Nová stránka Správa služby Adobe Sign je navržena tak, aby urychlila přístup do kompletní knihovny obsahu každého uživatele.

Přehled

Nová stránka Správa byl navržena tak, aby omezila zmatek a zlepšila zobrazování uživatelského obsahu.

Nová stránka Správa zatím nenabízí stejné funkce jako klasické rozhraní.

Z důvodu složitosti mnoha funkcí na stránce Správa jsou pokročilejší funkce představovány postupně tak, aby měli uživatelé čas si na ni zvyknout a aby byl čas na odstranění případných problémů.

Budoucí verze nabídnou pokročilejší prvky a některé prvky byly z rozhraní odstraněny.


Plán nasazení

Formát nové stránky Správa je pro stávající zákazníky momentálně volitelný.

Nové účty mají přístup pouze k novému formátu stránky a nemají možnost přepnout se do staršího formátu.

Poznámka:

Pokud je pro daný účet povolená možnost přistupovat na novou stránku, zobrazí se v pravém horním rohu stránky možnost pro přepnutí mezi novým a klasickým prostředím.

Odkaz na přepnutí na novou stránku správy

Ve výchozím nastavení stránka načte seznam dohod.

  • Pokud některé dohody vyžadují vaši akci, je automaticky vybrán filtr Čeká na vás.
  • Pokud žádná dohoda nevyžaduje vaši pozornost, je automaticky vybrán filtr Probíhá.

Tento seznam je seřazen podle data „Poslední změna“ a naposledy změněná dohoda se nachází nahoře.

 

Kliknutím na záhlaví sloupců tabulky dohod lze obsah tabulky abecedně seřadit.

Záhlaví stránky

Jedním kliknutím na záznam dohody zobrazíte na panelu vpravo podrobnosti a ovládací prvky této dohody.

Kliknutím na možnost Otevřít dohodu zobrazíte podrobnosti.

Otevřít dohodu

 

Pokud je dohoda otevřená, budete mít přístup k ovládacím prvkům na pravé liště.

Otevřená dohoda


Prvky dostupné na stránce Správa

Několik „složek“ stavů na klasické stránce bylo sloučeno do praktičtější řady filtrů, které vrací dohody daného typu stavu.  V horní části se nacházejí filtry dohod, které vrací dohody podle jejich aktuálního stavu

Existují dva stavy „aktivní“. Každý z nich udává v závorkách za názvem stavu počet položek obsahu:

  • Probíhající (N) – Dohody vrácené se stavem Probíhající čekají na dokončení akce účastníkem. Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, navráceny nebudou
  • Čeká na vás (M) – Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, se nacházejí ve filtru Čeká se na vás.

 

Existují tři „konečné“ stavy:

  • Dokončeno – Dohody, které jsou úspěšně a kompletně vyřešeny
  • Zrušeno – Dohody, které byly z nějakého důvodu ukončeny. Patří sem:
    • Dohody zrušené odesílatelem
    • Dohody odmítnuté účastníkem
    • Dohody, které byly ukončeny z důvodu opakovaného selhání při ověřování
    • Dohody, u kterých došlo k systémové chybě, která způsobuje jejich nefunkčnost
  • Platnost vypršela – Dohody, jejichž platnost vypršela a které byly automaticky uzavřeny

 

Existuje zde i stav Koncept, který zahrnuje všechny částečně vytvořené dohody.

 

Spodní část je vyhrazena „nadřazeným“ objektům šablon.  „Podřízené“ dohody, které byly z těchto šablon vytvořeny, jsou vyfiltrovány nahoře ve filtrech stavu dohod.

