Gire fácilmente un formulario en papel digitalizado o a un formulario sencillo creado en Microsoft Word, Excel u otra aplicación en un formulario PDF inteligente. Distribuya formularios a los destinatarios y siga el estado de las respuestas.

Nota:

En este documento se facilitan instrucciones para Acrobat DC y Acrobat 2017. Si utiliza Acrobat XI, consulte Ayuda de Acrobat XI.

Tutorial en vídeo: Uso del asistente de formularios para crear formularios

Obtenga más información sobre cómo detectar automáticamente campos de formulario y personalizar las propiedades de diferentes campos.

Vídeo (06:33) | Por Claudia McCue (lynda.com)

Crear un formulario a partir de un documento existente

Cuando convierte un documento existente en un formulario PDF, Acrobat agrega automáticamente campos de formulario interactivos al formulario. Luego puede editar el formulario para agregar campos especializados de formulario como una lista desplegable, un cuadro de lista o botones.

Crear un formulario en Acrobat
Tipos de campos de formulario que se pueden agregar a un PDF

A. Campo de firma basado en certificado B. Cuadro de lista desplegable C. Campos de texto D. Barra de mensajes automática E. Casillas de verificación F. Botones de radio G. Cuadro de lista H. Botones 
  1. Seleccione Herramientas > Preparar formulario.

  2. Seleccione una de las opciones siguientes:

    Seleccionar un archivo

    Convierte un documento electrónico existente (por ejemplo, Word, Excel o PDF) en un formulario PDF interactivo. Haga clic en Seleccionar un archivo para buscar y localizar el archivo.

    Digitalizar un documento

    Digitaliza un formulario impreso y lo convierte en un formulario PDF interactivo.

  3. Si desea que otros firmen este formulario, seleccione la casilla de verificación Este documento requiere firmas.

    Nota:

    La detección automática del campo de formulario, está activada de forma predeterminada. Para cambiar este valor, haga clic en el vínculo Cambiar y elija la configuración según corresponda. Para obtener más información, diríjase a Preferencias de formularios.  

  4. Haga clic en Inicio.

    Acrobat crea el formulario y lo abre en el modo Edición de formulario. El panel derecho muestra las opciones de edición del formulario. La barra de herramientas contiene herramientas de campos de formulario para agregar campos adicionales.

  5. Revise los campos de formulario que Acrobat ha creado. Agregue campos con las herramientas de campo de formulario de la barra de herramientas. Elimine, cambie el tamaño u organice los campos según sea necesario. Puede agregar cualquiera de los siguientes tipos de campos de formulario:

    Códigos de barras

    Codifican los datos introducidos en los campos seleccionados y los muestran como un patrón visual que puede ser interpretado por software o hardware de descodificación (disponibles por separado).

    Botones

    Inician un cambio en el equipo del usuario, como abrir un archivo, reproducir un sonido o enviar datos a un servidor Web. Estos botones pueden personalizarse con imágenes, texto y cambios visuales activados por acciones del ratón.

    Casillas de verificación

    Presentan opciones de sí o no para elementos individuales. Si el formulario contiene varias casillas de verificación, normalmente el usuario puede seleccionar tantas o tan pocas como desee.

    Campo de firma digital

    Permite que el usuario firme electrónicamente un documento PDF con una firma digital.

    Lista desplegable

    Permite al usuario elegir un elemento de un menú emergente o escribir un valor. Puede definir una propiedad de campo de formulario que permite al usuario introducir un valor personalizado.

    Cuadros de lista

    Muestran una lista de las opciones que el usuario puede seleccionar. Puede establecer una propiedad de campo de formulario que permita al usuario seleccionar varios elementos de la lista presionando Mayús y haciendo clic.

    Botones de radio

    Presentan un grupo de opciones, solo una de las cuales se puede seleccionar. Todos los botones de radio con el mismo nombre funcionan como un grupo.

    Campos de texto

    Permiten que el usuario escriba texto (nombre, dirección, número de teléfono, etc.).

    Para obtener más información, consulte Conceptos básicos del campo formulario.

  6. Para probar el formulario, haga clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas. La vista previa de un formulario permite ver el formulario tal como lo verán los destinatarios y verificar el formulario. Si ha abierto una vista previa de un formulario, puede hacer clic en el botón Editar para regresar al modo de edición.

  7. Cuando el formulario esté completo, haga clic en el botón de cruz en el extremo derecho de la barra de herramientas para cerrar la edición del formulario.

