Nová stránka Správa služby Adobe Sign je navržena tak, aby urychlila přístup do kompletní knihovny obsahu každého uživatele.

Přehled

Nová stránka Správa byl navržena tak, aby omezila zmatek a zlepšila zobrazování uživatelského obsahu.

Nová stránka Správa zatím nenabízí stejné funkce jako klasické rozhraní.

Z důvodu složitosti mnoha funkcí na stránce Správa jsou pokročilejší funkce představovány postupně tak, aby měli uživatelé čas si na ni zvyknout a aby byl čas na odstranění případných problémů.

Budoucí verze nabídnou pokročilejší prvky a některé prvky byly z rozhraní odstraněny.


Plán nasazení

Formát nové stránky Správa je pro stávající zákazníky momentálně volitelný.

Nové účty mají přístup pouze k novému formátu stránky a nemají možnost přepnout se do staršího formátu.

Poznámka:

Pokud je pro daný účet povolená možnost přistupovat na novou stránku, zobrazí se v pravém horním rohu stránky možnost pro přepnutí mezi novým a klasickým prostředím.

Odkaz na přepnutí na novou stránku správy

Ve výchozím nastavení stránka načte seznam dohod.

  • Pokud některé dohody vyžadují vaši akci, je automaticky vybrán filtr Čeká na vás.
  • Pokud žádná dohoda nevyžaduje vaši pozornost, je automaticky vybrán filtr Probíhá.

Tento seznam je seřazen podle data „Poslední změna“ a naposledy změněná dohoda se nachází nahoře.

 

Kliknutím na záhlaví sloupců tabulky dohod lze obsah tabulky abecedně seřadit.

Záhlaví stránky

Jedním kliknutím na záznam dohody zobrazíte na panelu vpravo podrobnosti a ovládací prvky této dohody.

Kliknutím na možnost Otevřít dohodu zobrazíte podrobnosti.

Otevřít dohodu

 

Pokud je dohoda otevřená, budete mít přístup k ovládacím prvkům na pravé liště.

Otevřená dohoda


Prvky dostupné na stránce Správa

Několik „složek“ stavů na klasické stránce bylo sloučeno do praktičtější řady filtrů, které vrací dohody daného typu stavu.  V horní části se nacházejí filtry dohod, které vrací dohody podle jejich aktuálního stavu

Existují dva stavy „aktivní“. Každý z nich udává v závorkách za názvem stavu počet položek obsahu:

  • Probíhající (N) – Dohody vrácené se stavem Probíhající čekají na dokončení akce účastníkem. Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, navráceny nebudou
  • Čeká na vás (M) – Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, se nacházejí ve filtru Čeká se na vás.

 

Existují tři „konečné“ stavy:

  • Dokončeno – Dohody, které jsou úspěšně a kompletně vyřešeny
  • Zrušeno – Dohody, které byly z nějakého důvodu ukončeny. Patří sem:
    • Dohody zrušené odesílatelem
    • Dohody odmítnuté účastníkem
    • Dohody, které byly ukončeny z důvodu opakovaného selhání při ověřování
    • Dohody, u kterých došlo k systémové chybě, která způsobuje jejich nefunkčnost
  • Platnost vypršela – Dohody, jejichž platnost vypršela a které byly automaticky uzavřeny

 

Existuje zde i stav Koncept, který zahrnuje všechny částečně vytvořené dohody.

 

Spodní část je vyhrazena „nadřazeným“ objektům šablon.  „Podřízené“ dohody, které byly z těchto šablon vytvořeny, jsou vyfiltrovány nahoře ve filtrech stavu dohod.

Nadřazené objekty nejsou dohody, ale slouží k vytváření velkého počtu jednotlivých dohod. Mezi tyto nadřazené objekty patří:

  • Šablony (knihovny) – Všechny šablony dokumentů a polí dostupné ve vaší knihovně dokumentů
  • Webové formuláře – Webové formuláře, dříve nazývané widgety, jsou šablony dohod, které lze doručovat prostřednictvím odkazů nebo vkládat do webových stránek.  Webové formuláře zahajuje podepisující a pro každého účastníka, který webový formulář vyplní, se vygeneruje podřízená dohoda
  • Mega Sign – Šablony Mega Sign jsou navrženy k vytváření velkého objemu jednotlivých dohod, které jsou odesílány a podepisovány jako „běžné“ dohody
Obrázek

>> Možnosti sdílení účtu si prostudujte zde

Uživatelé, se kterými je z jiných uživatelských účtů sdílen obsah, mohou tento obsah filtrovat kliknutím na šipku vedle položky Vaše dohody.