Nadřazené objekty nejsou dohody, ale slouží k vytváření velkého počtu jednotlivých dohod. Mezi tyto nadřazené objekty patří:

  • Šablony (knihovny) – Všechny šablony dokumentů a polí dostupné ve vaší knihovně dokumentů
  • Webové formuláře – Webové formuláře, dříve nazývané widgety, jsou šablony dohod, které lze doručovat prostřednictvím odkazů nebo vkládat do webových stránek.  Webové formuláře zahajuje podepisující a pro každého účastníka, který webový formulář vyplní, se vygeneruje podřízená dohoda
  • Mega Sign – Šablony Mega Sign jsou navrženy k vytváření velkého objemu jednotlivých dohod, které jsou odesílány a podepisovány jako „běžné“ dohody
Obrázek

>> Možnosti sdílení účtu si prostudujte zde

Uživatelé, se kterými je z jiných uživatelských účtů sdílen obsah, mohou tento obsah filtrovat kliknutím na šipku vedle položky Vaše dohody.

V rozevírací nabídce se zobrazí seznam všech uživatelů (a skupin, pokud je povolené rozšířené sdílení), kteří s vámi sdílejí obsah.  Vyberte uživatele a na stránce Správa se načte obsah vybraného uživatele.

Filtr sdíleného účtu

Účty se zapnutou možností Pokročilé sdílení účtů mohou přepínat mezi sdílenými uživatelskými účty a odesílat dohody jménem uživatele:

  • Přejeďte ukazatelem myši přes svoje jméno v pravém horním rohu obrazovky
  • Klikněte na možnost Přepnout účet
  • Vyberte uživatelský účet, do kterého chcete přepnout, a klikněte na tlačítko OK
Přepnout účet

Po přepnutí do účtu jiného uživatele může přihlášený uživatel odesílat dohody jménem účtu, do kterého je „přepnutý“:

Účet, do kterého se uživatel přepl

Vyhledávací lišta zobrazí všechny transakce odpovídající řetězci zadanému pro vybraný zdroj obsahu.

  • Pokud hledáte v části Vaše dohody, vyhledáváte ve svém obsahu. Pokud vyhledáváte v části Sdílený účet, hledáte obsah v daných sdílených účtech

Obsah v polích níže je indexován při vytvoření/aktualizaci transakce:

  • Jméno účastníka
  • E-mailová adresa
  • Název příjemce
  • Společnost příjemce
  • Název dohody
  • Poznámky k dohodě
  • Zpráva dohody
  • Osobní zpráva příjemce
  • Název Skupiny příjemců
  • Seznam příjemců Skupiny příjemců
  • Původní názvy dokumentů
  • Obsah všech textových polí přijatý během procesu tvoření

Jak funguje vyhledávání textu:

Pokud jste vyhledávali řetězec: "A simple fish"

  • Adobe Sign rozdělí řetězec na tokeny pomocí mezer jakožto oddělovačů. Řetězec v příkladu nahoře se rozdělí na tři tokeny: A, simple a fish
    • Znaky považované za oddělovací (jiné než mezera) jsou: ~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
      • Uvozovky nespecifikují doslovnou hodnotu řetězce (protože uvozovky jsou oddělovací znaky)
      • Čárky, dvojtečky a středníky, po nichž nenásleduje pevná mezera, zůstávají jako součást tokenu (např. ver:1.0)
      • Apostrof je u tokenu zachován, pokud je následován čímkoli jiným než pevnou mezerou nebo znakem „s“ (např: don't)
  • Nerozlišují se malá a velká písmena. např: a, simple a fish
  • Vyhledávání se snaží přiřadit každý celý text každého tokenu k indexované hodnotě
    • Ke komplexnější tokenizaci dochází u Názvu smlouvy (viz níže)
  • Používá se inkluzivní hledání, což znamená, že v navrácené datové sadě bude zahrnuta každá dohoda, která je shodná s alespoň jedním tokenem z alespoň jednoho prohledávatelného pole.
    • Vrácená datová sada je řazena podle data poslední úpravy s posledními daty nahoře

 

Pole Název smlouvy:

Jak je uvedeno výše, má pole Název smlouvy sofistikovanější tokenizaci díky doplňkovému tokenizéru na míru, který rozděluje na tokeny kontextové oddělovací znaky (versus explicitní znaky). Tento tokenizér na míru se liší od standardního takto:

  • Jsou generovány prefixové tokeny (do 10 znaků) – Prefixový token je přírůstkovým řetězcem jakéhokoli standardního tokenu. např.: Je-li standardní token fish, přírůstkové tokeny jsou: f, fi, fis a fish
    • To umožňuje vyhledávat neúplné řetězce, pod podmínkou, že začnete prvním znakem tokenu
    • Shody objevující se v průběhu řetězce jsou ignorovány. např.: Vyhledávání řetězce rent nebude mít jako shodu slovo apparently
  • Rozdělení tokenů u nealfanumerických znaků. např.: Řetězec: Supe_Duper vygeneruje tokeny: Super a Duper
    • Podtržítka nejsou ve standardním tokenizéru považována za oddělovací znaky
  • Rozdělení tokenů na přechodech mezi velkými a malými písmeny. např.: Řetězec: PowerShot vygeneruje tokeny: Power a Shot
  • Rozdělení tokenů na přechodech mezi písmenem a číslem. např.: Řetězec XL500 vygeneruje tokeny: XL a 500
  • Odstraní předcházející a následný oddělovací znak z každého tokenu. např.: Řetězec: XL---42+'Autocoder' vygeneruje tokeny:  XL42Autocoder
  • Odstranění anglického přivlastňovacího znaku ('s) z konce každého tokenu. např.: Řetězec: Dave's vygeneruje token: Dave

Upozorňujeme, že kombinace standardních tokenizérů a tokenizérů na míru vám umožní vyhledat celý řetězec tokenu (díky standardnímu tokenizéru) a prefixové tokeny (díky tokenizéru na míru), ale nepřiřadí prefixový token, který přesahuje oddělovací znak. 

Příklad:  Máte-li dohodu s názvem My_NDA

  • Standardní tokenizér by přiřadil token ve formě: my_nda
  • Tokenizér na míru by vytvořil sérii prefixových tokenů: m, my, n, nd a nda
  • Pokus o vyhledání my_nd by nevrátil žádné výsledky, protože 
    • standardní tokenizér nevytváří prefixové tokeny, pouze plné řetězce
    • Tokenizér na míru vynechá podtržítko, takže žádné prefixové tokeny ho nebudou obsahovat

Příklad 2: Máte-li dohodu s názvem XL500

  • Standardní tokenizér by vytvořil token vypadající jako: xl500
  • Tokenizér na míru by vytvořil sérii prefixových tokenů: xxl550, a 500
  • Pokus vyhledat xl5 by nevrátil žádné výsledky, protože 
    • standardní tokenizér nevytváří prefixové tokeny, pouze plné řetězce
    • Tokenizér na míru vymezuje přechod mezi písmenem a číslem, takže nelze vytvořit žádný prefixový token, který spojuje písmeno a číslo

 

Filtry vyhledávání

Ikona filtru otevře možnost dále omezit datovou sadu výběrem rozsahu dat:

  • Všechna data
  • Posledních 24 hodin
  • Posledních 7 dní
  • Posledních 30 dní
  • Posledních 12 měsíců
  • Vlastní rozsah dat

K dispozici je dodatečná možnost k vyhledávání skrytého obsahu.

  • Po výběru možnosti Vyhledat skrytý obsah se do vrácené datové sady (kromě jiného použitého filtrování) zahrne pouze skrytý obsah

Poznámka:

Po výběru filtru se vedle ikony filtru zobrazí značka.  Libovolný filtr lze po zobrazení datové sady kliknutím odebrat.

 

Název nebo Titul dohody se nacházejí v pravé horní části rozvržení stránky:

Název – název dohody

 

Položka Datum vytvoření je umístěna pod názvem dohody.

Datum vytvoření

 

Stav aktuální dohody se zobrazuje pod názvem dohody a datum vytvoření je uvedeno v pravé horní části okna.

Stav dohody

 

Položka Od koho dohoda pochází se nachází vpravo nahoře.

