Přehled
Stránka Správa obsahuje záznamy dohod, které uživatel odeslal, i veškeré dohody, které jsou s uživatelem sdíleny nebo které mu byly odeslány z důvěryhodného zdroje.
Kromě dohod může také uživatel chtít přistupovat k šablonám knihovny, webovým formulářům a hromadným e-mailům, které vytvořil/vlastní.
Uživatelé, kteří s nimi mají sdílené účty, mohou změnit zobrazovaný obsah z jejich osobních dat na zobrazení obsahu sdíleného účtu (s určitými omezeními, které se týkají dostupných akcí).
Rozvržení a funkce
Centrální seznam záznamů
Prostřední část stránky Správa nahrává ve výchozím nastavení seznam dohod.
- Pokud dohody čekají na akci uživatele, je automaticky vybrán filtr Čeká na vás.
- Pokud na uživatele žádná dohoda nečeká, je automaticky vybrán filtr Probíhá.
Tento seznam je původně seřazen podle data změny, a naposledy změněná dohoda se nachází nahoře.
Kliknutím na kterýkoli nadpis sloupce seřadíte seznam podle příslušné hodnoty v sestupném pořadí. Kliknete-li na název znovu, zobrazí se dohody v obráceném pořadí.
Rychlé akce a ikony indikátorů
Záznamy v seznamu uprostřed mají jedno nebo několik tlačítek „rychlých akcí“ a až dvě ikony indikátorů, které se zobrazí, když přejedete myší přes příslušný záznam.
- Akce se vždy zobrazí až po přejetí myší.
- Pokud nebyla funkce, kterou zastupuje příslušná ikona indikátoru, nakonfigurována pro daný záznam, jsou ikony indikátorů skryté.
- Pokud jsou ikony indikátorů pro daný záznam nakonfigurované, zobrazují se vždy (v jasně modré barvě).
- Rychlá akce: Otevřít – Tlačítko Otevřít otevře dohodu pro prohlížení (stejně jako akce Otevřít dohodu v pravém panelu).
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Indikátor Připomenutí – Je-li Připomenutí pro daný záznam aktivní, zobrazuje se v seznamu záznamů modrá ikona.
- Po kliknutí na ikonu je možné nakonfigurovat nové připomenutí.
- Pokud již je nějaké připomenutí nakonfigurováno, zobrazí se souhrn připomenutí s poznámkou uvádějící, kdy bylo poslední připomenutí odesláno.
- Indikátor Poznámky – Pokud byla k záznamu uživatelem přidána poznámka, zobrazuje se v seznamu záznamů modrá ikona.
- Po kliknutí na ikonu Přidat poznámky může uživatel k dohodě přidat osobní poznámku. Tato poznámka není pro ostatní uživatele v systému viditelná ani dohledatelná.
- Po přejetí myší přes nakonfigurovanou ikonu Poznámky se přes ikonu zobrazí bublina s několika prvními znaky textu poznámky.
- Rychlá akce: Otevřít – Tlačítko Otevřít otevře dohodu pro prohlížení (stejně jako akce Otevřít dohodu v pravém panelu).
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Rychlá akce: Podepsat – Tlačítko Podepsat otevře stránku elektronických podpisů pro přijetí podpisu uživatele (stejně jako tlačítko Zobrazit a podepsat v pravém panelu).
- Indikátor Poznámky – Pokud byla k záznamu uživatelem přidána poznámka, zobrazuje se v seznamu záznamů modrá ikona.
- Po kliknutí na ikonu Přidat poznámky může uživatel k dohodě přidat osobní poznámku. Tato poznámka není pro ostatní uživatele v systému viditelná ani dohledatelná.
- Po přejetí myší přes nakonfigurovanou ikonu Poznámky se přes ikonu zobrazí bublina s několika prvními znaky textu poznámky.
- Rychlá akce: Otevřít – Tlačítko Otevřít otevře dohodu pro prohlížení (stejně jako akce Otevřít dohodu v pravém panelu).