V rozevírací nabídce se zobrazí seznam všech uživatelů (a skupin, pokud je povolené rozšířené sdílení), kteří s vámi sdílejí obsah.  Vyberte uživatele a na stránce Správa se načte obsah vybraného uživatele.

Filtr sdíleného účtu

Účty se zapnutou možností Pokročilé sdílení účtů mohou přepínat mezi sdílenými uživatelskými účty a odesílat dohody jménem uživatele:

  • Přejeďte ukazatelem myši přes svoje jméno v pravém horním rohu obrazovky
  • Klikněte na možnost Přepnout účet
  • Vyberte uživatelský účet, do kterého chcete přepnout, a klikněte na tlačítko OK
Přepnout účet

Po přepnutí do účtu jiného uživatele může přihlášený uživatel odesílat dohody jménem účtu, do kterého je „přepnutý“:

Účet, do kterého se uživatel přepl

Vyhledávací lišta zobrazí všechny dohody odpovídající řetězci zadanému pro vybraný zdroj obsahu.

  • Pokud hledáte v části Vaše dohody, vyhledáváte ve svém obsahu. Pokud vyhledáváte v části Sdílený účet, hledáte obsah v daných sdílených účtech

Pole, která jsou součástí parametrů hledání:

  • Jméno účastníka
  • E-mailová adresa
  • Titul účastníka
  • Společnost účastníka
  • Název dohody
  • Poznámky k dohodě
  • Zpráva dohody
  • Osobní zpráva příjemce
  • Původní názvy dokumentů

Stručná poznámka k fungování textového vyhledávání:

Pokud jste vyhledávali řetězec: "A simple fish"

  • Uvozovky nespecifikují doslovnou hodnotu řetězce (uvozovky jsou oddělovače)
  • Nerozlišují se malá a velká písmena
  • Vyhledávání Adobe Sign rozdělí řetězec na tokeny pomocí mezer jakožto oddělovačů. Řetězec v příkladu se rozdělí na tři tokeny: a, simple a fish
    • Další znaky považované za oddělovače: ~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
  • Vyhledávání se poté pokusí najít celotextovou shodu pro každý token v jakémkoliv dotazovatelném poli
    • Komplexnější rozdělení na tokeny se používá v případě Názvu dohody, aby bylo možné používat částečné shody řetězců (předpony). Shody ve středech řetězců nejsou zahrnuty
  • Používá se inkluzivní hledání, což znamená, že v navrácené datové sadě bude zahrnuta každá dohoda, která je shodná s alespoň jedním tokenem z alespoň jednoho prohledávatelného pole.
    • Vrácená datová sada je řazena podle data poslední úpravy s posledními daty nahoře
Filtry vyhledávání

Ikona filtru otevře možnost dále omezit datovou sadu výběrem rozsahu dat:

  • Všechna data
  • Posledních 24 hodin
  • Posledních 7 dní
  • Posledních 30 dní
  • Posledních 12 měsíců
  • Vlastní rozsah dat

K dispozici je dodatečná možnost k vyhledávání skrytého obsahu.

  • Po výběru možnosti Vyhledat skrytý obsah se do vrácené datové sady (kromě jiného použitého filtrování) zahrne pouze skrytý obsah

Poznámka:

Po výběru filtru se vedle ikony filtru zobrazí značka.  Libovolný filtr lze po zobrazení datové sady kliknutím odebrat.

 

Název nebo Titul dohody se nacházejí v pravé horní části rozvržení stránky:

Název – název dohody

 

Položka Datum vytvoření je umístěna pod názvem dohody.

Datum vytvoření

 

Stav aktuální dohody se zobrazuje pod názvem dohody a datum vytvoření je uvedeno v pravé horní části okna.

Stav dohody

 

Položka Od koho dohoda pochází se nachází vpravo nahoře.