Para distribuir el formulario y recopilar respuestas, consulte Distribuir formularios Web o PDF.  

Creación de formularios de Adobe Sign

Puede convertir un formulario existente en un formulario de Adobe Sign o arrastrar y soltar campos de Adobe Sign fácilmente en un archivo PDF. Puede enviar el formulario para rellenarlo y firmarlo con Adobe Sign. No todos los campos se convierten en campos de Adobe Sign, como los campos Cuadro de lista, Lista desplegable o Botón. Puede añadir campos de Adobe Sign adicionales desde la barra de herramientas.

  1. Abra el documento PDF que desee convertir en un formulario de Adobe Sign.

  2. Seleccione Herramientas > Preparar formulario.

  3. Haga clic en Iniciar.

    Acrobat crea el formulario y lo abre en el modo Edición de formulario. El panel derecho muestra las opciones de edición del formulario. La barra de herramientas contiene herramientas de campos de formulario para agregar campos adicionales.

  4. En el panel derecho, haga clic en Más y seleccione Convertir en formulario de Adobe Sign.

  5. Cuando se le avise que Acrobat eliminará los campos de formulario que no son compatibles con Adobe Sign, haga clic en Siguiente y luego, en el siguiente aviso, haga clic en Aceptar.

  6. Para agregar un campo al formulario, seleccione su icono en la barra de herramientas. Posicione el puntero donde desee colocar el campo y haga clic para insertarlo.

    Campos de formulario específicos de Adobe Sign
    Cuando se crean o se editan formularios de Adobe Sign, la barra de herramientas muestra los campos de formulario específicos de Adobe Sign.

  7. Asigne un nombre al campo y designe quién lo va a rellenar o firmar. Para configurar sus propiedades, como el color del borde, relleno, fuente y tamaño de fuente, haga doble clic en el campo.

    Colocar un campo de Adobe Sign
    La primera vez que coloque un campo de Adobe Sign, puede asignarle un nombre y especificar quién va a firmar o rellenar el campo.

  8. Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Vista previa en la esquina superior derecha. Haga clic en Editar de situado en la esquina superior derecha para volver al modo de edición.

  9. Guarde el formulario.

Para distribuir el formulario y recopilar respuestas, consulte Distribución de formularios de Adobe Sign.

Permitir que los usuarios de Reader guarden datos de formulario

Normalmente, los usuarios de Reader X y versiones anteriores no pueden guardar copias de los formularios que han rellenado. Sin embargo, puede ampliar los derechos de un PDF para permitir que estos usuarios guarden los datos del formulario. Si dispone de Acrobat Pro, puede incluir capacidades adicionales para los usuarios de Reader como, por ejemplo, agregar texto a formularios no interactivos.

Nota:

A diferencia de versiones anteriores de Reader, Reader XI y versiones superiores de Reader incluyen tanto la herramienta Agregar texto como la capacidad de guardar datos de formularios. Los usuarios de Acrobat pueden escribir en formularios no rellenables, agregar comentarios y firmar digitalmente archivos PDF sin tener que ampliar derechos especiales.

  1. Abra un solo PDF o vea una vista previa de un PDF componente de una cartera PDF.

  2. Si está editando el formulario, haga clic en el icono de cruz junto al botón Vista previa en la esquina superior derecha.

  3. Elija Archivo > Guardar como otro > PDF ampliado de Reader y elija una de las siguientes opciones:

    Activar comentarios y mediciones

    (Acrobat Pro) Permite a los usuarios agregar comentarios o acceder a las herramientas Datos de objeto, Medir y Geoespaciales.

    Activar más herramientas (incluye rellenar y guardar el formulario)

    Permite a los usuarios guardar los datos que han escrito en formularios interactivos o rellenables.

Notas sobre cómo guardar formularios cumplimentados de forma local

Acrobat Standard y Acrobat Pro permiten a los usuarios de Adobe Reader 8 o una versión posterior rellenar y guardar formularios PDF de forma local. Tenga en cuenta dos puntos sobre la capacidad de Reader Extensions para guardar de forma local los formularios PDF (llamados documentos extendidos):

Número de documentos extendidos implementados

Un cliente de Acrobat Standard o Acrobat Pro puede enviar un documento extendido a un número ilimitado de destinatarios para que lo rellenen. Por ejemplo, un cliente de Acrobat puede publicar una plantilla de formulario vacía en una página web que permita a los usuarios rellenar y guardar los formularios PDF localmente. Un número ilimitado de personas puede tener acceso a la plantilla. Además, el cliente de Acrobat puede recopilar un número ilimitado de respuestas del formulario cumplimentado.

