a nabídnete přístup k dokumentům podpory přímo z aplikace (kliknutím na plovoucí bublinu s otazníkem).

Plovoucí bublina nápovědy

Podobně jako v případě zálohování počítačů a telefonu není na škodu ani uchovávání kopií podepsaných dohod. Místo stahování dohod po jedné ze stránky Spravovat může funkce Externí archiv odeslat kopii podepsaných dohod na alternativní e-mailovou adresu nebo do účtu služby Evernote nebo Box.

Postup nastavení

Přihlaste se jako správce účtu a přejděte do části: Účet > Nastavení účtu > Externí archiv

Chcete-li odesílat kopie dohod ve vašem účtu na alternativní e-mailovou adresu, zadejte tuto e-mailovou adresu do pole Odeslat další kopii… a poté klikněte na tlačítko Uložit změny.

Poznámka:

Velikost pole Externí archiv je omezena na 255 znaků. Pokud potřebujete dokumenty rozeslat více osobám, můžete použít distribuční seznam.

Chcete-li odeslat kopii do služby Evernote nebo Box, klikněte na odpovídající odkaz klikněte sem a v novém okně se zobrazí specifické pokyny.

Preference podpisu.

U těchto nastavení je nutné vzít v úvahu mnoho různých možností, takže se do toho pusťme.

Přejděte do části: Účet > Preference podpisu

První dvě nastavení řídí automatické formátování čáry, na které se nachází podpis a data podpisu vložená pod čárou:

  • Použít dobře formátované podpisy a iniciály
    • Povolením této možnosti vložíte čáru a pod ní obsah podpisu
    • Zakázáním této možnosti dojde k pouhému umístění podpisu bez označení, že se jedná o elektronický podpis

  • Dynamicky přizpůsobit čáru pod podpisem a iniciály
    • Povolením této možnosti provedete dynamickou úpravu čáry pod podpisem tak, aby byla o několik pixelů delší než samotný podpis nebo iniciály
    • Pokud je tato možnost zakázaná, vytiskne se plná čára po celé délce původního pole podpisu


Povolit příjemcům vkládat podpisy a iniciály

Další část řídí jak mohou příjemci připojit svůj podpis. Pokud nemáte určitý důvod pro omezení možností, doporučujeme umožnit příjemcům připojit svůj podpis způsobem, který jim vyhovuje.

Máte k dispozici tři možnosti:

  • Zapište jejich jména a iniciály - Zapsání jména je pro většinu podepisujících tím nejsnadnějším způsobem, protože nevyžaduje žádné další kroky. Příjemce napíše svoje jméno a použije se písmo podobné skriptu.
    • Dynamická volba písma podepisování – Služba Acrobat Sign nabízí celou řadu písem podobných skriptu. Ve výchozím nastavení se používají v pevném pořadí.  Pokud je tato možnost povolena, bude se používat náhodný počáteční bod použitého písma
  • Vytvářejte ručně psané podpisy a iniciály na obrazovce pomocí myši, stylusu nebo prstu – Pokud je tato možnost povolena, mají příjemci možnost fyzicky nakreslit svůj podpis.
  • Odesílání obrázku jejich podpisu a iniciál – Pokud je tato možnost povolena, mohou příjemci odeslat ze svého místního systému obrázek se svým podpisem.


Povolit příjemcům použít jejich uložený podpis

Tato část možností určuje, jestli příjemci mohou používat existující uložený podpis (biometrické podpisy a podpisy založené na obrázku se ukládají).  Pokud zakážete používání uložených podpisů, budou příjemci muset svůj podpis napsat, nakreslit nebo odeslat, a to v závislosti na typu podpisu, který povolíte.

Máte následující možnosti:

  • Všichni příjemci – Pokud je tato možnost vybraná, můžou všichni příjemci používat uložené podpisy.
  • Interní příjemci – Tato možnost umožní používat uložené podpisy pouze příjemcům, kteří také existují jako uživatelé ve vašem účtu Acrobat Sign.
  • Nikdo – Zakáže používání uložených podpisů všem příjemcům.