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Rychlá akce: Stáhnout PDF – tlačítko Stáhnout PDF spustí stahování dohody ve formátu PDF (stejně jako akce Stáhnout PDF v pravém panelu).
- Indikátor Poznámky – Pokud byla k záznamu uživatelem přidána poznámka, zobrazuje se v seznamu záznamů modrá ikona.
- Po kliknutí na ikonu Přidat poznámky může uživatel k dohodě přidat osobní poznámku. Tato poznámka není pro ostatní uživatele v systému viditelná ani dohledatelná.
- Po přejetí myší přes nakonfigurovanou ikonu Poznámky se přes ikonu zobrazí bublina s několika prvními znaky textu poznámky.
- Rychlá akce: Otevřít – Tlačítko Otevřít otevře dohodu pro prohlížení (stejně jako akce Otevřít dohodu v pravém panelu).
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Rychlá akce: Upravit – Tlačítko Upravit otevře stránku Vytvořit (Odeslat), a umožní tak úpravu dohody (stejně jako akce Upravit dohodu v pravém panelu).
- Indikátor Poznámky – Pokud byla k záznamu uživatelem přidána poznámka, zobrazuje se v seznamu záznamů modrá ikona.
- Po kliknutí na ikonu Přidat poznámky může uživatel k dohodě přidat osobní poznámku. Tato poznámka není pro ostatní uživatele v systému viditelná ani dohledatelná.
- Po přejetí myší přes nakonfigurovanou ikonu Poznámky se přes ikonu zobrazí bublina s několika prvními znaky textu poznámky.
- Rychlá akce: Otevřít – Tlačítko Otevřít otevře dohodu pro prohlížení (stejně jako akce Otevřít dohodu v pravém panelu).
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Rychlá akce: Upravit – Tlačítko Upravit otevře šablonu v prostředí pro vytváření, a umožní tak úpravu polí šablony (stejně jako akce Upravit šablonu v pravém panelu).
- Indikátor Poznámky – Pokud byla k záznamu uživatelem přidána poznámka, zobrazuje se v seznamu záznamů modrá ikona.
- Po kliknutí na ikonu Přidat poznámky může uživatel k dohodě přidat osobní poznámku. Tato poznámka není pro ostatní uživatele v systému viditelná ani dohledatelná.
- Po přejetí myší přes nakonfigurovanou ikonu Poznámky se přes ikonu zobrazí bublina s několika prvními znaky textu poznámky.
- Rychlá akce: Otevřít – Tlačítko Otevřít otevře dohodu pro prohlížení (stejně jako akce Otevřít dohodu v pravém panelu).
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Rychlá akce: Upravit – Tlačítko Upravit otevře stránku Vytvoření webového formuláře, která umožňuje úpravu webového formuláře (stejně jako akce Upravit webový formulář v pravém panelu).
- Indikátor Poznámky – Pokud byla k záznamu uživatelem přidána poznámka, zobrazuje se v seznamu záznamů modrá ikona.
- Po kliknutí na ikonu Přidat poznámky může uživatel k dohodě přidat osobní poznámku. Tato poznámka není pro ostatní uživatele v systému viditelná ani dohledatelná.
- Po přejetí myší přes nakonfigurovanou ikonu Poznámky se přes ikonu zobrazí bublina s několika prvními znaky textu poznámky.
- Rychlá akce: Otevřít – Tlačítko Otevřít otevře dohodu pro prohlížení (stejně jako akce Otevřít dohodu v pravém panelu).
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Podržením klávesy CMD/CTRL a klepnutím levým tlačítkem myši na tlačítko Otevřít otevřete dohodu na nové kartě.
- Rychlá akce: Stáhnout data formuláře – Tlačítko Stáhnout data formuláře spustí stahování dat pole formuláře pro transakci Hromadné odeslání (stejně jako akce Stáhnout data pole formuláře v pravém panelu).
- Indikátor Poznámky – Pokud byla k záznamu uživatelem přidána poznámka, zobrazuje se v seznamu záznamů modrá ikona.