  • Pole Od se zobrazí jedině pokud nejste odesílatel.
Odesílatel – Od

 

Globální zpráva pro dohodu se nachází vpravo nahoře, těsně pod položkou Odesílatel

Globální zpráva

 

Aktuální příjemce je identifikován v novém, rozšířeném seznamu účastníků, který přehledně uvádí všechny příjemce a jejich stav vzhledem k dohodě

Seznam příjemců

Možnost zkontrolovat a upravit šablony knihovny je k dispozici po výběru filtru Šablony v levém spodním panelu.

Po výběru jedné šablony se zobrazí možnosti na pravém panelu:

  • Otevřít šablonu – otevře zobrazení šablony
  • Použít šablonu – otevře novou dohodu s již připojenou šablonou
  • Upravit šablonu – umožňuje uživateli upravit pole a vlastnosti šablony
  • Odstranit – odstraní šablonu.  Tuto akci nelze vrátit zpět.
  • Stáhnout PDF – umožní uživateli stáhnout prázdný soubor PDF šablony knihovny
  • Stáhnout jednotlivé soubory – umožní uživateli stáhnout jednotlivé soubory, které se původně použily k vytvoření šablony knihovny.
    • Celkový počet původně použitých souborů je označen v závorkách
  • Stáhnout data polí formuláře – Stáhne soubor CSV všech vyplněných dohod, které použily formulář
  • Poznámky – poznámky pro šablonu, které může zobrazit pouze vlastník šablony nebo uživatelé/skupiny, se kterými je sdílena

>> Další podrobnosti o vytváření a úpravě šablon naleznete zde

Úprava šablony

Možnost zkontrolovat a upravit šablony webového formuláře je k dispozici po výběru filtru Webové formuláře v levém spodním panelu.

Po výběru jednoho webového formuláře se zobrazí možnosti na pravém panelu:

  • Otevřít webový formulář – otevře zobrazení šablony
  • Získat kód – zobrazí kód HTML a skriptu pro webový formulář
  • Upravit webový formulář – umožňuje uživateli upravit pole a vlastnosti šablony
  • Stáhnout PDF – umožní uživateli stáhnout prázdný soubor PDF šablony knihovny
  • Stáhnout data pole formuláře – stáhne soubor CSV veškerého obsahu polí z vyplněných webových formulářů
  • Stáhnout jednotlivé soubory – umožní uživateli stáhnout jednotlivé soubory, které se původně použily k vytvoření šablony knihovny.
    • Celkový počet původně použitých souborů je označen v závorkách
  • Sdílet – sdílí přístup k webovému formuláři na stránce Správa určené strany
    • Sdílení webového formuláře umožní straně, se kterou byl sdílen:
      • Otevřít webový formulář a zobrazit původní dokumenty
      • Získat kód webového formuláře
      • Stáhnout PDF soubor původních dokumentů použitých k vytvoření webového formuláře
      • Stáhnout data pole formuláře, která byla shromážděna u všech vyplněných podřízených dohod vygenerovaných z webového formuláře
      • Sdílet přístup k webovému formuláři s ostatními stranami
      • Skrýt webový formulář v osobním zobrazení
      • Zkontrolovat a upravit poznámky na webovém formuláři
  • Skrýt webový formulář – skryje webový formulář z osobního zobrazení
    • Šablona webového formuláře se po skrytí nedeaktivuje ani se nezabrání uživatelům v přístupu (pokud je aktivní)
  • Poznámky – poznámky pro webový formulář, které může zobrazit pouze uživatel, který je zadal

>> Další podrobnosti o webových formulářích naleznete zde

Úprava webového formuláře

Možnost zkontrolovat transakci Mega Sign je k dispozici na levém spodním panelu stránky Správa.