 

V této části se nachází ještě jedno zaškrtávací políčko:

  • Povolit uživatelům v mém účtu nahrát obrázek a uložit ho do jejich profilu jako podpis a iniciály – Povolením této možnosti umožníte uživatelům ve svém účtu Acrobat Sign odeslat obrázek svého podpisu v příslušné části Osobní preference.

Přidání značky vaší společnosti je vynikající způsob, jak přizpůsobit službu Acrobat Sign uživatelům ve vašem účtu i podepisujícím.

Název společnosti a adresa URL názvu hostitele

V této části nastavíte název společnosti a název hostitele pro svůj účet. Na první pohled se jedná o základní možnosti, ale i ty zajistí přizpůsobení vašeho účtu. 

Tato dvě nastavení se vztahují na celý účet a nelze je upravit na úrovni skupiny.

Přihlaste se jako správce účtu a přejděte do části: Účet > Nastavení účtu > Nastavení účtu

Název společnosti

Hodnota zadaná do tohoto pole se automaticky vyplní do pole Název společnosti nových uživatelů vytvářených v účtu.

Ve výchozím nastavení umožňuje služba Acrobat Sign uživatelům upravovat svá osobní nastavení, včetně hodnoty Název společnosti pro jednotlivé uživatele.

Pokud chcete aktualizovat hodnotu pole Název společnosti v profilu všech uživatelů v účtu:

  • Zaškrtněte políčko Nastavení názvu firmy pro všechny uživatele v účtu
  • Klikněte na tlačítko Uložit

Ve všech profilech uživatelů se hodnota uvedená v poli Název společnosti použije jako hodnota Společnost používaná v příslušných profilech uživatelů.

Poznámka:

Zaškrtnutím políčka Nastavení názvu firmy pro všechny uživatele v účtu dosáhnete jednorázového nahrazení u všech uživatelů ve vašem účtu.

Po uložení stránky dojde k aktualizaci všech uživatelů a zaškrtnutí tohoto políčka se zruší, aby bylo možné tuto akci v případě potřeby znovu aktivovat (protože uživatelé mají stále oprávnění ke změně hodnoty svého pole Název společnosti).

Název hostitele

Nastavením názvu hostitele pro účet změníte adresu URL, na které se uživatelé přihlašují a adresu URL, kde jsou dohody hostovány pro podepisující.

Výsledkem je přizpůsobená adresa URL s vašim názvem hostitele.

Propagace značky je důležitá! Vaši zákazníci chtějí na rozesílaných transakcích vidět vaše logo a odesláním loga označíte tímto logem všechny e-maily rozesílané službou Acrobat Sign s vašimi transakcemi.

Podporovány jsou obrázky JPEG, GIF a PNG – obecně platí, že nejlepší výsledky poskytuje formát PNG.

Přihlaste se jako správce účtu a přejděte do části: Účet > Nastavení účtu > Nastavení účtu > Odeslat logo.

Klikněte na tlačítko Odeslat a přejděte k obrázku, který chcete použít. Nejlepší budou obrázky uvedených rozměrů (60 pixelů vysoké a 200 pixelů široké).

Po vybrání obrázku se logo zobrazí vpravo od tlačítka Odeslat:

Pokud budete chtít logo někdy změnit, stačí kliknout na tlačítko Vymazat a logo se odstraní.

Část Globální nastavení karty Účet patří mezi části bohaté na funkce a všechna nastavení jsou specifická pro určitá použití nebo pro určité případy.

Níže uvádíme popis jednotlivých možností a vysvětlujeme naše doporučení, ale je možné, že vaše použití bude odlišné od „nejběžnějšího používání“.

Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Globální nastavení.

  • Přiložit k e-mailům s podepsanou dohodou odesílatele soubor CSV s daty formuláře
    Toto pole zaškrtněte, pokud používáte formuláře a chcete získat soubor CSV s daty polí pro každý podepsaný dokument. Jeden soubor CSV pro každou transakci může být ale poněkud těžkopádné řešení.

    Pokud potřebujete shromažďovat data nebo odesílat data zpět do systému CRM, může být lepší vytvořit řešení API.

  • Omezená viditelnost dokumentu
    Tato funkce umožňuje ukázat v rámci transakce určité soubory pouze různým podepisujícím. Používání funkce Omezená viditelnost dokumentu vyžaduje dokonalé pochopení pracovního postupu podepisování ve vztahu k odesílaným dokumentům a způsobu přikládání těchto dokumentů.