- Po kliknutí na ikonu Přidat poznámky může uživatel k dohodě přidat osobní poznámku. Tato poznámka není pro ostatní uživatele v systému viditelná ani dohledatelná.
- Po přejetí myší přes nakonfigurovanou ikonu Poznámky se přes ikonu zobrazí bublina s několika prvními znaky textu poznámky.
Filtry v levém panelu
Levý panel okna zobrazuje seznam filtrů pro stavy dohody (nahoře) a skupinu objektů šablony (dole).
Vybráním kteréhokoli filtru se odpovídajícím způsobem zaplní seznam dohod/šablon uprostřed.
Existují dva stavy „aktivní“. Každý z nich udává v závorkách za názvem stavu počet položek obsahu:
- Probíhající (N) – Dohody vrácené se stavem Probíhající čekají na dokončení akce účastníky. Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, navráceny nebudou
- Čeká na vás (M) – Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, se nacházejí ve filtru Čeká se na vás.
Existují tři „konečné“ stavy:
- Dokončeno – Dohody, které jsou úplně a úspěšně vyřešeny
- Zrušeno – Dohody, které byly z nějakého důvodu ukončeny. Patří sem:
- Dohody zrušené odesílatelem
- Dohody odmítnuté účastníkem
- Dohody, které byly ukončeny z důvodu opakovaného selhání při ověřování
- Dohody, u kterých došlo k systémové chybě, která způsobuje jejich nefunkčnost
- Platnost vypršela – Dohody, jejichž platnost vypršela a které byly automaticky uzavřeny
Stav Předběžná verze obsahuje všechny částečně vytvořené dohody, které typicky čekají na umístění polí.
Filtry šablon obsahují pouze „nadřazené“ šablony používané pro generovaní „podřízených“ dohod. Podřízené dohody vyhledávají (výše uvedené) filtry dohod. .
Nadřazené šablony nejsou dohody, ale slouží k vytváření velkého počtu jednotlivých dohod. Mezi tyto nadřazené objekty patří:
- Šablony (knihovny) – Všechny šablony dokumentů a polí, které jsou dostupné ve vaší knihovně dokumentů.
- Webové formuláře – Webové formuláře (dříve známé pod názvem widgety) jsou šablony dohod, které lze doručovat prostřednictvím odkazů nebo vkládat do webových stránek. Webové formuláře zahajuje podepisující a pro každého účastníka, který dokončí proces podpisu, se vygeneruje podřízená dohoda.
- Hromadná odeslání – Šablony Hromadné odeslání (dříve známé pod názvem podpisy Mega Sign) přijímají seznam jednotlivých příjemců a generují velký počet samostatných dohod s použitím stejných formulářů. Každá dohoda je samostatná transakce, jednotliví příjemci nevědí o ostatních (tj. odesílání interních zásad výdajů všem zaměstnancům).
Hledání funkce
Panel Vyhledávání a doprovodné tlačítko Filtryumožňují zadání přesných vyhledávacích kritérií, která pomáhají vyhledávat dohody, což může rychle obnášet obrovské množství transakcí.
Zde zjistíte více informací o tom, jak funguje vyhledávání >
Kontextová nabídka v pravém panelu
Po vybraní (jedním kliknutím) kteréhokoli záznamu ze seznamu uprostřed vyskočí z pravého panelu kontextová nabídka akcí a metadat, která jsou relevantní pro vybraný objekt.
Kontextová nabídka v pravém panelu má různé možnosti v závislosti na úrovni služby uživatele (individual, enterprise, atd.), vybraný objekt (dohoda, webový formulář atd.), stav uživatele (správce, uživatel) a stav objektu (aktivní, probíhá, dokončeno atd.). Pokud nevidíte možnost/funkci, která by podle vás měla být dostupná, prověřte si u správce, zda nemáte omezení vyplývající z návrhu (konfigurace nastavení, úroveň oprávnění uživatele) nebo z dostupnosti (úroveň služby).