Po výběru jedné události Mega Sign se zobrazí možnosti na pravém panelu:

  • Otevřít Mega Sign – otevře zobrazení dokumentu šablony použitého pro Mega Sign
  • Upomínka – vytvoří a odešle upomínku všem stranám, které nevyplnily podřízenou dohodu
  • Stáhnout PDF – umožní uživateli stáhnout prázdný soubor PDF šablony knihovny
  • Stáhnout data polí formuláře – Stáhne soubor CSV všech vyplněných dohod
  • Stáhnout jednotlivé soubory – umožní uživateli stáhnout jednotlivé soubory, které se původně použily k vytvoření šablony knihovny.  
    • Celkový počet původně použitých souborů je označen v závorkách
  • Skrýt Mega Sign – skryje událost Mega Sign z vašeho zobrazení
    • Skrytí nadřazených šablon neovlivní podřízené dohody
  • Sdílet – nadřazený objekt se po sdílení vyplní na stránce Správa osoby, se kterou byl sdílen
    • Při sdílení nadřazené šablony Mega Sign se automaticky sdílí podřízené dohody
    • Sdílená nadřazená šablona umožňuje straně, se kterou byla sdílena:
      • Zobrazit původní nadřazenou šablonu
      • Stáhnout PDF soubor původního dokumentu
      • Stáhnout data polí shromážděná ve vyplněných podřízených dohodách
      • Sdílet nadřazený objekt s dalšími stranami
      • Zobrazit souhrn aktivit pro událost Mega Sign
      • Zobrazit a upravit poznámky pro nadřazený objekt
  • Zobrazit sestavu aktivit – otevře souhrn podřízených dohod rozdělených podle aktuálního stavu
  • Poznámky – poznámky pro šablonu, které může zobrazit pouze vlastník šablony nebo uživatelé/skupiny, se kterými je sdílena
  • Stručný souhrn podřízených dohod 

>> Další informace o šablonách Mega Sign naleznete zde

Zobrazení aktivity Mega Sign

Možnost nahradit současného účastníka si můžete zobrazit podržením ukazatele myši na ikoně současného účastníka a následným kliknutím na odkaz Nahradit účastníka.

V závislosti na nastavení vašeho účtu existují dvě možnosti:

  • Nahradit příjemce – Tato možnost nahradí aktuálního příjemce a odepře mu další přístup k dohodě.
  • Přidat alternativního příjemce – Přidání alternativního příjemce zahrne nového příjemce, zatímco původní příjemce bude stále mít možnost dokončit dohodu.

>>Úplné podrobnosti o postupu nahrazení aktuálního podepisujícího naleznete zde

Možnosti nahrazení současného příjemce

Odesílatel dohody může po jejím odeslání změnit způsob ověřování jednotlivých účastníků.

Tato funkce je užitečná v případě, že došlo ke ztrátě nastaveného hesla. Provede se jednoduché resetování hesla.

Možnost upravit ověření příjemce si můžete zobrazit podržením ukazatele myši na ikoně současného účastníka a následným kliknutím na odkaz Upravit vedle způsobu ověření.

Poznámka:

Toto nastavení se vztahuje pouze na hesla použitá pro ověření příjemce.

Hesel použitých k ochraně podepsaných dokumentů PDF se to netýká

Úprava metody ověření

Možnost nastavit, upravit a odstranit datum vypršení platnosti dohody naleznete pod datem vzniku: Datum vypršení platnosti.

Kliknutím na ikonu tužky otevřete panel pro úpravy.

Všechny informace o funkci

Úprava data vypršení platnosti

Rozvržení stránky Správa nabízí přehled o účastnících dohody:

  • Průběžný stav počtu účastníků, kteří své akce již dokončili (těsně pod e-mailem aktuálního účastníka)
  • Kompletní seznam všech účastníků a jejich role vzhledem k dohodě (na pravém panelu)
Seznam příjemců

Postup zobrazení obsahu (souborů) dohody:

  • Kliknutím vyberte dohodu a otevřete pravou lištu.
  • Klikněte na možnost Otevřít dohodu.
Otevřete dohodu.

 

Dohoda se otevře ke čtení; ovládací prvky na pravém panelu zůstanou na svém místě.