    Pokud chcete poslat rozsáhlou transakci s více soubory více podepisujícím a chcete skrýt část takového dokumentu před jedním či více podepisujícími, je toto nastavení určeno právě vám! Pokud se nemůžete rozhodnout, podívejte se na toto video.
  • Přiložit k odeslaným e-mailům kopii PDF podepsaného dokumentu
    Po dokončení transakce obdrží všichni účastníci automaticky kopii. Toto nastavení umožňuje změnit výchozí chování a posílat kopie pouze interním, pouze externím, nebo oběma typům pracovníků, nebo je neposílat nikomu.

    Toto nastavení bude pravděpodobně záviset na povaze vašich dokumentů. Pokud shromažďujete citlivé informace, nebude asi vhodné rozesílat podepsané kopie. Takové řešení je nejlepší z hlediska zabezpečení, ale jeho důsledkem může být fakt, že vás zákazníci budou kontaktovat s žádostí o kopii dokumentu. V takovém případě doporučujeme požádat podepisujícího, aby si u služby Acrobat Sign zaregistroval bezplatný účet a stáhl si kopii přímo ze služby Acrobat Sign.

  • Přiložit zprávu auditu k dokončeným dokumentům
    Pokud potřebujete, aby byly k e-mailům, které vám posíláme, přiloženy zprávy auditů, povolte tuto možnost alespoň pro odesílatele.

  • Sloučení více dokumentů do jednoho dokumentu poté, co byly podepsány
    Pokud pro jednu transakci odešlete více souborů, služba Acrobat Sign tyto soubory před odesláním k podpisu sloučí do jednoho PDF.

    Toto nastavení určuje, jestli budou vaše podepsané a archivované e-maily obsahovat jeden velký dokument PDF nebo jestli bude dokument rozdělen zpět do několika souborů.
Poznámka:

Toto nastavení se vztahuje pouze na kopii přiloženou k podepsanému a archivovanému e-mailu. Kopie, které stáhnete ze služby Acrobat Sign později, budou vždy obsahovat jeden vše zahrnující soubor PDF.

  • Poslat další kopii každé podepsané dohody na tyto e-mailové adresy

Opět se jedná o Externí archiv, ale toto nastavení lze nakonfigurovat na úrovni skupiny (pro zákazníky podnikové a firemní úrovně) a umožňuje přesměrovat vyplněné kupní smlouvy do účetního oddělení nebo vyplněné dohody NDA do právního oddělení (například).

  • Odeslat podepsaný dokument
    Pokud chcete umožnit podepisujícím dokument vytisknout, podepsat jej a poslat zpět faxem, tak toto nastavení povolte. Někdy může někdo dokument vytisknout a zaslat vám jej, a pokud toto nastavení nepovolíte, nebude možné ve službě Acrobat Sign transakci uzavřít.
  • Integrace služby Twitter
    Nechte lidi podělit se o své úspěchy! Odešlete při každém vyplnění transakce oznámení do služby Twitter.
  • Delegování pro uživatele v mém účtu
    Delegování v tomto případě znamená povolení jinému podepisujícímu (e-mailové adrese) podepsat dokument za vás. Delegování nezabrání přístupu původní strany, ale pouze udělí jinému uživateli oprávnění k podpisu.

    Obecně doporučujeme proces podepisování co nejvíce zjednodušit, což znamená povolit delegování. V některých případech je ale nutné, aby dokument podepsala pouze určená strana.
Poznámka:

Pamatujte si, že toto nastavení se vztahuje na uživatele ve vašem účtu služby Acrobat Sign (nikoli na všechny osoby ve vaší společnosti). Může se stát, že podepisující nebudou mít ve vašem účtu uživatelská ID pro službu Acrobat Sign, a na takové strany se toto nastavení nevztahuje.