Volič sdíleného účtu (volitelné)
Účty s povoleným sdílením účtu mohou po kliknutí na název Vaše dohody otevřít seznam účtů, které jsou s uživatelem aktuálně sdílené. Seznam funguje jako filtr, který zaplňuje stránku správa obsahem od vybraného uživatele nebo skupiny. Dostupná je také možnost vybrat Všechny sdílené dohody.
Po výběru možnosti:
- klikatelný název se změní na název filtru
- seznam záznamů uprostřed se zaplní sdíleným obsahem
- do seznamu záznamů se přidají dva nové sloupce uvádějící zdroj obsahu:
- SKUPINA – skupina, která obsahuje záznam
- SDÍLEL/A – jméno uživatele, který sdílí obsah
Účty se zapnutou možností Pokročilé sdílení účtů mohou přepínat mezi sdílenými uživatelskými účty, aby mohly zobrazovat, odesílat a podepisovat dohody jménem uživatele (podle toho jak je nakonfigurované sdílení):
- Přejeďte ukazatelem myši přes svoje jméno v pravém horním rohu obrazovky
- Klikněte na možnost Přepnout účet
- Vyberte uživatelský účet, do kterého chcete přepnout, a klikněte na tlačítko OK
Po přepnutí do účtu jiného uživatele může přihlášený uživatel odesílat dohody jménem účtu, do kterého je „přepnutý“:
Níže je uveden seznam funkcí a akcí specifických pro danou dohodu, které mohou uživatelé použít.
Název nebo Titul dohody se nacházejí v pravé horní části rozvržení stránky:
Položka Datum vytvoření je umístěna pod názvem dohody.
Stav aktuální dohody se zobrazuje pod názvem dohody a datum vytvoření je uvedeno v pravé horní části okna.
Položka Od koho dohoda pochází se nachází vpravo nahoře.
- Pole Od se zobrazí jedině pokud nejste odesílatel.
Globální zpráva pro dohodu se nachází vpravo nahoře, těsně pod položkou Odesílatel
Aktuální příjemce je identifikován v novém, rozšířeném seznamu účastníků, který přehledně uvádí všechny příjemce a jejich stav vzhledem k dohodě
Uživatel může dohodu podepsat na stránce Správa tak, že vybere záznam dohody a klikne na tlačítko Zobrazit a podepsat na pravém panelu nebo na rychlou akci Podepsat na záznamu v seznamu uprostřed.
Otevře se standardní rozhraní pro podepsání dohody, aby mohl být přijat obsah polí a podpisy:
Možnost zrušit dohodu naleznete na pravém panelu s akcemi: Storno
Možnost nastavit, upravit a odstranit datum vypršení platnosti dohody naleznete pod datem vzniku: Datum vypršení platnosti.
Kliknutím na ikonu tužky otevřete panel pro úpravy.
Rozvržení stránky Správa nabízí přehled o účastnících dohody:
- Průběžný stav počtu účastníků, kteří své akce již dokončili (těsně pod e-mailem aktuálního účastníka)
- Kompletní seznam všech účastníků a jejich role vzhledem k dohodě (na pravém panelu)
Možnost nahradit současného účastníka si můžete zobrazit podržením ukazatele myši na ikoně současného účastníka a následným kliknutím na odkaz Nahradit účastníka.
V závislosti na nastavení vašeho účtu existují dvě možnosti:
- Nahradit příjemce – Tato možnost nahradí aktuálního příjemce a odepře mu další přístup k dohodě.
- Přidat alternativního příjemce – Přidání alternativního příjemce zahrne nového příjemce, zatímco původní příjemce bude stále mít možnost dokončit dohodu.
>>Úplné podrobnosti o postupu nahrazení aktuálního podepisujícího naleznete zde
Odesílatel dohody může po jejím odeslání změnit způsob ověřování jednotlivých účastníků.
Tato funkce je užitečná v případě, že došlo ke ztrátě nastaveného hesla. Provede se jednoduché resetování hesla.
Možnost upravit ověření příjemce si můžete zobrazit podržením ukazatele myši na ikoně současného účastníka a následným kliknutím na odkaz Upravit vedle způsobu ověření.