  • Pole Od se zobrazí jedině pokud nejste odesílatel.
Odesílatel – Od

 

Globální zpráva pro dohodu se nachází vpravo nahoře, těsně pod položkou Odesílatel

Globální zpráva

 

Aktuální příjemce je identifikován v novém, rozšířeném seznamu účastníků, který přehledně uvádí všechny příjemce a jejich stav vzhledem k dohodě

Seznam příjemců

Možnost zkontrolovat a upravit šablony knihovny je k dispozici po výběru filtru Šablony v levém spodním panelu.

Po výběru jedné šablony se zobrazí možnosti na pravém panelu:

  • Otevřít šablonu – otevře zobrazení šablony
  • Použít šablonu – otevře novou dohodu s již připojenou šablonou
  • Upravit šablonu – umožňuje uživateli upravit pole a vlastnosti šablony
  • Odstranit – odstraní šablonu.  Tuto akci nelze vrátit zpět.
  • Stáhnout PDF – umožní uživateli stáhnout prázdný soubor PDF šablony knihovny
  • Stáhnout jednotlivé soubory – umožní uživateli stáhnout jednotlivé soubory, které se původně použily k vytvoření šablony knihovny.
    • Celkový počet původně použitých souborů je označen v závorkách
  • Stáhnout data polí formuláře – Stáhne soubor CSV všech vyplněných dohod, které použily formulář
  • Poznámky – poznámky pro šablonu, které může zobrazit pouze vlastník šablony nebo uživatelé/skupiny, se kterými je sdílena

>> Další podrobnosti o vytváření a úpravě šablon naleznete zde

Úprava šablony

Možnost zkontrolovat a upravit šablony webového formuláře je k dispozici po výběru filtru Webové formuláře v levém spodním panelu.

Po výběru jednoho webového formuláře se zobrazí možnosti na pravém panelu:

  • Otevřít webový formulář – otevře zobrazení šablony
  • Získat kód – zobrazí kód HTML a skriptu pro webový formulář
  • Upravit webový formulář – umožňuje uživateli upravit pole a vlastnosti šablony
  • Stáhnout PDF – umožní uživateli stáhnout prázdný soubor PDF šablony knihovny
  • Stáhnout data pole formuláře – stáhne soubor CSV veškerého obsahu polí z vyplněných webových formulářů
  • Stáhnout jednotlivé soubory – umožní uživateli stáhnout jednotlivé soubory, které se původně použily k vytvoření šablony knihovny.
    • Celkový počet původně použitých souborů je označen v závorkách
  • Sdílet – sdílí přístup k webovému formuláři na stránce Správa určené strany
    • Sdílení webového formuláře umožní straně, se kterou byl sdílen:
      • Otevřít webový formulář a zobrazit původní dokumenty
      • Získat kód webového formuláře
      • Stáhnout PDF soubor původních dokumentů použitých k vytvoření webového formuláře
      • Stáhnout data pole formuláře, která byla shromážděna u všech vyplněných podřízených dohod vygenerovaných z webového formuláře
      • Sdílet přístup k webovému formuláři s ostatními stranami
      • Skrýt webový formulář v osobním zobrazení
      • Zkontrolovat a upravit poznámky na webovém formuláři
  • Skrýt webový formulář – skryje webový formulář z osobního zobrazení
    • Šablona webového formuláře se po skrytí nedeaktivuje ani se nezabrání uživatelům v přístupu (pokud je aktivní)
  • Poznámky – poznámky pro webový formulář, které může zobrazit pouze uživatel, který je zadal

>> Další podrobnosti o webových formulářích naleznete zde

Úprava webového formuláře

Možnost zkontrolovat transakci Mega Sign je k dispozici na levém spodním panelu stránky Správa.