  • Oprávnění k podpisu
    Toto nastavení určuje výchozí přístup k podepsání dokumentu pro uživatele ve vašem účtu služby Acrobat Sign.
    Obecně doporučujeme povolit ve výchozím nastavení podepisování všem. Pokud chcete používat službu Acrobat Sign k libovolným personalistickým účelům, musíte v každém případě umožnit podepisování všem.
    Pokud ve výchozím nastavení odmítnete všem oprávnění k podepisování, budete muset výslovně povolit podepisující, kteří musí dokument podepsat.
    Tip!: To, že jste správce, ještě neznamená, že jste automaticky také podepisující. Takže pokud potřebujete podepisovat dokumenty a zakážete ve výchozím nastavení podepisování, musíte přejít do části Uživatelé a skupiny, kliknout na svoji e-mailovou adresu a povolit své vlastní oprávnění k podepisování.
  • Delegování pro uživatele mimo můj účet
    Podobné jako výše uvedené nastavení, ale vztahuje se na uživatele, kteří nejsou obsaženi ve vašem účtu služby Acrobat Sign.
    Nastavit časové pásmo pro použití v dohodách vytvořených uživateli v tomto účtu
    Nastaví časové pásmo pro razítka času a data ve vašich transakcích.
  • Nastavení související se správou skupiny
    Zákazníci podnikové a firemní úrovně mohou mít skupiny a pokud máte skupiny, můžete pro tyto skupiny potřebovat správce.
    Tato dvě nastavení umožňují povolit (nebo zakázat) správcům skupin přidávání nových uživatelů nebo měnit nastavení úrovně skupin (jedná se v podstatě o stejná nastavení, která vidíte v části Globální nastavení).
Poznámka:

Služba Acrobat Sign je založena na modelu vztahu nadřízený – podřízený a skupiny jsou podřízenými objekty účtu. To znamená, že nová skupina zdědí vlastnosti účtu. Znamená to také, že změny na úrovni skupiny přepíší nastavení úrovně účtu.

Nastavení odeslání jsou funkce, které se zobrazují vašim odesílajícím agentům na kartě Odeslat. Tato část popisuje všechny konfigurace dostupné na této stránce.

Podobně jako globální nastavení jsou i tato nastavení velice specifická pro jednotlivé případy.

Je to také vcelku dlouhé, proto si přineste něco k pití a přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Nastavení odeslání.

  • Nový způsob odesílání
    Toto nastavení povolí nový způsob odesílání. Můžete také uživatelům umožnit přepínat se mezi novým a klasickým způsobem odesílání.
  • Po přihlášení zobrazit stránku Odeslat 
    Toto nastavení přesměruje uživatele po přihlášení do služby Acrobat Sign na kartu Odeslat (místo na kartu Domovská stránka).
    Pokud se při prvním přihlášení setkáte s nepříjemnou prodlevou, je to pravděpodobně způsobeno skripty probíhajícími na kartě Domovská stránka, které se snaží zobrazit pomocí elegantních ukazatelů přesná data zpráv. Pokud by vaši uživatelé místo zobrazení dat na kartě Domovská stránka raději přešli přímo k procesu odesílání, použijte právě tuto funkci!
  • Odeslat dokumenty ke schválení
    Vyžaduje váš pracovní postup schválení jednou nebo více osobami, ale nikoli jejich podpisy? Pokud ano, povolte tuto funkci.
Poznámka:

Formuláře mohou být navrženy tak, aby vyžadovaly po schvalovateli doplnění informací do polí, ale nikoli podepsání dokumentu.