Toto nastavení se vztahuje pouze na hesla použitá pro ověření příjemce.
Hesel použitých k ochraně podepsaných dokumentů PDF se to netýká
Možnost nahradit soubory v odeslané dohodě naleznete v akcích na panelu vpravo: Upravit dohodu
Pokud je dohoda podepsána mimo podpisový proces služby Acrobat Sign (např.: příjemce si dokument vytiskne a fyzicky ho podepíše), má autor dohody možnost dohodu digitalizovat a nahrát ji do služby Acrobat Sign.
Pokud váš účet používá pro ověření příjemců průkaz totožnosti a rozhodli jste se ukládat informace o ověřování, budete si moci stáhnout hlášení o identitě podepisujícího.
Historie událostí dohody se nachází na pravém panelu ve spodní části akcí: Aktivita
Kliknutím na možnost Aktivita nahradíte ovládací prvky pravého panelu kompletní historií události dohody, uvedenou v chronologickém pořadí s poslední události zcela nahoře.
Postup zobrazení obsahu (souborů) dohody:
- Kliknutím vyberte dohodu a otevřete pravou lištu.
- Klikněte na možnost Otevřít dohodu.
Dohoda se otevře ke čtení; ovládací prvky na pravém panelu zůstanou na svém místě.
Možnost vytvořit nebo odstranit připomínky naleznete na pravém panelu s akcemi: Připomínka
Šablony knihovny a webové formuláře umožňují správcům změnit vlastníka šablony. Aby mohla být tato akce provedena, musí šablona spadat do oprávnění správce.
Vybráním možnosti Nový vlastník otevřete vstupní pole pro uvedení e-mailu nového vlastníka.
Možnost sdílet dohodu naleznete na pravém panelu s akcemi: Sdílet
Po nasdílení dohody:
- Dojde k odeslání e-mailu uživateli, se kterým dohodu sdílíte
- Tento e-mail obsahuje jako přílohu aktuální stav dohody ve formátu PDF
- Záznam dohody bude k dispozici na stránce Správa uživatele (e-mailové adresy) se kterým jste dohodu sdíleli
- Tento uživatel si může dohodu prohlédnout, jako kdyby byl v kopii této dohody
Možnost stáhnout dohodu nebo zprávu o auditu dohody naleznete na pravém panelu s akcemi: Stáhnout PDF a Stáhnout zprávu o auditu
Pokud bylo pro vytvoření dohody použito několik souborů a uživatel nechce stahovat celé PDF v jednom sloučeném souboru, může pomocí této možnosti stáhnout jednotlivé soubory (jak byly původně nahrány).
Vybráním této možnosti otevřete rozhraní, ve kterém můžete postupně kliknout na každý soubor a stáhnout jeho PDF verzi.
Objekty „nadřazené“ šablony mají možnost stahování dat polí formuláře všech dohod, které byly z šablony vygenerovány.
Vybráním této možnosti se spustí stahování souboru ve formátu CSV do vašeho lokálního systému s veškerým obsahem polí všech podřízených dohod vygenerovaných z nadřazené šablony.
Obsah stránky Správa lze skrýt. Obsah nebude odstraněn, stav se nezmění a průchod dohody podpisovým cyklem může normálně pokračovat. Dohoda prostě není v zobrazení uživatele na stránce Správa viditelná.
Chcete-li obsah odkrýt, je třeba nejdříve provést vyhledávání pomocí filtru Zobrazit pouze skryté dohody
Známé problémy
Problém: Po přepnutí na novou stránku Správa je stránka zcela prázdná a neobsahuje žádné dohody.
Test: Pokuste se načíst tuto stránku: https://documentcloud.adobe.com/
- Pokud nemůžete načíst https://documentcloud.adobe.com/ , měli byste kontaktovat svého interního správce sítě a společně odblokovat doménu documentcloud.adobe.com.
- Pokud k výše uvedenému odkazu přístup máte, kontaktujte podporu
Domovská stránka a stránka Zobrazit dohodu jsou podobně postiženy.
Přihlaste se ke svému účtu.