Po výběru jedné události Mega Sign se zobrazí možnosti na pravém panelu:

  • Otevřít Mega Sign – otevře zobrazení dokumentu šablony použitého pro Mega Sign
  • Upomínka – vytvoří a odešle upomínku všem stranám, které nevyplnily podřízenou dohodu
  • Stáhnout PDF – umožní uživateli stáhnout prázdný soubor PDF šablony knihovny
  • Stáhnout data polí formuláře – Stáhne soubor CSV všech vyplněných dohod
  • Stáhnout jednotlivé soubory – umožní uživateli stáhnout jednotlivé soubory, které se původně použily k vytvoření šablony knihovny.  
    • Celkový počet původně použitých souborů je označen v závorkách
  • Skrýt Mega Sign – skryje událost Mega Sign z vašeho zobrazení
    • Skrytí nadřazených šablon neovlivní podřízené dohody
  • Sdílet – nadřazený objekt se po sdílení vyplní na stránce Správa osoby, se kterou byl sdílen
    • Při sdílení nadřazené šablony Mega Sign se automaticky sdílí podřízené dohody
    • Sdílená nadřazená šablona umožňuje straně, se kterou byla sdílena:
      • Zobrazit původní nadřazenou šablonu
      • Stáhnout PDF soubor původního dokumentu
      • Stáhnout data polí shromážděná ve vyplněných podřízených dohodách
      • Sdílet nadřazený objekt s dalšími stranami
      • Zobrazit souhrn aktivit pro událost Mega Sign
      • Zobrazit a upravit poznámky pro nadřazený objekt
  • Zobrazit sestavu aktivit – otevře souhrn podřízených dohod rozdělených podle aktuálního stavu
  • Poznámky – poznámky pro šablonu, které může zobrazit pouze vlastník šablony nebo uživatelé/skupiny, se kterými je sdílena
  • Stručný souhrn podřízených dohod 

>> Další informace o šablonách Mega Sign naleznete zde

Zobrazení aktivity Mega Sign

Možnost nahradit současného účastníka si můžete zobrazit podržením ukazatele myši na ikoně současného účastníka a následným kliknutím na odkaz Nahradit účastníka.

V závislosti na nastavení vašeho účtu existují dvě možnosti:

  • Nahradit příjemce – Tato možnost nahradí aktuálního příjemce a odepře mu další přístup k dohodě.
  • Přidat alternativního příjemce – Přidání alternativního příjemce zahrne nového příjemce, zatímco původní příjemce bude stále mít možnost dokončit dohodu.

>>Úplné podrobnosti o postupu nahrazení aktuálního podepisujícího naleznete zde

Možnosti nahrazení současného příjemce

Odesílatel dohody může po jejím odeslání změnit způsob ověřování jednotlivých účastníků.

Tato funkce je užitečná v případě, že došlo ke ztrátě nastaveného hesla. Provede se jednoduché resetování hesla.

Možnost upravit ověření příjemce si můžete zobrazit podržením ukazatele myši na ikoně současného účastníka a následným kliknutím na odkaz Upravit vedle způsobu ověření.

Poznámka:

Toto nastavení se vztahuje pouze na hesla použitá pro ověření příjemce.

Hesel použitých k ochraně podepsaných dokumentů PDF se to netýká

Úprava metody ověření

Možnost nastavit, upravit a odstranit datum vypršení platnosti dohody naleznete pod datem vzniku: Datum vypršení platnosti.

Kliknutím na ikonu tužky otevřete panel pro úpravy.

Všechny informace o funkci

Úprava data vypršení platnosti

Rozvržení stránky Správa nabízí přehled o účastnících dohody:

  • Průběžný stav počtu účastníků, kteří své akce již dokončili (těsně pod e-mailem aktuálního účastníka)
  • Kompletní seznam všech účastníků a jejich role vzhledem k dohodě (na pravém panelu)
Seznam příjemců

Postup zobrazení obsahu (souborů) dohody:

  • Kliknutím vyberte dohodu a otevřete pravou lištu.
  • Klikněte na možnost Otevřít dohodu.
Otevřete dohodu.

 

Dohoda se otevře ke čtení; ovládací prvky na pravém panelu zůstanou na svém místě.