  • Přiložení dokumentů
    Toto nastavení povolí všechny kanály umožňující uživateli přiložit dokument. Pokud potřebujete provádět řízení verzí svých dokumentů, bude vhodné zakázat vše kromě knihovny, ve které se nacházejí aktuální verze vašich formulářů.
  • Automaticky vyplňovat název dokumentu
    Automatické vyplňování názvů dokumentů je funkce, která šetří čas, ale pamatujte si, že dokument převezme název prvního přiloženého souboru. Pokud tedy tuto funkci povolíte, měli byste zvážit současné povolení uživateli upravit název dokumentu. Čistě pro případ potřeby.
  • Jazyky
    Pomocí tohoto nastavení mohou uživatelé nastavit jazyk podepisování externích podepisujících na stránce Odeslat.
  • Šablony zpráv
    Významná úspora času pro agenty pracující s velkými objemy. Šablony zpráv umožňují nastavit novou výchozí zprávu a dále definovat velké množství dalších vlastních šablon zpráv. Pokud zjistíte, že vícekrát za den posíláte stejné dokumenty se stejnou zprávou, věnujte chvíli nakonfigurování této funkce.
  • Soukromé zprávy příjemcům
    Umožňuje, aby byla v rámci odesílání odeslána jednotlivým příjemcům soukromá zpráva.
  • Povolené typy podpisů
    Ve výchozím nastavení je povolen pouze e-podpis. Nicméně na světě stále ještě existuje hodně lidí, kteří chtějí dokumenty tisknout a posílat zpět faxem. Pokud se domníváte, že někteří z vašich zákazníků by mohli tento způsob použít, povolte možnost Faxový podpis.
  • Nastavení odesílatele podpisu
    Tato nastavení jsou určena pro situaci, kdy je odesílatel druhým podepisujícím dokumentu. A pokud povolíte odesílatelům připojit druhý podpis, stojí za to nastavit výchozí nastavení pro váš pracovní postup tak, aby se minimalizoval rozsah údajů, které odesílatelé musí upravit v jednotlivých transakcích.
  • Připomenutí
    Pokud váš proces vyžaduje nastavení připomenutí, můžete pomocí tohoto nastavení nakonfigurovat krokování a zprávu připomenutí a ještě zkrátit dobu cyklu pro odesílatele.
  • Ochrana podepsaného dokumentu heslem
    Pokud je tato možnost povolená, musí uživatel před otevřením podepsaného PDF nebo před jeho zobrazením online zadat heslo.
    Je to určité zdržení, ale dobré zabezpečení.
  • Ověření identity podepisujících zahrnutých v mém účtu
    Služba Acrobat Sign nabízí podepisujícím několik způsobů dvoufaktorového ověření. V závislosti na vašem způsobu používání můžete nebo nemusíte povolit některou nebo i více z těchto možností nebo můžete, ale nemusíte, povolit odesilatelům, aby si tento způsob vybrali sami.
Poznámka:

Vybrat můžete libovolnou možnost nebo i více možností, ale pokud chcete povolit Telefonické ověření, musíte nejprve povolit možnost Povolit odesílajícím nastavit možnosti ověření identity podepisujícího pro jednotlivé příjemce.

  • Ukončení platnosti dokumentu
    Pokud pracujete s „obdobími vhodných příležitostí“, jako jsou například zvláštní ceny po dobu následujících XX dní, můžete takové okno definovat a vynutit ukončení platnosti dokumentu, pokud nebude do požadované doby podepsaný.
    Pokud tuto možnost povolíte, doporučujeme zvážit povolení možnosti Povolit změnu nastavení doby platnosti po odeslání dokumentu. Termín prodlužovat nemusíte, ale je hezké mít tu možnost.
  • Nové rozhraní pro náhled a podepisování
    Povolí nové rozhraní pro podepisování. Také uživatelům umožňuje přepínat se mezi novým a klasickým rozhraním pro podepisování.
  • Zobrazit náhled, umístit podpisy nebo přidat pole
    Pokud zjistíte, že často přidáváte pole do dokumentů, můžete povolit zobrazování nástroje pro přetažení polí ve výchozím nastavení. Pokud ale pracujete s dokumenty, u kterých probíhá řízení verzí, bude vhodné tuto možnost úpravy polí uživatelům odebrat.
  • Pořadí podepisování
    Většina dokumentů (se kterými se setkáváme) je podepisována v postupném pořadí, což je také výchozí hodnota. Pokud ale váš běžný pracovní postup využívá proces paralelního podepisování, kdy jsou všichni požádáni, aby dokument podepsali současně, můžete tuto možnost zde nakonfigurovat.

    Pokud používáte oba způsoby, můžete povolit odesílateli, aby zvolil postup, který nejlépe odpovídá příslušné transakci.

Další propagace značky!

Přejděte do části Účet > Nastavení e-mailu a zobrazí se následující možnosti:

Záhlaví e-mailu – Jedná se o nastavení pro celý účet, které umístí do spodní části e-mailů určitou textovou zprávu. Jedná se o skvělý způsob přiložení marketingových informací nebo právních upozornění.