Otevřená dohoda

Možnost nahradit soubory v odeslané dohodě naleznete v akcích na panelu vpravo: Upravit dohodu

Všechny informace o funkci

Upravit dohodu

Možnost vytvořit nebo odstranit připomínky naleznete na pravém panelu s akcemi: Připomínka

Všechny informace o funkci

Nová stránka Správa – upomínka

Možnost sdílet dohodu naleznete na pravém panelu s akcemi: Sdílet

Po nasdílení dohody:

  • Dojde k odeslání e-mailu uživateli, se kterým dohodu sdílíte
    • Tento e-mail obsahuje jako přílohu aktuální stav dohody ve formátu PDF
  • Záznam dohody bude k dispozici na stránce Správa uživatele (e-mailové adresy) se kterým jste dohodu sdíleli
    • Tento uživatel si může dohodu prohlédnout, jako kdyby byl v kopii této dohody

Všechny informace o funkci

Sdílení dohody

Možnost zrušit dohodu naleznete na pravém panelu s akcemi: Storno

Všechny informace o funkci

Zrušení dohody

Možnost stáhnout dohodu nebo zprávu o auditu dohody naleznete na pravém panelu s akcemi: Stáhnout PDF a Stáhnout zprávu o auditu

Stáhnout soubor PDF – zpráva o auditu

Na stránce Správa jsou odděleny funkce Stáhnout celý dokument PDF a Stáhnout jednotlivé soubory.

Kliknutím na jednotlivé soubory stáhnete verze PDF těchto souborů.

Stáhnout jednotlivé soubory

Pokud váš účet používá pro ověření příjemců průkaz totožnosti a rozhodli jste se ukládat informace o ověřování, budete si moci stáhnout hlášení o identitě autora podpisu.

Stažení hlášení o identitě

Obsah stránky Správa lze skrýt. Obsah nebude odstraněn, stav se nezmění a průchod dohody podpisovým cyklem může normálně pokračovat.  Dohoda prostě není v zobrazení uživatele na stránce Správa viditelná.

Poznámka:

Chcete-li obsah odkrýt, je třeba nejdříve provést vyhledáván pomocí filtru Zobrazit pouze skryté dohody (viz: Vyhledávání metadat/poznámek)

Skrytí dohody

Historie událostí dohody se nachází na pravém panelu ve spodní části akcí: Aktivita

Aktivita dohody

 

Kliknutím na možnost Aktivita nahradíte ovládací prvky pravého panelu kompletní aktivitou (historií) dohody, uvedenou v chronologickém pořadí s poslední události zcela nahoře.

Všechny informace o funkci

Seznam aktivit

Uživatel může dohodu podepsat na stránce Správa tak, že vybere záznam dohody a na pravém panelu klikne na možnost Zobrazit a podepsat.

Zobrazit a podepsat

 

Otevře se standardní rozhraní pro podepsání dohody:

Obrázek


Prvky očekávané v budoucích verzích

Níže naleznete seznam pokročilých funkcí, které budou pravděpodobně představeny v několika budoucích vývojových cyklech.

Zákazníci, kteří tyto funkce používají, by měli pokračovat v používání klasického rozhraní.

Možnost odeslání podepsané kopie dohody je očekávána v budoucí verzi.

Zákazníci, kteří potřebují odeslat podepsanou kopii dohody, musí tuto kopii odeslat na klasické stránce.

Obrázek


Prvky, které jsou postupně odebírány

Následující prvky jsou ze stránky Správa postupně odebírány a nebudou v konečné verzi této stránky k dispozici.

Možnost archivace dokumentu bude zcela odebrána. 

  • Platí to i pro funkci přesměrování e-mailu do archivu
Obrázek

Zákazníci, kteří mají v archivu nějaký obsah, si mohou tento obsah i nadále prohlížet a stahovat na stránce Správa, ale nemohou odesílat nové dokumenty.

Obrázek

Funkce Tisk bude odebrána.

Chcete-li vytisknout verzi dohody, doporučujeme stáhnout dokument PDF a vytisknout ho pomocí místního tiskového ovladače.

Obrázek


Známé problémy

Problém: Po přepnutí na novou stránku Správa je stránka zcela prázdná a neobsahuje žádné dohody.

Test: Pokuste se načíst tuto stránku: https://documentcloud.adobe.com/

  • Pokud nemůžete načíst https://documentcloud.adobe.com/ , měli byste kontaktovat svého interního správce sítě a společně odblokovat doménu documentcloud.adobe.com.
  • Pokud výše uvedenému odkazu přístup máte, kontaktujte podporu

Poznámka:

Domovská stránka a stránka Zobrazit dohodu jsou podobně postiženy.