Otevřená dohoda

Možnost nahradit soubory v odeslané dohodě naleznete v akcích na panelu vpravo: Upravit dohodu

Všechny informace o funkci

Upravit dohodu

Možnost vytvořit nebo odstranit připomínky naleznete na pravém panelu s akcemi: Připomínka

Všechny informace o funkci

Nová stránka Správa – upomínka

Možnost sdílet dohodu naleznete na pravém panelu s akcemi: Sdílet

Po nasdílení dohody:

  • Dojde k odeslání e-mailu uživateli, se kterým dohodu sdílíte
    • Tento e-mail obsahuje jako přílohu aktuální stav dohody ve formátu PDF
  • Záznam dohody bude k dispozici na stránce Správa uživatele (e-mailové adresy) se kterým jste dohodu sdíleli
    • Tento uživatel si může dohodu prohlédnout, jako kdyby byl v kopii této dohody

Všechny informace o funkci

Sdílení dohody

Možnost zrušit dohodu naleznete na pravém panelu s akcemi: Storno

Všechny informace o funkci

Zrušení dohody

Možnost stáhnout dohodu nebo zprávu o auditu dohody naleznete na pravém panelu s akcemi: Stáhnout PDF a Stáhnout zprávu o auditu

Stáhnout soubor PDF – zpráva o auditu

Na stránce Správa jsou odděleny funkce Stáhnout celý dokument PDF a Stáhnout jednotlivé soubory.

Kliknutím na jednotlivé soubory stáhnete verze PDF těchto souborů.

Stáhnout jednotlivé soubory

Pokud je dohoda podepsána mimo podpisový proces služby Adobe Sign (např.: příjemce si dokument vytiskne a fyzicky ho podepíše), má autor dohody možnost dohodu digitalizovat a nahrát ji do služby Adobe Sign.

Obrázek

Pokud váš účet používá pro ověření příjemců průkaz totožnosti a rozhodli jste se ukládat informace o ověřování, budete si moci stáhnout hlášení o identitě autora podpisu.

Stažení hlášení o identitě

Obsah stránky Správa lze skrýt. Obsah nebude odstraněn, stav se nezmění a průchod dohody podpisovým cyklem může normálně pokračovat.  Dohoda prostě není v zobrazení uživatele na stránce Správa viditelná.

Poznámka:

Chcete-li obsah odkrýt, je třeba nejdříve provést vyhledáván pomocí filtru Zobrazit pouze skryté dohody (viz: Vyhledávání metadat/poznámek)

Skrytí dohody

Historie událostí dohody se nachází na pravém panelu ve spodní části akcí: Aktivita

Aktivita dohody

 

Kliknutím na možnost Aktivita nahradíte ovládací prvky pravého panelu kompletní aktivitou (historií) dohody, uvedenou v chronologickém pořadí s poslední události zcela nahoře.

Všechny informace o funkci

Seznam aktivit

Uživatel může dohodu podepsat na stránce Správa tak, že vybere záznam dohody a na pravém panelu klikne na možnost Zobrazit a podepsat.

Zobrazit a podepsat

 

Otevře se standardní rozhraní pro podepsání dohody:

Obrázek


Prvky, které byly vyřazeny

Následující prvky jsou ze stránky Správa postupně odebírány a nebudou v konečné verzi této stránky k dispozici.

Možnost archivace dokumentu bude zcela odebrána. 

  • Platí to i pro funkci přesměrování e-mailu do archivu
Obrázek

Zákazníci, kteří mají v archivu nějaký obsah, si mohou tento obsah i nadále prohlížet a stahovat na stránce Správa, ale nemohou odesílat nové dokumenty.

Obrázek

Funkce Tisk bude odebrána.

Chcete-li vytisknout verzi dohody, doporučujeme stáhnout dokument PDF a vytisknout ho pomocí místního tiskového ovladače.

Obrázek


Známé problémy

Problém: Po přepnutí na novou stránku Správa je stránka zcela prázdná a neobsahuje žádné dohody.

Test: Pokuste se načíst tuto stránku: https://documentcloud.adobe.com/

  • Pokud nemůžete načíst https://documentcloud.adobe.com/ , měli byste kontaktovat svého interního správce sítě a společně odblokovat doménu documentcloud.adobe.com.
  • Pokud výše uvedenému odkazu přístup máte, kontaktujte podporu

Poznámka:

Domovská stránka a stránka Zobrazit dohodu jsou podobně postiženy.