Povolit uživatelům vlastní zápatí e-mailu – Toto nastavení umožňuje jednotlivým uživatelům nastavit si vlastní obsah podpisu

Obrázky záhlaví a zápatí – Záhlaví a zápatí e-mailů jsou jako loga, ale větší. Pomocí této možnosti vaše značka v e-mailech opravdu vynikne a zákazník ihned pozná, od koho e-mail obdržel.

Podobně jako v případě loga jsou podporovány formáty JPEG, GIF a PNG. 

Použijte obrázek 200 pixelů vysoký a maximálně 600 pixelů široký.

U každé možnosti se zobrazí odkaz Odeslat nový obrázek. Můžete přejít k obrázku ve svém místním systému. Klikněte na možnost Uložit.

 

Nastavení zabezpečení služby Acrobat Sign odpovídá obecným nastavením zabezpečení heslem, která znáte z jiných aplikací, s několika speciálními nastaveními pro dokumenty.

Chcete-li nastavit zabezpečení, přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Nastavení zabezpečení.

  • Nastavení jednotného přihlašování
    Přihlašují se vaši uživatelé z uživatelské základny Adobe nebo Google? Pokud ano, povolte příslušná nastavení a zakažte všechna, jejichž používání neočekáváte.
  • Nastavení Zapamatovat si mne
    Umožňuje zapamatování si přihlašovacích údajů uživatele po určité časové období. Z rozevíracího seznamu vyberte časové období.
  • Zásady přihlašovacího hesla
    Toto nastavení určuje parametry požadované frekvence změny hesla a počet použitých hesel, která si služba Acrobat Sign bude pamatovat, aby zabránila opakovanému používání hesel.
  • Síla hesla pro přihlášení
    Požadovaná síla hesla je klíčem k zajištění zabezpečení účtu, takže doporučujeme nastavit tuto hodnotu tak vysoko, jak jen budou vaši uživatelé schopni tolerovat.
  • Typ šifrování PDF
    Klíčem k úrovním šifrování PDF je znalost, kterou verzi aplikace Reader podepisující pravděpodobně používají. Pokročilejší šifrování vyžaduje novější verze aplikace Reader.
    Obecně řečeno, pokud má cílový podepisující alespoň základní technické znalosti, můžete tuto hodnotu vcelku bezpečně nastavit na 128-bit AES. Aplikace Acrobat 7 byla vydána na začátku roku 2005 a většina lidí již od té doby provedla aktualizaci.
  • API
    Umožňuje povolit necertifikovaným partnerským aplikacím přístup k datům z tohoto účtu. Také povoluje uživatelům, kteří nejsou správci účtu, vyvíjet aplikace používající rozhraní API aplikace Acrobat Sign.
  • Povolit rozsahy IP
    Pokud máte obavy z pokusů externích stran o získání přístupu k vašim uživatelům, je omezení rozsahu IP vynikajícím obranným opatřením. Jenom zkontrolujte, jestli někdo nemusí pracovat z domova nebo na mobilním zařízení mimo vaši vlastní síť.
  • Sdílení účtů
    Sdílení účtů je vynikajícím způsobem správy vám odpovědných agentů; navíc je rozumné kontrolovat, s kým oni sdílejí své účty. Mnozí správci raději vytvářejí sdílení účtů pouze při vytváření nových uživatelů a zakazují nastavení pro celý účet.
  • Ověření identity podepisujícího
    Mají se uživatelé před podepsáním dokumentu přihlásit? V závislosti na způsobu používání se může jednat o dobré bezpečnostní opatření.
  • Heslo pro podepisování dohody
    Povoluje využívání hesel při ochraně podepisování nebo zobrazování dokumentů.
  • Síla hesla pro podepsání dohody
    Zadejte sílu hesla.
  • Ověření založené na znalostech
    Můžete omezit počet pokusů, které mohou podepisující využít k ověření své identity před zrušením dohody.

Budete používat API? Pokud máte vývojáře a chcete integrovat službu Acrobat Sign do existujícího systému CRM (nebo do jiného systému s rozhraním API), zvažte tuto možnost.

Služba Acrobat Sign podporuje rozhraní REST API:

Přejděte do části Účet > Rozhraní API služby Acrobat Sign.

Používání rozhraní API aplikace Adobe Document Cloud pro přístup k datům uživatele vyžaduje tokeny OAuth.