Número de destinatarios del documento extendido

Un cliente de Acrobat Standard o Acrobat Pro puede enviar un documento extendido a un número ilimitado de destinatarios. El cliente de Acrobat puede enviar un número ilimitado de copias del documento extendido a un número ilimitado de destinatarios y recopilar un número ilimitado de respuestas del formulario cumplimentado.

Agregar JavaScript a formularios

El lenguaje JavaScript permite crear páginas Web interactivas. Adobe ha mejorado JavaScript para que el usuario pueda integrar fácilmente la interactividad en los formularios PDF. Los usos más habituales de este lenguaje en formularios de Acrobat son la aplicación de formato, el cálculo y la validación de datos, así como la asignación de acciones. En Windows, también puede configurar formularios Adobe PDF para conectarlos directamente a bases de datos mediante ODBC (Conexión abierta a bases de datos, Open Database Connection).

Nota:

Si crea formularios dinámicos, tenga presente que Acrobat Reader no admite algunos JavaScript personalizados. Es posible que el formulario no funcione correctamente cuando se visualice en Acrobat Reader a menos que se agreguen derechos de uso adicionales al PDF.

Recursos adicionales

Para obtener más información sobre JavaScript para Acrobat, consulte los siguientes recursos:

Distribuir (enviar) formularios a destinatarios

Distribuir archivos PDF o formularios web

Después de crear un formulario, debe elegir un método para enviarlo a los destinatarios.

  1. Haga clic en Distribuir en la esquina inferior derecha del panel derecho.

  2. Puede que aparezca una serie de mensajes, dependiendo de las situaciones que Acrobat detecte en el formulario. Responda a las instrucciones en pantalla, según sea necesario y guarde el formulario.

  3. Elija un método de distribución y recopilación:

    Correo electrónico

    Recopile respuestas en su buzón de entrada de correo electrónico.

    Servidor interno

    Distribuya y recopile respuestas en un servidor interno como SharePoint o en una carpeta de red. Para obtener más información, consulte Especificación de un servidor.

  4. Haga clic en Continuar y siga las instrucciones que aparecen en pantalla para distribuir el formulario.

  5. Si elige recopilar respuestas en su buzón de entrada de correo electrónico, realice una de las siguientes acciones:
    • Introduzca las direcciones de correo electrónico separadas con un punto y coma, o haga clic en el botón Para para seleccionar direcciones de correo electrónico de la libreta de direcciones.
    • Edite el mensaje predeterminado.
    • Seleccione la opción Recopilar nombre y correo electrónico de los destinatarios para proporcionar un rastreo óptimo. El sistema pedirá a los destinatarios que proporcionen su nombre y su dirección de correo electrónico cuando envíen el formulario. Esto garantiza que en el Rastreador, aparezca exactamente quién ha respondido y quién no, y cuándo lo ha hecho.
    • Desactive la opción si desea recibir envíos anónimos o si no le importa el nivel de seguimiento.

    Nota:

    Si no conoce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, introduzca su propia dirección de correo electrónico. El sistema le envía un vínculo al formulario, que puede enviar por correo electrónico a los destinatarios que desee.

Para rastrear el estado del formulario distribuido, haga clic en Rastrear en la esquina inferior derecha del panel derecho. Para obtener más información, consulte Acerca del Rastreador de formularios.

Distribución de formularios de Adobe Sign

Después de crear un formulario de Adobe Sign, puede utilizar el servicio de Adobe Sign para enviarlo a los destinatarios para que lo rellenen y lo firmen.

  1. Haga clic en Enviar para firmar en la esquina inferior derecha del panel derecho.

  2. Haga clic en Listo para enviar. El documento se carga en Adobe Document Cloud.

  3. Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que desee que firmen el documento. Añada un mensaje si lo desea.

  4. Haga clic en Enviar.

    Recibirá un mensaje de correo electrónico de Adobe Sign en el que se indica que los documentos se han enviado al primer usuario para su firma. El primer usuario también recibe un correo electrónico para firmar el documento. Cuando el usuario agrega su firma en el campo de firma y hace clic en el botón Haga clic para firmar, el documento se envía al siguiente usuario para firmar y así sucesivamente.

    Todo el mundo obtiene una copia del documento firmado y el archivo se guarda de forma segura en Adobe Document Cloud.

Para realizar un seguimiento del estado del formulario de Adobe Sign, consulte Seguimiento de documentos enviados para firmar.

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