Pokud máte starší aplikaci, která nepodporuje OAuth, můžete vytvořit integrační klíč.

Pokud se vám nezobrazí klíč pro vytvoření integračního klíče, kontaktujte podporu.

Na této stránce dále naleznete

Po povolení rozhraní API se vlevo zobrazí nový odkaz na Protokol požadavků API. Tento protokol obsahuje příchozí XML hovorů rozhraní API a může být cenným pomocníkem při řešení problémů s kódem.

Rozhraní REST API je dostupné prostřednictvím možnosti Aplikace API.

Na této stránce klikněte na odkaz Vytvořit novou aplikaci, zadejte název pro aplikaci a klikněte na tlačítko Vytvořit aplikaci.

Okamžitě dojde k vytvoření a zobrazení nového ID aplikace a utajení.

Rozdělení uživatelů do funkčních skupin může být velice výhodné, obzvláště, pokud máte různé požadavky na podepisování nebo různé struktury sestavování zpráv, které je nutné dodržovat.

Naštěstí je vytvoření skupiny ve službě Acrobat Sign neskutečně jednoduché. Přejděte do části
Účet > Uživatelé nebo Účet > Skupiny.

Na stránce Skupina stačí kliknout na tlačítko + v pravém horním rohu stránky a do pole zadat nový název skupiny.

Nachází se zde také odkaz na konfigurování nastavení skupiny – kliknutím na řádek si zobrazíte odkaz na nastavení skupiny. Tato nastavení jsou prakticky identická s globálními nastaveními, která jste nakonfigurovali na úrovni účtu, ale jelikož jsou skupiny podřízeným objektem účtu, přepisují nastavení skupiny nastavení účtu.

Všimněte si také, že název skupiny lze kdykoli aktualizovat, takže pokud budete někdy muset změnit názvy skupin, není to vůbec žádný problém.

Poznámka:

Pokud jste si zakoupili plán služby Acrobat Sign pro malé firmy, použijte konzoli Admin Console ke správě uživatelů a s nimi souvisejících oprávnění. Máte také možnost přiřadit více správců, aby pomohli se správou vašeho týmu nebo fungováním služby Acrobat Sign

A konečně přichází na řadu přidání uživatelů!

Ve službě Acrobat Sign existují dva způsoby vytváření nových uživatelů:

Po jednom

nebo

Hromadné vytvoření pomocí CSV

Proces vytvoření jednotlivého uživatele je velice jednoduchý. Stačí přejít do části
Přejít na Účet > Uživatelé a poté v pruhu nástrojů zobrazeném vedle pole pro hledání klikněte na tlačítko +. Zobrazí se dialogové okno Vytvořit.

Vyplňte e-mailovou adresu, jméno a příjmení a poté vyberte skupinu, do které chcete uživatele přiřadit (pokud je to nutné).

Nachází se zde také zaškrtávací pole Zobrazit jejich dohody. Tato možnost vytvoří sdílení účtu mezi novým uživatelem a správcem. Pokud chcete sledovat transakce nového agenta, zaškrtněte toto pole.

Pokud nechcete, můžete i přesto vytvořit sdílení, musíte ale použít funkci Sdílení účtů.

Po vytvoření uživatele bude na zadanou adresu odeslán e-mail s požadavkem na nastavení hesel a po jejich nastavení bude uživatel aktivní a připravený k odeslání svých prvních dokumentů!

Hromadně lze vytvořit uživatele takto: přejděte do části Účet > Uživatelé a poté v pruhu nástrojů zobrazeném vedle pole pro hledání klikněte na tlačítko +. V dialogovém okně Vytvořit klikněte na možnost Hromadně vytvořit uživatele.

Tento proces spočívá ve vytvoření souboru CSV obsahujícího minimálně sloupce s e-mailovou adresou a jménem/příjmením. Přesný formát naleznete v ukázkovém souboru CSV – klikněte na odkaz stáhnout ukázkový soubor CSV. Připravte soubor v určeném formátu. Jakmile je soubor připraven, klikněte na tlačítko Procházet a soubor vyberte.

Jedinou nevýhodou tohoto procesu je to, že nemůžete vytvořit sdílení mezi účtem uživatele a svým účtem správce.

Logo Adobe

Přihlaste se ke svému účtu.